PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 9/

Transkript

1 Tromsø, 4. sept 2011 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 9/ Dato: 1. sept 2011 Sted: Thon hotell, Tromsø Møtetid: Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Karin Johnsen Nestleder X Aleksander Windstad Styremedlem X Pål Skjegstad Styremedlem X Jobb Ida Sophie Johansen Styremedlem X Bente Kroken Varamedlem X Geir-Tore Sjøthun Varamedlem X Stig Ole Olsen Ann Karin Westby Daglig leder Fung DL X X Sykemeldt Saksoversikt: Sak 58: Informasjon fra DL Sak 47: Økonomi oppfølging fra forrige møte Sak 48: Budsjett oppfølging fra forrige møte Sak 49: Digital Klubblederhandbok - oppfølging fra forrige møte Sak 50: Dommerutvikling - oppfølging fra forrige møte Sak 51: Regionale satsinsgturneringer - oppfølging fra forrige møte Sak 56: Møteplan 2. halvår 2011 Sak 60: Husleie Alfheim Sak 61: Arbeidsutvalg, arbeidsmetode og sammensetning Sak 62: Markedsarbeid Eventuelt a. Situasjonen i regionadm avklaring og grep (Unntatt offentligheten) b. Bossekop UL sin søknad om å få godtgjort faktisk kjøreavstand i f m regionmesterskap i Bodø c. Olympiatoppen

2 SAKER: Sak 46: Informasjon fra DL Generelt Administrasjonen har pga ferie så langt klart å ta unna den daglige driften. Men, merker nå at vi er underbemannet i form av stort arbeidspress og prioritering av oppgaver. Markedsarbeid blir det liten tid til og det vil få konsekvenser i forhold til regnskapet Har hatt møte med Erik Langerud og informert om situasjonen. D Organisasjon Spill og trening o Regionale tiltak Planlagte samlinger og deltakelse i nasjonale mesterskap er gjennomført med bra resultat. o Kurs planlegging Det er gjennomført 1 kurs i Tromsø. Et kurs er avlyst i Bardufoss. o Et av våre dommerpar er plukket ut til sentralt traineeprogram. Marked og arrangement Nye sponsoravtaler o Bussring er i sluttforhandlinger o Traastad produkter er fornyet o Umbro fornyet avtale med kr ,- mer til handballen Disse avtalene er enda ikke ferdigforhandlet. Regionsstyret tar informasjonen til etterretning. Styret er imponert over det man har fått til på tross av ressursmangel i adm. Styret ber igjen om at det foran hvert styremøte lages en liten skriftlig redegjørelse på regionens status, som sendes ut sammen med sakspapirene. Sak 47: Økonomi Regnskapet for 2010 er framlagt og ferdig revidert. Styret gikk igjennom regnskapet. Styret må skrive under regnskapets balanse. DL sender dette til revisor snarest. Regnskapet pr juni 2011 ble framlagt. Regnskapet er mangelfullt da det er en del føringer som ikke er med, samt at budsjettet ikke er lagt inn sammen med årets regnskap Likviditetsregnskap/rapport er ikke laget slik styret ønsket

