ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget

Transkript

1 1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 16:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet. Saksnr. PS 1/08 PS 2/08 PS 3/08 REFERATSAKER Innhold ORGANISERING AV KULTURTJENESTEN EVALUERING AV OMORGANISERINGEN AV HELSE- OG OMSORGSAVDELINGEN AVTALE OM ADMINISTRATIVT VERTSKOMMUNESAMARBEID ØYEREN IKT BEKYMRINGSMELDING FRA HOVEDVERNEOMBUDET - MANGLENDE MIDLER TIL OPPRUSTING AV NEDSLITT YTRE ENEBAKK SKOLE EVENTUELT Enebakk, 8. januar 2008

2 2 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/1009 Arkivkode: 034 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 1/08 Administrasjonsutvalget /08 Utvalg for kultur, oppvekst og skole Formannskapet Kommunestyret Organisering av kulturtjenesten Dokumenter som ikke er vedlagt: RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Dagens organisering av kulturtjenesten opprettholdes. 2. Kulturtjenesten organiseres i en samlet resultatenhet så snart bemanningssituasjonen i avdelingen frigjør mulig ressurser til dette. SAKSUTREDNING: Sammendrag Under omorganiseringen i 2004/2005, ble kulturtjenesten lagt i linjen direkte under kultur- og oppvekstsjef. I løpet av høsten 2007 har det vært utredet ulike alternative måter å organisere tjenesten på, der ett av alternativene har vært organisering i en samlet resultatenhet. Vedtatte budsjettrammer gir imidlertid ikke rom for å ansette flere medarbeidere, en slik løsning vil derfor måtte løses med dagens bemanning. Dagens bemanningssituasjon i kulturavdelingen bærer i dag preg av langtidssykefravær og midlertidige ansettelser. Ønsker vi å gjennomføre en slik endring nå, vil dette medføre behov for å opprette en ny stilling som enhetsleder. De andre alternativene som har vært utredet, er organisering av tjenesten i flere mindre enheter, og opprettholdelse av dagens organisering i påvente av en mer stabil bemanningssituasjon i avdelingen. Arbeidsgruppen er videre av den oppfatning at den viktigste prioriteringen, vil være og fortsatt gjøre en god jobb for å opprettholde et godt og levedyktig kulturtilbud i kommunen. Bakgrunn Bakgrunn for saken er vedtak fattet i kommunestyret i sak nr. 30/07 vedrørende organisering og videreutvikling av kulturtjenesten i Enebakk kommune. Saksopplysninger Nedenfor følger en oversikt over dagens organisering av kultur- og oppvekstavdelingen. Skolene og barnehagene har siden vært egne resultatenheter, med ansvar for fag, personell og penger.

