Protokoll Regionstyremøte nr. 3/11

Transkript

1 Protokoll Regionstyremøte nr. 3/11 Regionstyremøte nr. 3/11 fredag og lørdag september 2011 på Rica Hell Hotell, Stjørdal. Regionstyret: Olaf Løberg Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Styremedlem Kirsti Fjær Styremedlem Stein Aarøen 1. varamedlem Arild Stav Ansatterepresentant Ole Jørstad Visepresident NHF/FS (fredag) Administrasjonen: Svein Olav Øie Daglig leder Forfall: Noralf Heggem Styremedlem Harald Eidsaa Styremedlem Ingebjørg Svarliaunet 2. varamedlem og ungdomsrepresentant Saksliste SAK Godkjenning av innkalling og dagsorden SAK Protokollgjennomgang SAK Halvårsregnskap 2011 og Tertialregnskap 2/11 SAK Daglig leders rapport SAK Rapportering geografiske ansvarsområder/fs SAK Styrets evaluering av seg selv og daglig leder etter 1 år SAK Organisering av arbeidet med ny Mål- og handlingsplan SAK Godkjenning av regionsanlegg SAK Opplegg for styremøte under EM i Serbia SAK Tolking av regionens kampreglement SAK Søknad om fritak fra verv SAK Nye klubbkontakter SAK Evaluering av møte Side 1

2 SAK Godkjenning av innkalling og dagsorden Regionsleder gjennomgikk innkallinge n og dagsorden for møte. Vedtak sak Innkalling og dagsorden som var utsendt 7/9 godkjennes. SAK Protokollgjennomgang Regionsleder gikk gjennom Regionstyreprotokoll nr 02/11 og AU-protokollene nr 04-05/11. Vedtak sak Regionstyreprotokoll nr.2/11 signeres av styret. AU-protokollene nr 04-05/11 godkjennes og signeres av Arbeidsutvalget når AU-protokoll nr 4 sak blir rettet opp med at Håndballforumet på Røros ble gjennomført på Rica Bergstaden. SAK Halvårsregnskap 2011 og Tertialregnskap 2/11 Daglig leder gikk igjennom Halvårsregnskapet for 2011 og Tertialregnskap 2/11 med mest fokus på tertialregnskapet og kommenterte følgende punkter: Tertialregnskapet viser et pluss i forhold til budsjettet, vi har en betydelig inntektssvikt på grunn av færre påmeldte lag, mindre omsetning på arrangementer og mindre omfang på ballprosjektet. På utgiftsiden har vi brukt mindre enn budsjettet på bl.a. lønnskostnader, halleie/ anleggskostnader og faste kostnader. Utestående fordringer hos våre klubber. Regionens fondsplassering viser at verdien er redusert siden vi gjorde plasseringen. Styret ga sin tilslutning til at man tenker langsiktig i plasseringen, administrasjonen vil følge utviklingen nøye sammen med vår samarbeidspartner Gjensidige. Administrasjonen la frem et estimat for 3 tertial som viser at vi vil få et driftsunderskudd på kr ,- på bakgrunn av følgende utfordringer: Vi har forventet en aktivitetsøkning (spillende lag) på 3 % hvert år, dette har vi ikke klart de to siste sesongene, dette fører til at vi mangler 233 spillende lag pr. dato som utgjør ca ,-. Noe av dette tar vi inn gjennom større aktivitet for mini og 10 års seriene samt gebyrer. Vi klarer ikke å nå målet om å skaffe oss kr ,- i inntekter på sponsorer og arrangementer. Estimatet for 2011 vil være at vi klarer kr ,-. Finansmarkedet er turbulent og vi kan ikke forvente å få en avkastning på 7 % av de 4 millionene vi har plassert i fond. Dette betyr at vi ikke vil tilføre driften kr ,- som det er budsjettert med. Vi har budsjettert med 9,3 millioner i driftskostnader i 3 Tertial og administrasjonen vil iverksette tiltak med å redusere kostnader i de prosjekter som det er mulig å redusere (ned med minst 10 % i snitt ut året). Dette vil gjøre at vi skal kunne styre mot det budsjetterte resultatet på null for Side 2