3 Det er vanskelig å ha noe forhold til prognose ut fra regnskapsrapporten pr Raport i f t utestående fordringer ble framlagt. Mange klubber skylder regionen mye penger. Regionen har utestående ca en halv million kr hos klubbene. NHF sentralt, ved regnskapskontoret lager en regnskapsrapport til DL og styret med status og kommentarer. Det må lages en fast mal for rapportering. Det må lages et likviditetsregnskap. Karin hjelper Ann Karin i dialogen mot NHF i f t regnskap og rapporter, slik at vi har dette i orden til neste styremøte. Styret må skrive under balansen i regnskapet for Ann Karin sender dok m ferdig underskrift til revisor innen 10. sept Sak 48: Budsjett 2011 Styret har enda ikke fått framlagt budsjett for Med utgangspunkt i budsjettrammer vedtatt på regionstinget 2010, bør det gjøres en gjennomgang i forhold til eventuelle endringer. Budsjettet vedtatt på tinget må revideres i h t de endringer som framkommer, både i f t ordinær drift, men også i forhold til den vedtatte strategiplanen. DL tar kontakt med NHF, regnskap om å få lagt inn rammebudsjettet. DL sørger for å få revidert regnskapet i f t forventet drift, samt tiltak i f t strategiplanen. DL sørger for at det blir laget et likviditetsbudsjett. Karin hjelper Ann K i dialogen mot NHF regnskap. Frist settes til neste styremøte Sak 49: Digital klubbhåndbok implementering. Vi har i vår strategiplan satt klubbutvikling som et stort mål. Denne digitale klubbhåndbok vurderes å være et fantastisk strukturert hjelpemiddel for klubbene, og oppfattes å være et meget godt middel til løfte klubbene administrativt og ledelsesmessig. Det vurderes at den digitale klubbhåndboka vil være et så godt hjelpemiddel for klubbene at det blir viktig å prioritere å få rullet den ut til regionens klubber. Dette krever imidlertid en plan som innbefatter både hvem-, hva-, hvor- og når dette skal skje. Det må settes fokus på hvordan vi kan lære opp personer som kan bidra til å gå ut å hjelpe klubbene med å ta verktøyet i bruk. Det anbefales at det settes trykk på å få rullet ut systemet og at det lages en god plan for dette. En kort informasjon om digital klubbhåndbok ble gjennomført på klubbledermøtet i Harstad.

4 Denne saken er en oppfølging fra forrige møte. Styret mener det fortsatt er viktig å få rullet ut systemet i klubbene, da det kan hjelpe klubbene med struktur. DL tar en ny runde med NHF for å eventuelt avklare støtte fra prosjektet. Digital klubbhåndbok skal være på agendaen på neste klubbledermøte i oktober DL tar kontakt med BHK som har sagt seg villig til å hjelpe til med opplæring i regionen og gjør nødvendige avtaler for å komme i gang med prosjektet. Regionen skal ha full klarhet i alle spørsmål rundt systemet til klubbledermøtet i oktober. Sak 50: Dommerutvikling Status Rekruttering Kompetanseplan DL gav kort orientering og la fram en plan over organisering av dommerutviklingen framover og hvilke tiltak man har i 2011/2012- Styret er fornøyd med den framlagte planen og ber DL om å offentliggjøre (publisere) den. Sak 51: Regionale satsingsturneringer Vi trenger arenaer utenom serieavviklingen der vi kan utvikle dommere og ledere, kartlegge talenter og matche gode lag i regionen Denne saken ble framlagt på klubbledermøtet, og skapte mange gode diskusjoner samt gode forslag. Forslagene fra klubblederne er verdifulle, når vi nå skal gå videre å planlegge slike turneringer. For 2011/12 ble det viktigst for klubblederne å ha satsingsturnering tidlig i sesongen og helst før seriestart. DL framla en plan for organisering av satsingsturneringer i 2011/2012. Styret ber DL om å publisere planen for satsingsturneringer slik at det blir gjort offentlig for klubbene. Administrasjonen jobber videre med temaet. Ordningen evalueres innen 1. mai 2012.

