NHF Region Øst. Referat fra regionstyremøte nr.11

Transkript

1 NHF Region Øst Referat fra regionstyremøte nr.11 Tidspunkt: Tirsdag 27. August 2013 Møtetid: Sted: Referent: Helsfyr hotell Karin Hansen Navn Tilstede Forfall Merknad Odd Granerud Leder X Anne Berit Lund Haube Nest-leder X Ferie Kjell Håvard Liane Styremedlem X Jørn Sølve Sundrehagen Styremedlem X Ingrid Blindheim Styremedlem X Svein Storjord Styremedlem X Mats Kristoffersen Styremedlem X Hanne Skogli Vara-medlem X Erik Bakke Ansatt repr. X Karin Hansen Daglig leder X Saksoversikt: 71/12-14: Styrets sammensetning 72/12-14: Halvårs regnskap 73/12-14: Dialogkonferanse høsten /12-14: Regionens Håndballting /12-14: Regionstyret 76/12-14: Handlingsplanen /12-14: Møteplan for RS 78/12-14: Anke på aldersdispensasjon Info fra : Administrasjonen - aktiviteten DL møte Klimaundersøkelsen dommerkampanjen OL kampanje Telenor Arena innmelding av person ressurser til div utvalg i NHF. Side 1 av 6

2 71/12-14: Styrets sammensetning Styreleder innledet møtet med å informere om at styremedlem Kari Vanebo har ønsket å trekke seg fra sitt styreverv med umiddelbar virkning. Alle i styret har fått en mail fra Kari hvor hun forteller at hun av personlige grunner ønsker å bli fritatt for styrevervet i region Øst. Styreleder har kontaktet varamedlemmene og orienterte styret om at det er varamedlem Mats Kristofferswen som rykker opp som styremedlem Mats bekreftet dette på møtet. RS vedtak i sak 71: Styret tok informasjonen til etterretning og tiltrådte styreleders håndtering. 72/12-14: Halvårs regnskap Regnskapsrapportene for halvårsregnskapet fulgte med innkallinga til styremøte. Det refereres til regnskapet for 1. tertial og den informasjonen som der ble gitt ift noe mer inntekter og info rundt mindre forbruk ift budsjett - som fremdeles er relevant. Halvårsregnskapet viser et resultat på kr ,- bedre enn budsjett. Egen forklaring på regnskapet pr fulgte med innkallinga. AU hadde en gjennomgang av regnskapet på sitt møte 19. august og anbefaler at styret vedtar det fremlagte regnskapet også de tiltakene som DL har foreslått ift å IKKE utfakturere div til klubbene og at regionens regnskap tar en stor andel av dialogkonferansen RS vedtak i sak 72: Styret vedtok halvårsregnskapet som fremlagt med et resultat på kr bedre enn budsjettert. Videre vedtok styret å ikke utfakturere: regionskontingenten for 2013, noe som utgjør totalt kr og den vanlige utgiftsfordelingen ved dommersamlingene 2013, som utgjør ca Dette er da midler som «føres direkte» tilbake til klubbene ved at de ikke vil få faktura på disse utgiftene som forventet. Side 2 av 6

3 73/12-14: Dialogkonferanse høsten 2013 Svein la frem/presenterte hvordan man tenker å gjennomføre dialogkonferansen. Det er 2 hovedtemaer/områder som er klare: Ungdomshåndballen med fokus på frafallet Nytt seriesystem for 2. div (OG 2.lags utfordringene) Arbeidsformen ble presentert til å være følgende: Felles velkomst Felles foredragsholder som er Tom Nordlie Deltakerne deles i 2 grupper ift tema for gruppearbeid, noe fredag kveld og resten lørdag formiddag. Konferansen avholdes på Quality Hotel Expo, rett ved Telenor Arena og avsluttes med billetter til landskamp i arenaen. Budsjett forslag fulgte med innkalinga til styremøte, og er laget på bakgrunn av det antall deltakere som RS har satt som minimum og en egenandel på kr. 350,- pr deltaker OG at evnt påmeldte deltakere som IKKE møter vil faktureres for kr ,- pr stk. Totalt blir det en ekstra utgift på totalt ca kr for hele konferansen. AU hadde budsjettet på sitt møte og anbefaler styret og vedta innstillingen og forutsetningene til budsjett. RS vedtak i sak 73: Styret vedtok å gjennomføre dialogkonferansen som fremlagt på styremøte. Budsjettet ble godkjent med de forutsetningene som er lagt til grunn. RS ber administrasjonen om å utarbeide et dokument som viser hvorfor ungdom slutter i idretten. Det er mye fakta og tall rundt dette temaet som styret ønsker å bruke under dialogkonferansen. Vider ber styret om å få et oppsett/forslag på påstander rundt tematikken ungdomshåndball som skal kunne brukes som utfordringer under gruppearbeidene. Styret ber om at administrasjonen holder tak i og gjennomfører dialogen og arbeidene rundt ny seriemodell for 2. div med et fokus også på 2. lags problematikken. Invitasjonen sendes ut senest 3. september fra administrasjonen etter en runde i gruppa med Svein somleder. Side 3 av 6

