Rammeavtale kontor-, skole- og barnehagemøbler og inventar OFA, Aust-Agder

Transkript

1 OFA INNKJØPSSENTRALEN OFFENTLIGE FELLESINNKJØP PÅ AGDER Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale kontor-, skole- og barnehagemøbler og inventar OFA, Aust-Agder Kvalifiseringsgrunnlag og konkurransegrunnlag Saksnummer: 16/03161 Forespørselsnummer: OFA-F Tilbudsfrist: kl Arendal, 17. mars 2016

2 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 2 AV 21 Innholdsfortegnelse 1 GENERELL INFORMASJON REFERANSE OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSONER FORVALTNINGSSTRUKTUR FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET UNNTAK FRA AVTALEN PROSEDYRE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGELVERK KONFIDENSIALITET KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN FREMDRIFTSPLAN BEHANDLING AV TILBUD TILDELING AV AVTALE RETT TIL Å FORKASTE TILBUD RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV ET KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET UTARBEIDELSE AV TILBUD TILBUDSMAL INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD OG RESERVASJONER VALG AV LEVERANDØR LEVERANDØROPPLYSNINGER MINSTEKRAV KVALIFISERINGSKRAV HELSE- OG MILJØHENSYN ETISK HANDEL TILDELINGSKRITERIER BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE TILDELINGSMODELL KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN GENERELT FORMÅL MED LEVERANSEN GENERELLE KRAV TIL PRODUKSJON OG PRODUKTER GENERELLE KRAV TIL SERVICE OG LEVERANSE MULIGHET FOR MELLOMLAGRING ESTIMERT OMFANG PÅ PRODUKTGRUPPENE OPPSIGELSE MILJØ REFERANSESKJEMA... 17

3 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 3 AV GARANTI PRIS, FAKTURERING OG STATISTIKK PRIS FAKTURERING STATISTIKK INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN VEDLEGGSOVERSIKT... 21

4 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 4 AV 21 1 GENERELL INFORMASJON 1.1 REFERANSE Det vises til kunngjøringen i Doffin databasen, alternativt med referanse OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for konkurransen er Vest-Agder fylkeskommune på vegne av Offentlig Fellesinnkjøp på Agder (OFA). Konkurransen gjelder for følgende kommuner: Arendal, Bykle, Froland, Grimstad, Gjerstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Valle, Åmli, Aust-Agder fylkeskommune og Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder (med kontor i Arendal og Kristiansand). Evje og Hornnes har opsjon til å slutte seg til avtalen. I tillegg har de øvrige deltagende kommuner i Offentlig Fellesinnkjøp Agder opsjon til å slutte seg til avtalen på et senere tidspunkt. OFA består av to fylkeskommuner, 23 kommuner og tilknyttede enheter, se: Vest-Agder fylkeskommune Froland kommune Marnardal kommune Aust-Agder fylkeskommune Gjerstad kommune Risør kommune Arendal kommune Grimstad kommune Tvedestrand kommune Audnedal kommune Hægebostad kommune Valle kommune Bygland kommune Iveland kommune Vegårshei kommune Bykle kommune Kvinesdal kommune Åmli kommune Evje og Hornnes kommune Lindesnes kommune Åseral kommune Farsund kommune Lyngdal kommune Flekkefjord kommune Mandal kommune Aust-Agder kulturhistoriske senter Evjemoen næringspark Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Setesdal revisjonsdistrikt Tannhelsetjenestens kompetansesenter Sør IKS Arendal revisjonsdistrikt Agder arbeidsmiljø Agder kollektivtrafikk AS Agder renovasjon 1.3 KONTAKTPERSONER Kontaktperson, merkantilt: Organisasjon Vest-Agder fylkeskommune, Bygg- og innkjøpsenheten Navn Stilling Lene Saga Mosby Innkjøp, Rådgiver Telefon Faks E-post lsm@vaf.no

