Regionstyreprotokoll nr. 7/10

Transkript

1 Regionstyreprotokoll nr. 7/10 Regionstyremøte nr. 7/10, fredag søndag september 2010 Hemnskjel Feriesenter, Snillfjord. Regionstyret: Olaf Løberg Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Styremedlem Kirsti Fjær Styremedlem Noralf Heggem Styremedlem Harald Eidsaa Styremedlem Stein Aarøen 1. varamedlem Ingebjørg Svarliaunet 2. varamedlem og ungdomsrepresentant Arild Stav Ansatterepresentant Fra admin.: Svein Olav Øie Daglig leder Ove Grubba Seksjonsleder Bente Restad Protokollfører Saksliste SAK GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN SAK PROTOKOLLGJENNOMGANG SAK REGNSKAPSGJENNOMGANG SAK DAGLIG LEDERS RAPPORT SAK SAMSPILL, INSTRUKS FOR RS/AU-MØTER OG ORGANISASJONSNORMER SAK ERFARINGER FRA HÅNDBALLFORUMENE SAK OPPNEVNING AV KLUBBKONTAKTER SAK STYREPLAN SAK MAL PÅ RAPPORTERING FRA SONETEAM OG KLUBBMØTER SAK HVORDAN RAPPORTERE OPPFØLGINGEN AV MÅL- OG HANDLINGSPLANEN? SAK ANLEGGSUTVIKLING, REGIONSANLEGG OG BYHALL I TRONDHEIM SAK VETERAN NM 2010 SAK EVALUERING AV MØTE Side 1

2 SAK GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Regionsleder gjennomgikk innkallingen og dagsorden for møte. Vedtak sak Innkalling og dagsorden som var utsendt 26/8 ble godkjent. SAK PROTOKOLLGJENNOMGANG Regionsleder gjennomgikk Regionstyreprotokoll nr 06/10 og AU-protokoll nr 04/10. Vedtak sak Regionstyreprotokoll nr. 6/10 ble godkjent og signert av styret. AU-protokoll nr 4/10 ble godkjent og signert av Arbeidsutvalget etter korrigering med at også Noralf Heggem deltok i tlf. møte under behandling av SAK Håndballforum. SAK REGNSKAPSGJENNOMGANG Daglig leder gjennomgikk Halvårsregnskap 2010 og Tertialregnskap 2/2010. Følgende ble gjennomgått: Resultatregnskap 2. tertial Avvik i forhold til budsjett Fondsplassering Gamle fordringer Finansiering av Håndballmedarbeidere 2011/2012 Det styres mot et overskudd på kr ,- Vedtak sak Halvårsregnskapet og tertialregnskap 2/2010 ble tatt til etterretning og styret ønsker at man viderefører malen for regnskapsgjennomgang på styremøtene. SAK DAGLIG LEDERS RAPPORT Daglig leder ga en rapport om hva som har skjedd siden siste styremøte i henhold til mal benyttet i siste tingperiode. Denne malen vil for senere møter samordnes med oppfølging av Mål- og Handlingsplan. Det har vært gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte og man har jobbet frem en ny administrasjonsmodell som implementeres 1. oktober Side 2

3 Ny administrasjonsmodell Under vises ny administrasjonsmodell for regionen, i tilleggg ble det lagt frem en ansvarsfordeling mellom Roar Aksdal og Svein Olav Øie. Det er ansatt 2 nye Håndballmedarbeidere som har ansvar for å følge opp og klubbene i sine ansvarsområder. Ola Rindal - Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal Odd R. Dullum - Helgeland og Nord-Trøndelag Påmeldinger til serien 2010/11 Det er også i år en god økning i påmeldte til seriene i regionen lag i år mot 1583 lag i sesongen 2009/10. Gjensidige Cup 2010 Gjensidige Cup 2010 er gjennomført. Færre påmeldte lag denne gangen og miniturneringenn ble avlyst pga få påmeldte lag. Evalueres for neste sesong i forhold til tidspunkt og eventuell desentralisering/flere mindre turneringer rundt om i regionen. Håndballforum Administrasjonen har hatt planleggings- og gjennomføringsansvar for fem Håndballforum i august og september. Topphåndball og trenerutdanning Topphåndballprosjektet følges opp kontinuerlig. Det har vært høy trenerutdanningsaktivitet i sommer med trener 1, 2-kurs, ungdomstrenerseminar og utdanning av Teknisk Handball Coach. Side 3

