Forespørsel om informasjon (RFI) vedr. anskaffelse av PAS/EPJ til Helse Midt-Norge RHF Doffin referanse:

Transkript

1 Forespørsel om informasjon (RFI) vedr. anskaffelse av PAS/EPJ til Helse Midt-Norge RHF Doffin referanse: Spørsmål og svar samt evt. korreksjoner til konkurransegrunnlaget -Spørsmålene er listet i rekkefølgen de er besvart, med dato for publisering av svar på Doffin. Spørsmål nr Dato svar Spørsmål / kommentar Svar I den norske versjonen av Bilag 4 «Besvarelse av funksjonalitet og systemer som dekkes» i arkfane «3. Systemoversikt HMN» er kolonne E «Navn på modul/løsning» låst/formatert slik at det ikke er mulig å legge inn fri tekst til svar for modul/løsning. Hvordan skal leverandøren håndtere dette? HMN ber leverandørene selv endre celleformateringen i Bilag 4 «Besvarelse av funksjonalitet og systemer som dekkes» - arkfane «3. Systemoversikt HMN» - kolonne E «Navn på modul/løsning». Endring av celleformatering i kolonne E gjøres ved å endre verdier i datavalideringsfunksjonen. Det vil da være mulig å skrive inn tekst i kolonne Norsk versjon - Bilag 4 Fane «2. Funksjonsgrupper» - Punkt «11.10 Bruker-grensesnitt»: Kan HMN utdype hva som ønskes beskrevet? Norsk versjon - Bilag 4 Fane «2. Funksjonsgrupper» - Punkt «11.04 Terminologilister»: Kan HMN utdype hva som ønskes beskrevet? Ønskes det her en beskrivelse av hvilke terminologilister som understøttes av løsningen? HMN ber leverandøren beskrive brukergrensesnittene til løsningen, for eksempel standard utseende, design, funksjoner, egenskaper, type teknologi, støttes av ulike type klientenheter, etc. Med dette punktet søker HMN informasjon om hvorvidt systemet har funksjonalitet for visning, oppslag i kliniske terminologilister, etc. og hvordan disse evt. oppdateres med informasjon. Dette kan sees i sammenheng med punkt 11.02, om dette evt. er en del av funksjonalitet for visning, oppslag, oppdatering av kodeverk, registre og andre datastrukturer for klassifisering eller egen funksjonalitet i løsningen.

2 Leverandøren kan gjerne legge ved en liste over hvilke terminologilister som understøttes, hvis det er tilgjengelig Bilag 4 - Fane 2 Funksjonsgrupper Punkt 9: Kan HMN utdype hvordan det bør svares i kolonnen «Leverandørens dekning av funksjonalitet» hvis løsningen ikke erstatter støttesystemet, men tilbyr tilsvarende integrasjon? I RFI hoveddokumentet (1 RFI v1.0 Norsk) kapittel 5 står det at et funksjonalitetsdiagram er under arbeid og vil bli presentert senere i anskaffelsesprosessen. HMN ber leverandørene om å beskrive hvilke integrasjonspunkter (tekniske og funksjonelle) løsningen har som kan bidra til å understøtte funksjonen i kombinasjon med andre systemer. Dette funksjonsdiagrammet vil være et resultat av input fra flere prosesser, herunder leverandørenes besvarelse av RFI. Dette vil inngå som en del av det kommende konkurransegrunnlaget for anskaffelsen. Når vil dette publiseres? I RFI hoveddokumentet (1 RFI v1.0 Norsk) Kapittel 1.1 står det følgende «HMN og kommunene vil inngå egne samarbeidsavtaler som regulerer sentrale forhold knyttet til den aktuelle anskaffelsen.» I den engelske versjonen er samme setning formulert slik «HMN and the relevant municipalities will enter into separate agreements that regulate key aspects related to the procurement.» Hvordan skal leverandørene forholde seg til samarbeidet (og samarbeidsavtalene) mellom HMN og kommunene? Viser til bilag 5 prisskjemaet pkt 13,1: spørsmål Opex og Capex. Hva menes med dette? Skal leverandøren i tillegg til kjøpesum og vedlikehold anslå hva som vil være løpende HMN skal inngå samarbeidsavtaler med de enkelte kommunene angående anskaffelsen. Disse avtalene regulerer det interne samarbeidsforholdet mellom HMN og kommunene, og det er vist til disse for at leverandørene skal kunne ha innsikt i og trygghet for at oppdragsgiver vil organisere seg for å kunne definere og ta imot leveranser til de forvaltningsnivåene som er involvert i anskaffelsen. HMN presiserer at disse avtalene ikke vil rette seg mot leverandørene, som inntil videre skal forholde seg til ett felles kontraktsgrensesnitt (HMN slik det vurderes nå). Med sondringen mellom CAPEX og OPEX i Bilag 5 (#1 rad 8) siktes det til hva som kreves med tanke på a) investeringer, og b) driftskostnader for PAS/EPJ løsningens levetid (basert på leverandørens anbefalte løsning, og uten å ta hensyn til de kostnadene HMN har utenfor kontrakten med leverandøren). Kapitalkostnader er det ikke nødvendig å identifisere

