Arbeidsdokument 3/15 hadde hovudfokus på å vise den økonomiske statusen for fylkeskommunen før framlegg til kommuneproposisjonen:

Transkript

1 Side 1 av 15 Fylkesrådmannen Finansutvalet Fylkeshuset 6. mai, kl Sakshandsamar: Eli Nes Killingrød E-post: eli.nes.killingrod@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 15/259-7 Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Økonomiplan ; Arbeidsdokument 4/15 1 GODKJENNING AV MØTEBOKA FOR Møteboka følgjer arbeidsdokumentet som vedlegg 1. Tilråding Møteboka for vert godkjent slik den ligg føre i vedlegg 1. 2 ØKONOMISK STATUS FØR KOMMUNEPROPOSISJONEN 2.1 Ubalanse i økonomiske rammer Arbeidsdokument 3/15 hadde hovudfokus på å vise den økonomiske statusen for fylkeskommunen før framlegg til kommuneproposisjonen: Ubalanse etter a.dok 2 0,0 0,0 0,0 0,0 Vurderingar i a.dok 3: Reversering av saldering bud 2015/økonomiplan 2016 (17-18) -4,0 172,5 190,2 Rullering av økonomiplanen 262,2 Endring i kapitalutgifter som følgje av endring i investeringsprogram 1,2 2,2 1,4-2,0 Vidareføring av kortsiktige innsparingstiltak frå 2016: Forvaltning -10,6-10,6-11,6 Opplæring -5,4-5,3-5,4 Tannhelse -3,0-3,0-3,0 Plan og næring -5,0-5,0-5,0 Kultur -1,3-1,3-1,3 Justering av sektorrammer som følgje av rekneskapsresultat 2014: Opplæring -6,3-6,3-6,3-6,3 Samferdsle: Auka kostnader knytt til omlegging av differensiert AGA 2,4 2,4 2,4 2,4 Samferdsle: Sognebåten - innsparing knytt til endring i materiell -1,4-4,8-4,8-4,8 Ubalanse etter a.dok 3-8,1 140,7 157,8 225,2 Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

2 Side 2 av 15 Hovudgrunnen til at fylkeskommunen har fått så store salderingsutfordringar ligg i det nye inntektssystemet. Som følgje av dette fekk vi ein reduksjon i det årlege rammetilskotet på 278,5 mill. kr. Det er etablert ei overgangsordning på 5 år for innarbeiding av endringane. Det er også lagt inn ein tapskompensasjon som reduserer den faktiske nedgangen med 54 mill. kr årleg. Justert for tildelt tapskompensasjon får vi no ein nettoreduksjon i rammetilskotet på 1,6 mill. kr i 2015, aukande til 224,5 mill. kr ved fullt utslag i 2019 slik: Mill. kr B-2015 B-2016 B-2017 B-2018 B-2019 Nytt inntektssystem endring -278,5-278,5-278,5-278,5-278,5 Overgangsordning kompensasjon 222,8 167,1 111,4 55,7 0,0 Tapskompensasjon 54,0 54,0 54,0 54,0 54,0 Netto inntektsreduksjon som følgje av nytt inntektssystem -1,6-57,4-113,1-168,8-224,5 Denne endringa er innarbeidd i salderingsutfordringa over. Det er no i gang eit arbeid der vi vil prøve å få gjennomslag for ytterlegare «drahjelp» frå Stortinget. Dersom vi får ein årleg auke i tapskompensasjonen (fram til og med 2019) tilsvarande det vi fekk ekstra i 2015 som følgje av siste påplussing på 60 mill. kr, vil vårt samla tap gå ned frå 224,5 til 134,5 mill. kr (2019). Behovet for å finne langsiktige utgiftsreduserande tiltak vil i så fall bli redusert med 90 mill. kr Kommuneproposisjonen, ev. statsbudsjettet for 2016, vil gje svar på om vi lukkast i dette arbeidet. 2.2 Strategiar for å skape økonomisk balanse på kort og mellomlang sikt Finansutvalet vedtok som ein del av arbeidsdokument 3/15 at følgjande strategiar er aktuelle å vurdere for å få balanse i økonomien på kort og mellomlang sikt: 1. Halde fram påverknadsarbeidet for å betre eksterne rammeføresetnader 2. Arbeide for å redusere kapitalutgiftene gjennom auka lokale inntekter 3. Gjennomføre netto utgiftsreduserande tiltak på sektornivå (all fylkeskommunal drift) 4. Bruke fondsmidlar til å få balanse på kort sikt 5. Vidareføre kortsiktige tiltak på sektornivå til desse kan erstattast av langsiktige tiltak. Om vi ikkje får økonomisk balanse gjennom desse strategiane uttrykte fylkesrådmannen følgjande: «Det betyr i praksis at i den grad vi ikkje får til økonomisk balanse det enkelte år, må vi nytte kortsiktige tilpassingar der vi har høve til å styre aktiviteten. Det vil framleis vere vegsektoren som er det mest aktuelle området for slik tilpassing. Dette har samanheng med at vi her kjøper tenester og i stor grad kan bestemme nivået på tenestekjøpet det enkelte år. I tillegg er vi i den situasjon at vi har fått ein del ekstramidlar frå staten til å følgje opp tunnelforskrifta og til å ta att vedlikehaldsetterslep på vegnettet. Dette gjer at den samla aktiviteten på vegsektoren ikkje går ned i høve tidlegare år, men vi vil i større eller mindre grad ikkje kunne følgje opp føresetnadane for tildeling av desse ekstramidlane.» Dette til orientering. 3 INNSPEL FRÅ KONTROLLUTVALET I KU-sak 59/14 vedtok Kontrollutvalet moglege innsparingstiltak for økonomiplanperioden Desse vart lagt fram for fylkestinget som vedlegg til budsjettsaka. Innspela vart ikkje realitetshandsama i budsjettet då fylkestinget vedtok (som ein del av sak 35/14) at kontrollutvalet sine økonomiske rammer for åra skulle fastsettast gjennom økonomiplanen i juni 2015.