4 Dommersituasjonen i positiv utvikling Dommermøter med gjennomgang av regelendringene er gjennomført på 18 steder med ca 500 deltakere, fordelt med 2/3 dommere og 1/3 trenere/lagledere/ledere. Dommersamling for divisjonsdommere (38 deltakere) ble gjennomført aug under Gjensidige Cup. Regionen deltok med fire par deltok i Skjærgårdslekene, hvoretter paret Malin Døsvik og Ida Finseth ble inkludert i den såkalte trainee-gruppa på nasjonalt aktivitetsnivå. Det er generelt høy utdanningsaktivitet i høst. Spillerutvikling Fem årganger og ca 1750 spillere er i gang i våre spillerutviklingsmiljø, sone utviklingsmiljø, regionalt utviklingsmiljø og regionalt landslagsmiljø. Klubbutvikling Det har vært bedre respons fra klubbene enn i forrige periode, men fortsatt har vi kapasitet til mer. Vedtak sak Rapporten ble tatt til etterretning. SAK SAMSPILL, INSTRUKS FOR RS/AU OG ORGANISASJONSNORMER Styremedlemmets rolle i forhold til administrasjonen ble diskutert. Det ble gjort en avlaring på hvem som svarer på konkrete henvendelser fra enkeltpersoner og media. AU har også laget et forslag til oganisasjonsnormer for tingperioden som regionstyre gjennomgikk. Det ble også diskutert om regionens forbundsstyrerepresetant skal inviteres til styremøtene. Organiasjonsnormene Skal signeres av alle på organisasjonskartet samt tillitsvalgte, dette gjelder også alle som er valgt på tinget og i ulike komiteer. Administrasjonen har ansvar for at alle involverte er informert om normene og signert av alle ansatte, og styret har samme ansvar for tillitsvalgte. Instruks for møter i Regionstyret- (RS) og Arbeidsutvalget (AU) Instruksens målsetting er å sørge for at det enkelte styremedlem, daglig leder, samt andre involverte parter på styrenivå, arbeider samstemt. Alt i forhold til Regionstyrets aktiviteter og organisasjonens Mål og Handlingsplan for perioden. Side 4

5 Kjøreregler Nestleder hadde et innlegg på samspill, form og forventninger i styrearbeidet. Etter gruppearbeid og en felles gjennomgang ønsker styret at følgende skal prege arbeidet i styret: Tydelighet Ansvarlighet Ærlighet Respekt Engasjement Vedtak sak Forslaget til Organisasjonsnormer ble vedtatt med nevnte ansvarsområder - gjeldene fra d.d. Forslaget til instruks for styre- og AU møtene ble vedtatt. Styret vedtok at Region Midt-Norges forbundsstyremedlem inviteres til regionens styremøter og har talerett, vedkommende inviteres på neste AU-møte for avklaring av rolle og forventninger. SAK ERFARINGER FRA HÅNDBALLFORUMENE Administrasjonen har gått igjennom evalueringene som deltagerne på forumene har levert. Hvert styremedlem som har vært ute på forumet i sitt område delte sine erfaringer med styret. Administrasjon la frem forslag til hvordan vi kan organisere Håndballforumene neste høst. Håndballforum 2010 Ble arrangert på fem steder fordelt på fire helger i perioden 21.aug 12.september, Administrasjonen planla og gjennomførte alle fem etter felles mal. Styret anbefaler at man i tingperioden forholder seg til vedtaket om fem soner og fem Håndballforum. Forumene flyttes til ulike steder i de fleste områder fra år til år: Møre og Romsdal - Kristiansund, Ålesund, Molde Sør-Trøndelag og Trondheim - Trondheim, Røros, Orkanger Nord-Trøndelag - Stiklestad, Verdal, Steinkjer Styret anbefaler at man opprettholder årets ramme og arrangerer forumet i løpet av lørdag og søndag med overnatting. Styret anbefaler at man opprettholder intensjonen om at Håndballforum skal være et kick-off foran en ny sesong, og derfor legges til tiden august/september Forumene skal være siste mulighet til terminlisteendringer Side 5

