Økonomisk analyse av reformalternativer for Førstelinjeprosjektet i Utlendingsforvaltningen

Transkript

1 Økonomisk analyse av reformalternativer for Førstelinjeprosjektet i Utlendingsforvaltningen JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENTET Grunnlagsdokument 02. april 2013

2 Sammendrag Økonomisk analyse av reformalternativer for Førstelinjeprosjektet i Utlendingsforvaltningen Justis- og beredskapsdepartementet (JD) tar sikte på overføring av politiets forvaltningsoppgaver innen oppholdstillatelse, statsborgerskap og EØSregistreringsordningen til ny førstelinje i Utlendingsdirektoratet (UDI). McKinsey utførte i 2012 kvalitetssikring av det økonomiske beslutningsgrunnlaget for Førstelinjeprosjektet i Utlendingsforvaltningen basert på et forhåndsdefinert reformalternativ med 17 lokasjoner. Konklusjonen var en negativ forvaltningsøkonomi på grunn av etableringskostnader og lett positiv samfunnsøkonomi med flere kvalitative fordeler. JD har bedt om en ny vurdering av Førstelinjeprosjektet. Det er gjort en økonomisk vurdering av fire reformalternativer opp mot et realistisk nullalternativ 1 som forutsetter en videreføring av førstelinjeoppgaver i politiet. Reformalternativene er definert innenfor rammer satt av JD og UDI. Dette inkluderer krav om at alle regionskontorer skal behandle alle sakstyper, det skal være en tilstedeværelse i alle landsdeler, 40 årsverk skal flyttes ut av Oslo og eksisterende SUA-kontorer skal være en del av reformforslaget En gjennomføring av reformen vil trolig lede til flere positive samfunnseffekter, eksempelvis økt kvalitet i saksbehandlingen takket være forsterket virksomhetsstyring og bedre forutsetninger for kortere saksbehandlingstid. Et større antall vedtak i skranken vil kunne muliggjøres som følge av forsterket integrering mellom første- og andrelinjen samt økt tydelighet mot brukeren grunnet kun én myndighet med ansvar for hele kjeden. Den økonomiske analysen består av en forvaltnings- og en samfunnsøkonomisk del. Forvaltningsøkonomien består av etableringskostnader og løpende kostnader. Etableringskostnadene er ved de ulike reformalternativene tilnærmet like og ligger mellom millioner kroner, mot millioner for nullalternativet. Løpende kostnader er høyere for reformalternativer med flere lokasjoner og varierer mellom 1 Nullalternativet er utarbeidet basert på informasjon fra POD. Det påpekes at deler av nullalternativet kan endre seg som resultat av den pågående Politianalysen. For eksempel vil en eventuell endring i antall politidistrikter medføre en revurdering av hvor nullalternativets kontorer skal ligge. Dermed vil for eksempel investeringskostnadene kunne være annerledes (høyere om man legger til grunn en større omorganisering, lavere dersom man dropper flere av de nevnte nyetableringene) enn anslått i rapporten. 1

3 160 til ca. 175 millioner kroner. Samfunnsøkonomien består i hovedsak av en positiv effekt fra redusert saksbehandlingstid for arbeidsrelaterte saker og negativ effekt på grunn av økt reisevei til nye regionskontorer. De samfunnsøkonomiske kostnadene er høyest for reformalternativ med færrest kontorer da dette gir lengre reisevei for brukerne og varierer mellom ca. 30 til ca millioner kroner. Basert på en økonomisk helhetsvurdering kommer reformalternativet med ni regionsog tre støttekontorer best ut. Det påpekes at man i analysen ikke har tatt hensyn til en eventuell endring av politiets fremtidige organisering med økt sentralisering. Dette vil i så fall føre til at den samfunnsøkonomiske gevinsten ved reform blir høyere da differansen i reisekostnad målt opp mot reformalternativene blir mindre. Forvaltningsøkonomisk gir reformalternativet tilnærmet nøytral netto nåverdi, forutsatt etableringskostnader på ca. 100 millioner kroner mer enn i nullalternativet. På årlig basis betyr dette at løpende kostnader i reformalternativet er 13 millioner kroner lavere enn i nullalternativet. Det er dog knyttet flere usikkerheter til antakelser i beregningene. Da besparelsene utgjør kun ca. 7 prosent av årlig kostnadsbase på ca. 180 millioner vil relativt små endringer i årlig kostnad vise seg som større utslag i netto nåverdi. Usikkerheten ligger på rundt +/ millioner kroner for årlige løpende kostnader og på +/- 30 millioner kroner for etableringskostnader. Dette gir en endring i netto nåverdi på +/ millioner kroner. Spesielt kan forvaltningsøkonomien endre seg betydelig ved endring i antakelser knyttet til produktivitetsøkning, besparelse i andrelinje og antall ledelse/støttepersonell ved reform samt endring i antagelse om etableringskostnader. Den samfunnsøkonomiske gevinsten er ca. 20 millioner kroner på årlig basis. En lengre reisevei for brukerne bidrar negativ, men kompenseres samfunnsøkonomisk med forkortet saksbehandlingstid for arbeids- og familieinnvandringssaker. Samfunnsøkonomien er sensitiv for endring i antatt saksbehandlingstid. Det er antatt at UDI kan redusere nåværende saksbehandlingstid for arbeidssaker med over 50 prosent, ned til SUA-nivå på ca. 10 dager. Om man i stedet ikke klarer mer enn ca. 30 prosent vil samfunnsøkonomien bli negativ. Usikkerheten i forvaltnings- og samfunnsøkonomisk resultat bør tas med når reformens fordeler vurderes totalt. Etableringskostnader er ca. 100 millioner mer i nevnte reformalternativ sammenlignet med nullalternativet, og det kreves derfor en ekstrafinansiering hvis man ønsker å unngå nedprioritering av andre oppgaver innen politi og UDI. 2

4 Før reform bør politiet følges opp på bookingstider og restanser. Dette for at omleggingen ikke skal gå ut over brukerne med lengre saksbehandlingstid, samt at politiet ikke skal undervurdere det faktiske ressursbehovet. Etter reformen vil det være viktig å følge opp UDI på oppnåelse av satte mål, spesielt gjelder dette for produktivitetsøkning og reduksjon i saksbehandlingstid for arbeids- og familieinnvandringssaker. Flere positive brukereffekter kan oppnås uavhengig av reform. Eksempler på dette er forenkling av søknadsprosesser gjennom økt brukt av elektroniske løsninger (f. eks søknad på nett) samt tiltak for å redusere antall oppmøter for brukerne (f.eks lagring av biometri). I sum viser utredningen at reformalternativ med ni regions- og tre støttekontorer kommer best ut. Forvaltningsøkonomisk er alternativet tilnærmet nøytral, med etableringskostnader som veies opp av en årlig løpende kostnadsbesparelse. Samfunnsøkonomisk gir alternativet en årlig gevinst som kommer hovedsakelig fra reduksjon i saksbehandlingstid for arbeidsrelaterte saker. Det er dog knyttet flere usikkerheter til antakelser i analysen. For å redusere disse krever en vellykket gjennomføring av reformen en kraftfull oppfølging med implementering uten lang uttrekning i tid. 3

