PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 6/

Transkript

1 Tromsø, 20. mars 2011 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 6/ Dato: mars 2011 Sted: Oslo, Rica Victoria Møtetid: Lørdag Søndag Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Sykemeldt Karin Johnsen Nestleder X Aleksander Windstad Styremedlem X Pål Skjegstad Styremedlem X Ida Sophie Johansen Styremedlem X Bente Kroken Varamedlem X Geir-Tore Sjøthun Varamedlem X Stig Ole Olsen Daglig leder X sykemeldt Saksoversikt: Sak 31: Informasjon fra DL Sak 32: Økonomi Sak 33: Budsjett 2011 Sak 34: Klubbledermøte 2011 Sak 35: Digital Klubblederhandbok Sak 36: Delegater til Forbundstinget 2011 Sak 37: Neste sesong føringer Sak 38: Dispensasjoner Sak 39: Dommerutvikling Sak 40: Regionale satsinsgturneringer Sak 41: Reglement og retningslinjer Sak 42: Beach handball regionsmesterskap 2011 Sak 43: Situasjonen i regionen avisoppslag og uttrykt misnøye i brev til styret Sak 44: Strategi iverksetting og implementering Sak 45: Eventuelt

2 SAKER: Sak 31: Informasjon fra DL pga fravær fra administrasjonen er info gitt i epost fra Ann Karin og Stig Ole. Generelt o Forlenget husleie kontrakt, Alfheim Stadion. Her har vi fått en markant økning fra juli. Vi vil likevel ikke komme ut med høyere kostnader da Troms Idrettskrets kommer inn med flere leietakere.(2 kontorer på møterom) Den nye kontrakten blir bare på to år Organisasjon o Utgår, ingen saksfremlegg som følge av frafall fra administrasjonen Spill og trening o Regionale tiltak o Kurs planlegging/ gjennomføring Det er ikke til møtet fremlagt noen informasjon til styret. Styret er i ettertid informert om status i epost. Marked og arrangement o Sluttspill o NM regionslag o Kalottkamper 2011 Disse arrangementene er under god kontroll. Nye sponsoravtaler o Bussring er i sluttforhandlinger o Traastad produkter er fornyet o Umbro fornyet avtale med kr ,- mer til handballen Styret etterspør konsekvenser for budsjettet 2011 som følge av kostnadsøkningen på husleien. Regionsstyret tar informasjonen til etterretning.

3 Sak 32: Økonomi Prognose for 2010 er fremlagt styret og viser overskudd før eventuelle tapsføringer. Regnskap avsluttes mars/ april. Det gjøres av regnskapsavdelingen i NHF. Regionsstyret tar fremlagt regnskap til etterretning Sak 33: Godkjenning av budsjett 2011 Med utgangspunkt i budsjettrammer vedtatt på regionstinget 2010 er detaljert budsjett utarbeidet. Budsjett er lagt iht tingvedtak (iflg DL) og vedtas slik fremlagt med kr ,- i overskudd. Iflg tingvedtaket skal inntekter være ,- mill, driftskostnader ,- med overskudd p kr ,-. Siden ingen fra administrasjonen var til stede fikk ikke styret oppklart forskjellene. Ønsker derfor en redegjørelse i neste styremøte på avvik, og evnt budsjettregulere hvis nødvendig. Sak 34: Klubbledermøtet 2011 NHFRNN planlegger å avvikle klubbledermøte i Harstad under kalottkampene 29/4-1/5. Administrasjonen har planlagt en del aktiviteter knyttet til denne helgen, knyttet til dommere og trenere. Det er sendt ut epost til alle klubbene med beskjed om å holde av datoene. Mer informasjon vil komme til klubbene ved en formell innkalling. Regionstyret tar informasjonen til etterretning. Sak 35: Digital klubbhåndbok implementering. Vi har i vår strategiplan satt klubbutvikling som et stort mål. Denne digitale klubbhåndbok vurderes å være et fantastisk strukturert hjelpemiddel for klubbene, og oppfattes å være et meget godt middel til løfte klubbene administrativt og ledelsesmessig. Det vurderes at den digitale klubbhåndboka vil være et så godt hjelpemiddel for klubbene at det blir viktig å prioritere å få rullet den ut