3 Kultur- og oppvekstsjef 3 Spesialrådgiver skole Kulturskole PPT Bibliotek Ungdomsklubb Konsulent barnehage Kirkebygden barneskole Enebakk Ungdomsskole Stranden skole Hauglia skole Ytre Enebakk skole Mjær Ungdomsskole Ytre Enebakk barnehage Kirkebygden barnehage Flateby barnehage SFO SFO SFO SFO Prosjekthuset Kulturskolen, PPT, Bibliotek og ungdomsklubbene ble samlet lagt i linjen med rapportering til kultur- og oppvekstsjef. Kulturtjenesten har ansvar for saksforberedelser til Kultur- og oppvekstutvalget (KOS - utvalget) og arbeider med kultursaker innen feltene barne- og ungdomsarbeid, museum, idrett, kunst-/litteratur-/kulturformidling samt kulturvern/museer. Arbeidsoppgavene er blant annet oppgaver knyttet til tilskuddsformidling, planarbeid, ulike arrangementer, råd og veiledning til kulturlivets brukere. Kulturskolen driver undervisning innen musikk, dans, sang og ulike kunstformer. Årsverk fordelt på de ulike tjenestene pr Biblioteket 3,65 Kulturskolen 5,29 Ungdomsklubber 1,78 PPT 5 Årsverk Arbeidet med utredning av alternativ organisering av kulturtjenesten og videreutvikling av tjenesten, har vært gjennomført i samarbeid med kultur- og oppvekstsjef Per Sandvik, organisasjons- og personalsjef Kjersti Øiseth, berørte ansatte og en representant fra fagforbundet. Alternative organiseringsformer som er drøftet: Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Kulturtjenesten samles til en resultatenhet bestående av kulturskolen, bibliotek og almennkulturen inkl. ungdomsklubbene. Det vil føre til en tydeligere ledelse i avdelingen, med en resultatenhetsleder som vil få klare fullmakter fra avdelingssjefen i spørsmål relatert til tjenesten. En samling av tjenesten, vil medføre et samlet fokus på de ulike kulturtilbudene. Det vil i tillegg bidra til at avdelingslederen vil få en mulighet til å rendyrke sin lederrolle, uten å ha spesielle oppgaver på kultur framfor de øvrige områdene kultur- og oppvekstsjefen leder. En slik løsning vil føre til opprettelse av en ny stilling som enhetsleder og vil være kostnadsdrivene i forhold til vedtatte budsjettrammer. Kulturtjenesten deles opp i flere resultatenheter 1) kulturskolen 2)bibliotek og 3) almennkulturen inkl. ungdomsklubbene. En oppdeling i flere mindre enheter, vil i seg selv være kostnadsdrivene i form av økte kostnader til lønn for flere enhetsledere. Mindre enheter vil slik vi ser det kunne skape distanse mellom enhetene snarere enn å ivareta behovet for et godt samarbeid enhetene imellom. Opprettholde dagens organisering inntil bemanningssituasjonen har stabilisert seg. Dagens organisering medfører at kulturskolerektor, biblioteksjef, leder PPT og almennkulturen inkl. ungdomsklubbene rapporterer direkte til kultur- og oppvekstsjef.

4 4 Ser vi på antall årsverk i kulturtjenesten er disse til sammen 12,5 årsverk. En splitting av disse årsverkene i flere mindre enheter, vil kunne danne presedens i forhold til vedtaket om størrelsen på kommunens øvrige enheter. Konklusjonen i omorganiseringen var at det ble lagt inn en premiss om at egne resultatenheter minst skulle bestå av 7-8 årsverk. Enhetene bør ideelt sett være større. Man diskuterte sågar om alle barnehagene skulle organiseres som en resultatenhet. Det gikk man imidlertid bort ifra. En begrunnelse for å opprette kulturtjenesten som en egen resultatenhet, vil være at det kan bli tydeligere og ryddigere rolle- og ansvarsfordeling innenfor de ulike områdene samt sikre en bedre samordning av de ulike kulturtilbudene. Område PPT er holdt utenfor dette saksfremlegget, da det ikke var en del av bestillingen i vedtaket. Vurderinger Enebakk kommune har befestet sin posisjon som kulturbygd og leverer i dag et bredt kulturtilbud til kommunens innbyggere. En omorganisering av tjenesten vil på sikt bidra til en ønsket utvikling gjennom et klarere lederskap av enheten. For å skaffe legitimitet for en omorganisering, er det slik rådmannen ser det nødvendig å begrunne endringen med at den vil løse konkrete problemer og effektivisere virksomheten ytterligere. Rådmannen er av den oppfatning at det vil være riktig av hensyn til tjenesten og gjennomføre en omorganisering. Ikke bare vil kulturtjenesten som enhet framstå mer samlet, men det vil også ivareta prioriteringene til avdelingssjefen i forhold til alle enhetene som er underlagt kultur- og oppvekstsjefen. Som beskrevet i saksfremlegget, vil en slik omorganisering måtte løses innenfor egne rammer. Rådmannen avbefaler derfor at vi først vil kunne ha dette på plass når dagens bemanningssituasjon tilsier at løsningen kan gjennomføres internt i avdelingen. Den nye enheten vil da omfatte kulturskolen, bibliotek og almennkulturen inkl. ungdomsklubbene. En omorganisering av kulturtjenesten til en samlet enhet, vil være i samsvar med kommunens øvrig organisering av tjenesteområdene.