5 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn og mandat for arbeidet Presisering, avgrensning og tilnærming til arbeidet Arbeidsform Forvaltningsøkonomisk analyse oppsummering av resultater, viktigste forutsetninger og sensitiviteter Overordnet konklusjon Viktigste forutsetninger knyttet til beregning av løpende kostnader EFFEKT-besparelser i førstelinjen Økt produktivitet pga sentralisering og koordineringsgevinst Påslag av ledelse og støttepersonell Gevinster fra UDIs andrelinje muliggjort ved reform Viktigste forutsetninger knyttet til beregning av etableringskostnader Etableringskostnader ved gjennomføring av reform Etableringskostnader i nullalternativet Sensitivitetsanalyse av forvaltningsøkonomiske kostnader Samfunnsøkonomisk analyse oppsummering av resultater, viktigste forutsetninger og sensitiviteter Overordnet konklusjon Effekter fra endring i reisetid Effekter fra endring interaksjonstid Effekter fra endring i ventekostnad grunnet saksbehandlingstid Øvrige kvantifiserbare samfunnseffekter Sensitivitetsanalyse AV viktigste antagelser Kvalitative effekter av reformen Brukere Ansatte Offentlige virksomheter Samfunnseffekter for allmennheten og media Budsjettmessige konsekvenser ved gjennomføring av reformen Vurdering av viktigste risikoområder ved gjennomføring og tiltak for å begrense risiko

6 7. Konklusjon og forslag til implementeringsplan Effekter ved gjennomføring av reformen Sensitiviteter og usikkerheter i underlaget Implementering av reform

7 1. Innledning 1.1. BAKGRUNN OG MANDAT FOR ARBEIDET Justis- og beredskapsdepartementet (JD) tar sikte på overføring av politiets forvaltningsoppgaver innen oppholdstillatelse, statsborgerskap og EØSregistreringsordningen til ny førstelinje i Utlendingsdirektoratet (UDI). McKinsey gjorde i 2012 en kvalitetssikring av det økonomiske beslutningsgrunnlaget for førstelinjeprosjektet for et forhåndsdefinert reformalternativ med elleve regions- og seks støttekontorer. Konklusjonen var en negativ forvaltningsøkonomi pga etableringskostnader og lett positiv samfunnsøkonomi med flere kvalitative fordeler. For detaljer vises det til rapporten Kvalitetssikring av det økonomiske beslutningsgrunnlaget for Førstelinjeprosjektet i Utlendingsforvaltningen. JD har bedt om en ny vurdering av førstelinjeprosjektet. Mandat for arbeidet har vært å utføre en forvaltningsøkonomisk og en samfunnsøkonomisk analyse, samt sammenstille resultater fra disse opp mot et relevant grunnlag for sammenligning, heretter kalt nullalternativ. Nullalternativet er definert som at politiet beholder dagens oppgaveløsning innen utlendingsforvaltningen inkludert realistisk forventning til ytterligere effektivisering av oppgaveløsningen, blant annet som følge av implementering av EFFEKT med tilhørende gevinstuttak og ytterligere sentralisering av oppgaveutførelsen i politidistriktene. Nullalternativet innebærer altså at visse saker fortsatt må sendes til UDI for vedtak og kan dermed ikke behandles i skranken hos politiet PRESISERING, AVGRENSNING OG TILNÆRMING TIL ARBEIDET Ulike reformalternativer er vurdert innenfor rammer satt av JD og UDI. Dette inkluderer følgende: Minst 40 årsverk skal flyttes ut fra Oslo Alle regionskontorer etablert ved reform skal behandle alle typer saker. McKinsey har tidligere foreslått å vurdere mulighet for at enkelte sakstyper med lavt volum kun behandles ved enkelte regionskontorer, men tas imot på alle lokasjoner. Det antas at en slik løsning vil kunne øke produktivitet for disse sakene og dermed gi økt forvaltningsøkonomisk gevinst. Løsningen vil dog bety at man ikke oppnår økt vedtakskompetanse i hele førstelinjen, og er derfor ikke ansett som aktuell av UDI. Det skal være tilstedeværelse i alle landsdeler 6

8 Eksisterende SUA-kontorer skal være en del av forslag til fremtidig reformalternativ Polititjenestemenn skal ikke overføres til UDI Ansatte i politiet som utfører oppgaver som skal overføres til UDI som tilsvarer 50 prosent stillingsandel 2 eller mer har rett og plikt til å bli overført til UDIs region- og støttekontor. Oppgaver tilknyttet bortvisning, utvisning og bostedskontroll blir værende igjen i politiet og inngår ikke som en del av overføringen til UDI Reformen skal svare seg økonomisk over en periode på ti år, gitt en kalkulasjonsrente på fire prosent. Det påpekes at reformen også vil gi gevinster ut over 10 år, men dette er ikke beregnet da det er utenfor oppdragets mandat. JD ønsker også en vurdering av om reformen kan svare seg økonomisk over en periode på fem år, gitt en kalkulasjonsrente på fire prosent. Dette har ikke latt seg gjøre med utgangspunkt i realistiske forutsetninger. Politiet skal ikke være en del av fremtidig reformalternativ. JD ønsker ikke å gå videre med modellen McKinsey presenterte i sin rapport av april 2012 der politiet skal ha en tynn førstelinje for UDI for å ta i mot og oversende søknader til UDI Gitt nevnte premisser er fire reformalternativ vurdert opp mot et oppdatert nullalternativ. 2 For beregning av omstillingskostnader er det antatt at kombinasjonen av stillingsandel og andel overførbare oppgaver skal utgjøre 50% eller mer. 7

