Kl. 18:00 Hele kommunestyret forflytter seg til Hitra Helsetun for å delta i allsang.

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Kommunestyret Innkalling til møte i Kommunestyret Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Kommunestyresalen Kl 12:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no NB!!! Møtestart kl. 12:00. Kl. 18:00 Hele kommunestyret forflytter seg til Hitra Helsetun for å delta i allsang. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 72/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 73/12 PS 74/12 Kjøp av bolig Eaholmen nærmiljøanlegg - søknad om tilskudd PS 75/12 Revidert budsjett økonomiplan PS 76/12 PS 77/12 PS 78/12 PS 79/12 PS 80/12 Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - kostnadsfordeling Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - skatteinnkrevning Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen Barnevernsvakt TrønderEnergi AS - forkjøpsrett B-aksjer, frafall av forkjøpsrett. Avtaler med MiST avd 70 Kystmuseet vedr. Ægirsalen, turistinformasjonen, bygdebok og kino PS 81/12 Mobiltelefondekning i Hitra kommune - Beredskapsmessige utfordringer PS 82/12 PS 83/12 PS 84/12 PS 85/12 Søknad om salgsbevilling fra Vinmonopolet på Hitra Søknader om salgsbevillinger for alkohol for perioden Søknader om skjenkebevillinger for alkohol for perioden Overordnet HMS-mål for Hitra kommune PS 86/12 Møteplan for 2. halvår 2012 Referatsaker RS 9/12 Kommunal planstrategi - Utlegging til offentlig ettersyn - Ettersendes

4 PS 72/12 Godkjenning av protokoll fra møte den

5 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Kjøp av bolig Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Møtet ble lukket under behandling, og Rådmannens orientering omkring saken. Det ble framlagt forslag om følgende endring i pkt Hitra kommunestyre setter en økonomisk ramme for kjøp av bolig inkl. renovering til kr Som følge av dette fjernes pkt. 3 i rådmannens innstilling. Ved votering ble forlag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre setter en økonomisk ramme for kjøp av bolig inkl. renovering til kr Kostnadene finansieres ved lånemidler. Eventuelle tilskudd fra Husbanken går til fradrag i lånesummen. Enstemmig. Innstilling: 1. Hitra formannskap setter en økonomisk ramme for kjøp av bolig inkl. renovering til kr Kostnadene finansieres ved lånemidler. Eventuelle tilskudd fra Husbanken går til fradrag i lånesummen. 3. Saken går som melding til kommunestyret, og tas med i revideringen av budsjettet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Side 2 av 2 Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra kommune har og har hatt flere utfordringer når det gjelder botilbud til brukere, vanskeligstilte og flyktninger. Disse utfordringene er møtt gjennom kjøp av leiligheter i Fillan. Imidlertid viser det seg at leilighet ikke alltid gir det botilbudet som er mest egnet til alle. Brukerbehovet er svært ulikt, og det er nå oppstått en situasjon som gjør at det er nødvendig å finne andre egnede botilbud. Helse- og omsorgskomiteen er orientert i egen sak som er unntatt offentlighet i ekstraordinært møte , hvor komiteen fattet slikt vedtak: «Helse- og omsorgskomiteen tar informasjon knytta til iverksetting av utvidet tjenestetilbud til bruker i pleie- og omsorgstjenestene i Hitra kommune til orientering. Komiteen tiltrer framlagt behov for å anskaffe egnet bolig knytta til iverksetting/videreføring av tiltaket.» Saksopplysninger For å kunne imøtekomme det konkrete behov er det ønske om å anskaffe/kjøpe bolig i Fillanområdet. I den forbindelse ønsker vi å få stilt til disposisjon en økonomisk ramme som gir mulighet for å kunne kjøpe bolig dersom en slik mulighet oppstår. Det har vært konkrete samtaler om aktuelle boliger, men det foreligger ingen avtaler. Det er her ikke snakk om kjøp av bolig i høyere prisklasse, tvert imot er en billigere bolig vel egnet. Utover dette er det vanskelig å gi opplysninger da det ikke foreligger konkrete tilbud eller dokumenter. Behovet oppleves av ansatte og brukere som svært nødvendig og derfor fremmes saken på denne måten. Vurdering Kommunestyret har gjennom flere år signalisert vilje til å legge til rette for botilbud til personer som ikke kan/har mulighet til å kjøpe/leie bolig i det åpne markedet. Vedtatt boligprogram sier noe om hvordan kommunen skal legge til rette for boligutvikling for hele befolkningen. Hitra kommunes deltagelse i prosjektet «Økt boligetablering i distriktene» vil være et viktig løft i så måte, og det er spennende å utvikle botilbudene på Hitra ytterligere. Kommunestyrets vedtak om å avsette 3,6 mill. kr. til utvikling boligprogram forsterker tidligere vedtak. Den aktuelle situasjonen må imidlertid løses innen kort tid, for å finne løsning på en akutt situasjon. Rådmannen mener at en økonomisk ramme på 1,5 mill. kr. vil gi mulighet for å løse det behovet som ligger til grunn for denne saken. I den økonomiske rammen ligger både kjøp og noe renovering. Fordelingen mellom kjøp og renovering er umulig å si noe om på nåværende tidspunkt. Finansiering bør skje gjennom lån. Det vil være aktuelt å søke Husbanken om tilskudd til utleiebolig, men det er vanskelig å tallfeste tilskuddet som en del av finansieringen, da det ikke er vanlig å få tilskudd til en boenhet. Vi har vært i kontakt med Husbanken, og de sier at søknad må fremmes, med gode begrunnelser. Dette vil bli gjort så fort kjøp er på gang. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Eaholmen nærmiljøanlegg søknad om tilskudd Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Tegninger Eaholmen nærmiljøanlegg 2 Utvikling av Aurn - Eaholmen fritidspark Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre er meget positiv til å gi økonomisk støtte til utbygging av Eaholmen nærmiljøanlegg. 2. Hitra idrettslag, anleggsgruppa, er eier av anlegget, og ansvarlig for prosjektet. 3. Økonomisk støtte til det totale prosjektet bevilges med kr Finansiering skjer ved bruk av disposisjonsfond Prosjektet forutsettes prioritert for spillemidler til nærmiljøanlegg. Enstemmig. Innstilling: 6. Hitra kommunestyre er meget positiv til å gi økonomisk støtte til utbygging av Eaholmen nærmiljøanlegg. 7. Hitra idrettslag, anleggsgruppa, er eier av anlegget, og ansvarlig for prosjektet. 8. Økonomisk støtte til det totale prosjektet bevilges med kr Finansiering skjer ved bruk av disposisjonsfond Prosjektet forutsettes prioritert for spillemidler til nærmiljøanlegg. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

9 Side 2 av 2 Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

10 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Prosjektgruppa for Eaholmen nærmiljøanlegg har i søker om midler til utbygging av Eaholmen nærmiljøanlegg. Fillan skole, Fillan barnehage og andre interessenter har i mange år snakket om og ønsket seg et anlegg tilrettelagt for aktivitet ved og på sjø i Fillan. Med bakgrunn i denne interessen vedtok Hitra idrettslag (HIL) på sitt årsmøte i 2011 å ta ansvaret for utbygging av et sjørelatert nærmiljøanlegg i Aurn. På denne bakgrunn er det etablert en prosjektgruppe som består av Hitra IL v/bror Blichfeldt Fillan skole v/ann Mari Blichfeldt Fillan barnehage v/toril Fjeldvær og Janne Haltland Hitra videregående skole v/espen Arntsberg Hitra kommune v/jørgen Olsen Fillan grendalag v/jan Egil Handberg FYSAK v/marit Olsen Aurn borettslag v/aksel Sandhaugen Grunneierne v/johan Harald Lervåg og Torbjørn Glørstad Redningsselskapet får referat fra prosjektgruppa, samt orienteres om prosjektet. I forbindelse med utredning om bygging av tursti fra GammelFillan til Vikan/Oldervika var også Aurn planlagt som rekreasjonsområde. Kommunestyret har bevilget midler til opprydding/utvikling av området flere ganger, sist i budsjettet for 2012 med kr Saksopplysninger Prosjektgruppa har gjennomført idedugnad om innholdet i nærmiljøanlegget, som ble samordnet og oversendt arkitekt for uttegning. Nærmiljøanlegget er planlagt innenfor strandsonen og i et LNF-område. Det må derfor søkes dispensasjon fra strandloven og fra arealplanen før prosjektene kan igangsettes. Planene er presentert for planavdelinga og Fylkesmannens miljøavdeling har vært på befaring. Søknadsprosess igangsettes i disse dager. Tegningene viser omfanget av nærmiljøanlegget. Anlegget omfatter følgende: - Aktivitetsbygg med varmestue 30 m2, overdekket uteareal 45 m2, utvendige plattinger, utepeis, lagringsbod for skole og barnehage, stellerom med mulldo Grunnflate ca. 91 m2 - Naust for lagring av 2 robåter, 2 kajakker, 2 kanoer, redningsvester + annet utstyr - 2 flytebrygger med landganger - Badestrender, i Aurtjønna og ved sjøen - Fjellskrent tilrettelagt for klatring - Gangbro over utløp fra Aurtjønna - Sleperampe for småbåter mellom Aurtjønna og sjøen - Bålplass og utkikkspost med sittebenker - Stier tilpasset rullestolbrukere rundt Aurtjønna og stier rundt om bålplass/utkikkspost m.v. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

11 Side 4 av 4 Nærmiljøanlegget er kostnadsberegnet til totalt 1,2 mill. kr. fordelt slik: Byggetrinn 1: Aktivitetshuset kr Byggetrinn 2: Naust og pirer kr Byggetrinn 3: Veier, stier, bro og belysning kr Ut fra de retningslinjer som finnes for spillemidler til nærmiljøanlegg skal det være mulig å oppnå 0,6 mill. kr. i spillemidler, fordelt på de 3 byggetrinnene. Hvert byggetrinn kan ha en maks kostnad på kr I tillegg ligger selvsagt mange dugnadstimer. Arbeidet med aktivitetshuset, naustet og pirene vil i stor grad bli utført på dugnad. Bygging av veier, stier og belysning må skje ved innleie av maskiner og fagpersonell. Området eies av Torbjørn Glørstad og Johan Harald Lervåg, og grunneierne er villige til å inngå 20-årig leieavtale for det aktuelle området. Dette er en forutsetning for å være berettiget til spillemidler. Hitra kommune tar ansvar for opprydding av kloakkforholdene i området og sikre vannkvaliteten i Aurtjønna, som har vært utilfredsstillende i mange år. Dette er en forutsetning for at området kan tas i bruk som nærmiljøanlegg. Vurdering Eaholmen/Aurn er et unikt område som egner seg som frilufts- og aktivitetsarena for hele befolkningen. Området har vært mye brukt av både Fillan barnehage og Fillan skole gjennom årene. Områdets beliggenhet er svært gunstig ut fra avstander og de muligheter det gir. Som nærmiljøanlegg vil området bli tilrettelagt slik at barnehage og skole kan benytte området på en mye bedre måte enn hittil. Fillan barnehage gir uttrykk for at de trafikale forholdene til/fra Aurn er tilfredsstillende, de må krysse FV 714 en gang, resten av turen er på vei med liten trafikk. Prosjektet gjør det mulig å få til en friluftsbarnehage, som har vært et ønske i flere år. Beliggenheten gir barna mange muligheter som opplevelses- og læringsarena, som er unik, jfr. uttalelsen fra Fillan barnehage. Kommunestyret har uttrykt og vist sin vilje til friluftsbarnehage ved å bevilge midler i investeringsbudsjettet med 0,5 mill. kr. i Midlene ble ikke benyttet i Redningsselskapets nærhet og deres ønske om å bidra med en Elias-båt i Aurn-området er også et viktig moment for å få et unikt nærmiljøanlegg midt i Fillan sentrum. Det er meget positivt at Hitra idrettslag ønsker å være ansvarlig for utbyggingen/utviklingen av Eaholmenområdet. Frivillighetens deltagelse/samspill med det offentlige er uten tvil både riktig og viktig. Staten påpeker nå i alle sammenhenger at dette samspillet må settes på dagsorden igjen. I og med at Hitra idrettslag skal stå for utbyggingen av nærmiljøanlegget må Hitra kommune yte tilskudd til utbyggingen, som da ikke kan finansieres ved bruk av lånemidler. Tilskudd for hele prosjektet ytes under ett, slik at utbygger kjenner sine økonomiske rammer. Prosjektet følges både gjennom kontinuerlig kontakt og deltagelse, og gjennom idrettslagets søknader om spillemidler. Søknadene forutsettes prioritert i kommunens prioriteringer av nærmiljøanlegg. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

12

13

14

15

16

17 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 150 Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Revidert budsjett økonomiplan Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Revidert budsjett økonomiplan Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ass. Rådmann/Økonomisjef Edel Ø. Myhren orienterte om at følgene var falt ut i Rådmannens innstilling: Rammetilskudd kr ,- Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre vedtar revidert budsjett 2012 slik det er fremlagt. 2. Endringer i driftsbudsjett vedtas slik det fremgår av budsjettskjema 1 C og 1 D. Økte rammer fremkommer slik: Frie inntekter (Skatt + inntektsutjevning) økes med kr ,- Rammetilskudd kr ,- Eiendomsskatt reduseres kr ,- Totale merinntekter kr ,- som avsettes til disposisjonsfond - kr ,- 3. Endringer i investeringsbudsjett vedtas slik det fremgår av budsjettskjema 2 A og detaljert investeringsbudsjett. Lånerammen for 2012 settes til kr ,-. Enstemmig. Innstilling: 4. Hitra kommunestyre vedtar revidert budsjett 2012 slik det er fremlagt. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

18 Side 2 av 2 5. Endringer i driftsbudsjett vedtas slik det fremgår av budsjettskjema 1 C og 1 D. Økte rammer fremkommer slik: Frie inntekter (Skatt + inntektsutjevning) økes med kr ,- Eiendomsskatt reduseres kr ,- Totale merinntekter kr ,- som avsettes til disposisjonsfond - kr ,- 6. Endringer i investeringsbudsjett vedtas slik det fremgår av budsjettskjema 2 A og detaljert investeringsbudsjett. Lånerammen for 2012 settes til kr ,-. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

19 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Revidering av årets budsjett er en del av årshjulet og legges frem for politisk behandling i siste kommunestyret før sommerferien. Grunnlaget for revideringen er revidert nasjonalbudsjett som ble lagt frem 15. mai Rådmannen viser også til kommunestyrets vedtak ved behandlingen av økonomirapport for 1. tertial 2012 sak 057/12, hvor det ble fattet slikt vedtak: 1. Hitra kommunestyre tar økonomisk rapport pr. 1. tertial 2012 til orientering. 2. Rapporten danner grunnlag for revidering av budsjett 2012/økonomiplan Saksopplysninger Revideringen for 2012 er lagt opp på samme måte som tidligere år. Rammeområdene har beregninger av nye behov/uforutsette utgifter, ut fra at det har oppstått nye forhold i løpet av året som ikke var hensyntatt ved behandlingen av budsjettet. Rammeområdene arbeider fortløpende for å tilpasse driften til de rammer som er lagt, det er fokus på økonomi, og det gjøres stadig tiltak for å redusere kostnader. Revideringen legges fram i samlet dokument, og det er foretatt en oppdeling i rammeområdene. Samtidig er det nødvendig å se sammenhengen mellom de ulike områder helheten det er de totale rammer som er avgjørende for hvordan fordelingen skal være. Vanskeligheten er å se helheten, fordi innen de ulike rammeområder er det lover og forskrifter som regulerer driften og som dermed påvirker organisasjonen, og ikke minst medfører økte utgifter. Innen andre rammeområder er lovkravene ikke så tydelige, men oppgavene er likevel knyttet til krav og forventninger. Ut fra en totalvurdering har rådmannen innstilt på ikke å bruke de frie merinntektene for 2012 til å gi økte rammer til rammeområdene, selv om det har oppstått nye behov eller det synes nødvendig med styrking ut over det som er lagt i budsjett. Det er ingen tvil om at rammene gir utfordringer, men samtidig skal det være mulig å forholde seg til disse uten at det må skje drastiske endringer. Rådmannen har derfor valgt å ikke komme med forslag til tiltak i denne omgang, men har satt i gang prosessen med å tilpasse driften til framtidige rammer, slik at det legges fram et budsjett i balanse for 2013 og resten av planperioden. Det er mange nye investeringer, som en følge av stor aktivitet. De nye prosjektene er finansiert med lånemidler, og bruk av fond/momskompensasjon, en forholdsvis høy egenfinansiering er meget positivt. For øvrig vises til kommentarene i budsjettdokumentet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

20 når du vil HITRA KOMMUNE - når du vil Rådmannens forslag

21 Innhold Innhold Regjeringens politikk for kommunesektoren Norsk kommunesektor i urolige økonomiske tider Ansvarlighet og resultater Fornying og innovasjon i kommunesektoren Saman om en betre kommune Samhandlingsreformen Åpenhet i kommunene Styring og samspill Det økonomiske opplegget for Endringer i det økonomiske opplegget for Hitra kommune hovedlinjer Hitra kommunes økonomiske rammebetingelser Fornying og innovasjon Åpenhet Styring og samspill Nærværsarbeid Befolkningsutvikling Virkningene av Regjeringens opplegg for 2013 for Hitra Virkningene av Regjeringens opplegg for 2012 for Hitra Budsjett 2012 konsekvenser Økonomiplan Utfordringene kan oppsummeres slik: Hovedoversikt økonomiplan Drift Rammeområdenes kommentarer til driftsbudsjettet 2012 økonomiplanen Rammeområde Rammeområde Rammeområde Rammeområde Rammeområde Rammeområdene oppsummert: Investeringer Endringer i forhold til vedtatt økonomiplan investeringer Vedlegg skjema og tabeller...29 Revidering budsjett/økonomiplan Side 2

22 Budsjettskjema 1 A Budsjettforutsetninger - inntekter i bevilgningsbudsjettet Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Rev. Revidert Skatt på inntekt og formue Inntektsutjevning Innbyggertilskudd Samhandlingsreformen Utgiftsutjevning Overgangsordning Saker utenfor overgangsordning Distriktsskjønn Ordinært skjønn Søknadsskjønn Inntektsgarantitilskudd (Ingar) Selskapsskatt Tiltakspakken Økt innbyggertilskudd Kompensasjon merverdiavgift Ressurskrevende brukere Sum skatt og rammetilskudd Skatt på eiendom Andre generelle statstilskudd 3) Refusjoner/interne overføringer SUM FRIE DISPONIBLE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte 4) Gevinst finansielle instrumenter Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Avdrag lån næringslivet Refusjoner forskuddtering FINANSUTGIFTER NETTO Til dekn. tidl. års merforbruk Til fri disponibel avsetning Til ubundne avsetninger Bruk tidl. års regnsk.mess. mindreforb Bruk av ubundne avsetninger Dekning tidl. Års underskudd Bruk av likvditetsreserve AVSETNINGER NETTO Overført til investeringsbudsjett Kalkulatoriske renter Kalkulatoriske avskrivninger TIL FORDELING DRIFT Regnskapsmessig mindreforbruk Revidering budsjett/økonomiplan Side 3

23 Rullering budsjett 2012/økonomiplan Rullering av budsjettet/økonomiplanen er en del av årshjulet, med hovedvekt på økonomiplanleggingen, og rådmannen legger med dette fram et revidert budsjett og økonomiplan for perioden Dokumentet årsbudsjett 2012/økonomiplan som ble behandlet av kommunestyret og økonomisk rapportering pr. 1. tertial er utgangspunktet for ny behandling av økonomiplanen. De forutsetninger og nøkkeltall som fremkommer i vedtatt økonomiplan kommenteres ikke i særlig grad. Dette dokumentet har lagt til grunn regjeringens forslag til revidert nasjonalbudsjett og de momenter som er kommet i tillegg i løpet av Regjeringens politikk for kommunesektoren 1.1 Norsk kommunesektor i urolige økonomiske tider I nasjonalbudsjettet for 2012 la regjeringen fram tilstanden og de samlede utsikter for norsk økonomi kommende år. Disse legger grunnlaget for utviklingen av kommunesektorens rammevilkår. Med dagens regelverk for utjevning av inntektene kommunene imellom, har Hitra kommune svært få muligheter til selv å påvirke sine frie inntekter. Hovedlinjene i regjeringens politikk for kommunesektoren fremkommer nedenfor. Norske kommuner står i en særstilling sammenliknet med kommuner i de fleste europeiske land. Kontrasten til andre land i Europa er stor. Mange land sliter med voksende offentlig gjeld, store kutt i offentlige budsjetter og lav økonomisk vekst. I euroområdet er hver tiende arbeidstaker uten arbeid og de unge er spesielt hardt rammet. I aldersgruppen år er hver femte arbeidstaker uten arbeid, og i noen land er ledigheten enda høyere. Dette er et stort problem, både for dem som rammes og for de landene det gjelder. Mange unge investerer i utdanning, men opplever at samfunnet ikke har bruk for deres kompetanse. Arbeidsledighet, spesielt blant ungdom, har store menneskelige og sosiale kostnader. Arbeidsledighet er sløsing med ressurser. Det kan også føre til sosial uro og mistillit til samfunnet. Norge har klart seg godt gjennom det sterke internasjonale tilbakeslaget i kjølvannet av finanskrisen. Vi har høy aktivitet i økonomien, lav arbeidsledighet og overskudd på statsbudsjettet. Flere forhold har bidratt til dette. Høy aktivitet i petroleumsvirksomheten har hatt positive ringvirkninger på fastlandet. Lave renter, høy vekst i inntektene til personer og familier og utsikter til ytterligere oppgang i petroleumsinvesteringene, kan tilsi at veksten vil holde seg oppe framover. Norge er ikke påvirket av utvikling ute, vi er et lite land med tette økonomiske bånd til resten av verden. Norsk økonomi kan påvirkes på flere måter. Mens resten av norsk økonomi går godt, sliter flere tradisjonelle eksportnæringer. Når veksten hos våre handelspartnere går ned, kan etterspørselen etter varer og tjenester fra norske eksportvirksomheter redusere. Det vil bety lavere aktivitet i Norge. Revidering budsjett/økonomiplan Side 4

24 Langvarig vekst i Kina og andre framvoksende økonomier har bidratt til å løfte oljeprisen til et høyt nivå. Dersom den økonomiske utviklingen i Asia og andre vekstområder får en knekk, kan prisen på råolje falle. Dette kan slå ut i lavere etterspørsel fra oljevirksomheten. Selv om Norge ikke kan skjerme seg mot krisen i internasjonal økonomi, kan vi forberede oss på virkningene. Det viktigste er god styring i egen økonomi. I gode tider må vi bygge opp reserver som kan benyttes til å dempe nedturer i økonomien. Hensynet til eksportbedriftene er særlig viktig. Arbeidsledigheten kan øke i deler av norsk økonomi og i kommuner med mye eksportrettet virksomhet. Derfor er det viktig å føre en budsjettpolitikk som støtter opp om under pengepolitikken og bidrar til en stabil utvikling i norsk økonomi. De foreslåtte inntektsrammene legger til rette for at kommunesektoren kan bygge ut tjenestetilbudet i takt med befolkningsveksten. I tillegg vil det være rom til ytterligere utbygging av tjenestene utover det som kreves for å holde tritt med befolkningsutviklingen. Det er befolkningsvekst i 313 av landets 429 kommuner og alle fylker opplevde økning i innbyggertallet i Befolkningsvekst bidrar først og fremst til en positiv utvikling. Kommuner med sterk vekst i folketallet kan likevel ha utfordringer knyttet til utbygging av tjenestetilbud og infrastruktur. Kommuner som opplever fraflytting, har en utfordring med fallende inntekter og en infrastruktur som ikke er tilpasset færre innbyggere. Flere innbyggere og etterspørsel fra innbyggere om utbygging av kvalitative gode tjenester setter krav til kommunene. Lokale prioriteringer, omstillinger og god økonomistyring er fortsatt nødvendig. 1.2 Ansvarlighet og resultater Kommunene forvalter en stor del av fellesskapets ressurser. For å sikre innbyggerne høy grad av velferd og fortsatt oppslutning om det kommunale selvstyret, må kommunene yte tjenester av god kvalitet. Til tross for de siste års styrking av kommuneøkonomien vil mange kommune fortsatt oppleve inntektsrammene som knappe. Den sterke inntektsveksten har ført til en kraftig utbygging av tjenestene. I noen kommuner har aktivitetsveksten vært sterkere enn inntektsveksten, og da vil økonomien fremdeles oppleves som stram. God økonomistyring er avgjørende for at den enkelte kommune over tid kan yte et godt og stabilt tjenestetilbud. En sunn økonomi gir økt politisk handlingsrom og bedre kontroll over ressursbruken, og gjør det lettere å tilpasse ressursene når rammevilkårene endres. Netto driftsresultat, som er hovedindikatoren for økonomisk balanse, bør over tid ligge på om lag 3 pst. I 2011 utgjorde netto driftsresultat i kommunene som helhet 2,5 pst. Gjeldsnivået har økt kraftig de senere årene. Den viktigste årsaken er høyt investeringsnivå og lånefinansiering knyttet til dette. Et lavt rentenivå gjør gjelden lettere å bære, men gjeldsoppbyggingen gjør samtidig kommunenes økonomi mer sårbar for framtidige renteøkninger. Samtidig belaster ikke alle gjeld økonomien. Deler av gjelden knytter seg til tjenester som finansieres gjennom gebyrer fra innbyggerne, først og fremst innen tekniske tjenester. Videre knytter noe seg til rentekompensasjonsordningene for skole, institusjoner og kirker, samt startlån og øvrige utlån til næringsliv etc. Staten skal gi kommunene gode og forutsigbare rammebetingelser, men kommunene har selv ansvaret for den økonomiske balansen og den løpende driften og investeringene. En rekke samfunnstrender påvirker behovet for tjenester. Demografisk utvikling, endring i bosettingsmønster, teknologisk utvikling og den private velstandsutviklingen vil ha stor betydning for sammensetningen og nivået på tjenestene. Revidering budsjett/økonomiplan Side 5

25 Sunn økonomiforvaltning krever et godt samarbeid mellom de folkevalgte og administrasjonen. Kommunens utgifter er et resultat av politiske og administrative avgjørelser, og budsjettdisiplinen må forankres på alle nivå. God økonomistyring forutsetter at det tas stilling til avvik fra budsjettet på et tidlig tidspunkt, både administrativt og politisk. 1.3 Fornying og innovasjon i kommunesektoren Endringer i befolkningssammensetning, innbyggertall og innbyggernes forventninger stiller krav til omstilling og fornying. I stortingsmelding «Utdanning for velferd» er behovet for arbeidskraft i pleie- og omsorgstjenestene anslått å øke med årsverk frem mot 2030 og årsverk fram mot I tillegg kommer den generell befolkningsveksten som blant annet krever flere plasser i skole og barnehage og legger press på den kommunale infrastrukturen. Arbeidskraften er, og vil være, en knapp ressurs i kommunesektoren. Kommunene må ta ansvar for å ta i bruk nye løsninger og foreta nødvendig omstilling. For å bygge kultur for fornying trenger kommunene ledere som dyrker de gode ideene og gir de ansatte rom til å tenke nytt. Bruk av ny teknologi og IKT vil kunne lette arbeidet på visse områder, men det må letes etter organisatoriske og faglige modeller som på best mulig måte kan møte fremtidens utfordringer. Regjeringen tar sikte på å utarbeide en strategi for innovasjon i kommunesektoren våren Utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune» vil være en viktig arena for dette arbeidet. 1.4 Saman om en betre kommune De ansatte er kommunenes viktigste ressurs. Kompetente og motiverte ansatte gir gode tjenester til innbyggerne. Det er avgjørende at kommunene jobber for å redusere sykefraværet og bruken av deltidsstillinger samtidig som de jobber med kompetanseutvikling. Arbeid med rekruttering, omdømme og arbeidsmiljø bidrar til å gjøre kommunene til et attraktivt arbeidssted slik at flere unge velger kommunene som sin arbeidsplass. Hovedaktiviteten i programmet «Saman om ein betre kommune» foregår lokalt, mens det sentrale samarbeidet skal bidra til å utvikle lokalt initierte prosjekter og tiltak. Kommunene som tas opp i programmet får bistand både gjennom arbeidet i nettverk med andre kommuner, og gjennom kompetansetilførsel fra de beste fagmiljøene på området. 1.5 Samhandlingsreformen Gjennom samhandlingsreformen har kommunene fått et utvidet ansvar for og større innflytelse over det samlede helsetilbudet til innbyggerne. Fra 2010 ble det innført kommunal medfinansiering av utgifter til spesialisthelsetjenesten, i tillegg til at kommunene fikk finansieringsansvar for utskrivningsklare pasienter fra første dag. Målet med reformen er at alle innbyggere skal ha et helhetlig og sammenhengende helsetilbud av høy kvalitet som er tilpasset den enkeltes behov. De økonomiske virkemidlene gir kommunene anledning til å utvikle sitt eget tjenestetilbud for å sikre en best mulig arbeidsfordeling og et godt pasientforløp. Samtidig legger det til rette for å velge bærekraftige, kreative og kostnadseffektive løsninger. Alle helseregioner har inngått avtaler med kommunene om hvordan samhandling mellom kommuner og sykehus skal foregå. Det arbeides med ny samarbeidsavtale mellom KS og sentrale helsemyndigheter om gjennomføring av reformen. Reformen vil bli fulgt nøye opp bl.a. gjennom bredt anlagte evalueringstiltak. Revidering budsjett/økonomiplan Side 6

