Innkalling til møte i Instituttrådet ved LLE

Transkript

1 Universitetet i Bergen Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) Innkalling til møte i Instituttrådet ved LLE Dato/tid: Torsdag 18. oktober kl Sted: Rom 435, HF-bygget Til: Jill W. Rettberg, Arild Linneberg, Aidan Keally Conti, Jørgen Bakke, Christer Johansson, Christine Hamm, Torodd Kinn, Eli Kristine Knudsen, Keld Hyldig, Arbe Bøe Pedersen, Marthe Grønsveen, Vegard Sørhus, Anne Berit Apold, Oda Marie Villanger, Jessica Hildonen, Hanna Nakken, Joakim Fossan, Markus Karlstad Representanter som ikke kan møte, må selv be vara om å stille for seg. Fakultetsstyrerepresentantene med varaer er inviterte. Instituttrådsmøtene er ellers åpne for alle interesserte. Dagsorden Godkjenning av innkalling og sakspapir Godkjenning av referat fra 30. august 2018 Godkjenning av referat fra 27. september 2018 Saksliste IR-sak 29/18: Orienteringssaker IR-sak 30/18: Status for arbeidstidsregnskap ved LLE (diskusjonssak) IR-sak 31/18: Eventuelt Referat fra IR-møtene: Referat fra FFU og UUI: > «Om instituttet» > hhv. FFU og UUI Johan Myking, leder Aleksander Morland, fung. adm.sjef/sekretær

2 Vedlegg til innkalling: Instituttrådet ved LLE haust 2017 vår 2021 Gruppe A Allmenn litteraturvitenskap Digital kultur Klassisk Kunsthistorie Lingvistikk Nordisk Norskkursa Teatervitenskap Gruppe B Gruppe C Gruppe D Representant: Arild Linneberg Vararepresentant 1: Gisle Selnes (forskningsfri V18) Vararepresentant 2: Erik Bjerck Hagen Representant: Jill Walker Rettberg Vararepresentant 1: Daniel Apollon Vararepresentant 2: Scott Rettberg Vararepresentant 3: Rolf Beev Representant: Aidan Keally Conti Vararepresentant 1: Pär Ola Sandin Vararepresentant 2: Åslaug Ommundsen Representant: Jørgen Bakke Vararepresentant 1: Sigrun Åsebø Vararepresentant 2: Per Olav Folgerø Representant: Christer Johansson Vararepresentant 1: Koenraad De Smedt Vararepresentant 2: Victoria Rosén Representant: Christine Hamm Representant: Torodd Kinn Vararepresentant 1: Endre Brunstad Vararepresentant 2: Anders Gullestad Vararepresentant 3: Ann-Kristin Helland Gujord Vararepresentant 4: Odd Einar Haugen Representant: Eli Kristine Knudsen Vararepresentant 1: Elisabeth Bjugn Vararepresentant 2: Katrin Saarik Representant: Keld Hyldig Vararepresentant 1: Knut Ove Arntzen Vararepresentant 2: Tor Trolie Representant: Are Bøe Pedersen, stipendiat, nordisk litteratur Representant: Marthe Grønsveen, stipendiat, nordisk fagdidaktikk 1. vara: Synne Ytre Arne, stipendiat, nordisk fagdidaktikk 2. vara: Gyri Smørdal Losnegaard, stipendiat, datalingvistikk 3. vara: Frode Helmich Pedersen, forsker, allmenn litteraturvitenskap Representant: Vegard Sørhus Representant: Anne Berit Apold Vararepresentant 1: Thomas Brendefur Vararepresentant 2: Signe Nilssen Vararepresentant 3: Asle Leidland Vararepresentant 4: Håvard Østrem Peersen Jessica Hildonen Oda Marie Villanger Hanna Nakken Joakim Fossan Markus Karlstad