9 FIGUR 1 Lokasjoner for vurderte reformalternativ LOKASJONER KUN FOR ANALYSEFORMÅL Støttekontor Nullalternativet 11 regions- og 6 støttekontorer 11 regionskontorer 9 regions- og 3 støttekontorer 6 regionskontorer Oslo Bergen Trondheim Stavanger Kristiansand Tromsø Bodø Ålesund Hamar Drammen Skien Florø Gjøvik Hammerfest Haugesund Kirkenes Mosjøen Sarpsborg Ski Lillestrøm Lillehammer Hønefoss Bærum Stokke Kristiansund Steinkjer Brønnøysund Mo i Rana Fauske Meløy Harstad Narvik Svolvær Sortland Finnsnes (Lenvik) Nordreisa Alta Båtsfjord Vardø Vadsø Oslo Bergen Trondheim Stavanger Kristiansand Bodø Ålesund Hamar Drammen Skien Tromsø Florø Gjøvik Hammerfest Haugesund Kirkenes Mosjøen Oslo Bergen Trondheim Stavanger Kristiansand Bodø Ålesund Hamar Drammen Skien Tromsø Oslo Bergen Trondheim Stavanger Kristiansand Ålesund Hamar Drammen Tromsø Bodø Narvik Kirkenes Oslo Bergen Trondheim Stavanger Kristiansand Tromsø KILDE: Nullalternativ, 17 og 11 lokasjoner : Rapport Kvalitetssikring av økonomisk beslutningsgrunnlag i Utlendingsforvaltningen 6 lokasjoner: Epost UDI Ved utarbeidelse av reformalternativ med ni regions- og tre støttekontorer (heretter kalt tolv lokasjoner), er det ved utvelgelse av støttekontorer lagt vekt på lokasjoner som gir mest samfunnsøkonomisk effekt. I tillegg har JD lagt til grunn at eksisterende SUA-kontorer (inkl. Kirkenes) skal være en del av fremtidens løsning. Saksinngang fra hvert politidistrikt er fordelt til nærmeste regions- og støttekontor. Dette gir korteste økning i reisetid både for brukere og ansatte i politiet ved en eventuell gjennomføring av reformen. Det påpekes at fordelingen kun er gjort for analyseformål og sier ikke noe om hvordan brukerne i realiteten vil reise. 8

10 FIGUR 2 Allokering av politidistrikt for reformalternativ med 9 hoved- og 3 støttekontorer Regionskontor Troms politidistrikt Vestfinnmark politidistrikt Tromsø KUN TIL ANALYSEFORMÅL Kirkenes Østfinnmark politidistrikt Støttekontor Helgeland politidistrikt Salten politidistrikt Bodø Narvik Midtre Hålogaland politidistrikt Nordmøre og Romsdal politidistrikt Sunnmøre politidistrikt Nord-Trøndelag politidistrikt Sør-Trøndelag politidistrikt Hordaland politidistrikt Sogn og Fjordane politidistrikt Rogaland politidistrikt Haugaland og Sunnhordaland politidistrikt Bergen Ålesund Stavanger Agder politidistrikt Hamar Oslo Drammen Kristiansand Trondheim Gudbrandsdal politidistrikt Hedmark politidistrikt Vestoppland politidistrikt Oslo politidistrikt Follo politidistrikt Romerike politidistrikt Østfold politidistrikt Asker og Bærum politidistrikt Nordre Buskerud politidistrikt Søndre Buskerud politidistrikt Telemark politidistrikt Vestfold politidistrikt Videre er følgende punkter viktige å presisere med hensyn til avgrensning av arbeidet: I tallgrunnlaget er det ikke tatt høyde for at det med ny førstelinje vil kunne være saker som utenriksstasjonene i dag sender til UDI for vedtaksfatting, som i framtiden istedenfor vil kunne bli sendt direkte til det regionkontoret der referansen er bosatt. Prognoser for saksinngang for 2014 fra UDI er lagt til grunn for analysene og man har antatt ingen økning eller nedgang for påfølgende år 3. Det er i beregningene ikke lagt til grunn ytterligere SUA-kontorer innen år 2017 enn de som per nå er etablert i Oslo, Stavanger og Kirkenes. Det arbeides med en IKT-forstudie for utlendingsforvaltningen i et ti-femten års perspektiv. I beregningene er det ikke tatt hensynt til positive brukereffekter av dette, da disse vil komme uavhengig av reform. Eksempler på dette er forenkling av søknadsprosesser gjennom økt brukt av elektroniske og selvbetjeningsløsninger (f. eks søknad på nett). 3 UDI vurderer det som sannsynlig at saksinngangen vil øke etter 2014 selv om det ikke foreligger prognoser som sier noe om denne perioden. Dette vil kunne gi en mulig oppside for reformen. 9

11 1.3. ARBEIDSFORM Arbeidet har foregått i perioden januar til mars Arbeidsgruppe hos både UDI og Politidirektoratet (POD) har vært inkludert under hele analysefasen. Arbeidsgruppen fra POD sin side har bestått av Silja Pettersen og Robert Lalla. Arbeidsgruppen fra UDI sin side har bestått av Beate Holter og Christian Wisløff. Arbeidsgruppene har bistått med å fremskaffe relevant tallgrunnlag samt fungert som kontaktpunkter inn mot øvrige deler av de to virksomhetene. Avstemming av foreløpig resultat er også gjort gjennom tre møter med JD, POD og UDI. Fra POD har da også Ole Johan Strømman deltatt. Det ble lagt betydelig arbeid i å utvikle og forankre metode for forvaltnings- og samfunnsøkonomisk analyse i kvalitetssikringsarbeidet i I analysene for null- og reformalternativene er derfor samme metodikk brukt i stor grad. Enkelte steder har metodikken blitt oppdatert på grunn av ny og bedre tilgjengelig informasjon og data. Underveis i arbeidet har det vært løpende diskusjoner og møter med både UDI og POD for å forankre metode, antagelse og foreløpige resultater. Rådata eller metode for innsamling er ikke gransket, bortsett fra hvor dette er eksplisitt nevnt. 10

12 2. Forvaltningsøkonomisk analyse oppsummering av resultater, viktigste forutsetninger og sensitiviteter I dette kapittelet gjennomgås forvaltningsøkonomisk analyse for de ulike reformalternativer samt viktigste forutsetninger og sensitiviteter. Kapittelet inneholder en overordnet konklusjon, gjennomgang av viktigste forutsetninger og til slutt hvordan ulike sensitiviteter slår ut OVERORDNET KONKLUSJON Løpende kostnader varierer mellom de ulike reformalternativene, mens etableringskostnadene er tilnærmet like. Isolert vil førstelinjeoppgavene være mer kostnadsdrivende i UDI, men dette hentes inn gjennom forventede besparelser i andrelinjen muliggjort ved at UDI ved reform har kontroll på hele utlendingsforvaltningen for oppholdssaker. Nåværende ressursbruk knyttet til førstelinjen varierer mellom ca millioner kroner årlig for de ulike reformalternativer. Det legges til grunn ytterligere sentralisering og produktivitetsøkning i reformalternativet, men gevinster reduseres av en høyere kostnadsstruktur og behov for mer dedikert ledelse og administrasjon enn hva politiet opererer med. Det presiseres at sistnevnte er vurdert som en sentral forutsetning for å oppnå de forventede kvantitative og kvalitative fordeler reformen representerer i forhold til nullalternativet. Etableringskostnadene er tilnærmet lik for de ulike reformalternativene og ligger rundt millioner kroner. For nullalternativet utgjør dette ca millioner. Figuren under viser fordelingen av løpende og etableringskostnader for null- og reformalternativene. 11