3 Side 3 av 15 Med bakgrunn i dette legg fylkesrådmannen no KU-sak 59/14 fram på nytt slik at desse tiltaka kan vurderast samtidig med utgreiingane i arbeidet med økonomiplan Saka følgjer arbeidsdokumentet som vedlegg 2. Tilråding Innspela til kostnadsreduserande tiltak i KU-sak 59/14 vert vurdert samtidig med utgreiingane i arbeidet med økonomiplan Både administrasjon og politisk nivå har høve til å vise om dei tilrår at innspela frå KU vert iverksett. KU-sak 59/14 følgjer saksframlegget til økonomiplan som vedlegg fram til fylkestinget juni UNGDOMMENS FYLKESTING Fylkestinget for ungdom vart avvikla mars. «SFJ 2019» var hovudtema, og utfordringane knytt til fylkeskommunen sin økonomi framover vart presentert gjennom fleire innleiingar. På bakgrunn av innleiingane var det gruppearbeid knytt til tema innan næring, opplæring, kultur og samferdsle. Alle gruppene leverte inn skriftlege svar/innspel. Ungdomspolitisk utval har, på bakgrunn av dei innkomne gruppesvara, forma innspel til fylkeskommunen i saka, jf. vedlegg 3. Tilråding Finansutvalet tek innspelet frå fylkesting for ungdom og ungdomspolitisk utval til orientering. Innspelet vert lagt inn som ein del av sakstilfanget til hovudutvalsmøta 13. mai. 5 FERDIGSTILTE UTGREIINGAR Som ein del av arbeidsdokument 1/15 vedtok finansutvalet å starte opp til saman 50 utgreiingar på sektornivå. I same arbeidsdokument vart finansutvalet orientert om at utreiingane ville variere i omfang og innhald. For likevel å kunne gjere «samanlikningar» og få eit raskt overblikk over dei ulike utgreiingane, vedtok finansutvalet ein felles mal som skulle nyttast i alle utgreiingane. I arbeidsdokument 2/15 vart det vedteke å starte opp ytterlegare 7 utgreiingar desse av sektorovergripande karakter. 40 av dei til saman 57 utgreiingane har ein administrativ ferdigstillingsfrist 27. april, medan dei resterande 17 utgreiingane har ferdigstillingsfristar høvesvis 1.oktober 2015 og 1.mars Fylkesrådmannen legg no, som avtalt, fram utgreiingane med administrativ ferdigstillingsdato 27. april Dette er eit omfattande materiale, og fylkesrådmannen har difor delt det i to vedlegg for å betre den samla oversikten slik; Vedlegg 4; Samledokument som viser samandraga for alle utgreiingane i kronologisk rekkefølgje. Vedlegg 5; Samledokument som viser alle utgreiingane, samt innspel til utgreiingane frå andre instansar, i kronologisk rekkefølgje. Kvar utgreiing er merka med utgreiingsnummer og namn, jf. innhaldsoversyn fremst i vedleggsdokumenta. Utgreiingane vert, som avtalt, lagt fram utan administrative tilrådingar. Det vert gjort nærare greie for dei ulike utgreiingane på politikardagen 13. mai. Samstundes med utsending vert dette arbeidsdokumentet gjort tilgjengeleg på heimesida under fana «Budsjett og økonomiplan». Ev. eksterne innspel til utgreiingane som kjem inn etter dette

4 Side 4 av 15 tidspunktet, vert lagt ut fortløpande på same stad med underoverskrifta «Innkomne innspel til utgreiingane». Innspela vert merka med utgreiingsnummer. Dette til orientering. 6 STATUSRAPPORT PÅ UTGREIINGAR MED SEINARE UTGREIINGSFRISTAR I dette punktet gjev fylkesrådmannen ein statusrapport på utgreiingsoppdraga som har seinare frist enn Vi har samla både dei sektorinterne utgreiingsoppdraga og dei sektorovergripande utgreiingane som anten er under planlegging eller alt har starta opp. I denne statusrapporten har vi lagt vekt på å få fram budsjettstorleikar som syner kva storleikar vi snakkar om. Nokre av utgreiingsoppdraga syner alt no kva som er eit mogleg innsparingspotensiale innanfor området, men i dei fleste utgreiingane vil dette vere vurderingar som må gjerast gjennom sjølve utgreiingsarbeidet. 6.1 Vidaregåande opplæring: rådgjeving ut over avtalefesta nivå (#7) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5210 Utdanningsprogramma. Ein skal i utgreiinga kartleggje og vurdere korleis denne ressursen vert organisert og nytta i dag, og kva som er dei aktuelle konsekvensane av å ta bort eller redusere ressursen. Det skal gjennom utgreiinga særleg setjast søkelys på kva for ansvars- og oppgåvefordeling det er mellom kontaktlærar og rådgjevar i rettleiinga av elevane, og om den styrka ressursen er avgjerande for elevar i vidaregåande opplæring si gjennomføring. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 0,8 mill.kr. 6.2 Vidaregåande opplæring: oppfølging kostnadskrevjande tiltak i handlingsprogrammet (#9) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5201 Pedagogiske fellesutgifter. Løyvinga til oppfølging av kostnadskrevjande tiltak i vedteke handlingsprogram omfattar til dels ulike tiltak/ satsingar, og det vil vere relevant å vurdere om det no er høve til å løyve midlar ut over ordinær drift til gjennomføring av tiltak i handlingsprogrammet. Fylkesdirektøren vil sette søkelyset på kva rolle tiltaka i handlingsprogrammet direkte spelar for kvaliteten på gjennomføringa av vidaregåande opplæring. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 0,8 mill.kr. 6.3 Vidaregåande opplæring: leiingsressurs ut over avtalefesta nivå (#10) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5200 Pedagogisk leiing mv. Ein skal særleg kartleggje og vurdere føresetnadane for leiingsressursen, samt kva som er dei direkte konsekvensane av å redusere eller ta bort leiingsressursar. Det vil vere særleg relevant å vurdere og synleggjere samanhengen mellom skuleleiinga sine ressursar og kvaliteten på opplæringa ved dei vidaregåande skulane. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 2,2 mill.kr.