3 driftskostnader og kapitalkostnader ved innkjøp og bruk av vårt system? Eller er det andre forhold som ønskes belyst? Kan dere gi noen konkrete eksempler på de respektive kostnadstypene? I den veiledende kunngjøringens punkt II.6) er tilbudsfrist satt til Hva menes med dette? I forbindelse med innsending av besvarelsen av RFI, hvor stor kapasitet har innboksen til nypasepj@helse-midt.no? separat. Leverandøren bør beskrive alle relevante forutsetninger som er lagt til grunn ved beregningen av priskomponentene I CAPEX og OPEX. Det er ikke korrekt at tilbudsfrist for anskaffelsen av nytt PAS/EPJ eller besvarelse av RFI er satt til Vi antar at spørsmålet knytter seg til den veiledende kunngjøringens punkt II.6), som angir at planlagt startdato for konkurransegjennomføring er Dette var planlagt startdato av konkurransegjennomføringen på tidspunktet for publisering av denne RFI'en. Vi minner også om at fristen for å besvare denne RFI'en er Kapasiteten ligger på 20MB. Forsendelsen kan deles opp i hht. dette. Vennligst merk innsendelsen med nummerering ihht. antall innsendte mailer (for eksempel 1/3, 2/3 og 3/3) Nedenfor følger generelle spørsmål som er mottatt vedrørende gjennomføring av RFI-møter: Når vil tidspunkt for leverandørmøtene bli utsendt? Hva er agenda for møtet? Hvem vil delta fra Helse Midt-Norge? Hvilke språk kan RFI møtene gjennomføres på? Kort tid etter at endelig frist for påmelding til RFI-møte og innsendelse av besvarelse av RFI er utløpt vil tidspunkt for individuelle møter bli sendt ut til hver enkelt leverandør. Planlagt gjennomføring av RFI-møtene er 21-25/9. Agenda for de individuelle møtene vil bli sendt ut etter at fristen for påmelding til RFI-møte og innsendelse av besvarelse av RFI er utløpt Helse Midt-Norge vil stille med ressurser som dekker de ulike områdene i RFI en Leverandørmøtene kan gjennomføres på engelsk, norsk, svensk eller dansk Vil det være mulig å få utsatt tidspunktet for besvarelsen av RFI en? HMN kommer ikke til å utsette fristen for besvarelse av RFI en. HMN understreker at de verdsetter alt av informasjon som mottas gjennom RFI en.

