PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 11/

Transkript

1 Tromsø, 10. desember 2011 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 11/ Dato: 10. des 2011 Sted: Thon hotell, Tromsø Møtetid: Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder Karin Johnsen Nestleder Aleksander Windstad Styremedlem Jobb Pål Skjegstad Styremedlem Ida Sophie Johansen Styremedlem Kina Bente Kroken Varamedlem Geir-Tore Sjøthun Varamedlem Stig Ole Olsen Ann Karin Westby Per Eirik Magnussen Ole-Jonny Korsgaard Daglig leder Fung DL NHF, sentraladm Styremedl NHF Sykemeldt Skadet Fram til kl 1400 Saksoversikt: Sak 73: Informasjon fra DL Sak 74: Økonomi Sak 75: Budsjett Sak 76: Organisering av NHF, Region Nord Sak 77: Spillerutviklingsprosjekt i Nordland «klubb Nordland» Sak 78: Det regionale håndballtinget 2012 Sak 79: FRAM - prosjektet Sak 80: Oppfølging gamle styresaker Digital klubbhåndbok Handlingsplan for 2012 med grunnlag i strategiplan Sak 81: Møteplan 1. halvår 2012 Sak 82: Eventuelt a. Tid og sted for det regionale håndballtinget 2012

2 SAKER: Sak 73: Informasjon fra DL Generelt o Klubbledermøtet Organisasjon Spill og trening o Regionale tiltak o Kurs planlegging Marked og arrangement Fung daglig leder er skadet og kunne ikke møte til styremøte Regionstyret ber Fung DL om en skriftlig redegjørelse for situasjon og status i region nord snarest og senest innen 16. desember Sak 74: Økonomi Regnskapsttall pr 31. okt 2011 er framlagt med kommentarer Likviditetsregnskap/rapport er ikke framlagt Det er fortsatt vanskelig å få oversikt over situasjonen og prognoser ut fra de framlagte tall Rapport på utestående fordringer ble framlagt. Det er fortsatt veldig store utestående beløp. Styret bør vurdere tiltak mot de klubbene som skylder mest. Selv om det er mye som nå har flasket seg i forhold til regnskapet, så har styret med de framlagte dokumenter fortsatt ikke godt nok grunnlag for å styre organisasjonens økonomi. Vi blir satt i en situasjon der vi synser, og det blir for unøyaktig. Følgende skal foreligge til neste styremøte Fullmaktsmatrise som forteller hvem som skal attestere, hente ut varer/tjenester. Dette må strammes inn ift. dagens praksis. Likviditetsregnskap Mer utfyllende kommentarer med klare prognoser. De klubbene som har stor skyld til RN, må få beskjed om at hvis de ikke gjør opp for seg, vil det få konsekvenser for videre deltakelse i våre kamptilbud.

3 Sak 75: Budsjett 2011 Regnskapskontoret ved NHF har en egen matrise for budsjett for Det betyr at det bør ikke være noen stor sak å legge inn erfaringstall fra tidligere. Det som blir viktig å legge inn for 2012, er de endringer som gjøres i forbindelse med ansettelser og lønn. I tillegg må det legges inn de besparelser regionen er nødt til å ta for Samtidig skal vi ha inn ambisjonsnivået på inntektene. Budsjettet skal være realistisk og nøkternt, men klart gi utrykk for de strategiske mål vi har. Styret ber Fung DL om å legge fram regionens budsjett til neste styremøte. Karin Johnsen vil være behjelpelig fra styret. Det skal lages et likviditetsbudsjett ut fra erfaringstall de siste 2 år. Sak 76: Organisering av NHF, Region Nord Hensikten med denne saken er å starte en prosess for å få en organisering i Region Nord som bidrar til at vi får en rask utvikling både økonomisk, sportslig og administrativt. Bakgrunn: NHF region nord sliter i dag med å skape stor nok aktivitet i regionen. Dette bidrar til at det har vært svært utfordrende å skaffe nødvendig økonomiske ressurser til å drifte en del av regionens mest sentrale aktiviteter. Dette fører til at organisasjonen i den senere tid har jobbet mindre planmessig og det kan virke som om at det blir mye brannslukkingsarbeid. Årsaken til dette, kan være mange og vi trenger ikke utføre en grundig analyse av dette. Vi kan midlertid konstatere at det handler om ressurser, samtidig som det mangler struktur. Viktige mål og temaer: Skape større håndballaktivitet o Flere lag og flere klubber o Større geografisk spredning NHF, Region Nord må skape et større eierskap til produktet håndball ut i hele regionen o Større engasjement så langt ned i organisasjonen som mulig o Flere som ønsker å være med å skape sunn og god aktivitet Effektiv drift o Tilrettelegge o Enkelhet o kommunikasjon Skape et produkt som er interessant både for media og næringslivet i regionens område. o Markedsplanlegging o Gode arrangement o Flinke til å bruke media og elektroniske medier og verktøy