5 Side 5 av Vidaregåande opplæring: sommarskule (#11) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5620 Tilpassa opplæring. Ein skal særleg kartleggje og vurdere korleis ressursen vert organisert og nytta i dag, og kva som er dei direkte konsekvensane av å ta bort eller omorganisere tenesta. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 0,2 mill.kr. 6.5 Vidaregåande opplæring: rekruttering og kompetanseutvikling pedagogisk personale (#12) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5201 Pedagogiske fellesutgifter. Ein skal særleg kartleggje og vurdere korleis denne løyvinga vert nytta i dag, og kva som er konsekvensen av å ta bort eller redusere denne. Her vil det vere særleg relevant å sjå nærare på kva for langsiktige perspektiv vi bør leggje til grunn for rekrutterings- og kompetanseutviklingsarbeidet for pedagogisk personale. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 2,3 mill.kr. 6.6 Vidaregåande opplæring: omstillings- og seniortiltak for pedagogisk personale (#13) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5201 Pedagogiske fellesutgifter. Utgreiinga skal ta utgangspunkt i ein «normalsituasjon» med årlege variasjonar i opplæringstilbodet og skal ikkje ta føre seg ekstraordinært løyvingsbehov i samband med større omstillingsarbeid. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 5,8 mill.kr. 6.7 Vidaregåande opplæring: miljøkoordinatorressurs ved dei vidaregåande skulane (#14) vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5150 Forvaltning og fellesutgifter. Ein skal særleg kartleggje og vurdere korleis ressursen vert organisert og nytta i dag, og kva som vil vere dei mest aktuelle konsekvensane av at vi tar bort, reduserer eller omorganiserer tenesta. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 4,3 mill.kr. 6.8 Vidaregåande opplæring: stimuleringstiltak i fag- og yrkesopplæringa (#17) Frå juni 2015 startar fylkesdirektøren for opplæring eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5701 Opplæring i bedrift. Ein skal særleg kartleggje og vurdere korleis midlane vert nytta i dag, og kva som vil vere dei mest aktuelle konsekvensane av at vi tar bort, reduserer eller omorganiserer tenesta. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 3,0 mill.kr.

6 Side 6 av Vidaregåande opplæring: e-pedagogressurs ved dei vidaregåande skulane (#58) vurdere omorganisering og eit muleg innsparingskrav innanfor teneste 5200 Pedagogisk leiing. Ein skal særleg kartleggje og vurdere korleis midlane vert nytta i dag, og kva som vil vere dei mest aktuelle konsekvensane av at vi tar bort, reduserer eller omorganiserer tenesta. Fylkesdirektøren vil her vurdere kva rolle det særleg er viktig at e-pedagogen ivaretek for å tilby ei kvalitativt god vidaregåande opplæring. Ansvars- og oppgåvefordelinga mellom IKT-tenesta og skulane må også sjåast nærare på i dette arbeidet. Budsjettstorleik (driftsbudsjett for 2014): 1,1 mill.kr Tannhelse (fase 2): vurdering av klinikkstruktur basert på vedtekne grunnprinsipp (#22) Vinteren 2015 starta direktøren for tannhelsetenesta opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor tannhelsesektoren på kr 11 mill. Prosjektet er delt i to fasar: Fase 1: Utforming av grunnprinsipp for klinikkstruktur, Fase 2: Vurdering av klinikkstruktur basert på grunnprinsipp, Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar: Framtidig lokalisering av tannklinikkar ut frå: folketal med prognose for framskriving, tal rettigheitspasientar, reiseavstand for pasientar, rekruttering av tannhelsepersonale og lokalisering av private tannlegar. Personalsamansetjing i tannhelsetenesta, tal behandlingsteam, administrativt støttepersonale. Innsparingspotensial ved endring i struktur og personalsamansetjing. Konsekvensar for pasientar og tilsette ved samlokalisering av tannklinikkar. Vurdering av reisekostnader for pasientar ved ny struktur. Kostnader ved flytting av behandlerteam, nye lokale/utvide eksisterande klinikkar om naudsynt. Kan vi ta ut eit større effektiviseringspotensial gjennom IKT verktøya tannhelsetenesta nyttar. Det skal særleg setjast søkelys på at innbyggarane skal ha mest muleg likeverdige tannhelsetenester med tanke på tilgjenge og kvalitet. Tannhelsetenester i fylket skal leverast med ein effektiv ressursbruk og i tråd med det såkalla BEON-prinsippet (beste effektive omsorgsnivå). Vi vil ha eit særleg fokus på at innbyggarar som treng spesiell oppfølging frå tannhelsetenesta får dette. Direktøren for tannhelsetenesta skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor tannhelsesektoren på 11 mill.kr. Utgreiinga har leveringsfrist Samferdsle: ny driftsstandard på fylkesvegnettet (#45) I februar 2015 starta fylkesdirektøren for samferdsle opp eit utgreiingsarbeid for å kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor programområde 722 Fylkesvegar, miljø og trafikktryggingstiltak. Statens vegvesen har fått i oppgåve å greie ut forslag til ny driftsstandard for fylkesvegnettet i høve til generell drift, vinterdrift og beredskap med ei innsparing på om lag 40 mill. kr årleg i høve til dagens standard når ny standard er etablert for heile fylket.