5 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 5 AV FORVALTNINGSSTRUKTUR Forespørselen er basert på forvaltningsstruktur på utlysingstidspunktet. Det tas forbehold om utskillelse og/eller innlemmelse av enheter i avtaleperioden, så som overføring av enheter/avdelinger til/fra staten og/eller kommunene. 1.5 FORMÅL OG OMFANG Konkurransen gjelder innenfor varegruppene kontor-, skole-, SFO og barnehagemøbler og -inventar. Dette er nærmere spesifisert i del 5. Der ikke annet er angitt, vil betegnelsen møbler og inventar brukes for kontor-, skole-, SFO- og barnehagemøbler og -inventar. Basert på tall fra tidligere leverandør estimeres omfanget for tilbudskonkurransen til ca millioner NOK ekskl. mva. pr. år. Stipulerte kvanta er basert på statistikk og er ikke bindende for oppdragsgiver/kunden. 1.6 AVTALENS VARIGHET Avtalen gjelder for det spesifiserte omfanget. Avtalen har en varighet på 2 år, med mulighet for 1+1 års forlengelse. 1.7 UNNTAK FRA AVTALEN For oppdragsgiver gjelder følgende vilkår for unntak på avtalen: kjøp av kontor-, skole-, SFO- og barnehagemøbler og -inventar, på over kr ,- (ekskl. mva) kan unntas avtalen. Dersom ny rammeleverandør ikke kan tilby samme produkt som oppdragsgiver har, står oppdragsgiver fritt til å gjøre suppleringskjøp. Dersom brukerne av reelle grunner ikke kan benytte seg av produkt i tilbyders sortiment kan oppdragsgiver benytte andre leverandører. Spesialprodukter/nisjeprodukter som er særlig interessant for enkelte av brukerstedene, og andre produkter som ikke finnes i valgte leverandørs sortiment, unntas fra avtalen.

6 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 6 AV 21 2 PROSEDYRE 2.1 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Totalverdien av anskaffelsen/avtalen er over EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp og tjenestekjøp. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, i henhold til lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser. Samtlige som ønsker å delta i konkurransen kan levere tilbud basert på oppdragsgivers kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag. 2.2 REGELVERK Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser som er gitt i lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Det forutsettes at tilbyder har kjennskap til disse bestemmelsene ved innlevering av tilbud. 2.3 KONFIDENSIALITET Mottatte tilbud behandles konfidensielt, jamfør forskriftens 2 3-5, KOSTNADER I FORBINDELSE MED TILBUDSUTARBEIDELSE Kostnader tilbyder har i forbindelse med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av tilbyder. Tilbudene vil bli konfidensielt behandlet, og ikke antatte tilbud vil ikke bli returnert. 2.5 SPØRSMÅL OG SVAR I FORBINDELSE MED ANSKAFFELSESPROSESSEN Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal fremsettes skriftlig og sendes pr. post eller e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson, merkantilt punkt 1.3. Det oppfordres til å stille spørsmål for å utelukke eventuelle uklarheter. Siste frist for mottak av spørsmål er 8 dager før tilbudsfrist. Oversikt over spørsmål vil bli anonymisert og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.6 FREMDRIFTSPLAN Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følger: Utlysing av konkurranse: uke 11, 2016 Frist for å levere inn tilbud: , kl Behandling/evaluering av tilbud: uke 21-23,2016 Valg av leverandør og meddelelse til leverandør: uke 24, 2016 Avtaleinngåelse: uke 26, 2016 Avtaleperiode oppstart: uke26, 2016 Det tas forbehold om at endringer i framdrift kan bli gjort underveis. 2.7 BEHANDLING AV TILBUD Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med etterfølgende endringer 2 Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res mv, med etterfølgende endringer

7 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 7 AV TILDELING AV AVTALE Basert på tilbudets økonomiske fordelaktighet vil oppdragsgiver tildele en totalavtale med en leverandør. Tilbyder skal gi tilbud på hele det definerte omfanget. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt Endelig avtale vil bli utarbeidet etter eventuelle avklaringsmøter, med utgangspunkt i konkurransegrunnlaget, generelle avtalevilkår og det antatte tilbud. Det vil ikke være anledning til forhandlinger forut for en eventuell avtaleinngåelse, jamfør forskriftens RETT TIL Å FORKASTE TILBUD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, jamfør forskriftens RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV ET Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN.