6 Innhold/metode: Årets metode for sammensetning av agenda videreføres, hvor det legges til grunn en blanding av teori, tips og nyheter, informasjon, foredrag, workshop s, gruppearbeid og visuelle presentasjoner, i hovedsak presentert av interne krefter med unntak av en ekstern foredragsholder. Terminlistegjennomgangen blir i fremtiden en mindre del av agendaen, og vurderes håndtert på annen måte. I stedet kan det f eks settes inn fysisk aktivitet i form av konkurranser og aktiviteter utendørs. Vedtak sak Evalueringen ble tatt til etterretning og styret ga overnevnte føringer for fremtidig organisering. SAK OPPNEVNING AV KLUBBKONTAKTER Det er meget viktig at vi får med oss de riktige og engasjerte klubbkontaktene for at vi skal kunne lykkes med våre målsettinger. Administrasjonen har koordinert innspill til styremedlemmene på aktuelle kandidater i områdene, og ansvarlig styremedlem foreslår følgende klubbkontakter: Sone Helgeland Mosjøen - Øystein Edvardsen, Rana * Sone Nord Trøndelag Namsos - Ledig * Verdal - Svein Aunøien, Sparbu Stjørdal; Gunnar Thule Nervik, Stjørdals Blink Sone Trondheim Håndballforum i Trondheim bestemte at man kun skal ha en møtearena, men to klubbkontakter. Håvard Flasnes, Heimdal Ledig * Sone Sør Trøndelag Fosen - Berit Berget, Lysøysund Orkanger - Rune Karlsen, Orkanger Røros - John Anders Kokkvoll, Røros Sone Møre og Romsdal Molde - Tone W. Pedersen, Åndalsnes, Ålesund/Ulsteinvik - Anita Seth, Aksla Side 6

7 Agenda for klubbledermøte Administrasjonen la frem forslag til innhold for de tre årlige møtene. Vedtak sak Styremedlemmenes forslag til klubbkontakter ble oppnevnt for tingperioden. AU oppnevner klubbkontaktene i Mosjøen, Namsos og den andre klubbkontakten i Trondheim (* ). Administrasjonens forslag til innhold til møtene brukes som mal. SAK STYREPLAN Administrasjonen har utarbeidet et forslag til hvilke saker som skal behandles på de forskjellige styremøtene frem til sommeren 2011 i tillegg til de fast styresakene som man har med på hvert møte. Vedtak sak Styreplanen tas til etterretning. SAK MAL PÅ RAPPORTERING FRA SONETEAM OG KLUBBMØTER Mariann Berg presenterte et utkast til rapporteringsmal. Etter å ha drøftet denne besluttet styret at rapportering fra soneteam til det enkelte styremedlem bør følge samme mal som den daglige leder bruker i sin rapport til regionstyret (se sak 10082) på de områder der soneteamet arbeider. Vi får derved følgende roller og rapporteringslinjer: Soneteamet rapporterer på denne måten status for mål og handlingsplan, samt ulike aktiviteter til sin styrerepresentant i området. Soneteammøte er møteplassen for soneteamet, håndballmedarbeider og klubbkontakt. Regionstyrerepresentant deltar kun når det er behov for det. Klubbledermøte ledes av oppnevnte klubbkontakt. Håndballmedarbeider i området skal delta på alle møter. Regionstyrerepresentant er som hovedregel til stede. Styremedlemmenes rapport på styremøtene inneholder: Positiv utvikling og eventuelle avvik iht. mål- og handlingsplanen Kort referat fra klubbledermøte, herunder antall deltagende klubber Politiske initiativ på anleggssektoren Medieoppslag (vesentlig omtale) Arrangementer i området Vedtak sak Rolleavklaringer, rapporteringsmal og rapporteringslinjer tatt til etterretning. Side 7

