Dersom noen av representantene ikke kan møte, må de selv be vara om å stille i stedet.

Transkript

1 Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) INNKALLING TIL MØTE I INSTITUTTRÅDET VED LLE Sted: Rom 400, HF-bygget Dato/ tid: torsdag 3. desember 2015 kl Innkalt: Øivin Andersen, Knut Ove Arntzen, Ole Johan Holgernes, Ann-Kristin Helland Gujord, Pauline Hoath, Rolf Beev, Lise Kristiansen, Else Berit Molde, Astrid Marner, Anders Kristian Strand, Steinar Sælebakke, Eirik Vassenden, Gjert Vestrheim, Eleni Kontodima, Jørgen Siring Gusland, Natalie Myrvold Alvsåker, Steven Flett, Eli Rugaard Dersom noen av representantene ikke kan møte, må de selv be vara om å stille i stedet. Dagsorden Godkjenning av innkalling og sakspapir Saksliste IR-sak 48/15 Orienteringssaker - Diskusjon av fakultetsstyresakene - Språksamlingene: se også Øvrige orienteringssaker IR-sak 49/15 Fakultetsøkonomien de neste årene Orientering ved dekan og fakultetsdirektør. IR-sak 50/15 Strategiarbeidet fremover s. 3 IR-sak 51/15 Oppfølging av HMS-rapporten s. 4 IR-sak 52/15 Regnskapsorientering per 31. oktober...s. 6 IR-sak 53/15 Eventuelt Instituttrådsmøtene er åpne for alle interesserte. Referat fra tidligere IR-møter: Referat fra FFU og UUI: -> «Om instituttet» -> hhv. FFU og UUI Johan Myking, instituttleder Siri Fredrikson, adm.sjef/sekretær Dette er et UiB-internt notat som godkjennes elektronisk i ephorte Det humanistiske fakultet Telefon post@hf.uib.no Postadresse Postboks Bergen Besøksadresse Harald Hårfagresgt. 1 Bergen Saksbehandler Mette Dalhaug side 1 av 7

2 side 2 av 7 Instituttrådet ved LLE haust vår 2017 Gruppe A Allmenn litteraturvitenskap Digital kultur Klassisk Kunsthistorie Lingvistikk Nordisk Norskkursa Teatervitenskap Gruppe B Gruppe C Gruppe D Representant: Anders Kristian Strand Vararepresentant 1: Erik Bjerck Hagen Vararepresentant 2: Gisle Selnes Representant: Rolf Beev Vararepresentant 1: Jill Walker Rettberg Vararepresentant 2: Daniel Apollon Representant: Gjert Vestrheim Vararepresentant 1: Pär Sandin Vararepresentant 2: Matti Wiik Representant: Pauline Hoath Vararepresentant 1: Per Olav Folgerø Vararepresentant 2: Siri Lexau Representant: Øivin Andersen Vararepresentant 1: Koenraad De Smedt Vararepresentant 2: Victoria Rosén Representant: Ann-Kristin Helland Gujord Representant: Eirik Vassenden Vararepresentant 1: Ragnhild Lie Anderson Vararepresentant 2: Odd Einar Haugen Vararepresentant 3: Gjert Kristoffersen Vararepresentant 4: Christine Hamm Representant: Else Berit Molde Vararepresentant 1: Edit Bugge Vararepresentant 2: Aasne Vikøy Representant: Knut Ove Arntzen Vararepresentant 1: Keld Hyldig Vararepresentant 2: Tor Trolie Representant: Astrid Marner, postdoktor, Fra håndskriftfragmenter til bokhistorie Representant: Ole Johan Holgernes, stipendiat, allmenn litteraturvitenskap 1. vara: Sigrun Aasebø, førsteamanuensis, kunsthistorie 2. vara: Trude Bukve, stipendiat, lingvistikk 3. vara: Marte Nordanger, stipendiat, norsk som andrespråk 4. vara: Gunn Inger Lyse Samdal, forskar, CLARINO og DASISH Representant: Lise Kristiansen Representant: Steinar Sælebakke Vararepresentant 1: Asle Leidland Vararepresentant 2: Håvard Østrem Peersen Vararepresentant 3: Thomas Brendefur Vararepresentant 4: Unn-Therese Thorvaldsson Eleni Kontodima Eli Rugaard Jørgen Siring Gusland Natalie Myrvold Alvsåker Steven Flett Vara: Målfrid Bårdsnes