13 FIGUR 3 Oppsummering av løpende kostnader og etableringskostnader for reformalternativene og Nullalternativet 11 regions- og 6 støttekontor 11 regionskontor 12-lokasjonsalternativet 6 regionskontor Nullalternativet Lønn IKT Løpende kostnader EBA 1 16 Annet TAP EFFEKT Totalt Omstillingkost Politiet ,5-1,5 Etableringskost UDI IKT ,5-3,5 Etablerings -kostnader Inventar Prosjektorganisasjon Tapt produktivitet FK som frigjøres på sikt Totalt ~ ~ ~ ~ ~ Eiendom, bygg og anlegg KILDE: UDI; POD; Team analyse Figuren under viser nåverdi av forvaltningsøkonomiske kostnader fordelt over 10 år sammenlignet med nullalternativet. FIGUR 4 Nåverdikalkyler for reformalternativene NOK mill Nåverdi av netto engangskostnader versus nullalternativ Nåverdi av netto løpende kostnader versus nullalternativ regions- og 6 støttekontorer regionskontorer lokasjonsalternativet regionskontorer KILDE: Team analyse 12

14 Gitt forutsetningene lagt til grunn, vil alle reformalternativer, bortsett fra reformalternativ med elleve regions- og seks støttekontorer, svare seg økonomisk over ti år. Dog driver alternative forutsetninger betydelige endringer i kostnadstallene, i størrelsesorden +/ millioner kroner årlig. Under følger en gjennomgang av de viktigste forutsetningene som er lagt til grunn VIKTIGSTE FORUTSETNINGER KNYTTET TIL BEREGNING AV LØPENDE KOSTNADER I dette underkapittel følger en beskrivelse av de viktigste forutsetninger knyttet til beregning av løpende kostnader. Figuren under viser hvilke komponenter som bidrar til produktivitetsøkning i null- og reformalternativ med tolv lokasjoner. FIGUR 5 Oversikt over endring i saksbehandlerårsverk som følge av produktivitetsgevinster Saksbehandlerårsverk Nullalternativ (13 % produktivitetsøkning) ,6% 12-lokasjonsalternativet (23 % produktivitetsøkning) Saks behandlerårsverk gitt dagens produktivitet og forventet saksinngang Sentraliseringsgevinst EFFEKTgevinst 7 23 Ytterligere sentralisering ved reform 3 Ytterligere Forventet UDI gevinst / fremtidig antall koordineringsgevinst saksbehandlerårsverk Medfører forventet besparelse på 64 2 årsverk i 2.linjen -18,8% Saks behandlerårsverk gitt dagens produktivitet og forventet saksinngang 1 Sentraliseringsgevinst EFFEKTgevinst Ytterligere Antall saks- UDI gevinst / behandler- årsverk før koordineringsgevinst sluttføring av flere saker Ytterligere sentralisering ved reform Sluttføring av flere saker i 1. linje Forventet antall saksbehandlerårsverk gitt overføring fra 2.linjen 1 Forventet saksinngang i baseåret er ~ , mens total produksjon i 2012 var ~ Årsverkbesparelser i 2. linje består av 57 årsverk relatert til overtallighet som følge av at flere saker sluttføres i 1. linje etter overføring av vedtakskompetanse, samt 7 årsverk relatert til et ytterligere potensial fra pågående LEAN-implementering i dagens 2. linje KILDE: Team analyse 13

15 Løpende kostnader drives hovedsakelig av beregning av årsverk for ny førstelinje. Antall beregnede årsverk er påvirket av forutsetninger tilknyttet; EFFEKT-besparelser i førstelinjen Økt produktivitet pga sentralisering og koordineringsgevinst Påslag av ledelse og støttepersonell Gevinster fra UDIs andrelinje muliggjort ved reform For lønn, IKT, EBA og andre kostnader er det tatt utgangspunkt i samme metodikk som i Ressurskartleggingen for dagens førstelinje identifiserer ca. 250 saksbehandlerårsverk og danner startpunkt for beregninger. Justert for økning i saksinngang basert på prognose vil årsverksbase være 257 saksbehandlerårsverk. Produktivitetsgevinstene nevnt over gjør at man i nullalternativet ender opp med 227 årsverk, mens for 12- lokasjonsalternativet utgjør dette 209 årsverk. Det er mer sannsynlig at tallene for saksinngang etter 2014 vil gå opp enn at de går ned. I så fall ligger det en tydelig oppside i reformalternativet siden effektiviteten i UDI er høyere enn i politiet. I reform får man en ytterligere gevinst ved at 64 årsverk reduseres i andrelinje som følge av overføring av vedtakskompetanse til førstelinje samt LEAN-tiltak. Av de 64 årsverkene som blir overflødig i andrelinjen vil det være behov for å overføre 19 saksbehandlerårsverk til førstelinjen for å håndtere oppgavene som overføres fra andrelinjen til førstelinjen EFFEKT-besparelser i førstelinjen Det er antatt tre prosent økt produktivitet realisert gjennom EFFEKT både for null- og reformalternativer. Dette tilsvarer ca. sju saksbehandlerårsverk. Dette er endret fra tidligere 20 prosent da POD antar at mesteparten av produktiviteten realisert gjennom EFFEKT-tiltak allerede er tatt ut 4. POD har sjekket antagelsen ved å kontakte utvalgte politidistrikt. Dette gir en høyere årsverksbase både for null- og reformalternativene sammenlignet med i fjor Økt produktivitet pga sentralisering og koordineringsgevinst Det antas ti prosent produktivitetsgevinst i nullalternativet som følge av at flere politidistrikt sentraliseres. Økning i sentralisering er delvis innmeldt av politidistriktene og delvis lagt til grunn av POD. Sentraliseringen utgjør ca. 22 saksbehandlerårsverk i gevinst. 4 POD har årlig EFFEKT-forpliktelser frem til 2017 og det er antatt at politiet beholder forpliktelser for gevinster som allerede er tatt ut, mens for gevinster som på overføringstidspunktet ikke er tatt ut overføres til UDI. Ved tidspunkt for rapportskrivingen (mars 2013) antas at gjenværende EFFEKT-forpliktelse er 5 millioner kroner. 14

