Regionstyreprotokoll nr 6/10

Transkript

1 Regionstyreprotokoll nr 6/10 Regionstyremøte nr. 6/10 fredag 11. juni 2010 på Rica Forum Hotel, Stavanger Tilstede: Olaf Løberg Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Styremedlem Kirsti Fjær Styremedlem Harald Eidsaa Styremedlem Ingebjørg Svarliaunet 2. varamedlem og ungdomsrepresentant Arild Stav Ansatterepresentant Fra administrasjonen: Svein Olav Øie Daglig leder Forfall: Noralf Heggem Styremedlem Stein Aarøen 1. varamedlem Saksliste SAK GODKJENNING AV PROTOKOLLER SAK ROLLEAVKLARINGER, STYRET/ADMINISTRASJON SAK ORGANISERING AV HÅNDBALLFORUMENE SAK FORDELING AV SONEANSVAR OG OPPNEVNING AV KLUBBKONTAKTER SAK MØTEPLAN 2010/11 SAK TILTAK MOT BELASTNINGSSKADER SAK EVALUERING AV MØTE Regionsleder Olaf Løberg ønsket det nye styret velkommen og inviterte hele styret til en presentasjonsrunde av seg selv, bakgrunn og forventninger til styrearbeidet. SAK GODKJENNING AV PROTOKOLLER Styreprotokoll nr. 4/10 er utsendt til styret i forrige periode, uten at det kom innspill til endringer av forslaget til protokollen. Styreprotokoll nr. 5/10 var utsendt til det nye styret og denne ble gjennomgått på møte. Vedtak sak Regionstyreprotokollene nr. 4 og 5/10 godkjennes. Styret ønsker at administrasjonen ser på utformingen av protokollene og kommer med eventuelle forslag til endringer på møte i september. Side 1

2 SAK ROLLEAVKLARINGER STYRET/ADMINISTRASJON Forbundsstyret og generalsekretær hadde en gjennomgang av rolleavklaringer på Strategikonferansen for alle de nyvalgte regionstyrene og man berørte bl.a. følgende: Styrets ansvar Øverste ledelse Øverste ansvar for det som skjer i sitt organisasjonsledd. Særskilt plikt til å holde seg orientert. Skal ha evnen til å beslutte å disponere. Styrets arbeidsform Forankring i vedtatte strategier og verdier. Involvere og informere. Vurdere å beslutte på en måte som gir administrasjonen et verktøy i sitt utøvende arbeid. Styrets strategioppgaver Realisere strategiske mål og planer i samarbeid med Forbundsstyret. Langsiktige handlingsplaner for regionen i forhold til overordnet strategiplan, med prioriteringer for regionen. Hovedrammer for operative planer. Budsjetter, herunder forvaltning av egenkapital og ressurser for gjennomføring av planer. Styrets organiseringsoppgaver Total organisasjon: Styrets organisering Administrasjonens organisering Samhandling styre administrasjon Tilstrekkelig kompetanse/ressurser Ansvar- og myndighetsfordeling Deling mellom styret og administrasjonen Regionsstyret har ansvar for arbeidsledelsen og styring gjennom én person; daglig leder Kommunikasjon/rapporteringslinje Forbundsstyret/Regionsstyret Regionsstyret/administrasjonen: Styret har rett til all informasjon Ressursutvikling Administrasjon Samordning med Forbundsstyret/generalsekretær og andre regioner Styrets kontrolloppgaver Er vi på målsatt kurs? Kundetilfredshet Hva mener våre medlemmer? Arbeidsmiljø Side 2