26 1.6 Åpenhet i kommunene Regjeringen ønsker en kommunesektor som bygger på tillit, deltakelse og fellesskap. Åpenhet om politiske beslutningsprosesser er avgjørende for å sikre dette. I løpet av de sisten årene har Stortinget vedtatt endringer i kommunelovens regler om møteoffentlighet. Reglene om når kommunale folkevalgte organer kan vedta å lukke møter er skjerpet inn. Reglene er også blitt tydeligere og enklere å praktisere. Dette er viktig for å sikre åpne og gjennomsiktige prosesser i behandlingen av lokalpolitiske saker. Det er også vedtatt nye habilitetsregler for folkevalgte og ansatte i kommunene, som også er styremedlemmer eller lignende i offentlig heleide selskaper. Disse reglene skal sørge for at det er åpenhet og klarhet når det gjelder hvilke interesser den folkevalgte eller ansatte ivaretar i en gitt situasjon. 1.7 Styring og samspill I meldingen «Stat og kommune - styring og samspill» ble prinsippet om juridisk og økonomisk rammestyring stadfestet. Den statlige styringen av kommuner skal baseres på juridisk og økonomisk rammestyring, veiledning og dialog. Rammestyringsprinsippet har ligget til for den statlige styringen siden For regjeringen er det viktig at den samlede statlige styringen ikke må svekke fordelene kommunene har som arenaer for demokrati, prioriteringer og tilpasning, og hvordan dette virker som en drivkraft i fornyelsen av offentlig sektor. Det vil derfor arbeides videre med utviklingen av prosesser og prosedyrer i staten som bidrar til god etterlevning av rammestyringsprinsippene. Kommunen forvalter mer enn en tredjedel av statsbudsjettet og derfor er det viktig at staten legger til rette for effektiv ressursbruk. Spesielt vil dette være viktig i lys av den demografiske utviklingen og framtidige pensjonsforpliktelser. Kommunene har nærhet og kjennskap til innbyggernes behov og kan derfor se utfordringene på ulike områder i sammenheng. Gjennom rammefinansiering kan kommunene prioritere tilgjengelige ressurser til de områdene der de gir størst nytte. Mange velferdstjenester er komplekse der tilbudet må tilpasses individuelt. Hvis summen av den statlige styringen blir for detaljert og stram, kan dette svekke muligheten til å se ulike tjenester i sammenheng, gjøre det vanskelig med individuell tilpasning og hindre effektiv bruk av ressursene. Målsettingen er et bedre samarbeid mellom stat og kommuner om kvalitetsutvikling, effektivisering og kompetansehevning. Slike tiltak vil være mer målrettet enn øremerking og detaljert regelstyring. I dette samspillet er det viktig at staten har en tilbyderrolle, og at kommuner med utviklingsbehov melder seg på. Kommunene har en viktig rolle som samfunnsutvikler, å være en aktiv samfunnsutvikler innebærer et mangesidig arbeid for å utvikle næringslivet og skape gode levekår for befolkningen i videste forstand. I denne rollen som samfunnsutvikler, skal de statlige føringene være avgrenset og den lokale friheten stor. Den enkelte kommune må jobbe sammen med frivillige organisasjoner, næringsliv og regionale statsetater for å få til gode resultater. 1.8 Det økonomiske opplegget for 2013 Den reelle veksten i kommunenes samlede inntekter legges opp til mellom 5 1/4 og 6 mrd. kr i Av dette utgjør de frie inntektene en økning på mellom 4 3/4 og 5 mrd kr, som er en realvekst på om lag 1,7 pst. Inntektsveksten i 2012 må ses i sammenheng med konsekvenser av den demografiske utviklingen. Beregninger indikerer merutgifter i kommunesektoren på om lag 3,5 mrd kroner, hvorav 3,1 mrd. kroner må finansieres innenfor veksten av frie inntekter. Inntektsveksten for 2012 som varsles i kommuneproposisjonen, er regnet fra anslått inntektsnivå i 2012 i revidert nasjonalbudsjett Det innebærer at regjeringen nå varsler et nivå i kommunesektorens inntekter i Dersom anslaget for nivået på kommunesektorens inntekter i Revidering budsjett/økonomiplan Side 7

27 2012 endres når statsbudsjettet legges fram i oktober, vil inntektsveksten for 2012 som nå varsles kunne bli endret. Anslaget på kommunesektorens skatteinntekter i 2012 er oppjustert med 2,3 mrd. kroner sammenliknet med anslaget i Nasjonalbudsjettet Veksten i kommunesektorens inntekter i 2013 er regnet fra det oppjusterte inntektsnivået som nå legges til grunn i revidert nasjonalbudsjett. Statsbudsjettet i oktober vil gi en ytterligere konkretisering av inntektsrammene og oppgavene for På vanlig måte legges det opp til at skatteøret for 2013 fastsettes ved behandlingen av statsbudsjettet Skatteøren fastsettes bl.a. på grunnlag av gjeldende målsetting om at skatteinntektene skal utgjøre 40 pst. av kommunens samlede inntekter. Staten vil innenfor rammen av konsultasjonsordningen ha dialog med kommunesektoren om det økonomiske opplegget for Hittil i år har partene blant annet drøftet kommunesektorens økonomiske situasjon og økonomiske konsekvenser i 2013 knyttet til demografiske endringer. I tilknytning til framleggelsen av statsbudsjettet for 2013 vil partene drøfte prioriteringer av kommunesektorens oppgaver innenfor den foreslåtte inntektsrammen. Det forventes økt pensjonspremie i 2012 som en følge av at beregningsrenten for ny pensjonsopptjening i livsforsikring er satt til maksimalt 2,5 pst. I tillegg peker departementet på at den finansielle uroen i 2011 ga svakere resultater i pensjonsordningene, og dermed en reduksjon i overskuddet som tilbakeføres til kommunene. 1.9 Endringer i det økonomiske opplegget for 2012 Det er enkelte mindre anslagsjusteringer i revidert nasjonalbudsjett. Realveksten i de samlede inntekter anslås nå til 5,1 milliarder kroner, mot 4 mrd. kroner i nasjonalbudsjettet høsten Nivået på de frie inntektene er endret fra 2,7 mrd. kroner til 3,5 mrd. kroner. Den samlede kostnadsveksten i 2011 (deflatoren) endret fra 3,25 pst. til 3 pst. Etter at nasjonalbudsjettet ble lagt fram har det kommet informasjon som har betydning for kommunesektorens i 2012: o Reduksjon som følge av lavere renteforutsetninger for renteavhengige tilskuddsposter 0,3 mrd. kroner o Skjønnstilskudd eksremværet «Dagmar» - økt skjønnsramme 145 mill. kr. o Utvidelse av investeringsrammen for rentekompensasjon ved istandsetting kirker 300 mill. kr. o Kompensasjon økt barnehageetterspørsel ved omlegging av kontantstøtteordningen 122 mill. kr. o Lønnsveksten i 2012 i norsk økonomi anslås nå til 3,75 pst. mot 4 pst. i nasjonalbudsjettet. o Rammen for lønnsoppgjøret i kommunesektoren er ennå ikke avklart. o Skatteanslaget er oppjustert 2,3 mrd kroner. 2. Hitra kommune hovedlinjer Regjeringens mål om en god og effektiv offentlig sektor med felles velferdsordninger er nødvendige forutsetninger for å sikre likeverdige tjenester til våre innbyggere. Hitra kommune har og vil få ytterligere krav som velferdsleverandør. De økonomiske rammebetingelsene vil ikke øke tilstrekkelig til å dekke økte krav, derfor er det effektivitet og helhetstenkning i videste forstand som må være bærebjelken i hele vår tjenesteyting. I all planlegging må det legges vekt på at det hele tiden skjer endringer og disse må vi hensynta så godt som mulig. Kvalitet er et nøkkelord i alle sammenhenger. Kompetanse må få enda mer fokus, for Revidering budsjett/økonomiplan Side 8

28 skal organisasjonen Hitra kommune være i stand til å ivareta sin rolle og funksjon, samt utvikle og dyktiggjøre seg, må det skje med bakgrunn i kompetanse og kvalitet. Kommunens arbeidsgiverrolle må også få et bredere fokus, det handler både om å ivareta arbeidstakerne, men også om å stille krav og være tydelige overfor ansatte. 2.1 Hitra kommunes økonomiske rammebetingelser Statens overføringer til kommunene er hovedinntekten som danner grunnlaget for det velferdstilbudet som kan ytes i den enkelte kommune. Hitra kommune har lagt og legger de gitte inntektsrammene til grunn for sine budsjetter /økonomiplaner. Ut fra disse fordeles rammene til tjenesteområdene, basert på meldte behov og ønsker. Behov/ønsker er høyere enn inntektene, både ut fra at aktivitetsnivået er svært høyt og at vi ikke er flinke nok til å ta signalene om at inntektsrammene ikke vil øke nok til å møte kravene i velferdstilbudene. Samtidig som overføringene ikke er helt forutsigbare, og at det er flere forhold som påvirker inntektene enn det som signaliseres gjennom statsbudsjett og revideringen av dette. Statens ønske om rammefinansiering har vært bærende i mange år, og dette er ønskelig også fra vår side. Samtidig så er det et paradoks at ordninger med særtilskudd medfører økt fokus og opprustning av enkelte områder. Når særtilskuddet så skal innarbeides i rammefinansieringen er all erfaring at det medfører mindreinntekter. Innlemmingen av barnehagetilskuddet er et godt eksempel, og det blir spennende å se hvordan samhandlingsreformens innlemming i rammetilskuddet slår ut i årene som kommer. Utviklingen av de frie inntektene fremkommer i følgende tabell: Årlig økning skatt/rammetilskudd Rammetilskudd Skatt Rammetilsk/skatt Økningen fra 2010 til 2011 påvirkes av at barnehagetilskuddet ble innlemmet i rammetilskuddet, dette tilskuddet utgjorde ca. 15 mill. kr. Utviklingen innen lønn og sosiale utgifter har vært slik: Årlig økning lønn og sosiale utgifter Lønn Pensjon Arb.g.avg Lønn/sos.utg Tabellen viser de reelle tall, men kan ikke stilles opp mot hverandre, fordi lønnsutviklingen også er ut fra ønskede prioriteringer. Lønnsoppgjøret i 2010 utgjorde bortimot 6,5 mill. kr., mens det for 2011 utgjorde opp mot 5 mill. kr. Inntektsoversikten viser at de årlige overføringer er meget variable. Økning av arbeidsgiveravgift fra 2003 påvirker både denne og dermed rammetilskuddet. Fra 2007 ble arbeidsgiveravgiften igjen redusert til 5,1 pst., noe den har vært siden. Samtidig viser inntektsoversikten at det var store økninger i 2006 og 2009, mens de øvrige årene har langt lavere økning enn at det dekker reell lønnsutvikling. Konsekvensen av det blir at driften må reduseres for å dekke årlige merkostnader. Dette vil trolig også bli resultatet for budsjettet for Revidering budsjett/økonomiplan Side 9

29 Netto driftsresultat 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % Prosent 0,0 % -5,0 % -10,0 % -15,0 % -20,0 % -25,0 % Hitra 16,4 % 14,4 % 0,6 % -18,8 % 13,0 % 4,9 % 4,5 % Frøya 7,4 % 8,3 % 1,8 % -11,8 % 9,2 % 6,6 % 5,6 % Hemne 5,0 % 8,7 % 4,1 % 1,8 % -1,6 % 4,0 % 1,7 % Kommunegruppe 2 3,1 % 5,3 % 0,8 % -0,9 % 3,5 % 3,3 % 2,0 % Sør-Trøndelag 4,6 % 6,4 % 1,6 % -2,9 % 4,4 % 3,9 % 3,0 % Gj.snitt landet u/ Oslo 3,5 % 5,2 % 1,9 % -0,8 % 2,7 % 2,3 % 1,8 % Hitra kommunes økonomi må kunne sies å ha vært bra gjennom flere år. Måleparameteret netto driftsresultat har vært positivt i mange år, og etter negativt resultat i 2008, ble resultatet kjempebra igjen i 2009, og tilfredsstillende i 2010 og Netto driftsresultat gir indikasjon på at kommunen har nok midler til å dekke sine forpliktelser, hvilket tilsier en god økonomistyring. Rentefondet sikrer stabilitet i driften, og denne oppbyggingen innebærer at netto driftsresultat ikke har så stor betydning for Hitra kommune som kommuner som ikke har denne sikkerheten. Brutto driftsresultat var negativt i 2005 og 2006, men har siden vært positivt, hele 7,4 pst. i 2009, og 3,4 pst. i 2010 og 5,5 pst. i Resultatet i 2011 er bedre enn i 2010, og må sies å være tilfredsstilende. Brutto driftsresultat viser at det er mer inntekter i driften enn utgifter, hvilket er en god indikator for det økonomiske resultatet. Renter og avdrag dekkes ikke med brutto driftsresultat alene, men renteinntekter og utbytte, samt bruk av fond dekker disse utgiftene på en god måte. Fra 2009 har momskompensasjon på investeringer delvis blitt brukt som egenkapital til finansiering av investeringer. For 2012 er det budsjettert bruk av egenkapital til finansiering av investeringer, først og fremst ved bruk momskompensasjon, men også gjennom bruk av kapital- og disposisjonsfond. Totalt utgjør egenkapitalen etter revideringen mill. kr. Bruk av momskompensasjon til investeringer som egenkapital, er i tråd med de intensjoner som ligger om at all momskompensasjon av investeringer skal brukes som egenkapital fra Fondsbeholdningen økte også i 2011, gjennom oppbygging av rentefond, frie fond og gjennom disponeringen av overskuddet, som la grunnlag for vedlikeholdsfond, boligprogram og flere andre tiltak innen ulike former for fritid. Styrking av netto driftsresultat bør skje i årene fremover, og det er nødvendig å ta enda mer bevisste standpunkt til egenfinansiering av investeringer. Investeringsnivået er svært høyt, og ytterligere økninger vil medføre enda høyere lånegjeld. Rentenivået er fremdeles gunstig, og målsettingen om å bygge opp rentefond til å tåle 2 pst. økning på rentenivået lagt i budsjett over 2 år ble nådd i For å møte fremtidig renteoppgang er det i løpet av høst 2010/vår 2011 foretatt binding av renter, samt at VAR-sektorens lån er knyttet mot renteavtale, som innebærer at renteutgiftene på VAR-sektoren dekkes med tilsvarende inntekter. Bindingstiden var 3 år slik at forfall blir noe sammenfallende. Dette arbeides det med å finne løsninger på. Revidering budsjett/økonomiplan Side 10

30 2.2 Fornying og innovasjon I revidert statsbudsjett henvises det spesielt til fornying og omstilling i kommunene, hvor utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune» er et viktig element. Hitra kommune har gjennom aktiv bruk av IKT innført bruk av teknologiske hjelpemidler også innen tjenesteytingen. Dette blir enda viktigere i årene framover, og prosjektet om bestilling av varer fra lokale butikker er et riktig skritt i denne retningen. I tillegg er bruk av ulike programmer innen pleie og omsorg for å ha tilgjengelig informasjon i alle sammenhenger viktige steg, det samme gjelder innen oppvekst, hvor det er tatt i bruk programvare som samler alle opplysninger og kommunikasjoner mellom lærere, foreldre og øvrige mottakere av nødvendige opplysninger. Innen IKT er derfor Hitra godt i gang, omstilling og fornying for øvrig er en del av hverdagen. Forberedelse og gjennomføring i forbindelse med samhandlingsreformen er gode beviser på at Hitra ønsker å være i forkant og tilpasse seg de omstillinger som skjer. Utfordringene er å finne balansegangen i de løsninger vi velger for å sikre bærekraft i forhold til kreativitet og kostnadseffektivitet. 2.3 Åpenhet Åpenhet og meroffentlighet har vært vårt ønske i mange år, for å sikre innbyggernes innsyn og gjennomsiktighet i alle prosesser. Kontrollutvalget har vedtatt åpne møter, faktisk før loven ble endret. Habilitet er satt på dagsorden, og vil bli en viktig del av gjennomgangen av kommunens eierinteresser i ulike selskap. 2.4 Styring og samspill Rammestyring ut fra både et juridisk og økonomisk aspekt er riktig og viktig. Likevel kan dette oppleves som et paradoks i forhold til de tilsyn og gjennomganger som staten foretar, spesielt innen de enkelte tjenesteområder. Slike tilsyn krever en kjempestor innsats på forhånd som medfører ressursbruk ut over hva som kanskje kan forventes. Dersom disse tilsynene kan utøves innen prosedyrer som er mindre arbeidskrevende, men mer et samspill mellom partene, vil det trolig gi bedre resultater. Prioriteringer lokalt er utfordrende, det å effektivisere tjenestene for å kunne bruke ressursene best mulig krever en helhetstenking som kan være vanskelig. Det å se sammenhengen mellom de ulike tjenestene og rollene er kanskje det vi sliter mest med. Kompetanseutvikling er satt på dagsorden gjennom den kompetanseplanen som er utarbeidet innen helse og omsorg. Kompetanseplan skal nå lages for resten av organisasjonen. Det arbeidet vil resultere i en oversikt over hvordan satsningen må være for å kunne kvalitetsutvikle og effektivisere tjenesteytingen. Samfunnsutviklingen må skje i et nærmere samarbeid mellom aktørene næringsliv, frivillighet, fylkesnivå og kommunen. Dette legger grunnlaget for samspillet som må til for at hittersamfunnet skal bli godt for alle. Revidering budsjett/økonomiplan Side 11

31 2.5 Nærværsarbeid Hitra kommune har gjennom mange år hatt fokus på nærværsarbeid, det å se den enkelte arbeidstaker som yter sitt beste er noe av det viktigste vi gjør for at organisasjonen skal fungere optimalt. Det handler om å se og bli sett, følelsen av at den enkelte er viktig og en del av en helhet. Samtidig er det viktig å ha fokus på sykefraværet som vi ønsker skal være så lavt som mulig. Rådmannen sa i årsrapporten at målet er å ha et sykefravær på 9 pst. i Sykefraværet har vært slik de siste årene: Totalt Egenmeldte - % 0,7 % 0,9 % 0,9 % 1,1 % 1,2 % 1,2 % 1,1 % 1,1 % 1,3 % Sykemeldte dgr. 0,9 % 0,7 % 0,8 % 0,7 % 0,8 % 0,8 % 0,9 % 1,3 % 1,3 % Sykemeldte dgr. 1,6 % 1,3 % 1,7 % 1,3 % 1,4 % 1,6 % 1,2 % 3,9 % 3,7 % Sykemeldte -over 56 dgr. 10,0 % 8,3 % 8,0 % 8,3 % 5,5 % 4,9 % 7,2 % 3,1 % 4,8 % Totalt fravær - % 13,3 % 11,2 % 11,4 % 11,3 % 8,8 % 8,4 % 10,5 % 9,4 % 11,1 % Det er viktig å ha fokus på at langtidsfraværet viste nedgang i 2007 og 2008, med en oppgang i 2009, for så å gå ned igjen i 2010, med litt økning i Økningen i 2010 i gruppen dager fortsatte i 2011, og forsterker langtidsfraværet. Korttidsfraværet ligger på nasjonalt nivå. Økningen i sykefraværet fra 2008 til 2009 må ses i lys av nedbemanningsprosessen som ble gjennomført, uten at det er kartlagt hvordan denne prosessen har slått ut. Utviklingen i 2011 hadde et sterkt fokus, og det ble iverksatt mange tiltak for å redusere fravær i alle grupper. Samtidig er det viktig å ha fokus på de som er stabile arbeidstakere og som alltid er tilstede, de er bærebjelken i virksomheten. Arbeidsgiverrollens betydning kan derfor ikke overdrives. Utvikling i sykefraværet i 2012 viser en viss nedgang i mars og april, men det er store variasjoner mellom enhetene. Fravær er sammensatte forhold, det er ikke mulighet for å sette likhetstegn mellom økt fravær og dårlig nærvær/ledelse. Imidlertid er fokus på dette viktig i forhold til å holde fraværet på så lavt nivå som mulig. Kvalitetskommuneprogrammet har hatt fokus særlig innen pleie- og omsorg, og oppvekstsektoren har gjennom kommunedelplan oppvekst satt fokus på kvalitet i oppvekstsektoren. Relasjonen mellom dette arbeidet og sykefravær er viktig og kan kanskje synliggjøres enda bedre. Egenkontroll er en del av hverdagen, og det skjer i nesten alle sammenhenger. Kommunal- og regionaldepartementets 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane er i denne sammenhengen viktig. Mye er ivaretatt, men her kan mer gjøres og ikke minst må bevisstheten styrkes. Aktørene er mange, det er spesielt fokus på kontrollutvalg, rådmann, revisor, kommunestyret, kommunen som eier, fylkesmannen, KS, forskningsmiljø og staten. Tilrådningene har tre hovedmålsettinger: o Styrkning av internkontrollen til rådmannen, dvs. i organisasjonen o God forståelse av rollene og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen, som består av kommunestyret, kontrollutvalget, administrasjonssjefen og revisor o Høy kompetanse som revisor og sekretariatet som bør sikres. Styrking av internkontrollen til rådmannen inneholder mange aspekter og det er nå satt fokus på mange av disse for å ha mer bevissthet og for å sikre at kontrollene fungerer som de skal. Eierstrategi er vedtatt av kommunestyret, som legger grunnlaget for eierskapsmeldingen, som skal utarbeides av et utvalg, som skal legge denne fram for kommunestyret i høsten Etikk er også en viktig del av ledelse, styring og egenkontroll. Etiske retningslinjer er derfor satt på dagsorden og gjennomgått i ledergruppa. Retningslinjene vil bli revidert noe og lagt fram for poltisk behandling innen rimelig tid. Revidering budsjett/økonomiplan Side 12

32 Hitra kommunen har satset på klima og miljø i mange år, spesielt på klima gjennom tilrettelegging for bruk av vannbåren varme i alle utbygningsprosjekt i Fillan sentrum. I tillegg er det foretatt etterisolasjon i flere bygg, ikke minst Fillan skole og rådhuset. Tiltakene i rådhuset ble det søkt tilskudd til, som ble innvilget med til sammen 0,5 mill. kr. Bevisstheten i forhold til miljø er også søkt ivaretatt gjennom ulike planer og utviklingsprosjekter. Her kan nok mer gjøres og ikke minst i forhold til innbyggerne. Interkommunalt samarbeid er og har vært et sterkt ønske i Hitra kommune. Samarbeid foregår i mange sammenhenger og på ulike måter. Nye samarbeidsmuligheter er under utredning, her kan nevnes samhandlingsreformen, som må ses i sammenheng med det samarbeidet i Orkdalsregionen som er initiert gjennom samarbeidskomiteen. I tillegg er vi en del av Kysten er klar. For å møte samhandlingsreformen er det engasjert egen prosjektleder, et bevisst valg på at vi ønsker å være i forkant, og at vi mener at vi har grunnlag for å være en viktig aktør i denne reformen. Ut fra det som her er sagt synes det riktig å si at Hitra kommune driver et bevisst og omfattende utviklingsarbeid i tråd med Regjerningens intensjoner. 2.3 Befolkningsutvikling Befolkningen har økt ganske jevnt de siste årene, og synes å fortsette i Økningen 1. kvartal var 8 personer, som er langt lavere enn i Det blir derfor meget interessant å følge utviklingen videre i året. Ut fra behovet for arbeidskraft bør økningen fortsette de kommende år Befolkningsutvikling Befolkningsøkningen har påvirkning på rammetilskuddet først og fremst i forhold til innbyggertilskuddet. Veksten er ikke beregnet, og prognosemodellen har ikke lagt inn økning i rammetilskuddet kommende år, slik det var i revidert i 2011, som var basert på veksten fra 2009 til Tallet ble halvert siden rev. nasjonalbudsjett for Dette viser at det er vanskelig å forholde seg veksttilskuddet, som fungerer slik at dersom befolkningen går ned så mistes tilskuddet. Det er derfor anbefalt at kommunene behandler denne veksten som et ekstraordinert tilskudd, og ikke legger det inn i økonomiplanen. Befolkningsutviklingen er meget interessant i alle sammenhenger, vår vekst har vært større enn de aller fleste kommunene. Dette betyr økte inntekter til kommunen og en berikelse for hittersamfunnet. Samtidig gir det utfordringer ikke minst i forhold til språk og forståelse av vår samfunnskultur. Revidering budsjett/økonomiplan Side 13

33 Befolkningsvekst i prosent 3,00 % 2,50 % 2,00 % 1,50 % 1,00 % 0,50 % 0,00 % -0,50 % -1,00 % -1,50 % -2,00 % Hitra -1,59 % -0,10 % 0,17 % 2,58 % 0,31 % 2,68 % 1,97 % 1,36 % Sør-Trøndelag 0,85 % 1,04 % 1,25 % 1,49 % 1,32 % 1,33 % 1,21 % 1,12 % Den fremtidige befolkningsutviklingen er i henhold til SSB`s framskrivninger, som er lagt til grunn i våre dokumenter, er slik: år år år år år år år Sum Virkningene av Regjeringens opplegg for 2013 for Hitra Veksten i de frie inntektene avklares ikke før i statsbudsjettet, men er anslått til å ligge på mellom 4,75 og 5 milliarder kroner. Veksten utgjør om lag 1,5 pst. Omregnet til Hitratall vil dette utgjøre en økning i størrelsesorden 4,5 mill. kr. Tallet fremkommer ikke i prognosemodellen som er lagt til grunn i våre oversikter. Øvrig vekst i inntektene er egne inntekter dvs. egenbetalinger, som må justeres opp i forhold til deflatoren (den kommunale lønns- og prisstigningen). For barnehagebetalingen er det heller ikke for 2013 gitt signaler om at det vil bli aktuelt, maksprisen på kr pr. mnd. står fast. Lønnsveksten i 2012 vil påvirke er et mellomoppgjørsår, og det er all grunn til å forvente at lønnsoppgjøret i 2013 vil bli høyere enn i 2011, som også var et mellomoppgjørsår. Omregnet i kroner blir det store beløp. Lønnsoppgjørene er store utfordringer i den årlige budsjettbehandlingen. Det er avgjørende å avsette store nok reserver til å møte de lønnsøkninger som vi vet kommer. Lønnsreservene er lagt på en akseptabelt nivå, 6,9 mill. kr. i Virkningene av Regjeringens opplegg for 2012 for Hitra Regjeringens endring i skatteanslag innebærer en reduksjon i skatteinntektene med mill. kr. Inntektsutjevningen økes med mill. kr. Total økning er mill. kr. Justering av rammetilskudd utgjør 0,116 mill. kr. Revidering budsjett/økonomiplan Side 14

34 Andre generelle tilskudd er også for 2012 budsjettert noe høyt i og med at disse tilskuddene beregnes i forhold til gjennomsnittlig årlig rente i Husbanken. Usikkerheten ligger i forhold til økt rentekompensasjon ifb med skolebygg som vil øke noe i forhold til Inntekten endres derfor ikke. Renteinntektene holdes på budsjettert nivå, økningen i renter påvirker i liten grad. Renteutgiftene blir noe lavere enn budsjettert, uten at det er mulig å beregne disse eksakt på nåværende tidspunkt. Mindreforbruk må ses opp mot avsetning til rentefond, jfr. finansreglement. Lønnsveksten i 2012 blir høyere enn forutsatt i statsbudsjettet. KS har beregnet årslønnsveksten fra 2009 til ,7 pst., men det foreligger ingen beregninger på nåværende tidspunkt om årslønnsveksten fra 2010 til Denne lønnsveksten blir trolig enda større. Med en lønnsmasse på ca. 155 mill. kr. utgjør årslønnsveksten ca. 7,5 mill. kr. Veksten vil ikke være mulig å beregne før vi har foretatt budsjettjusteringer i forhold til eksakte beregninger. Lønnsoppgjøret dekkes innen de reserver som er tilgjengelig. Årslønnsveksten fra 2009 til 2010 er av Kommunenes Sentralforbund beregnet til ca. 3,7 pst. Lønnsveksten i kommunal sektor i 2011 er beregnet til 3,9 pst., som er 0,65 pst. høyere enn forventet. Denne veksten utgjør 6,5 mill. kr., inkl. sosiale utgifter. En liten del av denne veksten er lagt i budsjettet, avsatte reservene vil være tilstrekkelig. Årslønnsveksten for 2010 er ennå ikke beregnet av KS fordi lønnsoppgjøret i skrivende stund ikke er ferdig. 2.6 Budsjett 2012 konsekvenser I budsjettet for 2012 foreslås følgende endringer: Inntektssiden Budsjettskjema 1 c Skatt inntekt og formue reduksjon i hht revidert nasjonalbudsjett kr Netto inntektsutjevning økning i hht. revidert nasjonalbudsjett kr Tilpasninger rammetilskudd kr Eiendomsskatt reduserte overføring fra Aure kommune kr Total økning skatt og rammetilskudd kr Ved avleggelse av tertialrapport var det påpekt at det er store utfordringer å holde de økonomiske rammene, og dette skulle vurderes nærmere ved revideringen av budsjettet. Rådmannen har med bakgrunn i dette foretatt en total gjennomgang på alle rammeområder, og det er ingen tvil om at det er utfordringer, ikke minst ut fra endringer i løpet av året, samtidig som et høyt sykefravær påvirker spesielt innen oppvekst og pleie og omsorg. Fast lønn synes nå å være under kontroll. Variabel lønn er fremdeles en utfordring, både innen RO 2 og 3, sykefravær er en hovedårsak, korttidsfravær, innleie av ekstrahjelp innen barneavlastning og overtid påvirker også. Flere innleggelser på korttidsavdelingen har medført økt variabel lønn. Utviklingen og behovet er nærmere beskrevet under det enkelte område. Ut fra en totalvurdering av situasjonen vil rådmannen foreslå at merinntektene i frie inntekter brukes til avsetning til disposisjonsfond, for å kunne møte de utfordringene som det ikke er mulig å tilpasse innen gitte rammer. Det gjelder ikke minst innen barnehager, sett i lys av det vedtaket kommunestyret fattet i sitt møte : «Hitra kommunestyre har som utgangspunkt en målsetting om å dekke størst mulig av både eksisterende og ny etterspørsel etter barnehageplasser, uavhengig av såkalt lovhjemlet rett eller ikke. Derfor bes rådmannen, allerede i forbindelse med revidering av budsjett i juni, om å innarbeide økonomiske rammer og planlegge tiltak som muliggjør tilstrekkelig utvidelse av Revidering budsjett/økonomiplan Side 15

35 barnehageplasser allerede kommende høst. Slik utvidelse må gjerne skje ved etablering og utprøving av et tilbud om friluftsbarnehage i Fillan.» Vedtaket ble lagt fram for oppvekstkomiteen i møte til drøfting, sammen med de øvrige vedtakene som ble fattet for oppvekstsektoren i samme kommunestyremøte. Oppvekstkomiteen ble i samme møte orientert om rådmannens forslag til revidert budsjett. Oppvekstkomiteen vedtok å ta saken til orientering. Prosjektet Eaholmen nærmiljøanlegg legger grunnlaget for en eventuell etablering av friluftsbarnehage i Fillan. Etablering av friluftsbarnehage må vurderes sammen med de øvrige barnehagetiltakene, ut fra det reelle behovet sett opp mot økte kostnader. Nærmiljøanlegget skal være et område hvor hele befolkningen kan ferdes, slik det har vært ønske om gjennom mange år. Rådmannen trenger litt mer tid til å avklare kostnadene for økt barnehagetilbud, derfor avsettes merinntektene til fond, for å sikre at midler er tilgjengelige. Utfordringen i dette er at rammene for 2013 i utgangspunktet ikke gir rom for videreføring av den merinntekten som vi får for Derfor er det fra rådmannens side satt i gang arbeid med å finne tiltak som kan settes i verk for å bringe aktivitetsnivået ned på aktuelt nivå, og ikke minst styrke nærværsarbeidet for å minske sykefraværet. 2.7 Økonomiplan Vedtatt økonomiplan viser at rammene for 2013 er på nesten samme nivå i 2012, det samme gjelder for 2014 og Lønnsoppgjørene spiser opp eventuelle økte inntekter, og mer enn det. Årets lønnsoppgjør vil ha årseffekt i 2012 på minst 7,5 mill. kr. Velferdstilbudene forventes å opprettholdes og helst økes, men fordi lønnsveksten ikke kompenseres er det en utfordring å opprettholde tjenestetilbudet på det nivået som har vært. Oppgaven blir å tilpasse nivået slik at det tilbudet som gis er kvalitativt godt nok. Kvalitet må settes foran kvantitet, velferdstjenestene skal være ut fra brukernes behov, men ressursene må prioriteres i sterkere grad. Mulige andre inntektsøkninger finnes i svært liten grad. Det kan være mulig å hente inn midler til prosjekter og lignende, men årlige nye faste inntekter finnes ikke. Det å dekke opp eventuelle økte utgifter med tilleggbevilgninger i 2012 vil i utgangspunktet forverre situasjonen i 2013 og årene fremover. Det å dekke merutgifter som påløper i 2012 innen de rammer som er satt for 2012 er den beste løsningen. Denne utviklingen må vi i utgangspunktet leve med, og det er derfor nødvendig å foreta justeringer som tilpasser driften til de inntekter som kommunen har. 2.8 Utfordringene kan oppsummeres slik: Statens rammer til kommunene har vært strammet inn gjennom flere år. Rammene for 2012 og 2013 er meget stramme hvilket er i tråd med Regjerningens målsettinger. Hensikten er klar, det skal foretas løpende fornyelse/effektivisering, kommunen skal være i forkant for å påvirke sin situasjon, helhetstenking er stikkordet. Utfordringen er at vi skal gi gode og kvalitative tjenester til våre innbyggere tilpasset deres behov. Hitra har bred erfaring med omfattende omstillinger, og hele organisasjonen er positiv og aktiv til dette. Likevel må det skje noe i forhold til å tilpasse oss framtiden. Revideringen av kommuneplanen vil i så måte være nyttig og nødvendig. Det å se alle sammenhenger, ikke la deler av organisasjonen være seg selv nok, men at alle må bidra til felles Revidering budsjett/økonomiplan Side 16