4 til regionens klubber. Dette krever imidlertid en plan som innbefatter både hvem-, hva-, hvor- og når dette skal skje. Det må settes fokus på hvordan vi kan lære opp personer som kan bidra til å gå ut å hjelpe klubbene med å ta verktøyet i bruk. Det anbefales at det settes trykk på å få rullet ut systemet og at det lages en god plan for dette. Saken utsettes til vi har mer informasjon fra DL-møtet. Grundig informasjon om prosjektet gis på klubbledermøtet i april. Sak 36: Delegater til Forbundsting 2011 Regionstyret har fått mandatet fra tinget til å velge ut hvem som skal delta på vegne av NHF Region Nord. Regionen kan sende 8 delegater. Forbundstinget er mai Regionsstyret ønsker at minimum 3 fra styret kan stille, og at inntil 5 representanter fra ulike soner forespørres. Styreleder sørger for 3 delegater fra styret stiller. DL forespør soneledere om delegater. Styret har noen forslag som oversendes DL Sa Sak 37: Neste sesong føringer Serieavvikling Årsklasser Det viktigste fokuset RN (adm /styret) er å øke antall klubber og påmeldte lag fra klubbene. Dette er eksistensgrunnlaget for RN. Styret vil ha en serieavvikling i regionen som bidrar til økt aktivitet og til økt kvalitet på spillere og lag. Styret ber administrasjonen å jobbe fram flere alternative modeller for serieavvikling i de forskjellige årsklasser i regionen. Videre ber styret om at det lages en plan for hvordan dette arbeidet skal gjøres både før påmelding og etter påmeldingsfristens utløp. Styret anmoder om at det legges opp til en prosess med stor involvering fra klubbene. Regionsstyret ber administrasjonen ha en plan klar for prosessen videre innen

5 Sak 38: Dispensasjoner Statistikk fra administrasjonen er lagt frem for styre. Styret har gått igjennom hvordan dispensasjonsordningen har fungert i denne sesongen og vurderer om det har fungert i h t hensikten, eller om vi må gjøre justeringer Forslag til endring fremlagt i styremøte: Det er enda for mange dispensasjonssøknader som blir innvilget. Hele 55 disper er innvilget denne sesongen. Her må det strammes enda hardere inn: 1: Reglementet endres fra at hvert lag kan ha inntil 2 dispensasjoner, til kun 1 dispensasjon per lag. 2: Administrasjonen må få enda tydeligere retningslinjer å jobbe ut i fra. De skal være mye mer kritiske i sine vurderinger. Det skal en del forhold til for at en søknad skal innvilges. Utfra dispene på nettsiden er det kun 3 som er innvilget iht funksjonshemming med mer slik unntaket er beskrevet. De andre er innvilget av andre årsaker. Det er innkommet 57 søknader og det tilsvarer opp mot 100% innvilgelse, mot andre regioner som har 60-70%. Det viser at de store klubbene som har tilbud får innvilget mange disper. Regionsstyret ønsker ikke å endre disp regler som følge av praksis denne sesongen, men ber ber administrasjonen stramme inn behandlingen av søknader det hvor det finnes tilbud til spiller i klubben eller i området. Det er viktig at det skal finnes rom for klubber med liten aktivitet og tilbud, og derfor kan ikke regler endres. Ellers har ikke styret grunnlag for å vurdere andre tiltak Sak 39: Dommerutvikling Status Rekruttering Kompetanseplan Viser til vedtatt reglement i sak 41. Viser til vedlegg fra Ann Karin til denne saken. Det er ikke samsvar mellom reglement som er vedtatt og forslaget fra adm på fordeling av arbeidsoppgaver under administrative og oppfølgingsansvar. Så dette må sees på i sammenhengen. Oppfatter at praksis i dag er at de klubbene som har dommere til årsklassene melder dette inn, så fordeles det av adm. Ønsker at sesongens praksis fortsetter og at sonene ikke har ansvar for noen dommeroppsett. Derimot kan oppfølging av dommere fra sone ansvarlig være et eget ansvarsområde/nivå, under forutsetning av at det de har nødvendig kompetanse.