4 Kan besvarelsene sendes inn i en med alle dokumentene vedlagt evt ZIP fil Er det OK å levere Word dokumentene som PDFfiler og tabeller som Ecxel-filer? Er det tilstrekkelig å lage en oversikt over hvilke kapittel som anses som konfidensielle eller må dette markeres i teksten? Besvarelsene kan sendes inn i en med alle dokumentene vedlagt, evt. i komprimert utgave eks. ZIP fil Det er ok å levere Word dokument som PDF-filer og tabeller som Excel-filer Det er tilstrekkelig å lage en oversikt over hvilke kapittel som anses som konfidensielle Viser til veiledende kunngjøring vedr anskaffelse av PAS/EPJ til Helse Midt-Norge. Det fremgår av dokumentet 1. HMN revised schedule RFI process.pdf at tidspunkt for kunngjøring av konkurransen i Doffin/TED tentativt er satt til uke 1, 2016, mens det i 2. HMN RFI Information meeting Stjørdal 1-2. July - Presentation w. speaker notes.pdf side 18 er oppgitt 1. desember 2015 som tentativ publiseringsdato. Kan dere bekrefte hvilken av disse datoene som er Oppdragsgivers gjeldende plan, evt om det er satt annet tidspunkt for kunngjøring? The question was how to interpret the events in the emergency room and whether or not the patient s visit there was only to have the paraclinical tests (x-ray, blood test) and then return to the GP for further evaluation, or if the patient was also to be seen by a hospital doctor in the emergency room for an independent clinical evaluation (an ambulatory consultation) as well. Opprinnelig tentativ tidsplan i RFI-dokumentasjonen for kunngjøring av konkurransen var Basert på input fra leverandørene i første RFI-møte ble fristen for å besvare RFI-en skjøvet på. Dette ble kommunisert i og Q&A-dokumentet publisert på samme sted. Samtidig ble det lagt ut en revidert tidsplan for RFI-prosessen. Denne skisserer at tentativ periode for kunngjøring av konkurransen er satt til uke 1 i Programmet er nå i ferd med å forberede utlysingen. Det er per nå litt tidlig å sette en eksakt dato. Når dette gjøres vil det kommuniseres til markedet på samme tidspunkt. Per i dag er signalet derfor at vi planlegger å kunngjøre konkurransen i og TED i begynnelsen av Dato for kunngjøring vil bli fastsatt og kommunisert etter 20 januar Both interpretations can and may be used. The use case is intentionally wide to leave room for the supplier s choice of system features to demonstrate. Both cases are common scenarios, but including a hospital clinical evaluation is more extensive and will demonstrate a broader use of the EHR. There is no right or wrong here; choose the features within the use case boundaries that you feel demonstrates your system solution in the best way.

5

6 Forespørsel om informasjon (RFI) vedr. anskaffelse av PAS/EPJ til Helse Midt-Norge RHF Doffin referanse: Questions and answers, as well as any corrections to the tender documents -Questions are listed in the order they have been answered, including date for publication of answer on Question number Answer date Question Answer In the Norwegian version of Annex 4 «Besvarelse av funksjonalitet og systemer som dekkes» in sheet «3. Systemoversikt HMN», column E «Navn på modul/løsning» is locked/ formatted, which inhibits text as a response. How is the supplier to handle this? Norwegian version - Bilag 4 Fane «2. Funksjonsgrupper» - Punkt «11.10 Bruker-grensesnitt»: Can HMN elaborate on preferable descriptions? Norwegian version - Bilag 4 Fane «2. Funksjonsgrupper» - Punkt «11.04 Terminologilister»: Can HMN elaborate on preferable descriptions? Is it preferable with a description of what terminology lists that is supported by the solution? HMN encourage the suppliers to remove the formatting in the column in question (Annex 4 «Besvarelse av funksjonalitet og systemer som dekkes» - Sheet «3. Systemoversikt HMN» - column E «Navn på modul/løsning»). Changes to the cell formatting are made with the Data Validation function. This will enable text in column E. HMN encourage the supplier to describe the user interface of the solutions, for example standard appearance, design, functions, characteristics, type of technology, support of various client units, etc. On this point, HMN seeks information regarding the solution s functionality for display, lookup in/references to clinical terminology lists, etc. and how these are updated with information. This may be seen in context with point 11.02, if this is a part of the functionality for display, lookup/reference, updating of coding systems, registers and other data structures or as an own functionality in the solution. The supplier may attach a list of what terminology lists are being supported, if these are available.

7 Bilag 4 - Fane 2 Funksjonsgrupper Punkt 9: Can HMN elaborate on preferable responses in the column The supplier s functionality coverage, if the solution does not replace the supporting system, but offer equivalent integration? In the RFI main document (1 RFI v1.0 Norsk), chapter 5, it says that there is a functionality map (solution map) for HMN under preparation, and that this will be presented later in the procurement process. In cases as this, HMN encourage the suppliers to describe relevant integration points (technical and functional)to the solution, which may contribute to support the functionality in combination with other systems. This functionality map will be a result of inputs from multiple processes, including the suppliers responses to the RFI. The functionality map will be a part of the forthcoming procurement tender documents. When will this functionality map be published? In the RFI main document (1 RFI v1.0 Norsk), chapter 1.1 it says: «HMN og kommunene vil inngå egne samarbeidsavtaler som regulerer sentrale forhold knyttet til den aktuelle anskaffelsen.» In the English version, the same sentence is formulated: «HMN and the relevant municipalities will enter into separate agreements that regulate key aspects related to the procurement.» HMN will enter into individual cooperation agreements with the municipalities regarding the procurement. These agreements will regulate the internal cooperation between HMN and the municipalities, and are referred to in order for the suppliers to obtain insight in and be ensured that the contracting authority will organize itself to be able to define and receive deliveries for the public administrative bodies which are involved in the procurement. HMN emphasizes that these agreements will not address the suppliers which, for the time being, shall act upon one common contract interface (HMN, as we consider it now). How will the suppliers relate to the cooperation (and cooperation agreements) between HMN and the municipalities? Referring to Annex 5, question 13.1, regarding Opex and Capex. What do you mean by this? Should the supplier, in The division in CAPEX and OPEX in Attachment 5 (#1 row 8) refers to what is required in terms of a) investment, and b) in running cost for the term for the PAS/EPJ-solution (based on the supplier's own recommended solution, and not taking into account costs that HMN has

