Innkalling til fjellstyremøte 17. desember 2012 kl i Statskogs lokaler på Drevsjø

Transkript

1 Innkalling til fjellstyremøte 17. desember 2012 kl i Statskogs lokaler på Drevsjø Sakliste Sak Referatsaker og godkjenning av møteprotokoll og Ark Sak Driftsbudsjett og investeringsbudsjett 2013 Ark 111 Sak Bidragsbudsjett 2013 Ark 111 Orienteringssak: - Tomt for fellesfjøs ved Sølenstua, gnr. 161 bnr. 132 tilbakekjøp. Henvendelse fra Statskog. Melding om forfall/inhabilitet gis til fjellstyrekontoret så snart som mulig på telefon eller Drevsjø Morten Aas e.f. Daglig leder Engerdal fjellstyre

2 Engerdal fjellstyre Fjellstyresak MAas ark Referatsaker og godkjenning av møteprotokoll og Møteprotokoll : Reidar Åsgård gjorde i epost datert oppmerksom på innledningen var falt ut i møteprotokoll fra Det foreslås at innledningen tas inn i møteprotokollen slik at den blir seende slik ut: Ekstraordinært styremøte på Galten Gård kl 12. Alle faste medlemmer møtte. Forslag: Engerdal fjellstyre arrangerer ekstraordinært styremøte på Galten Gård , kl 12, og behandler UO sak Styrets arbeidsgiverrolle. Vedtak: Enstemmig vedtatt. UO sak Styrets arbeidsgiverrolle Forslag til vedtak: Fjellstyret slutter seg til det fremlagte dokumentet. Dokumentet er unndratt offentlighet i medhold av offentligsloven 13, 1. ledd, jmf. forvaltningslovens 13 nr 1. Vedtak: Enstemmig vedtatt Møteprotokoll : Reidar Åsgård gjorde i epost datert oppmerksom på siste setningen i fjellstyrets vedtak i sak 60.12, NMK Engerdal Søknad om bruk av skogsbilveier til rallykjøring i januar 2013, kan misforstås. Åsgård foreslår at siste setning formuleres slik: Hvis reinbeitedistriktet har innvendinger, ber fjellstyret om at denne delen av søknaden avslås. Det foreslås at fjellstyret slutter seg til Åsgårds forslag til formulering.

3 Engerdal fjellstyre Fjellstyresak MAas ark 111 Driftsbudsjett og investeringsbudsjett 2013 Saksdokumenter vedlagt: 1 Forslag til driftsbudsjett 2013 A) Driftsbudsjettet Innledning Det er driftsbudsjettet som legger rammene for fjellstyrets virksomhet og daglige drift. I forslaget til driftsbudsjett for 2013 er det ikke lagt opp til noen store endringer. Det er derimot forsøkt lagt opp til å videreføre nåværende aktivitetsnivå og bemanning innenfor de strenge kostnadsrammer fjellstyret mener skal ligge til grunn i budsjettarbeidet. Fjellstyret har gjennom budsjettbehandling de senere årene, se vedtak i sak (pkt 1d) og sak (pkt 1b), med presisering i sak 51.12, vedtatt at den prosentvise økningen i samlede utgifter fra driftsbudsjett 2012 til driftsbudsjett 2013 holdes innenfor den felles faktor ( deflator ) for lønns- og prisvekst som legges til grunn i statsbudsjettet for kommunens budsjettarbeid. Regjeringen legger en kommunal deflator på 3,3 % til grunn for Kostnadsøkningen i forslaget til driftbudsjett for fjellstyret er på 3,05 %, og ligger dermed tett oppunder denne prosentgrensa. Tidligere krevde fjellstyret at det skulle budsjetteres med 10 % overskudd før renteinntekter i et normalt driftsår (se sak pkt 3a og sak pkt 1e). Dette kravet gikk fjellstyret bort fra under fjorårets budsjettbehandling (sak 48.11). Administrasjonen har i forslaget til driftsbudsjett for 2013 lagt opp til et overskudd på: kr ,- inkludert renteinntekter (8,9 %). tilsvarende kr ,- før renteinntekter (5,4 %). I forslaget til driftsbudsjett er det strammet inn så hardt det lar seg gjøre på kostnadssiden. Ut fra daglig leders oppfatning er det ikke realistisk å senke kostnadsnivået ytterligere uten å kutte aktivitetsnivå drastisk gjennom nedbemanning. Generelle økonomiske betraktninger Selv om fjellstyret har en sunn og god økonomi er det viktig å være klar over at de økonomiske utsiktene for fjellstyret har endret seg noe de siste årene. Dette skyldes at det er svært vanskelig å kompensere den generelle lønns- og prisvekst med tilsvarende økning i inntekter. For fjellstyret er salg av fiskekort, elgjakt og småviltjakt tradisjonelt store inntektsposter. Når det gjelder fiskekortinntekter bør det være en målsetning for fjellstyret å opprettholde kortsalget minimum på dagens nivå eller øke det noe. Annerledes er bildet når det gjelder elgjakt. Der fjellstyrets driftsøkonomi i 2010 og 2011 nøt godt av en unormal høy avskytning på elg (på det meste kg), må en de kommende årene regne med et langt lavere uttak ( kg). Selv om en kan kompensere deler av nedgangen i antall kilo elgkjøtt med økt kilospris, vil det neppe være mulig å kompensere inntektsnedgangen fullt ut. Småviltjaktinntektene er ikke særlig forutsigbare langt fremover i tid, men for kommende budsjettår er det i alle tilfeller ikke annet å vente enn kraftige innskrenkinger. Selv om det praktisk er vanskelig for fjellstyret å øke de tradisjonelle inntektspostene, er det all grunn til å minne om at fjellstyret står veldig fritt i forhold til å kikke på alternative måter å