8 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 8 AV 21 3 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET 3.1 UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbudet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbudet skal vedstås til og med 5 måneder fra tilbudsfrist. Forbehold mot dette skal angis. Tilbudsinstruksen skal følges og alle punkter i konkurransegrunnlaget skal besvares. Hvis et punkt ikke er relevant eller ikke kan besvares må dette begrunnes eller beskrives. Det gjøres her spesielt oppmerksom på muligheten for å stille spørsmål til forståelsen av konkurransegrunnlaget, se punkt 2.5, og forhandlingsforbudet ved åpen anbudskonkurranse, se punkt TILBUDSMAL Tilbudsevaluering er en omfattende prosess, hvor alle leverandører har krav på lik og rettferdig behandling. Det er derfor nødvendig at alle tilbudene er likt oppbygd og benytter referanser i henhold til konkurransegrunnlaget. Manglende besvarelse av ett eller flere punkter kan medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal bygges opp etter tilbudsmal som vist i oversikten i del INNLEVERING AV TILBUD FORMAT, PAKKING, MERKING OG FRIST Tilbudet skal være skriftlig og leveres som to komplette utskrevne og undertegnede eksemplar, samt en komplett og ordnet elektronisk versjon på minnepenn/cd. Dette gjelder også eventuelt brosjyremateriell. Tilbyder skal i tillegg levere ett utkast til sladdet versjon av tilbudet. Årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale kan leveres kun som elektroniske filer på minnepenn/cd sammen med tilbudet, alternativt med henvisning til nettsider/url, for å begrense innlevert papirmengde. Papirversjonen skal ikke stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør skanning av tilbudet for elektronisk arkiv. Egnet leveringsmåte er ringperm eller mappe. Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig versjon gjelde før elektronisk. Det gjøres spesielt oppmerksom på at tilbudet, med unntak av årsmeldinger og annet tilsvarende trykt materiale, ikke kan leveres på e-post, da dette ikke oppfyller forskriftens krav om konfidensiell behandling av tilbud, jf. forskriftens Komplett underskrevet tilbud inkludert elektronisk utgave på minnepenn/cd sendes/leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes på utsiden av emballasjen med: Tilbud OFA-F Kontor-, skole- og barnehagemøbler og -inventar Tilbudet skal sendes eller leveres til følgende adresse: Vest-Agder fylkeskommune Innkjøp v/ Lene Saga Mosby Postadresse: Postboks 517 Lund 4605 KRISTIANSAND S. Gateadresse: Tordenskjoldsgate KRISTIANSAND S. Tilbudet skal være Vest-Agder fylkeskommune i hende innen, kl Dersom tilbudet sendes med post eller annen budtjeneste, men ikke er Vest-Agder fylkeskommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbudet bli avvist. Det er tilbyders ansvar at tilbudet kommer frem til rett sted til rett tid, jamfør forskriftens

9 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 9 AV KONTRAKTSVILKÅR Gjeldende bestemmelser fremkommer av vedlegg 1, generelle kontraktsvilkår. Særlige krav i forhold til leveranse og ytelse fremkommer av kapittel 5 i konkurransegrunnlaget. Dersom tilbyder har forbehold til kontraktsvilkår, se punkt FORBEHOLD OG RESERVASJONER Dersom tilbyder har forbehold eller reservasjoner i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette fremkomme uttrykkelig i tilbudet. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende konkurransegrunnlaget og forbehold vedrørende avtalevilkår. Alle forbehold skal spesifiseres og om mulig prissettes, med henvisning til hvilket punkt forbeholdet gjelder. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan kostnadsberegne disse uten kontakt med tilbyder. Henvisning til tilbyders egne avtalebestemmelser eller andre kontraktbestemmelser er å betrakte som vesentlig forbehold, hvis disse avviker fra det som er gitt av vedlegg 1. Vesentlige forbehold kan medføre avvisning. Det gis ikke anledning til å ta forbehold om priser, eller å oppgi priser i NOK med forbehold om endring i utenlands valuta. Forbehold og reservasjoner skal samles i eget vedlegg, se del 6 Innholdsfortegnelse.