3 Vedtak sak Halvårsregnskapet 2011 og Tertialregnskap 2/11 tas til etterretning. Styret gir sin tilslutning til at det iverksettes tiltak for å redusere kostnadene med 10 % i snitt og man ber administrasjonen starte arbeidet med å revidere budsjettet for SAK Daglig leders rapport Daglig leder ga en rapportering om hva som har skjedd siden siste styremøte og man var innom følgende temaer: Status på implementering av ny administrasjonsmodell. Ansettelse av Bjørn Marius Rørvik som ny håndballmedarbeider i sone Sør fra 1/ i 100 % stilling. Idrettens Hus, leieavtalen i Trondheim Spektrum utgår 31/ Idrettskretsen som er leitaker jobber nå med å forlenge avtalen med 1-2 år. Regnskap, NHF vil overta alt regnskapsarbeid for regionen fra og med 1. januar 2012, NTIK vil avslutte 2011 regnskapet. Samarbeidsavtaler, vi har laget forslag til samarbeidsavtaler med våre to Postenligalag Byåsen Elite og Levanger HK som vi regner med å underskrive i løpet av kort tid. Mesterskap, NHF har søkt om å arrangere herre mesterskapene EM 2016 og VM Vi ønsker kun å være delarrangør hvis vi får realisert Byhall i Trondheim og at vi får kamper med Norge. Trekte/nye lag, pr. 21/9 har det trekt seg 133 spillende lag og 36 nye lag er kommet til. Tallene er på samme nivå som siste sesong. Daglig leder gikk gjennom hovedpunktene i vår Mål- og handlingsplan for perioden som er; klubbutvikling, dommerutvikling, trenerutdanning, topphåndball, spillerutvikling, økonomi og anlegg for å synligjøre de utfordringer/muligheter vi står overfor frem mot Regionstinget Vedtak sak Rapporten tas til etterretning. SAK Rapportering av status fra Forbundsstyret og geografiske ansvarsområder Visepresident Ole Jørstad avklarte hvilke forventninger Regionstyret har til hans jobb i Forbundsstyret. Deretter oppdaterte han kortfattet styret på følgende aktuelle saker som tilligger han ihht Forbundsstyrets ansvarsmatrise; Internasjonalt arbeid Landslagsarbeidet Dommerarbeidet Klubbutvikling Organisasjonsutvikling Merkevare- og forretningsutvikling I tillegg var han kort innom den generelle arbeidsformen i Forbundsstyret og Arbeidsutvalget. Side 3

4 Regionstyret var meget godt fornøyd med oppdateringen fra Ole og man ønsker at denne formen for informasjonsutveksling videreføres.. Styremedlemmene rapporterte til styret fra sitt geografiske ansvarsområde og Håndballforumet man har deltatt på. Helgeland Stein orienterte fra klubbledermøte i mai og Håndballforum i september. Følgende saker var Stein innom i sin orientering: Ønsker å bruke telefonmøte i stedet for å møtes på Klubbledermøte i november Får meldinger om dårlig organisering av SUM/RUM. RUM på hverdager i Steinkjer på ukedager er lite heldig for deres deltagere, må legges til helg. Nord Trøndelag Kirsti orienterte fra klubbledermøter i mai og Håndballforum i september. Følgende saker var Kirsti innom i sin orientering: Misnøye med seiespill for 10-års lagene i Namdalen, forventer trekning av lag Klubbkontakter føler uklarheter omkring sin rolle når håndballmedarbeideren er ute på oppdrag Kursregistrering er ikke oppdatert, er etterspurt fra klubbene Rørvik har engasjert polsk trener som ønsker oppdrag for regionen Sør Trøndelag Mariann orienterte fra klubbledermøter i mai og Håndballforum i september. Følgende saker var Mariann innom i sin orientering: Det har vært god deltagelse på møtene Misnøye med seiespill for 10-års lagene i Nord Østerdal, forventer trekning av lag Sakslisten for Håndballforumene har ikke vært lagt ut på web Bør vurdere å samle flere Håndballforum på Rica Hell i fremtiden Trondheim Olaf/Gro orienterte fra klubbledermøter i mai og Håndballforum i september. Følgende saker var Olaf/Gro innom i sin orientering: Godt klubbledermøte i mai med stort engasjement rundt endring av seriesystemet Lite deltagelse på Håndballforumet Klubbene meldte at det var god dømming under TrønderEnergi Cupen Trenere som er med sine spillere på talentsamlingene ønsker oppfølging når de er med på samlingene Ønsker en oversikt over hvem gjør hva på kontoret på vår hjemmeside Godkjenning av cupsøknader må komme tidligere Ønsker en strategidebatt på guttehåndball på neste klubbledermøte Arild Stav presenterte et sammendrag fra evalueringsskjemaene fra deltagerne på Håndballforumene, tilbakemeldingene er mye likt det vi fikk inn etter fjorårets forum. Side 4