36 løsninger. Det er både evne og vilje til samarbeid, og til å finne løsninger, det er vist gjennom alle år. Arbeidsmiljøundersøkelsen som ble foretatt i april 2010 viser litt bedre resultater enn den gjorde i 2007, det forteller også at ansatte takler utrolig mye, selv om vi også ser at det er forskjeller mellom enhetene som nok skyldes litt ulik konsekvenser av nedbemanning m.v. Ny arbeidsmiljøundersøkelse vil blir gjennomført høsten Ressursene i driftsbudsjettet til Hitra ligger i stor grad innenfor rammeområde 2 og 3. Rammeområde 4 og til dels 1 er mer konsekvens av valg knytta til øvrig tjenesteyting. Likevel er det viktig å se sammenhengen mellom alle rammeområdene, for rammeområde 1 og 4 er en del av Hitra kommunes tjenesteyting. Sentralt i denne står servicetorget som er kommunens dør mot befolkningen. Denne døren skal være åpen og publikum skal bli mottatt og få hjelp på en god måte. Servicetorgets betydning blir mer og mer aktualisert, ikke minst ved at statlige oppgaver legges til større og større enheter. Dermed må lokale servicetorg kunne veilede/ha kunnskap innen stadig nye fagområder for at Hitras innbyggere skal få bistand. I tillegg vil regelstyrt saksbehandling stille sterke krav til kompetanse. I dette ligger et økt press og forventninger, som på den annen side frigjør fagavdelingene for henvendelser og mas. Revidering budsjett/økonomiplan Side 17

37 3 Hovedoversikt økonomiplan Drift Nedenfor vises driftsrammene for økonomiplan Rammetilskuddet for 2012 er i henhold til signalene fra Regjeringen i revidert nasjonalbudsjett. Økonomisk oversikt drift Kommunestyrets vedtak R R.2009 R.2010 R.2011 B.2012 Rev Lønnsreserver/-vekst Politisk virksomhet Administrasjonen Kultur/kirke Oppvekst Helse og omsorg Samhandlingsreformen Drift/PLM/brann Avskrivninger Sum rammeområdene Skatt på inntekt/formue Selskapsskatt Netto inntektsutjevning Eiendomsskatt Rammetilskudd Kompensasjon mva. invest Komp. ress.krev.brukere Andre frie midler Refusjoner/andre interne overføringer Sum frie disp. inntekt Brutto driftsresultat Renteinntekter og utbytte Gevinst finansielle instr Refusjon forskuddtering veg Sum eksterne finansinnt Renteutgifter/låneomkost Avdrag på lån Avdrag lån nær.liv Sum ekst. finansutg Res. ekst. finanstrans Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne avstn Bruk tidl.års mindref Bruk likviditetsreseve Sum bruk av avsetn Overført til invest.budsj Dekning av tidl. års unders Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmess. mindreforbruk Revidering budsjett/økonomiplan Side 18

38 Skatt og rammetilskudd Skatteinntekt og rammetilskudd for 2012 er oppført i samsvar med tallene i framlagt revidert nasjonalbudsjett og kommuneøkonomiproposisjonen for Skatteinntektene (skatt + inntektsutjevning) er økt med mill. kr. fra opprinnelig budsjett i Rammetilskuddet er økt med 0,166 mill. kr. Andre generelle tilskott Her er det ikke gjort endringer, rentenivået i 2012 påvirker budsjettet med litt mindre inntekter, men økt rentekompensasjon til skolebygg og refusjon utlån forventes å dekke inn dette. Eiendomsskatt Eiendomsskatten er redusert med 0,5 mill. kr. ut fra at overføringene fra Aure kommunene for 2011 ble lavere enn forutsatt. Dette ble først kjent ved slutten av februar i år. Eventuell merinntekt eiendomsskatt vil ikke bli lagt som inntekt i driften, men avsatt til disposisjonsfond/investeringsformål i hht. kommunestyrets vedtak i budsjettet for Renteinntekter/utbytte Renteinntekter forventes å bli på budsjettert nivå, kanskje litt høyere. Utbytte fra TrønderEnergi AS er på samme nivå som i Inntekten må vurderes i budsjettet for 2013, ut fra usikkerhet om nivå på utbytte de kommende år. Renter og avdrag Rentenivået er fremdeles lav, lånene har nå et rentenivå på 3,2 pst. for flytende rente, og 3,78 pst. for fast rente. Renteutgiftene totalt for året vil bli litt lavere enn budsjettert, eventuelt mindreforbruk avsettes til rentefond ved årsavslutningen, jfr. handlingsregelen i finansreglementet. Avdrag menes å være i forhold til beregnede minimumsavdrag for 2012, mens avdrag må økes for 2013 ut fra økt investeringstakt. Fond Avsetninger til fond ble ved budsjettbehandlingen 2012 satt til 0,850 mill. kr, som gjelder eiendomsskatt. Fondsavsetning økes nå med 0,905 mill. kr. for å sikre midler til eventuell utvidet barnehagedrift ev. andre nødvendige tiltak. Oppsummering I revidert budsjett/økonomiplan er økning i skatt endret ut fra Regjeringens forslag til revidert nasjonalbudsjett. Økte frie inntekter er lagt som reduksjon av eiendomsskatt og avsetning disposisjonsfond. Rammene for 2012 og 2013 er beregnet ut fra prognosemodellen, mens resten av perioden ikke er beregnet, ut fra at Regjeringens forslag er svært usikre. Ved budsjettbehandlingen til høsten vil rammene bli eksakte, og det er all grunn til å ta innover seg at rammene vil trolig bli lavere enn behovene som områdene har. Deler av lønnsøkningen må også de kommende årene dekkes innen gjeldende rammer. Den økonomiplanen som ble vedtatt i desember synliggjorde de ufordringer vi står overfor. For å møte utfordringene må kommunens virksomhet tenke strategisk og nytt, for å forholde oss til de rammer som økonomien setter. Inntektsrammene setter grensene for hvor mye som kan brukes til drift, og ut fra dette må det besluttes hvordan tjenestetilbudene skal være på de ulike områder. Kvalitet, kompetanse og service er stikkord, hvordan kan vi få bedre kvalitet på tjenestetilbud, utvikle vår kompetanse, yte god service, samtidig som driftsrammene reduseres? - Hva kjennetegner kvalitet? - Hva er god nok kvalitet? - Hvordan utvikle og skaffe god nok kompetanse innen alle tjenesteområdene? - Hva er god service? - Hvordan yter vi service? - Hvordan blir vi en servicekommune? Revidering budsjett/økonomiplan Side 19

39 Omdømme er også et begrep som hører til i denne sammenhengen. Dette er fremdeles utfordringene også for 2012 og årene fremover. Overnevnte tema vil bli behørlig diskutert og løsninger skissert. 3.1 Rammeområdenes kommentarer til driftsbudsjettet 2012 økonomiplanen Rammeområde 1 Aktivitetsnivået på dette rammeområdet er som kjent et speilbilde av aktivitetsnivået innen de øvrige rammeområdene, det gjelder både innen IKT, personal, økonomi og servicetorget. Aktivitetsnivået i Hitra kommune er uten tvil stort, de mange utbyggingsprosjektene, planer og utredninger påvirker hverdagen til de ansatte i sterk grad. Revisjonen påpekte også i år at aktivitetsnivået er høyt, det samme poengteres også av fylkeskommunen og fylkesmannen. I tillegg påpekte revisjonen at årsverkressursen innen spesielt økonomifunksjonen er lavere enn i sammenlignbare kommuner. Rammeområdet er i stadig endring, ikke minst for å utnytte tilgjengelige dataprogrammer, både for å forenkle, men også for å lette arbeidsdagen, og bruke mer tid på internkontroll. Rådmannens ansvar for internkontroll er svært spesifikk i forhold til økonomi i videste betydning. Bevisstgjøring av muligheter og vilje til å ta i bruk både det som finnes, men også anskaffe nye programmer, er stor. Innen personal er det en utfordring å være à jour, det er et konstant press i forhold til ledige stillinger, da det er forholdsvis stort skifte i stillinger, både internt og eksternt. Arbeidet rundt dette er krevende og med strenge frister. Det medgår mye tid i denne sammenhengen, og intervjuer er både tidkrevende og utfordrende. Det er derfor foretatt innleie og etter hvert utlysning av stilling for å forsterke ressursene. Politisk sekretariat er skilt ut fra servicetorget, og dette synes å være en riktig måte å organisere dette arbeidet på. Servicetorgets øvrige oppgaver blir stadig påvirket av endringer i organisasjonen for øvrig. Regelstyrt saksbehandling er nå under etablering, for å få samlet denne typen oppgaver for å minske presset på fagområdene. IKT er utbygd på en svært god måte i vår kommune, og driftsutgiftene er lave, sammenlignet med andre kommuner. Derfor vil det være nødvendig å gjennomgå dette området svært nøye før vi legger denne tjenesten inn i et samarbeidsområde hvor våre IKT-tjenester kan bli nedgraderte. De øvrige kommunene vil måtte bruke mange år på å komme på vårt nivå, og dette må vi betale for. Samarbeidsprosjektene i Orkdalsregionen gjelder flere av områdene innen stabsfunksjonene. Tettere samarbeid både gjennom vedtatte strukturer og faglig samarbeid hilses velkommen og er nødvendig for å opprettholde/videreutvikle kompetanse og minske sårbarhet. Samtidig er det viktig å skjønne vår egenart og at avstander påvirker nærhet og vanskeliggjør tett oppfølging. Regionen Hitra og Frøya er uten tvil i en særstilling, og det burde vært lagt enda mer vekt på hva regionen kan gjøre sammen. De økonomiske rammene er fremdeles stramme, likevel er alle svært tilfredse med å være tilbake i nye og trivelige lokaler. Kantinedrift er en positiv ressurs for fellesskapet, og det er ingen tvil om at rådhusets ansatte føler sterkere samhørighet, noe som skaper større trivsel og innsikt i hverandres gjøremål. Revidering budsjett/økonomiplan Side 20

40 Samtidig er det stort ønske om å yte og være aktiv, både for å få unna arbeidsoppgaver men også for å finne løsninger og være proaktiv. Nyttiggjøring av programvare, ta i bruk nye programmer og forenkle er stikkord som preger hverdagen for de ansatte Rammeområde 2 Budsjettet for 2011 for RO 2 Oppvekst ble fastsatt i kommunestyret, med tilhørende vedtak om detaljbudsjett i Oppvekstkomiteen. Rådmannen har identifisert endrede behov innenfor sektoren, som ikke var en del av forutsetningene i budsjettvedtaket for Oversikt over endringer for rammeområde 2 framkommer slik: Tall i hele 1000 kr. Nr. Tiltak / avvik BU 2012 Øk. Plan Deling av 2 trinn på mellomtrinnet (brakkeløsning) 90,0 190,0 2 Utvidet avdeling 1 Strand barnehage 140,0 315,0 3 Utvidet avdeling 2 Strand barnehage 140,0 315,0 SUM 370,0 820,0 1. Deling av 2 trinn på mellomtrinnet ved Fillan skole - brakkeløsning Fillan skole har nå etablert brakkeløsning ved skolen. Det er besluttet at 2 årstrinn ved skolen skal deles i to fra kommende skoleår. Dette utløser en tilleggsressurs på 10 t/u / 38,5 % stilling. Kostnadene for høsten er på ca. kr ,-. Disse gruppene har tidligere hatt storgruppeundervisning i 5 t/u. Dette lar seg ikke gjøre når gruppen ikke lenger er i samme klasserom, uten en større investering i pulter og stoler. 2. Utvidelse av avdeling 1 Strand barnehage 3. Utvidelse av avdeling 2 Strand barnehage Det vises til saksframlegg K-sak 59/12 Mulig utvidelse ved Strand oppvekstsenters barnehage Ved Strand oppvekstsenters barnehage er det bygningsmessig kapasitet (se over) til å ta inn flere barn, men dette krever bemanningsøkning. Barnehagen er i dag bemannet for drift med ordinære avdelinger, plasser. Gjennom utvidelse av småbarnsavdelinga fra 9 til 13 småbarnsplasser og mellomavdelinga fra 18 til 24 storbarnsplasser, med bemanningsøkning 5 dager pr. uke kan de 8 barna på ventelista for høsten 2012 få plass. Dette har en økonomisk konsekvens med økte lønnskostnader på kr ,- inkl. sosiale utgifter og økte inntekter på kr ,-, netto kr ,- for høsten Dersom utvidelsene skal gjennomføres må arbeidene med å etablere skjermet utesoveplass / vognstall ved barnehagen prioriteres. Økningen vil i all hovedsak være småbarnsplasser, og det er ikke rom å sove i inne i barnehagen. Investeringskostnadene er beregnet til ca. kr ,-. I grove trekk kan en si at den mulige kapasitetsøkningen ved Strand oppvekstsenter løser utfordringene med de som står på ventelister pr. dato. Dette sett opp mot korrigeringer som følge av mulige permisjoner og oppsigelser av plass(er). Utvidelsene vil ikke gi rom for tilleggskapasitet knyttet til beredskapsplasser og mulige søkere fra dags dato og utover sommeren / høsten Revidering budsjett/økonomiplan Side 21

41 Konsekvenser / Konklusjon Dersom de økte behovene skissert over skal kunne dekkes innenfor gitte rammer må dette føre til at ressurser må hentes fra ordinære undervisning. Dette fører til at undervisningen må organiseres i større grupper, noe som ikke er gjennomførbart ved Fillan skole av plasshensyn, og i tillegg vil føre til avvik ved et evt. tilsyn. Kommunen organiserer allerede, som kjent, undervisningen ved flere trinn i store grupper. Rådmannen har drøftet utfordringene med Oppvekstkomiteen i forbindelse med avlagt tertialrapport og i siste møte. Komiteens medlemmer er kjent med utfordringene. Brukerundersøkelser for å måle brukertilfredshet for våre tjenester vil bli gjennomført for barnehage og SFO i høst. Dette både for å tilpasse våre tjenester til brukernes behov, og for å fylle de krav som bl.a. kommunebarometeret stiller i forhold til sine målinger. Brukerundersøkelser er tillagt stor vekt i denne sammenhengen. Konsekvenser i planperioden Rådmannen ser med både glede og litt bekymring på utviklingen med flere barn i skole og barnehage. Det må sies å være positivt med økning i både barnehager og skoler, men det gir oss kortsiktige utfordringer. Arbeidet med barnehage- og skolebruksplanen er igangsatt, og vedtak vil bli fattet i løpet av høsten. Vi vil med den skaffe oss oversikt over både de lang- og kortsiktige utfordringene innenfor området Rammeområde 3 Rammebudsjett for Hitra kommunestyre ble vedtatt i Hitra kommunestyre i desember, detaljbudsjett i helse og omsorgskomiteen 16. januar Rammene for helse og omsorgstjenestene har gjennomgått en ressursmessig tilpasning i perioden , og ligger nå i ressursinnsats pr innbygger nær det som brukes i snitt på landsplan. Fremtidig befolkningsutvikling alternativ middels framtidig vekst, som er lagt til grunn i våre beregninger, jfr. side 13 foran i dokumentet. Befolkningsutviklingen på Hitra viser en stor økning i gruppen yngre eldre i perioden fram mot 2020, dette sammen med de nye oppgavene kommunen får knytta til lokal oppfølging av samhandlingsreformen vil være sentrale utfordringer for helse og omsorg i et tiårs perspektiv. Et annet område som blir viktig for kommunen å møte med god innsikt og kvalitet er de nye utfordringene kommunen over tid har fått / får som følge av at antallet yngre brukere med betydelig behov for offentlige helse og omsorgstjenester øker sterkt de nærmeste årene. I vedtatt budsjett for helse og omsorg for 2012 er det fokusert mellom annet på følgende: - Videreutvikle kommunens pleie og omsorgstjenester i tråd med prioriterte strategier, mål og tiltak i strategisk omsorgsplan , med fokus på følgende: Aktivitet og sosiale treffsteder. Korttidsopphold i Hitra sykehjem. Hjemmetjenester med fokus på kvalitet og dimensjonering. Helhetlige pasientforløp, koordinerte tjenestetilbud til den enkelte. Kvalitet i tjenestetilbud til yngre funksjonshemmede. - Fokus på forebyggende og helsefremmende tiltak. - Iverksette tiltak for å møte kommunens utfordringer knytta til samhandlingsreformen. - Kompetanseheving gjennom rekruttering og internopplæring. Revidering budsjett/økonomiplan Side 22

42 Aktiviteten på rammeområdet første halvår har vært innretta mot å nå mål/delmål innenfor disse prioriterte områdene. 1) Det blir startet opp dagtilbud for demente på DalPro i juni. 2) Det er foretatt innkjøp og for øvrig gjort tilpasninger for at Hitra kommune kan ta hjem alle ferdigbehandlede pasienter samt gi faglig godt tilbud lokalt til de som skal ha - ved enheten. 3) Fra 1. februar ble arbeidstidsordningen i hjemmetjenestene lagt om, dette kan ha medvirket til økt fokus på kvalitet og innhold i denne deltjenesten. Samhandlingsreformen ble startet iverksatt gir kommunen nye faglige og ressursmessige utfordringer. Kommunen skal framover løse dagens tjenesteoppgaver innenfor stort sett uendrede rammer samtidig som det skal fokuseres på forebyggende og helsefremmende arbeid. Hitra kommune har mellom annet opprioriterte aktivitetstilbud og et nytt livsstil og folkehelsesenter som sine hovedbidrag. Satsing på nye tiltak medfører behov for tilsvarende å prioritere ned noe av tidligere tilbud / aktiviteter. De første kommunetallene for bruk av sykehustjenester viser et forbruk på Hitra pr 1. mai som er høyere enn det vi får fra Staten til å dekke kommunal andel. Dette kan ha sammenheng med en stor vekst også nasjonalt i bruk av sykehustjenester. Hvis økningen ikke blir kompensert fra sentralt hold, vil en slik økning gi utfordringer ressursmessig lokalt på Hitra. Det er gjennomført en plan og utviklingsprosess vinter og vår 2011/2012 innenfor helse og omsorgsområdet for å kartlegge status samt foreslå innretning og profil på de kommunale helse og omsorgstjenestene Lokale- og interkommunale arbeidsområder Arbeidslinje Avtaler Prosedyrer/ rutiner Kvalitetslosen Internkontroll IKT Styringslinje, SLG,HOK,KST Koordineringsgruppe Kommunalsjef Harald Hatle Enhetsledere Ester Aune /Ann Merete Østmark Kommuneoverlege Leif Johan Langdahl Tillitsvalgte NSF/ Fagforbundet Prosjektleder Heidi Taraldsen NAV Elin Reppe Dalpro AS Terje Hårstad Frivilligsentralen Eldbjørg Broholm Kultur- Omar Pleym Plan Monica Jensø Oppvekst Kjell-Roar Sæther Saksbehandling rettssikkerhet Bruker medvirkning Delrapportene fra gjennomførte prosesser legges fram for fagkomiteen i juni, et samordnet strategiforslag til prioriteringer og innretning på kommunens helse og omsorgstjenester framover legges frem for politisk behandling i august. I det korte tidsperspektivet er daglig drift innenfor rammeområdet i 2012 påvirket av mellom annet: - Betydelig ressursøkning i gruppen ressurskrevende brukere - Kommunale egenandeler knytta til høyt sykefravær Revidering budsjett/økonomiplan Side 23

43 Totalt sett er ressursøkning knytta til ressurskrevende brukere innenfor kommunens pleie og omsorgsbudsjett økt i størrelsesorden 4 millioner kroner i Staten kompenserer 85 % av kostnader ut over kr ,- til ressurskrevende brukere / tjenester. Med nye brukere og betydelig økt ressursbruk hos andre, gir dette en netto kostnadseffekt for Hitra kommune inneværende år på over 1 million kroner på helse og omsorgsbudsjettet. Sist høst (2011) ble minus innleie, dvs. at det ikke leies inn ved korttidsfravær, opphevet i somatisk bofellesskap i Hitra Helsetun (bomiljø 3). Erfaringene fra dette gjorde at det også ble opphevet minus innleie også for Hitra sykehjem. Dette gir nye kostnader på kort sikt, men fortsatt er det håp for at dette skal gi redusert fravær over tid. Administrasjonen vil evaluere endrede innleieregler for å se om den nye praksisen for Hitra sykehjem skal videreføres også andre halvår Det er så langt i året brukt betydelig tid og ressurs på eget nærværsprosjekt innenfor helse og omsorgsområdet. Av tiltak inngår: - Alternative arbeidstidsordninger for å redusere uønsket deltid Arbeidet godt i gang, iverksette nytt system for turnus m.m. fra og med Arbeidsmiljøkartlegging gjennomført, oppfølging 2. halvår. Arbeidet med brukerundersøkelser påbegynt. HMS og internkontrollarbeid prioritert. Rammeområdet har noe overforbruk 1. halvår og da hovedsakelig knytta til lønn, slik som rapportert i tertialrapport for 1. tertial. Årsakene er i hovedsak knytta til ressurskrevende tjenester og høyt sykefravær. Det vil bli iverksatt tiltak 2. halvår for redusere dette underskuddet mest mulig. Brukerundersøkelser igangsettes i høst for korttidsavdelingen, for å måle brukertilfredshet for våre tjenester. Dette både for å tilpasse våre tjenester og for å fylle de krav som bl.a. kommunebarometeret stiller i forhold til sine målinger Rammeområde 4 1) Bygg og eiendom Strømkostnadene synes å være under kontroll, forbruket hittil i år er pr. budsjett, det er svært positivt. Det er en utfordring å få vedlikeholdsmidlene til å strekke til. Bruk av fondsmidler med kr ,-, er et godt bidrag i forhold til løpende vedlikehold i året. Avsetninger i forbindelse med regnskapet 2011 kr styrker mulighetene for et løft innen vedlikehold. 2) VAR - sektor Utbyggingen på Dolmøya er nå godt i gang og ferdigstilles i ) Veger og uteområder Budsjetterte midler til vintervedlikehold er brukt opp, og øvrige midler er også brukt. Det er derfor grunn til å tro at forbruket på årsbasis blir høyere enn budsjettert. Forbruk høsten 2012 vil avgjøre hvor stort merforbruket blir. Asfaltering av kommunale veger skjer i den utstrekning det finnes midler. 4) Brann og feiing Ingen vesentlige behov eller endringer. Revidering budsjett/økonomiplan Side 24

44 5) Plan Inntektssiden synes å være under kontroll ut fra inntektene så langt i året. Det er økende pågang i forhold til byggesaker, hvilket er positivt og viser at det er økt byggeaktivitet. 6) Investeringer Det vises til eget kapittel om investeringer. Planavdelingen påvirkes i sterk grad av hittersamfunnets generelle aktivitet, alle store prosjekter som FV 714, utbyggingen/planleggingen på Jøstenøya, utbyggingen over Dolmsundet, videre utbygging vindparken på Eldsfjellet og alle investeringsprosjektene som kommunen har ansvaret for. Driftsavdelingen har ansvaret for de aller fleste av kommunens investeringsprosjekter. Prosjektene skal både planlegges, gjennomføres og holdes innen gitte økonomiske rammer. Med den investeringstakten som det er lagt opp til er det viktig å være klar over at det kan påvirke kostnadsnivået på i alle fall de større prosjektene. Dette ikke minst ut fra at det er stor byggeaktivitet i regionen som er kostnadsdrivende Rammeområde 5 Rammeområdet har stor aktivitet, det er store forventninger til ferdigstillelse av kulturbygget, som vil samle områdets tjenester. De ulike tjenestene har deltatt i utformingen av bygget, og har vært både konstruktive og nyskapende. Kulturskolen har mål om 200 elever neste år, et mål som hittersamfunnet både er stolt og glad over. Det er svært gode tilbakemeldinger fra foreldrene på elevenes musikalske fremgang, senest sist uke ved kulturskolens avslutning på Gammelsætra på Fjellværøya. Økonomiske rammer er stramme og noe mer utfordrende enn tidligere år, det vil derfor kreve stor kreativitet å holde de gitte rammer. Næringsarbeidet er mer synlig og konkret enn på mange år. Stor innsats og mange aktiviteter vil gi resultater etter hvert Rammeområdene oppsummert: Rammeområdenes rammer er uendret fra opprinnelig budsjett. Alle rammeområdene har utfordringer med å holde rammene, det gjelder særlig rammeområdene 2 og 3, men også 4. RO 2 og 3 har sine utfordringer først og fremst innen variabel lønn, mens RO 4 ikke har tilstrekkelige midler til den løpende drift av eiendomsmassen. Ut fra det faktum at revidert nasjonalbudsjett ikke gir signaler om økte inntektsrammer ut over det som var forventet i gjeldende økonomiplan, er det nødvendig og ikke øke rammene i årets budsjett. Det vil gjøre budsjettarbeidet for 2013 litt enklere. Det vises til kommentarer fra de enkelte rammeområder.. Revidering budsjett/økonomiplan Side 25

45 3 Investeringer Investeringene i økonomiplanperioden er til sammen 140 mill. kr., som hovedsakelig finansieres med lån. For 2012 utgjør investeringene vel 88 mill. kr. Egenkapitalen for 2012 utgjør 25,2 mill. kr, som er momskompensasjon og bruk av kapitalfond/ disposisjonsfond, hvilket er meget positivt. 3.1 Endringer i forhold til vedtatt økonomiplan investeringer Rådmannen velger å foreta en gjennomgang av investeringene ut fra at det er nyttig å ta en total gjennomgang av alle prosjekter, selv om det i tillegg fremmes enkeltsaker for nye prosjekter. Finansieringen av enkeltsakene tas med i denne sammenhengen også. Dessuten er det nødvendig å vurdere nye tiltak mot allerede vedtatte tiltak. IKT-utstyr Opprinnelig budsjett er p.t. overskredet med vel kr Overforbruket skyldes i hovedsak 2 ting som ikke var planlagt gjennomført i år. Det ene tiltaket er i forhold til backup/sikkerhetskopiering; vi har i alle år brukt tape som media for backup. Taperobot og taper slites ved bruk. Ofte med det resultatet at kvaliteten på backup blir dårlig. At backupen av og til er ufullstendig er i utgangspunktet ingen stor krise, men når dette skjer ofte blir situasjonen straks mer kritisk. Vi legger tilbake en del data i løpet av en måned og det er viktig å ha riktige versjon av filene som legges tilbake til behandling. I forbindelse med ombyggingen av Rådhuset ble det mye betongstøv i kjelleren, og dette det ble akutt behov for å gjøre noe i forhold til backup. Vi har nå kjøpte en moderne backupløsning som kopiere data til disk i stedet for til tape. Dette er en mye sikrere og raskere løsning en den gamle. Planen var å vente til 2013 med dette, men slik situasjonen ble vurdert måtte det tiltaket gjøres umiddelbart. Det andre tiltaket er knyttet til nødstrøm. UPS-ene i kjelleren var nyoverhalte og i god stand før renoveringen av Rådhuset startet. Det var nylig utført service iht. vedlikeholdsprogram på begge UPS-ene, og var ikke forberedt hvor omfattende renoveringen ble i kjelleren. Under renoveringen fikk vi akutt spenningsfall på begge UPS-ene, om batterikapasiteten ble redusert til ca. 20%. Straks betongarbeidet opphørte og rommet ble rengjort, ble det bestilt ny service med batteribytte. I tillegg til disse to tingene har vi behov for en utvidelse av økonomisystemet Agresso. Utvidelsen består av budsjettmodul, oppsett og klargjøring av denne. De totale kostnadene er ikke helt klare siden modulen må tilpasses vår eksisterende løsning og konfigurering av Agresso. Innfasing av den nye IP telefoniløsningen er i utgangspunktet fullført, men for å ta ut alle gevinstene må vi flytte resterende tjenester fra det gamle telefonsystemet over til den nye plattformen. Dette er nødvendig for å kunne si opp alle avtaler og stenge ned den gamle løsningen. Det er kun legekontoret og Trio (sentralbordet) som benytter den gamle løsningen nå. Rådhuset renovering Renoveringen av Rådhuset er ferdigstilt. Påbyggingen for å gi plass til skatt Midt-Norge er i rute og ferdigstilles innen Renoveringen/påbyggingen ble vedtatt og derigjennom finansiert i I og med at gjennomføringen ikke skjer før i 2012, må prosjektet tas med nå for at det skal være vedtak for både utgifter og inntekter i Vedtatte rammer er mill. kr. Ved utgangen av 2011 var det brukt mill. kr. Ubrukte midler mill. kr. Behov 2012 ferdigstillelse mill. kr. Manglende finansiering mill. kr. Renoveringen av rådhuset er gjennomført, kostnadene er beregnet til 34,5 mill. kr., som er 3 mill. kr. mer enn forutsatt. Dette skyldes prisstigning på ca. 1,8 mill. kr. og ligningskontorets økte arealbehov. Revidering budsjett/økonomiplan Side 26