10 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 10 AV 21 4 VALG AV LEVERANDØR Alle tilbydere til denne konkurransen må tilfredsstille minstekravene og oppfylle kvalifikasjonskravene. Minstekrav er regulert i forskrift 2 og gjelder for alle leverandører til det offentlige. Kvalifikasjonskrav omfatter krav til den enkelte tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dette betyr en vurdering av tilbyders økonomiske kapasitet, herunder soliditet, resultatgrad og fortjenestegrad, samt evne til å kunne oppfylle en eventuell avtale. Disse kravene vil variere for hver enkelt konkurranse. Kvalifikasjonskravene til denne konkurransen er gjengitt nedenfor. De tilbyderne som tilfredsstiller minstekravene og kvalifikasjonskravene stiller likt i den videre konkurransen. Tildeling av avtale vil derfor være basert på de angitte tildelingskriterier gitt i denne forespørselen. 4.1 LEVERANDØROPPLYSNINGER Følgende informasjon skal oppgis: Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, e- postadresse og internett-adresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 4.2 MINSTEKRAV Samtlige tilbydere skal levere følgende dokumentasjon i tilbudet: Skatteattest for merverdiavgift og Skatteattest for skatt, se ellers skatteetatens nettside, Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring Erklæringen skal være av nyere dato, signert av daglig leder og ansatt. Det stilles krav til at MVA, skatte- og trygdeavgiftattestene ikke innehar restanser. Tilbydere som ikke leverer attester for innbetalt skatt og mva, samt HMS-egenerklæring vil kunne bli avvist. 4.3 KVALIFISERINGSKRAV Kvalifikasjonskravene danner grunnlag for vurdering av tilbyders mulighet til å oppfylle leveransen i dette konkurransegrunnlaget. Kvalifikasjonskravene vil være tilpasset den leveranse som omfattes av dette kvalifikasjonsgrunnlag. Det er et kvalifiseringskrav at tilbyder kan dokumentere at en har tilstrekkelig kompetanse, og ressurser (teknisk og økonomisk) til å kunne gjennomføre avtalen. Kvalifikasjonskravene er minimumskrav. De tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli vurdert likt i den videre konkurransen DOKUMENTASJON OMKRING ØKONOMISK OG FINANSIELL STILLING: Foretaksregistrering Krav: Tilbyder skal være et lovlig registrert firma Dokumentasjon: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.

11 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 11 AV 21 Årsregnskap Krav: Dokumentasjon: Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk soliditet. Tilbyder skal vedlegge de siste tre års regnskap, eller utdrag (minimum resultat og balanse) av dette. Kun konsernets eller moderselskapets regnskap aksepteres ikke. Revisorberetning skal medfølge. Vest-Agder fylkeskommune vil kunne gjennomføre kredittvurdering/-analyse av tilbyderne. Lav score på < 30 av 100 vil kunne medføre diskvalifisering av tilbyder. Vest-Agder fylkeskommune benytter Experian AS og/eller Dun & Bradstreet Norge AS for slike analyser DOKUMENTASJON OMKRING TILBYDERS TEKNISKE KAPASITET: Organisasjon Krav: Tilbyder skal ha tilstrekkelig kapasitet til gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon: Tilbyder skal beskrive sin organisasjon med hensyn til antall ansatte, antall år virksomheten har drevet med salg og service på det leveransen omfatter, og annen relevant informasjon som beskriver virksomhetens generelle kompetanse og ressurser, inkludert eventuelle samarbeidspartnere som er relevante for leveransen. Tilbyder skal beskrive hvordan de ivaretar oppdatering/kompetanse hos sine ansatte. Tilbyder må bekrefte at han har en serviceorganisasjon og et salgsapparat som er tilgjengelig for oppdragsgiver innenfor normal arbeidstid. Tilbyder må beskrive hvilket kvalitetssikringssystem bedriften bruker i leveransen mot kunde. Underleverandører Krav: Tilbyder skal utføre arbeid i forbindelse med dette oppdraget med eget eller underleverandørs personell. Dokumentasjon: Tilbyder skal gi informasjon om eventuell bruk av underleverandører, og hvor stor andel av avtalen som eventuelt tildeles underleverandører. Tilbyder står ansvarlig for sine underleverandører. Referanser Krav: Tilbyder skal ha erfaring fra bransjen som denne konkurransen omfatter. De skal ha utført/levert til tilsvarende kunder som oppdragsgiver. Dette arbeidet skal være utført på en tilfredsstillende måte. Dokumentasjon: Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanseliste fra tilsvarende avtaler /leveranser/oppdrag siste 5 år. I tillegg skal de mest relevante referansene for denne konkurransen inneha navn og telefon og e-postadresse som oppdragsgiver kan kontakte. 4.4 HELSE- OG MILJØHENSYN I Stortingsmelding nr 46 ( ) om Miljø og utvikling uttrykkes at «hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides i all samfunnsplanlegging og sektorpolitikk», og videre at «offentlige innkjøpsordninger skal rettes mot miljøvennlige produkter».