7 Side 7 av 15 Statens vegvesen skal også gje ei vurdering av kva konsekvensar redusert løyving til drift vil ha for trafikktryggingssituasjonen i fylket. Ein ny driftsstandard for fylkesvegnettet skal ta utgangspunkt i funksjonsinndelinga av fylkesvegnettet. Budsjettstorleik og muleg innsparingspotensiale: Utgreiinga tek utgangspunkt i driftsbudsjettet for 2014, som var på om lag 200 mill. kr. Utgreiingsramma er 40 mill. kr (netto 32 mill.kr.). Det er 7 driftskontraktar og 2 elektrokontraktar på drift av fylkesvegnettet. Ev. innsparingar kan fasast inn etter kvart som eksisterande kontraktar vert erstatta med nye. Kontraktane har ulik prising på ulike element med ein fast del og ein variabel del. Det er stor uvisse knytt til korleis entreprenørane vil handtere endringar i driftsregime strategisk, sidan dette vil medføre endra bruk av maskiner og mannskap. Marknadssituasjonen vil også påverke korleis entreprenørane prisar dei ulike elementa i driftskontraktane. Dei potensielle innsparingane vil difor vera usikre. Sjølve utgreiinga er finansiert gjennom sams vegadministrasjon. Det er lagt til grunn at det framleis skal vere felles driftskontraktar på riks- og fylkesvegnettet. Dersom dette ikkje let seg gjere, vil det vere omfattande og ressurskrevjande å utarbeide eigne kontraktsmalar for drift av fylkesvegnettet. Oppfølging av 2 kontraktar og fleire entreprenørar per driftsområde vil gje meir arbeid og auka kostnader. Det er lagt opp til ein internt utgreiingsprosess der fylkesdirektøren for samferdsle samarbeider med Statens vegvesen. Utgreiinga har leveringsfrist Sektorovergripande; Folkehelsearbeidet (#51) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor det samla folkehelsearbeidet i fylkeskommunen. Folkehelseplanen vert lagt til grunn for arbeidet. Utgreiingsarbeidet skal gje eit grunnlag for å klargjere fylkeskommunen si rolle i folkehelsearbeidet i fylket framover. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar, og desse kan reviderast noko etter fylkestinget si endelege handsaming av folkehelseplanen: Kva har vi samla sett av direkte folkehelseretta arbeid i organisasjonen i dag (kartleggingsdel)? Korleis kan vi sjå avgrensa og konkrete deler av dette arbeidet i ein større samanheng? Bør fylkeskommunen vidareføre praksis med å gje økonomisk støtte på kr ,- til kvar kommune som har ein folkehelsekoordinator, eller kan/bør vi nytte denne ressursen meir effektivt? Kva ser vi av innsparingspotensiale og mulegheiter framover? Det skal i utgreiinga setjast søkelys på kva rolle det er særleg viktig at fylkeskommunen tek i høve å støtte kommunane. Vidare vil det vere relevant å kort sjå nærare på kva for ansvars og oppgåvefordeling det er mellom fylkeskommunen og andre organisasjonar (kommunar, NAV, Helse Førde, fylkesmannen m.fl.) knytt til fagområdet folkehelse. Budsjett for folkehelsearbeid (helseovervaking, program og satsingar) innan plan og samfunnsavdelinga er i 2015 på 1,400 mill. kr. I denne posten ligg m.a. helseovervaking som er lovpålagt arbeid. Innsparingspotensialet vil vi anslå til om lag 0,700 mill. kr. Per no har vi ikkje oversikt over budsjettpostar og innsparingspotensialet ved dei andre sektorane, og dette skal greiast nærare ut her. Lova stiller ikkje klare krav til økonomisk støtte til kommunane i folkehelsearbeidet, men per i dag løyver fylkeskommunen 3,350 mill. kr. til folkehelsekoordinatorressurs i kommunane. Sjølv om den direkte økonomiske støtta skulle bli kutta heilt, må vi rekne med noko kostnader til