4 Styret Over er en enige periode om har at det håndballaktiviteten må gjøres tiltak for i å Region få NHF, nord Region vist Nord en til en nedadgående region med mye kurve. større Blant aktivitet annet og har tilbud, det funnet bedre økonomi sted en ikke og drift. Det ubetydelig må gjøres reduksjon både kortsiktige av antall og spillende langsiktige lag. tiltak. Regionsstyret ser det som svært viktig, og sin framste oppgave, å bidra til å snu den negative trenden. Regionsstyret beslutter som følge av dette å iverksette en organisasjonsutviklingsprosess som har til hensikt å finne fram til den mest hensiktsmessige oppgaveløsnings- og organisasjonsmodellen for Region Nord. OU-prosessen, som skal forankres i klubbleddet, vil omfatte følgende rammer og aktiviteter: 1. I lys av de oppgaver som skal løses/tjenester som skal gis skal OU-prosessen bl.a. belyse og vurdere: o Organisering av regionens service og tilretteleggingsoppgaver o Vitalisering av sonearbeidet og se nærmere på organiseringen ute i regionen o Vurdering av oppgaveløsninger utenfor Regionens grenser 2. OU prosessen har som sitt hovedformål å bedre kvaliteten på: o Spillerutvikling o Dommerutvikling o Trenerutvikling o Klubbutvikling o Kamp- og konkurransetilbudkommunikasjon mellom regionen og dens medlemsklubber 3. Framdrift og faser: o Prosessen starter nå o Saken settes på sakskartet på samtlige styremøter, første gang primo februar o Utrednings- og forslagsfase fram til 1. mars o Forankringsfase- 1. mars til 1. mai o Tingbehandling 4. Et første utkast til en ny oppgaveløsnings- og organisasjonsmodell, med tilhørende hovedaktiviteter, skal foreligge til Regionsstyrets møte primo februar Ansvar Regionsadministrasjon i samarbeid med NHFs sentraladministrasjon.