3 Vedlegg til dagsorden Referat fra IR-møte 30. august Tilstede: Jill W. Rettberg, Aidan Keally Conti, Jørgen Bakke, Christer Johansson, Christine Hamm, Elisabeth Bjugn (for E. Knudsen), Keld Hyldig, Per Sigmund Sævik Bøe, Anne Berit Apold, Jessica Hildonen, Oda Marie Villanger, Joakim Fossan, Johan Myking, Aleksander Morland Forfall: Arild Linneberg, Torodd Kinn, Eli Kristine Knudsen, Trude Bukve, Vegard Sørhus, Ole Samdal, Anders Gonzo, Hanna Nakken Keld Hyldig gikk kl. 10:09 Til dagsorden Innkalling og sakspapir ble godkjent med følgende merknader: - Saksliste til møte i fakultetsstyret 4. september skulle være satt opp som orienteringssak etter vanlig praksis - Sak 26/18 ble meldt som diskusjonssak, men skulle være en vedtakssak. Referat fra 14. juni ble godkjent IR-sak 25/18: Orienteringssaker Ny instituttleder: Anders Fagerjord tiltrer som instituttleder ved LLE 1. november. Han er for tiden tilsatt som førsteamanuensis ved Institutt for medier og kommunikasjon ved UIO. Ekstraordinært rådsmøte: I tillegg til de planlagte møtene 18. oktober og 29. november i høst kan det bli aktuelt med et ekstraordinært møte i slutten av september i forbindelse med søknadsfristen for NFRs Veikart for infrastruktur 12. oktober. LLE støtter en søknad for Clarino+. Tilsettinger: Arbeidet med tilsettinger har vært kontinuerlig. Det er tilsatt i 4,5 stillinger knyttet til Revisjonsprosjektet, det skal tilsettes ordinære stipendiater og postdoktorer og i stillinger knyttet til ERC- og BFS-prosjektene. I faste vitenskapelige stillinger pågår det tilsetting i én stilling i digital kultur, én i nordisk litteratur, to i nordisk språk og én lingvistikk. I tillegg pågår det tilsettinger i faste administrative stillinger. Fakultetsstyresakene til møtet 4. september: Budsjettet for 2019 er en viktig sak. LLE sendte inn budsjettinnspill i juni etter diskusjon i rådet. Innspillene var forankret i fakultets- og universitetsstrategien. Ikke alle innspill ble med videre i samme form, men innspill om infrastruktur, samarbeid med Universitetsbiblioteket, digitalisering av arkiv med mer er å finne igjen. Innspill til bemanningsplanen ser i stor grad ut til å ha kommet med i budsjettet. Representant i fakultetsstyret orienterte i tillegg om aktuelle saker. Nordisk minner om at det i forbindelse med bemanningsplanen gis stillinger til fagdidaktikk knyttet til lektorprogrammene i engelsk og historie. Her kan det være muligheter også for nordisk fagdidaktikk. Fakultetsstyrerepresentanten inviterer rådsmedlemmene og andre fra instituttet om å komme med innspill til saker som skal opp i fakultetsstyret. Vedtak (enstemmig): Sakene ble tatt til orientering

4 IR-sak 26/18: Ressursbudsjettering Saken ble diskutert på grunnlag av notat fra administrasjonssjefen med forslag til rutine og forslag til mal for ressursbudsjettering. Rådet ser positivt på tiltak som kan styrke undervisningsplanleggingen og på at det legges opp til et tett faglig-administrativt samarbeid om arbeidet. Med henvisning til oppfølging av medarbeidere ble det poengtert at personalansvar ligger hos instituttleder og ikke hos fagkoordinator. Fagmiljø som har erfaring med denne typen verktøy mener at en åpen diskusjon om ressursbruk bidrar til å synliggjøre arbeidsoppgaver og til en rettferdig fordeling. Ressursbudsjetteringen bygger på faktorer for undervisningsarbeid som er vedtatt i fakultetsstyret. Forslag til justering av faktorene bør diskuteres og følges opp i UUI. Vedtak (enstemmig): Instituttrådet støtter arbeidet med ressursbudsjettering av undervisning og ber ledelsen ferdigstille et system som kan iverksettes snarest. IR-sak 27/18: Eventuelt Hvilke virkemidler bruker instituttet og fakultetet til å rekruttere personer med innvandrerbakgrunn til stillinger, enten vitenskapelige eller administrasjonen. Finnes det for eksempel traineeships? Instituttet undersøker med HR-avdelingen, og eventuelt med NAV. Møtet hevet kl Aleksander Morland, fung. administrasjonssjef/sekretær