12 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 12 AV 21 Krav: Oppdragsgiver ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det blant annet vil bli lagt vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Produktenes levetid, holdbarhet, reparerbarhet, innhold og gjenvinningspotensiale er også forhold som tas i betraktning. Dokumentasjon: Særskilte helse- og miljøkrav som gjelder for denne anskaffelsen fremgår i vedlegg 3, kravskjema kvalifisering. Tilbyder skal: Oppgi bedriftens helse- og miljøstrategi i forhold til: o Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning o Emballasje - Retur av emballasje. o Innhold av helse og miljøskadelige stoffer o I tilfeller hvor trevirke utgjør mer enn 10 vektprosent av produktet skal minst 50 % av trevirke komme fra bærekraftig drevet skogbruk. Leverandør skal sikre at det ikke selges kontormøbler som inneholder tropisk tømmer. Oppgi om bedriften har noen form for helse- og miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) Oppgi også andre forhold som er av betydning for helse- og miljøvurderingen. Møbelfaktasertifikat ( eller tilsvarende, for eksempel miljømerkeordninger som Svanemerking, EU-blomsten eller andre nasjonale/internasjonale standarder om kvalitetssertifisering. Dersom produkter med mindre kjente miljømerkinger tilbys, må kriteriene for denne merkingen oppgis. Leverandøren skal ha rutiner for å sikre at kontraktsfestet kvalitet opprettholdes i produksjon og leveranser, herunder kvalitetskontroll, avvikshåndtering, reklamasjonshåndtering av produktene. Leverandøren skal ha rutiner for å sikre at de tilbudte produktene ikke inneholder forbudte stoff eller stoffblandinger, eller ulovlig høye konsentrasjoner av strengt regulerte stoffer i henhold til produktforskriften (FOR ) 4.5 ETISK HANDEL Vest-Agder fylkeskommune har vedtatt følgende retningslinjer knyttet til etisk handel: Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal Vest-Agder fylkeskommune innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk lov og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. Ved kjøp av varer skal det stilles krav til leverandøren at ved innlevering av tilbud skal legges ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inkluderer produkter som er tilvirket (gjelder hele verdikjeden) i strid med ILO`s kjernekonvensjoner som: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler

13 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 13 AV 21 Forbud mot slave- og tvangsarbeid Forbud mot barnearbeid Forbud mot diskriminering Tilbyder skal i tilbudet dokumentere at disse kravene oppfylles for de varer som leveres over avtalen. 4.6 TILDELINGSKRITERIER Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud og som tilfredsstiller minste- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til følgende tildelingskriterier. Tildelingskriteriene er nærmere spesifisert /beskrevet i pkt PRODUKT/KVALITET/SERVICE. VEKT 35 % Produktsortiment, dybde og bredde (0,2) Kvalitet/funksjonalitet oppfylling av kravskjema (vedlegg 4), vedlikehold og universell utforming (0,2) Garanti på tilbudte produkter (0,1) Service (eks. dialog før og etter bestilling, løsningsorientert dialog, reparasjonstid, oppfølging over tid, service gjennom hele verdikjeden, kunne bidra med møblering basert på tegninger) (0,3) Referanser som understøtter tilbudt møbler og inventar, (referanseskjema, vedlegg 5) (0,1) Miljøkrav til produktene (0,1) LEVERANSE VEKT 15 % Leveringspresisjon og oppfølging (0,35) Gjennomføringsevne ved levering, befaring og tilretteleggelse for levering og montering (0,35) Leveringstid (0,3) PRISER. VEKT 50 % Pris på produkter (inkludert befaring, levering, ferdig montert og tilretteleggelse på anvist sted). Oppgitte produktpriser i prisskjema vedlegg 2. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene relativt til hverandre. Tildelingskriteriene vil være vektet som angitt i hvert hovedkriterium og underkriterium.