16 Det antas en ytterligere sentraliseringsgevinst ved reform på ca. en prosent, ekvivalent med at alle politidistrikt sentraliseres. Dette utgjør for reformalternativet ca. tre saksbehandlerårsverk. Det antas videre at man i reform vil oppnå en koordineringsgevinst på ytterligere 6-13 prosent som følge av økt sentralisering og koordinering. Ytterligere sentralisering i UDI kommer av færre lokasjoner enn i nullalternativet. Koordineringsgevinst kommer av at alle oppgaver utføres i samme organisasjon, og antall grensesnitt reduseres. For reformalternativ med 12-lokasjoner utgjør dette 15 årsverk. Pga økt ledelse og bruk av fagkoordinatorer vil man også ha en større mulighet for å utvikle fagmiljø, standardisere prosesser og utvikle rutiner som til sammen vil bidra til økt produktivitet og kvalitet Påslag av ledelse og støttepersonell For å oppnå en økning av produktivitet og kvalitativ gevinst på saksbehandling antas det større behov for ledelse og støttepersonell i ny førstelinje sammenlignet med nullalternativet. Det antas ca. 20 prosent påslag av ledelse- og støttepersonell for ny førstelinje ved gjennomføring av reform, mens det kun antas 10 prosent påslag i nullalternativet. Politidistriktene har innmeldt 7,6 prosent ledelse gjennom ressurskartlegging i januar Dette påslaget har i samarbeid med POD blitt justert opp til ca. 10 prosent da det antas at all ledelse ikke har latt seg identifisere gjennom ressurskartleggingen. FIGUR 6 Forutsetninger knyttet til påslag av ledelse og støttepersonell Generelt ledelsespåslag Enhetsleder Kontorleder Stab/støtte Vekter Fagkoordinatorer Saksbehandlere 1 Ledere / støttepersonell Produktivitet før ledelsespåslag 2 Produktivitet etter ledelsespåslag 2 Nullalternativ regions- og 6 støttekontorer regionskontorer Ledelsespåslag for anbefalt reformalternativ satt i samarbeid med UDI 9 regions- og 3 støttekontorer regionskontorer Gjelder kun saksbehandlere som arbeider med det som kategoriseres som 1. linjeoppgaver i dag 2 For å ha et relevant sammenligningsgrunnlag med nullalternativet er produktiviteten før og etter ledelsespåslag beregnet for saksbehandlere og ledere som arbeider med dagens 1. linje saker, og ikke saker som vil overføres fra 2. til 1. linje gjennom en reform KILDE: UDI, Team analyse 15

17 Gevinster fra UDIs andrelinje muliggjort ved reform Utover gevinster som oppstår direkte i ny førstelinje som følge av at UDI overtar ansvaret, antas det likt som ved forrige beregning at ytterligere gevinster som berører hele UDI-organisasjonen muliggjøres ved gjennomføring av reform, her totalt estimert til ca. 21 millioner kroner. Gevinstene er beregnet for følgende kategorier: Netto gevinster ved at vedtakskompetanse overføres fra UDIs andrelinje til ny førstelinje Gevinster tilknyttet LEAN ved helhetlig eierskap til prosesser og saksflyt Når det kommer til beregning av gevinster ved overføring av vedtakskompetanse fra dagens andrelinje til ny førstelinje, har dette to konsekvenser. For ny førstelinje vil dette medføre en økning i antall årsverk tilsvarende overført saksvolum og estimat på økning i tidsbruk for å ferdigstille saken i førstelinje. For dagens andrelinje vil dette medføre en reduksjon i antall årsverk tilsvarende saksvolum hvor vedtakskompetanse overføres til ny førstelinje og tidsbruk brukt på oppgavene i dag. Justert for tap av EFFEKT-gevinst i dagens andrelinje utgjør dette ca. 16 millioner kroner. Øvrige gevinster tilknyttet helhetlig eierskap til prosesser og saksflyt er beregnet til ca. 5 millioner kroner per år og er fra UDIs side antatt å komme fra ytterligere potensial fra pågående LEAN implementering i dagens andrelinje når UDI ved reform får ansvaret for hele saksflyten VIKTIGSTE FORUTSETNINGER KNYTTET TIL BEREGNING AV ETABLERINGSKOSTNADER I dette underkapittelet gjennomgås de viktigste forutsetninger knyttet til beregning av etableringskostnader i null- og reformalternativene Etableringskostnader ved gjennomføring av reform Totale etableringskostnader ved reform er beregnet til millioner kroner, hvorav hoveddelene utgjør investeringsbehov i UDI tilknyttet IKT og etablering av nye lokaler på millioner kroner og ca millioner kroner i faste kostnader i politiet som ikke kan frigjøres før om ca. 4 år. I tillegg kommer omstillingskostnader for årsverk som blir værende igjen i politiet mens oppgaver og budsjettmidler overføres til UDI, etableringskostnader tilknyttet produktivitetstap i en overføringsperiode, samt kostnader knyttet til selve prosjektorganisasjonene i UDI og POD for Førstelinjeprosjektet. Det er også antatt omstillingskostnader i UDI for å flytte 40 årsverk ut av Oslo til distrikt. I samtaler med UDI er omstillingskostnadene skjønnsmessig satt til 10 millioner kroner. Ved gjennomføring av reform vil UDI ha behov for vandelsopplysninger fra politiet. Dette kan gjøres automatisk ved gjennomføring av esamhandlingsprosjektet i POD. Denne kostnaden er ikke tatt med i 16

18 beregningene, da prosjektet sannsynligvis vil bli gjennomført uavhengig av reform samt gi gevinster ut over det som kan knyttes til overføring av førstelinjeoppgaver. En nærmere beskrivelse av dette finnes i kapittel 6. Omstillingskostnader i politiet Omstillingskostnader for politiet er beregnet ved å vurdere kostnader tilknyttet gjenværende årsverk etter at oppgaver og budsjettmidler er overført til UDI. Videre er det beregnet hvor lang tid det vil ta å fase årsverkene inn i andre stillinger som fristilles ved naturlig avgang. Hele beregningen er basert på ressurskartlegging av årsverk som jobber med førstelinjesaker i januar 2013, og det er foretatt en vurdering ut ifra informasjon om hvert enkelt årsverk for å estimere omstillingskostnaden. Figuren under viser metode for hvordan gjenværende årsverk i politiet er beregnet: FIGUR 7 Beregning av gjenværende årsverk i politiet Overføres Overføres ikke Start Saksbehandler Polisiær >50% årsverk 1 <50% Årsverk Oslo Ikke Oslo <20 min reisevei totalt >20 min reisevei totalt <10 min endring i reisevei >10 min endring i reisevei <60 år >60 år <90 min reisevei totalt >90 min reisevei totalt > 60 min reisevei tettsted <90 min reisetid by < 60 min reisevei tettsted Vurdert i samarbeid med POD Working Draft - Last Modified :04:36 Printed :30:32 1 Andel innrapporterte oppgaver som kan overføres multiplisert med stillingsandel utgjør >50 % McKinsey & Company 2 For at omstillingskostnader ikke skal bli undervurdert er det ved beregningen lagt til grunn et konservativt anslag av hvem som overføres til UDI. Dette representerer ikke nødvendigvis faktisk overførbarhet for den enkelte ansatte, men er en tilnærming til å beregne omstillingskostnader. Personer som blir værende igjen i politiet, omregnet til årsverk, utgjør ca. 101, hvorav ca. 10 polisiære og ca. 91 sivile årsverk. Dette er beregnet ved å ta hensyn til en rekke kriterier som stillingsandel, reiseavstand og alder for hver ansatt. Justert for 17