5 5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/795 Arkivkode: 034 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/08 Administrasjonsutvalget /08 Utvalg for helse og omsorg Formannskapet Kommunestyret Evaluering av omorganiseringen av Helse- og sosialavdelingen Dokumenter som ikke er vedlagt: Spørreskjema Tabell med oversikt over innkomne data RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Helse- og sosialavdelingen skifter navn til Helse- og omsorgsavdelingen fra 1. mars Psykiatritjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars Barnevernstjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars I budsjettarbeidet for 2009 søkes det å finne midler til å øke den merkantile tjenesten med 0,5 årsverk. 5. Kostnadene for endringene i pkt 2 til 4 dekkes innenfor avdelingens budsjett. SAKSUTREDNING: Sammendrag Som et resultat av økonomiprosjektet ble det vedtatt at helse- og sosialavdelingen skulle omorganiseres til flat struktur med egne resultatenheter med virkning fra Etter to års drift har enhetslederne klart gitt uttrykk for at de ønsker en evaluering av omorganiseringen for på denne måten få fram faktaopplysninger som kan danne grunnlag for eventuelle endringer. Evalueringen har vært preget av stort engasjement blant de ansatte og vi har fått fram interessante funn som gjør at rådmannen finner det nødvendig å gjennomføre justeringer i dagens organisering. Spørreskjema og gjennomføring av evalueringen med påfølgende forslag til endringer, har vært gjennomført med en ansvarlig referansegruppe bestående av av helse- og omsorgssjef Fredrik Konstad, organisasjons- og personalsjef Kjersti Øiseth, HTV Fagforbundet Svend Haakon Jacobsen og HTV Norsk sykepleierforbund Charlotta Lindquist. Spørreskjemaet ble distribuert til

6 alle enhetsledere og til HTV. Det ble lagt opp til bred medvirkning fra de ansatte gjennom at fagforeningene gjennomførte medlemsmøter med sine medlemmer. Referansegruppen mener derfor å ha et godt grunnlag for de foreslåtte endringene i dagens organisering. Bakgrunn 6 Kommunestyret vedtok i saknr.: 0034/04 10.mai 2004 å omorganisere Helse- og sosialavdelingen. Vedtaket ble fattet som en følge av økonomiprosjektet og på grunnlag av pålagte økonomiske innsparinger i økonomiplanen for Vedtaket som omfattet helse- og sosialavdelingen er gjengitt i vedtakets punkter i, j og k. og er som følger: i) Det settes i gang en prosess for opprettelse av egne resultatenheter innen Helse- og sosial for å garantere et fullverdi tilbud til brukerne, med virkning fra j) I prosessen må det legges til rette for egnede enheter med dertil hørende ansvar og et fullverdi tilbud til brukerne, og sikres nødvendig faglig og administrativ kompetanseutvikling. k) Personal-, lønns- og økonomifunksjoner med dertil hørende stillingsressurser overføres fra Helse- og sosialavdelingen til stabsfunksjoner ved rådmannskontoret fra samme dato. Selv om vedtaket ikke inneholdt bestemmelser om evaluering, har det kommet fram et ønske fra enhetsledere og tillitsvalgte om å gjennomføre en evaluering. Saksopplysninger Dagens organisering av helse- og sosialavdelingen. Helse- og omsorgssjef Kommunelege I Merk. konsulent Helsetj barn/unge Sosialtjenesten Hjemmetjenesten Enebakk sykehjem Ignagard sykehjem Tiltaksenhet Gaupeveien Nylendeveien Forpl. enhet Barnevern Hjemmesykepl Sykeavd Sykeavd Bestillerfunksj Sløssåsveien Hjelp i hjemmet Skjermet enhet Dagavd Psykiatriteam Rehabilitering Tiltak funksjonsh. Flyktningetjeneste Innkomne data er gjennomgått i referansegruppen og er gjengitt i vedlagte tabell. 1. Funn i innkomne data Omorganiseringen har gitt bedre muligheter for å se verdikjeden under ett, med styrking og synliggjøring av de ulike tjenestene i avdelingen. Ved å lokalisere rehabiliteringstjenesten på Ignagard, har samarbeidet i saksbehandlerstaben blitt bedre og enklere. Omorganiseringen synes også å ha bidratt til positive endringer i kulturen, samarbeidet enhetene i mellom og forståelse for hverandres arbeidsoppgaver. Omorganiseringen har imidlertid bidratt til fravær av merkantilt personell, særlig oppleves dette i forbindelse med flytting av økonomikonsulenten til økonomistaben hos rådmannen. Det blir også stilt spørsmål ved om det er riktig at alle skal lære alt, særlig gjelder dette innenfor økonomi og personal. Et gjennomgående trekk er at enhetslederne føler at administrativt arbeid i stor grad