4 74/12-14: Regionens Håndballting 2014 Egen fremdriftsplan er godkjent av AU og fulgte med innkallinga. AU har da også godkjent at tingkontingenten blir kr ,- / 1.700,-. Styret tok en kort gjennomgang og noe fordeling av ansvar ifm regionens ting og saker som skal på plass. Adm foreslår at vi bruker omtrent samme lest som i 2012 for utformingen av tingdokumentet. Det kom den gang mange gode tilbakemeldinger på at en ny visualisering av div informasjon var vellykket, sammen med «ny innpakning» i farger. Administrasjonen har videre tenkt å lage en Ipad app av tingdokumentet, som et prøveprosjekt. I tillegg må vi fremdeles lage en PDF fil av dokumentet tilgjengelig. Styrets leder informerte om at valgkomiteen, ved leder er kontaktet slik at de kan komme i gang med deres arbeid frem mot tinget. De er invitert til å delta på regionens dialog konferanse i november. Kortversjon av videre fremdrift mot RS/AU er: AU møte 19.sept: avklarer ordstyrere og evnt hvordan man vil jobbe frem mulig hedersmerke tildelinger. Evnt. må RS avklare om de har forslag til endringer av noe slag?( loven og kampreglementet) RS 23.oktober: RS får innstilling til ny handlingsplan fra adm. RS 19.nov: Godkjenner innbydelsen og gjestelista til tinget RS 5. des. Forslag til rammebudsjett fra adm for 2015 og 2016 sammen med revidert budsjett forslag for RS vedtak i sak 74: Styret tiltrer den fremlagte fremdriftsplanen for regionens håndballting mai Tingdokumentet lages på samme lest som forrige ting i 2012 og en egen Ipad app av dokumentet lages om man får en noe mer bukervennlig versjon av dokumentet. Side 4 av 6

5 75/12-14: Regionstyret Styret har ved tidligere anledning avtalt å skulle evaluere seg selv. AU hadde en gjennomgang av hvordan dette burde gjøres på sitt møtye 19 august. Odd Granerud, styreleder hadde sendt ut egne evalueringsskjemaer med innkallinga.styret gjorde en god felles gjennomgang av evalueringsskjemaene med en åpen dialog i styremøtet. AU hadde jobbet fem et forslag til retningslinjer for styremedlemmer som ønsker å søke økonomisk støtte til etterutdanning/kurs. Forslaget fulgte med innkallinga og ble lagt frem til godkjenning. RS vedtak i sak 75: Styrets medlemmer var godt fornøyd med selve evalueringa som oppfattes som en god prosess for avklaring av forventninger og videre utvilking. Styret vedtok egne retningslinjer for styremedlemmer som ønsker å søke økonomisk støtte til å gå spesielle kurs eller en type etterutdanning i sin virketid,og som er relatert til deres styreverv. Administrasjonen vil håndtere evnt søknader på dette i fremtiden ut fra de vedtatte rammene. 76/12-14: Handlilngsplanen, status for Status på handlingsplanen for fulgte med innkallinga. Dette er en status rapport ut fra vedtatte planer på tinget Det kun fakta opplysninger om hvor langt regionen er kommet ut fra div mål som er satt. RS vedtak i sak 76: Styret tok status på handlingsplanen til etterretning. Underveis kom det noen ekstra spørsmål som daglig leder gir tilbakemelidng på i en ny oppdatert versjon av dokumentet som sendes til RS. Side 5 av 6

6 77/12-14:Møteplan for RS frem til tinget 2014 Styret tok en gjennomgang av forslag til nye møtedatoer frem til regionens ting i mai 2014, sammen med en avklaring om tur til EM i Danmark januar 2014 i forbindelse med et styremøte. Administrasjonen har avtalt og bestilt egen personal tur fra 11. januar til 15. januar. RS vedtak i sak 77: Styret vedtok ny møteplan frem til mai 2014 daglig leder oppdaterer møteplanen og sender til RS. Styremøte i januar legges til Danmark hvor man får se Norges herrer i 2 kamper. 78/12-14: Anke på aldersdispensasjon Askim J18 anker et avslag på aldersdispensasjon for en spiller på 19 år til å delta på klubbens J18 lag. Klubben har fått avslag på søknaden, noe som er i tråd med de retningslinjene som er vedtatt for slike søknader. Spilleren har et tilbud på senior lag i samme klubb. Anken ble lagt frem med klubbens anke skriv og informasjon, sammen med innstilling og status fra daglig leder. RS vedtak i sak 78: Styret ser at søkanden er behandlet itråd med de rammene som er laget for slike søknader. Videre peker søknaden på et tema som NHF generelt har satt på dagsorden, og som region Øst skal ha eget dialogmøte om, frafall i ungdsomshåndballen. Sett i lys av organisasjonens fokus på temaet og at dette gjelder et 18 års lag på nivå 2, som ikke er prestasjonsrettet, men er en bredde aktivitet og at det kun er snakk om en målvakt, ønsker styret å gi klubben et positivt svar for kommende sesong. Styret bemerker at dette ikke vil gi noen presedens for liknende søknader, og at man ennå ikke ønsker å endre regelverket/ retningslinjene for slike søknader, men vil se på temaet igjen før man skal vedta nye retningslinjer for sesongen 2014/15. Administrasjonen sender klubben et svar på deres anke. Side 6 av 6