4 tjene penger på. Av større oppgaver som fjellstyret bør prioritere, og som på sikt kan styrke inntektsgrunnlaget, kan nevnes: - Arbeide for å øke salget av oppsyn-, skjøtsel og forvaltningsoppgaver på verneområdene i Engerdal. - I samarbeid med NFS arbeide for å få 50 % av grunneierinntektene ved alle næringstiltak på statsallmenning. Dette kan bli viktig hvis det mot all formodning blir en vindkraftutbygging på Kvitvola/Gråhøgda. - I samarbeid med NFS arbeide for å styrke refusjonsordningen på statsallmenningen - Salg av kompetanse og tjenester innen fisk og vilt til private aktører. - Salg av sekretærtjenester og kompetanse til tilgrensende mindre fjellstyrer (Os, Rendalen og Tolga) Samtidig som generell prisvekst på alt fra drivstoff, utstyr, materialer osv bidrar til årlig kostnadsøkning, medfører også lønnsutviklingen til fjellstyrets ansatte, regulert av tariffavtale mellom Naturviterne og Norges fjellstyresamband, at driftskostnadene øker. Det er en høy andel av fjellstyrets kostnader som knyttet til lønn av ansatte. Dersom fjellstyret de kommende årene ønsker å oppnå store overskudd i størrelsesorden 10 % før renteinntekter, for fortsatt å kunne bevilge store bidrag til næringsformål og allmennyttige tiltak, kan kanskje noen bli fristet til å ty til drastiske grep som å redusere aktivitetsnivå og bemanning. Det advares i tilfelle mot dette, da det neppe vil være mulig å opprettholde samme driftsinntekt med redusert bemanning. Kort om økonomistatus pr 31. oktober 2012 I regnskapsåret 2011 oppnådde fjellstyret som kjent et svært godt driftsresultat med et overskudd på kr ,- (inkludert finansinntekter og før bidragsbevilgninger). Nå når budsjettene for 2013 skal behandles kan det være nyttig å vite at regnskapsåret 2012 ikke vil gi et driftsresultat i samme størrelsesorden. Ut fra økonomistatus pr 31. oktober, og med forbehold og usikkerhet knyttet til enkelte inntektsposter, ser resultatet ut til å bli mer likt det budsjetterte for 2012 enn driftsresultatet i For 2012 budsjetterte Engerdal fjellstyre opprinnelig med et driftsresultat på kr ,- inkludert finansinntekter (inntekter kr ,- og kostnader på kr ,-). Når det gjelder økningen i kostnader fra regnskapsåret 2011 til 2012 er disse i det vesentlige knyttet til to ting: etterbetaling av to års lønnsøkning grunnet forsinkende lønnsforhandlinger, og betydelig økning i pensjonskostnader. Behandling av elgjakt og småviltjakt Når det gjelder kommentarer og forklaring til de ulike budsjettpostene henvises det til driftbudsjettets tekstdel. To budsjettposter trenger imidlertid en liten presisering. I forslaget til vedtak er det lagt opp til at fjellstyret fastsetter kvote og pris for elgjakt i egen sak på nyåret, når data for Sett elg er bearbeidet av administrasjonen. Budsjettpost bør da justeres under denne behandlingen hvis det viser seg nødvendig. Det samme opplegget foreslås for småviltjakta For småviltet har det vært et svært dårlig produksjonsår. Hvis det blir et dårlig produksjonsår neste år kan fjellstyret måtte vedta å frede for jakt. Uansett er det nødvendig med en grundig administrativ vurdering før en fastsetter opplegg for neste års jakt, og det foreslås at budsjettpost endres under denne behandlingen hvis det viser seg nødvendig.