7 7 tar fokus fra det faglige arbeidet i enhetene inklusiv arbeidet med kvalitetssikring og ledelse. Lederavtalene oppleves som et godt verktøy, men det gjenstår fortsatt arbeid før disse blir så gode som forutsatt. Evalueringen har vist oss at personalet opplever at enhetslederen er mye borte fra arbeidsplassen. Dette går utover hjelp og støtte fra nærmeste leder. Dette oppleves ikke like framtredene fra enhetsleder til avdelingssjef. Omorganiseringen bidro til at rehabiliteringstjenesten ble organisert i tiltaksenheten. Personalet opplever dette som å falle mellom to stoler. Grunnen til at enheten ikke ble organisert som egen resultatenhet er at avdelingen er liten, og det er derfor ikke i samsvar med vedtaket. Å dele opp en organisasjon i for små enheter, vil kunne svekke samordning/samhandlingsmuligheter mellom enhetene. Det vil også være kostnadsdrivende i form av økte kostnader til lønn for flere enhetsledere. IA- avtalen ses på som et godt verktøy i arbeide med å få sykmeldte medarbeidere tilbake i jobb, men oppleves som tidkrevende og tungt, særlig når man ser at sykefraværet ikke går vesentlig ned. De ulike møtearenaene oppleves noe ulikt av respondentene, men ses på i stor grad som nyttige. Vurderinger Organisasjonsendringen i avdelingen har stort sett vært vellykket og gitt tydeligere ledelse. ne har fått delegert alle nødvendige fullmakter innenfor sitt område, noe som har medført bedre styring. Endringene har medført større arbeidspress på enhetslederne, noe som vi dessverre ser har resultert i enkelte sykmeldinger. I løpet av disse 2 årene etter omorganiseringen er det på noen områder at behovet for endring særlig viser seg: Psykiatritjenesten, som er en del av Tiltaksenheten, bør vurderes utskilt som egen enhet. Psykiatritjenesten er etter hvert blitt stor og driver med helt spesifikk tjenesteproduksjon, dette medfører at enhetsleder i praksis kun har kontroll med økonomi og overordnet personellarbeid. Ved å gjøre psykiatritjenesten til egen enhet vil vi få en enhetsleder som kan ta fullt ansvar for både fag, økonomi og personell. Tiltaksenheten vil da bli mer enhetlig som tildeler og oppfølger av den enkeltes tjenestebehov. Ved omorganiseringen ble det etablert to selvstendige sykehjemsenheter. Sykehjemmenes funksjon har etter hvert endret seg ved at Enebakk sykehjem har fått ansvar for mennesker med demens. Det er vedtatt å bygge ut Ignagard sykehjem med 20 plasser, hvorav 7 skal brukes som kommunehospital (korttids og behandlingspost). Etter utbyggingen vil Enebakk sykehjem bli sykehjem for demente. Denne utbyggingen og endringen i oppgaver medfører behov for grundig driftsplanlegging og organisering. For å oppnå ønsket resultat er det ønskelig på sikt å vurdere en mulighet for å se på om det er reelt å samle sykehjemsenhetene sammen til en enhet, noe som etter rådmannens vurdering vil kunne medføre mindre koordineringsinnsats fra avdelingssjef. Eventuell opprettelse av en slik enhet bør først skje når forholdene ligger til rette for dette. For å oppnå ønsket resultat bør en se på om det er aktuelt å samle sykehjemsenhetene til en enhet, noe som etter rådmannens vurdering vil medføre bedre samordning og mindre koordineringsinnsats fra avdelingssjef. Eventuelt opprettelse av en slik enhet bør først skje når forholdende ligger til rette for dette.