3 Hvordan har våre ansatte det? Driver vi i forhold til juridiske rammebetingelser? NIFs lov NHFs lov Regionens lov Kamp- og konkurransereglement Norsk lov Styrets rolle i forhold til oppgavene Forstå hva en sak innebærer og krever i forhold til styrets og administrasjonens ansvar! Stille kritiske spørsmål og få frem alle sider av sakens problemstillinger! Vurdere sakene fra et overordnet perspektiv! Fatte beslutninger! Styrets egenoppgaver Styrets evaluering av seg selv og de øvrige medlemmer. Vurdere og gjennomføre kompetanseutvikling for styret/ styrets medlemmer. Styrets evaluering av daglig leder/generalsekretær. Struktur i styrearbeidet Målsettinger i styrearbeidet. Evaluere av egen kompetanse i forhold til målsettingene. Arbeidsform. Møtekultur. Definering av hva som er styresaker. Avgrensing mot daglig ledelse. Styreleders oppgaver. Styrets prioriterte oppgaver. Tidsdisponering. Krav til sakspapirer og styrepresentasjon. Krav til styreprotokoller. Årsplan for saker og møter. Fast agenda. Oppfølging av styresaker. Evaluering av styrearbeid. Daglig leders ansvar: Eget styre Egne ansatte Rolleforståelse Arbeidsgiveransvaret Medarbeidersamtale Avklare forventninger Arbeidsbelastning Arbeidsmiljøutvalg Verneombud og HMS Personalhåndbok Tariffavtale Styret var enige om at gjennomgangen var meget nyttig og man vil bruke denne i det videre arbeidet med å organisere styrearbeidet regionalt sammen med notatet som var utsendt av administrasjonen til møte. Side 3

4 Vedtak sak Gjennomgangen benyttes i styrets videre arbeid med styreinstruks, organisasjonsnormer og arbeidsform som skal behandles på styremøte i september Styret ønsker også en gjennomgang av kundeundersøkelsen som er gjennomført i norsk håndball av NHF på møte i september. SAK ORGANISERING AV HÅNDBALLFORUM Det blir meget viktig at vi lykkes med Håndballforumene til høsten da det er skapt store forventninger i klubbene til høstens forum. Mål og hensikt Arrangere en årlig sonetilpasset begeistringssamling med god balanse mellom faglig innhold, lokalt engasjement, sosialt samvær og en mulighet til å skryte av klubber og enkeltpersoner som fortjener det! Svært viktig at årets Håndballforum blir en happening med et innhold som gjør at alle ønsker å delta, og etterpå snakker varmt om det de har vært med på! Sted og tid Rica Seilet Hotell, Molde Møre og Romsdal august Bårdshaug Herregård, Orkanger Sør-Trøndelag september Rica Nidelven Hotell, Trondheim Trondheim august Rica Hell Hotell, Stjørdal Nord-Trøndelag august Fru Haugans, Mosjøen Helgeland september Alle hoteller er bestilt og barteravtale med Rica er utnyttet. Deltagelse og finansiering Minimum to stk fra hver klubb (fortrinnsvis leder og sportslig ansvarlig) Prosjektmedarbeider (PM) og representanter fra regionskontoret Klubbkontakter og representanter fra Regionstyret Øvrige deltakere i soneteam og nettverk Regionen støtter med kr. 1000,- pr klubb (a 175 klubber) + dekker kostnader til foredragsholdere, blomster, klubbkontakter, repr. fra regionskontoret etc Alle klubber belastes med kr i sin andel spleiselag uavhengig av om de stiller med deltakere på Håndballforumet eller ikke. I tillegg dekker hver enkelt klubb sine reisekostnader Ønsker klubbene å delta med flere enn to dekkes dette økonomisk av klubben i sin helhet. Tidsramme Lørdag: 11:00 13:00 Terminlistemøter 13:00 14:00 Lunsj 14:00 14:15 Åpning 14:15 18:00 Faglig innhold 19:00 19:45 Prisutdeling 20:00 Middag og sosialt samvær Side 4