5 Sak 56: Møteplan 2. halvår 2011 Styremøter 2011/12 Vi trenger forutsigbarhet i forhold til hølstens møteaktivitet. Styreleder framla møteplan for 2. halvår Sted Dato Saker Kommentar Tromsø 1. sept Sesongoppstart Fysisk/Telefonmøte Tromsø 20. sept Oppfølging Telefonmøte Bodø 30. sept 2. Klubbledermøtet I f m BHK s høstturnering oktober Tromsø november Strategi oppfølging Ifm Soneturnering NM for veteran Tromsø desember Forberedelse til tinget Telefonmøte eller vanlig 2012 Alta Februar Ifm Altaturneringen 2011 Eno Mars ENO April IFM regionmesterskapet Regionale møter/temakonferanser/klubbmøter 2011/2012 Sted Dato Saker Kommentar Tromsø oktober Klubbledermøte Møteplanen vedtas med de framkomne endringer. Klubbledermøtet settes opp 7. til 9. oktober. Styreleder og DL lager invitasjon innen 7. sept Det utarbeides program innen 12. sept. Påmelding settes til 21. oktober Sak 60: Husleie Alfheim Lokalene på Alfheim er svært lite hensiktsmessige for NHF, region nord. Det er for dårlige møtelokaler, det er trangt og det finnes ikke lagerplass. De ansatte har ikke noe sted de kan ta imot besøk på en fin måte. Styret ber daglig leder om å si opp nåværende avtale og vurdere andre alternativer. Inntil man finner bedre og rimeligere alternativer, forlenges avtalen kortsiktig. DL har fullmakt til å inngå ny leieavtale innenfor gitte rammer. Frist for å iverksette tiltak i f t leieavtalen settes til 10. sept 2011.

6 Sak 61: Arbeidsutvalg, arbeidsmetode og sammensetning Styret har hittil i perioden vedtatt en rekke enkeltsaker. Mye av dette har vært ankesaker. Dette er typiske saker for et AU å diskutere. Oppgavene til AU er også å planlegge møter og saker som skal opp. Mye av det AU jobber med har vært håndballfaglige saker. Arbeidsutvalget bør bestå av Leder, Nestleder og et styremedlem som har kompetanse innenfor regelverk og håndballfaglige spørsmål. Det bør lages en struktur på AU sitt ansvar og arbeidsmåte. Styreleder sammen med det nye AU lager struktur på AU sin virksomhet til styremøtet i oktober. Aleksander Windstad går inn i AU i stedet for Pål Skjegstad. Sak 62: Markedsarbeid Regionen har pr nå ingen som jobber strukturert med marked. Det finnes et potensiale som ikke er utnyttet både i forhold til å inngå samarbeidsavtaler med næringslivet. Det finnes også et stort potensiale i forhold til å inngå avtaler i forbindelse med arrangement, ikke minst de faste årlige arrangement. Markedsarbeid er det feltet vi fortest kan få økonomiske resultater av. Vi bør derfor prioritere dette høyere. For å kunne jobbe strukturert med dette feltet bør man gjøre en kartlegging og analyse av mulighetene i vår region. Muligheter som er uavhengig av klubbene. (Vårt initiativ på marked må ikke gå ut over klubbene) Vi trenger å få profesjonelle markedsfolk til å hjelpe oss med en slik kartlegging/analyse, samt å lage en markedsplan som er forankret i NHF sin plan. Styreleder har drøftet dette med NHF, og de er orientert om våre ønsker her. DL undersøker mulighetene for å kunne engasjere en profesjonell ressurs for å jobbe ut en markedsplan. Dette bør kjøres som et prosjekt. Styret ber DL om å jobbe mot NHF sentralt om dette spørsmålet. Avklaring bør skje innen 15. oktober. Sak 63: Eventuelt. a. Situasjonen i regionadministrasjonen avklaring og grep Unntatt offentligheten)

7 b. Bossekop UL sin søknad om å få godtgjort faktisk kjøreavstand i f m regionmesterskap i Bodø c. DL informert styret om OT arbeid i nord Norge pr mail i etterkant av møtet a. Styret har gjort vedtak som er interne og unntatt offentligheten b. Bossekop UL får ikke dekning for ekstra kilometer i f m regionmesterskapet. Saken ble framlagt for sent. Oppgjøret er gjort for hele mesterskapet og blir ikke foretatt på nytt. NHF, region nord skal derimot se på regelverket når det gjelder utgiftsfordeling da dette kan virke litt lite klart og hensiktsmessig. c. Ingen vedtak, kun informasjon