Dentalt forbruksmateriell og generelt forbruksmateriell til tannhelsetjenesten i Aust- og Vest-Agder fylkeskommune

Transkript

1 Åpen anbudskonkurranse Dentalt forbruksmateriell og generelt forbruksmateriell til tannhelsetjenesten i Aust- og Vest-Agder fylkeskommune Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 11/04971 Forespørselsnummer: VAF-F Tilbudsfrist: kl. 14:00 Kristiansand 23. mars 2012

2 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 2 AV 14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL INFORMASJON Referanse Oppdragsgiver Kontaktperson Forvaltningsstruktur Formål og omfang Supplerings- og spesielle kjøp Avtalens varighet PROSEDYRE Gjennomføring av konkurransen Regelverk Konfidensialitet Kostnader i forbindelse med tilbudsutarbeidelse Spørsmål og svar i forbindelse med anskaffelsesprosessen Fremdriftsplan Behandling av tilbud Tildeling av avtale KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET Utarbeidelse av tilbud Tilbudsmal Innlevering av tilbud format, pakking, merking og frist Kontraktsvilkår Forbehold og reservasjoner VALG AV LEVERANDØR Leverandøropplysninger Minstekrav Kvalifiseringskrav Tildelingskriterier KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN Generelt Produkt/tjeneste Leveranse Priser INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Vedleggsoversikt... 14

3 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 3 AV 14 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, alternativt med referanse DOFFIN ID OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er den offentlige tannhelsetjenesten i Aust- og Vest-Agder fylkeskommuner. 1.3 KONTAKTPERSON Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune, Bygg- og Innkjøpsenheten Navn Knut Otto Pedersen Stilling Seniorrådgiver innkjøp Telefon Faks kop@vaf.no 1.4 FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder rammeavtale på dentalt og generelt forbruksmateriell til den offentlige tannhelsetjenesten i Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommune. Dette er nærmere spesifisert i del 5. Totalomfanget, inkludert opsjoner, anslås til ca 7,0 mill NOK eks mva, herav ca. 3,5 mill NOK i form av opsjoner. Anslåtte kvanta er basert på statistikk over uttak i år og er ikke bindende for oppdragsgiver. Det er imidlertid et klart krav fra oppdragsgiver at brukerenhetene skal benytte avtalene lojalt, og oppdragsgiver vil ha tett oppfølging av dette i avtaleperioden. 1.6 SUPPLERINGS- OG SPESIELLE KJØP Dersom ny rammeleverandør ikke kan tilby samme produkt som oppdragsgiver har, står oppdragsgiver fritt til å gjøre suppleringskjøp. Dersom brukerne av reelle grunner ikke kan benytte seg av produkt i tilbyders sortiment kan fylkeskommunen benytte andre leverandører. 1.7 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Avtalen er en rammeavtale med to års varighet med opsjon på forlengelse 1+1 år. Oppstart kan skje umiddelbart etter avtaleinngåelse.

4 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 4 AV 14 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 3-5 og KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig og sendes pr. post eller e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Siste frist for mottak av spørsmål er 10 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 12/2012 Frist for å levere inn tilbud: kl 14: Behandling/evaluering av tilbud: uke 20-22/2012 Valg av leverandør og meddelelse til leverandør: uke 22-23/2012 Avtaleinngåelse: uke 23-24/2012 Avtaleperiode oppstart: ved avtaleinngåelse Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen og deler av tilbudsprotokollen vil være offentlig tilgjengelig. Det vil ikke bli gitt opplysninger som knytter pris og andre konkurransemessige betingelser til navngitte leverandører. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med etterfølgende endringer. 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 mv, med etterfølgende endringer

5 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 5 AV TILDELING AV AVTALE Basert på tilbudets/-enes økonomiske fordelaktighet, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å tildele en eller flere avtaler, eller vurdere hvorvidt det er økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver å ha en totalavtale med en leverandør. Produktspekteret i avtalen kan deles inn to områder: 1. Dentalt forbruksmateriell 2. Generelt forbruksmateriell Tilbyder kan gi tilbud på et eller begge produktområder. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. 9. Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens 14-3 Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud.

6 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 6 AV 14 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 3 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som ett komplett utskrevet og undertegnet eksemplar, samt en komplett og nummerordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør scanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf forskriftens 7-3. Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn/cd sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud VAF-F Dentalt forbruksmateriell Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/knut Otto Pedersen Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen kl 14:00 Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Oppdragsgiver i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens (1a).

7 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 7 AV KONTRAKTSVILKÅR Tilbudet skal utarbeides på bakgrunn av vedlegg 1, generelle kontraktsvilkår for kjøp av varer. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser er å betrakte som forbehold, dersom disse avviker fra konkurransegrunnlaget. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg.

