Protokoll Regionstyremøte nr. 4/11

Transkript

1 Protokoll Regionstyremøte nr. 4/11 Regionstyremøte nr. 4/11 fredag og lørdag november 2011 på Rica Nidelven Hotell, Trondheim. Regionstyret: Olaf Løberg Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Noralf Heggem Kirsti Fjær Harald Eidsaa Stein Aarøen 1. varamedlem Arild Stav Ansatterepresentant Ole Jørstad Visepresident NHF/FS (fredag) Fra admin.: Svein Olav Øie Daglig leder Roar Aksdal Seksjonsleder (sak 11099) Fritatt: Ingebjørg Svarliaunet 2. varamedlem og ungdomsrepresentant Saksliste SAK Godkjenning av innkalling og dagsorden SAK Protokollgjennomgang SAK Daglig leders rapport SAK Rapportering geografiske ansvarsområder/fs SAK Styrets egenevaluering Oppsummering fra siste RS-møte SAK Beramme og innkalle til Regionstinget 2012 SAK Oppnevning av arbeidsgruppe Ny mål- og handlingsplan SAK Fremdriftsplan for Valgkomiteens arbeid SAK Serieperiode 2 og sluttspillet 2011/12 SAK Bytte av klubbkontakt SAK Anke fra Sverresborg SAK Evaluering av møte Side 1

2 SAK Godkjenning av innkalling og dagsorden Regionsleder gjennomgikk innkallingen og dagsorden for møte. Vedtak sak Innkalling og dagsorden som var utsendt 3/11 godkjennes. SAK Protokollgjennomgang Regionsleder gjennomgikk Regionstyreprotokoll nr 03/11 og AU-protokoll nr 06/11. Vedtak sak Regionstyreprotokoll nr.3/11 signeres av styret. AU-protokoll nr 06/11 godkjennes og signeres av Arbeidsutvalget. SAK Daglig leders rapport Daglig leder ga en rapportering om hva som har skjedd siden siste styremøte og man var innom følgende temaer: Idrettens Hus i Trondheim Spektrum, idrettskretsen har forlenget leiekontrakten med huseier frem til 31/ med oppsjon på forlengelse. Personalseminar, administrasjonen gjennomfører oppfølgingsmøte 16/11 Samarbeid med fotball, administrasjonene vil gjennomføre møte 15/11 for å koordinere aktiviteten for våren og sommeren Gjennomgang av programmet for klubbkontaktmøte Orienterte om tiltak for å få 2011 regnskapet i balanse Forvaltningen av regionens fond Rekontroliste for utestående hos våre klubber ble gjennomgått Status på dispensasjonssøknader Markedsarbeidet, oppfølging av eksisterende avtaler og nye potesielle samarbeidspartnere. Sponsorturer til VM i Brasil og EM i Serbia. Trener- og dommerutdanningen, gjennomgang av status Status på topphåndballprosjektet Vedtak sak Rapporten tas til etterretning. SAK Rapportering av status fra Forbundsstyret og geografiske ansvarsområder Visepresident Ole Jørstad oppdaterte styret på følgende aktuelle saker som tilligger han ihht Forbundsstyrets ansvarsmatrise; Organisasjonsutvikling Arbeidsutvalget Internasjonalt arbeid Landslagsarbeidet Dommerarbeid Klubbutvikling Merkevare og forretningsutvikling Regionstyret var meget godt fornøyd med oppdateringen fra Ole. Side 2

