Digital innbyggerdialog og tjenesteutvikling. Digital døgnåpen forvaltning Fosen regionråd

Transkript

1 Digital innbyggerdialog og tjenesteutvikling Digital døgnåpen forvaltning Fosen regionråd

2 1. Introduksjon/bakgrunn 2. Digitaliseringsperspektivet 3. Tjenesteutvikling med digital støtte i Fosenregionen 4. Videreutvikling 5. Digitaliseringsutvalg Trøndelag og deling av kunnskap og erfaring

3 1. Bakgrunn/introduksjon

4 Fosen regionråd: Et interkommunalt samarbeidsorgan for de sju Fosen-kommunene.

5 FILM VIST UNDER FREMLEGGET KAN SEES PÅ FØLGENDE ADRESSE:

6

7 2. Digitaliseringsperpektivet i en kommune

8 Digitalt førstevalg Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggere og offentlige virksomheter og mellom næringsliv og offentlige virksomheter internt i forvaltningen.

9 Utfordringsbilde Hver eneste dag kommuniserer kommunen med virksomheter, grupper og enkeltpersoner. Kommunen er tilgjengelig både fysisk og i digitale medier, og dagsorden settes av et mangfold av mennesker. God dialog er en forutsetning for et godt forhold mellom kommunen, innbyggerne og samarbeidspartnerne. Kommunens legitimitet og omdømme er avhengig av at det er samsvar mellom de forventninger innbyggerne har til oss og kvalitet og omfang på de tjenestene vi leverer.

10 Digital kommunikasjon hvorfor? Måten tjenester tilbys på er foreldet og vi må tenke nytt om hvordan det offentlige kommuniserer med innbyggerne Automatisering av rutinearbeid er vitalt for å frigjøre fagkompetansen som ligger hos de ansatte i kommunen. En tid med sammenslåinger ligger foran oss. Vi må standardiser prosesser og muliggjøre tjenester på tvers av siloer. Offentlig sektor må forbedre produktiviteten knyttet til tjenester på grunn av minkende budsjetter og en aldrende befolkning.

11 Tilbake til 2012 I dag skjer mye av den skriftlige kommunikasjonen mellom folk og forvaltningen på papir. Om du ønsker digital kontakt, må du be om det. Dette skal vi snu på hodet. I fremtiden skal digital kommunikasjon være hovedregelen. Innsending av søknader, fakturering, timebestillinger, utsending av vedtak og ulike former for rapporteringer skal skje digitalt. Oslo, april 2012 Jens Stoltenberg Rigmor Aasrud 11

12 Stat

13 Digital kommunikasjon sosiale medier Hvordan har de som har lyktes gjort det? Utarbeidet strategi og retningslinjer Engasjerte ildsjeler Kurset en eller flere ansatte Godt forankrede retningslinjer Stor bredde i målsetninger, bruksområder og kanaler Involvert politikerne i innholdspublisering og oppfølging Involvert servicetorget i innholdspublisering og oppfølging Markedsført Facebook-sidene

14 Sosiale medier KS anbefaler at daglig bruk av sosiale medier skal innrettes med hensikt å forenkle og forbedre innbyggernes kontakt med kommunen samtidig som belastningen av de tradisjonelle kontaktflatene søkes redusert.

15 Digital innbyggerdialog En smart måte å arbeide med innbyggerdialog ta inn over seg alle de arenaene der dialogen skjer og legge til rette for en uniform behandling av dialogen og saksbehandlingen uavhengig av kanal, tid og sted. En innbygger som har meldt om gatelys ute av drift bør kunne få beskjed om at feilen er rettet automatisk når personell på stedet har skiftet pære for å si det veldig enkelt. På samme måte bør pårørende til en bruker av hjemmetjenesten kunne logge seg på en portal og se at de faktisk hadde vært innom og laget middag klokken 14:30 og ikke måtte ringe vakttelefonen for å spørre. Kommuniserer vi forskjellig med de unge innbyggerne våre kontra de eldste?