3 side 3 av 7 Sak 50/15 Strategiarbeidet fremover Bakgrunn: IR-sakene 40/15 (3.9.15) med diskusjon av det gjeldande strategidokumentet og framdriftsplan; 44/15 ( ) med innlegg frå leiargruppa. Vedlegg: Strategidokumentet Hav, liv samfunn. Strategi for Universitetet i Bergen, sjå eller Strategi HF , vedteken , sjå Dette IR-møtet skulle etter den vedtekne framdriftsplanen vera det møtet som drøfta eit utkast til strategi frå leiargruppa. Det er berre å slå fast at dette utkastet er forseinka, og at diskusjonane av ny strategi må utsetjast til vårsemesteret. Til vederlag kan det lokale arbeidet no forankrast i vedtekne strategiar både for UiB sentralt og HF-fakultetet, det kan rasjonalisera arbeidet. IR har tidlegare i år gjennomført høyringar på dei to overordna strategiane og ein diskusjon av struktur, form og innhald i vårt lokale strategidokument. Desse diskusjonane kan oppsummerast som at IR ønskjer eit strategidokument som er kortare og meir generelt i forma, dvs. at det vert skilt tydelegare mellom profildokument, handlingsplan og strategisk plan. Det er den siste typen dokument som no må prioriterast, og som det ligg til instituttleiar å syta for finst i oppdatert form. På IR-møtet ønskjer instituttleiaren ein kort diskusjonsrunde på kvart av dei to overordna dokumenta. Instituttleiaren ber òg om fullmakt til å knyta til seg ei skrivegruppe som kan hjelpa til å utforma eit startdokument som diskusjonen ved instituttet kan byggja på. Og så bør det fastsetjast ein revidert sluttdato for arbeidet, med endeleg vedtak. Framlegg til vedtak Instituttleiinga tek med seg momenta frå diskusjonen i det vidare arbeidet. Instituttrådet ber om eit startdokument tidleg i vårsemesteret. Instituttleiaren får fullmakt til å knyta til seg ei skrivegruppe som kan samarbeida med leiargruppa. Dato for endeleg vedtak vert fastsett til det siste IR-møtet våren 2016.

4 side 4 av 7 Sak 51/15 Oppfølging av HMS-rapporten 2014 Bakgrunn: brev frå fakultetet , sak 15/1266 (deles ut i møtet) Kvart år i februar leverer institutta rapportar over HMS-arbeidet ved eininga i året som ligg bak. Den siste rapporten instituttet har levert, gjeld altså året Fakultetet ønskjer no at alle institutta legg fram for sine instituttråd korleis ein tenkjer seg å følgja opp punkta i HMS-rapportane der karakteristikken er Må bli bedre. Merk at dette er ei eigenevaluering frå institutta si side. Oppfølginga er eit resultat av tilbakemelding frå UiB sentralt til fakultetet, og prosedyren er den same som i fjor. Sjå IR-sak 19/14, dato , for året Verneombodet og HMS-konsulenten ved LLE har sett opp desse prioriterte punkta på grunnlag av HMS-runden i haust: 1) Psykososialt miljø: Fakultetsdirektøren meiner at det bør leggjast meir vekt på medarbeidarsamtalar ved LLE. 2) Tryggleik: Brannvernleiar og dei plassansvarlege bør møtast med jamne mellomrom. Ein bør òg vurdera risikoen for vald, hærverk og innbrot. 3) Sosiale møtestader og andre romfasilitetar for tilsette: Ein bør ta opp korleis det går med planane om å få omdisponert areal til pauserom for tilsette i HF-bygget. Det same gjeld garderobetilhøva for tilsette som syklar til arbeid. Det første punktet er omtala i sak 19/14, og tilbakemeldinga frå fakultetet gjeld ikkje berre LLE, men heile fakultetet. I sak 19/14 går det fram at det særleg er dei medlemene i gruppe B som ikkje er stipendiatar som har for dårlege kanalar inn mot instituttleiinga. Alle i gruppe A har fått tilbod om samtale, men berre eit fåtal slike samtalar er gjennomførte. Vurdering: Tala på medarbeidarar i gruppene B og C er truleg overkommelege for samtale éin gong i året, og dette må instituttleiinga prøva å prioritera på realistisk måte. Talet på medarbeidarar i gruppe A ligg rundt 60, dette er det ikkje realistisk å rekka over med tettare syklus enn ca. 2 3 år. Dette problemet må sjåast i lys av instituttstruktur og instituttorganisering ved fakultetet, og ikkje minst i lys av dei administrative rutinane som styrer samarbeidet mellom institutt og fakultet. Oppdeling av institutta, utskiljing av visse funksjonar i eigne seksjonar og/eller sterkare delegering av fullmakter til fagkoordinatorane kan vera tenlege verkemiddel å vurdera. Instituttleiinga opplever at dette arbeidet går svært tungt og at fakultetet på grunn av den økonomiske stoda ikkje har høve til å prioritera desse problemstillingane slik LLE kunne ønskja. Det andre punktet bør følgjast tettare opp i samarbeid mellom verneombod, instituttleiing og dei ansvarlege. Riskomoment av typen vald, hærverk m.m. er felles utfordringar for alle på bygget. Oppfølgingsarbeidet bør samordnast med Institutt for framandspråk. Ein bør vurdera om det er grunn til å omvurdera praksisen med kortnøkkel til toaletta no når situasjonen rundt Nygårsparken er endra. Særleg overfor gjester er dette ein praksis som kan opplevast negativt. Det tredje punktet har det vore arbeidd grundig med i dialog med IF, med husstyret og dei romansvarlege ved HF og EIA. Saka om samanslåing av romma 400 og 435 er løyst (jf. sak 19/14). Det er søkt midlar til felles kaffirom med IF, og midlar til ombygging og utviding av