5 B) Investeringsbudsjett Årlig mottar og sender fjellstyret mange dokumenter, enten pr post eller pr e-post. Siden fjellstyret er et forvaltningsorgan underlagt forvaltningsloven, følger det krav om tilstrekkelig journalføring av inn- og utgående post. I den videre dokumentbehandlingen kan det diskuteres om arkivlovens krav gjelder, men for fjellstyret vil det uavhengig av lovverket være hensiktsmessig å arkivere dokumenter som enten fjellstyret produserer til intern bruk, eller som sendes ut eller mottas. Det er mange utfordringer knyttet til en god, effektiv og sikker dokumentbehandling. Tidligere arkiverte fjellstyret samtlige dokumenter kun på papir. De siste årene er det i tillegg bygget opp elektronisk mappestruktur i Windows. Mappestrukturen ligger på en harddisk som samtlige tre dataenheter på fjellstyrekontoret jobber mot, og som det tas manuell sikkerhetskopiering av. Mens enkelte dokumenter kun er arkivert på papir, er andre lagret kun elektronisk og noen begge deler. Dette er en utfordring på mange måter, og en del av systemets orden ligger til den som til enhver tid er ansatt på fjellstyrekontoret. I arbeidshverdagen kan det uansett kjennskap til systemet eller ikke gå en del tid på å lete opp de dokumenter en trenger. Dette gjelder både de dokumenter som er lagret i mapper på harddisken eller eldre dokumenter i papirarkivet. Fjellstyreadministrasjonen anbefaler fjellstyret å investere i et elektronisk arkivering og dokumentbehandlingssystem. Det er innhentet tilbud på et system tilpasset fjellstyrets behov, en engangsinvestering på i underkant av kr ,-. I tilbudet er det da inkludert ny skriver med skannerfunksjon, en funksjon fjellstyret i dag ikke selv har, men som en låner av Statskog ved behov. I tillegg ligger opplæring og veiledning i det nye elektroniske systemet innbakt tilbudsprisen. Investeringen avskrives med 20 %, og årlig kostnad er lagt inn i driftsbudsjettets post En stor fordel ved et slikt elektronisk arkivering - og dokumentbehandlingssystem er at administrasjonen sparer tid i det daglige arbeidet. Journalføring av brev eller epost går raskt. Dokumentene, som lagres på et sted, blir lette å finne eller søke opp uten leting eller klikking gjennom en innfløkt mappestruktur. Sikkerheten vil også bli svært god ved at dokumentene lagres på en ekstern server med daglig sikkerhetskopiering. Det følger ikke noen store årlige driftskostnader tilknyttet et slikt elektronisk system, kun mindre kostnader knyttet til vedlikehold og service. I den første tiden, til en kjenner systemet, så kan det sikkert være lurt å kjøre et dobbelt løp med videreføring av papirarkiv. Etter en tid kan det være naturlig å ta stilling til om en kun går for en elektronisk arkivering. Da kan en eventuelt vurdere å skanne inn deler av papirarkivet til det nye elektroniske systemet. Tabell Engerdal fjellstyrets investeringsbudsjett 2013 Investeringsbudsjett 2013 Kostnad Skriver/skanner. Elektronisk arkivering og dokumentbehandlingssystem

6 Forslag til vedtak: 1. a) Det fremlagte driftsbudsjett for 2013 vedtas. b) Fjellstyret behandler småviltjakt for 2013 i egen sak på nyåret. Budsjettpost justeres under denne behandlingen hvis det viser seg nødvendig. c) Fjellstyret behandler kvoter og priser for elgjakt 2013 i egen sak på nyåret. Budsjettpost justeres under denne behandlingen hvis det viser seg nødvendig. d) Fjellstyrets administrasjon har fullmakt til å overføre midler fra en budsjettpost til en annen innen hvert hovedavsnitt når budsjettbalansen ikke endres. 2. Det fremlagte investeringsbudsjett for 2013 på kr ,- vedtas.