8 SAK HVORDAN RAPPORTERE OPPFØLGINGEN AV MÅL- OG HANDLINGSPLAN Regionsleder og Daglig leder gjennomgikk forslag til hvordan man ønsker å følge opp arbeidet med regionens Mål og handlingsplan. Rapporteringen tas f.o.m. neste styremøte inn under rapport fra Daglig leder. Vedtak sak Den foreslåtte malen er tatt til etterretning. SAK ANLEGGSUTVIKLING, REGIONSANLEGG OG BYHALL I TRONDHEIM Daglig leder ga en status for anleggsprosjektet, samt gjennomgikk forslag til revidert liste for regionsanlegg. Regionsanlegg 2010/11 NHF ønsker at det gjennomføres en godkjenning av anlegg som skal klassifiseres som regionsanlegg, dvs. tilfredsstiller kravene til NHF for å kunne benyttes til landskamper og elitehåndball. Regionen vil prioritere å benytte disse hallene ved større regionale arrangementer, og derigjennom bygge opp lokal arrangementskompetanse. Regionens anleggskonsulent Ola Kvaale har utarbeidet en konkret oversikt for hva som må utbedres før anlegget blir godkjent. Aktuelle for status som regionsanlegg: Braathallen, Kristiansund Orklahallen, Orkanger Røroshallen, Røros (ferdig november 2010) Trondheim Spektrum, Trondheim Stjørdalshallen, Stjørdal (ferdig september 2011) Trønderhallen, Levanger (ferdig januar 2011) Steinkjer Campus, Steinkjer Byhall i Trondheim I forbindelse med at Region Midt-Norge er aktuelle som arrangør av VM for menn senior i 2015 hvis Norge blir tildelt mesterskapet, trenger regionen et nytt og moderne anlegg. Regionstyreleder og Daglig leder orienterte fra møte med Trondheim Kommune 21.september 2010 om mulighetene for en Byhall i Trondheim. Vedtak sak Orienteringen tatt til etterretning og administrasjonen lager en plan for videreføring av anleggsprosjektet. De foreslåtte hallene får status som Regionsanlegg når de oppfyller NHFs arenakrav. Side 8

9 SAK VETERAN NM 2010 Regionen skal arrangere NM for Veteraner i Trondheim 29-31/10 med 205 lag, og leder av organisasjonskomiteen Gro Eide og prosjektleder Ove Grubba ga en status for arrangementet som har et budsjett på ca. kr 6 mill. Organisasjonskomiteen melder å være i rute med arbeidet for å gjennomføre et vellykket NM og man har følgende visjon, målsettinger og ønsket etterlatt inntrykk for arrangementet: Visjonen Beste Veteran NM i landet Målsettinger/Suksesskriterier Utnytte ressurspersoner og erfaringer fra tidligere håndballarrangement Fornøyde gjester Topp kvalitet på gjennomføring Godt kampoppsett Mange og gode sosiale tiltak Godt økonomisk resultat Gjøre det attraktivt å være med i org. komiteen og være frivillig Skape en solid base med ressurser for fremtidige arrangement God evaluering av arrangementet Ønsket etterlatt inntrykk Et så godt arrangement både på og utenfor banen at vi har kjempelyst til komme tilbake til Trondheim igjen! Vedtak sak Orienteringen tas til etterretning. SAK EVALUERING AV MØTE Regionsleder tok en evalueringsrunde blant deltagerne og følgende kom frem: Bra med rolleavklaringer for styremedlemmene, og god tid til å forankre organisasjonsnormene Veldig god kjemi i styret med god takhøyde Inkluderende gruppe Tydelige beslutninger Veldig godt engasjement Humor God møteledelse Takk til administrasjonen for godt opplegg og gjennomføring av møte Arbeidsutvalgsmøte nr 5/10 avholdes i Trondheim torsdag 14. oktober Side 9

10 Regionstyremøte nr 8/10 avholdes på Røros fredag 19. og lørdag 20. november Olaf Løberg Gro Eide Mariann Berg Kirsti Fjær Harald Eidsaa Noralf Heggem Stein Aarøen Ingebjørg Svarliaunet Arild Stav Side 10