6 Viser til siste avsnitt i Ann Karin sitt vedlegg. I flere klubber oppleves det at dommerkontakt ikke er kontaktet i løpet av sesongen. Styret ønsker at dommer ansvarlig i RN administrasjonen må ha en dialog med alle dommerkontaktene i forkant og i løpet av sesongen. Formidlingen av hvordan det kan være, ref Alta og Vestvågøy, er en type dialog/formidling som må komme fra RN s dommeransvarlig. Ellers deler styret Ann Karins beskrivelse /forslag på gjennomføring av en styrking på dommerutviklingen. Styret vil at dommerutviklingen i regionen skal fortsette. Vi ber administrasjonen om å foreslå tiltak for at målet i strategiplanen kan nås, og at det lages en plan for hvordan dommerutviklingen skal gjennomføres for de neste 2 år. Styret gjør oppmerksom på at reglement må følges slik vedtatt (se pkt 11.4, sette opp dommere fra j/g14). Vi ber adm legge frem statistikk /oversikt på alle dommere på alle nivåer, med alder og kompetanse nivå. I tillegg hvem som er dommeransvarlig i hver klubb, som et grunnlag for videre arbeid innenfor dette området. Styret ber også administrasjonen komme med et budsjettforslag innenfor dette området, inkl RUG. Frist for å framlegge en utviklingsplan, settes til 15. mai 2011 Sak 40: Regionale satsingsturneringer Vi trenger arenaer utenom serieavviklingen der vi kan utvikle dommere og ledere, kartlegge talenter og matche gode lag i regionen Styret har ikke mottatt noen innspill fra Tron til denne saken, så det er ikke drøftet andre forhold eller detaljer enn det som er saksfremlagt. En endring av praksis på hvordan talent, kartlegging og oppfølging er viktig og saken har derfor stor prioritet. Vi viser også til brevet fra sonetrenere i denne saken, og at adm og styret må ta disse argumentene med inn i arbeidet som her fremkommer. Styret nedsetter en gruppe, etter forslag fra regionadministrasjonen, på 5 personer. Personene må representere mangfoldet og geografien i regionen. Gruppen skal vurdere og foreslå 3-5 faste regionale satsingsturneringer i vår region. Gruppen skal vurdere og foreslå ulike utviklingsaktiviteter og tiltak på turneringene. Gruppen skal være i drift innen 1. mai og forslag legges fram for styret innen 1. juli.

7 Sak 41: Reglement og retningslinjer Gjennomgang/Revisjon Styret mener at det er nødvendig med en gjennomgang av reglementene i Region Nord. Det er en del ting som vi kan redigere slik at det blir både bedre og tydeligere for klubbene og lederne. Det er viktig at reglementet er slik at det er lett å forstå, der vi unngår mistolkninger og kan håndheve på en god måte. I tillegg var der gjort vedtak på tinget som må ajourføres i reglementet. Regionsstyret vedtar endringer på følgende punkter: (dette pkt er vedtatt på tinget som nå er à jour i reglementet) endres ikke slik forslag til innstilling. Nytt reglement oppdateres og legges ut. Administrasjonen må kvalitetssikre at satser på påmelding, deltageravgifter, kontingenter med mer er korrekt iht tingvedtaket Sak 42: Beachhåndball regionmesterskap 2011 Her har vi forpliktet oss i plenum på Strategikonferansen i Stavanger Ida sjekker opp med forbundet ang video presentasjonen ang regler med mer, og promoterer dette ut til klubbene som alt treningsform osv. Geir Tore sjekker også opp med Bekkelaget hvordan de har lagt opp deltagelse. Regionsstyret beslutter at det legges frem som sak på klubbledermøtet. Ida ilag med Tron sjekker ut hva som skal til for å få gjort dette arbeidet frem til klubbledermøtet (kontakter andre regioner og forbundet). Tid og sted bestemmes etter dette, samt at et budsjett utarbeides (sponsing, støtte, arenaer osv). Sak 43: Situasjonen i regionen i f t avisoppslag/ytret misnøye/kommunikasjon osv Styret ser det som en forutsetning for realitetsbehandling av denne saken at administrasjonen er til stede under behandlingen. Sett med denne bakgrunn, i tillegg til at styret bør være mest mulig fulltallig, fant styret ikke å realitetsbehandle denne saken i sitt møte mars.