5 Vedtak sak Orienteringene tas til etterretning. SAK Styrets evaluering av seg selv og daglig leder etter 1 år Nestleder Gro gikk igjennom tilbakemeldingene fra styremedlemmene som er innhentet i forkant gjennom et omfattende spørreskjema. Målet ved evalueringen er å se på styrets arbeid, herunder også styreleder, både generelt og i henhold til de "spilleregler" styret vedtok på Hemnskjela høsten I tillegg evalueres daglig leders samspill med styret. I tilbakemeldingene fra styret har Gro hentet ut følgende hovedfunn: Et styre som fungerer godt ihht mål- og spilleregler, men som har noen utfordringer som må avklares for videre utvikling Stor takhøyde i styret med RESPEKT og ÆRLIGHET Administrasjonens innsats ifm styremøter fungerer meget godt og daglig leder har høy integritet RS-møtene ledes meget godt av styrets respekterte og godt likte leder også han med høy integritet Rollefordeling mellom RS og administrasjonen fungerer ikke godt nok hvem som skal beslutte hva fremstår uklart Det må tydeliggjøres hvem som skal jobbe med hvilke saker Medlemmene er ikke godt nok fornøyd med sin egen innsats i rollen som styremedlem av ulike årsaker Med bakgrunn i hovedfunnene hadde styret en åpen og konstruktiv diskusjon om hva som bør endres i fremtiden. Da ikke hele styret var tilstede på møte, ønsker styret å videreføre diskusjonen på styremøte i november for å bli enig om videre arbeidsform. Vedtak sak Saken videreføres på neste styremøte. SAK Organisering av arbeidet med ny Mål- og handlingsplan Administrasjonen mener at utformingen på planen er god og bør videreføres etter samme lest. NHF s Strategiplan som ble vedtatt på Forbundstinget i 2011 er retningsgivende for vårt daglige arbeid og utformingen av vår plan. Vi må gjøre de prioriteringer og tiltak som vi mener er riktige for regionen, slik at norsk håndball lykkes med Strategiplanen best mulig. Nåværende plan har syv overordnede mål som vi har ekstra fokus på og brukt ekstra ressurser på, dette har vært meget ambisiøst og krevende. Vi bør vurdere å redusere dette antallet noe, slik at vi får enda mer fokus på de områder vi prioriterer i neste tingperiode. Side 5

6 Forslag til fremdriftsplan Regionstyremøte september 2011 tar stilling til hvordan arbeidet skal organiseres. Regionstyremøte november 2011 oppnevner en arbeidsgruppe som består av 1-2 fra Regionstyret, 1 klubbkontakter og 1-2 fra administrasjonen. Fint hvis styret på møte kan gi gruppen innspill på hvilke overordnede mål man ønsker å prioritere. Regionstyremøte januar 2012 får seg forelagt første utkast til ny Mål- og handlingsplan og diskuterer denne på møtet. I etterkant av møte sendes forslaget ut til høring i soneteamene som har en svarfrist til 1. mars. Regionstyremøte mars 2012 legges forslaget frem for styret som vedtar forslaget som legges frem for Regionstinget mai Vedtak sak Forslaget til plan og fremdrift vedtas og administrasjonen legger frem forslag til sammensetning av arbeidsgruppen på styremøte i november. SAK Godkjenning av flerbrukshaller av regional karakter Forutsetninger/planer Norges Håndballforbund har som prioritert mål å ha anlegg i regionene som tilfredsstiller arenakravene til landskamper, E-cup og elitehåndball. I plan for anleggsutvikling i Midt-Norge er det ut fra geografiske og sportslige vurderinger ønsket store flerbrukshaller på flere steder i regionen som skal tilfredsstiller NHF`s arenakrav. Videre ønsker region Midt-Norge å ha arenaer som kan ta de store håndballturneringene for aldersbestemte lag. Bakgrunn I Regionstyremøte nr. 7/10 sak 10083, behandlet styret hvilke anlegg som er aktuelle for å få status som flerbrukshaller av regional karakter (regionsanlegg). Aktuelle anleggene er: Braatthallen, Kristiansund Orklahallen, Orkanger Verket, Røros Trondheim Spektrum, Trondheim Stjørdalshallen, Stjørdal Trønderhallen, Levanger Steinkjer Campus, Steinkjer Håndballregionen har gjennomført flere møter/seminarer med halleierne av de store hallene for bl.a. å følge opp NHF s anleggskrav (se vedlegg). Vurderinger/drøftinger Med bakgrunn gjeldende arenakrav har administrasjonen gjort følgende vurderinger av hvert enkelt anlegg.: Side 6