19 underskuddsårsverk forårsaket av at personer som overflyttes til UDI har gjenværende oppgaver i politiet, vil de sivile årsverkene reduseres fra ca. 91 til ca. 79. Figuren nedenfor viser antall overtallige årsverk fordelt per politidistrikt. De fleste politidistrikt antas å ha netto overtallige årsverk mellom 0 ~10 per politidistrikt. I Oslo og Rogaland antas det at majoriteten av årsverk vil overføres til UDI og etterlate seg oppgaver. Dette skaper eventuelt et behov for å ansette ytterligere personell i disse politidistriktene. FIGUR 8 Netto overtallige årsverk per politidistrikt Årsverk 1 Sivile årsverk Polisiære årsverk Politidistrikt Netto overtallige årsverk Vestfold Haugaland 7 Nordmøre og Romsdal Telemark 6 Follo 6 Sogn og Fjordane 6 Nord-Trøndelag 6 Vestoppland 5 Østfold 5 Hordaland Gudbrandsdalen Øst-Finnmark Troms Sunnmøre 3 Romerike 3 Agder Nordre Buskerud 2 Midtre Hålogaland Asker og Bærum Helgeland Søndre Buskerud Salten Sør-Trøndelag 1 Vest-Finnmark 1 Hedmark Oslo 2-3 Rogaland 2-3 Working Draft - Last Modified :57:05 Printed :30:32 1 Beregingen basert på 10% ledelspåslag på overførbare saksbehandlerårsverk 2 Blir negativ da majoriteten av ansatte overføres til UDI og etterlater seg ikke-overførbare oppgaver KILDE: Ressurskartlegging 2013; Team analyse Kostnaden for årsverk som blir værende igjen i politiet uten budsjettmidler er beregnet som brutto lønnskostnad 5 inkludert feriepenger og arbeidsgiveravgift per enkelt individ i perioden inntil vedkommende blir omdisponert i en ledig stilling. Ledige stillinger er beregnet ved å se på naturlig avgang på ti prosent på basen av sivile og ti prosent på basen av polititjenestemenn innenfor samme tjenestested/politidistrikt 6. 5 Ekskludert pensjon 6 For sentraliserte politidistrikt i nullalternativet er politidistrikt brukt som årsverksbase, mens for desentraliserte er tjenestested brukt som årsverksbase. 18

20 Gitt antall overtallige årsverk og basen på henholdsvis sivile og polisiære årsverk per tjenestested, vil det totalt sett ta i underkant av fire år å fase inn alle årsverk i andre stillinger til en kostnad på millioner kroner. For de aller fleste politidistrikter vil innfasingen skje i løpet av ett år. Da man har tatt utgangspunkt i årsverksbase på politidistriktsnivå (i motsetning til tjenestested) for beregning av omstillingskostnader for de fleste politidistrikt, vil det ligge en potensiell større nedside i beregningene enn oppside. På den andre siden vil politidistriktene ha mulighet til å tilpasse bemanningsstrukturen i forkant av overføringen slik at overtallighet reduseres mest mulig når overføringstidspunktet kommer. Selv om man aksepterer at overtallige årsverk i politiet etter overføring av oppgaver til ny førstelinje UDI er en merkostnad, er det verdt å presisere at dette i mange tilfeller er ressurser med alternativ anvendelse. For eksempel kan ressursene bidra til å redusere kostnader til overtid. Dersom anvendelsen ikke er mulig å finne innenfor den normale aktiviteten, åpner det opp for å gjøre ekstraoppgaver eller ta ned restanser innenfor politiets forvaltningsoppgaver. Alternativt kan det også tenkes at det vil kreves kompetanseheving for å være kvalifisert til å fylle ledigheten som oppstår, slik at kostnadene reelt sett vil være enda høyere. Det kan også tenkes at overtallige i politiet i en overgangsfase bidrar med saksbehandling for oppholdssaker. Dette vil gi en bedre totalutnyttelse av ressursene samt bidra til en ekstra støtte for reformen. Det forusettes at den naturlige utfasingen av overtallige ikke påvirkes av dette, samt at overtallige som får nye oppgaver i politiet ikke kan brukes til saksbehandling av oppholdssaker. POD er skeptisk til å ha en delt løsning samt opprettholde systemer i politiet i en overgangsfase ved reform. Man bør derfor utrede konsekvensene av en slik bruk av overtallige før dette eventuelt gjennomføres. Omstillingskostnader i UDI JD har stilt krav om at minst 40 årsverk skal flyttes ut av Oslo ved gjennomføring av reform. UDI er også bedt om å gi en vurdering av om ytterligere årsverk utover de 40 er mulig å flytte ut av Oslo. UDI ønsker i utgangspunktet ikke å flytte ut flere stillinger fra Oslo enn det som følger av overføringen fra andrelinje til førstelinje. Kostnader for å flytte ut stillinger fra Oslo er avhengig av både antall og type stillinger samt tidsperiode dette gjøres over. Lengre tidsperiode vil tillate UDI i større grad å bruke naturlig avgang i Oslo for å styrke kontorer utenfor Oslo. Før en eventuell avgjørelse tilknyttet utflytting bør optimal tidsperiode vurderes for å minimere kostnader og andre ulemper (f.eks støy i organisasjon). 19