8 Imidlertid foretok Regionsstyret en foreløpig gjennomgang av saken. Personal og org.sjef Per Eirik Magnussen var til stede under (deler av) denne foreløpige gjennomgangen. Styrets foreløpige gjennomgang oppsummeres til: Regionen oversender foreløpig svarbrev til de 8 klubbene som har undertegnet brevet til regionsstyret. Kopi av dette svarbrevet, samt brevet fra de 8 klubbene sendes regionens øvrige klubber til orientering. Det foreløpige svarbrevet gis et innhold som følger: Brevet bekreftes mottatt. Regionsstyret ser det som positivt at regionens klubber engasjerer seg i regionens drift. Regionsstyret finner imidlertid å måtte påtale den form som brevet er skrevet i. Her er det flere karakteristikker som ikke er saksrelevante, samtidig som disse karakteristikkene/formuleringene ikke bidrar til å forbedre en kommunikasjon som av klubbene oppfattes som for dårlig. Brevet er pt ikke realitetsbehandlet, men vil bli realitetsbehandlet ved første anledning. De områder som brevet trekker fram som problemområder, vil sammen med andre faktorer/forhold danne grunnlag for kommende arbeid. 1. Styreleder gis i oppdrag å formulere et svarbrev til de 8 klubbene som har sendt inn brev til styreleder i februar 2011 (ikke datert). Brevet sendes styret og daglig leder til høring før oversending. Kopi sendes til øvrige klubber i RN. 2. Regionsstyret ber administrasjonen utarbeide forslag til en spørreundersøkelse med regionens klubber som målgruppe. Spørreundersøkelsen skal ha regionens aktivitetstilbud, faglighet og service som hovedtema og skal gi regionen grunnlag for videre forbedringsarbeid. Styret ber om at administrasjonen utarbeider slikt forslag med sikte på gjennomføring av undersøkelsen primo april. Foreløpig resultat og tolking av undersøkelsen søkes presentert på klubbledermøtet siste helgen i april. 3. Styreleder tar kontakt med DL for å planlegge fremdrift. Per Erik benyttes som ressursperson i dette arbeidet. Sak 44: Strategi iverksetting og implementering Planen har vært ute til høring og det er kun en klubb som har gitt tilbakemeldinger. Denne tilbakemeldingen er ikke kjent for styret, og dermed ikke tatt hensyn til i vedtaket. Styret har drøftet at det sendes klubber beskjed om at styremøte referater er lagt ut. Styret har også drøftet muligheten for å jobbe tettere sammen med administrasjonen og

9 evnt representanter fra forbundet i viktige saker, for eksempel beachhandball, trener og dommer planer med mer. Styret vedtar strategiplanen. Regionadministrasjonen iverksetter nødvendige tiltak for å nå målene. Sak 45: Eventuelt. 1. Det er innkommet en sak fra Marit Zahl Jonassen, VTF handballgruppen. De søker om økonomisk støtte fra RN for deltagelse i RM, dersom de blir kvalifisert med J14. Prinsipielt avslås slike søknader. Siden ingen fra administrasjonen er tilstede i møte og det ikke er noe mer saksfremlegg til vurdering, synes styret det er vanskelig å beslutte noe her da det fremkommer at det er serieavviklingen som er årsaken til denne situasjonen. Dette har styret ingen formening om. Det fremkommer ikke i søknaden noe eksakt kronebeløp, men kan oppfattes som differansen mellom ,- og ,-. Styret er også usikker på praksis tidligere her, sett ut fra praksis med utgiftsfordeling. 2. Styret etterlyser en rutine på hvordan man bedre kan følge opp saker som er under arbeid, som er besluttet av styret i tidligere møter. 1. Regionsstyret bed administrasjonen gå i dialog med VTF for å sjekke om alle muligheter er sjekket. Kanskje RN kan forhandle noe på vegne av VFT. Saken sluttbehandles i epost korrespondanse med styret og DL etter at uklarheter er sjekket opp (tilbud fra flyplassen, søknadsstørrelse, praksis tidligere, og utgiftsfordelings prinsipp). 2. Regionsstyre foreslår at det man har i rutinen på hvert styremøte, at tidligere styrevedtak sjekkes ut status på. Det ønskes en oversikt hvor saken fremkommer i kortversjon med frist, ansvarlig og status.