8 Barnevernstjenesten ble ved omorganiseringen ikke definert som egen enhet, da det først skulle vurderes om den skulle slås sammen med PP tjenesten. Etter en gjennomgang av oppgaver og funksjoner, fant rådmannen at en slik sammenslåing ikke på dette tidspunktet var rett. Dersom man skal gjøre et slikt grep vil det være mer hensiktsmessig å vurdere en enhet for barn og unge som omfatter PP tjenesten, barnevern, helsetjenester barn/unge og SLT. Dersom en slik organisering skal bli vellykket må de ha stor fysisk nærhet, noe som i dag ikke er mulig. Barnevernstjenesten bør derfor få status som egen enhet. 8 Rådmannen ser ikke at det er hensiktsmessig å gjøre rehabiliteringstjenesten til egen enhet. Tjenesten består av rehabiliteringskonsulent, som har som oppgave å lede rehabiliteringsteamet, utarbeide individuelle planer og å følge opp brukere under rehabilitering. Resten av tjenesten er fysioterapeuter og ergoterapeuter som i hovedsak driver med behandling i hjemmene og på sykehjemmene og burde høre inn under hjemmetjenesten og sykehjemmene. Da det kun er 1,5 årsverk ergoterapeut og 2,4 årsverk fysioterapeut er det ikke hensiktsmessig å fordele resursene på enhetene. Det er av stor betydning å beholde et samlet fagmiljø, derfor denne organiseringen. Økte oppgaver, ved overgang fra fagledelse til enhetsledelse, uten styrking av staben, har medført merarbeid, som har medført at enhetslederne er bundet opp i administrative oppgaver. Ved å styrke den merkantile støttefunksjonen vil noen rutineoppgaver kunne overføres hit som avlastning. Lederavtalene skal videreutvikles som et redskap for samhandling og ansvarsutvikling mellom avdelingssjef og den enkelte enhetsleder. Det må legges vekt på å formulere klare og målbare mål innenfor enhetene, som igjen skal danne grunnlag for oppfølging av den enkelte enhetsleder. Avdelingen heter i dag Helse- og sosialavdelingen. Avdelingssjefens tittel er Helse- og omsorgssjef. Dette er noe forvirrende og Rådmannen mener at avdelingen bør endre navn til Helse- og omsorgsavdelingen. Dette vil også være mer korrekt da sosialenheten fra primo 2009 vil gå inn i NAV-Enebakk.

9 9 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/601 Arkivkode: 026 Saksbehandler: Nils Schaug Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 3/08 Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Avtale om administrativt vertskommunesamarbeid - Øyeren IKT Dokumenter som er vedlagt: 1 Intensjonsavtale undertegnet av rådmennene i Enebakk, Fet og Rælingen 21.juni. 2 Oversikt over alternative organisasjonsformer 3 Avtale om administrativt vertskommunesamarbeid Øyeren IKT 4 Oppgavefordeling mellom Øyeren IKT og samarbeidskommunene RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Enebakk kommune vedtar vedlagte avtale om administrativt vertskommunesamarbeid - Øyeren IKT 2. Rådmannen i Rælingen delegeres fullmakt til å organisere den felles driftsenheten og til å innplassere og inngå arbeidskontrakter med medarbeiderne i Øyeren IKT. SAKSUTREDNING: Sammendrag Saken omhandler valg av organisasjonsform og godkjenning av samarbeidsavtale for felles IKT drift for kommunene Enebakk, Fet og Rælingen. Bakgrunn Våren 2007 tok rådmannen i Rælingen initiativ overfor rådmennene i Enebakk og Fet for å vurdere mulighetene av å utvide samarbeidet om IKT drift. Rådmennene oppsummerte situasjonen slik: - IKT driftsorganisasjonen i de tre kommunene er ikke tilpasset dagens og framtidas behov - Daglig drift, feilretting og brannslukking dominerer - Manglende ressurser til strategiarbeid og utvikling - Vanskelig å rekruttere nye medarbeidere - Sårbarhet - For mye nedetid - Teknologisk akterutseilt - Har prioritert billige investeringer, noe som ofte gir dyre driftskostnader på sikt - Uforutsigbare økonomiske rammer (skippertaks-investeringer)