8 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 8 AV 14 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, e- postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Foretaksregistrering/firmaattest Tilbyder skal være lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

9 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 9 AV 14 Årsregnskap Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Oppdragsgiver kan gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne, også eventuelle medtilbydere/garantister. Lav score (< 30 av 100 poeng) på slik kredittvurdering/-analyse vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Experian AS og/eller Dun&Bradstreet Norge AS benyttes for slike analyser. Samarbeidsavtaler Krav Samarbeidsavtaler skal være inngått og garantier være stilt før tilbudsfrist. Dokumentasjon Samarbeidsavtaler og felles levering av tilbud og eventuelle økonomiske garantier i dette forholdet skal dokumenteres i tilbudet, hvor det angis hvem som er hovedtilbyder. I de tilfeller to firma gir tilbud i samarbeid og den ene stiller økonomiske garantier på vegne av den andre, må en av disse være hovedtilbyder, og det andre være med-/underleverandør. I disse tilfeller skal det leveres dokumentasjon etter hele punkt 4.3 for begge/alle tilbydere og samarbeidspartnere DOKUMENTASJON OMKRING TILBYDERS TEKNISKE KAPASITET: Organisasjon Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget i hele leveranseperioden inkludert eventuelle forlengelser. Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet virksomhet knyttet til det leveransen omfatter, og annet relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Samarbeidsforhold skal dokumenteres med egnede erklæringer. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tekniske ressurser, kompetanse og kvalitetssikring Tilbyder skal ha et operativt kvalitetssikringssystem Dokumentasjon: Tilbyder må beskrive overordnet hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Det skal dokumenteres at kvalitetssystemet har vært i drift minimum ett år før tilbudsdato, og kan dokumenteres med kopi av overordnet systemdokumentasjon, sertifikater eller annen egnet dokumentasjon. Tilbyder skal dokumentere at produktene har kvalitetsstandard som tilfredsstiller norsk regelverk. Underleverandører Tilbyder skal utføre leveranse og arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell Dokumentasjon: Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører som det var eget personell.

10 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 10 AV 14 Referanser Dokumentasjon: Tilbyder skal ha erfaring fra de siste tre år med bygging, installasjon, drift, reparasjon og service av tilsvarende løsninger som det som omfattes av denne leveransen, og skal videre ha utført dette arbeidet på en tilfredsstillende måte. Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag siste 3 år. De tre mest relevante referansene for denne konkurransen skal dokumenteres med skriftlige referanser, også for tidligere oppdrag for Aust- og Vest-Agder fylkeskommune MILJØHENSYN I Stortingsmelding nr 46 ( ) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter». Oppdragsgiver ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det blant annet vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinningspotensiale er også forhold som tas i betraktning. Dokumentasjon: Tilbyder skal: Oppgi bedriftens miljøstrategi i forhold til Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning Emballasje, innhold av miljøskadelige stoffer. Retur av emballasje. Oppgi om bedriften har noen form for miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) Oppgi også andre forhold som er av betydning for miljøvurderingen ETISK HANDEL Oppdragsgiver har vedtatt følgende retningslinjer knyttet til etisk handel: 1. Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal Oppdragsgiver innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk lov og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. 2. Ved kjøp av trevirke i møbler, kontorinventar og byggematerialer som kommer fra tropisk tømmer, skal det stilles krav om dokumentasjon på at produktene er produsert på basis av prinsippene for bærekraftig utvikling. 3. Ved kjøp av varer skal det stilles krav til leverandøren at det ved innlevering av tilbud skal legges ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inkluderer produkter som er tilvirket (gjelder hele verdikjeden) i strid med ILO`s kjernekonvensjoner som: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler Forbud mot slave- og tvangsarbeid Forbud mot barnearbeid Forbud mot diskriminering Tilbyder skal i tilbudet dokumentere at disse kravene oppfylles for de varer som leveres over avtalen.

11 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 11 AV TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til tildelingskriteriene nedenfor. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre PRODUKT OG LEVERANSE VEKT 40 % Under dette kriteriet vil følgende momenter bli vurdert: Kvalitet produkt og kvantitet på produktutvalget Leveranse / leveringstid Service og evne til å betjene oppdragsgiver PRISER VEKT 60 % Under dette kriteriet vil følgende momenter bli vurdert: Priser for forespurt omfang totalt, fritt levert (DDP) Rabattsatser