3 mene rapporterte til styret fra sitt geografiske ansvarsområde: Helgeland Følgende saker var Stein innom i sin orientering: Positivt at man etter avisoppslag fikk ordnet det slik at Granehallen kan brukes til hjemmekamper DT1-kurs gjennomført i Mosjøen/Brønnøysund RUM på hverdager i Steinkjer på ukedager er lite heldig, administrasjonen oppfordres til å se på hva som kan gjøres i fremtiden Miljøsamling med tema barnehåndball er gjennomført, dommerne var ikke fornøyd med opplegget på samlingen Sandnessjøen har hatt T2-kurs og er meget godt fornøyd Anleggssituasjonen i Mo er meget vanskelig Nord Trøndelag Følgende saker var Kirsti innom i sin orientering: Jobbes godt med kurs på Innhered Nytt seriesystem har gitt en del utfordringer Deltatt på anleggsmøte i Namdalen sammen med NTIK Campus Steinkjer begynner å bli ferdig og det ser ut til å bli et flott anlegg Sør Trøndelag Følgende saker var Mariann innom i sin orientering: Lite dommere på Fosen Ny klubbkontakt i Orkdal er godt i gang med jobben Det jobbes med et samarbeide klubbene imellom i området, for å få til en spisset satsing på J 16 og G 16-nivå, med mål om deltakelse i Bringserien. Orienterte om FRAM-prosjektet hun deltar på Trondheim Følgende saker var Olaf innom i sin orientering: Klubbmøte med tema guttehåndball er gjennomført med ca 20 deltagere, det ble nedsatt en arbeidsgruppe som vil komme med en tilbakemelding fra møte Positive tilbakemeldinger på samarbeidet med fotball for å unngå aktivitetskollisjoner Positive signaler fra politikkerne i Trondheim om realiseringen av en Byhall STIK har invitert særidrettene til et møte for å se på hvordan man kan tiltrekke seg mesterskap og større arrangementer, nestleder og daglig leder deltar fra regionen på møte 14/11 Nordmøre og Romsdal Følgende saker var Noralf innom i sin orientering: Gikk igjennom utviklingsaktivitetene som er gjennomført Deltatt på aktiviteter i regi av idrettskretsen 50-års jubileum i Molde Side 3

4 Sunnmøre Følgende saker var Harald innom i sin orientering: Godt Håndballforum ble gjennomført i Kristiansund, men det kunne gjerne vært flere deltagere Spjelkavikhallen har brent ned og man diskutere nå hvordan den skal bygges opp igjen, vanskelig anleggsituasjon i Ålesund Mange spillerutviklingstiltak er gjennomført Vedtak sak Orienteringene tas til etterretning. SAK Styrets evaluering av seg selv og daglig leder etter 1 år Nestleder Gro vil oppsummere debatten fra siste styremøte. I videreføringen av diskusjonen fra styremøte i september, tok hun utgangspunkt i svarene fra styret om hovedfunnene og hva som fungerer godt / hva som ikke fungerer godt nok for styret. I debatten kom det frem følgende: Hovedutfordring: - Rolleavklaring o RS Adm o RS AU - Regelstyring vs verdistyring Roller = BEVISSTHET - Komplementære medlemmer - Geografisk representasjon - Påvirke utviklingen av norsk håndball - Ansattes representant - Tilgjengelig AU - Erfaring innen idretten - Sørge for organisasjonens ve og vel - Styreinstruks, Olaf ser på denne - Faglig kompetanse strategisk - Representere klubbene strategisk i styret Stikkord fra diskusjonen - Utfordringer i regionen? - Hvordan behandle mål- og handlingsplan ? - Antall møter? Innhold? Telefonmøter? - Tolking av strategiske retningslinjer? - VELDIG BRA KOLLEGIUM - VI ER ALLE ANSVARLIGE - Ulike forventninger? o Hva motiverer den enkelte? o Styreinstruks revideres? - AU overtar for RS? o Involveringsgrad? - Bedriftsstyre? o Ombudsmannsrolle blant medlemmene? Side 4