8 Side 8 av 15 fylkeskommunen sitt ansvar i høve lova. Maksimalt innsparingspotensiale vert på noverande tidspunkt vurdert til om lag 3,100 mill. kr. Det er gjennomført ei spørjeundersøking retta mot kommunane som vil bli lagt til grunn for det vidare analysearbeidet. Utgreiinga har leveringsfrist Sektorovergripande; IKT-tenestene (#53) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor dei samla IKT-tenestene i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Ansvars- og oppgåvefordelinga mellom IKT-tenesta, dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og andre tenesteeiningar skal i dette arbeidet særskilt vurderast nærare m.o.t. eit muleg innsparingspotensiale. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande hovudområde: IKT-drift: Vurdering av framtidig funksjons- og oppgåvefordeling mellom sentraladministrasjonen, dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og ev. andre aktuelle einingar inkl. ekstern tenesteleveranse. Standardar for utstyr og innkjøp. Det skal særleg setjast søkelys på kva rolle det særleg er viktig at IKT-ressursen ivaretek for å tilby ei kvalitativt god vidaregåande opplæring og kva ansvars- og oppgåvefordeling bør det vere mellom IKT-tenesta og skulane. Fylkesrådmannen er i gang med å kartlegge korleis vi i organisasjonen i dag handterer alle ulike IKT-driftsoppgåver. Det vert sett fokus på å sjå breitt på alle mulegheiter for alternative måtar å handtere all IKT-drift og -utvikling, utan at dette skal gå ut over kvaliteten som vert levert til brukarane våre. Fokuset er å sjå nærare på om det er eit effektiviseringspotensiale å ta ut ved å endre måten vi handterer IKT-drifta på i forhold til dagens arbeidsmetodikk, teknologi og organisering. Prosessen framover mot hausten vil innebere å analysere den informasjonen vi hentar ut, setje opp ulike driftsscenario, samt å sjå på kva for innsparingspotensiale dei ulike modellane gjev oss. Det vert også lagt på å få fram kva for konsekvensar dei ulike løysingane vil ha for drifta og tenestene vi leverer til brukarane våre. Utgreiinga har leveringsfrist Sektorovergripande; Løn- og rekneskapstenestene (#54) Våren 2015 starta fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere ei muleg innsparing innanfor den samla løns- og rekneskapsfunksjonen i fylkeskommunen. Fylkesrådmannen skal vurdere nærare om det er eit effektiviserings- og samordningspotensiale mellom løn- og rekneskapsfunksjonen sentralt (LOR) og dei vidaregåande skulane, tannhelsetenesta og eventuelt andre sektorar og einingar. Ein skal særleg kartleggje og vurdere om det er eit potensiale for innsparingar gjennom ein meir effektiv bruk av løns- og rekneskapssystemet (standardisering/effektivisering), samt om det er vinstar å hente på ei omorganisering eller større samordning av løns- og rekneskapsfunksjonen. Det skal særleg setjast søkelys på arbeidsdelinga i rekneskapsfunksjonen mellom løn- og rekneskapstenesta sentralt og dei «ytre einingane». Like eins skal kvaliteten i tenesta oppretthaldast minst på dagens nivå. Utgreiinga må også sjåast i samanheng med utgreiinga Sentraladministrasjonen roller og storleik. Våren 2015 er det inngått avtale med Visma Unique om bistand i utgreiingsarbeidet. Oppstart for sjølve utgreiingsarbeidet vert i løpet av mai.

9 Side 9 av 15 Det all vesentlege av kostnadane innan løn og rekneskapstenesta er personalkostnader. På løn- og rekneskapstenesta (LOR) er det per i dag 8 årsverk: 3 årsverk løn og 5 årsverk rekneskap. På dei ulike sektorar/avdelingar er det mindre stillingar jobbar med/legg til rette for løn- og rekneskapsfunksjonen. I tillegg kjem kostnader/lisensar etc. til nødvendige dataprogram etc. Det vert ikkje lagt til grunn at utgreiinga vil vise til vesentlege økonomisk innsparing her. Ei overordna målsetjing med arbeidet er at alle data skal registrerast berre ein gong, så tidleg som muleg, samt ved bruk av elektronisk saksgang. Det er lagt opp til ein arbeidsprosess med vekt på tre hovudelement: a) Kartlegging av nosituasjonen, b) Endrings- og gevinstanalyse og c) Framlegging av nye arbeidsprosessar knytt til løn- og rekneskapsfunksjonen. Det vert sett fokus på følgjande arbeidsprosessar: 1. Datafangst frå tilsetjing til løn. 2. Datafangst hovudbok frå A til Å. 3. Datafangst frå bestilling til betaling. 4. Datafangst frå utført teneste til fakturering/oppfølgjing. Visma Unique leier utgreiingsprosessen, og det vil vere behov for at interne arbeidsgrupper i fylkeskommunen bidreg i kartlegginga av nosituasjonen, samt gjev råd til føreslegne endringar. Leiargruppa vedtek ev. endringstiltak. Utgreiinga har leveringsfrist : Arbeidsprosess 2, 3, og 4 har levering innan juni Arbeidsprosess 1 oppstart august Sektorovergripande; Driftsteknikar-/vaktmeistertenestene (#55) Frå august 2015 startar fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere ei muleg innsparing innanfor bygge- og eigedomstenesta. Fylkesrådmannen vil greie nærare ut om det kan vere føremålstenleg å etablere nye og/eller forbetra rutinar for driftstenestene knytt til alle fylkeskommunale bygg. Bygge- og eigedomssjefen leier dette utgreiingsarbeidet. Bygge- og eigedomstenesta er frå organisert i tre regionvise avdelingar. Med ei så nyleg omorganisering kan det vere særlege omsyn å ta når ein set i gang eit arbeid for å sjå nærare på innsparingspotensiale og mulege tiltak for å drive meir effektivt. Gjennom denne omorganiseringa har ein allereie peika på sentrale faktorar for å drive tenesta effektivt. Dette er i hovudsak knytt til eit teknisk hovudfokus og kompetanseutvikling, god informasjonsflyt og kommunikasjon samt effektiv resursutnytting i tenesta. Det er naturleg at ein byggjer vidare på desse hovudpunkta i utgreiingsarbeidet og at ein samstundes gjer vurderingar omkring utvikling av dagens rutinar. Det er knytt stor uvisse til eit ev. innsparingspotensiale då den totale ressursbruken i tenesta også vesentleg er knytt til innkjøp av varer og tenester. Dette kan vi i mindre grad påverke utanom å ha effektive innkjøpsrutinar og gode konkurransar. Dersom utgreiingsarbeidet kan peike på mulege optimaliseringar, vil det og være tenleg for å få levert betre tenester innafor dagens rammer. I utgreiingsarbeidet vil det være naudsynt å involvere representantar for driftsteknikarane, samt ha ein dialog med dei som brukar bygga våre. Ein har så langt teke utgangspunkt i at vi skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar: Er fordelinga av oppgåver og ansvarsområde mellom bygge- og eigedomstenesta og brukar/skuledrift tydelege og rett? Korleis kan vi forbetre samhandling og rutinar mellom bygge- og eigedomstenesta og brukar av fylkeskommunale bygg? Er arealansvar og ansvarsområde per driftsteknikkar forsvarleg og rett i høve gjeldane normer?