21 Utflytting av 40 årsverk fra Oslo For å nå målet om at minst 40 årsverk skal flyttes ut av Oslo ser UDI for seg at dette kan håndteres ved å gradvis styrke saksbehandlingen på enkelte kontorer utenfor Oslo innenfor oppholds- eller asylsaksbehandlingen. Det er mest nærliggende å se for seg en styrking av Innsatsenheten i Trondheim. Personalmessig antas at dette kan håndteres uten omstillingskostnader ved frivillig overgang av eksisterende stillinger fra Oslo til Drammen, reduksjon av antall midlertidige stillinger og gjennom naturlig utfasing i Oslo. Av 40 årsverk kan årsverk overføres til Drammen, for å fylle gjenværende bemanningsbehov ved gjennomføring av reform. For personer bosatt utenfor Oslo vil en overførsel til kontoret i Drammen i mange tilfeller ikke medføre noen økt reisevei. Resterende 24 årsverk kan flyttes ut fra Oslo gjennom reduksjon av midlertidige stillinger samt naturlig utfasing over to år. Det er dog knyttet noe usikkerhet til om dette lar seg gjennomføre helt uten personalmessige kostnader. Dette ettersom antallet midlertidig tilsatte og turnoveren varierer over tid og fordi en del av de ansatte som slutter innehar stillinger som må erstattes i Oslo. Det totale nedbemanningsbehovet kommende år er også stort da UDI i tillegg har gevinstforpliktelser knyttet til EFFEKT-programmet, samt serviceprosjekt og Lean mv. I tillegg ser UDI at det framtidige kompetansebehovet endrer seg med mer elektroniske løsninger, og at enkelte grupper ansatte i mindre grad besitter den kompetansen som etterspørres i årene som kommer. Totalt sett vil UDI gjennomgå store forandringer med krav til betydelig nedbemanning i Oslo over en kort periode. Det er også usikkerhet knyttet til ankomstbildet som vil kunne slå inn her, både ift krav om ytterligere nedbemanning, særlig på asylområdet, eller behov for oppbemanning. Ved utflytting av 40 årsverk antar UDI at det vil påløpe omstillingskostnader knyttet til rekruttering, opplæring og ny infrastruktur ved oppsettelse av ny enhet utenfor Oslo. Disse er satt skjønnsmessig for dette prosjektet, på grunn av mangel på analysemateriale, til ca. ti millioner kroner. Mulighet for å flytte ut ytterligere oppgaver og årsverk fra Oslo Ved utflytting av flere enn 40 årsverk, mener UDI det er mest aktuelt å flytte saksbehandlingsoppgaver ved søknad om oppholdstillatelelse ut fra Oslo. UDI bemerker at det er begrenset hvor mange oppgaver som kan flyttes ut, uten at dette vil gå på bekostning av et fagmiljø i Oslo som skal bistå de nye regionkontorene med oppdaterte retningslinjer og praksisavklaringer. Det er også aktuelt å kunne flytte ut deler av asylsaksbehandlingen, men med store variasjoner i asylankomster og behovet for raske endringer av både antall saksbehandlere og transittplasser, mener UDI at det er mer krevende og kostnadsdrivende å flytte ytterligere oppgaver på asyl- og 20

22 mottaksfeltet ut av Oslo. Dette vil i så fall få større økonomiske konsekvenser, og må også sees i sammenheng med de oppgaver som PU har med registering av asylsøkere. Førstelinjereformen vil i seg selv føre til store endringer i UDI, og for de ansatte i politiet og UDI. For UDI er det derfor ikke ønskelig at flere oppgaver og årsverk skal flytte ut av Oslo i forbindelse med førstelinjereformen. UDI har over flere år vært i en nedbemanningssituasjon, og med reformen og kravet om at 40 årsverk skal flyttes ut av Oslo, vil UDI i Oslo totalt måtte nedbemanne med ca. 64 årsverk 7. I tillegg har UDI en forpliktelse til å realisere ca. 30 årsverk årlig som følge av gevinstforpliktelsene i EFFEKT-programmet. Over to år medfører dette at UDI må redusere antall ansatte i Oslo med 124 stillinger. Gitt dagens base av midlertidige ansatte og årlig turnover anses det som mulig å flytte ut 40 årsverk fra Oslo uten personalmessige omstillingskostnader. Dog vil det være svært krevende for UDI å klare dette over en så kort periode. Skulle det komme et krav om at mer enn 40 årsverk må flyttes ut av Oslo anses det derfor som lite sannsynlig at dette vil kunne gjennomføres uten at det oppstår personalmessige omstillingskostnader. I en evaluering av utflytting av statlig virksomhet gjennomført av Asplan Viak for Fornyings- og administrasjonsdepartementet i 2009 ble det konkludert med at det både er mer krevende og mer kostnadsdrivende enn antatt å flytte ut statlig virksomhet. I rapporten er det også beregnet flyttekostnader per ansatt i seks statlige virksomheter som ble flyttet ut. Den gjennomsnittlige kostnaden per ansatt var ca kroner. Ettersom UDI ikke tidligere har erfaringer med tilsvarende utflyttingsprosess er disse kostnadene lagt til grunn. Ved en utflytting av eksempelvis 20 ekstra stillinger vil kostnadene dermed anslås til ca. 22 millioner kroner. Kostnadene vil også være avhengig av hvor lang tid stillingene skal flyttes ut på og må derfor vurderes nærmere. UDI ser det derfor som umulig å flytte ytterligere stillinger ut av Oslo uten at dette medfører betydelig støy i organisasjonen og store personalmessige og økonomiske kostnader. UDI ser likevel for seg at når reformen er ferdig implementert og UDI har fått høstet erfaringer, vil det kunne være mulig å flytte ut flere ut flere oppgaver og stillinger gradvis i den takt folk slutter i UDI sentralt. Investeringsbehov i UDI tilknyttet IKT og etablering av nye kontorer 7 UDI sentralt reduseres med 64 årsverk, men netto frigjorte årsverk vil være ca. 40., 8 av 64 årsverkene overføres til førstelinje i Oslo, mens vil overføres til Drammen (dette reduserer også antall årsverk som må ut av Oslo fra 40 til 24) 21

23 Investeringsbehov ved opprettelse av nye regionkontorer i UDI er beregnet til millioner kroner og består av rundt millioner kroner til IKT og millioner kroner til etablering av nye kontorer. Investeringer i IKT er basert på estimat fra Avdelingen for Elektronisk Forvaltning (AEF) i UDI. Antatt investeringsbehov er beregnet ved å se på forventet størrelse av nye kontorer, hvor små, medium og store kontorer vil ha varierende behov. I tillegg er det lagt til grunn en variabel IKT-utgift på ca kroner per ansatt 8. For Oslo er det kun beregnet begrenset behov for nye IKT investeringer som følge av at kontoret i stor grad overdras i sin helhet. Investeringer tilknyttet etablering av nye kontorer består av investeringer i nytt inventar på ca. 10 millioner kroner og ombyggingskostnader på ca millioner kroner. Kostnadene til inventar er basert på møbler til hver ansatt og inventar til fellesrom, herunder møterom, sosialsone og skranker. Ombygningskostnadene er basert på kostnader til ombygging av kontorer, møterom, venterom osv. I tillegg er det antatt økte ombyggingskostnader på ca kroner per ansatt for ombygning av selve bygget. For Oslo er det beregnet et begrenset investeringsbehov tilknyttet etablering av kontor som følge av at kontoret i stor grad overdras i sin helhet og ombyggingskostnaden er her antatt til å være ca kroner per ansatt. Kostnader tilknyttet prosjektorganisasjon hos politiet og UDI Det må medregnes prosjektkostnader for de årsverkene som jobber i henholdsvis Førstelinjeprosjektet i UDI og Utlendingsprosjektet i politiet. Totale kostnader til prosjektorganisasjonen er beregnet til ca. 24 millioner kroner i perioden , hvorav ca. 20 millioner kroner i UDI og ca. 4 millioner kroner i politiet. Kostnadene består av lønnskostnader til dedikerte ressurser i arbeidsgruppene, allokerte overheadkostnader og prosjektkostnader som for eksempel reise, møtevirksomhet, konsulentbistand osv. Kostnader som allerede har påløpt for arbeidsgruppene frem til 1. august 2013 er ikke inkludert, da dette er antatt å være irrelevant i beslutningssammenheng. 8 Kostnaden per årsverk er avhengig av størrelsen på kontoret og ligger fra kroner for de største kontorene og for de minste kontorene. 22