10 10 Saksopplysninger Rådmennene i Enebakk, Fet og Rælingen inngikk den 21.juni 2007 d.å. en intensjonsavtale for å få avklart grunnlaget for etablering av felles IKT- drift for de tre kommunene, benevnt Øyeren IKT. Hensikten med felles IKT drift er å etablere et driftsmiljø som utgjør et robust fagmiljø og derigjennom gir kostnadseffektive IKT-tjenester av god kvalitet til de tre kommunene. Hovedmål for prosjektet: - Etablere robust pro- aktiv IKT- drift, og derav bedre tjenester og oppetid for brukerne - Være IKT kompetansesenter for eierne, og attraktive arbeidsplasser for medarbeiderne - Være pådriver for god IKT infrastruktur i de tre kommunene - Kunne tilby moderne framtidsrettede IKT-verktøy til kommunenes tjenesteproduksjon - Tilrettelegge for framtidige utfordringer med bl.a. å kunne tilby interaktive elektroniske innbyggertjenester Prosjektorganisering Rådmennene i de tre kommunene utgjør styringsgruppe for prosjektet Øyeren IKT. Det er engasjert prosjektleder og nedsatt en prosjektgruppe med deltakere fra de tre kommunene. Hver av kommunene har også med en tillitsvalgt- representant i prosjektgruppa. Prosjektgruppa har arbeidet med å få fram samarbeidsavtale mellom de tre kommunene og parallelt forberede en sammenslåing. Samarbeidsavtalen legges nå fram til formell behandling. Faglige forhold: Organisasjonsform En felles IKT driftsenhet kan ha ulike organisasjons - eller selskapsformer. Oversikt over alternative organisasjonsformer som er vurdert i prosjektet er vedlagt saken. Aktuelle organisasjonsformer for den felles driftsenheten kan være: - Interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens (Kml) 27 - Interkommunalt selskap IKS etter IKS-loven - Administrativ vertskommune etter Kml 28a-f Interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens (Kml) 27 Denne organisasjonsformen innebærer at det opprettes et styre med deltakere utpekt av de samarbeidende kommunene. Styret vil ha ansvaret for drift og organisering av enheten. Samarbeid etter Kml 27 er uhensiktsmessig for noe som skal vare over tid, 27 samarbeid er best egnet for en midlertidig organisasjon. Interkommunalt selskap IKS Et interkommunalt selskap - IKS har et representantskap med deltakere fra de samarbeidende kommunene og et styre som velges av representantskapet. Kommunal instruksjonsrett vil kun være gjennom kommunens representant i representantskapet. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser som vedgår virksomhetens drift og organisering. Det formelle arbeidsgiveransvaret er lagt til selskapet ved styret. Et IKS er et selvstendig rettsubjekt. IKS velges ofte når virksomheten har et visst forretningsmessig preg og element av næringsvirksomhet, og man ikke ønsker å etablere et aksjeselskap. I motsetning til AS, har deltakerne i IKS et ubegrenset ansvar.