5 Vedtak sak Det blir viktig å ta med seg disse innspillene i planleggingen og organiseringen i neste tingperiode. Regionsleder vil se på bestemmelsen om styrets oppgaver i NHF Midt-Norges lovverk og komme med forslag til endringer. SAK Beramme og innkalle til Regionstinget 2012 Administrasjonen har utarbeidet et forslag til innkalling til Regionstinget 2012 som inneholder representasjon, forslagsfrist, sted, dato og tidsramme for tinget. Vedtak sak Regionstinget 2012 avholdes på Rica Nidelven Hotell i Trondheim 12 og 13. mai med start på lørdag kl. 15:00 og avslutning på søndag kl. 13:00. Forslagsfristen er satt til 15. mars 2012 for klubbene. Innkallingen vil bli utsendt medio januar og representasjonen fra områdene vil være antall spillende lag pr. 1/ SAK Oppnevning av arbeidsgruppe Ny mål- og handlingsplan Styret skal oppnevne en prosjektgruppe som skal utarbeide et forslag til ny Mål- og handlingsplan for perioden som skal behandles på Regionstinget våren Mandat Gruppen bør arbeide i to faser. Første fase blir å utarbeide et grovforslag til styremøtet i januar Gruppen forelegger forslaget for styret som gir sine tilbakemeldinger. Andre fase vil være å sluttarbeide produktet med bakgrunn i de tilbakemeldinger en har fått, henstiller gruppen til å formulere seg slik at mest mulig kan måles ved evaluering (bruke malen fra nåværende plan). Gruppen skal legge frem for styret et ferdig forslag til Mål og handlingsplan som styret tar stilling til på møtet 23. mars Arbeidsgruppe Administrasjonen foreslår følgende arbeidsgruppe: Fra Regionstyret: Mariann og Noralf Klubbkontakt: Ingrid Kristiansen Administrasjonen: Svein Olav og Roar Vedtak sak Forslag til mandat og arbeidsgruppe vedtas. SAK Fremdriftsplan for Valgkomiteens arbeid Leder i valgkomiteen Tone A. Helde presenterte komiteens fremdriftsplan frem til Regionstinget Vedtak sak Orienteringen tas til etterretning Side 5

6 SAK Serieperiode 2 og sluttspillet 2011/12 Seksjonsleder Roar Aksdal presenterte administrasjonens forslag til gjennomføring av serieperiode 2, samt forslag på arrangører av sluttspillene. Sluttspillet 2011/12 arrangeres april 2012 Administrasjonen foreslår følgende plassering: J/G 14 år Røros Verket Legges til Røros igjen, da klubber har forespurt om dette. Meget bra siste år trenger et arrangement til for å kjøre sammen arrangements-alliansen. Godt økonomisk resultat Motiverende for området God ovenattingskapasitet bruk av Rica barter-rom J/G 16 og 18 år Nye Stjørdalshallen Ny storhall i regionen etablerer arrangør-allianse (nytt for området). Første regionsarrangement God overnattingskapasitet Rica barter til dommere Vedtak sak Etter innspill fra styret ble administrasjonens forslag til modellen for hvordan gjennomføringen av serieperiode 2 vedtatt. Sluttspillene 2011/12 arrangeres på følgende steder: J/G 14 år på Verket Røros og J/G år i Nye Stjørdalshallen. SAK Ny klubbkontakt Klubbkontakten i Helgeland Øystein Edvardsen har bedt om avløsning og administrasjonen foreslår at Bård Svendsen Mosjøen HK overtar som ny klubbkontakt i Helgeland. Vedtak sak Bård Svendsen Mosjøen HK oppnevnes som ny klubbkontakt i Helgeland fra d.d. SAK Anke fra Sverresborg Sverresborg har søkt om sammensatt lag i G14 og G16 fra Sverresborg/Nidelv (omfatter G98, 97 og 96). Søknaden er avslått av administrasjonen med følgende begrunnelse: Da Nidelv ikke har noen G16 spillere i klubben (i følge opplysninger fra klubben) i sesongen 2011/12, er det ikke noe grunnlag for et sammensatt lag med Sverresborg/Nidelv. Sverresborg har ett G16 lag og de har spillere som er siste års G14 spillere (2 lag) som kan hospitere på G16 ved behov. Intensjon med samarbeidslag skal være til spillere som ikke har et annet tilbud. Sverresborg har anket det administrative vedtaket om avslag til Regionstyret. Regionsleder fratrådte møte under behandlingen denne saken. Vedtak sak Administrasjonens avslag på søknaden opprettholdes. Side 6

7 SAK Evaluering av møte Regionsleder tok en evaluering av møte og følgende kom frem: Godt møte med friske diskusjoner og kreative løsninger Stort engasjement og mot til å være ærlige Fin diskusjon rundt rolleavklaringer God prosess på styreevalueringen og en fin bevisstgjøring Leder kunne vært tydligere og avsluttet diskusjonene tidligere Ikke bra at vi kommer i tidsnød Arbeidsutvalgsmøte nr 08/11 (01/12) avholdes på regionskontoret onsdag 4. januar Regionstyremøte nr 01/12 avholdes i Beograd (EM for menn) lørdag 28. januar Olaf Løberg Gro Eide Mariann Berg Kirsti Fjær Harald Eidsaa Noralf Heggem Stein Aarøen Arild Stav Side 7