5 Referat fra IR-møte 30. august Tilstede: Erik Bjerck Hagen,, Jørgen Bakke, Torodd Kinn, Christine Hamm, Eli Kristine Knudsen, Keld Hyldig, Per Sigmund Sævik Bøe, Are Bøe Pedersen, Vegard Sørhus, Anne Berit Apold, Jessica Hildonen, Anine Teigland, Markus Karlstad, Hanna Nakken Forfall: Joakim Fossan, Aidan Keally Conti, Christer Johansson, Jill W. Rettberg Tilhørere får talerett. Til dagsorden Innkalling og sakspapir ble godkjent. IR-sak 28/18: Støtte til infrastrukturprosjektet CLARINO+ Instituttleder har beslutningsmyndighet i denne typen saker og er i utgangspunktet forpliktet til å anbefale søknaden på grunnlag av gjeldende strategier og nasjonale føringer. På grunn av den potensielle langsiktige innvirkningen på instituttbudsjettet er det likevel grunn til å behandle saken i rådet før den oversendes fakultetet. De økonomiske for instituttet rammene er beskrevet i saksgrunnlaget og det er potensial for økte kostnader. Instituttleder vurderer samtidig at infrastruktur vil være et viktig satsningsområde for UiB og HF fremover. Det ble kommentert at det er vanskelig å mene noe konkret om de økonomiske aspektene siden konsekvensene ikke er kjente. Infrastruktur er ikke et prosjekt i vanlig forstand siden det er noe varig og det er uheldig at det må gjennomføres som prosjektarbeid. Denne typen databaser er svært viktige ressurser for forskningen som foregår på instituttet. CLARINO+ skal ikke kun favne om lingvistiske korpus, men også tekstkorpus og andre typer korpus for tekstforskning. Både lyd- og tekstfiler skal være tilgjengelige. Material som ikke ligger inne i dag skal kunne bygges inn i denne infrastrukturen. Det er en klar overføringsverdi til andre fag enn språkvitenskap. CLARINO+ er et stort og viktig prosjekt uten konkurrenter innen språk- og tekstfeltet, men er ikke det eneste infrastrukturprosjektet ved fakultetet. Det er urimelig at instituttet skal bære ta hele den risikoen og det må jobbes overfor fakultetet for å sikre økonomien. Vedtak (enstemmig): Instituttrådet støttar søknaden om CLARINO+. Møte hevet kl Aleksander Morland, fung. administrasjonssjef/sekretær