14 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 14 AV BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE PRODUKT/KVALITET/SERVICE. VEKT 35 % Tilbyder skal dokumentere sortiments dybde og bredde. Basert på det de kan levere av møbler og inventar. Tilbyder må beskrive / dokumentere kvalitet/funksjonalitet for tilbudt møbler og inventar. Fakta om kvalitet på trevirke, MDF plater, møbelstoff, festemateriell etc., må dokumenteres/ beskrives. Funksjonalitet i forhold til renhold, universell utforming, støy etc. må beskrives. Kvalitetsbeskrivelser og oppfyllelse av vedlagt kravskjema (vedlegg 4) vil også legges til grunn for evaluering av dette punkt. Dersom produktene har spesielle fortrinn i forhold til universell utforming skal dette beskrives. Garantitid på tilbudte produkter skal oppgis. Dersom det oppgis livstidsgaranti skal estimert /forventet levetid for produktet oppgis. Service er definert som løsningsorientert dialog, (gode kreative, lønnsomme helhetlige løsninger for gjenbruk satt sammen med suppleringer), teknisk bistand/løsningsforslag, kunne bidra med møbleringsløsninger basert på tegning, responstid på service, reparasjonstid på henvendelser og bestillinger, brukeropplæring på produkter, håndtering av reklamasjon, oppfølging av anskaffelse gjennom hele verdikjeden fra første kontakt til levering. Tilbyder skal beskrive oppdragsgiver sin mulighet for å prøve eks. stoler etc. se produktene fysisk, få produktene demonstrert. Tilbyder skal beskrive hvordan momentene overfor vil bli ivaretatt og om oppdragsgiver får en fast kontaktperson hos tilbyder. Referanser som understøtter tilsvarende leveranser som forespurt i denne avtalen. Besvarelse av referanseskjema (vedlegg 5) vil legges til grunn for evaluering av dette punkt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å fylle ut referanseskjema for de tilbydere vi har kjennskap til. Tilbyder skal sammen med tilbudet legge ved tre besvarte referanseskjema. Miljøkrav til produktene, hvordan miljø er ivaretatt i produksjon, bruk og produktene. Dersom produkter har noen sertifiseringer skal dette oppgis LEVERANSE VEKT 15 % Leveringspresisjon, tilbyder skal oppgi i % hvor god de er på leveringspresisjon, i hvor mange bestillinger de leverer på avtalt tidspunkt. Gjennomføringsevne ved levering, evne til å takle endringer for leveringstidspunkt underveis i prosjekt (mulighet for mellomlagring), befaring og tilretteleggelse for levering, håndtering av emballasje og montering / ferdigstilling, samt etterkontroll av leverte produkter. Leveringstid defineres som fra bestilling til produktet er levert og montert/ferdigstilt PRISER. VEKT 50 % Pris på produkter (inkludert befaring, løsningsbeskrivelse, tegning, levering, montering / ferdigstillelse og tilretteleggelse på anvist sted); prisene skal oppgis i vedlagt produkt- og prisskjema (vedlegg 2). Prisene skal være eks. mva, inkl. tegninger, frakt, montering og tilretteleggelse på anvist sted.

15 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 15 AV TILDELINGSMODELL Til å evaluere tilbudene vil vi bruke en modell som prissetter kvalitet. Denne metoden prissetter kvalitet med å gi leverandøren et prosentvis påslag på prisen etter hvor mye lavere kvaliteten er i forhold til maksimal kvalitet. Dette multipliseres så med faktoren, som justerer etter hvor mye man skal vektlegge kvalitet relativt til pris. Beregningen av den justerte prisen gjøres i tre omganger slik formelen under viser. PPPPPPPPPPPPPPPPPPPP ppåssssssss = JJJJJJJJJJJJJJ pppppppp = PPPPPPPP (1 + pppppppppppppppppppp ppåssssssss) MMMMMMMM kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk vvvvvvvvvvvvvv ppoooooooo MMMMMMMM kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk ffffffffffff Her vil faktor uttrykke forholdet mellom vektingen av pris og vektingen av kv FFFFFFFFFFFF = det kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkkkk vvvvvvvv PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP vveekkkk Vi vil i vurderingen benytte en karakterskala fra 0-10 hvor 10 er beste karakter. Tilbyder med laveste justerte pris vinner anbudet. Tildelingskriteriene produkt / kvalitet / service og leveranse er definert som de kvalitative kriteriene. Evaluering vil baseres på tilbyders beskrivelse av tildelingskriteriene oppgitt i pkt. 4.6, disse er beskrevet i pkt. 4.7.