12 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 12 AV 14 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del PRODUKT/TJENESTE Tilbyder skal gi tilbud på dentalt forbruksmateriell til den offentlige tannhelsetjenesten hos oppdragsgiver PRODUKTUTVALG Leverandør må kunne tilby et bredt spekter av varer innenfor tilbudsområdet, dekkende for den offentlige tannhelsetjenesten i Aust-Agder og den offentlige tannhelsetjenesten i Vest-Agder sine behov i henhold til konkurransegrunnlagets V 03, Produkt- og prisskjema. Oppdragsgiver anser det som fordelaktig å ha færrest mulig leverandører, se pkt HOLDBARHET Oppdragsgiver krever at samtlige produkter med holdbarhetsdato skal ha en holdbarhet som er lengre enn ett år fra leveringsdato. 5.3 LEVERANSE BESTILLINGSRUTINER OG AVVIKSHÅNDTERING Tilbyder skal videre gi en kort beskrivelse av tilbyders bestillingsrutiner, avvikshåndtering, resting og mulighet for å motta elektroniske bestillinger via e-post eller mer internettbaserte løsninger KRAV TIL LEVERING OG LEVERINGSTID Leveringstiden fra bestilling hos leverandør til varen er mottatt av oppdragsgiver skal oppgis i dager, senest innen 3-tre virkedager for lagervarer og 5-fem dager for bestillingsvarer. Transport av varer tilfaller tilbyders ansvar. Det vil si at tilbyder har risiko for manglende levering og forsinkelse av varer fram til oppdragsgiver mottar varen. Servicegrad for leveransen skal ligge innenfor 95 %. Servicegraden omfatter riktig mengde og riktig produkt i henhold til bestillinger fra brukerstedene samt til leveringstid i henhold til ovennevnte krav. Tilbyder må til enhver tid opprettholde en tilfredsstillende beredskap, slik at avtalt leveringstid overholdes. Likeledes legges det til grunn sikkerhet for at leveransene når sin riktige destinasjon OPPFØLGING AV KUNDE Tilbyder skal beskrive og dokumentere sine rutiner omkring service og oppfølging av kunde, hvordan leverandør organiserer sin kundekontakt, brukerstøtte og andre relevante rutiner. Tilbudet skal inneholde eksempel på kjøpstatistikk for kunden. Statistikken må inneholde minimum opplysninger om årlig uttak pr produkt knyttet til de enkelte bruks- og leveringssteder, gruppert etter hovedvaregrupper OPPFØLGING AV ENDRINGER I PRODUKTER OG PRISER Tilbyder skal kunne levere elektroniske produkt-/tjenestelister med kontraktpriser på MS Excelformat, samt mulighet for elektronisk varsling i Excel-format i kontraktsperioden ved eventuelle

13 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 13 AV 14 pris- eller produktendringer til oppdragsgiver. Dersom tilbyder ikke har mulighet til å levere i MS Excel, angi annet elektronisk format. Oppdragsgiver vil kunne be om demonstrasjon på elektroniske løsninger. Endringer i pris kan ikke avtales tidligere enn minst ett år etter inngått avtale. Prisendringer er regulert i generelle avtalevilkår, punkt 2.1. I tillegg vil valutaendringer ut over + / - 5 %, med utgangspunkt for beregning i tilbudsdato, danne grunnlag for prisendringer på samme måte. Priser reguleres en gang årlig, første gang ett år etter avtaleinngåelse OPPLÆRING Tilbyder skal angi hvordan nødvendig opplæring av produkthåndtering vil foregå i hele kontraktsperioden. 5.4 PRISER Tilbyder skal fylle inn priser i produkt- og prisskjema, V 03. Prisene skal sendes sammen med tilbudet på diskett, CD eller annet egnet medium i MSExcel format eller tilsvarende. Signert utskrift av hele tilbudet, inkludert prisene, skal vedlegges tilbudet og inngår i det komplette tilbudet. Tilbyder skal oppgi rabattsats for produktgrupper som er oppført i V 03. Rabattsatsen skal beregnes ut fra til enhver tid gjeldende prisliste hos leverandør og skal omfatte samtlige varer i denne varegruppen som tilbyder har i sitt vareutvalg og vil inngå i denne avtalen. Rabattsatser kan differensieres mellom hovedvaregrupper. Tilbyder skal videre oppgi pris på artiklene som er oppgitt i V 03. Prisene skal baseres på oppgitt rabattsats som gjelder for den aktuelle produktgruppen. Priskalkyle skal oppgis og denne skal være fast i avtaleperioden. Priser basert på rabattsatser skal referere seg til leverandørens til enhver tid gjeldende prisliste. Denne prislisten skal medfølge tilbudet i elektronisk utgave. Nye prislister skal uoppfordret sendes til kunde. Pris skal angis eks mva, og angis både uten og med rabatt PRISENE SKAL INKLUDERE FØLGENDE FORHOLD: Transport/forsendelse/leveranse Alle produkter skal leveres fraktfritt (frakt skal være innkalkulert i produktpris) DDP Incoterms 2010 til de angitte brukersteder, se V 02. Hver av fylkeskommunene har i størrelsesorden 600 leveranser årlig, totalt omkring 1200 fordelt på de enkelte klinikkene, noe som danner tilstrekkelig grunnlag for tilbyders kalkulering av fraktkostnader i tilbudt pris per vare. Betalingsvilkår Innkalkulert i prisene skal være oppdragsgivers generelle betalingsbetingelser som er fri måned + 30 dager.

14 FORESPØRSEL: VAF-F SAKSNR: 11/04974 SIDE 14 AV 14 6 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon Ikke besvart / begrunnelse 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling (inkl. vedlegg) Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling (inkl. vedlegg) 5. Besvarelse av kravskjema og prisskjema knyttet til tildelingskriterier, kravspesifikasjon i del 5 Beskrivelse av tilbudte produkter og leveranse Prisskjema V Annet: 6.1 VEDLEGGSOVERSIKT V 01: Generelle kontraktsvilkår OFA V 02: Brukerenheter i Aust- og Vest-Agder fylkeskommune pr V 03: Produkt- og prisskjema V 04: Mal avtaledokument