46 Tilbygget var kostnadsberegnet til 4,6 mill. kr. Finansieringen kan ikke gjennomføres fullt ut som forutsatt, da det ikke kan beregnes momskompensasjon på den delen av tilbygget som skal leies ut. Kostnadene finansieres ved løpende husleie ut fra leieavtale for 10 år. Strand oppvekstsenter renovering Revidert bevilgning er ut fra de rammer som ble satt i budsjettene for , fratrukket brukte midler, som da utgjør mill. kr. Prosjektet er fordelt over 2012 og 2012 ut fra realistisk gjennomføringstid. Prosjektet er på anbud, med anbudsfrist 15. juni. Endelige tall vil derfor ikke foreligge før revideringen. Skoler og barnehager uteområder Opprinnelig bevilgning var mill. kr. Resterende er litt mindre enn det som her foreslås 0,350 mill. kr. Foreslått beløp er for å ferdigstille de prosjektene slik at de blir så gode som mulig, det meste blir benyttet til Barman, både asfaltering og ny innkjøring. Livsstil- og folkehelsesenter Forbruk 2012 er redusert for å være i samsvar med reelt forbruk. Prosjektet er forskjøvet i tid som følge av mange større byggeprosjekt og dermed utfordringene med økte byggekostnader. Forprosjekteringen ferdigstilles i Rammene for utbyggingen er usikre, det er mellom annet nå sannsynlig at prosjektet vil kunne innehold fysioterapilokaler for utleie til lokal privatpraktiserende fysioterapeut. Videre vil det sannsynligvis bli foreslått å legge inn i prosjektet noen bygningsmessige tilpasninger i lokale for hjemmetjenestene og seremonirom. Dette vil øke brutto investering for prosjektet. Endelig utbygging av livsstil- og folkehelselokaler m.m. vil bli fremmet som egen sak når det er gjennomført anbudsinnhenting i oktober d.å. Hitra helsetun Meldingsløftet, nytt varslingsanlegg og intermediæravdeling er lagt inn med de beløp som var opprinnelig bevilget i 2011, men som ikke ble brukt. Behovet for midlene er ikke endret, og det disse brukes i løpet av Øytun tilbygg/inventar Ut fra økt brukerbehov er det nødvendig å foreta tilpasninger ved barneavlastningen, for å kunne gi et fullverdig botilbud. Tilbygget blir opp mot 50 m2, og vil innehold bad/toalett. Tekniske hjelpemidler krever stor plass, og medfører uforholdsmessig høye kostnader. Utbyggingen anslås til 1,5 mill. kr. Prosjektet vil kostnadsberegnes og kommenteres ved gjennomgangen av prosjektene i desember. Inventar var bevilget i opprinnelig budsjett med kr , kjøp av bil er tilleggsbevilget i 2012 med kr Dolm parkering/vannkilde Prosjektene ble noe mer omfattende enn forutsatt av ulike årsaker. Finansiering av årets forbruk er derfor nødvendig. Prosjektene er nå gjennomført. Kjøp av utleiebolig Vises til egen sak. Kjøpet er nå under effektuering, avklaringer med selger pågår. Kjøpesum enda ikke fastsatt. Infrastruktur veg Vikaholmen Prosjektet hadde en ramme på 13,548 mill. kr. Ubrukte midler utgjør 0,750 mill. kr. Beløp lagt inn i revidert er for å ferdigstille molo samt prosjektledelse. Revidering budsjett/økonomiplan Side 27

47 Boligprogram Her er satt inn det beløpet som ble avsatt til disposisjonsfond til formålet. Hele beløpet blir ikke benyttet i Reduksjon av bevilgning blir foretatt i desember. Prosjektleder vil bli engasjert for å kunne få gjennomført et boligprogram ut fra behov og muligheter, i samarbeid med Husbanken gjennom prosjektet «Økt boligetablering i distriktene». Neverlia Prosjektet`s ramme ble i 2011 satt til 2,223 mill. kr. Ubrukte midler utgjør 2,009 mill. kr. Det er sannsynlig at kjøpet kan gjennomføres i 2012, derfor settes beløpet inn i revidert budsjett. Boligfelt del IV utbygging Utbygging av boligfeltet ble vedtatt i 2011, men ble ikke iverksatt før i Beløpet er i henhold til vedtaket. Prosjektet vil bli ferdigstilt i løpet av høsten Hestvika havn Det er i 2012 utbetalt 1,6 mill. kr. til kjøp av tomter. Dette er en del av de avtaler som ble vedtatt i k.sak 02/08 Grunneieravtaler i forbindelse med gjennomføringen av reguleringsplan for Hestvika/ Børøya. Dermed er alle avtaler gjennomført og utbetalt i henhold til denne saka. Finansiering var lånemidler og refusjon fra Lerøy MidNor AS. Jøstenøya planlegging/utvikling Bevilget beløp for 2012 er delt på to ansvar av praktiske grunner. Kostnader infrastruktur er ikke beregnet eksakt, det vil bli fremmet egen sak når videre utbygging er avklart. Utgifter Kysthavn utgiftsføres Vassverksutbygging - Dolmøy Prosjektet fikk i 2011 en kostnadsramme på 15 mill. kr. Prosjektet er nå under utarbeidelse og vil bli ferdigstilt i Kommunale veier Det er lagt inn 0,250 mill. kr. mer enn i opprinnelig budsjett for at det kan rustes opp vil mer av kommunale veier. Tidligere års rammer ble brukt opp i Lervågen renovering/omlegging industriområde Deler av prosjektet blir gjennomført i 2012 i samband med utbyggingen av miljøstasjonen. Endringer i prosjektene fremkommer i egen oppstilling og i oversikt investeringer, hvor også finansiering fremgår. Sluttkommentarer: Investeringsrammen er svært høy, rundt 88 mill. kr., og viser at det er svært mange prosjekter på gang. Flere store prosjekter er skjøvet fram i tid, ikke minst ut fra det faktum at det er stor byggeaktivitet i regionen. Dette medfører at det er få anbydere på prosjektene, og dermed høye kostnader. Samtidig er det greit å få gjort unna en del mindre prosjekter, slik at ansvarlige kan konsentrere seg om de prosjektene som krever mest tid og oppfølging. Revidering budsjett/økonomiplan Side 28

48 5. Vedlegg skjema og tabeller Budsjettskjema 1 A Budsjettforutsetninger - inntekter i bevilgningsbudsjettet Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Rev. Revidert Skatt på inntekt og formue Inntektsutjevning Innbyggertilskudd Samhandlingsreformen Utgiftsutjevning Overgangsordning Saker utenfor overgangsordning Distriktsskjønn Ordinært skjønn Søknadsskjønn Inntektsgarantitilskudd (Ingar) Selskapsskatt Tiltakspakken Økt innbyggertilskudd Kompensasjon merverdiavgift Ressurskrevende brukere Sum skatt og rammetilskudd Skatt på eiendom Andre generelle statstilskudd 3) Refusjoner/interne overføringer SUM FRIE DISPONIBLE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte 4) Gevinst finansielle instrumenter Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Avdrag lån næringslivet Refusjoner forskuddtering FINANSUTGIFTER NETTO Til dekn. tidl. års merforbruk Til fri disponibel avsetning Til ubundne avsetninger Bruk tidl. års regnsk.mess. mindreforb Bruk av ubundne avsetninger Dekning tidl. Års underskudd Bruk av likvditetsreserve AVSETNINGER NETTO Overført til investeringsbudsjett Kalkulatoriske renter Kalkulatoriske avskrivninger TIL FORDELING DRIFT Regnskapsmessig mindreforbruk Revidering budsjett/økonomiplan Side 29

49 BUDSJETTSKJEMA 1 B - TIL FORDELING DRIFT Budsjett 2012 Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Rev. budsj. Revidert Til fordeling fra skjema 1791C Reserver Netto driftsramme Pol.virksomhet Netto driftsramme Administrasjonen Netto driftsramme Kultur/kirker Netto driftsramme Oppvekst Netto driftsramme Helse/omsorg Netto driftsramme Samhandlingsreformen Drift/PLM/Brann Netto driftsramme Avskrivninger Mopost kalk.renter Kalk. avskrivninger Til fordeling drift Revidering budsjett/økonomiplan Side 30

50 Revidert budsjett Regnsk. Regnsk.Regnsk. Regn. Budsj. Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan AnsvarBenevnelse Investeringskostn. grunnsk Komp.tilskudd renter/avdrag Eldreboliger Helsetunet Skoler og barnehager Bokollektiv Sum Note 4 Regnsk. Regnsk.Regnsk. Regn. Budsj. Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan AnsvarBenevnelse Avkastning langs. plass Trønder-energi utbytte Renter konsernkonto Renter startlån Kortsiktig plasserte midler Div. utlån Sum Note 5 NOTER TIL BUDSJETTSKJEMA 1 C Budsjett 2012/Økonomiplan Generelle statstilskudd Forventet utbytte/rente Avsetning/bruk fond Regnsk. Regnsk.Regnsk. Regn. Budsj. Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan AnsvarBenevnelse Eiendomsskatt-avsetn Bufferfond - bruk Bufferfond - avsetning Rentefond Disposisjonsfond Sum Revidering budsjett/økonomiplan Side 31

51 Budsjettskjema 1 - C - Inntekter i bevilgningsbudsjettet Økonomiplan Regnsk. Regn. Regn. Regn. Budsjet Rev. Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan Revidert Herav skatt på inntekt/formue Netto inntektsutjevning Innbyggertilskudd Samhandlingsreformen *) Utgiftsutjevning Overgangsordn Saker utenfor overgangsordning Distriktsskjønn Veksttilskudd Ordinært skjønn Søknadsskjønn/kriseskjønn Systemoml.ny kostnadsnøkkel Inntektsgarantitilskudd (Ingar) Selskapsskatt Tiltakspakken Økt innb.tilskudd Sum skatt/rammetilskudd Momskomp. investeringer Ressurskrevende brukere Sum frie inntekter Skatt på eiendom Andre generelle statstilskudd Refusjoner/interne overføringer SUM FRIE INNTEKTER Renteinntekter og utbytte Gevinst finansielle instrumenter Renteutgifter, provisjoner,finansutgifter Avdrag på innlån til egne formål Avdrag lån - næringslivet Refusjoner forskuddtering veg FINANSUTGIFTER NETTO

52 Regnsk. Regn. Regn. Regn. Budsjett Rev. Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan Revidert Til fri disponibel avsetning Til bundne avsetninger Bruk av fri disponibel avsetning Bruk av tidl. års overskudd Dekn. tidl. års underskudd Bruk av likviditetsreserve FONDSBRUK NETTO Til fin. utgifter ført opp i inv.budsj Kalkulatoriske renter Kalkulatoriske avskrivninger TIL FORDELING DRIFT Regnsk.mess.mindreforbruk Til fordeling drift Revidering budsjett/økonomiplan Side 33

53 BUDSJETTSKJEMA 1 D - TIL FORDELING DRIFT Økonomiplanperioden Regn. Regn. Regn. Budsjett Rev. Rammer Rammer Rammer Revidert Til fordeling fra skjema 1 C Reserver Netto driftsramme Politisk virkirksomhet Netto driftsramme Administrasjon Netto driftsramme Kultur/kirke Netto driftsramme Oppvekst Netto driftsramme Helse og omsorg Netto driftsramme Samhandlingsreformen Drift, PLM og brann Netto driftsramme Avskrivninger/kalk. renter Motpost kalk. renter Motpost avskrivinger Til fordeling drift - sum Revidering budsjett/økonomiplan Side 34

54 Budsjettskjema 2 A - Investeringer 2012 Revidert Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Rev Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskuddteringer Avdrag på lån Ekstraordinære avdrag Avsetninger fond Kjøp av aksjer Overkurs KLP-egenkapitalkrav Renteutgifter Dekket tidligere års udekket Overføring NY RV 714/andre Overføring Kirkelig fellesråd Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Bruk av ubrukte lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter Salg av aksjer Opphør likviditetsreseve Sum ekstern finansiering Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Revidering budsjett/økonomiplan Side 35

55 Budsjettskjema 2 B Investeringsbudsjett Regnskap Regnsk. Regnskap Regnskap Budsjett Rev. Øk.plan Øk.plan Øk.plan Kommunestyrets vedtak Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskuddteringer Avdrag på lån Ekstraordinære avdrag Avsetninger Kjøp av aksjer Overkurs KLP-egenkapitalkrav Overføring Kirkelig Fellesråd Dekket tidligere års udekket Overføring NY RV Overføring Årets finansieringsbehov Bruk av lånemidler Bruk av ubrukte lånemidler Inntekter salg anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag utlån/refusjoner Andre inntekter Salg av aksjer Opphør av likviditetsreseve Sum ekstern finansiering Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Revidering budsjett/økonomiplan Side 36

56 INVESTERINGER Revidert Ansvar PROSJEKT Bevilget Rev. Lån Moms E.kap. Bevilg. Lån Moms E.kap Bevilg. Lån Moms Bevilg. Lån Moms 1221 IKT-utstyr og programvare Tjenestebiler Rådhuset renovering/tilbygg Kulturbygg Sum pol.virksomhet/adm IT i skolen Fillan skole-scene-gym.sal -tilr.legg Fillan skole - brakkerigg Strand oppvekstsenter - renovering Skoler/barnehager uteomr Friluftsbarnehage Fillan barnehage - småbarnsavdeling Sum oppvekst Livsstil- og folkehelse Meldingsløftet Helsetunet - nytt varslingsanlegg Ambulanselokaler for utleie Helsetunet - carport/bil Øytun -enkel påbygging/inventar Intermediæravdeling Sum helse og omsorg Ægir -havbruksmuseum Kirker Dolm - parkering/vannkilde Sum kultur og kirke Kjøp av utleiebolig Infrastruktur - vei Vikaholmen Boligprogram Neverlia Landbase Redningsselskapet Boligfelt del IV - utbygging Utearealer skole/bhg. - Aurn Næringsareal - tilrettelegging Hestvika havn Revidering budsjett/økonomiplan Side 37

57 Revidert Ansvar PROSJEKT Bevilget Rev. Lån Moms E.kap. Bevilg. Lån Moms E.kap Bevilg. Lån Moms Bevilg. Lån Moms 4408 Jøstenøya - planlegging/utredning Jøstenøya - infrastruktur Gårdskart Renovering kommunale bygg Lagringsplass - kjøp av grunn Vassverksutbygging Badstuvik -slamavsk./adkomst Lervågen - renov./oml./industriom Lervågen -nytt avvanningspunkt Sandstad hurtigbåtterminal Værstasjon-met Kommunale veier Infrastrukturtiltak Fillan Flomsikring Vikan boligfelt Trafikks.tiltak G/S-underg. FV Sum drift, PLM og brann SUM Investeringer - totalt SUM Lån SUM Momskompensasjon SUM Egenkapital Revidering budsjett/økonomiplan Side 38

58 Prosjektregnskap pr Prosj. Bevilget Ny bevilgn. Forbruk Igjen av nr. Prosjekt Formål pr bevilgn. Kommentarer 6319 IT-investeringer Jfr. Kommentarer i dokumentet 6701 Tjenestebiler Kjøp av tidligere leasingbil, ut fra lønnsomhet Rådhuset renov./varmesentral Jfr. Kommentarer i dokumentet Sum rammeområde Kulturbygg Igangsatt, framdrift iht plan. Ferdig årsskiftet. Ikke midler til fasade i budsjett, lekkasjer i fasade/ vinduer er avdekket IT i skolen Jfr. Kommentarer i dokumentet 6700 Fillan skole - scene gym.sal/tilr Gjennomføres i skoleferien Fillan skole - brakkerigg På plass. Små utbedringer av leverandør før formell overtakelse. Ventilasjonsarb. pågår. Skolen vil vente til skolestart med å ta i bruk Strand oppvekstsenter -renov Anbudsfrist Arbeider tas i ht prioriteringsliste så langt rammen rekker. Få interesserte anbydere. xxxx Skoler/barnehager uteområder Gjenstående arbeider ved Barman (plenarealer og finish) tas i barnehagens 6645 Friluftsbarnehage Avklaring i forhold til nærmiljøanlegg. Sum rammeområde ferie Livsstil- og folkehelse Prosjektering igangsatt. Mulig anbudsutlysning førjulsvinter Meldingsløftet Jfr. Kommentarer i dokumentet 6673 Helsetunet - nytt varslingsanlegg Jfr. Kommentarer i dokumentet 6701 Helsetunet - carport Jfr. Kommentarer i dokumentet 6680 Øytun - enkel utbygging/inventar Jfr. Kommentarer i dokumentet 6649 Intermediæravdeling Jfr. Kommentarer i dokumentet Revidering budsjett/økonomiplan Side 39

59 Revidering budsjett/økonomiplan Side 40

60 Prosj. Bevilget Ny bevilgn. Forbruk Igjen av nr. Prosjekt Formål pr bevilgn. Kommentarer 6706 Ambulanselokaler for utleie Tas som egen kontrakt og utlysning i forkant av livsstilsenter-prosjektet. Sum rammeområde Kjøp av utleiebolig Jfr. Egen sak Infrastruktur - vei Vikaholmen Jfr. Kommentarer i dokumentet xxxx Boligprogram Jfr. Kommentarer i dokumentet Neverlia Jfr. Kommentarer i dokumentet 6707 Landbase Redningsselskapet Boligfelt del IV - Utbygging Under opparbeidelse. Ferdigstillelse juli Tiltak Aurn Teknisk anlegg for utskifting av vann igangsatt. Omkobling kloakk, prosess med oppsittere pågår fremdeles Næringsareal - tilrettelegging Hestvika havn Jfr. Kommentarer i dokumentetn 6622 Jøsnøya - planlegging Jfr. Kommentarer i dokumentetn 6678 Jøstenøya - infrastruktur Prosjektering for 1 tomt igangsatt. Vann, avløp, strøm, veg, opparbeidelse industritomt. Mulig anbudskonkurranse til høsten Jordbruk - gårdskart Prosjektet gjennomført Lagrinsplass - kjøp av grunn xxxx Renovering xxxx Vassverksutbygging Etappe 3 Dolmøy igangsatt, ny hovedledning Dolmøy. Dette er siste del og ferdigstilles sept Avløp og rensing Planlagt oppstart prosjektering i oktober (Badstuvik) xxxx Lervågen renseanlegg Ny vann og avløpsledning lagt gjennom Hamos-tomta. Videreføres gjennom Fillan industriområde når dette er Revidering budsjett/økonomiplan Side 41

61 Prosj. Opprinnelig Ny bevilgn. Forbruk Igjen av nr. Prosjekt Formål pr bevilgn. Kommentarer 6693 Værstasjon regulert/ skal opparbeides Sandstad hurtigbåtterminal Jfr. Kommentarer i dokumentetn 6668 Kommunale veger Jfr. Kommentarer i dokumentetn xxxx Trafikksikkerhetstiltak Jfr. Kommentarer i dokumentetn 6605 Hitra sentrumspark Ferdigstilt. Skulptur var siste del. Sum rammeområde Dolm - parkering/restaurering Ferdigstilt 6432 Ægir - havbruksmuseum Synliggjøring av vilje til etablering Kirker Overføres høst Totale investeringer Revidering budsjett/økonomiplan Side 42

62

63 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - kostnadsfordeling Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Kostnadsfordeling interkommunalt samarbeid - rapport Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Tilrådning: 1. Basis-/grunnprinsipp for kostnadsfordeling/finansiering i tjenestesamarbeid: Påløpte utgifter til drift, nyetablering og investeringer inndekkes av deltakerkommunene basert på slik kostnadsfordeling/finansiering (hver for seg eller i kombinasjon): Agdenesmodellen. Kommunespesifikke utgifter (der slike utgifter er lett å identifisere) honoreres av den enkelte kommune (kan også omfatte kjøp av tjenester basert på eget ressursbruk). Det legges til grunn at det ikke etableres et for omfattende (og kostbart) byråkrati relatert til kostnadsfordeling. 2. Kostnadsfordeling/finansiering SiO (Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen) For SiO Samhandlingsenhet Agdenesmodellen med basis i overførte tilskudd til reformen i statsbudsjettet. Annen bruk av ø-hjelp sengepost (når kostnadene ikke dekkes fullt ut av ekstern finansiering) dekkes av pasientens hjemkommune etter stk-pris. For LiO (Legevakten i Orkdalsregionen): Agdenesmodellen med basis i de frie inntektene. Særavtaler hensyntas. Enstemmig. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

64 Side 2 av 2 Innstilling: 2. Basis-/grunnprinsipp for kostnadsfordeling/finansiering i tjenestesamarbeid: Påløpte utgifter til drift, nyetablering og investeringer inndekkes av deltakerkommunene basert på slik kostnadsfordeling/finansiering (hver for seg eller i kombinasjon): Agdenesmodellen. Kommunespesifikke utgifter (der slike utgifter er lett å identifisere) honoreres av den enkelte kommune (kan også omfatte kjøp av tjenester basert på eget ressursbruk). Det legges til grunn at det ikke etableres et for omfattende (og kostbart) byråkrati relatert til kostnadsfordeling. 2. Kostnadsfordeling/finansiering SiO (Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen) For SiO Samhandlingsenhet Agdenesmodellen med basis i overførte tilskudd til reformen i statsbudsjettet. Annen bruk av ø-hjelp sengepost (når kostnadene ikke dekkes fullt ut av ekstern finansiering) dekkes av pasientens hjemkommune etter stk-pris. For LiO (Legevakten i Orkdalsregionen): Agdenesmodellen med basis i de frie inntektene. Særavtaler hensyntas. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Saksopplysninger: Styringsgruppas innstilling om tjenestesamarbeid som ble vedtatt i møte i Rindal (og som ble vedtatt i kommunestyrene i august/september 2011), legger slike føringer for arbeidet med økonomi/kostnadsfordeling (kap. 7): Det er ikke uten videre gitt at kommunene på kort sikt vil oppnå reduserte kostnader med å gå inn i omfattende samarbeid. Gevinsten vil trolig heller komme i form av økt kvalitet på tjenestene og tiltak for å unngå merkostnad som kommunene hver for seg ville kunne få om de ikke samarbeider. Fordeling av felles kostnader er en uendelig kilde til løpende diskusjon i de fleste kommunesamarbeid. Med godt forarbeid vil det likevel trolig være mulig å bli enige om prinsippene og dermed redusere behovet for løpende diskusjoner seinere. Det vanlige er å fordele kostnader med en viss andel fast per kommune og en viss andel ut fra folketall. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å fordele noe etter tallet på transaksjoner eller enheter. Det må fra starten avklares hvilke kostnader det er legitimt å ta inn i beregningsgrunnlaget ved fordeling mellom kommunene. Ett viktig hensyn å ta er at det bør være en rimelig inngangsbillett og dermed overkommelig økonomisk for alle å gå inn i et samarbeid. Dessuten er det svært viktig at alle kommuner viser betydelig raushet både i etablerings- og driftsfasen for at samarbeidet skal komme i stand og seinere fungere godt. Rådmannskollegiet ønsker høsten 2011 sjøl å ta hand om et arbeid med å utvikle prinsipper for kostnadsfordeling for det kommende samarbeidet. Det kan være aktuelt å knytte til seg eksterne rådgivere i dette arbeidet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

65 Side 3 av 3 Rådmannskollegiet oppnevnte i møte den et utredningsutvalg for økonomi og kostnadsfordeling. Etter at utvalget ble SiO komplettert i møte den ble sammensetningen slik: John Ola Selbekk (rådmann Agdenes), leder Svein Henry Berdal (ass. rådmann Orkdal) Edel Myhren (ass. rådmann Hitra) Katrine Lereggen (rådmann Skaun) Peter Ardon (rådmann Halsa) Alf Petter Tenfjord (direktør Fylkesmannen) Svein Jarle Midtøy (prosjektleder SiO) Sivert Dombu (prosjektleder tjenestesamarb.) Utvalgets mandat (gitt i møte i rådmannskollegiet ): Innhente erfaringer fra andre regioner på en organisert måte Innhente data (regnskapstall) fra kommunene for de aktuelle tjenestene Utarbeide forslag til fordelingsnøkler for kostnader for de aktuelle tjenestene Utarbeide forslag til framtidige budsjettrutiner Frist for innstilling fra utredningsutvalget ble satt til av Styringsgruppa for tjenestesamarbeidet i møte den Kostnadsfordelingsmodeller i andre regioner: Utvalget har innhentet informasjon fra andre regionsamarbeid i Midt-Norge, med sikte på å få svar på - hvilke kostnadsfordelingsmodeller/finansiering som brukes i tjenestesamarbeid - hva som er grunnlaget for valgte modeller/finansiering - hvilke erfaringer som er gjort. Det som er sporet opp av kostnadsfordelingsmodeller fra andre regionsamarbeid i Midt-Norge er basert på følgende prinsipper: Fordeling med en fast (andel deles likt mellom deltakerkommunen) og variabel andel - Den fast andelen varierer (10-60 %) - Som variabel andel brukes: Innbyggertallet (mest vanlig) Transaksjoner (bilag/medgått tid) Fordeling etter innbyggertallet Fordeling med basis i antall brukere/tjenestemottakere pr kommune (fordeling basert på kommunespesifikke kostnader). Den mest brukte modellen er den hvor en viss andel fordeles med samme beløp pr kommune og resten ut fra innbyggertall. Som vedlegg til vedlagte rapport følger dokumenter som beskriver fordelingsnøkler mellom deltakerkommunene i Værnesregionen, Midtre Namdal Samkommune og Fosen Regionråd. Når det gjelder kostnadsfordeling i samarbeid relatert til samhandlingsreformen er det foreløpig naturlig nok lite erfaringsinformasjon å hente fra andre. I Midtre Namdal Samkommune overfører deltakerkommunene det statlige tilskuddet som er bevilget til samhandlingsreformen (i statsbudsjettet) til samkommunen. DMS Inntrøndelag fordeler sine kostnader med en fast andel på 10 % (fordeles likt) og 90 % etter folketallet i kommunene. De regionsamarbeidene utredningsutvalget har vært i kontakt med har ikke klart å redegjøre i særlig grad for grunnlaget/de underliggende forutsetningene for de kostnadsfordelingsnøkler de selv bruker. Utvalget har kommet fram til at viktige trekk ved det som finnes av fordelingsnøkler «i markedet» kan sammenfattes slik: Det er i liten grad noen klar logikk/«filosofi» Det er ingen faglig basis/grunnlag Det spriker «i alle retninger» Det avtales for hver enkelt tjeneste Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

66 Side 4 av 4 Ny kostnadsfordelingsmodell Agdenesmodellen: Idéen til en ny kostnadsfordelingsmodell ble unnfanget og utviklet på rådhuset i Agdenes kommune (derav navnet Agdenesmodellen). Til grunn for denne fordelingsmodellen ligger disse hovedpoeng: Det tas utgangspunkt i kommunenes inntektsgrunnlag. Med inntektsgrunnlag menes de sentrale myndigheters overføringsinntekter til kommunene, - skatteinntekter og rammetilskudd (de såkalte frie inntektene). I kostnadsfordelingen mellom kommunene oppnås utjevning ( kompensasjon relatert til inntektsforskjeller mellom kommunene). Kostnadsfordelingen i denne modellen er m.a.o. basert på kommunenes frie inntekter, som brukes som grunnlag når kostnadene skal fordeles. Den enkelte kommunes andel av kostnadene som skal fordeles beregnes ved bruk av følgende to formler: Utjevningsfaktor = Kommunens frie inntekter pr innbygger Snitt frie inntekter pr innbygger i regionen Fordeling = (kommunens andel) Kostnader til fordeling * Utjevningsfaktor * Innbyggertallet i kommunen Innbyggere i regionen For ytterligere opplysninger med eksempel på kostnadsfordeling basert på Agdenesmodellen - jfr vedlagte rapport pkt 5.1. Agdenesmodellens fortrinn kan sammenfattes slik: De frie inntektene finansierer «alt» (et naturlig utgangspunkt for kostnadsfordeling) Det oppnås utjevning (i kostnadsfordelingen) med basis i de frie inntektene Det betales etter inntekt (pr innbygger) Basert på generelle kriterier Nøytral/(objektiv) Dynamisk Enkel, forståelig, rettferdig Robust Kan brukes til «alt» (basis for kostnadsfordeling) Dagens kostnader vs kostnadsfordeling etter aktuelle nøkler I utredningsutvalgets mandat inngår innhenting av data (regnskapstall) fra kommunene for de tjenestene som utredes for evt. samarbeid. Hovedhensikten med dette er å kunne sammenligne dagens kostnader med kostnadene fordelt etter aktuelle nøkler. Kostnadsoversikten (regnskapstall 2010) er synliggjort i vedlagte rapport pkt 3. Det vises for øvrig til rapportens pkt 5.1 for sammenligning med kostnadsfordeling etter Agdenesmodellen. Det konkluderes med at det ikke er store forskjeller i sum pr kommune. Utvalget påpeker at det ikke kan legges for stor vekt på slik sammenligning, fordi regnskapstallene er basert på noe ulik utgiftsføring i kommunene. Kommunene prioriterer også forskjellig. Dimensjoneringen av tilbudet i et tjenestesamarbeid vil være avgjørende for kostnadene. Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) - kostnadsfordeling Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

67 Side 5 av 5 I statsbudsjettet tildeles hver enkelt kommune et beløp til medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og utskrivningsklare pasienter. Til å fastsette beløpet for hver enkelt kommune er det utarbeidet kostnadsnøkkel bygd på - hvor stor andel av kommunens befolkning som hører til i ulike aldersgrupper - hvor store helsekostnader som på nasjonalt nivå kan henføres til hver av disse aldersgruppene (hentet fra helseforetakene). Til fordeling av kostnadene i SiO Samhandlingsenhet innstilles på å benytte Agdenesmodellen med basis i overførte tilskudd til reformen i statsbudsjettet. Sengeposten for øyeblikkelig hjelp forutsettes fullfinansiert gjennom eksterne midler (helseforetakene/staten). For bruk av tjenester ved sengeposten til andre formål enn øyeblikkelig hjelp dekker pasientens hjemkommune kostnader etter stk-pris. Eksempel på fordeling av kostnadene for SiO Samhandlingsenhet - se vedlagte rapport pkt Legevakten i Orkdalsregionen (LiO) ble etablert i 2007, - med kostnadsfordeling basert på utgiftene hver enkelt deltakerkommune hadde til legevakt (før LiO-etableringen). Fra og med 2011 har fordelingsnøkkelen vært 60/40, dvs at 60 % av utgiftene fordeles likt mellom kommunene og 40% etter innbyggertallet i den enkelte kommune. LiO-samarbeidet er siden etableringen blitt utvidet fra 7 til 11 medlemskommuner. Ny kostnadsfordeling for LiO samarbeidet er aktualisert med bakgrunn i pågående prosess med å få stablet på beina en basis kostnadsfordelingsmodell for tjenestesamarbeid i regionen. Enkelte av deltakerkommunene vil dessuten hevde at gjeldende kostnadsfordeling uansett er moden for revidering/utskifting. Det innstilles på at Agdenesmodellen - basismodellen basert på de frie inntektene - tas i bruk til fordeling av kostnadene i LiO. En evt. ny fordelingsmodell for LiO kan tidligst komme til anvendelse fra og med budsjett-/driftsåret En oversikt over kostnadsfordeling for LiO etter Agdenesmodellen og gjeldene 60/40 fordeling er tatt inn i vedlagte rapport pkt Kommunespesifikke utgifter I et basisopplegg for kostnadsfordeling/finansiering av samarbeid om tjenesteproduksjon bør det være åpning for at direkte henførebare utgifter - kommunespesifikke utgifter - kan belastes den enkelte kommune. Det samme gjelder kjøp av tjenester basert på eget ressursbruk. Det må i slik sammenheng forutsettes at det ikke etableres et for omfattende (og kostbart) byråkrati. Kommunespesifikke utgifter må m.a.o. være lette å identifisere. Som eksempel på kommunespesifikke utgifter kan nevnes tiltak i og utenfor familien i barnevernstjenesten. Et annet eksempel: Fordeling av utgifter i samarbeid om skatteinnfordring kan baseres på kommunespesifikke data avgitt av det it-baserte innfordringssystemet. Vurdering: Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