11 11 Administrativ vertskommune etter Kml 28a-f Nytt fra er Kml 28 som også gir kommunene mulighet til å overdra oppgaver som omfatter myndighetsutøvelse til en vertskommune. Ved samarbeid etter disse bestemmelsene vil vertskommunen innlemme de økonomiske aspektene ved samarbeidet i eget regnskap. De ansatte vil være ansatt i vertskommunen med de rettighetene og forpliktelsene som ligger i dette. Det er to måter å styre samarbeidet på, med eller uten folkevalgt nemnd (hhv. 28 c og b). Dersom vertskommunesamarbeidet har en felles folkevalgt nemnd, kan deltakerkommunene delegere til nemnda myndighet til å treffe vedtak også i saker av prinsipiell betydning. Hver av deltakerkommunene skal være representert med en elle flere representanter i nemnda. Når det gjelder vertskommunesamarbeid uten nemnd, kan en kommune (samarbeids- kommune) avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunestyret i samarbeidskommunene gir instruks til egen administrasjonssjef om delegering til administrasjonssjefen i vertskommunen. Inntekter og utgifter ved vertskommunesamarbeidet inngår i budsjettet og regnskapet til vertskommunen. KS Konsulent har laget følgende figur som viser administrativt vertskommunesamarbeid: Vurderinger Vurdering av de ulike organisasjons- og styringsformene har vært en viktig del av prosjektet. Ut fra en samlet vurdering vil rådmannen anbefale at Øyeren IKT organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid basert på Kml 28 b (uten nemnd). Rådmannen har lagt vekt på at IKT drift normalt hører inn under rådmannens ansvarsområde ut fra de forutsetninger som settes av lover, forskrifter, budsjett og økonomiplan. Samarbeidsavtalen er en utvidelse av eksisterende samarbeid. Med bare tre deltakere på et ikkeprinsipielt område anser rådmannen administrativt vertskommunesamarbeid å være tilstrekkelig formalisering av samarbeidet. Samarbeidsavtale: For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen skal vedtas av kommunestyrene. En samarbeidsavtale skal inneholde bestemmelser om:

12 12 a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale. Kommentarer til avtalen: 1. Deltakere: Enebakk, Fet og Rælingen Deltakerne i samarbeidet er basert på eksisterende IKT samarbeid mellom våre tre kommuner. En vil bygge videre på det samarbeidet som er etablert gjennom flere år. Det er mer overkommelig å etablere Øyeren IKT ut fra eksisterende samarbeid. Rælingen som vertskommune foreslås fordi Rælingen IKT på flere områder allerede fungerer som en vertskommune for IKT driften i Enebakk og Fet. Rælingen ligger sentralt mellom våre kommuner og Rælingen IKT er den største av våre tre IKT avdelinger. 2. Rettslig grunnlag: Kml 28 b Også alternativene 27 og IKS beskrives i saksutredningen. Vurdering av ulike organisasjons-, styringsformer har vært en viktig del av prosjektet og ut fra en samlet vurdering vil rådmennene tilrå samarbeid basert på 28 b (uten nemnd). 3. Formål Øyeren IKT skal først og fremst være en IKT driftsorganisasjon. Rådmennene er enige om at bruk av IKT som virkemiddel for å nå organisasjonens mål skal ligge som et lederansvar i hver enkelt kommune. 4. Avgjørelsesmyndighet Samarbeidet skal ha et formalisert samarbeidsforum hvor kommunenes rådmenn eller den rådmannen bemyndiger møtes for å drøfte saker av betydning for samarbeidet og for å sikre at saker av prinsipiell karakter blir behandlet av kommunestyrene i samarbeidskommunene. 5. Daglig leder Rådmannen i vertskommunen tilsetter og inngår arbeidsavtale med daglig leder. 6. Oppgaver Tjenestene som Øyeren IKT skal levere vil fremgå av vedlegg 4 som viser oppgavefordeling mellom Øyeren IKT og samarbeidskommunene. Endringer vil kunne bli foretatt ettersom en høster erfaringer med samarbeidet. En viktig del av etableringen av Øyeren IKT vil være å gå opp grensesnittet mellom Øyeren IKT og samarbeidskommunene i form av tjenesteavtaler. 7. Fastsettelse av budsjett Kommunestyrene i Enebakk, Fet og Rælingen bestemmer hvor store summer som skal overføres til drift av Øyeren IKT i kommende budsjetter. Det er lagt stor vekt på at hver av kommunene selv avgjør det budsjettmessige omfanget IKT driften skal ha. Samtidig innebærer samarbeidet en vilje til å utvide driften til felles beste. Budsjettprosessen er forutsatt å være nøkkelen for å