6 IR-sak 30/18: Status for arbeidstidsrekneskapane ved LLE Bakgrunn Som tidlegare annonsert får IR her ei sak som gjeld statusen for ressursbruken ved LLE målt gjennom dei timerekneskapane som alle fast vitskapleg tilsette leverer inn ved slutten av kvart semester. Dette er ein indikator for kor stort press dei ulike faga har på undervisning og administrasjon. Systemet er eit planleggingsverktøy, og det overordna målet er å skjerma forskingstid både totalt sett og i balanse mellom dei tilsette. Systemet har vore i bruk i ulike variantar i faga ved LLE i rundt rekna 25 år, det har vore revidert ved nokre høve, og det er verken feilfritt, konfliktfritt eller ferdig éin gong for alle. No ved skiftet av instituttleiar er det naturleg å leggja fram for instituttrådet eit oversyn over timeforbruket hjå dei tilsette, slik at det vert mest mogeleg klårt korleis det vidare arbeidet kjem til å verta prioritert eller rettare: bør prioriterast. Oppdaterte saldooversyn nokre presiseringar Det har lett for å utvikla seg feilføringar eller skeivskapar i oppfølginga slik at saldoen over tid vert unøyaktig. I tillegg inneheld systemet element som det skal forhandlast om. For å sikra at grunnlaget for vidare arbeid er så trygt som mogeleg, har rekneskapane vore lagt fram for alle arbeidstakarane i august og september I nokre tilfelle har ein forhandla seg fram til eit saldo som er rimeleg ut frå tilgjengeleg informasjon. Det ligg derfor no føre ajourførte saldoar pluss- eller minustimar pr som er godkjende av både instituttleiaren og den einskilde tilsette. Desse individuelle saldoane skal ikkje behandlast som offentlege, altså skal dei heller ikkje leggjast fram for IR. Fagkoordinatorane får sjølvsagt tilgang til den informasjonen som gjeld dei respektive faggruppene, elles hadde det ikkje vore mogeleg å nytta systemet som planleggingsverktøy. Men i det følgjande vert informasjonen lagd fram i samanfatta form for alle faggruppene og for gruppe A samla, og så får diskusjonen ta utgangspunkt i dei tendensane det er mogeleg å få fram på denne måten. Utrekningane må derfor takast for det dei er, medrekna risikoen for feil. Norskkursa er ikkje med i dette oversynet. Stillingane ved Norskkursa er undervisningsintensive og har ikkje det same elementet av press på forskingstida. Saldoane ved Norskkursa er sjølvsagt likevel drøfta med fagkoordinator. Status pr og ein femårstendens I tabell A ser ein dei akkumulerte saldoane, altså meirforbruket, fag for fag og for instituttet samla pr for 49 tilsette, dvs. alle dei som ikkje på grunn av overordna verv eller andre faktorar ikkje er unnatekne bruk av skjemaet. For å få til eit bilete av tendensane, er det jamført med tilsvarande dato i 2013 for dei kollegaene som det er mogeleg å jamføra, totalt 39. Tabell A Gjennomsnittlege saldoar pr. faggruppe pr og Faggruppe Snitt (avrunda) 2018 N = (2018) Snitt (avrunda) 2013 N = (2013)

7 Allmenn litteratur Digital kultur Klassisk Kunsthistorie Lingvistiske fag Nordisk Teatervitskap TOTALT Dette oversynet fortel at alle faggruppene har akkumulert meirforbruk, dvs. at meir tid går med til undervisning og administrasjon enn dei prosentane som er normerte for vitskaplege stillingar. Tabellen indikerer òg at denne tendensen har auka dei siste fem åra. I snitt har dei fast vitskapleg tilsette ved LLE i gruppe A no ein plussaldo på 477 timar eller litt over det som svarer til eitt semesters pliktdel (458 timar, før aldersjustering). I teorien kunne altså alle saldoar nullast ut i eitt grep ved å gje alle eitt semesters forskingstermin. Tendensen over fem år er at meirforbruket har dobla seg. I denne perioden ligg arbeidet med HF2018 og det omfattande revisjonsarbeidet som fleire av faga var gjennom med revisjon av studieporteføljen. Arbeidet var tidkrevjande og har gjeve visse utslag på timeforbruket. For store individuelle skilnader Det gjennomsnitt ikkje kan visa, er at saldoane kan variera ganske sterkt mellom dei tilsette. Dette går fram av neste tabell. Intervallane på 450 er valde for å samsvara så nokolunde med eitt semesters pliktdel (458 t, aldersjustert). Tabell B: Fordeling av tilsette etter saldo, 2018 Faggruppe Under Over N Allmenn litteratur Digital kultur Klassisk 5 5 Kunsthistorie Lingvistiske fag Nordisk Teatervitskap TOTALT I den lågaste kategorien fins det nokre tilfelle av minussaldoar, altså «under null». Slike saldoar kan likevel vera så nær null at det i praksis er balanse. Dei tre høgaste skårane ligg mellom 1350 og 2000 plusstimar. Både desse tre og fleire i kategorien er knytte til tunge arbeidsoppgåver av typen fagkoordinator, medlem