10 Side 10 av 15 Ligg vi på rett nivå i høve rettleiande normer for vedlikehald i den fylkeskommunale bygningsmassen? Utgreiinga skal gjerast med utgangspunkt i mål og grunnprinsipp som tenesta arbeider etter. Dette inneber m.a. målsettinga om at verdien av eigedomsmassen ikkje skal forringast. Det skal leverast driftstekniske tenester som sikrar effektiv drift og godt fysisk arbeidsmiljø, og ressursinnsatsen knytt til driftsteknikar-/vaktmeistertenestene skal vere tilpassa desse grunnprinsippa Sektorovergripande; Reinhaldartenestene (#56) Frå august 2015 startar fylkesrådmannen opp eit utgreiingsarbeid som skal kartlegge og vurdere eit muleg innsparingskrav innanfor reinhaldartenestene. Fylkesrådmannen vil vurdere å greie nærare ut om det kan vere føremålstenleg å etablere ein felles standard for reinhaldartenestene knytt til alle fylkeskommunale bygg. Dette utgreiingsarbeidet vert gjennomført i ein tett dialog mellom bygge- og eigedomssjefen og driftssjefen i sentraladministrasjonen. Ein skal særleg kartleggje og vurdere følgjande problemstillingar: Er dagens reinhaldsrutinar tydelege og like hjå alle institusjonar (kartleggingsdel)? Ligg det føre reinhaldsplanar hjå alle institusjonar (konkrete reinhaldsplanar for kvart enkelt bygg)? Er arealansvar per reinhaldar forsvarleg og rett i høve gjeldane normer? Er det lagt til rette for god drift av tenestene (t.d. kompetanse, fysiske løysingar, utstyr, ergonomi m.m.)? I kva grad nyttar vi generelle reinhaldsstandardar, og er det trong for kvalitetssikring og kontrollrutinar? Utgreiinga skal særleg setje søkelys på følgjande grunnprinsipp: Rett reinhald gjev godt inneklima og gode lokalitetar. Rett reinhald tek vare på eigedommane. Resursinnsatsen må være tilpassa desse grunnprinsippa. Fylkesrådmannen har alt vore i kontakt med andre fylkeskommunar som har etablert ein felles standard for reinhaldartenestene knytt til alle eigne bygg. Ei rask kartlegging av praksis og erfaringar andre stader gjev oss ein kunnskap som vil vere nyttig i utgreiingsarbeidet framover Sektorovergripande; Sentraladministrasjonen: roller og storleik (#57) Sommaren 2015 startar fylkesrådmannen ei utgreiing som skal vurdere eit innsparingskrav i høve programområdet «Administrasjon». Dette området er dominerande (60%) innafor budsjettområdet «Forvaltning». Utgreiingsramma for «Forvaltning» vart på forsommaren 2014 auka frå 17 til 30 mill. kr. Desse beløpa inkluderer alt gjennomførte tiltak, som t.d. ein reduksjon i tal medlemer i fylkestinget frå 39 til 31, ei inndraging av stillingar i sentraladministrasjonen tilsvarande 7 mill.kr mv. Vidare har «Administrasjon» i seg den kompleksitet at ein god del utgifter som nok blir oppfatta som sentraladministrative blir ført på programområde utafor «Forvaltning». Dette siste er ei tilpassing til dei føringskrava SSB set gjennom Kostra. Utgreiinga om sentraladministrasjonen bør ut frå dette sjå på alle relevante programområde innafor «Forvaltning». Vidare bør ein ta med utgifter frå andre budsjettområde som vert oppfatta som sentraladministrative og/eller er nært knytt til tenesteeiningar i administrasjonen.

11 Side 11 av 15 For dei samla sentraladministrative funksjonane har fylkesrådmannen som rettesnor at dei må vere tilpassa dei tenestene vi skal yte mot politiske organ, mot eigen driftsorganisasjon og mot eksterne partar (bedrifter, organisasjonar og innbyggjarar). Administrasjonen må og vere driven på ein måte som gjer at ein stettar norsk lov og elles følgjer opp dei krav og forventningar fylkestinget til ei kvar tid set, til dømes ved handsaminga av ulike forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det at sentraladministrasjonen må vere tilpassa fylkeskommunen si verksemd elles, er eit uttrykk for at administrativ verksemd ikkje er eit mål i seg sjølv. Vi må heller vurdere dette som ein aktivitet vi må ha for å stette andre og meir primære sider ved fylkeskommunen si verksemd. Det er og forklaringa på at denne utgreiinga har som leveringsfrist og såleis må kunne byggje på/tilpassast andre utgreiingar. Meir konkret vil ein i denne utgreiinga sjå nærare på følgjande: a. Korleis skal sentraladministrasjonen organiserast? Aktuelle element i dette er tal avdelingar (5) og korleis stabsfunksjonane hos fylkesrådmannen er organiserte. b. Arbeidsdelinga mellom sentraladministrasjonen og den fylkeskommunale driftsorganisasjonen. Her vil det på område som løn/rekneskap og ikt truleg vere slik at meir sentraliserte løysingar vil kunne bidra til å få ned dei samla utgiftene, samtidig som dette vil kunne møte motstand ute. c. Om vi kan kutte utgifter/stillingar i administrasjonen parallelt med at fylkeskommunale oppgåver vert tekne bort eller reduserte. Her må vi byggje på pågåande sektorutgreiingar. d. Den samla dimensjoneringa av sentraladministrative funksjonar. Her har FT nyleg teke bort stillingar tilsvarande 7 mill.kr, utan å fase ut oppgåver, leggje opp til noko ny arbeidsdeling eller organisasjonsendringar. I utgreiinga må ein vurdere om ein kan gå vidare langs denne vegen og kva konsekvensar dette ev. vil få. 7 BESTILLING TIL HOVUDUTVALA Gjennom dette arbeidsdokumentet har fylkesrådmannen lagt fram dei ferdigstilte utgreiingane. Vidare har han gjort greie for status på utgreiingane med seinare ferdigstillingsdato. Med grunnlag i framlagde informasjon må politisk nivå no starte arbeidet med å prioritere mellom utgreiingane som er lagt fram. Den innarbeidde arbeidsdelinga mellom finansutvalet og hovudutvala tilseier at hovudutvala, som sektorspesialistar, får høve til å prioritere mellom utgreiingane på eigen sektor, medan finansutvalet tek ansvar for å prioritere mellom sektorane. Med grunnlag i ei slik arbeidsdeling bør hovudutvala no inviterast til å gje innspel på følgjande punkt: 1. Gje ei prioritert rekkefølgje på dei utgreidde tiltaka på eigen sektor. Der utgreiingane er bygd opp slik at dei viser ulike nivå/tersklar for gjennomføring av tiltaket, skal hovudutvala handsame kvart nivå som eiga «prioriteringseining» i den samla prioriteringa. 2. Hovudutval som har utgreiingar som ikkje er ferdigstilte, kan med grunnlag i statusrapportane og førebels kunnskap om tiltaket gje ei verbal vurdering av kva prioritet utgreiingsområdet (ev. tenesta som dekker utgreiingsområdet) har i høve dei ferdigstilte utgreiingane. Tilråding Hovudutvala vert invitert til å kome med følgjande innspel: 1. Gje ei prioritert rekkefølgje på dei utgreidde tiltaka på eigen sektor. Der utgreiingane er bygd opp slik at dei viser ulike nivå/tersklar for gjennomføring av tiltaket, skal kvart nivå handsamast som eiga «prioriteringseining» i den samla prioriteringa.