24 Faste kostnader som frigjøres på sikt Av dagens kostnadsbase i politiet som tilhører førstelinjeoppgaver, er det en andel som ikke kan frigjøres før om to til fire år, og som vil være en kostnad i reformalternativet. Disse kostnadspostene er husleie som det antas kan fases ut i løpet av fire år til en total kostnad på 16 millioner kroner, andre EBA-kostnader som frigjøres over to år til en kostnad på 6 millioner kroner og andre kostnader som skaleres ned over en fireårsperiode til en kostnad på 3 millioner kroner. Kostnader tilknyttet lavere produktivitet i en overføringsperiode Gjennomføring av reform vil på grunn av flytting og usikkerhet potensielt gi lavere produktivitet i en kort overgangsperiode, sammenlignet med nullalternativet. I tillegg vil det ta noe tid før full produktivitetsøkning er oppnådd ved reform. Midlertidig reduksjon i produktivitet reflekteres i beregninger som at produktiviteten er null i en periode på to uker. Kostnaden til dette utgjør ca. 2 5 millioner kroner 9. I 12-lokasjonsalternativet er det antatt en produktivitetsøkning på 10 prosent utover nullalternativet, og dette er antatt å utgjøre en reduksjon på ca. 11 millioner kroner i årlige løpende lønnskostnader. I tillegg antas det øvrige gevinster tilknyttet helhetlig eierskap til prosesser og saksflyt, beregnet til ca. 4 millioner kroner i årlig løpende lønnskostnader. Med antakelsen om at det tar to år å komme til full produktivitet, forbedringen er lineær og at totale lønnskostnader reduseres som følge av effektivitetsforbedringen og det ytterligere potensialet fra LEAN implementeringen, estimeres kostnaden til 15 millioner kroner. Det er ikke antatt noen tapt produktivitet med tilhørende kostnader fra gevinstene som realiseres ved at vedtakskompetanse overføres fra UDIs andrelinje til ny førstelinje Etableringskostnader i nullalternativet De totale etableringskostnadene i nullalternativet beløper seg til millioner kroner, hvorav de største enkeltpostene er investeringsbehovet knyttet til ytterligere sentralisering og faste kostnader i politiet som ikke kan frigjøres før om to til fire år. 9 For Oslokontoret er det kun antatt at effekten ikke fører til stans i produktiviteten som følge av at de blir værende i samme kontor. 23

25 Omstillingskostnader i politiet Omstillingskostnader i politiet er beregnet ved å sammenligne årsverksbehovet per tjenestested gitt produktivitet og saksvolum i nullalternativet med dagens situasjon, og kostnaden ved å fase inn overtallige årsverk i nye stillinger. Med et årsverksbehov for saksbehandlere i nullalternativet på 227 og dagens ressursbeholdning på 249, vil det vil være en kostnad knyttet til å fase inn 22 årsverk i nye stillinger. To ledelsesårsverk vil også måtte fases inn. For å beregne omstillingskostnaden for de overtallige årsverkene er det brukt samme metodikk som for reformalternativet. På grunn av høy årsverksbase vil innfasingen skje hurtig og kun utgjøre en kostnad på ca. 0,5 millioner kroner. Investeringsbehov i politiet knyttet til IKT og nye kontorer ved sentralisering Investeringsbehovet i politiet er estimert til mellom millioner kroner for politidistriktene som skal sentralisere i nullalternativet, og består av 7-8 millioner kroner til kontorer og ca. 3-4 millioner kroner til IKT. Det er kun lagt til grunn investeringskostnader for politidistriktene som sentraliserer og som flytter inn i nye kontorer. Det antas at det er nødvendig med nyetablering av kontorer i Haugaland og Sunnhordland, Romerike, Telemark, Hordaland, Sunnmøre og Sogn og Fjordane politidistrikt, da de nevnte politidistriktene vil få en økning i antall årsverk på mer enn to som følge av sentralisering. For de resterende politidistriktene er investeringsbehovet satt til null. Kostnader tilknytter midler som ikke kan frigjøres fra politiet umiddelbart ved overføring Av dagens kostnadsbase i politiet som tilhører førstelinjeoppgaver, er det en andel som ikke kan frigjøres umiddelbart for de politidistriktene som sentraliserer i nullalternativet. Disse kostnadspostene er husleie som det antas kan fases ut i løpet av fire år til en total kostnad på 4 millioner kroner, andre EBA-kostnader som frigjøres over to år på 1 million kroner og andre kostnader som skaleres ned i takt med reduksjon av årsverk på 0,5 millioner kroner. Kostnader tilknyttet tapt produktivitet i en overføringsperiode Kostnaden knyttet til tapt produksjon i selve overføringsfasen er estimert til 1-3 millioner kroner. Kostnadsestimatet er basert på full produksjonsstans i en periode på to uker som følge av flytting og overføring for distriktene som sentraliserer, samtidig 24

26 som saksbehandlere og ledere får utbetalt full lønn. Produktiviteten i nullalternativet er lagt til grunn i beregningen. Kostnader tilknyttet prosjektorganisasjon hos politiet I nullalternativet er prosjektkostnadene for perioden totalt estimert til 1-2 millioner kroner. Kostnaden består av lønn til dedikerte prosjektressurser, overheadkostnader og diverse prosjektkostnader som reise- og møtekostnader. Hovedtyngden av kostnaden vil komme i 2014, og gradvis fases ut mot SENSITIVITETSANALYSE AV FORVALTNINGSØKONOMISKE KOSTNADER Den nåværende forvaltningsøkonomiske analysen gir en nøytral netto nåverdi for 12- lokasjonsalternativet, sammenlignet med nullalternativet. Analysen er basert på en rekke forutsetninger, som er diskutert og forankret med UDI og POD. Det er dog flere usikkerheter tilknyttet forutsetningene, og sensitivitetsanalysen viser at forvaltningsøkonomisk nåverdi kan variere +/ millioner kroner. 10 POD antar at det kun vil påløpe kostnader knyttet til dette til og med ut år