68 Side 6 av 6 Omforent enighet om hvordan kostnadene skal fordeles mellom deltakerkommunene er avgjørende for å få etablert tjenestesamarbeid. Å oppnå enighet i slik sammenheng - med så mange deltakerkommuner som her - er i utgangspunktet utvilsomt en vanskelig øvelse. Kostnadsfordeling/finansiering av et tjenestesamarbeid vil i utgangspunktet måtte baseres på disse to hovedprinsipp (hver for seg eller i kombinasjon): Kostnadsfordeling mellom kommunene etter en omforent nøkkel. Kommunespesifikke utgifter (lett identifiserbare) honoreres av den enkelte kommune. Det er lite å hente fra andre regionsamarbeid i Midt-Norge, - kostnadsfordelingsmodellene som finnes i markedet anses ikke å inneha de nødvendige kvaliteter som trengs for å oppnå godkjenning i Orkdalsregionen. I mangelen av en basismodell er kostnadsfordelingen basert på en nøkkel for hver enkelt tjeneste, og fordelingsmodellene synes heller ikke å være særlig fundert hverken logisk eller faglig. Agdenesmodellen dukket opp nærmest som bestilt i utredningsarbeidet, og utpekte seg snart som det mest aktuelle fordelingsalternativet. Modellens idégrunnlag - kostnadsfordeling med basis kommunenes inntektsgrunnlag/system og med utjevnende virkning i forhold til inntektsforskjeller mellom kommunene - gir en robust forankring. Modellen har også andre positive trekk, - den er dynamisk, basert på objektive kriterier, enkel og forståelig. Den kan til og med hevdes å være rettferdig. Det konkluderes med og innstilles på at Agdenesmodellen kan brukes som basis kostnadsfordelingsmodell for tjenestesamarbeid i regionen. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

69 Orkdalsregionen - :x: prosjektet for tjenestesamarbeid Agdenes Frøya Hemne Hitra Meldal Orkda Rfndal Skaun SniIIfjord Utredningsutvalget for økonomi og kostnadsfordeling KOSTNADSFORDELI NG INTERKOMMUNALT SAMARBEID Rapport avgitt 1. februar 2012 Si3E Scimhcindlingsreformen i Orkdalsregionen

70 Utredningsutvalget for økonomi og kostnadsfordeling KOSTNADSFORDELI NG INTERKOMMUNALT SAMARBEID Innhold 1. Oppnevning og arbeidsopplegg Vedtak i rådmannskollegiet i flere omganger Det opprinnelige arbeidsopplegget Arbeidet i gruppa 4 2. Kjente fordelingsnøkler Erfaringer fra andre regioner Eksisterende tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen 6 3. Data fra deltakerkommunene for de aktuelle tjenestene 7 4. Prinsipper for kostnadsfordeling 8 5. Ny kostnadsfordelingsmodell Agdenesmodellen Kostnadsfordeling Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) Kostnadsfordeling SiO Samhandlingsenhet Kostnadsfordeling Legevakten i Orkdalsregionen (LiO) Andre nøkkelfaktorer Evaluering Nyetablering/investering Utvidelse av et tjenestesamarbeid med ny(e) kommune(r) Uttredenlopphør Framtidige budsj ettrutiner Budsjettrutiner i andre regioner Gruppas forslag til budsjettrutiner (hovedprinsipper) Konklusjon kostnadsfordeling/finansiering Basis/grunnprinsipp SiO (Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen) Nyetablering/investeringer 14 Vedlegg

71 1. Oppnevning og arbeidsopplegg 1.1 Vedtak i rådmannskollegiet i flere omganger Arbeidsopplegget (tatt inn i 1.2 nedenfor) ble godkjent av rådmannskollegiet gjennom følgende vedtak: Det framlagte opplegget blir retningsgivende for arbeidet i gruppa. Det legges ikke fram for styringsgruppa. Medlemmene i gruppa ble i hovedsak oppnevnt på rådmannskollegiets møte Videre går følgende fram av referatet fra rådmannskollegiets møte : Rådmannskollegiet ønsker at de to gruppene for folkevalgt styring og økonomi også skal bidra til nødvendige avklaringerforfolkevalgt styring og økonomi innenfor SiO-samarbeidet. Men dette må skje uten at det oppstår uklare roller og kryssende ansvarsforhold mellom SiO prosjektet med Svein Jarle Midtøy som prosjektleder og Prosjektet for tjenestesamarbeid med Sivert Dombu som prosjektleder. Dette løses ved at Torger Aarvaag inviterer rådmennene i Rennebu, Surnadal og Halsa til å utpeke en av de tre som nytt medlem i økonomigruppa og en av dem som nytt medlem i arbeidsgruppa for folkevalgt styring. Begge prosjektlederne deltar i arbeidet og i gruppemøtene. De to gruppene må så bidra til at de totale ressursene utnyttes best mulig og at det blir ei god samhandling mellom de to prosjekta, samtidig som rollefordelinga er klar. Seinere ble rådmann Peter Ardon i Halsa utpekt til å representere de tre SiO-kommunene. 1.2 Det opprinnelige arbeidsopplegget Arbeidsopplegget nedenfor ble godkjent av rådmannskollegiet : Rådmannskollegiet har oppnevnt følgende utredningsutvalg for økonomi og kostnadsfordeling: John Ola Selbekk leder (Agdenes), Svein Henry Berdal (Orkdal), Edel Myhren (Hitra), Katrine Lereggen (Skaun) og Alf Petter Tenfjord (Fylkesmannen). Prosjektleder Sivert Dombu er sekretær. Utvalget rapporterer til rådmannskollegiet. Det er ikke uten videre gitt at kommunene på kort sikt vil oppnå reduserte kostnader med å gå inn i omfattende samarbeid. På noen områder vil økt standard på tjenestene kunne medføre økte kostnader. Gevinstene vil trolig heller komme i form av økt kvalitet på tjenestene og tiltak for å unngå merkostnad som kommunene hver for seg ville kunne få om de ikke samarbeider. 3

72 Det vanlige er å fordele kostnader med en viss andel fast per kommune og en viss andel ut fra folketall. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å fordele noe etter tallet på transaksjoner eller enheter. Værnesregionen og Midtre Namdal samkommune har et system med ulike fordelingsnøkler for ulike tjenester. For tjenester med stor andel faste kostnader fordeles en forholdsvis større andel likt mellom kommunene, mens det legges større vekt på fordeling etter folketall for tjenester der produksjonen er knytta til antall innbyggere. Det må fra starten avklares hvilke kostnader det er legitimt å ta inn i ved fordeling mellom kommunene. beregningsgrunnlaget Ett hensyn å ta er at det bør være en rimelig inngangsbillett og dermed overkommelig økonomisk for alle å gå inn i et samarbeid. Dessuten er det svært viktig at alle kommuner viser betydelig raushet både i etablerings- og driftsfasen for at samarbeidet skal komme i stand og seinere fungere godt. Det bør utarbeides generelle kriterier for kostnadsfordeling. Videre bør kostnadsfordeling vurderes for de ulike tjenesteområdene etter tjenestens art, dvs i hvor stor grad befolkningsstørrelse gir utslag på kostnadene. Utredningen må gjennomføres på objektivt grunnlag, dvs det må ses bort fra Orkdal kommunestyre sitt vedtak om føringer angående økonomisk fordelingsmodell. Oppgaver for utredningsutvalget: Innhente erfaringer fra andre regioner på en organisert måte Innhente data (regnskapstall) fra kommunene for de aktuelle tjenestene Utarbeide forslag til fordelingsnøkler for kostnader for de aktuelle tjenestene Utarbeide forslag til framtidige budsjettrutiner 1.3 Arbeidet i gruppa Gruppa har hatt 4 møter. Disse har vært med i gruppa: John Ola Selbekk (Agdenes), leder Svein Henry Berdal (Orkdal) Edel Myhren (Hitra) Katrine Lereggen (Skaun) Peter Ardon (Halsa) Alf Petter Tenfjord (Fylkesmannen) Svein Jarle Midtøy (prosjektieder SiO) Sivert Dombu (prosjektleder tjenestesamarb.) 4

73 2. Kjente fordelingsnøkler 2.1 Erfaringer fra andre regioner Som vedlegg til denne rapporten følger følgende dokumenter som beskriver fordelingsnøkler mellom deltakerkommunene i Værnesregionen, Midtre Namdal samkommune og Fosen Regionråd: 1. Kostnadsfordeling Værnesregionen 2. Kostnadsfordeling Midtre Namdal samkommune 3. Fosen Regionråd faktureringsnøkler samarbeidsløsninger Modellene er basert på følgende: Fast (andel deles likt) og variabel andel - Fast andel varierer (10-60 %) - Variabel andel: Innbyggertallet (mest vanlig) Transaksjoner (bilag/medgått tid) Innbyggertallet Antall brukere/tjenestemottakere pr kommune Mest brukt er en modell der en viss andel fordeles med samme beløp pr kommune og resten ut fra innbyggertall. Logikken/forutsetningene bak slik fordeling er mer eller mindre uklar. Midtre Namdal Samkommune sier sjøl: «Kostnadsfordelingsnøklene har vært vurdert fra ordning til ordning, men har ingen matematisk logikk. Det er ingen klar sammenheng mellom utgiftsnivå og antallet innbyggere.» Ledende personer i Værnesregionen sa under vårt studiebesøk der at rådmennene diskuterer (krangler) seg fram til «en sånn passelig» fordelingsnøkkel for hver enkelt tje neste. Eksempler på kostnadsfordeling knytta til samhandlingsreformen: Midtre Namdal Samkommune: -Tilskuddet (via inntektssystemet) overføres DMS Inntrøndelag: - Fast andel 10% og folketall 90% Noen viktige trekk ved det som finnes av fordelingsnøkler «i markedet»: Det er i liten grad noen klar logikk/ xfilosofi» Det er ingen faglig basis/grunnlag Det spriker «i alle retninger» Det avtales for hver enkelt tjeneste 5

74 2.2 Eksisterende tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen Det eksisterer (pr i dag) flere tjenestesamarbeid: Legevakt (LiO): - Orkdal, Skaun, Meldal, Agdenes, Hemne, Snillfjord, Rennebu, Rindal, Surnadal, Hitra og Frøya Barnevern: - Orkdal, Skaun, Meldal o g Agdenes - Hitra og FrØya - Hemne og Snillfjord Skatteinnfordring: - Orkdal, Rindal og Agdenes Skatteinnfordring og arbeidsgiverkontroll: - Hitra og Frøya PP-tjeneste: - Snillfjord, Hitra og Frøya Brannvern: - OrkdalogSkaun Landbruk: - Meldal og Orkdal Feiing: - Hitra og Frøya Kompetanseutvikling oppvekst Orkdal-Øyregion: Orkdal, Skaun, Meldal, Agdenes, Hemne, Snillfjord, Hitra og Frøya I det mest omfattende samarbeidet - LiO - fordeles 60 % av netto kostnader likt med samme beløp på deltakerkommunene og 40 % etter folketall. Avtale for Hitra og Frøya hensyntas i fordelingen. Kostnadsfordeling er ellers basert på omforente avtaler mellom de samarbeidende kommunene. I alle barnevernssamarbeidene honoreres iverksatte tiltak av den enkelte kommune. Rindal har samarbeid innen flere tjenesteområder med nabokommuner på Nord-Møre. 6

75 3. Data fra deltakerkommunene for de aktuelle tjenestene Kostnadsoversikt fra deltakerkommunene for fagområder der regionen nå utreder etablering av fellestjenester: Kostnadsoversikt (regnskap 2010) IKT Skatteinnf./arbg.ktr. Brann/redning Brutto Regulert Brutto Regulert Brutto Regulert (kr) (kr) (kr) (kr) (kr) (kr) 1567 Rindal Hemne Snillfjord l6l7hitra Frøya l622agdenes Meldal l638orkdal Skaun Sum Tallene i oversikten er hentet fra regnskapene for I kolonnene med overskrift Regulert er bruttoutgiftene forsøkt gjort sammenlignbare ved å regulere for: - Avskrivninger - Sykepenger - Fordeling - Salg - Avsetninger/bruk - Ekstraord. v/ingen innleie VAR-sektor av tjenester av fond utgifter/inntekter Kommunenes utgiftsføring er ikke helt ens og det er derfor usikkerhet om verdien av sammenligning. Gruppa Ønsker ikke å bruke ytterligere arbeid på å kvalitetssikre tallene. Tallene for den enkelte tjeneste vil bare kunne brukes - tallenes usikkerhet må vurderes - av hver enkelt kommune i sammenlikning av kostnader (regnskap 2010) med tall fra nye fordel i ngsnøkler. Tall for feiing er ikke tatt med i oversikten feiing er sjølkostfinansiert. I et tjenestesamarbeid vil det samme nødvendigvis bli gjeldende for byggesak/kart/oppmåling, og med samordning av gebyrregulativene. 7

76 4. Prinsipper for kostnadsfordeling Kostnadsfordeling/finansiering av et tjenestesamarbeid viii utgangspunktet måtte baseres på disse to hovedprinsipp (som kan kombineres): Kostnadsfordeling mellom kommunene etter en omforent nøkkel Den enkelte kommune honorerer kommunespesifikke utgifter kjøper/honorerer tjenester basert på sitt ressursforbruk Det anses som viktig at det ikke etableres et for omfattende (og kostbart) byråkrati rundt kostnadsfordeling, dvs honorering av kommunespesifikke utgifter eller kjøp av tjenester basert på eget ressursbruk kommer kun i betraktning når utgifter i slik sammenheng er lette å identifisere. 5. Ny kostnadsfordelingsmodell 5.1 Agdenesmodellen I erkjennelsen av at eksisterende kostnadsfordelingsmodeller i markedet ikke har de nødvendige kvaliteter, er det utarbeidet en ny alternativ fordelingsmodeli (av gruppa døpt Agdenesmodellen ). Hovedpoengene som ligger til grunn for denne fordelingsmodellen: Det tas utgangspunkt i kommunenes inntektsgrunnlag. Med inntektsgrunniag menes de sentrale myndigheters overføringsinntekter til kommunene, - skatteinntekter og rammetilskudd (de såkalte frie inntektene). I kostnadsfordelingen mellom kommunene oppnås utjevning ( kompensasjon relatert til inntektsforskjeller mellom kommunene). Kostnadsfordelingen i denne modellen er m.a.o. basert på kommunenes frie inntekter, som brukes som grunnlag når kostnadene skal fordeles. Den enkelte kommunes andel av kostnadene som skal fordeles beregnes ved bruk av følgende to form ler: Utjevningsfaktor = Kommunens frie inntekter pr innbygger Snitt frie inntekter pr innbygger i regionen Fordeling = Kostnader til fordeling * Utjevningsfaktor * lnnbyggertallet i kommunen (kommunens andel) Innbyggere i regionen Først utregnes kommunens frie inntekter pr innbygger i forhold til snitt frie inntekter pr innbygger i regionen (utjevningsfaktoren). Kostnadene (som skal fordeles) deles deretter på antall innbyggere i regionen som gir kostnad pr innbygger i regionen. Kostnad pr innbygger i regionen multipliseres deretter med utjevningsfaktoren og innbyggertallet i kommunen. Det endelige produktet av denne beregningen framkommer dermed som kommunens andel av kostnadene til fordeling. 8

77 Modellens fortrinn kan sammenfattes slik: De frie inntektene finansierer «alt» Det oppnås utjevning (i kostnadsfordelingen) med basis i de frie inntektene Betaler etter inntekt (pr innbygger) Basert på generelle kriterier Nøytral/(objektiv) Dynamisk Enkel, forståelig, rettferdig Robust Kan brukes til «alt» Eksempel: Agdenesmodellen - kostnadsfordeling Til fordeling kr Folketall Frie inntekter pr innbygger (kr) Frie inntekter (Regnskap 2010) (kr) Utjevnings faktor Fordeling (kr) Etter folketall (kr) 1567 Rindal 1612 Hemne 1613 Snillfjord 1617 Hitra 1620 Frøya 1622 Agdenes 1636 Meldal 1638 Orkdal 1657 Skaun , , , , , , , , , Sum Snitt I eksemplet ovenfor er 63,5 millioner kr fordelt etter Agdenesmodellen, - kolonnen Fordeling viser fordelte kostnader for den enkelte kommune. Kolonnen Etter folketall helt til høyre viser fordeling etter folketallet i kommunene. Fordeling av 63,5 mill, kr er ikke tilfeldig valgt, - tallet samsvarer med summen av utgiftene i kolonnene Regulert i tabellen Kostnadsoversikt (Regnskap 2010). Sammenlignes fordelingen pr kommune etter Agdenesmodellen med summen pr kommune av de regulerte utgiftene i regnskapstallene for 2010, kan resultatet karakteriseres som brukbart (ikke vesentlige store forskjeller). Det kan dog ikke legges for stor vekt på slik sammenligning, fordi regnskapstallene for 2010 er basert på noe ulik utgiftsføring i kommunene. Prioriteringene i kommunene kan også være ulik. Og ikke minst vil dimensjoneringen av tilbudet i et tjenestesamarbeid være avgjørende for kostnadene. 9

78 5.2 Kostnadsfordeling Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) Kostnadsfordeling SiO Samhandlingsenhet En detaljert fordelingsmodell for SlO Samhandlingsenhet må senest være på plass når en i løpet av 2012 går over fra prosjekt til drift i vertskommuneregi. Fordeling av kostnader relatert til samhandlingsenheten/vertskommuneopplegget i SiO kan for så vidt gjennomføres etter hvilken som helst omforent modell. Gruppa har kommet til at det er naturlig å ta utgangspunkt i inntektene (tilskuddene) relatert til samhandlings reformen som kommunene får overført gjennom statsbudsjettet. Prinsippet blir dermed det samme som i den generelle Agdenesmodellen, som er beskrevet i kap I statsbudsjettet tildeles hver enkelt kommune et beløp til medfinansiering av spesialist helsetjenesten og utskrivningsklare pasienter. Til å fastsette beløpet for hver enkelt kommune er det utarbeidet kostnadsnøkkel bygd på Hvor stor andel av kommunens befolkning som hører til i ulike aldersgrupper Hvor store helsekostnader som på nasjonalt nivå kan henføres til hver av disse aldersgruppene (hentet fra helseforetakene). For helsesamarbeidet i SiO er det trolig behov for å gå nærmere inn i mulighetene for stykkpris, og for å etablere ordninger som styrer bruken av tjenestene når etterspørselen er større enn tilbudet. SlO - kostnadsfordeling etter Agdenesmodellen (med basis i overførte inntekter til reformen i Statsbudsjettet) Til fordeling kr Samh.ref. Samh.reformen Folketall Frie inntekter Frie inntekter Utjevnings- Fordeling Etter pr innbygger (Statsbudsjettet) faktor folketall (kr) (kr) (kr) (kr) 1566 Surnadal , Rindal 2061 i , Halsa , Hemne 4232 i , Snillfjord 992 i 355 i , Hitra 4340 i , FrØya 4326 i , Agdenes , Rennebu 2629 i , Meldal , Orkdal i , i6s7skaun , Sum Snitt i

79 I eksemplet ovenfor er 3 millioner kr fordelt etter Agdenesmodellen, med basis i overførte tilskudd til samhandlingsreformen i Statsbudsjettet. Kolonnen Fordeling viser fordelte kostnader for den enkelte kommune. Kolonnen Etter folketall helt til høyre viser fordeling etter folketallet i kommunene. (Beløpet til fordeling, 3 mill. kr, er tilfeldig valgt) Kostnadsfordeling Legevakten i Orkdalsregionen (ho) Gjeldende kostnadsfordeling for LiO er basert på fordelingsnøkkel 60/40, d.v.s med 60 % fastdel og 40 % etter innbyggertall. Utredningsutvalget er av den oppfatning at dagens kostnadsfordeling mellom deltakerkommunene i LiO må vurderes, - i lys av at hovedprinsipp for kostnadsfordeling for tjenestesamarbeid i regionen nå utredes. Den økonomiske budsjettrammen for LiO er på kr ,- i Oversikten nedenfor viser kostnadsfordelingen mellom deltakerkommunene i LiO basert på Agdenesmodellen (i.h.t kap. 5.1) og gjeldende fordeling (60% fast og 40% etter innbyggertall). Avtalefestet rabatt kr ,- for hver av kommunene Hitra og Frøya er hensyntatt i fordelingene. Fordeling LiO Agdenes- Gjeldende modellen 60/40 fordeling (kr) (kr) 1566 Surnadal Rindal Hemne Snillfjord Hitra Frøya Agdenes Ren nebu Meldal Orkdal Skaun Sum (Kostnadsfordelingen etter Agdenesmodellen har her sin basis i kommunenes frie inntekter). En evt. ny kostnadsfordelingsmodell for LiO kan tidligst tas i /driftsåret bruk fra og med budsjett 11

80 5.4 Andre nøkkelfaktorer For barnevem er det mest aktuelt å avregne direkte henførbare kostnader mot hver enkelt deltakerkommune, men også fordele visse felleskostnader etter en omforent nøkkel. For skatteinnkreving avgir det it-basert innkrevingssystemet kommunespesifikke data. For sjølkostfinansierte tjenester, som f.eks kart/oppmåling, må kostnadsfordeling/finansiering utredes nærmere. Der det ikke finnes kommunespesifikke data, vil grunnmodellen gjelde. 5.5 Evaluering Det bør fastsettes tidspunkt for når en vedtatt fordelingsmodell seinest skal evalueres. En naturlig frist kan være ca tre år fra oppstart. Dersom det inntreffer noe uventa, må modellen kanskje uansett endres før den tid. 5.6 Nyetablering/investering Nyetablering/investeringer inndekkes av deltakerkommunene med slik finansiering (hver for seg eller i kombinasjon): Kostnadsfordeling basert på Agdenesmodellen. Avregning mot den enkelte kommune for opplagte kommunespesifikke utgifter. 5.7 Utvidelse av et tjenestesamarbeid med ny(e) kommune(r) Nye kommuner som tiltrer et etablert tjenestesamarbeid må kjøpe en inngangsbillett som i utgangspunktet baseres på regnskapsmessige balanseførte eiendeisverdier. 5.8 Uttreden/opphør I avtalen for et tj enestesamarbeid må uttreden være beskrevet, d.v. s i avtalen må det være inntatt bestemmelser om hva som gjelder dersom en kommune velger å gå ut av samarbeidet. Forutsetningene i forbindelse med opphør av et tjenestesamarbeid må også være avtaleregulert. 6. Framtidige budsjettrutiner Ett viktig spørsmål er hvordan deltakerkommunene skal kunne holde økonomisk styring og kontroll i et interkommunalt samarbeid, slik at tjenestesamarbeidet ikke lever sitt eget liv. Det er grunn til å anta at en god bestillerfunksjon hos deltakerkommunene er avgjørende, slik at det unngås at forholdet til den interkommunale tjenesten begrenser seg til å motta en årlig faktura. Det hører til gruppas mandat å lage forslag til framtidige budsjettrutiner. Gruppa har lagt til grunn at utredning av bestillerfunksjon ikke er inkludert i mandatet. 12

81 6.1 Budsjettrutiner i andre regioner Her følger en beskrivelse av rutinene i Fosen Regionråd: Budsjettkriterier drøftes i rådmannsgruppa før sommerferien og innarbeides i budsjettbrevet. Budsjett for de ulike samarbeidsordningene: - Lederne av samarbeidsordningene tilskrives og bes om å komme med sine forslag til budsjett innen en gitt frist. - Lederne deltar i rådmannsgruppas møte i september for å gjennomgå sine forslag. - Rådmannsgruppa drøfter videre budsj ettforslagene og fatter vedtak, som deretter legges fram for styret (ordførerne) til orientering. - Vertskommunene fakturerer tjenestekjøpere (kommunene) to ganger årlig, januar og juli. - Vertskommunene utarbeider årsmelding og regnskap for tj enestesamarbeidene. Disse sammenfattes i et felles dokument, vedtas/godkjennes av rådmannsgruppa og legges fram for styret (ordførerne) til orientering i mai/juni. Budsjett for regionsekretariatet: - Det utarbeides forslag til budsjett for sekretariatet basert på de kriterier som rådmannsgruppa trekker opp. - Budsjettet drøftes i rådmannsgruppa, som kommer med innstilling til styret. - Styret vedtar budsjettet i sitt møte i november. - Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. - Sekretariatet fakturerer kommunene to ganger årlig, januar og juli. - Årsmelding og regnskap drøftes i rådmannsgruppa og vedtas i styret i juni. 6.2 Gruppas forslag til budsjettrutiner (Iiovedprinsipper) Organiseringen av et tj enestesamarbeidet legger føringer for budsj ettrutinene. Der samarbeidet er organisert som et firma/eget rettssubjekt (f.eks IKS), vil budsjettrutinene måtte være en integrert del av firmaets økonomireglement. For vertskommunesamarbeid: Det skal utarbeides årsbudsjett og handlingspian (inkl økonomiplan). Budsjett-/planprosess følger vertskommunens rutiner og regelverk. Tj enesteenheten blir å betrakte som en enhet i vertskommunen. Driftsbudsjettets økonomiske ramme framkommer ved deflatorjustering (kommunal defiator) av forrige års budsjettramme. Nemnda fremmer forslag til årsbudsjett og handlingspian og oversender disse til kommunene ultimo september hvert år. Årsbudsj ett og handlingspian er gyldig når samtlige kommuner har vedtatt disse. Deltakerkommunene dekker påløpte netto utgifter. Kostnadsfordeling jfr kap. 7. Årsavregning ultimo januar. Underskudd inndekkes med kostnadsfordeling/finansiering som forutsatt. Overskudd kan beholdes, og kan disponeres til engangstiltak, men ikke til heving av driftsnivået. 3

82 7. Konklusjon kostnadsfordeling/finansiering 7.1 Basis/grunnprinsipp Det er enighet i gruppa om slik anbefaling for kostnadsfordeling/finansiering av tjenestesamarbeid (hver for seg eller i kombinasjon): Agdenesmodellen (jfr kap. 5.1). Kommunespesifikke utgifter (der slike utgifter er lett å identifisere) honoreres av den enkelte kommune (kan også omfatte kjøp av tjenester basert på eget ressursbruk). Det bør ikke etableres et for omfattende (og kostbart) byråkrati rundt kostnadsfordeling. 7.2 SiO (Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen) For SiO Samhandlingsenhet Agdenesmodellen med basis i overførte tilskudd til reformen i statsbudsjettet. Annen bruk av ø-hjelp sengepost (når kostnadene ikke dekkes fullt ut av ekstern finansiering) dekkes av pasientens hjemkommune etter stk-pris. For LiO (Legevakten i Orkdalsregionen) Agdenesmodellen med basis i de frie imitektene. Særavtaler hensyntas. 7.3 Nyetablering/investeringer Nyetablering/investeringer inndekkes av deltakerkommunene med slik finansiering (hver for seg eller i kombinasjon): Kostnadsfordeling basert på Agdenesmodellen. Avregning mot den enkelte kommune for opplagte kommunespesifikke utgifter. 14

83 çï 1POA

84 iverksettes KOSTNADSFORDELING VÆRNESREGIONEN (kilde: Samarbeidsavtaler og vedtak i AU/RRlKommunene). IT Utgifter med felles IT- tjeneste fordeles slik: Drift av felleslosninger: Fast andel som deles likt mellom kommunene 40 % Variabel andel i forhold til antall innbyggere pr i regnskapsåret 60 % Investeringer i felleslosninger: Fast andel som deles likt mellom kommunene 45 % Variabel andel i forhold til antall innbyggere pr i regnskapsåret 55% WEB-basert kartinnsyn Utgifter med drift og investering fordeles som for felles IT-tj eneste. LØNN/REGNSKAP (inkl. skanning, fakturering/innkreving kommunale avg.) Lønn; Faste andel deles likt mellom kommunene 22,5 % Variabel andel i forhold til antall lonns- og trekkoppgaver 77,5 % Regnskap; Fast andel 32,5 % Variabel andel etter fakturamengde 67,5 % SKATTEOPPKREVER Fast andel som deles likt mellom kommunene 22,5 % Variable andel som følger aktivitetsnivå i den enkelte kommune 77,5 % (her er det så langt brukt innbyggertall pga vanskeligheter med å ta ut rapporter) ARBEIDSGIVERKONTROLL Etter antall innbyggere pr. 1. januar i regnskapsåret 50 % Etter antall arbeidsgivere pr. 1. januar i regnskapsåret 50 % BARNEVERN Fast andel som deles likt mellom kommunene 20 % Variabel andel som fordeles etter innbyggertall 80 % INNKJØP (samarbeidsavtale ikke sluttbehandlet i kommunene) 25 % dekkes av Stjørdal kommune 20 % dekkes av Malvik kommune 55 % fordeles slik på de 6 kommunene Fast andel som deles likt mellom kommunene 50 % Variabel andel etter folketall pr i regnskapsåret 50 % LEGEVAKT Fast andel av netto driftsutgifter fordeles likt mellom kommunene 25 % Variabel andel fordeles etter innbyggertall pr % SEKRETARIATET Fordeling skjer etter innbyggertall ut Ny kostnadsfordeling foreslått av AU fra slik: Fast andel som deles likt mellom kommunene 40 % Variabel andel i forhold til antall innbyggere pr i regnskapsåret 60 % 16

85 - og 75 % Antall landbruk 50% 10% MN S-orclningene har ulike kostnadsfordel i ngsmodel ler. 6.2 Fordelingsinodell MIDTRE NAMDAL SAMKOMMUNE KOSTNADSFORDELING Side 23 ordningen vil representere en transaksjonskostnad. På den annen side er det islett av incitamcnt i denne modellen. I tillegg vil vi få en rettferdig fordeling mellom kommunene. medgått tid (og antallet fakturaer til skanning). Fering av medgått tid og administrasjon av privat rcgnskapskontor der det i tillegg til en fast administrasjonskostnad fakturcrcs etter grunnlag lbr fordelingsnøkkcl med en fastandel og en andel knyttet til innbyggcrtall akseptert i MNS og gir ingen intern transaksjonskostnad. (Modell brukt i forhold til MNS- NAV og i Værnes-regionen). Modellen vil være kjent og andre interkommunalc ordninger viser også at antallet og fordelingen eiidrcr seg fra år til år knyttet bl.a. til større prosjekter. En lønn og rcgnskapsavdcling vil i tillegg være svært Værnes og Fosen er at dette vil være ulikt mellom kommunene og over tid. To valg synes å peke seg ut: avhengig av kvaliteten på grunnlagsmaterialet som legges inn i kommunene. Erliringen fra transaksjoner ble forsøkt karllagt i U07, og det gir heller ikke et godt grunnlag. Erfaring fra Det er ingen klar sammenheng mellom utgi fisnivå og antallet innbyggere. Antallet matcmatisk logikk, J-Jovcdtrekkci er at ordninger med stor fasikostnadsandcl (eks. 11 ) har fått stor prosent likt fordel, mens ordninger der produksjonen er knyttet til antallet innbyggere (eks barncvcrn og skatteoppkrever) har liten andel fast. Faktiske utgifter thr hver enkelt kommune har også vært med i vurderingen når kosinadsfordelingsmodell har vært valgt (eks. NAV og utredning om fcllcs brannvesen). I tillegg brukes det deltakeransvar definert til prosentvis andel av totalt tilskudd til MNS som fordelingsaekkel for politikk og Kostnadsfordelingsnøklenc har vært vurdert fia ordning til ordning, men har ingen administrasjon. adminin av samlet årlig tilskudd) 100 % Deltakeransvar (pisentvis andel PPT 10 % 00 % Elevtall. (Forslag) 10% 90% 40% 60% 40% 60% 10% 50% mmunene I Like atidelor Fordeling Andre mellom etter nekter 100 % Til kommune etter bosted 100 % Tilskudd til koinmuneiie overføres i sin helhet 100 % Til kommune etter bosted 1. Vi simulerer en totalkostnad for tjenesten basert på 2010 regnskap som brukes som 2. Vi tar i bruk Fosen modellen og organiserer MNS lønn og regnskap tilnærmet likt et 17

86 Alle Fosen Regionråd faktureringsnokler samarbeidsiosninger: Nr. Resten fordeles etter folketall pr. 1.1 året før Leasing av utstyr mv.: 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter folketall. pr året før. kommunene. Den resterende andelen (90 % av den totale kostnaden) fordeles med 80 % etter folketall og den resterende 20 % etter antall arbeidsgivere som leverer Ordningens navn: Deltakende Hvem som Fordelingsnøkkel fra kommuner: fakturerer: Fosen Regionråd Sekretariatet Fastbeløp: kr pr. kommune. medlemsavgift Resten fordeles etter folketall pr. 1.1 året før Regionkonsulenten for Alle Sekretariatet 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter oppvekst folketall pr. 1.1 året før Tiltaksmidlene Alle Sekretariatet Fastbeløp: kr Felles Alle Rissa kommune Lisenser: faktureres etter antall pr. kommune kommunikasjonsløsning Linjekostnader: faktureres etter faktisk kostnad pr. kommune Elevbedriftsmessa Alle Sekretariatet Finansieres av vertskommunen + sponsorstøtte Reiseliv Alle Sekretariatet 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før Fosenportalen Alle Sekretariatet 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter folketallpr. 1.1 året før. 8. Fosen Regnskap Alle Bjugn Faktureres etter faktisk timeforbruk pr. kommune 9. Lisenser drift og Alle Bjugn 60 % fordeles likt på alle kommuner, vedlikehold av 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før. økonomisystemer 10. Fosen Lønn Alle Åfjord Faktureres etter faktisk timeforbruk pr. kommune 11. Kemnerkontoret for Fosen Alle Leksvik 10 % av den totale kostnad deles likt mellom lønns- og trekkoppgaver.