12 Side 12 av Hovudutval som har utgreiingar som ikkje er ferdigstilte, kan med grunnlag i statusrapportane og førebels kunnskap om tiltaket gje ei verbal vurdering av kva prioritet utgreiingsområdet (ev. tenesta som dekker utgreiingsområdet) har i høve dei ferdigstilte utgreiingane. 8 TEMA OG TIDSPLAN FOR MØTA 13.MAI Det er lagt opp til slikt program for den politiske aktiviteten 13. mai: 10:00-11:45 Fellesorienteringar Orientering om kommuneproposisjonen som vert lagt fram verknader for fylkeskommunen v/fylkesrådmannen v/økonomisjefen. Fylkeskommunen sitt arbeid på inntekts- og utgiftssida v/fylkesrådmannen. Orientering om arbeidet vårt på sektornivået v/fylkesrådmannen v/fylkesdirektørane. 12:00-12:45 Lunsj i kantina 13:00-14:45 Gruppemøte møterom er reservert 15:00- Møte i hovudutvala møterom er reservert Det vert elles vist til eiga innkalling. 9 ANDRE SAKER 9.1 Engebø avtalar i samband med eventuell rutilutvinning Fylkesrådmannen har ved fleire høve, seinast i arbeidsdokument 3/14, orientert om fylkeskommunen sine forpliktingar ved ei eventuell rutilutvinning i Engebøfjellet i Naustdal. Forpliktingane er no aktualiserte ved at regjeringa 17. april 2015 sa «ja» til sjødeponi av avfallsmassane i samband med ei slik gruvedrift. Fylkesrådmannen finn det naturleg å på nytt informere om inngåtte avtalar - og eventuell konsekvens av desse - dersom Nordic Mining startar opp rutilutvinninga. Fylkeskommunen har inngått to avtalar (2011) slik: 1. Avtale med Nordic Mining ASA om utbetring av fylkesveg 55 mill. kr. Denne avtalen er eit vedlegg og ein føresetnad for gyldigheita av utbyggingsavtalen mellom Nordic Mining ASA og Naustdal kommune. 2. Avtale med Nordic Mining ASA og kommunane Naustdal og Askvoll om inkubatoraktivitet 15 mill. kr (søknadsbasert ordning). Løyvinga skal fordelast innafor ein 3 års periode etter oppstart av gruvedrifta og er føresett dekka innafor HPN sine rammer. Ad avtalen med Nordic Mining Fylkesrådmannen har gjort ei førebels juridisk vurdering av avtalen. Denne viser at vi er forplikta til å ta vår del av utbetringskostnadane på fylkesveg 611, føresett at utbyggingsavtalen mellom Nordic Mining ASA og Naustdal kommune er underteikna. Slik fylkesrådmannen kjenner saka er dette på plass, og fylkeskommunen er såleis forplikta i høve avtalen.