8 av leiargruppa, leiar for EVU-tiltak og liknande. Her ligg det krevjande nedskrivingsoppgåver og ventar. Når det gjeld dei strukturelt mest alvorlege tendensane, er det nødvendig å peika på det samansette nordiskmiljøet, som dei siste åra har hatt ein kombinasjon av samansett og komplisert programportefølje og EVU-satsingar å forvalta på den eine sida, langvarige og talrike vakansar på den andre sida. Både dette fagmiljøet og andre, som t.d. lingvistikkmiljøet, har likevel greidd å gjennomføra omstrukturering av fagporteføljen som har hindra at situasjonen vart endå meir alarmerande. Kunsthistorie er òg ei faggruppe som har hatt mange fagrevisjonar og der den gjennomsnittlege ressursbruken i femårsperspektiv ikkje verkar alarmerande. Nokre problem med føringspraksisen Føringa av arbeidstidsskjemaa er i dag fordelt mellom HR-konsulenten og instituttleiaren. Systemet byggjer på eit system av faktorar som er vedteke av fakultetsstyret og revidert fleire gonger, m.a. ein større runde i samarbeid med alle instituttleiarane i 2012 for å sikra ein einskapleg praksis. Det kan vera grunn til å gjennomføra ein slik runde på ny, for det har alltid ein tendens til å utvikla seg variasjonar over tid. Stort sett er retningslinene for føring av skjemaet aksepterte av dei tilsette, men det er framleis problem med å få inn skjemaa såpass tidleg at resultata kan tillempast i det påfølgjande semesteret. Heilt kvitt dette problemet vert ein ikkje før all rekneskapsføring er avskaffa og all ressursbruk ført i budsjettet i forkant av semesteret under kontroll av administrasjonen. Ved gjennomgåinga med alle institutta i 2012 vart det innført ein regel om at alle tilsette skulle få behalda ein plussaldo tilsvarande eitt semesters pliktdel, altså 458 timar, med aldersjustering. Denne praksisen var i bruk ved andre institusjonar og skulle sikra at den tilsette hadde eit «godt kort» på handa ved seinare vurderingar av utført arbeidsinnsats. Det er etter denne praksisen ikkje mogeleg å skriva ned eit meirforbruk over 458 timar til null, same om ein har eitt eller to semesters forskingstermin. Erfaringa er at denne praksisen har vist seg upedagogisk, vanskeleg å handtera, den blokkerer nedskriving av saldoar og er ein vesentleg grunn til at saldoane har auka så sterkt i den siste femårsperioden. Oppsummering og konsekvensar Det er reelt og ikkje til å bortforklara at instituttet har for mange tilsette med altfor høge saldoar som ikkje let seg nedspasera over eitt semester, kanskje heller ikkje over to. Dei høgaste saldoane er stort sett resultat av verv og funksjonar som fagkoordinator og medlem av leiargruppa. Det er eit mål å fordela slike verv på ein balansert måte i dei enkelte faggruppene, men ikkje alltid enkelt å få til. Det økonomiske handlingsrommet for fakultetet og instituttet er framleis stramt og tillet ikkje store investeringar i tiltak for å redusera pluss-saldoar. Nøkkelen ligg framleis i planleggingsprosessane i fagmiljøa, og fagkoordinatorane har ein sentral funksjon. Fagmiljøa må planleggja slik at det er mogeleg å gje dei tilsette forskingstermin, og fagporteføljane må

9 tilpassast den ressurssituasjonen som bemanningsplan og tilgang på stipendiatressursar gjev rom for. Dette er ikkje nytt. Det aller viktigaste tiltaket for å få balanse mellom tilgjengelege ressursar og faktisk ressursbruk, er å skapa framdrift med den ressursbudsjetteringa som instituttet har vedteke å arbeida med, jf. IR-sak 26/18, Budsjett og timerekneskap må sjåast i samanheng, og ressursbudsjetteringa vil vera eit nyttig verktøy og til god hjelp både for administrasjonen og fagkoordinatorane og dermed til sjuande og sist for fagmiljøa. Framlegg til vedtak Instituttrådet tek gjennomgåinga til orientering og ber om at det vert arbeidd vidare med å skapa balanse mellom ressursar og ressursbruk.