16 I utgangspunktet er digitalisering en samlebetegnelse for overgangen fra analoge, mekaniske og papirbaserte løsninger, prosesser og systemer, til elektroniske og digitale løsninger. Digitalisering forutsetter i de fleste tilfeller omstilling, og omstilling innebærer i de fleste tilfeller digitalisering. Sånn sett kan man godt si at digitalisering er omstilling, selv om det fortsatt finnes både IKT-prosjekter uten organisasjonsutvikling, og organisasjonsutvikling uten digitalisering. På sitt beste kan digitalisering forstått som det å introdusere ny teknologi i en organisasjon være en katalysator for forenkling av kompliserte regelverk og fornying av gammel og tungvinn forvaltningspraksis TJENESTEUTVIKLING MED DIGITAL STØTTE

17 Formell kommunikasjonskanal: Saksbehandling Digitaliseringsstrategien har følgende visjon: «En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg.» 17

18 3. Tjenesteutvikling med digital støtte i Fosenregionen

19

20

21

22 ekommunestrategi Med bakgrunn i sterke statlige føringer og etter hvert klare lokale endringsbehov innen kommunikasjon og interaksjon med innbyggere digitalt, ble det i 2012 laget en e-kommunestrategi for Fosenkommunene. I arbeidet med å utvikle ekommunestrategien ble det i samtlige kommuner påpekt behov for videreutvikling og fornying av hjemmesidene, i tråd med føringer på nasjonalt nivå.

23 Prosessen I forkant av vedtaket var det fullført to delprosjekt: 1. Kommunikasjonstrategi for kommunene 2. Arbeidsprosessanalyse hvor vi kartla hvilke tjenester det var mulig og ønskelig å digitalisere.

24 Vedtak august Målsettinger for prosjektet: Fosenkommunene skal ha de meste fornøyde innbyggerne i Norge når det gjelder digitale tjenester og digital innbyggerdialog Digital samhandling i og mellom kommunene skal forenkles og øke i omfang. Digitaliserte tjenester skal føre til at kommunene blir mer effektive og at ansattes hverdag forenkles. Fosenregionen skal være en foregangsregion innen digital informasjon (prosess og produkter skal kunne gjenbrukes). Våre nettsider skal bli et eksempel på neste generasjons kommuneportaler.

25 Prosessen Vi brukte følgende modell i arbeidet med digitaliseringen: Håndbok i arbeidsprosessanalyse: - Bruk av prioriteringsmodell - Kartlegg dagens prosess og identifisere styrker og svakheter - Beskriv ønsket prosess - Identifisere gevinster og fylle ut gevinstrealiseringsplan - Beskriv implenteringsplan

26 Søknad om barnehageplass ble valgt som første tjeneste for digitalisering.

27

28

29 Anbudsprosessen DIALOGKONFERANSE EN TIL EN MØTER høsten 2013 ARBEID MED UTFORMING AV INNHOLD I LEVERANSE 2013/2014 UTLYSNING PÅ DOFFIN 3.september 2014 MULIGHET FOR Å STILLE SPØRSMÅL FØR LEVERANDØRKONFERANSE (9 innsendte spørsmål) LEVERANDØRKONFERANSE (7 leverandører) SPØRSMÅL UNDERVEIS FRA LEVERANDØRENE INNEN GITT FRIST (40 spørsmål) Grundig arbeid med egne arbeidsgrupper i forhold til innholdet i behovene som ble skissert i kravspesifikasjonen. Kontroll/spissing av innhold: En ideell kravspesifikasjon er utfyllende, gjennomtenkt, entydig og så forståelig at hvilken som helst leverandør skal kunne lage det den beskriver. Bruk av eksterne og interne rådgivere. Sør-Trøndelag fylkeskommune, NHO (leverandørutviklingsprogrammet), KommIT, juridisk kompetanse ved behov. Eget kompendium laget om anbudsevaluering.

30 Produkt 7 KOMMUNER MED FELLES NETTPORTAL FELLES PORTALFORSIDE (ekstern målgruppe) KOMMUNESIDER (egne innbyggere) RETTPÅSAK (digitale kommunale tjenester)

31 rettpasak.no

32 Dette er : Heldigitale kommunale tjenester Døgnåpen tjeneste Toveisdialog med kommunen Raskere saksgang Oversikt over saksgang

33

34 Varsling NPD (DigiPost/eBoks): Bruker velger selv om han skal slette eller arkivere brevet Logg inn Logg inn Leser brev Sak-/arkiv Ekspedering Senario 1: Bruker logger seg direkte inn i RettPåSak og leser brevet her (åpnes fra arkiv) og følger saksgangen Senario 2: Bruker logger seg inn i valgt postkasse. Leser brevet og henvises til RettPåSak for å følge saksgang (lenketjeneste med single signon) Fylle ut skjema Send inn