5 side 5 av 7 garderobefasilitetane i kjellaretasjen. Dette er ei budsjettsak som krev tilføring av midlar frå UiB sentralt. Som ein felles faktor bør det òg nemnast at ikkje alle problem kan reduserast til pengar. Både psykolosialt miljø og møtestad-problemet handlar òg om haldningar og kultur. Det er ikkje sjølvsagt for alle at kakelunsjar bør prioriterast, og alle miljøa som har sine respektive krokar som møtestader for lunsj, kunne nok med fordel ta initiativ for å sirkulera eller aktivt inkludera medarbeidarar som manglar slik fast tilknyting. Denne utfordringa går òg til institutteiinga. Til slutt kan det leggjast til at LLE saman med resten av fakultetet i 2016 skal gjennomføra ei gransking av arbeidsmiljøet som ledd i det standardiserte opplegget ARK. Det er peika ut instituttansvarlege for denne undersøkinga. Framlegg til vedtak: Bør formulerast i møtet, slik diskusjonen gjev grunnlag for.

6 side 6 av 7 Regnskapsrapporten per 31. oktober viser følgende nøkkeltall for LLE: Sak 52/15 Regnskapsorientering Hittil i år - Hittil i år - Hittil i år - avvik budsjett regnskap BUDSJETT REGNSKAP REST Annuum timemidler Frikjøp fra prosjekt art Sum lønn Annuum drift ELMCIP (Bjørklund art 6704) Sum annuum Insentivmidler Stip og postdok Små driftsmidler Andre øremerkede midler EVU inntekter analysenr Norskkursene prosjektnr Egenfinansiering ( ) prosjekt Holberg v/ Vinje SUM Det stod per 21. oktober altså 10 millioner i rest. Hoveddelen av dette er øremerkede midler, som individuelle insentivmidler, små driftsmidler, driftsmidler for stipendiater og postdoktorer, samt større summer knyttet til prosjekt (Holberg, CHLS), og EVU. IR ved LLE 3. desember 2015 Page 6

7 side 7 av 7 For de frie annuumsmidlene ønsker vi å kommentere følgende: - Annuum timemidler: Vi har budsjettert med lønnsutgifter på (se IR-sak 21/15, møte 12. mars 2015), altså noe større estimerte utgifter enn resultattildelingen og frikjøpsmidler fra prosjekt til sammen. Det ser ut som vi vil holde oss innenfor budsjettet. Ved årsslutt gjøres det beregninger for samlede lønnsutgifter ved instituttet (annuumsmidler pluss lønnsmidler trukket av små driftsmidler, forskningsmidler, etc.), og det trekkes sosiale kostnader av den summen som overstiger de tildelte «annuum timemidler». Dette må vi ha i bakhodet nå ved årsslutt det kommer en utgift knyttet til sosiale kostnader grunnet «overforbruk» til lønn. - Annuum drift: Erfaringsmessig vet vi at forbruket øker i november og desember. Andre kommentarer: Holberg-prosjektet forlenges inn i 2016, og avsluttes frem mot sommeren. For CHLS gjelder det at det er en del driftsmidler igjen, disse videreføres inn i 2016 og 2017 for å sikre faglig ramme rundt stipendiat og postdoktor i prosjektet. For EVU-midlene gjelder det at en del lønn for inneværende år ikke er ført. Forslag til vedtak: Instituttrådet tar regnskapstallene etter oktober til orientering. IR ved LLE 3. desember 2015 Page 7