7 Engerdal fjellstyre Fjellstyresak MAas ark 111 Bidragsbudsjett 2013 Saksdokumenter vedlagt: 1 Møteutskrift sak Bidragsbudsjett Justert bidragsbudsjett for 2013 (jmf. bidragsbudsjett for 2012 pkt 18). 3 Brev fra Engerdal bondelag og Svahken Sijte, datert Evaluering av bidragsbudsjett i fjellstyret. 4 Møteutskrift sak FIK Ren-Eng søknad om midler til utbedring av Femundløpstrasèen. 5 Kopi av brev, datert , fra Reidar Åsgård og Birgit Elgåen til Landbruks- og matdepartementet. Manglende offentlig kunngjøring av tilskuddsmidler Engerdal fjellstyre 6 Epost fra Reidar Åsgård, datert Evaluering av bidragsbudsjett og regelverk for dette. 7 Epost fra Halvor Hansson, datert Re: Evaluering av bidragsbudsjett og regelverk for dette. 8 Epost fra Reidar Åsgård, datert Bidragsbudsjettet evaluering. 9 Oversikt over bidragsbevilgninger gitt i 2012 Bakgrunn: Engerdal fjellstyre har i flere år vedtatt et eget bidragsbudsjett. Under fjorårets behandling av bidragsbudsjett, sak 50.11, ble evaluering av ordningen et diskusjonstema (vedlegg 1). Reidar Åsgård fremmet den gang et utsettelsesforslag, for at det nye fjellstyret skulle ( ) bli nærmere orientert om bidragsbudsjettet, evaluerer ordningen og vurderer eventuelle endringer. Utsettelsesforslaget falt med tre stemmer. Selv om fjellstyret valgte å vedta et bidragsbudsjett for 2012 i dette møtet ble evaluering av ordningen, eller endring av budsjettets retningslinjer, like fullt et tema som til stadighet dukket opp. Reidar Åsgård og Birgit Elgåen sendte 10. april et brev til LMD med kopi til fjellstyret. Her redegjorde de blant annet for hva de mener er utilstrekkelig kunngjøring av offentlige tilskuddsmidler (5). Også på flere fjellstyremøter utover våren ble ordningen med bidragsbudsjett tatt opp. Til eksempel sak (4), hvor fjellstyret behandlet en søknad om tilskudd fra FIK Ren-Eng. Her fremmet Åsgård og Birgit Elgåen et tilleggspunkt, pkt 2 (4): 2. For ettertida må Engerdal fjellstyre vedta retningslinjer for tildeling av tilskudd. Disse må inneholde krav om kunngjøringsmåte slik at alle søkere kan stille likt. Det må framgå hvilken dokumentasjon som skal vedlegges søknaden, om det kan søkes på allerede sluttførte prosjekter, en lik søknadsfrist og hvilke regler som gjelder i forhold til fjellovens 11 (3). Halvor Hansson fremmet følgende alternativ til Åsgård og Elgåens pkt 2 i samme sak (4): 2. Fjellstyret evaluerer regler for bidragsbudsjettet ved årets slutt, jmf. pkt 18 i bidragsbudsjettet Hanssons forslag til pkt 2 i sak ble vedtatt med tre mot to stemmer. Dette vedtaket innebærer i sin helhet at evalueringen skal foregå etter bidragsbudsjettets pkt 18. Her står det følgende (2): Pkt 18 Evaluering. Reglene i dette bidragsbudsjettet evalueres av fjellstyret ved årets slutt. Fjellstyrets administrasjon er ansvarlig for å vedlegge Bidragsbudsjett 2012