87 Nr. Tjenestekatalogen legges til grunn for prising pr. kunde. Det bygges på to hovedprinsipper: Dette betyr en lav timepris, samt at det er innberegnet svært lite tid til annet enn drift. Dette fordi Fosen IKT vil være en tilnærmet ASP-leverandør. b) Prisstruktur er ut fra grunnkost, driftstid, antall applikasj oner og det antall brukere/klienter den enkelte kommune har mot den enkelte applikasjon. Dette gir et reelt kostnadsbilde for enkelte kommune sett ut ifra hva den enkelte kommune har bestilt av Ti enestekatalogen beskriver: kommune til hvilken kostnad. Et konsept som bygger på at jo flere som benytter applikasjonene desto billigere blir det for den enkelte 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før. kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før Ordningens navn: Deltakende Hvem som Fordelingsnokkel fra kommuner: fakturerer: 12. Fosen IKT Alle Rissa Fordelingsprinsipp: (vedtatt i forbindelse med budsjettet for 2010) a) Selvkost. tjenester. a) Hvilke tjenester som skal leveres den enkelte b) Ressursbehov for administrasjon og tj enesteleveranser. kommune. 13. Fosen Kart Alle Rissa 60 % fordeles likt på alle kommuner, 14. Lisenser vedr. drift av Alle Rissa kommune 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter kartsystemet: folketall pr. 1.1 året før. 15. Fosen Inkasso Alle Rissa kommune Netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle budsjettåret. 19

88 Nr. kommuner og 40 % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før 40 % fordeles etter folketall pr % fordeles etter folketall pr. 1.1 året før. Ordningens navn: Deltakende Hvem som Fordelingsnokkel fra kommuner: fakturerer: 16. Fosen Låneadministrasjon Rissa kommune Netto underskudd fordeles med 60 % likt på alle budsj ettåret. 17. Saklarkiv-program 60 % fordeles likt på alle kommuner, 18. Helse og omsorgsprogram året før. 60 % fordeles likt på alle kommuner, 19. Fosen Forebyggende Osen, Åfjord, Ørland Se oppsett nedenfor. Ordningen omdannes til IKS fra Brannvern (tilsyn) Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik 20. Fosen Forebyggende Åfjord, Bjugn, Ørland Se oppsett nedenfor. Ordningen omdannes til IKS fra Bramivern (feiing) Ørland, Rissa og Leksvik. kommunene 22. Framtidige prosjekter Kommunen som har Hovedregel: prosjektlederansvaret 60 % fordeles likt på alle kommuner, 40 % fordeles etter folketallpr. 1.1 året før. 21. ut fra antall barn i hver av kommunene i aldersgruppen fra 0 22 år. Tiltakene dekkes av hjemkommunen til brukeren. Felles barnevern for Fosen Behandles nå Vertskommuneikke Forslag om at lønn og andre administrasjonskostnader avklart (kontorutgifter, reiseutgifter og lignende) fordeles mellom 20

89 Fosen Forebyggende Brannvern tilsyn: Fordelingsprinsipp mellom deltakerne (budsjett fra 2010) Kommune Innbyg Antall Fordelin 60 % av admin, 40 % av SUM -gere særskilte g av transport, felles admin, BUDSJET pr brannob lønns- utg etc fordelt transport, felles T PR j. kostnder likt på all utg etc fordelt KOMMU etter kommuner etter folketall NE antall pr 1.1. året for objekt Roan Osen Åfjord Leksvik Bjugn Ørland Rissa Sum i Fosen Forebyggende Brannvern feiing: Fordelingsprinsipp mellom deltakerne (budsjett fra 2010) Innbyggere Antall Fordeling av Felleskostnader SUM Kostnad pr piper lonnskostnader fordelt likt på budsjett pr. pipe etter antall kommunene pr. piper kommune Åtjord Leksvik Bjugn Ørland Rissa SUM

90 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - skatteinnkrevning Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Delprosjektrapport - skatteinnkrevning Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Tilrådning: 1. Skatteinnkreving Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at rapporten fra delprosjektgruppa er et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste for Orkdalsregionen. Hitra kommune forplikter seg til å gå med i en slik tjeneste med sikte på full oppstart fra Hitra kommune er enig i at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men slutter seg til anbefalingene om å innlemme disse oppgavene som seinere trinn. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at det ikke er hensiktsmessig at tjenesten også skal ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Hitra kommune slutter seg til forslaget om å be Orkdal ta på seg oppgavene som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle medarbeidere i tjenesten skal være ansatt i den samme vertskommunen. Hitra kommune er enig i at det ikke er grunnlag for å opprette noe eget folkevalgt styringsorgan for samarbeidet på dette fagområdet. Overordna plan- og budsjettstyring ivaretas av regionrådet, mens administrative rutiner beskrives i vertskommuneavtalen. Det kan være aktuelt på et seinere tidspunkt å legge folkevalgt styring av en felles skatteinnkrevertjeneste inn som en deloppgave for et folkevalgt styringsorgan som også har andre oppgaver. Hitra kommune forutsetter at styringsgruppa (med bistand fra rådmannskollegiet) utarbeider forslag til en administrativ vertskommuneavtale, som seinere må vedtas av alle kommunestyrene Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

91 Side 2 av 2 utarbeider forslag til retningslinjer og eventuelle avtaler for ansattes skifte av arbeidsgiver og oppmøtested, som også kan benyttes for samarbeid på andre fagområder organiserer og finansierer et iverksettingsprosjekt med tydelig ledelsesansvar og deltakelse fra vertskommunen, deltakerkommunene og tillitsvalgte. 2. Generelt Hitra kommune slutter seg til at helheten for oppgavefordeling i regionen blir vurdert på overordna nivå i tjenestesamarbeidet, seinest på styringsgruppemøtet i juli Prinsipper for fordeling av framtidige kostnader i fellestjenestene behandles som en egen sak i kommunestyret, etter innstilling fra styringsgruppa. Enstemmig. Innstilling: 3. Skatteinnkreving Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at rapporten fra delprosjektgruppa er et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste for Orkdalsregionen. Hitra kommune forplikter seg til å gå med i en slik tjeneste med sikte på full oppstart fra Hitra kommune er enig i at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men slutter seg til anbefalingene om å innlemme disse oppgavene som seinere trinn. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at det ikke er hensiktsmessig at tjenesten også skal ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Hitra kommune slutter seg til forslaget om å be Orkdal ta på seg oppgavene som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle medarbeidere i tjenesten skal være ansatt i den samme vertskommunen. Hitra kommune er enig i at det ikke er grunnlag for å opprette noe eget folkevalgt styringsorgan for samarbeidet på dette fagområdet. Overordna plan- og budsjettstyring ivaretas av regionrådet, mens administrative rutiner beskrives i vertskommuneavtalen. Det kan være aktuelt på et seinere tidspunkt å legge folkevalgt styring av en felles skatteinnkrevertjeneste inn som en deloppgave for et folkevalgt styringsorgan som også har andre oppgaver. Hitra kommune forutsetter at styringsgruppa (med bistand fra rådmannskollegiet) utarbeider forslag til en administrativ vertskommuneavtale, som seinere må vedtas av alle kommunestyrene utarbeider forslag til retningslinjer og eventuelle avtaler for ansattes skifte av arbeidsgiver og oppmøtested, som også kan benyttes for samarbeid på andre fagområder organiserer og finansierer et iverksettingsprosjekt med tydelig ledelsesansvar og deltakelse fra vertskommunen, deltakerkommunene og tillitsvalgte. 4. Generelt Hitra kommune slutter seg til at helheten for oppgavefordeling i regionen blir vurdert på overordna nivå i tjenestesamarbeidet, seinest på styringsgruppemøtet i juli Prinsipper for fordeling av framtidige kostnader i fellestjenestene behandles som en egen sak i kommunestyret, etter innstilling fra styringsgruppa. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

92 Side 3 av 3 Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

93 Side 4 av 4 Saksopplysninger Ni av kommunene i Orkdalsregionen Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rindal, Skaun og Snillfjord deltar i et prosjekt for utvikling av framtidig tjenestesamarbeid og tilhørende folkevalgt styring av interkommunalt samarbeid. Grunnlaget for prosjektarbeidet er ei felles intensjonserklæring som ble vedtatt i alle ni kommunestyrer i 2010, og som bl.a. sier at: Etter kommunevalget i 2011 skal det med utgangspunkt i at medlemskommunene skal bestå som egne kommuner - være etablert et helhetlig og forpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, kompetansekrevende tjenester og plan- og utviklingsoppgaver som best kan løses gjennom samarbeid i Orkdalsregionen. Styringsgruppa består av ordførere og rådmenn i de ni prosjektkommunene. Under sitt møte på Frøya vedtok styringsgruppa enstemmig ei felles innstilling om barnevernsvakt og skatteinnkreving, som sendes til kommunene, med tilråding om at kommunestyrene før sommeren 2012 fatter likelydende vedtak. De to delprosjektgruppene for barnevernsvakt og skatteinnkreving har lagt fram sine innstillinger innen fristen , som rådmannskollegiet satte høsten Det vedlagte notatet Tjenestesamarbeid iverksetting for barnevernsvakt og skatteinnkreving oppsummerer de viktigste elementene i de to innstillingene og skisserer hvordan framtidig samarbeid på de to fagområdene kan innpasses i et helhetlig opplegg for tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. For å gjøre innholdet i rapportene fra de to delprosjektgruppene lett tilgjengelig, har en valgt å ta de viktigste punktene med i det vedlagte notatet. Slik kan en få brukbar oversikt uten å lese de to rapportene veldig nøye. Sammendrag fra delprosjektgruppas rapport - skatteinnkreving Her følger delprosjektgruppas sammendrag: Skatteinnkreving er ett av 5 delprosjekter i Tjenestesamarbeidsprosjektet for Orkdalsregionen. Gruppa har bestått av representanter fra hver av kommunene i Orkdalsregionen, med unntak av Rennebu, samt to tillitsvalgte. Gruppas mandat har vært å danne grunnlag for felles skatteoppkrever fra Dette er et ambisiøst mål, og gruppa anser som tidligste oppstartstidspunkt for et felles skatteoppkreverkontor. Noen kommuner er dessuten bundet av avtaler i eksisterende samarbeid, og de vilkår for oppsigelse som ligger i disse. Samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen vil gjøre tjenesten robust til å møte utfordringer som ferieavvikling, kompetanseutvikling og arbeidsmarked. Skatteoppkreveren har også ansvar for arbeidsgiverkontroll, og mange av kommunene deltar i dag i et felles kontrollmiljø utenfor regionen. Det finnes kompetanse i regionen, og gruppa anbefaler å se på mulighetene til å videreutvikle dette. Flere skatteoppkrevere/ kemnere har også kompetanse på innkreving av kommunale krav og legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt), og gruppa mener det er naturlig å vurdere om dette er oppgaver som skal følge med til et felles kontor. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

94 Side 5 av 5 Rådmannskollegiets vurderinger - skatteinnkreving Rådmannskollegiet i Orkdalsregionen har gjort følgende vurderinger om skatteinnkreving: Rådmannskollegiet ser rapporten som et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste og går inn for å etablere en slik tjeneste med virkning fra Rådmannskollegiet mener at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men har kommet til at det trolig er mest hensiktsmessig å innlemme disse som seinere trinn. Det kan reises spørsmål ved om tjenesten som i utgangspunktet skal foreta innkreving, også bør ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Det er delte meninger om dette i rådmannskollegiet. Det er mulig å tenke seg et opplegg for at enkeltkommuner kan kjøpe tilleggstjenester etter behov. Men mange kommuner som har kompetanse på eiendomsskatt uten at denne er knytta til skatteinnkrevertjenesten, er skeptiske til å legge slike oppgaver inn i en interkommunal tjeneste. Gruppa foreslår Orkdal som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle skal være ansatt i den samme vertskommunen. En må avklare om Orkdal er villig til å ta på seg oppgaven. Helheten for oppgavefordeling i regionen må vurderes på overordna nivå i tjenestesamarbeidet. Det må utarbeides en administrativ vertskommuneavtale, for det er neppe grunnlag for noe eget folkevalgt styringsorgan på dette fagområdet. Rutiner for overordna plan- og budsjettstyring på administrativt nivå må da eventuelt inngå i vertskommuneavtalen, eller kanskje legges til regionrådet. En må ta stilling til om ansatte som får lang arbeidsreise som følge av omorganiseringa, kan gis kompensasjon for dette. Dette gjelder også på andre fagområder. Det er mulig å organisere et iverksettingsprosjekt med den samme gruppa og en valgt vertskommune i spissen. Det bør velges en tydelig leder for iverksettinga. En må sørge for god involvering av tillitsvalgte. En framdriftsplan må avklare bl.a. når en formell avtale må være vedtatt av kommunestyrene og når en skal rekruttere leder og anna personell. Videre må en finne ut eksakt hvilke avklaringer som må skje med mer sentrale myndigheter, og så gjennomføre disse. Dessuten er det behov for å avklare særskilt holdningene i Skaun, som har to års oppsigelsefrist på sin nåværende samarbeidsavtale med Melhus og Midtre Gauldal. Rådmannskollegiets vurdering her følger saken ved behandling i ordfører-au og styringsgruppa og kan seinere være grunnlag for utarbeidelse av et felles saksframlegg som sendes til kommunestyrene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

95 Hemne Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen Delprosjektrapport skatteinnkreving 1 Sammendrag Skatteinnkreving er ett av 5 delprosjekter i Tjenestesamarbeidsprosjektet for Orkdalsregionen. Gruppa har bestått av representanter fra hver av kommunene i Orkdalsregionen, med unntak av Rennebu, samt to tillitsvalgte. Gruppas mandat har vært å danne grunnlag for felles skatteoppkrever fra Dette er et ambisiøst mål, og gruppa anser som tidligste oppstartstidspunkt for et felles skatteoppkreverkontor. Noen kommuner er dessuten bundet av avtaler i eksisterende samarbeid, og de vilkår for oppsigelse som ligger i disse. Samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen vil gjøre tjenesten robust til å møte utfordringer som ferieavvikling, kompetanseutvikling og arbeidsmarked. Skatteoppkreveren har også ansvar for arbeidsgiverkontroll, og mange av kommunene deltar i dag i et felles kontrollmiljø utenfor regionen. Det finnes kompetanse i regionen, og gruppa anbefaler å se på mulighetene til å videreutvikle dette. Flere skatteoppkrevere/ kemnere har også kompetanse på innkreving av kommunale krav og legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt), og gruppe mener det er naturlig å vurdere om dette er oppgaver som skal følge med til et felles kontor.

96 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Bakgrunn Mandat Oppnevning Forutsetninger Arbeidsprosessen Dagens situasjon i regionen Erfaringer fra andre interkommunale samarbeid på fagområdet Forslag til konkret plan for felles tjeneste Avgrensing av hvilke oppgaver/ tjenester som skal utøves felles og hva kommunene fortsatt skal gjøre hver for seg Dimensjonering, personalbehov, behov for kontorplass Innbemanning Organisering Lokalisering Arbeidstid og oppmøtested for ansatte Arbeidsoppgaver Sentralbord og kommunikasjon Bruk av programvare Øvrige IKT-løsninger, innfasing av disse, forholdet til felles IKT-tjeneste Driftsbudsjett Nødvendige investeringer Andre økonomiske konsekvenser Forslag til plan for iverksetting Tidsplan Evt. trinnvis iverksetting Mulige overgangsordninger Delegering av myndighet, juridiske samarbeidsavtaler mellom kommunene Eventuelle behov for avtaler med andre offentlige myndigheter Vurdering av behovet for folkevalgt styring på fagområdet Dato: Side 2 av 11

97 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 2 Innledning 2.1 Bakgrunn Bakgrunn er kommunestyrene i Orkdalsregionens vedtak om utredning av tjenestesamarbeid, med skatteinnkreving utpekt som et av 5 hovedprosjekt. 2.2 Mandat Legge grunnlag for å etablere en felles skatteinnkrevingstjeneste fra Utrede hvilke oppgaver som kan løses sammen, og hva som må løses i egen kommune. Arbeidsgiverkontrollen er også en del av prosjektet. Prosjektrapport legges fram innen Oppnevning Hver kommune i Orkdalsregionen er bedt om å nominere personer til hver delprosjektgruppe. Gruppa består av de personer som kommunene har pekt ut, forsterket med 2 tillitsvalgte fra arbeidstakerorganisasjonene: Gruppemedlemmer: Geir Ove Storstein (Agdenes), Wenche Snildalsli Vuttudal (Hemne), Hege Akseth (Hitra), Eva Solli (Orkdal), Else Einum (Meldal) tom , Ola Haugen (Meldal) fom , Harry Figenschau (Rindal), Knut Nygård (Skaun) og Reidar Samskott (Snillfjord), Torbjørn Måsøval (Tillitsvalgt) tom , Ann Kathrin Silset (Tillitsvalgt) fom og Bente Fagerli (Tillitsvalgt). Wenche Snildalsli Vuttudal fra Hemne kommune ble valgt som gruppas leder. 2.4 Forutsetninger Kommunestyrene er oppdragsgivere. Det er oppnevnt en styringsgruppe for hovedprosjektet. Til grunn for arbeidet i gruppa ligger forprosjektrapport fra april 2011 for forprosjektgruppe skatteinnkreving. 3 Arbeidsprosessen Gruppa har hatt møter en gang per måned. Ut over dette har kommunikasjon gått på e-post og/ eller telefon ut over dette. Dato: Side 3 av 11

98 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 4 Dagens situasjon i regionen Skaun har felles skatteoppkreverkontor med Melhus og Midtre Gauldal med Melhus som vertskommune. Hitra og Frøya har felles skatteoppkreverkontor med Hitra som vertskommune. Orkdal, Agdenes og Rindal har felles skatteoppkreverkontor med Orkdal som vertskommune. Meldal, Hemne og Snillfjord har egne skatteoppkreverkontor. Arbeidsgiverkontrollen Med unntak av Frøya, Hitra, Snillfjord og Rindal er kommunene tilknyttet Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag i Malvik. Rindal er i ferd med å bli tilknyttet arbeidsgiverkontrollen ved Nordmøre Kemnerkontor i Kristiansund. Frøya og Hitra har felles kontrollenhet på Hitra, mens Snillfjord utfører denne oppgaven selv. Bemanning ved kontorene TOTAL antall årsverk Agdenes/ Orkdal/ Rindal antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk Hitra/ Frøya Meldal Rindal Skaun Snillfjord Hemne Skatteoppkreverfunksjonen 11,55 3,7 1,5 2,65 1,5 1,5 0,7 Herav arbeidsgiverkontroll 1,59 0,7 0,14 0,6 0,05 0,1 Andre oppgaver som løses ved skatteoppkrever-/ kemnerkontorene Snillfjord: Fakturering og innkreving av kommunale krav, bostøtte. Meldal og Hemne: Tvangsinnfordring av pengekrav. Skaun, Agdenes, Rindal, Frøya er i et samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen i dag, mens myndigheten til innfordring av pengekrav og legalpantekrav 1 ligger hos den enkelte kommune. Skatteoppkrever har særnamskompetanse 2 for skattekrav og for kommunal eiendomsskatt og avgift. Dette betyr at skatteoppkrever kan avholde utleggsforretninger og nedlegge utleggstrekk for disse. Dersom kommunene skiller innkreving av skatt og legalpantekrav, mister man muligheten til å nedlegge utleggstrekk for legalpantekravene og må forholde seg til å begjære tvangssalg som innfordringsmiddel også for relativt små beløp. Dato: Side 4 av 11

99 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Flere av kommunene har i dag organisert seg slik at skatteoppkrever har ansvaret for all innfordring, både skattekrav, legalpantekrav og annen fakturering; barnehage, husleie m.v. Man bør i et samarbeid om skatteinnkrevingstjenesten også vurdere om det er hensiktsmessig med et samarbeid om andre kommunale krav enn bare skatt eller om kommunene bør bygge opp et eget innkrevingsmiljø for det som blir igjen eventuelt forskjellige løsninger etter hva den enkelte kommune ønsker. Man må i så fall utrede nærmere distinksjonene mellom egeninkasso/fremmedinkasso. Rindal, Skaun og Frøya kjøper innfordringstjeneste av eksterne inkassofirma. 1 Kommunal eiendomsskatt og avgift er sikret ved legalpant i den angjeldende eiendom heretter kalt legalpantekrav. 2 Fra skatteoppkreverinstruksen: 4-2 Særnamskompetanse 1. Skatteoppkreveren avholder forretning for utleggspant når han eller hun er bemyndiget 2. Skatteoppkrever som ikke har slik kompetanse eller som velger å ikke benytte denne, må fremme begjæring om utlegg overfor den ordinære namsmannen. 3. Må utleggsforretning avholdes i annen kommune, kan skatteoppkreveren under henvisning til gjeldende bistandsordning rette anmodning til skatteoppkreveren i vedkommende kommune. Denne plikter å yte bistand etter de retningslinjene som gjelder for ordningen. Instruksens bestemmelser vedrørende egne krav gjelder tilsvarende for de kravene skatteoppkreveren får til behandling under bistandsordningen. 5 Erfaringer fra andre interkommunale samarbeid på fagområdet Bente Fagerli deltok på studieturen til Nord-Trøndelag. Gruppa har innhentet rapporter og avtaler fra andre interkommunale samarbeidsløsninger om skatteoppkreverfunksjonen. Gruppedeltakerne som i dag deltar i interkommunalt samarbeid rapporterer om godt samarbeid og gode erfaringer, spesielt med tanke på: redusert sårbarhet, spesielt med tanke på ferieavvikling kompetent og effektiv tjeneste motivasjon - ønske fra skatteoppkrever om tjenestesamarbeid bedre spisskompetanse flere like saker faglig miljø rekruttering Dato: Side 5 av 11

100 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6 Forslag til konkret plan for felles tjeneste Fordeler ved samarbeid: - Kompetanse på kontor vidt fagfelt, oppgaveløsning ved kompliserte saker. - Opplæring av nyansatte i hele regionen. - Personellmessig fravær, ferie, kurs og annet. - Samlokalisering med skattekontor (ligning) gir muligheter for bedre samarbeid og mer effektiv oppgaveløsning. - Rekruttering. Mulige utfordringer: - Geografiske avstander. - Beholde dagens kompetanse. - Redusert lokalt arbeidstilbud. - Administrasjon. Forprosjektrapporten pekte på 3 mulige samarbeidsløsninger. Gruppa har vurdert samtlige, og mener at vertskommuneløsning med ett avdelingskontor er mest hensiktsmessig. Vertskommunesløsning er valgt der det foreligger samarbeid i regionen i dag, og er også mest vanlig i andre regioner. I en vertskommuneløsning har én kommune ansvaret for tjenesteproduksjonen. Samtlige medarbeidere er ansatt og har sitt arbeid i vertskommunen. Dette innebærer at både faglig, personellmessig og administrativt ansvar er lagt til vertskommunen. Vertskommunen blir en utfører, mens deltakerkommunene blir en bestiller av tjenesten. Omfanget, kvaliteten og betalingen for tjenestene reguleres i avtaler. 6.1 Avgrensing av hvilke oppgaver/ tjenester som skal utøves felles og hva kommunene fortsatt skal gjøre hver for seg Er felles skatteoppkreverkontor kan ivareta alle oppgaver som ligger i skatteoppkreverfunksjonen ihht skatteoppkreverinstruksen. Særnamskompetansen i utleggssaker tilligger skatteoppkrever. Kommunestyrene kan delegere anmeldelsesmyndighet til skatteoppkrever, jf 5 i trekkanmeldelsesintruksen. 6.2 Dimensjonering, personalbehov, behov for kontorplass Ved å tilby alle ansatte plass i ny organisasjon, vil en del arbeidsplasser være igjen i egen/ gammel organisasjon. Gruppa antar at det ikke er samsvar mellom dagens 11,55 (0,7 av disse er arbeidsgiverkontroll Snillfjord, Hitra/ Frøya) årsverk på området i hver kommune i dag og behovet i en felles enhet. Dato: Side 6 av 11

101 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Hvorvidt innkreving av legalpantekrav og arbeidsgiverkontroll vil bli tillagt det nye kontoret vil ha betydning for bemanningsbehovet. Gruppa antar med bakgrunn i erfaring fra etablerte samarbeidsløsninger at det er mulig å besørge kontoret med 7-8 årsverk, men at det kan være naturlig at alle ansatte får mulighet til å flytte over til det nye kontoret. Bemanningsreduksjon vil da følge som naturlig avgang og ikke ønske om overflytting. Arbeidsgiverkontroll. Dagens løsninger fungerer godt i kommunene i dag. Gruppa anser dette som tilfredsstillende, og ønsker ikke å fremme forslag om endring av dagens løsning. Gruppa vil likevel bemerke at det i dag er kompetanse i regionen, og det er naturlig å se også denne delen av skatteoppkrevervirksomheten i et tjenestesamarbeid. Dette må da evt. følge som et naturlig trinn 2 når et samarbeid er etablert. Andre oppgaver. Inndrivelse av legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt) er også vurdert som en oppgave som kan legges til en felles tjeneste. 6.3 Innbemanning Gruppa viser til nedsatt gruppe: Kompetansenettverk for personal. Lederstilling lyses ut, for øvrig vil stillingene i stor grad bli besatt av ansatte i kommunene. 6.4 Organisering For å utnytte mulighetene som ligger i en felles skatteoppkreverfunksjon er samlokalisering et viktig moment. Gruppas utgangspunkt er organisering med ett hovedkontor, men det er behov for minst ett avdelingskontor med hensyn til geografisk utstrekning. Felles skatteoppkrever for tjenesten. 6.5 Lokalisering Avstand må tillegges vekt. Regionen er vidstrakt, og lokalisering av kontor vil ha betydning både for den enkelte skatteyter og for tilgang til arbeidskraft. Med tanke på vanskeligstilte skattebetalere og utenlandske arbeidstakere er det en fordel med kontakt mellom skatteoppkreverkontor og skattekontor da det erfaringsmessig er en del misforståelser ang. kontorenes oppgavefordeling. I tillegg er det praktisk ift oppgaveløsning både mellom skatteoppkreverne og skattekontorene, og for skatteyterne. Flere skatteoppkrevere har innfordring av både skatt og kommunale krav og avgifter. Det er en fordel å se kravene i sammenheng. Dato: Side 7 av 11

102 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Gruppa har vurdert momentene ovenfor og mener det er naturlig å organisere skatteoppkreverkontor i nærhet til skattekontor. Etter siste omorganisering vil dette si hovedkontor i Orkdal, med avdelingskontor på Hitra. Med en slik lokalisering er også hensynet til reiseavstand vurdert. Gruppa har bare vurdert skatteoppkreverfunksjonen i denne sammenheng, iht. mandatet vi er gitt. Øvrig oppgaveløsning i den enkelte kommune er ikke en del av dette. 6.6 Arbeidstid og oppmøtested for ansatte Gruppa har ikke kompetanse til å uttale seg om dette, men det kan synes naturlig at ansatte som får lang arbeidsreise som følge av omorganiseringa, kan vurderes å gis kompensasjon for dette. 6.7 Arbeidsoppgaver Fra skatteoppkreverinstruksens 1-1 Virkeområde Denne instruksen gjelder for utførelsen av de oppgavene den kommunale skatteoppkreveren er pålagt i lov 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven) og i forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i loven. 1-2 Skatteoppkreverens ansvar 1. Skatteoppkreveren er ansvarlig for at oppgavene som følger av 1-1 utføres på forsvarlig måte og til rett tid. 2. Skatteoppkreveren skal arbeide for å oppnå de målene og kravene som fastsettes i styringsdialogen med overordnet faglig myndighet. 5-1 Arbeidsgiverkontrollen Etter skattebetalingsloven 47 nr. 1 er skatteoppkrever pålagt å kontrollere at arbeidsgiver etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven og forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene. Organisering av arbeidsgiverkontrollen er omtalt i pkt 6.2. Utøvelse av særnamskompetanse ift innkreving av legalpantekrav (pkt 6.2). Dato: Side 8 av 11

103 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.8 Sentralbord og kommunikasjon Løses av vertskommune. Dersom det er teknisk mulig, ser gruppa at det kan være en fordel å kunne sette over direkte til skatteoppkreverkontoret. Det er også ønskelig at skjema etc kan utleveres i den enkelte kommune. En stor del av skatteytermassen henter dessuten informasjon og skjema via enten kommunens/ skatteoppkreverens nettsider, skatteetatens nettsider og Altinn. 6.9 Bruk av programvare SOFIE (fagsystem skatt) er innført for alle landets kommuner Søkesystemer i infodatabaser knyttet til skatteinnfordring og lignende. Støttefunksjoner besørges av vertskommunen. For dekning av utgifter knyttet til drift av kontoret, se pkt Øvrige IKT-løsninger, innfasing av disse, forholdet til felles IKT-tjeneste Det er innført felles fagsystem skatt for hele landet, og en samlokalisering krever samordning i fagsystemet. Noe ressurs til forberedelse til overgang må påregnes i den enkelte kommune, men dette har ikke påvirkning for IKT-tjenesten. Ut over dette er det ikke behov for spesialtilpasset programvare, ut over vanlig office. Arkivsystem: SOFIE er ikke godkjent arkivsystem, og de ulike kommunene har løst dette forskjellig. Elektronisk arkiv vil effektivere arbeidet, og gjøre det lettere med koordinering av avdelinger. Innfordring av legalpantekrav vil effektiviseres ved en felles IKT-løsning med samme fagsystem innen fakturering/ regnskap Driftsbudsjett Avhenger av oppgaveløsningen og dimensjonering jf pkt 6.2 og 6.7. Det utarbeides retningslinjer for deltakerkommunenes forholdsvise andel av utgiftene. Gruppa er kjent med at det arbeides for en kostnadsnøkkel for fordeling innad i Orkdalsregionen. Dato: Side 9 av 11