8 addition to purchase price and maintenance, estimate operating costs and cost of Capital in conjunction with procurement and use of our system? Or are there other issues to be clarified? Could you give specific examples on the respective areas? outside the contract with the supplier). Cost of capital is not necessary to identify separately. The supplier should describe any relevant assumptions/qualifications that has been made when allocating of the price components in CAPEX and OPEX The prior information notice clause II.6), states that the scheduled date for start of award procedures will be What does this mean? It is not correct that the tender deadline for the PAS/EPJ procurement or the response to the RFI will be Vi assume that this question relates to this prior information notice clause II.6), which states that the scheduled date for start of award procedures will be This was the scheduled date for start of award procedures at the time the RFI was published. We will also remind interested companies that the deadline for responding to this RFI is What is the maximum capacity of the mail inbox? The maximum capacity of the mail inbox is 20MB. The submission can be split accordingly. Please mark the submission with numbering according to the number of mails (example 1/3, 2/3 and 3/3) The following is general questions received regarding the execution of the RFI-meetings: When will the individual meeting time be distributed? What is the agenda for the RFI-meeting? Who will participate from Helse Midt-Norge? Which languages can the be used during the meetings? The individual meeting time for each supplier will be distributed shortly after the deadline for responding to the RFI and to sign up for the supplier meeting has passed. Planned execution of the RFImeetings are 21-25/9. Agenda for the RFI-meeting will be sent out soon after the deadline for responding to the RFI and to sign up for the supplier meeting has passed Helse Midt-Norge will be participating with resources capable of covering the different areas in the RFI The meeting can be executed in english, norwegian, swedish and danish.

9 Is it possible to extend the deadline for responding to the RFI? HMN will not extend the deadline for responding to the RFI. HMN emphasizes that they appreciate all information received through the RFI Can the response to the RFI be submitted in one with all documents as attachtments, or compressed as a for example ZIP-file Is it okay to submitt Word documents as PDFfiles and tables as Excel-files? Is it sufficient to make an overview over which chapters that are confidential or it it necessary to mark this specifically in the text? The supplier can submitt the response in one or as a ZIPfile It is okay to submitt Word-documents as PDF-files and tables as Excel-files It is sufficient to make and overview over which chapters that are confidential Reffering to indicative announcement regarding Helse Midt-Norge s procurement of new PAS/EPJ. According to document 1. HMN revised schedule RFI process.pdf the time for the announcement of the competition in Doffin/TED is week 1, However in 2. HMN RFI Information meeting Stjørdal 1-2. July - Presentation w. speaker notes.pdf page 18 the date given as the tentative announcement day is december 1st Could you please confirm wich is the correct date? And if any other date for the announcement is given? The initial tentative date given in the RFI-documentation for the announcement was Based on input from the suppliers in the first RFI-meeting the deadline for responding to the RFI was pused. This was communicated in and the Q&A-document published the same place. At the same time a revised schedule for the RFI-process was published. According to this a new tentative date for the announcement was given in week The programme is now preparing the announcement.at this point it is to early to give an exact date for the announcement. When an new date is set this will be communicated to the market. As of today the plan is to announce the competition in and TED in the beginning of The date for the announcement will be set and communicated after january We have received a question regarding interpretation Both interpretations can and may be used. The use case is intentionally

10 of Use Case / Scenario 1. The question was how to interpret the events in the emergency room and whether or not the patient s visit there was only to have the paraclinical tests (x-ray, blood test) and then return to the GP for further evaluation, or if the patient was also to be seen by a hospital doctor in the emergency room for an independent clinical evaluation (an ambulatory consultation) as well. wide to leave room for the supplier s choice of system features to demonstrate. Both cases are common scenarios, but including a hospital clinical evaluation is more extensive and will demonstrate a broader use of the EHR. There is no right or wrong here; choose the features within the use case boundaries that you feel demonstrates your system solution in the best way.