5 5. Som en naturlig konsekvens av denne OU-prosessen, beslutter RS å ikke starte ansettelsesprosess etter ny daglig leder på det nåværende tidspunkt. 6. Regionsstyret ber NHFs sentraladministrasjon om nødvendig bistand til å gjennomføre OU-prosessen. 7. Regionsstyret understreker at ordinær drift skal foregå parallelt med OU-prosessen, med prioritet på; a. Kompetanseutviklende tiltak. b. Klubbstøtte. c. Spillerutvikling. Sak 77: Spillerutviklingsprosjekt i Nordland «klubb Nordland» I Bodø har 3 klubber fått 10 mill kroner av fylket for å starte et spillerutviklingsprosjekt som skal gå over 3 år. Prosjektet heter «Klubb Nordland». Bodø HK er den ene av de tre klubbene og skal være med å drifte prosjektet. NHF, Region Nord er invitert inn i prosjektet og kan få en del av BHK sin spillerutvikler til arbeid med spillerutvikling i vår region. Prisen for å være med i prosjektet, er kr ,- hvert år i 3 år. Forutsetningen for å være med i prosjektet, er å øke spillerutviklingsressursene i NHF, Region Nord. Styret gir styrets leder i samarbeid med administrasjonen, fullmakt til å inngå avtale med BHK og «Klubb Nordland» om en øvre ramme på kr ,- pr år i 3 år. NHF, region Nord skal ikke ansette sjøl. Prosjektets bidrag til NHF, Region Nord skal evalueres hvert år. Sak 78: Det regionale håndballtinget 2012 Tid og sted for Det regionale håndballtinget i 2012 og forberedelser Det regionale håndballtinget avvikles mai i Tromsø. Regionsstyret innkaller med minst 3 måneders varsel direkte til klubbene. Innkallingen skal sendes ut senest 11. februar Forslag som ønskes satt opp på sakslisten for tinget må være Regionsstyret i hende senest 2 måneder før tinget, d v s 11. mars Fullstendig saksliste med foreliggende forslag, beretning, et utdrag av de reviderte regnskap samt valgkomiteens innstilling må være utsendt senest 1 måned før tinget, d v s 11. april Valgkomiteen er igang med sit arbeid

6 Sak 79: FRAM-prosjektet NHF, Region Nord sine piloter i FRAM-prosjektet, Guri Aarøen, Barbro Johansen og Nina Riise (Line Gundersen fra Junkeren i Bodø var forhindret fra å komme)hadde 1 times presentasjon av prosjektet og det ble en dialog mellom styret og pilotene hva Region Nord kunne gjøre for å få flere kvinner på banen i f t posisjoner der det vanligvis finnes menn. Det ble en meget positiv dialog omkring prosjektets målsettinger. Styret tar orienteringen til etteretning. Styret tror det er en viktig satsing som kommer til å skape mer aktivitet i regionen. Styret inviterte pilotene til det regionale håndballtinget i mai for å finne på noe spenstig i f t prosjektet. Sak 80: Oppfølging av gamle styresaker Digital klubbhåndbok Handlingsplan for 2012 med grunnlag i den vedtatte strategiplan Digital klubbhåndbok kommer med en oppdatering i februar/mars 2012 og saken utsettes til styret vet mer om de utvidete oppdateringene i prosjektet Handlingsplan: På grunn av fravær fra Fung DL, utsettes saken til neste styremøte primo februar Sak 81: Møteplan 1. halvår 2012 Styremøter 1. halvår 2012 Her følger forslag til møtevirksomhet Sted Dato Saker Kommentar Alta februar Utviklingsprosjekter - Altaturneringen oppfølging Bodø 28. mars Regiontinget Bodøkamp mot Kristiansund Telefonmøte 17. april Oppfølging Tromsø 11. mai Regiontinget Fredagen til forberedelse Arbeidsutvalgsmøter 2011/12 tas etter behov

7 Sted Dato Saker Kommentar Telefon/mai Telefonmøte Telefon/mai Telefonmøte Sonemøter 2011/12 (Det gjennomføres sonemøter i stedet for Klubbledermøter) Sted Dato Saker Kommentar Sone Salten Sone Hålogaland Sone Troms Sone Vest Finnmark Sone Øst Finnmark Administrasjonen setter opp møtene. Styremedlemmene bidrar i sine soner Regionale møter/temakonferanser/klubbmøter 2010/2011 Sted Dato Saker Kommentar Regionalt mai håndballting Sentrale møter: Aktivitet/Sted Dato Saker Kommentar Forbundsråd i Oslo febr Ledermøte i Oslo mars Strategikonferansen i Oslo juni Møteplan enstemmig vedtatt. Styremedlemmene bes om å sette av datoene. Sak 82: Eventuelt. a. Ingen saker Tromsø 11. desember 2012 Ole Gudmestad Karin Johnsen Ann Karin Westby Styreleder Nestleder Fung daglig leder