13 avklare grenseoppgangen mellom fellesskapet og hver enkelt kommunes behov for å styre eget budsjett Fordeling av kostnader Faste kostnader omfatter lønn til medarbeiderne i Øyeren IKT, husleie til vertskommunen, drift av brannmurer, AD, E-post, felles serverpark, verktøy og transportutstyr. I prinsippet skal kommunikasjonsnettet mellom rådhusene i de tre kommunene dekkes etter innbyggetallet. Kommunikasjonsnettet internt i hver kommune skal belastes hver av kommunene. I de variable kostnadene ligger driftskostnader pr. PC. Gjennom denne ordningen legges det til rette for at enhetene kan finansiere sine PC-er gjennom drift. 9. Eierskap til verdiene Kommunene eier IKT utstyr innkjøpt før opprettelsen av den felles driftsenheten. Utstyr kjøpt inn etter at Øyeren IKT er etablert vil tilhøre Øyeren IKT / Rælingen kommune. Ved eventuell avvikling av samarbeidet vil aktiva og passiva bli fordelt på tilsvarende måte som det er finansiert gjennom fordelingsnøkkelen. Dette innebærer at selv om Rælingen står som eier av utstyret vil likevel de øvrige kommuner være sikret en rett til utstyr gjennom avviklingsbestemmelsen. 10. Ikrafttredelse Selv om den felles driftsenheten Øyeren IKT først starter opp fra januar 2009, vil arbeidet med å organisere og foreta innplassering av personalet i enheten starte opp når kommunestyrene i Enebakk, Fet og Rælingen har vedtatt samarbeidsavtalen. Rådmannen i Rælingen har ansvaret for dette arbeidet. Arbeidet med å utarbeide tjenesteavtaler mellom Øyeren IKT og samarbeidskommunene vil starte opp så snart samarbeidsavtalen er vedtatt. Det vil også bli igangsatt arbeid med å få på plass IKT systemorganisasjon for hver av kommunene og en vurdering av hva som må gjøres mht. teknisk plattform og drift. Juridiske forhold: Rådmannen i Rælingen gis myndighet til å disponere budsjettinnsatsen for IKT driften for de samarbeidende kommunene. Til gjengjeld påtar Rælingen kommune seg en forpliktelse til å levere IKT driftstjenester i henhold til inngåtte tjenesteavtaler. Økonomiske forhold: Hensikten med et interkommunalt vertskommunesamarbeid om IKT tjenester er bl.a. å gi kostnadseffektive tjenester. Vertskommunesamarbeidet vil i seg selv ikke føre til reduserte IKT utgifter for kommunene. Erfaringer fra andre tilsvarende samarbeid er at enhetskost- nadene f.eks pr. arbeidsstasjon og til servere og lignende vil gå ned. Administrative og personalmessige konsekvenser: Ved et interkommunalt IKT samarbeid basert på Kml 28 b kommer kapittel 16 i AML, som omhandler arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse til anvendelse. Medarbeiderne vil ha tilsettingsforhold til vertskommunen. Alternative løsninger: En alternativ løsning til å opprette Øyeren IKT vil være å si opp nåværende IKT driftsavtaler mellom Enebakk, Fet og Rælingen og å etablere tre selvstendige enheter. Konsekvensene av dette vil være de problemene som er beskrevet som bakgrunn for prosjektet Øyeren IKT.

14 14 Dagens samarbeid i den form det nå er anses ikke for å være et godt alternativ. Samarbeidskommunene har ikke et tilstrekkelig formalisert samarbeid for å avklare og drøfte felles utfordringer. Dagens samarbeidsform er heller ikke tilstrekkelig for å disponere personalet ut i fra en felles tilnærming til det samlede kompetansebehovet.

15 15 Referatsaker RS 1/08 Referatsaker RS 2/08 Bekymringsmelding fra hovedverneombudet - manglende midler til opprusting av nedslitt Ytre Enebakk skole