5 Søndag: 08:00 09:00 Frokost 09:00 12:30 Faglig innhold 12:30 13:00 Avslutning 13:00 14:00 Lunsj Aktuelt faglig innhold Presentere ny Mål og handlingsplan Presentere ny adm. og org. modell (fokus: hva er forskjellen fra tidligere og hva er fordelen for klubbene) Terminlister General termin plan (GTP) sonens aktivitetsplan Fagtema: Spillerens totalaktivitet Medlemsundersøkelse (hvis klar) Barnehåndball barnas første møte med håndballidretten Verdigrunnlaget i midt-norsk håndball Nye spilleregler de viktigste endringene Ekstern foreleser evt. en fra RS/adm. med eget tema Prisutdelinger Det legges opp til en standardisering av agenda og innhold, slik at alle fem Håndballforum er bygd over samme lest. Priser årets.. i hver sone Arrangør (alltid gode dagligdagse arrangement, mini seriekamper etc) Web-side (sier seg selv) Verdiprisen (respekt begeistring innsatsvilje fair play) Spillerutvikler ((i klubb) totalaktivitet enkeltspilleres utvikling ikke prestasjonsjag)) Klubbleder (i en klubb i tråd med håndballens verdier tilstede der det skjer leder en positiv klubb og er en positiv leder) Dommerkontakt (i klubb ikke sone) Hedersmerke i sølv (fra Regionstinget) I juryen deltar sonens klubbkontakter, prosjektmedarbeider, RS-representant og ledes/administreres fra regionskontoret. Til hver pris nomineres 4-5 kandidater. Blomster, diplom, bilde og omtale på handball.no samt annen heder og ære til vinnerne! Vedtak sak Organiseringen av Håndballforumene vedtas i tråd med forslaget fra administrasjonen. Det legges opp til en diskusjon på forumene om man skal flytte sted hvert år for å fordele kostnaden med reise. SAK FORDELING AV SONEANSVAR - KLUBBKONTAKTER Styret gjorde følgende fordeling av soneansvar: Sone Helgeland Mosjøen Stein Aarøen Sone Nord Trøndelag Namsos Inebjørg Svarliaunet (Kirsti Fjær) Side 5

6 Verdal Kirsti Fjær Stjørdal Ingebjørg Svarliaunet Sone Trondheim (*) Trondheim Øst Olaf Løberg Trondheim Vest Gro Eide Sone Sør Trøndelag Fosen Mariann Berg Orkanger Mariann Berg (Noralf Heggem) Røros Mariann Berg (Gro Eide) Sone Møre og Romsdal Molde Noralf Heggem Ålesund/Ulsteinvik Harald Eidsaa (*) Etter innspill på Regionstinget, vil Håndballforum i Trondheim ta stilling til om man ønsker en eller to møtearenaer i sone Trondheim. Vedtak sak I utvelgelsen av kandidater som klubbkontakter ønsker styret at man sender skissen på oppgaver og kvalifikasjoner til klubber og tillitsvalgte, samt benytter hjemmesiden for å få frem kandidater til oppgaven som klubbkontakt. Styret tar sikte på å oppnevne klubbkontaktene på styremøte i september. Alle tidligere soneledere inviteres på Håndballforumene hvor de takkes av for den jobben de har utført for regionen. SAK MØTEPLAN 2010/11 Styret planlegger følgende møteplan frem til sommeren 2011: Styremøter 2010/11 Sted Dato Kommentar Hemnskjel Arbeidsmøte over 3 dager Røros Åpning av Røroshallen/Utdanningshelg Sverige Innledende runde herre VM Trondheim Siste møte før NHFs ting. Arbeidsutvalgsmøter 2010/11 Sted Dato Kommentar Trondheim Styret med på telefon vedr. sak Håndballforum Trondheim Side 6