104 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.12 Nødvendige investeringer Kontorlokaler forutsettes besørget av vertskommunen lokalisert nær skattekontor. I tillegg kommer utgifter til kontorplasser og kommunikasjon. Ses i sammenheng med pkt Andre økonomiske konsekvenser Redusert lønnskostnad som følge av tilpasning til oppgaveløsning og antatt stordriftsfordeler ved samlokalisering. Kompensasjon som følge av endret kontorsted (reiseavstand) anbefales kompensert i en overgangsperiode Forslag til plan for iverksetting 6.15 Tidsplan Rapport ferdigstilles innen eller 1.7. er hensiktsmessige datoer for oppstart av fellestjeneste. Tidligst mulige dato er Oppsigelsestid for inngåtte samarbeidsavtaler setter også begrensninger for framdrift for enkelte kommuner (se pkt. 4 om dagens situasjon) Evt. trinnvis iverksetting Oppstart for kommuner som ikke er bundet av andre avtaler. Det er ikke ønskelig fra gruppas side med trinnvis iverksetting, men tar inn over seg at det er en mulighet. Når det gjelder arbeidsgiverkontroll, se pkt Mulige overgangsordninger Gruppa finner dette lite hensiktsmessig. Ferdigstillelse av skatterapporter fra foregående periode løses av den enkelte deltakerkommune. Dato: Side 10 av 11

105 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.18 Delegering av myndighet, juridiske samarbeidsavtaler mellom kommunene Det utarbeides samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene. Gruppa anbefaler at de samarbeidsavtalene som eksisterer på skatteoppkreverområdet i regionen i dag danner grunnlag for videre avtaler Eventuelle behov for avtaler med andre offentlige myndigheter Felles skatteoppkrever må godkjennes av Skatteetaten. Eget organisasjonsnummer for fellestjenesten. Søkes SSB. 7 Vurdering av behovet for folkevalgt styring på fagområdet Det er ikke gitt føringer fra oppdragsgiver. Området er sterkt regelstyrt, og gruppa synes det er lite hensiktsmessig med politisk styring, da det er lite som kan påvirkes av den enkelte kommune. Det er heller ikke vanlig hos andre felles skatteoppkreverkontor. Gruppa ser at det kan være behov for en administrativ styringsgruppe som vedtar budsjett og dimensjonering av tjenesten. Samarbeidsavtale ligger til grunn. Faglig kontroll av skatteoppkreverne utføres av Regional kontrollenhet, Skatt Midt-Norge. Arbeidsgiveransvar vil ligge hos vertskommune. Dato: Side 11 av 11

106 HITRA KOMMUNE Helse- og omsorg Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Harald M. Hatle Dato: Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen Barnevernsvakt Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Helse- og omsorgskomiteen /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: Saksprotokoll i Helse- og omsorgskomiteen Behandling: Vedtak: 1. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas anbefaling om ikke å etablere felles barnevernsvakt for Orkdalsregionen nå. Hitra kommune merker seg at styringsgruppa heller ikke går inn for å etablere noe bestillings-/innkjøpsfellesskap for kjøp av eksterne tjenester, men overlater til hver enkelt av de nåværende samarbeidstjenestene å avklare behov og budsjett og så kjøpe inn hver for seg. For Hitra kommune synes det i dag ikke aktuelt og/eller naturlig å foreslå å knytte seg til barnvernsvakta for Trondheim for den interkommunale barnvernstjenesten i øyregionen. Hitra kommune er enig i at det er aktuelt å ta spørsmålet opp på nytt om noen år, etter at flere har vunnet erfaring med å kjøpe slike tjenester eksternt. Enstemmig. Innstilling: 2. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas anbefaling om ikke å etablere felles barnevernsvakt for Orkdalsregionen nå. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

107 Side 2 av 2 Hitra kommune merker seg at styringsgruppa heller ikke går inn for å etablere noe bestillings- /innkjøpsfellesskap for kjøp av eksterne tjenester, men overlater til hver enkelt av de nåværende samarbeidstjenestene å avklare behov og budsjett og så kjøpe inn hver for seg. For Hitra kommune synes det i dag ikke aktuelt og/eller naturlig å foreslå å knytte seg til barnvernsvakta for Trondheim for den interkommunale barnvernstjenesten i øyregionen. Hitra kommune er enig i at det er aktuelt å ta spørsmålet opp på nytt om noen år, etter at flere har vunnet erfaring med å kjøpe slike tjenester eksternt. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Harald M. Hatle Kommunalsjef helse- og sosial Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

108 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Følgende saksdokumenter er vedlagt: - Rapport fra prosjektgruppa for Interkommunal barnevernvakt, datert 31. januar Tjenestesamarbeid iverksetting for barnevernsvakt og skatteinnkreving, notat, oppdatert Styringsgruppas innstilling til likelydende vedtak i kommunestyrene: 3. Generelt Xx kommune slutter seg til at helheten for oppgavefordeling i regionen blir vurdert på overordna nivå i tjenestesamarbeidet, seinest på styringsgruppemøtet i juli Prinsipper for fordeling av framtidige kostnader i fellestjenestene behandles som en egen sak i kommunestyret, etter innstilling fra styringsgruppa. Saksopplysninger Ni av kommunene i Orkdalsregionen Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rindal, Skaun og Snillfjord deltar i et prosjekt for utvikling av framtidig tjenestesamarbeid og tilhørende folkevalgt styring av interkommunalt samarbeid. Grunnlaget for prosjektarbeidet er ei felles intensjonserklæring som ble vedtatt i alle ni kommunestyrer i 2010, og som bl.a. sier at: Etter kommunevalget i 2011 skal det med utgangspunkt i at medlemskommunene skal bestå som egne kommuner - være etablert et helhetlig og forpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, kompetansekrevende tjenester og plan- og utviklingsoppgaver som best kan løses gjennom samarbeid i Orkdalsregionen. Styringsgruppa består av ordførere og rådmenn i de ni prosjektkommunene. Under sitt møte på Frøya vedtok styringsgruppa enstemmig ei felles innstilling om barnevernsvakt og skatteinnkreving, som sendes til kommunene, med tilråding om at kommunestyrene før sommeren 2012 fatter likelydende vedtak. De to delprosjektgruppene for barnevernsvakt og skatteinnkreving har lagt fram sine innstillinger innen fristen , som rådmannskollegiet satte høsten Det vedlagte notatet Tjenestesamarbeid iverksetting for barnevernsvakt og skatteinnkreving oppsummerer de viktigste elementene i de to innstillingene og skisserer hvordan framtidig samarbeid på de to fagområdene kan innpasses i et helhetlig opplegg for tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

109 Side 4 av 4 For å gjøre innholdet i rapportene fra de to delprosjektgruppene lett tilgjengelig, har en valgt å ta de viktigste punktene med i det vedlagte notatet. Slik kan en få brukbar oversikt uten å lese de to rapportene veldig nøye. Sammendrag fra delprosjektgruppas rapport - barnevernsvakt Her følger delprosjektgruppas sammendrag: Dagens ordninger er på ingen måte tilfredsstillende i forhold til kravene formulert i innledningen/bakgrunn. Barnevernvakten er barneverntjenestens akuttberedskap utenfor normal kontortid. Det betyr at vakten må bemannes hverdager etter k til k neste dag, samt alle helger og høytider. Alene vil ikke noen av barneverntjenestene kunne etablere tilfredsstillende profesjonelle barnevernsvaktordninger, men at behovet for å få på plass en barnevernsvaktordning er tilstede for alle våre kommuner. Barnevernpanelet er helt tydelig i sin rapport om at det bør etableres fullverdige akuttberedskap i alle landets kommuner, og skisserer en mulig løsning ved å knytte dette nært opp mot politidistriktene. Nova rapporten belyser at det er store forskjeller i landets kommuner på muligheten for å få barnevernfaglig hjelp når kriser oppstår etter kontortid. Samtidig er det pr. i dag ingen klare retningslinjer i forhold til denne type organisert beredskap i kommunene. Barnets beste og barns rett til hjelp til rett tid er mål som det er mulig å nærme seg om den politiske viljen er tilstede, men som pr. i dag ikke er hjemlet i noen lov. Lov om barneverntjenester krever ikke at kommunene har beredskap i form av barnevernvakt, men loven stiller krav om at kommunene skal sikre en akuttberedskap i barnevernet. Vi har nå i henhold til mandatet belyst de to alternativene forprosjektet konkluderte med at vi skulle se på. I forhold til å etablere en egen regional barnevernvakt har vi belyst dette med behov for kontorplass, bemanning, organisering, lokaliserting, arbeidstid/oppmøtested og arbeidsgiveransvar. Bruk av programvare og IKT løsninger har vi ikke funnet naturlig å belyse i forhold til vårt delprosjekt. Gruppa har konkludert med at den beste og rimeligste løsningen vil være å kjøpe tjenesten fra Trondheim. Dette vil for den enkelte barnevernsleder bety at de har "fri" når de går hjem fra jobb k og til neste dag, de har "fri" i alle helger og høytider. Ved å opprette en felles barnevernsvakt for de 11 kommunene, som en del av barneverntjenesten, vil dette medføre at tjenestene har vakter hver dag fra k til k neste dag, i alle høytider og helger. I tillegg vil en av de 4 barnevernslederne har ansvaret "hele tiden". Vi vet også at det finnes ansatte/saksbehandlere i dag, som ønsker å jobbe i en vaktording. Disse vil ha mulighet for å søke/hospitere hos barnevernsvakta i Trondheim. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

110 Side 5 av 5 Prosjektgruppa konkluderer med at kjøp av tjenester fra Trondheim kommunale barnevernsvakt vil være det beste alternativet både i forhold til kvalitet, faglighet og pris. Rådmannskollegiets vurderinger - barnevernsvakt Rådmannskollegiet i Orkdalsregionen har gjort følgende vurderinger om barnevernsvakt: Rådmannskollegiet mener at rapporten fra gruppa kunne være et godt utgangspunkt for å etablere felles barnevernsvakt fra Delprosjektgruppa legger stor vekt på ønske fra mange ansatte om å ha "fri" når de går hjem fra jobb kl og til neste dag, og å ha "fri" i alle helger og høytider. Gruppa går klart og tydelig inn for å kjøpe tjenester fra Trondheim kommune. Rådmannskollegiet så i utgangspunktet for seg oppbygging av ei felles tjeneste i regionen, og mener at det kunne være ei mer robust løsning, men går likevel ikke inn for å etablere felles barnevernsvakt nå. Det kan være aktuelt å ta spørsmålet opp på nytt om noen år, etter at flere av de nåværende samarbeidstjenestene har vunnet erfaring med å kjøpe tjenester eksternt. Det er store kostnader knytta til å etablere vaktordninger. Det gjelder både ved å kjøpe tjenester eksternt og dersom en vil etablere sin egen tjeneste i regionen. Dermed er det ikke opplagt at alle nåværende interkommunale barnevernstjenester vil finne økonomisk grunnlag for å etablere omfattende vaktordninger. Dersom en forlater alternativet med å etablere egen vakttjeneste i regionen, er det ikke noe obligatorisk krav at alle må kjøpe tjenester fra Trondheim. Ved eksternt kjøp gjelder regelverket for offentlige anskaffelser. Det kunne være mulig å etablere et bestillings-/innkjøpsfellesskap på samme måte som for felles innkjøp av fagsystemer for lønn/personal/økonomi.men rådmannskollegiet går ikke inn for å bygge opp noe apparat for felles innkjøp i dette tilfellet. Hver enkelt av de nåværende samarbeidstjenestene kan heller avklare behov og budsjett og så kjøpe inn hver for seg. Om en likevel vil etablere ei egen interkommunal tjeneste, tilsier det organisering av et iverksettingsprosjekt. En måtte velge en tydelig leder for iverksettinga og sørge for god involvering av tillitsvalgte. En måtte også avklare behovet for folkevalgt styring og ta stilling til om tjenesten bør integreres i en eventuell samkommune. I motsatt fall måtte en velge en vertskommune, og tilpasse valget til helheten for oppgavefordeling i regionen. Rådmannskollegiets vurdering her følger saken ved behandling i ordfører-au og styringsgruppa og kan seinere være grunnlag for utarbeidelse av et felles saksframlegg som sendes til kommunestyrene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

111 Rapport fra forprosjektgruppa for Interkommunal barnevernvakt Avgitt 16. mai 2011

112 2 INNHOLD 1 HOVEDKONKLUSJON / SAMMENDRAG 3 2 INNLEDNING OG BAKGRUNN STYRINGSGRUPPAS FØRINGER FOR PROSJEKTET ANDRE FØRINGER FOR RBEIDET 5 3 OM ARBEIDET I GRUPPA GRUPPAS SAMMENSETNING 6 4 DAGENS TILSTAND 6 5 KRAV TIL INNHOLD I ET FRAMTIDIG SAMARBEID 7 6 ORGANISERING AV SAMARBEIDET 7 7 KONSEKVENSENE AV ET TETTERE SAMARBEID 8 8 VIDERFØRING I ET HOVEDPROSJEKT 8 9 VEDLEGG 9

113 3 1. Hovedkonklusjon/sammendrag Dagens ordninger er på ingen måte tilfredsstillende i forhold til kravene formulert under punkt 5. Alene vil ingen av barneverntjenestenee kunne etablere tilfredsstillende profesjonelle barnevernsvakter. Vi har to valgmuligheter: SAMARBEID MED TRONDHEIM KOMMUNES BARNEVERNVAKT Trondheim Kommunes barnvernvakt har etablert et profesjonelt tilbud som omfatter Trondheim, Klæbu, Malvik, Melhus, Selbu, Tydal, Meråker, Stjørdal, Frosta og Ørland. Ordningen vil koste de enkelte kommunene (2011) kr. 23,- pr innbygger pr år. Se vedlagte kopi av forslag til avtale med Værnesregionen EGEN PROFESJONELL BARNEVERNVAKT Arbeidsgruppen vurder å etablere en egen barnevernvakt for deltagende kommuner som det beste alternativet. Vi vil kunne oppnå å få en egen profesjonell tjeneste som kan kombineres med arbeid i den ordinære barnevernstjenesten. Vi er usikre på om dette kan etableres innen en årlig ramme på kr ,- (som er det vi må betale for en avtale med Trondheim?) Dette bør imidlertid avklares i et evt. hovedprosjekt. 2. Innledning og bakgrunn Arbeidet i forprosjektgruppa er en del av det store prosjektet for tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen i Åtte forprosjektgrupper har vært i arbeid samtidig våren 2011, med felles oppstart 2. mars og felles frist 15. mai for å avgi sin rapport. Alle gruppelederne har gitt ei midtvegsrapportering i april. 26. april ble det holdt et møte mellom gruppelederne, en tillitsvalgt fra hver kommune, to rådmenn og prosjektlederen. 2.1 Styringsgruppas føringer for forprosjekta Styringsgruppa (samarbeidskomiteen) vedtok i sitt møte oppdraget for gruppene, og dette er gjengitt nedenfor. I nytt møte vedtok styringsgruppa en mer detaljert prosjektplan med tilhørende aktiviteter og tidsplan for forprosjektfasen.

114 Regional samarbeidsløsning for barneverntjenesten Kommunene i regionen er delt opp i fire interkommunale barneverntjenester, som enten er nylig etablert, i ferd med å bli utvidet eller er under etablering. Tjenestene hver for seg føler at de per i dag er robuste til å møte de utfordringene de ser på kort sikt, men vil kunne vurdere en ev regional løsning etter hvert. 1. Det er ikke aktuelt å utrede en regional barnverntjeneste nå. Styringsgruppen vil likevel uttrykke en intensjon om det på lang sikt bør etableres et regionalt samarbeid om barneverntjenesten. 2. Styringsgruppen ber rådmannskollegiet om å etablere et regionalt kompetansenettverk med de ulike barnevernslederne som deltakere. Nettverket skal drøfte utfordringer, dele erfaringer og se på muligheter for samarbeid. 3. Styringsgruppen ber rådmannskollegiet om å gjennomføre et forprosjekt, som legger grunnlaget for et hovedprosjekt om etablering en ev felles barnevernsvakt i Orkdalsregionen. Forprosjektet legges fram for Styringsgruppen slik at beslutninger om å gå videre med hovedprosjekt og videre framdriftsplaner er klarlagt i løpet av første halvår Etablering av regionale samarbeidsløsninger Alle kommunene har gjennomført lokale prosesser og laget sårbarhetsvurderinger. Rådmannskollegiet har vurdert disse samlet, og gitt sine vurderinger. 1. Styringsgruppen ber rådmannskollegiet om at det gjennomføres mulighetsstudier innenfor følgende områder: skatt, kart/oppmåling, brann (brannsjef, tilsyn og kompetanse), voksenopplæring, kulturskole og PP-tjeneste. 2. Dette skal være forprosjekter som legger grunnlaget for beslutninger om hvordan et samarbeid ev skal videreføres i et hovedprosjekt, med følgende mandat: Behovet for kompetanse og kapasitet på hvert temaområde skal analyseres. Dette skal sees opp mot de oppgaver og utfordringer kommunene vet kommer. Oversikt over tilgjengelige ressurser og ev kjøpte tjenester i kommunene skal legges fram. Forprosjektet skal angi muligheter og gevinster knyttet til samarbeid, og mulige modeller for å organisere et ev samarbeid på. 3. Forprosjektet/mulighetsstudien gjennomføres ved at hver enkelt kommune deltar. Prosjektleder for tjenesteprosjektet er sekretariatsressurs for arbeidsgruppene og rapporterer her til rådmannskollegiet. 4. Rådmannskollegiet har ansvar for oppfølging og informasjon til tillitmannsapparatet i henhold til hovedavtalen. 5. Forprosjektet legges fram for Styringsgruppen, slik at beslutninger om å gå videre med hovedprosjekt og videre framdriftsplaner er klarlagt i løpet av første halvår.

115 5 2.2 Andre føringer for arbeidet Mandatet for arbeidet ble formulert slik da gruppene starta sitt arbeid: Behovet for kompetanse og kapasitet på hvert temaområde skal analyseres. Dette skal sees opp mot de oppgaver og utfordringer kommunene vet kommer. Oversikt over tilgjengelige ressurser og ev kjøpte tjenester i kommunene skal legges fram. Forprosjektet skal angi muligheter og gevinster knyttet til samarbeid, og mulige modeller for å organisere et evt samarbeid på. Gruppene er satt sammen ved at rådmennene har nominert en person fra hver kommune til hver gruppe. Rådmannskollegiet har pekt ut gruppeledere for de fleste av gruppene, men i noen tilfeller har gruppene gjort det sjøl. På grunnlag av rapportene fra de enkelte gruppene skal det i juni 2011 legges fram en helhetlig rapport for styringsgruppa med anbefalinger om hvordan regionen i andre halvår skal gå videre med å utvikle samarbeidet. I neste omgang kommer dette til behandling i kommunene, sammen med tilsvarende planer for helsesamarbeidet (SiO) og et opplegg for folkevalgt styring av alt samarbeid i regionen. 3. Om arbeidet i gruppa Arbeidsgruppen har bestått av barnevernsledere fra hver av de 4 felles barnevernstjenestene (Hitra og Frøya går sammen fra ). Alle kontorene har en meget stor arbeidsbelastning og det har vært utfordrende å finne tid til felles møter. Samtidig har flere av barnevernslederne vært (er) sykemeldt. Gruppen har imidlertid vist stor interesse for å få etablert barnevaktsordninger utenfor normal arbeidstid, i helger og høytidsdager. Alene er vi for små til å kunne etablere robuste ordninger. Den største utfordringen er nok de store avstandene mellom kommunene. I enkelte tilfelle kan vi få utrykninger med en reisetid på opptil 2,5 timer hver vei. Grovt sett vil en felles barnevernsvakt kunne løse ca 50 70% av henvendelsene over telefon. Det vil si at mellom 30% og 50% av henvendelsene medfører utrykning. Erfaringstall (Follo Barnevernsvakt) viser en dramatisk øking i henvendelsene. Grove anslag tilsier at en felles barnevernvakt for deltagende kommuner vil kunne få mellom 120 og 180 henvendelser i året. (50 70% vil løses gjennom telefon)

116 6 3.1 Gruppens sammensetning Ellen Wahlmann, leder -- Hjørdis Helsø - hjordis.helso@hitra.kommune.no Mona Forren - mona.forren@hemne.kommune.no Mona Åsen - mona.asen@froya.kommune.no Vibeke Løften - vibeke.loften@surnadal.kommune.no Gruppen har hatt 3 fellesmøter. Mye av arbeidet er foregått via e.post og telefon. 4. Dagens tilstand Pr vil barnevernstjenesten i deltagende kommuner være organisert i 4 fellesordninger. SURNADAL RINDAL - HALSA Innbyggere: = Ansatte: 10 fag personer (hjemler) 1,0 Adm. personelll Barnevernvakt: ingen, HITRA FRØYA Innbyggere: = Ansatte: 6 fagpersoner (hjemler) 1 adm.personell 1 barnevernspedagog Barnevernvakt: Har tidligere hatt avtale med Trondheim, men fungert dårlig HEMNE SNILLFORD Innbyggere: = Ansatte: 5 fagpersoner (hjemler) 0,5 Adm. personell Barnevernvakt: Ingen ORKDAL SKAUN MELDAL AGDENES Innbyggere: = Ansatte: 16,6 ansatte (hjemler) 1,3 adm.personell Barnevernvakt: Ja, men er basert på få personer (frivillige), idealisme og enorm belastning på barnevernsleder (bakvakt). Vil ikke fungere på sikt uten omfattende endringer.

117 7 5. Krav til og innhold i et framtidig samarbeid HVA ER BARNEVERNVAKTEN Barnevernvakten er barneverntjenestens akuttberedskap utenfor normal kontortid. Formålet med barnevernvakten er å ivareta barnevernsoppgaver av akutt karakter på de tider av døgnet hvor kommunenes barnevern er stengt. Barnevernvakten skal yte rask bistand til barn og ungdom i alderen 0-18 år (23) og deres familier som har behov for hjelp. Primæroppgavene er å bistå familier, barn og unge i akutte situasjoner. En akutt situasjon betyr i praksis at noen kan ta skade om situasjonen ikke endres raskt. Barnevernvaktenes mandat er først og fremst å sikre at barn og ungdom har det trygt. Barnevernvakten er organisert på mange forskjellige måter, men ofte omfatter ordningen tidsrommet (fra Follo Barnevernvakt): - Mandag til torsdag Fredag kl søndag kl , hver helg - Dag før høytidsdag kl. 12/18.00 siste høytidsdag kl Mandag til torsdag har vakten fast bemanning med to barnevernkonsulenter Ved helg og høytid bemannes vakten med to barnevernkonsulenter som har bakvakter. Barnevernvakten skal ha et utstrakt samarbeid med politi samt være tilgjengelig for andre samarbeidspartnere og publikum. 6. Organisering av samarbeidet Som det framgår avrapportens punkt 1 står vi ovenfor 2 reelle veivalg. eller, SAMARBEID MED TRONDHEIM KOMMUNES BARNEVERNVAKT ETABLERE EN EGEN FELLES PROFESJONELL BARNEVERNVAKT Et eventuelt samarbeid med barnevernvakta i Trondheim vil det dreie seg om kjøp av tjenester. Dette kan gjennomføres via de enkelte (4) barneverntjenestene. Etablering av en egen felles barnevernvakt vil kunne organiseres, - I samsvar med vertskapsmodellen (se vedlagte rapport fra Follo Barnevernvakt.) - I samsvar med vertskapsmodellen med tilhørende folkevalgte nemd(er)

118 8 - Som en del av en evt. SAMKOMMUNE. Da vil det være naturlig at så vel barnevernvakta som barneverntjenesten inngår som en del av Samkommunens ansvarsområde. Arbeidsgruppen ønsker ikke å gå inn i en nærmere vurdering av valg av modeller i denne rapporten. Men vi ønsker å understreke at bred folkevalgt styring vil kunne være med å løfte barnevernet opp på det nivå den fortjener. En nærmere vurdering av organisering, økonomi, finansiering må være en del av et eventuelt hovedprosjektet 7. Konsekvenser av et tettere samarbeid Vi forventer at organiseringen av 4 felles barnevernstjenester i deltagende kommuner gir oss robuste kontor med en faglig tyngde som vil komme barn og ungdom til gode. Det er sterkt ønskelig at det snarest mulig etableres et regionalt kompetansenettverk med de ulike barnevernslederne som deltakere. Nettverket skal drøfte utfordringer, dele erfaringer, arrangere felles kurs og se på muligheter for videre samarbeid. 8. Videreføring i et hovedprosjekt? Dagens ordninger er på ingen måte tilfredsstillende i forhold til kravene formulert under punkt 5. Alene vil ingen av gruppene kunne etablere tilfredsstillende profesjonelle barnevernsvakter. Arbeidsgruppen vil derfor anbefale at det etableres et hovedprosjekt som vurder; SAMARBEID MED TRONDHEIM KOMMUNES BARNEVERNVAKT Trondheim Kommunes barnvernvakt har etablert et profesjonelt tilbud som omfatter Trondheim, Klæbu, Malvik, Melhus, Selbu, Tydal, Meråker, Stjørdal, Frosta og Ørland. Ordningen vil koste de enkelte kommunene (2011) kr. 23,- pr innbygger pr år. Se vedlagte kopi av forslag til avtale med Værnesregionen For våre kommuner vil dette representere følgende utgift (2011-priser) SURNADAL kr. 23 x 5956= kr ,00 RINDAL kr. 23 x 2041= kr ,00 HALSA kr. 23,- x 1650= kr ,00 HITRA kr. 23,- x 4256= kr ,00 FRØYA kr. 23,- x 4314= kr ,00 HEMNE kr. 23,- x 4207= kr ,00 SNILLFJORD kr. 23,- x 998= kr ,00 ORKDAL kr. 23,- x 11267= kr ,00 SKAUN kr. 23,- x 6626= kr ,00 MELDAL kr. 23,- x 3920= kr ,00 AGDENES kr. 23,- x 1719= kr ,00 SUM kr. 23,- x46.953= kr ,00

119 9 EGEN PROFESJONELL BARNEVERNVAKT Arbeidsgruppen vurder å etablere en egen barnevernvakt for deltagende kommuner som det beste alternativet. Vi vil kunne oppnå å få en egen profesjonell tjeneste som kan kombineres med arbeid i den ordinære barnevernstjenesten. Vi er usikre på om dette kan etableres innen en årlig ramme på kr ,- (som er det vi må betale for en avtale med Trondheim?) Dette bør imidlertid avklares i et evt. hovedprosjekt. Plan for hovedprosjekt, andre halvår Hovedprosjektet etableres med en egen prosjektleder i 40% stilling fra og med og som tilføres nødvendig sekretariatsbistand. Prosjektlederen kan gjerne være frikjøp av en av barnevernslederne. BUDSJETT Prosjektleder 40% stilling kr ,- Sekretariat kr ,- Div Kostnader kr ,- SUM KOSTNADER kr ,- 9. Vedlegg Follo Barnevernvakt Evaluering av den interkommunale barnevernvakta (Skaun, Orkdal, Meldal og Agdenes.) april 2011 Trondheim Kommune kopi av tilbud/avtale med Værnesregionen

120 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: TrønderEnergi AS - forkjøpsrett B-aksjer, frafall av forkjøpsrett. Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Tilrådning: 1. Hitra kommune frafaller sin forkjøpsrett til kjøp av B-aksjer i TrønderEnergi AS ved TrønderEnergi AS kjøp av Malvik Everk AS. 2. Hitra kommune frafaller sin forkjøpsrett til kjøp av B-aksjer i TrønderEnergi AS ved TrønderEnergi AS kjøp av Tydal Kommunale Energiverk Kf. Enstemmig. Innstilling: 3. Hitra kommune frafaller sin forkjøpsrett til kjøp av B-aksjer i TrønderEnergi AS ved TrønderEnergi AS kjøp av Malvik Everk AS. 4. Hitra kommune frafaller sin forkjøpsrett til kjøp av B-aksjer i TrønderEnergi AS ved TrønderEnergi AS kjøp av Tydal Kommunale Energiverk Kf. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

121 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: Internett: Side 2 av 2

122 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken TrønderEnergi AS ber i skriv av sine eiere behandle spørsmålene om frafall av forkjøpsrett i forbindelse med kjøp av Malvik Everk AS og Tydal Kommunale Everk Kf. Saksopplysninger Kjøp av Malvik Everk AS TrønderEnergi AS har inngått aksjekjøpsavtale som innebærer kjøp av 100 % av aksjene i Malvik Everk AS. Avtalen er godkjent av Malvik kommunestyre Som ledd i aksjeoverdragelsen er det avtalt at 80 % av kjøpesummen skal gjøres opp ved overdragelse av B-aksjer i TrønderEnergi AS og 20% med kontant betaling. Aksjenes verdi er satt til kr. 550,- pr. aksje i TrønderEnergi AS (med tillegg av Nibor + 1,5 % fra til og med overtakelsesdato). Gjennomføringen av deloppgjøret med aksjer medfører en overføring av B-aksjer til Malvik kommune. Aksjekursens verdi tilsvarer en økning på 12 % fra forrige aksjetransaksjon i TrønderEnergi AS. En eventuell overdragelse av B-aksjer som deloppgjør ved kjøp av aksjene i Malvik Everk AS utløser forkjøpsrett for A-aksjonærene i TrønderEnergi AS i henhold til vedtektenes 5, hvor det heter: «A-aksjene kan omsettes fritt mellom A-aksjeeierne, dog slik at eksisterende A-aksjeeiere har forkjøpsrett til A-aksjene i henhold til aksjelovens bestemmelser. Når forkjøpsretten utøves av flere A-aksjeeiere, fordeles aksjene i forhold til det antall A og B aksjer disse aksjeeierne har i selskapet fra før. B-aksjene kan omsettes fritt, dog slik at A-aksjeeiere også har forkjøpsrett til B-aksjer. Aksjeeiere som kun eier B-aksjer har ikke forkjøpsrett. Ved utøvelse av forkjøpsrett trer forkjøpsretthaver inn i den avtale som er inngått om overdragelse av aksjene. Innløsningssummen skal settes lik det avtalte vederlag, med mindre avhender kan sannsynliggjøre at vederlaget er satt klart lavere enn markedsverdien.» Forkjøpsrett må utøves seneste to måneder fra transaksjonen fant sted, dvs. innen 4. august Utøvelse av forkjøpsretten skal eventuelt skje ved skriftlig varsel til styret for TrønderEnergi AS. TrønderEnergi AS anmoder i sin henvendelse om at alle eiere av A-aksjer frafaller sin forkjøpsrett til B-aksjer. Dette for at oppkjøpet av Malvik Everk AS kan gjennomføres uten utsettelser. For øvrig gjøres det oppmerksom på at eierene kan kjøpe B-aksjer fra TrønderEnergi AS til samme pris dvs. kr. 550,- + foran nevnte tillegg. Kjøp av Tydal kommunale Energiverk Kf TrønderEnergi AS har innledet forhandlinger med Tydal kommune om kjøp av nettvirksomheten til Tydal Kommunale Energiverk KF (TKE) Som ledd i overdragelsen er det avtalt at det vesentligste av kjøpesummen(minimum 80 %) skal gjøres opp ved overdragelse av B-aksjer TE. En slik oppgjørsform medfører begrenset kontantutlegg samtidig som TE sitter på egne B-aksjer som primært ønskes solgt til eksisterende aksjonærer. En overdragelse basert på oppgjør med B-aksjer, innebærer at TE får en ny kommune i Sør-Trøndelag som eier. Et oppgjør i B-aksjer forutsetter enighet om en verdi på aksjene i intervallet kr. 540 til kr Gjennomføringen av deloppgjøret med aksjer vil avhenge av verdsettelsen av Tydal Everk. For 3 år siden ble Tydal kommune tilbudt et vederlag for sin eierandel i Tydal Everk på omtrent 20 millioner kroner. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