13 Side 13 av 15 Utbetring av vegen vil vere det første som vert aktualisert om prosjektet vert starta opp. Ved fullt låneopptak som føresett i avtalen (55 mill. kr), vil fylkeskommunen få auka sine kapitalutgifter med omlag 3 mill. kr årleg. Dette er det ikkje teke høgde for i vårt økonomiske opplegg. Med bakgrunn i at denne utbetringa er ein del av ein næringsutviklingsavtale, kan det alternativt vere aktuelt å vurdere om det bør reserverast INU-midlar, eventuelt KMD-midlar, til dette føremålet. Ad avtalen med Naustdal og Askvoll kommunar om inkubatoraktivitet Fylkeskommunen er ikkje rettsleg bunden av avtalen med Nordic Mining og kommunane Naustdal og Askvoll om inkubatoraktivitet knytt til rutilutvinning i Engebøfjellet. Det vert såleis opp til FT å avgjere om denne avtalen skal innfriast. Det er førebels ikkje teke høgde for ei slik satsing innafor plan og næring sine rammer. Tilråding Finansutvalet tek orienteringa om avtalar i samband med eventuell rutilutvinning i Engebøfjellet til vitande. Finansutvalet er innforstått med at gjeldande økonomisk opplegg ikkje tek høgde for fylkeskommunale forpliktingar i samband med dette prosjektet. 9.2 Utbytte frå selskapa Førebelse rekneskapstal for selskapa SFE og Fjord1 viser langt betre resultat i 2014 enn føresett. Dette medfører større utbytte enn budsjettert. SFE SFE hadde eit overskot på 419 mill. kr etter skatt i 2014, og det vert betalt ut 77,4 mill. kr i utbytte. Fylkeskommunen har ein eigarprosent på 48,18%, og kan såleis pårekne eit utbytte på 37,3 mill. kr i Dette er omlag 20 mill. kr over budsjettert nivå. Budsjettet for 2015 er i balanse og treng såleis ikkje tilførsle av midlar. Fylkesrådmannen vil difor gjennom tertialrapport 1/15 tilrå at midlane i si heilheit vert avsett til fond for å møte framtidige salderingsutfordringar. Fjord1 Fjord1 fekk eit overskot på 111 mill. kr i 2014 og utbetalar 50 mill. kr i utbytte til eigarane. Fylkeskommunen eig gjennom F1 Holding - 59% av aksjane i selskapet og vil såleis få eit utbytte på 29,5 mill. kr i Utbetalinga av utbytte vil gå via F1 Holding, og vil først vere aktuelt å ta inn i fylkeskommunen sitt budsjett for Fylkesrådmannen vil - på lik line med utbyttet frå SFE - tilrå at midlane vert avsett til bufferfondet og nytta til å møte framtidige salderingsutfordringar. Dette til førebels orientering.

14 Side 14 av VIDARE ARBEIDSPLAN Politisk 11 DATO Arbeidsoppgåver nivå Framleggingsdato for kommuneproposisjonen (KP) Eit samla fylkesting (og fylkeshovudtillitsvalde) vert orientert om: FT Kommuneproposisjonen Adm. nivå Ferdigstilte utgreiingar og vidare arbeid med økonomiplan Hovudutvala vurderer «eigne» utgreiingar og kjem med sine tilrådingar om prioriteringsrekkefølgjer. Til desse møta vil det ikkje liggje føre administrative tilrådingar. HU Fylkesrådmannen legg ut si tilråding til økonomiplan med tanke på handsaming i hovudutval, fylkesutval og fylkesting. Hovudutvala si handsaming Fylkesutvalet si handsaming Fylkestinget si slutthandsaming HU FU FT FRM Tore Eriksen fylkesrådmann Eli Nes Killingrød økonomisjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: 1. Møtebok frå finansutvalsmøte 26.mars KU-sak 59/14 Innspel på kostnadsreduserande tiltak i kontrollorgana 3. Innspel frå Ungdommens fylkesting og Ungdomspolitisk utval 4. Samledokument med samandraga på alle ferdigstilte utgreiingar 5. Samledokument med alle ferdigstilte utgreiingar og ev. eksterne uttalar Kopi til: Fylkestinget Fylkeshovudtillitsvalde Fylkesrådmannen si leiargruppe Budsjettgruppa

15 Side 15 av 15 Godkjenning av møteboka for Møteboka for vert godkjent slik den ligg føre i vedlegg ØKONOMISK STATUS FØR KOMMUNEPROPOSISJONEN Pkt 2: Utan tilråding. 13 INNSPEL FRÅ KONTROLLUTVALET Innspela til kostnadsreduserande tiltak i KU-sak 59/14 vert vurdert samtidig med utgreiingane i arbeidet med økonomiplan Både administrasjon og politisk nivå har høve til å vise om dei tilrår at innspela frå KU vert iverksett. KU-sak 59/14 følgjer saksframlegget til økonomiplan som vedlegg fram til fylkestinget juni UNGDOMMENS FYLKESTING Finansutvalet tek innspelet frå fylkesting for ungdom og ungdomspolitisk utval til orientering. Innspelet vert lagt inn som ein del av sakstilfanget til hovudutvalsmøta 13. mai. 15 FERDIGSTILTE UTGREIINGAR Pkt 5: Utan tilråding. 16 STATUSRAPPORT PÅ UTGREIINGAR MED SEINARE UTGREIINGSFRISTAR Pkt 6: Utan tilråding. 17 BESTILLING TIL HOVUDUTVALA Hovudutvala vert invitert til å kome med følgjande innspel: 1. Gje ei prioritert rekkefølgje på dei utgreidde tiltaka på eigen sektor. Der utgreiingane er bygd opp slik at dei viser ulike nivå/tersklar for gjennomføring av tiltaket, skal kvart nivå handsamast som eiga «prioriteringseining» i den samla prioriteringa. 2. Hovudutval som har utgreiingar som ikkje er ferdigstilte, kan med grunnlag i statusrapportane og førebels kunnskap om tiltaket gje ei verbal vurdering av kva prioritet utgreiingsområdet (ev. tenesta som dekker utgreiingsområdet) har i høve dei ferdigstilte utgreiingane. 18 TEMA OG TIDSPLAN FOR MØTA 13.MAI Pkt 8: Utan tilråding. 19 ANDRE SAKER 19.1 Engebø avtalar i samband med eventuell rutilutvinning Finansutvalet tek orienteringa om avtalar i samband med eventuell rutilutvinning i Engebøfjellet til vitande. Finansutvalet er innforstått med at gjeldande økonomisk opplegg ikkje tek høgde for fylkeskommunale forpliktingar i samband med dette prosjektet Utbytte frå selskapa Pkt 9.2: Utan tilråding. 20 VIDARE ARBEIDSPLAN Pkt 10: Utan tilråding