7 Lillehammer Åpningskamp EM 7/12 mot Frankrike Trondheim Trondheim Trondheim Trondheim Trondheim AU-møtene i Trondheim avvikles på Regionskontoret i Trondheim Spektrum eller Rica Nidelven Hotell og har en møteramme fra kl. 17:00-20:00. NHF-møter 2010/11 Sted Dato Kommentar Oslo Forbundsråd/Temakonferanse (mulig flytting EM?) Bodø/Tromsø Ledermøte (Møbelringen Cup), leder og daglig leder Stavanger Forbundsråd/Ledermøte (EM kval NOR-CZE) Oslo Forbundstinget 2011 Vedtak sak Møteplan for 2010/11 vedtas.. SAK TILTAK MOT BELASTNINGSKADER Daglig leder ga en status på tiltak som regionen vil gjøre for å begrense belastningsskader hos unge håndballspillere (jfr. oppslag i Adresseavisen). Overordnet tilnærming = spilleren i sentrum! Tiltak: 1. Spillerutviklingsmodellen a. Gutteprosjekt b. Jenteprosjekt c. Fysiske treningsprogram i SUM/RUM d. Aktivitetsregistrering hos regionale landslagskandidater 2. Trenerutdanningen a. Bevisstgjøre holdninger til problematikken b. Økt fokus på basistrening (=allsidig fysisk trening) 3. Konkurransemodellen a. Innføre trappetrinnsmodellen (les: lokalt, regionalt, sentralt) fra Lovreguleringer a. Begrense antall lag en spiller kan spille for pr sesong b. Begrense antall kamper en spiller kan spille i en gitt periode Side 7

8 Status for det enkelte tiltak: 1 Spillerutviklingsmodellen Regional status Sentral status a Gutteprosjekt (fokus på relevant basistrening) Pilot startet opp i mai 2010 i Trondheim b c Jenteprosjekt (fokus på skulderproblematikk) Pilot startes opp i september 2010 Fysiske treningsprogram i SUM/RUM Ble innført høsten 2009 d Aktivitetsregistrering hos regionale landslagskandidater Regional registrering, følges opp av regionale landslagstrenere Ble innført for alle regioner fra desember Trenerutdanningen a Bevisstgjøre holdninger til belastningsproblematikken Skal gis større oppmerksomhet i praksis i relevante moduler Må få større plass i den formelle trenerutdanningen b Økt fokus på basistrening ( = allsidig fysisk trening) 3 Konkurransemodellen a Innføre trappetrinnsmodellen (les: lokalt, regionalt, sentralt) fra Lovreguleringer a b Begrense antall lag en spiller kan spille for pr sesong Begrense antall kamper en spiller kan spille i en gitt periode Skal gis større oppmerksomhet i praksis i relevante moduler Arbeidet startet opp i januar 2010, konkret forslag for ses. 2011/12 innen januar 2011 Må få større plass i den formelle trenerutdanningen Forslag til ny nasjonal modell innsendt fra RMN til NHF i mars 2010 Region Vest har i samarbeid med RMN utarbeidet forslag til lovregulering Region Vest har i samarbeid med RMN utarbeidet forslag til lovregulering Vedtak sak Styret tok orienteringen til etterretning og uttrykte tilfredshet med administrasjonens håndtering av saken i media. SAK OMORGANISERING AV ADMINISTRASJONEN Daglig leder orienterte om endringene i administrasjonen som gjøres for at man skal være best mulig organisert for å gjennomføre den vedtatte Mål- og Handlingsplanen, samt tilpasse seg organisasjonsendringen. Ansatterepresentant Arild Stav orienterte styret om at de ansatte er godt fornøyd med prosessen som er gjennomført. Utlysning av fire Håndballmedarbeidere som prosjektmedarbeidere i regionen er gjort med søknadsfrist 23. juni. Side 8

9 Vedtak sak Styret tok orienteringen til etterretning.. SAK EVALUERING AV MØTE Regionsleder tok en runde med styret på hvordan de hadde opplevd det første styremøte og fikk følgende tilbakemeldinger: Meget godt fornøyd med hvordan møte ble ledet, alle ble dratt med i diskusjonene Meget stort engasjement og kreativitet i styret Opptur at det er vilje og evne til diskusjoner med takhøyde Ble litt knapt med tid, men man kom igjennom sakslisten Ønskelig at leder er litt tydeligere i konklusjonen/vedtakene Alle gleder seg til fortsettelsen Regionstyremøte nr 7/10 holdes på Hemnskjel Feriesenter, Snillfjord fredag-søndag september Olaf Løberg Gro Eide Mariann Berg Kirsti Fjær Harald Eidsaa Noralf Heggem Stein Aarøen Ingebjørg Svarliaunet Arild Stav Side 9