35

36 Organisering av prosjektet Forankring Solid forarbeide/arbeidsgrupper/analyse Grundig anbudsprosess/lovlighet/etterprøvbart Faste møter/oppfølging over tid Dedikerte ressurser egeninnsats og ressurs- og rolleavklaring Prosjektledelse/prosjektansvarlige over tid Leverandør- og avtaleoppfølging. Leverandørutvikling. Eierskap hos rådmann og ledergruppe i hver kommune

37 Prosjektstyring Styringsverktøy: Prosjektveiviseren Prosjektorganisasjon: Virksomhetsledelse: Ordførerne på Fosen Prosjektstyre: Rådmennene på Fosen Prosjektleder: Eirin Folde Prosjektgruppe: efagrådet for Fosenkommunene Prosjektansvarlige i hver kommune Webredaktører i hver kommune og for Fosenportalen Gevinstansvarlige: 1) Opprinnelig økonomisjefer Nå: Gevinstteam og gevinsstyringsteam i kommunene 2016

38 Verktøy Prosjektveiviseren KS gevinstkokebok NÅ: Samveis (Vi lager egen digital veileder våren 2017) Håndbok i arbeidsprosessanalyse (også brukt runde 2) Laget 7 nye arbeidsprosesser fordelt på kommunene Prosjektorganisering viktig fra dag 1. Må være villig til å tørre å endre. Prosjektledelse Brukertesting brukerne en del av prosjektorganisasjonen Kommunikasjonsplattform Gevinstrealiseringsplan for hver tjenesteutvikling med digital støtte Facebook/Trello kjapp kommunikasjon og tilgang til planer

39

40

41 SAMARBEIDSPARTNERE/FORSKNING/MIDLER Prosjektet har hatt meget godt samarbeid med Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har bidratt med skjønnsmidler til videreutvikling, arbeid med arbeidsprosessanalyser/gevinstrealiseringsplan og informasjonsarbeid knyttet til RettpåSak. NHO - leverandørutviklingsprogrammet bidro med mye god kunnskap i anbudsprosessen KS/KommIT OU-midler SINTEF: Forskningsprosjekt på gevinstrealisering Leverandører: Acos, Tibe-t, PWC Digital døgnåpen forvaltning

42 Videreutvikling

43 Veien fremover: 7 nye heldigitaliseringer på trappene 1.Skole: SFOsøknad og to andre søknadsprosesser: a.permisjon over tre dager b.innskriving av elev 2.Forenklede prosesser helse og omsorg, foreslått å begynne med tre søknadsprosesser: a.førstekontakt institusjonsopphold (før fysisk møte med aktuell institusjon) b.søknad på kommunal bolig/omsorgsbolig c.søknad på støttekontakt 3.Søknad på ledig stilling samt dialog knyttet til arbeidsavtaler 4.Søknad på kulturskoleplass 5.Søknad og rapportering på motorferdsel utmark 6.Søknad på skjenkeløyve 7.Søknad på norskkurs

44 Veien fremover: Kommunikasjonsplattform Eksternt egne innbyggere: Annonser DM Plakater og rollups Sosiale media Film (reklame og tutorial) Internt - kommunensatte: Informasjonsbrosjyre om Rettpåsak T-skjorter Intranett

45

46

47 Jobb på Fosen og Næring på Fosen

48 Digitaliseringsutvalg Trøndelag og deling av kunnskap og erfaring

49 Digitaliseringsutvalg deling av kunnskap og erfaring DiguT skal være et verktøy for kommunene i Trøndelag som jobber for å utnytte potensialet som ligger i digitale løsninger ved utvikling av kommunale tjenester. Det er etablert digitaliseringsutvalg for kommunene i begge Trøndelagsfylkene. Overordnet mål er at dette utvalget skal fungere som et nav mellom KS - /KommIT og kommunene, og at fylkeskommuner, fylkesmenn og KS kan være aktive bidragsytere mht. både økonomiske midler og personressurser. Etableringsprosjekt ut 2016 over i drift nå. Det utarbeides en digital veileder basert på «Fosenmodellen», som blir tilgjengelig nasjonalt. DDF ønsker å dele og bidra til at tjenesteutvikling med digital støtte blir gjennomført i andre kommuner nasjonalt.

50 Takk for oppmerksomheten Kontakt: Eirin fyller på om: Hadde tidligere org. Å ta utgangspunkt på Tlf: Felles ekommunestrategi - Fosen IKT - Strategisk samarbeid vs teknisk samarbeid. Like tjenester, øk. Fordel, - RettPåSak som felleskomponent? - Samlet sett blir det store gevinster. Samfunnsansvar. Løfte blikket.

51