16 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 16 AV 21 5 KRAVSPESIFIKASJON AV LEVERANSEN 5.1 GENERELT Kravspesifikasjonen angir detaljert hvilke produkt- og tjenesteområder oppdragsgiver ønsker tilbud på. Evalueringen av tilbudet vil i stor grad bli basert på tilbyders besvarelse av del 5 vurdert i henhold til tildelingskriteriene. 5.2 FORMÅL MED LEVERANSEN Oppdragsgiver skal anskaffe møbler og inventar til kontor, skoler, skolefritidsordning og barnehager i fylkeskommunale og kommunale driftsenheter. Krav til leveransen og spesifikasjon av produkter som skal kjøpes inn er nærmere spesifisert i vedlegg 2, produkt- og prisskjema. OFA har en rammeavtale på innendørs leker, grensesnitt mellom møbel- og inventar avtale og avtalen om innendørs leker er: Innendørs leker: leker, utstyr og tilsvarende som har til hensikt å stimulere til lek og læring. Møbel- og inventar: møbler- og inventar som opplistet i produkt- og prisskjema. Eksempelvis: små bord og stoler med figurbilder for lek vil høre til avtalen for innendørs leker. Nøytrale små bord og stoler hvor barn skal sitte eksempelvis for å tegne tilhører møbel- og inventar avtalen. Det oppfordres til at tilbyderne viser smidighet for å finne en god løsnings på dette grensesnitt. 5.3 GENERELLE KRAV TIL PRODUKSJON OG PRODUKTER Ved valg av tilbud vil det bli lagt stor vekt på produkter som representerer stor grad av variasjonsmuligheter, som er nødvendig for å møte dagens krav til rasjonelle og fleksible organisasjonsformer for en effektiv, funksjonell og helhetlig møblering. Eget kravskjema vedlegg 4 skal fylles ut for hvor bra tilbyder ivaretar oppdragsgivers krav. Dersom ikke krav er oppfylt skal dette beskrives i kommentarfelt i kravskjema. 5.4 GENERELLE KRAV TIL SERVICE OG LEVERANSE Ved valg av tilbud vil det bli lagt stor vekt på service og leveranse. Service og gode leveransen er avgjørende for hvordan avtalen vil fungere hos oppdragsgiver. At rammeavtalen fungerer i alle ledd hos tilbyder har stor betydning for alle enheter hos oppdragsgiver. Eget kravskjema vedlegg 4 skal fylles ut for hvor bra tilbyder ivaretar oppdragsgivers krav. Dersom ikke krav er oppfylt skal dette beskrives i kommentarfelt i kravskjema. 5.5 MULIGHET FOR MELLOMLAGRING Ved prosjektkjøp kan oppdragsgiver ha behov for at tilbyder har mulighet til å mellomlagre leveransen om det skulle oppstå utforutsette hendelser.

17 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 17 AV ESTIMERT OMFANG PÅ PRODUKTGRUPPENE Basert på tall fra tidligere leverandør estimeres omfanget for tilbudskonkurransen til, ca millioner NOK ekskl. mva. pr. år. Dette er et estimert omfang og ikke et omfang oppdragsgiver forplikter seg til, ref, dette dokument pkt Estimert fordeling av omfanget på produktgruppene: Skolemøbler- og inventar 2-4 mill. SFO- og barnehagemøbler- og inventar 1-2 mill. Kontormøbler- og inventar 5-7 mill. 5.7 OPPSIGELSE Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom leverandørens produkter og service har en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i kontrakten. Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten uten kostnader. Foruten leveringsforsinkelser og mangler ved avtaleproduktene, skal det også regnes som mislighold at leverandørens service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan det kreves erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 5.8 MILJØ Tilbyder skal oppgi i produkt- og prisskjema, vedlegg 2, dersom noen av tilbudte produktene har en særskilt miljøprofil eller en tredjeparts miljøsertifisering, eks. svanen eller tilsvarende. Dette vil bli tatt med i vurdering av tildelingskriteriene. 5.9 REFERANSESKJEMA Tilbyder skal levere minimum tre utfylte referanseskjema, vedlegg 5. Referanseskjemaene skal være utfylt av tilbyders kunde 5.10 GARANTI Garantitid skal oppgis i antall år i prisskjema vedlegg 2. Dersom det gis livstidsgaranti for et produkt, skal forventet levetid for produktet oppgis.