8 ved utsendelse av sakspapirene til budsjettmøtet før jul 2012, som selvstendig alternativ til vedtak, med korrigeringer for årstall og disponibelt bidrag (jfr. pkt 19). Den 12. november sender Reidar Åsgård innspill pr epost til samtlige av fjellstyrets medlemmer, samt til administrasjonen og daglig leder, om hvordan han ønsker at opplegget for evaluering av fjellstyrets bidragsbudsjett skal være. ( ) Jeg hadde forstått det slik at vi denne gangen skulle få et saksfremlegg fra daglig leder, der han med sin bakgrunn og kompetanse forberedte en sak for oss. Saken er sikkert i løypa, men for sikkerhets skyld nevner jeg det. Evalueringen blir også langt mer åpen og tilgjengelig for alle innbyggerne og næringsutøverne hvis vi annonserer på hjemmesida vår, eventuelt også i Vard`n, at denne årlige prosessen er på gang, og med en frist for å gi innspill. ( ) I tilsvar i epost samme dag skriver Halvor Hansson at: Det framgår av gjeldende bidragsbudsjett at fjellstyret skal evaluere bidragsbudsjettet ved årets slutt. Saken skal i tråd med dette behandles i budsjettmøtet før jul. Dette samsvarer med tidligere praksis. Saken skal sendes ut minst to uker før den skal behandles, og gjeldende bidragsbudsjett justert for årstall etc - skal foreligge som et selvstendig alternativ i saksframlegget (se gjeldende bidragsbudsjett). Slik sett er det også med etablert praksis god anledning til å kommentere dette for de som måtte ønske det. Fjellstyret har forøvrig jevnlig fått tilbakemeldinger fra de mest sentrale næringspolitiske organisasjonene vedr. bidragsbudsjettet, og deres ønske om prioriteringer har vært kjent. ( ) Reidar Åsgård kommer med et nytt svar på Hanssons epost den 22. november (8). Åsgård skriver da blant annet: ( ) Så langt jeg forstår, er det enighet om at det skal skje en evaluering av bidragsbudsjettet på neste møte. Uenigheten synes å gå på at fjellstyrets leder ikke ønsker innspill fra et bredt næringsliv, også de som ikke tilhører såkalte «sentrale» organisasjoner og et utvalgt nettverk. Det er vanskelig å se hva man risikerer med det, annet enn at vi muligens kan få inn noen alternative synspunkter. Med et slikt utgangspunkt er det forståelig at det oppleves som risikabelt å invitere bredere, for eksempel på fjellstyrets hjemmeside, når ordningen skal evalueres. ( ) Senere i samme epost skriver blant annet Åsgård: ( ) Det er derfor min vurdering at jeg har benyttet min rett som fjellstyremedlem til å be om at evaluering av ordningen med bidragsbudsjett settes opp som egen sak på neste møte. Saken skal vurderes og behandles av daglig leder («ansvar for kvalitetssikring av sakene»). Etter det jeg kan se, er dette helt ut i samsvar med de drøftinger vi hadde etter forrige års behandling. Jeg ser derfor fram til at saken om evaluering av bidragsbudsjettet blir satt opp på saklista til neste møte, forberedt og kvalitetssikret av daglig leder, og at vi får en åpen og konstruktiv drøfting. ( ). Kommentar: Flere av dokumentene som er vedlagt denne saken viser at det ikke er en felles oppfatning blant fjellstyrets medlemmer om hvordan evaluering av bidragsbudsjettet skal foregå. Dette medfører naturligvis visse vanskeligheter for fjellstyrets administrasjon. Formelt er det antagelig gjeldende bidragsbudsjett for 2012 pkt 18, sammen med vedtak i sak (pkt 2), som sier hvordan fjellstyret skal foreta evalueringen: Pkt 18 Evaluering. Reglene i dette bidragsbudsjettet evalueres av fjellstyret ved årets slutt. Fjellstyrets administrasjon er ansvarlig for å vedlegge Bidragsbudsjett 2012 ved utsendelse av sakspapirene til budsjettmøtet før jul 2012, som selvstendig alternativ til vedtak, med korrigeringer for årstall og disponibelt bidrag (jfr. pkt 19).

9 Dette punktet kan tolkes dit hen at det er fjellstyret, ved fjellstyrets medlemmer, som skal evaluere bidragsbudsjettet ved årets slutt, og at fjellstyreadministrasjonens rolle strengt talt er begrenset til å vedlegge et justert Bidragsbudsjett for 2013 ved utsendelse av sakspapirene til budsjettmøtet. Dette kravet er innfridd gjennom vedlegg 2. Når det gjelder behandlingen av denne saken i fjellstyremøtet 17. desember anbefales det at fjellstyret velger et av to alternativer: 1) Fjellstyrets medlemmer evaluerer selv bidragsbudsjettet under budsjettmøtet, uten noe innspill fra administrasjonen utover de generelle økonomiske betraktninger gitt i driftsbudsjettet (sak 66.12). Dernest i møtet vedtar fjellstyret nytt bidragsbudsjett for 2013, dersom de finner økonomisk grunnlag for å fortsette med ordningen. For dette alternativet kan det for øvrig nevnes at det er vedlagt et evalueringsbrev fra Engerdal bondelag og Svahken Sijte (3). 2) Dersom fjellstyret har ønske om at administrasjonen skal foreta en grundig evaluering av ordningen med bidragsbudsjett, fatter fjellstyret et vedtak som presiserer hvordan denne evalueringen i detalj skal foregå. Administrasjonen foretar så denne evalueringen til første fjellstyremøte på nyåret, hvorpå fjellstyret da eventuelt vedtar endelig bidragsbudsjett Forslag til vedtak i denne saken holdes åpent, så får det være opptil fjellstyret å komme frem til hva de selv ønsker.