123 Side 4 av 4 En eventuell overdragelse av B-aksjer i TE vil utløse forkjøpsrett for A-aksjonærene i TE, jfr. Opplysningen under kjøp av Malvik E-verk. Tilbakemeldingsfrist er satt til 15. september Vurdering Hitra kommunestyre har ved tidligere henvendelser om forkjøpsrett av aksjer i TrønderEnergi AS vedtatt ikke å benytte sin forkjøpsrett. Hitra kommunestyre vedtok i k.sak 103/10 1. Hitra formannskap kan være interessert i å være med i et eventuelt nedsalg av A-aksjer i TrønderEnergi AS, og ønsker å bli holdt underrettet om den videre prosess fra Holtålen kommune. 2. En eventuell beslutning om nedsalg vil bli fremmet overfor, og avgjort av kommunestyret. 3. Nærværende vedtak går som melding til kommunestyret. Ut fra dette fremmer rådmannen innstilling om ikke å benytte sin forkjøpsrett for noen av kjøpene. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

124 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Avtaler med MiST avd 70 Kystmuseet vedr. Ægirsalen, turistinformasjonen, bygdebok og kino Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Bygdebok - gammel avtale 2 Turistinformasjonen - gammel avtale 3 Ægirsalen - gammel avtale 4 Kinoavtalen - gammel avtale Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Dag Willmann, som leder for Mist avd. 70 Kystmuseet, ba om å få vurdert sin habilitet. Dag Willmann ble erklært inhabil og forlot møtet under behandling av saken. Det ble fremmet forslag om at pkt. 2 endres til: Avtalene gjøres gjeldende f.o.m Vedtak: 1. Hitra kommune godkjenner følgende avtaler mellom MiST avd 70 Kystmuseet og Hitra kommune som framstilt i saken: a) Disponering og bruk av Ægirsalen b) Drift og utvikling av Hitra turistkontor c) Videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra d) Billettsalg og betjent skranke for Hitra kino 2. Avtalene gjøres gjeldende f.o.m Enstemmig. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

125 Side 2 av 2 Innstilling: 3. Hitra kommune godkjenner følgende avtaler mellom MiST avd 70 Kystmuseet og Hitra kommune som framstilt i saken: e) Disponering og bruk av Ægirsalen f) Drift og utvikling av Hitra turistkontor g) Videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra h) Billettsalg og betjent skranke for Hitra kino 4. Avtalene gjøres gjeldende f.o.m Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

126 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Kommunestyrets SAK PS 125/10 Evaluering av avtaler med Kystmuseet. Saksopplysninger Kort historikk: Evalueringsutvalget fikk i mandat å framforhandle nye avtaler mellom kommunen og MiST avd 70 Kystmuseet (heretter kalt bare Kystmuseet ) i kommunestyrets SAK 125/10. Evalueringsutvalget bestod av varaordfører som leder av utvalget, leder i oppvekstkomiteen, leder i helse- og omsorgskomiteen og opposisjonsleder. Rådmannen hadde sekretærfunksjon for utvalget. Målet var at nye avtaler skulle være ferdigforhandlet fram til sommeren 2011, og iverksettes f.o.m Hitra kommune har følgende 5 avtaler med Kystmuseet: 1. Vertskommuneavtalen 2. Disponering og bruk av Ægirsalen 3. Drift og utvikling av Hitra turistkontor 4. Videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra 5. Billettsalg og betjent skranke for Hitra kino Evalueringsutvalget forhandlet i Fase 1 av forhandlingene fram ny «Vertskommuneavtale» som ble vedtatt i Kommunestyre under SAK 65/11 (28. juni 2011). Forhandlingene ble så stilt i bero pga. valget høsten Etter valget høsten 2011 ble det av Formannskapet i SAK 125/11 oppnevnt nytt evalueringsutvalg. Da ble det vedtatt at Rådmannen skulle foreta sluttforhandlingene. Rådmannen oppnevnte da et forhandlingsutvalg (en administrativ gruppe) bestående av Edel Myhren (forhandlingsleder), Ole Sundnes og Omar Pleym. Disse har så i Fase 2 (våren 2012) foretatt sluttforhandling av de 4 resterende avtalene. Avtalene legges nå fram for godkjenning. Metodikk: Alle de 4 resterende avtalene legges fram i samme sak Ny avtaletekst er lagt inn i saksframlegget, med gammel avtale som vedlegg Alle avtalene kommenteres under vurderingen Forslag til nye avtaler: 1. Disponering og bruk av Ægirsalen Avtale Om disponering og bruk av Ægirsalen Det vises til avtale mellom MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag og vertskommunen Hitra. I avtalens Del 3 åpnes det for inngåelse av særavtaler for spesielle områder. Denne avtalen er å betrakte som en særavtale. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

127 Side 4 av 4 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag. 2. Hva avtalen gjelder Avtalen gjelder Hitra kommunes disponering og bruk av: Ægirsalen med sidescene, tilstøtende garderobe og adkomst Møterom i 1. etg. For den kommunale kinoen gjelder egen særavtale og omfattes ikke av denne avtalen. 3. Avtalens formål a) Avtalen skal tjene til å dekke kommunes bruk av Ægirsalen og Møterom i 1. etg. b) I tillegg skal avtalen gi frivillige lokale lag og foreninger mulighet til fri leie av de samme lokalene. Ved å sikre tilgangen til Ægirsalen, vil Hitra kommune som tidligere sørge for lokaler, utstyr og kompetanse som vil bidra til stimulering og utvikling av det lokale kulturlivet. Dette gjelder for alle alders- og befolkningsgrupper, og all lovlig organisasjons- og kulturvirksomhet. 4. Booking og bruk av Ægirsalen 4.1 Booking Det er Kystmuseet som selv står for all programmering av møterom og Ægirsalen. En oversikt over når lokalene er booket/ledig finnes på Kystmuseets hjemmeside. Kommunen booker all sin bruk ved å sende epost til post@kystmuseet.no, og alle bestillinger av leie vil bli lagt inn i denne oversikten fortløpende. 4.2 Kommunens behov Kommunens behov er på 1200 t pr. år til kino, kulturskole og øvrig kommunal bruk. Kystmuseet sender månedlige rapporter om forbrukte timer innenfor hver av de 3 nevnte områdene. 4.3 Lag og foreninger Lokale frivillige lag og foreninger gis fri leie av Ægirsalen innenfor en tidsramme på 500 t pr. år. Tilbudet omfatter arrangementer, møter og øvinger. For booking av lokale frivillige lag og foreninger gjelder følgende: Booking av Ægirsalen skjer direkte hos Kystmuseet Booking av faste avtaler over et helt skoleår kan ikke skje før kommunen har lagt inn sine faste avtaler for skoleåret Ved all booking på kommunens avtale må frivillige lag og foreninger gi fra seg bruk av salen dersom kommunen v/kulturenheten ber om det Kystmuseet skal ved booking av lokale frivillige lag og foreninger på kommunens avtale opplyse om kommunens fortrinnsrett til lokalene. Kystmuseet sender månedlige rapporter om lokale frivillige lag og foreningers bruk av Ægirsalen i h.h.t. pkt. 4.3 i denne avtalen. 5. Utstyr 5.1 Utstyrslister Hitra kommune kan plassere utstyr i Ægirsalen til bruk for kommunens drift. Alt utstyr som skal plasseres i Ægirsalen gjøres etter avtale med Kystmuseet. Det føres utstyrslister om eierskap og status på utstyret 1 gang pr. år. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

128 Side 5 av Bruk av utstyret Utstyret som i h.h.t. utstyrsliste (pkt. 5.1) plasseres i Ægirsalen kan brukes fritt av begge parter. 5.3 Kinoutstyret For kinoutstyret plassert på kinomaskinistrommet gjelder egne avtaler som behandles i kinoavtalen. 6. Økonomi 6.1 Leieutgifter For leie av Ægirsalen i flg. pkt og 4.3 betaler Hitra kommune kr (eks. mva) pr år. Beløpet indeksreguleres første gang 1. januar 2013 med utgangspunkt i 1. januar Faktura Hitra kommune overfører beløpet ved 4 kvartalsvise avdrag. 7. Varighet 7.1 Iverksettelse Nyordningen gjelder f.o.m. 1. august Oppsigelse Denne avtalen gjelder til en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig. 2. Drift og utvikling av Hitra Turistkontor Avtale Om drift og utvikling av Hitra turistkontor Det vises til avtale mellom MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag og vertskommunen Hitra. I avtalens Del 3 åpnes det for inngåelse av særavtaler for spesielle områder. Denne avtalen er å betrakte som en særavtale. 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag 2. Bakgrunn Til grunn for denne avtalen legges del 3 i inngått avtale mellom Hitra kommune og MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag hvor det i pkt. 3.1 står: Ut over de faste, årlige arbeidsoppgavene som omfattes av avtalens del 1 og 2, skal Hitra kommune, når kommunen ønsker det, kunne få utført oppdrag av museet innenfor museets kompetanseområder. 3. Mål Målet med denne avtalen er å sikre varig drift av helårig turistkontor og turistinformasjon i sommerhalvåret for Hitra. 4. MiST avd 70 Kystmuseets forpliktelser: a. MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag forplikter seg gjennom denne avtalen å stille nødvendig kompetanse og personalressurser til rådighet for å oppfylle vertskapsfunksjonen for turister, besøkende og tilreisende på vegne av Hitra kommune og reiselivsnæringa på Hitra. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

129 Side 6 av 6 b. MiST avd 70 Kystmuseet forplikter seg til å oppfylle de kvalitetskrav til autorisasjon som stilles fra Innovasjon Norge (Norges Turistråd) for helårige turistkontorer i Norge. c. MiST avd 70 Kystmuseet skal stille gode og velegnede fasiliteter til rådighet for Hitra turistkontor. d. MiST avd 70 Kystmuseet skal sørge for drift og utvikling av Hitra turistkontor i tråd med kommunestyrets vedtak i sak 086/ Økonomi For å drive Hitra turistkontor i samsvar med denne avtalen, yter Hitra kommune et årlig vederlag til MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag på NKR Beløpet utbetales kvartalsvis. 6. Varighet Denne avtalen gjelder til en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig. 7. Særavtale Avtalen prolongeres for Videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra Avtale Om videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra Det vises til avtale mellom MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag og vertskommunen Hitra. I avtalens Del 3 åpnes det for inngåelse av særavtaler for spesielle områder. Denne avtalen er å betrakte som en særavtale. 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag. 2. Hva avtalen gjelder Målet med denne avtalen er å sørge for at det videre arbeidet med bygdebok for Hitra blir organisert, gjennomført og ferdigstilt i henhold til de planer og rammer for dette arbeidet som Hitra kommune til enhver tid setter opp. 3. Kystmuseets forpliktelser a. Kystmuseet i Sør-Trøndelag forplikter seg gjennom denne avtalen å organisere bygdebokarbeidet og stille nødvendig kompetanse og personalressurser til rådighet for å oppfylle denne avtalens mål og gjeldende plan. b. Kystmuseet forplikter seg til å oppfylle de kvalitetskrav som er nødvendig for å oppnå et best mulig resultat. c. Kystmuseet skal sørge for at bygdebokarbeidet på Hitra skal organiseres slik at prosessen skaper aktivitet og engasjement blant hitterværingene, først og fremst i et nært samarbeid med Hitra historielag. 4. Rammer for arbeidet Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

130 Side 7 av 7 Bygdebøkene på i alt 6 bind skal i sin helhet være ferdigstilt i Bøkene utgis forløpende etter hvert som de blir ferdige. Første bok skal være klar til trykking innen 2014, og deretter ferdigstilles de øvrige bind med ca. 1-2 års mellomrom med siste bind i Økonomi a. For å videreføre dette arbeidet, yter Hitra kommune kr i årlig fast vederlag til MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag, med siste utbetaling i Beløpet utbetales kvartalsvis. b. Hitra kommune avgjør i forbindelse med ferdigstillelse av hvert bind evt. utgivelsesdato, opplag og utgivelsesform. c. Kystmuseet utarbeider innen 1. november 2012 en total oversikt over alle kostnadene med å få skrevet og gitt ut bygdebøkene for Hitra. Avtalen tas opp på nytt når totalkostnadene er fastlagt. 6. Varighet og oppsigelse Denne avtalen gjelder til en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig. 4. Billettsalg og betjent skranke for kinoen Avtale Om billettsalg og betjent skranke for Hitra kino Det vises til avtale mellom MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag og vertskommunen Hitra. I avtalens Del 3 åpnes det for inngåelse av særavtaler for spesielle områder. Denne avtalen er å betrakte som en særavtale. 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og MiST avd 70 Kystmuseet i Sør-Trøndelag. 2. Hva avtalen gjelder Målet med avtalen er: å organisere billettbestillinger, billettsalg og betjent skranke for Hitra kino klargjøre oppgaver og forpliktelser i forbindelse med bruk av Ægirsalen som visningssted for Hitra kino 3. Kjøp av tjenester Hitra kino kjøper tjenester hos Kystmuseet i Sør-Trøndelag som omfatter følgende: o Bestilling og forhåndssalg av kinobilletter o Betjent skranke/kasse søndager fra kl og torsdager fra kl o Betjent skranke/kasse ved avtalte kinoforestillinger på andre tidspunkt Det forutsettes at forhånds- og skrankesalg fungerer på en slik måte at salen blir utnyttet på en best mulig måte. Kystmuseet kan drive eget kiosksalg i forbindelse med Hitra kinos forestillinger. Billettsalg må imidlertid foregå uavhengig av Kystmuseets eget kiosksalg, slik at det ikke oppstår forsinkelser i visning av filmer. 4. Forpliktelser for avtalepartene Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

131 Side 8 av 8 Det er Kystmuseets ansvar å utføre det avtalte arbeidet på best mulige måte innen de gitte rammer. Hitra kino forplikter seg til å følge lukke- og sikkerhetsrutinene som er gitt av Kystmuseet. Det utarbeides egen oppgavefordelingsliste mellom personalet på Hitra kino og personalet på Kystmuseet. Denne ligger som eget vedlegg til avtalen. 5. Andre avtaler a) Skilting og promotering Det settes opp godt synlig skilt på Kystmuseet for Hitra kino. b) Kinomaskinistrommet Det settes av kontorplass i kinomaskinistrommet eller tilstøtende rom for kinomaskinistene. Rommet må kunne brukes hele uken til pakking og sending av film, samt klargjøring av ukens filmer. Kinoutstyret plassert i kinomaskinistrommet kan ikke brukes av Kystmuseet uten etter avtale med Hitra kommune. 6. Økonomi a) Ad pkt.3: Hitra kino kjøper tjenesten av Kystmuseet i Sør-Trøndelag og betaler kr (eks. mva) for dette. Beløpet indeksreguleres første gang 1. januar 2013 med utgangspunkt i 1. januar b) Inntektene fra kiosksalget tilfaller i sin helhet Kystmuseet. c) Leie av Ægirsalen for visning av film beregnes som 4,5 t pr. forestilling. d) Kystmuseet overfører kinoens billettinntekter til Hitra Kommune, med grunnlag i mottatt faktura hver mnd. e) Hitra kommune overfører avtalt beløp for kjøp av tjenester 2 ganger pr. år (januar og juli). Alle beregninger gjøres på grunnlag av innrapporterte tall til Film&Kinos rapport server. 7. Endringer Ønsker en av partene andre endringer i avtalen, fremmes dette ønsket skriftlig overfor den annen part. Forhandlinger skal da igangsettes innen en måned etter at ønsket er fremmet. 8. Varighet og oppsigelse Denne avtalen gjelder til en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig. VEDLEGG: Oppgavefordeling mellom Hitra kino og Kystmuseet a) Kystmuseet Kystmuseet har ansvar for følgende i forbindelse med visning av film: Rydding av toaletter mellom forestillingene Lukke dørene til kinosalen når filmen starter Klargjøre salen, noe som bl.a. innebærer o Salen må være ryddet o Stolene må være kjørt fram o Lydanlegget klargjort for kino o Evt. lyskastere tatt ned av riggen slik at de ikke er i veien for visningen o Lerret kjørt ned Det er Kystmuseets oppgave å ha stor nok bemanning slik at kinoen kan starte i rett tid. Salen skal være oppvarmet så lenge det vises kino der. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

132 Side 9 av 9 b) Hitra kino Hitra kino har ansvar for følgende i forbindelse med visning av film: Følge de forpliktelser som er nedfelt i kinoavtalen Følge arbeidsbeskrivelsen for kinomaskinister Kinomaskinistene skal når en forestilling går mot slutten gå ned i foajeen for å åpne dører og ta imot publikum som skal ut. Etter at publikum har forlatt lokalene skal maskinisten stenge dørene. Kinomaskinisten skal bl.a. ta seg av følgende: Rydding av salen mellom forestillingene. Kystmuseet stiller med utstyr for rydding, dvs. koster etc. Assistere Kystmuseets personale med kiosksalg/salg av billetter når det er behov for det, og det ikke er kinotekniske oppgaver som må gjøres Skiftning av plakat i vinduet på Kystmuseet Vurdering 1. Disponering og bruk av Ægirsalen Avtalen ivaretar i større grad enn tidligere kommunens behov for bruk av lokalene. Den skiller også klart mellom det som er kommunens egen bruk, og det som er lokale frivillige lag og foreningers bruk. Det har også vært viktig å tydeliggjøre kommunens fortrinnsrett på lokalene innenfor den rammen som kommunen kjøper. Avtalen har en økonomisk ramme som tidligere, noe som er viktig for fortsatt å kunne beholde Ægirsalen som kulturhus. Avtalen innebærer noen flere timer totalt for kommunen; ny avtale er på 1700 t mot gammel avtale på 1534 t. 2. Drift og utvikling av Hitra Turistkontor Det foreslås at avtalen prolongeres for I løpet av 2012 tas det sikte på å se på muligheten for å videreutvikle turistinformasjonen evt. i samarbeid med Biblioteket og/eller Hitra Turistservice. 3. Videreføring av arbeidet med bygdebok for Hitra I den nye avtaleteksten er det tatt inn en tidsavgrensning. Det er ønskelig at alle bygdebøkene er ferdige i For å klare dette vil Kystmuseet måtte se på hvilke kostnader dette totalt vil medføre. Avtalen tas opp på nytt når kostnadene er klarlagt. Det fremmes da ny sak på evt. tilleggskostnader for å få ferdigstilt bygdebøkene innen tidsrammen. 4. Billettsalg og betjent skranke for kinoen Tidligere avtale vedr. kinoen ble av ukjente grunner ikke ferdigbehandlet. Det nye forslaget til avtale er justert opp til dagens drift og inneholder også en tilleggsavtale om funksjonsfordeling mellom Kystmuseets og kinoens ansatte. Det har vært viktig for kommunen å få med at kiosksalget ikke må være til hinder for salg av billetter og således skape forsinkelser når filmen skal starte. Økonomisk er avtalen ikke vesentlig dyrere enn tidligere avtale, da den også innebærer en ekstra visningsdag. Kinoen kan da fortsatt vises film 2 dager pr. uke som den har gjort siste året. Rådmannen slutter seg til forhandlingsutvalgets framforhandlede forslag, og anbefaler avtalene slik de foreligger i dokumentet. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

133 HITRA KOMMUNE AVTALE om videreføring av arbeidet med bygdebokkdr Higet I I 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og Stiftelsen Kystmuseet i Sør-Trøndelag. 2. Bakgrunn Til grunn for denne avtalen legges del 111 i inngått avtale mellom Hitra kommune og Kystmuseet i Sør-Trøndelag av 5.januar 2001, hvor det i pkt.12 står: Ut over de faste, årlige arbeidsoppgavene som omfattes av avtalens del II, skal Hitra kommune, når den ønsker det, kunne kjøpe kompetanse fra Kystmuseet i Sør- Trøndelag for å få utført arbeidsoppgaver eller prosjekt. Dette dreier seg om ulike typer tjenester der kystmuseet sitter med spesiell kompetanse. Aktuelle tjenester kan her være: - arbeid med bygdabok 3. Mål Målet med denne avtalen er å sørge for at det videre arbeidet med bygdebok for Hitra blir organisert, gjennomført og ferdigstilt i henhold til de planer og rammer for dette arbeidet som Hitra kommune til enhver tid setter opp. 4. Kystmuseets forpliktelser a. Kystmuseet i Sør-Trøndelag forplikter seg gjennom denne avtalen å organisere bygdebokarbeidet og stille nødvendig kompetanse og personalressurser til rådighet for å oppfylle denne avtalens mål og gjeldende plan. b. Kystmuseet forplikter seg til å oppfylle de kvalitetskrav som er nødvendig for å oppnå et best mulig resultat. c. Kystmuseet skal sørge for at bygdebokarbeidet på Hitra skal organiseres slik at prosessen skaper aktivitet og engasjement blant hitterværingene, først og fremst i et nært samarbeid med Hitra historielag. 5. Økonomi For å gjennomføre dette arbeidet, yter Hitra kommune et årlig vederlag til Kystmuseet i Sør-Trøndelag. Beløpets størrelse fastsettes i Hitra kommunes økonomiplan for hvert år og utbetales kvartalsvis. 6. Varighet Denne avtalen gjelder til oppdraget er sluttført eller til at en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig.

134 AVTALE om drift og utvikling av Hitra turistkontor 1. Avtaleparter Parter i denne avtalen er Hitra kommune og Stiftelsen Kystmuseet i Sør~ Trøndelag. 2. Bakgrunn Til grunn for denne avtalen legges del III i inngått avtale mellom Hitra kommune og Kystmuseet i Sør~Trøndelag av 5.januar 2001, hvor det i pkt. 13 står: " Det opprettes avtale mellom bl.a. Hitra kommune og Kystmuseet om drift av helårig turistkontor og turistinformasjon i sommerhalvåretfra og med 2001". 3. Mål Målet med denne avtalen er å sikre varig drift av helårig turistkontor og turistinformasjon i sommerhalvåret for Hitra. 4. Kystmuseets forpliktelser a. Kystmuseet i Sør~Trøndelag forplikter seg gjennom denne avtalen å stille nødvendig kompetanse og personalressurser til rådighet for å oppfylle vertskapsfunksjonen for turister, besøkende og tilreisende på vegne av Hitra kommune og reiselivsnæringa på Hitra. b. Kystmuseet forplikter seg til å oppfylle de kvalitetskrav til autorisasjon som stilles fra Innovasjon Norge (Norges Turistråd) for helårige turistkontorer i Norge. c. Kystmuseet skal stille gode og velegnede fasiliteter til rådighet for Hitra turistkontor. d. Kystmuseet skal sørge for drift og utvikling av Hitra turistkontor i tråd med kommunestyrets vedtak i sak 086/ Økonomi a. For å drive Hitra turistkontor i samsvar med denne avtalen, yter Hitra kommune et årlig vederlag til Kysmuseet i Sør~Trøndelag på nkr Beløpet utbetales kvartalsvis. 6. Varighet Denne avtalen gjelder til en av partene sier den opp. Avtalen har en gjensidig oppsigelsesfrist på ett år, og den må sies opp skriftlig. Hitra,... /L.e.1... p. 7 Kystmuseet i Sør~Trøndelag... 0.~... ~;r.t@.... ' :;,{)' Kyst::- ~~---o KwilbDusee1: i Sør-~~~ 11f~-- N.7240 Htt:ti1' Faksl<f

135

136

137 HITRA KOMMUNE Oppvekstsektoren Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Dag Robert Bjørshol/ Kjell Roar Sæther Dato: Mobiltelefondekning i Hitra kommune - Beredskapsmessige utfordringer Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Eldbjørg Broholm ble innvilget permisjon før behandling av saken. Formannskapet teller nå 4 medlemmer Tilrådning: Hitra kommune er svært godt fornøyd med at det nå etableres en ny mobilmast i Gauklia som vil øke dekningsgraden på strekningen Sandstad Fillan. Hitra kommune vil i tillegg fokusere på følgende utfordringer og ber om at disse prioriteres snarest mulig for økt dekningsgrad via fysisk utførelse 1. Dekningsgraden på strekningen Fillan Barmfjorden Melandsjø Dolmøy (Fv 714) 2. Dekningsgraden på store deler av Fjellværsøya, særlig på strekningen Nordbotn Fjellvær Akset. 3. Dekningsgraden på strekningen Straum Helgebostad Kvenvær Andersskog Forsnes Laksåvik. (Fv 713) 4. Dekningsgraden på strekningen Storvågen Utset Ulværet Tranvikan. Vedtaket begrunnes i både beredskaps-/ nærings- og befolkningsmessige behov men med spesiell vektlegging i allment sikkerhetsbehov innenfor kommunens land- og sjøareal. Hitra kommune har i tillegg fått en del innspill fra eldre hjemmeboende personer som opplever utrygghet i sin hverdag da fasttelefoninettet periodevis ikke fungere i henhold til intensjonen. Dette forringer livskvalitet og kan utløse behov for tidlig flytting fra hjemstedet for enkelte. Fullt utbygd mobilnett kan være et tiltak som i stor grad imøtekommer eldres behov for følt trygghet på sitt hjemsted. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

138 Side 2 av 2 Saken oversendes fylkesmannens beredskapsavdeling for praktisk oppfølging. Det bes om tilbakemelding av oppfølgingen fra embete. Enstemmig. Innstilling: Hitra kommune er svært godt fornøyd med at det nå etableres en ny mobilmast i Gauklia som vil øke dekningsgraden på strekningen Sandstad Fillan. Hitra kommune vil i tillegg fokusere på følgende utfordringer og ber om at disse prioriteres snarest mulig for økt dekningsgrad via fysisk utførelse 5. Dekningsgraden på strekningen Fillan Barmfjorden Melandsjø Dolmøy (Fv 714) 6. Dekningsgraden på store deler av Fjellværsøya, særlig på strekningen Nordbotn Fjellvær Akset. 7. Dekningsgraden på strekningen Straum Helgebostad Kvenvær Andersskog Forsnes Laksåvik. (Fv 713) 8. Dekningsgraden på strekningen Storvågen Utset Ulværet Tranvikan. Vedtaket begrunnes i både beredskaps-/ nærings- og befolkningsmessige behov men med spesiell vektlegging i allment sikkerhetsbehov innenfor kommunens land- og sjøareal. Hitra kommune har i tillegg fått en del innspill fra eldre hjemmeboende personer som opplever utrygghet i sin hverdag da fasttelefoninettet periodevis ikke fungere i henhold til intensjonen. Dette forringer livskvalitet og kan utløse behov for tidlig flytting fra hjemstedet for enkelte. Fullt utbygd mobilnett kan være et tiltak som i stor grad imøtekommer eldres behov for følt trygghet på sitt hjemsted. Saken oversendes fylkesmannens beredskapsavdeling for praktisk oppfølging. Det bes om tilbakemelding av oppfølgingen fra embete. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Dag Robert Bjørshol Kommunesjef RO4 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

139 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Ordfører har, på bakgrunn av drøftinger politisk, bedt rådmannen om å fremme en sak knyttet til manglende mobildekning over store deler av Hitra. Saken ansees å ha særlig betydning knyttet til kommunens beredskapsmessige situasjon i forhold til uønskede hendelser i kommunen. I kommunens overordnede ROS-analyse framstilles dette slik: Bortfall av elektronisk kommunikasjon (Data) Brudd på telefoni fast telefon Brudd på telefoni mobil Brudd på nødsamband Ekstremvær / Linjebrudd, Feil på mast (Fillheia Kopparen Fonna Ramnfjellet osv.) Sabotasje, strømstans. Svikt i med. utstyr, begrenset betalingsform Bortfall av databaser, informasjonskanaler. Fare for liv og helse Farlig Katastrofalt Sannsynlig Mindre sannsynlig Hendelse Årsak Konsekvens Konsekvensgrad Sannsynlighetsgrad Sannsynlighetsreduserende tiltak Internkontroll hos eier. (Test / øvelser) Tilsyn og kontroll fra myndighet. Konsekvensreduserende tiltak Alternative føringsveier (Redundanse) for å unngå bortfall av kommunikasjon Merknad Vurderes kritisk ift. både liv og helse og næringliv. Risiko framkommer når man sammenstiller sannsynlighet og konsekvens: Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO Figuren under viser graden av risiko når sannsynlighet og konsekvens for en uønsket hendelse sammenstilles. Meget sannsynlig Sannsynlig Mindre sannsynlig Lite sannsynlig En viss fare Kritisk Farlig Katastrofalt Som vi ser har kommunen vurdert brudd på telefoniløsninger som «Ikke akseptabelt» i ROSanalysen av Saksopplysninger Kommunen har kontinuerlig jobbet med å finne løsninger knyttet til manglende dekning på mobilsambandet i kommunen. Følgende dekningskart ligger ute på telefonileverandørenes nettsider (Man kan i tillegg se antall sendere på nettstedet Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

140 Side 4 av 4 Dekningskart Telenor Kilde: Dekningskart NetCom Kilde: Som en ser av kartene er det utfordringer med dekningen hovedsakelig midt inne på øya, på vestsida i område Kvenvær Laksåvik, på deler av Fjellværøya, ved Straumfjorden, i Barmanfjorden, på strekningen Fillan Sandstad, på Utset og på deler av Dolmøya. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

141 Det vil bli etablert ny mobilmast i område Gauklia mellom Fillan og Sandstad. Dette vil gi slik dekning i området: Vi ser at dekningen på strekningen Tranvikkrysset Fellesbeita blir betydelig forbedret. Tilskuddsordninger Det er gitt tilskudd etter samme mal som for utbygging av bredbånd. Det kan gis tilskudd opptil 50 % av prosjektets kostnad. Følgende er angitt på STFK sine nettsider: Fylkeskommunens oppgave når det gjelder mobiltelefoni er todelt. Vi kartlegger problemområder mht dekning og videre innsats for å bedre dekningen. Vi tar imot meldinger om hvor det ikke finnes dekning, eller er dårlig dekning. Disse områdene vil bli kontrollert av fylkeskommune, samt drøftet med Netcom og Telenor. Fylkeskommunen tar rollen som koordinator, pådriver og partner ift den prioriterte utbyggingen. Dette gjennomføres fortløpende i perioden Kartlegging av manglende dekning er en viktig oppgave i så måte. Forbedring av kapasitet er også tema. Sør-Trøndelag Fylkeskommune har kartlagt mye allerede, men er fremdeles interessert i tilbakemeldinger om manglende dekning. Det planlegges med nye prosjekter for perioden Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: Side 5 av 5