7 Braatthallen Hallen har i dag en lysstyrke på ca. 800 lux, må oppgradere lysstyrken i hallen til 1200 lux. Orklahallen Hallen har i dag en lysstyrke på ca. 800 lux. Må oppgradere lysstyrken i hallen til 1200 lux. Tilskuerkapasiteten må dokumenteres. Kravet er: 2000 plasser hvorav 1500 sitteplasser. Trondheim Spektrum Gulv nedslitt, mobilt dekke legges ved landskamper og lignende arrangement. Verket, Røros Ble ferdig høsten 2010, alle krav oppfylt. Stjørdalshallen Ferdigstilles i febr. 2012, byggeplan viser at alle arenakrav er oppfylt. Må inspiseres etter ferdigstillelse. Trønderhallen Ble ferdig febr. 2011, alle krav oppfylt. Steinkjerhallen Hallen har i dag en lysstyrke på ca lux, lyset må oppgradere til 1200 lux. Egen VIP-inngang mangler pr. i dag, men vil bli ordnet i forbindelse med ferdigstillelse av ny friidrettshall som åpnes i oktober Vedtak sak Følgende haller i Håndballregion Midt-Norge tilfredsstiller Norges Håndballforbunds krav til landskamper, E-cup og elitehåndball og godkjennes: Verket, Røros Trondheim Spektrum, Trondheim Stjørdalshallen, Stjørdal Trønderhallen, Levanger De øvrige hallene har fortsatt mindre mangler i forhold til NHF s arenakrav, deres status vil bli behandlet når de oppfyller arenakravene. SAK Opplegg for styremøte under EM i Serbia Administrasjonen/AU foreslår følgende opplegg for styremøte som er planlagt under finalehelgen i EM for menn senior i Beograd: Avreise ettermiddagen torsdag 26/1 og retur seint på mandag kveld til Trondheim, semifinaler spilles på fredag og finaler på søndag. Det legges opp til at vi benytter fredag formiddag og lørdag til styremøte. Det forventes at styremedlemmene bidrar med å benytte fridager, slik at det ikke må benyttes tapt arbeidsfortjeneste for å gjennomføre opplegget. Side 7

8 Vedtak sak Styret vedtok at møte gjennomføres som foreslått. SAK Tolking av regionens kampreglement Kirsti melder at klubber reagerer på at det sportslige tilbudet for 16 års serien etter jul, ikke er slik det var forventet og beskrevet i retningslinjene og på klubbledermøtene. Styret hadde en diskusjon på problemstillingen og man ser helt klart at man har noen utfordringer for å få et nytt seriesystem til å fungere. Styret understreker viktigheten i at vi følger det reglementet som klubbene er kjent med når man har meldte seg på årets seriespill.. Vedtak sak Administrasjonen utarbeider en skisse for hvordan divisjonene/puljene settes sammen i andre del av sesongen iht det reglementet som er bekjentgjort før påmelding til sesongen 2011/12. SAK Søknad om fritak fra verv Varamedlem til Regionstyret, Ingebjørg Svarliaunet søker om fritak fra vervet for sesongen 2011/12 på grunn av fødsel. Vedtak sak Søknaden godkjennes. SAK Nye klubbkontakter Klubbkontakt for område Orkdal/Hitra/Frøya, Rune Karlsen har bedt om avløsning. Administrasjonen foreslår at Ingrid Kristiansen overtar som klubbkontakt. Vedtak sak Ingrid Kristiansen, Frøya IL oppnevnes som ny klubbkontakt for Orkdal/Hitra/Frøya fra d.d. Området Namdalen har manglet klubbkontakt, Sissel Sørhøy fra Terråk oppnevnes som klubbkontakt for Namdalen. SAK Evaluering av møte Regionsleder tok en evaluering av møte og følgende kom frem: Mange gode diskusjoner, høyt under taket Flott sosialt opplegg med besøk hos Ole Meget bra evaluering fra Gro God og informativ oppdatering fra Forbundsstyret/AU Bli flinkere til å ikke avbryte hverandre i diskusjonene Krevende å være møteleder Ønsker mer effektive møter Side 8

9 Tidsplanen holdt ikke, men nødvendig å bruke mer tid enn planlagt Arbeidsutvalgsmøte nr 07/11 avholdes på regionskontoret tirsdag 18. oktober Regionstyremøte nr 04/11 avholdes på Rica Nidelven Hotel fredag/lørdag november Side 9