18 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 18 AV 21 6 PRIS, FAKTURERING OG STATISTIKK 6.1 PRIS Pris pr produkt oppgis eksklusive moms og i Norske kroner i produkt- og prisskjema (vedlegg 2). Alle priser skal være inklusive tegninger, frakt/levering og montering. Med levering menes komplett levert produkt ved bestillende enhets lokaler. Det er ikke tillatt å prise enkelte av produktene i tilbudsskjemaet med den hensikt å forsøke å manipulere resultatet. Tilbyder skal oppgi pris i samtlige celler hvor det blir bedt om dette. Det er ikke tillatt å ta forbehold om prisendringer i forhold til utenlands valuta. Rabattsats på prisene for øvrig sortiment i hver varegruppe blir beregnet i produkt- og prisskjema, basert på oppgitt pris i forhold til rabattert pris. Tilbyder skal beregne samme priskalkyle på øvrig sortiment som det er beregnet for de tilbudte produktene i prisskjemaet. Oppdragsgiver kan / vil be om stikkprøver hvor tilbyder skal via en tredjepart (revisor) dokumentere/ oppgi en bekreftelse på at priskalkyle på de forespurte produkter av øvrig sortiment samsvarer med priskalkyle for tilbudte produkter i prisskjemaet. Oppdragsgiver vil be om en slik dokumentasjon/bekreftelse på cirka produkter som oppdragsgiver velger pr. år i kontraktsperioden og eventuelle prolongeringer. Dette vil være tilfeldig valgte produkter oppdragsgiver har kjøpt utenom fastprisliste. Tilbyder må legge inn kostnadene for denne kontrollen i sine priser. 6.2 FAKTURERING Fakturaen skal minimum inneholde: Navn og adresse Organisasjonsnummer Fakturanummer, fakturadato, forfallsdato, fakturabeløp og spesifisert mva Bestillernummer SKAL påføres Settes i feltet: Deres ref eller lignende Navn og adresse til brukerstedet og kontaktperson, og stedet der varen/tjenesten er levert/ytet Faktura må inneholde tilstrekkelig dokumentasjon på kjøpet. Leverandør skal kunne levere elektronisk faktura, bl.a. EHF format. Dersom leverandør ikke har et økonomi/faktureringssystem som støtter EHF formatet kan dere allikevel sende elektronisk faktura til oppdragsgiver ved å inngå avtale med bla. firmaer som Staten har allerede krav om at fakturering på alle nye avtaler skal foregå ved hjelp av elektronisk faktura på EHF formatet, se

19 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 19 AV STATISTIKK Tilbyder skal ved forespørsel fra oppdragsgiver kunne oversende statistikk på omfanget av kjøp fra de ulike enheter. Statistikken leveres elektronisk i MS Excel format eller tilsvarende som er kompatibelt med oppdragsgivers systemer. Statistikkutarbeidelsen skal være kostnadsfri for oppdragsgiver. Se krav til statistikk i kravskjema vedlegg 4

20 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 20 AV 21 7 INNHOLDSFORTEGNELSE FOR TILBUDSBESVARELSEN Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: Nedenfor er spørsmål oppgitt i stikkordsform relatert til punkter i konkurransegrunnlaget Punkt/oppdeling Besvart / vedlegges 1. Signert tilbudsbrev m/ tilbyders navn og adresse Tilbyders navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og internettadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og direkte telefon og mobiltelefon 2. Tilbyders forbehold og reservasjoner Oppgi forbehold/reservasjoner til konkurransegrunnlaget Oppgi forbehold/reservasjoner til generelle avtalevilkår 3. Tilbyders dokumentasjon vedrørende minstekrav Skatteattester mva og skatt (vedlegg) HMS erkæring 4. Tilbyders dokumentasjon vedrørende kvalifiseringskrav Dokumentasjon omkring tilbyders økonomiske og finansielle stilling Dokumentasjon omkring tilbyders tekniske stilling Bekreftelse i forhold til miljøhensyn Dokumentasjon i forhold til etisk handel Besvarelse av TILDELINGSKRITERIER Ikke besvart / begrunnelse 5. Besvarelse av kravskjema og produkt- og prisskjema knyttet til tildelingskriterier, kravspesifikasjon i del 5 Beskrivelse av varer og pris, se produkt- og prisskjema vedlegg 2 Besvart kravskjema, vedlegg 3 Besvart kravskjema, vedlegg 4 Vedlagt 3 referanseskjema vedlegg Annet:

21 OFA OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER SIDE 21 AV VEDLEGGSOVERSIKT Vedlegg 1: Generelle kontraktsvilkår Vedlegg 2: Produkt- og prisskjema produkter Vedlegg 3: Kravskjema firma (kvalifiseringskrav) Vedlegg 4: Kravskjema produkter (tildelingskriterier) Vedlegg 5: Referanseskjema