Åpenhet, respekt og tilgjengelighet. Kommunikasjonsstrategi for ledere/medarbeidere i Bodø kommune

Transkript

1 Åpenhet, respekt og tilgjengelighet Kommunikasjonsstrategi for ledere/medarbeidere i Bodø kommune

2 Innhold 1. Kommunikasjonsutfordringer 2. Kommunikasjonsmål 3. Bakgrunn, roller og begreper 4. Metoder for intern og ekstern kommunikasjon 5. Strategier og tiltaksliste 6. Reglement og lover

3 Forord Dette er kommunikasjonsstrategien for ledere/medarbeidere i Bodø kommune. Den omhandler ikke kommunikasjon av politisk virksomhet utover at kommunikasjonen skal bistå ordfører i kommunikasjonsspørsmål der det er ønskelig. Kommunens kommunikasjonsstrategi begrenser seg i denne omgang til å gjelde det kommunikasjonen har ansvaret for. Tiltakene i planen skal rulleres en gang i året. 1 : KOMMUNIKASJONSUTFORDRINGER Bodø kommunens viktigste kommunikasjonsutfordringer er å: motvirke til at kommunens kommunikasjon er fragmentert og tilfeldig. ta i bruk kommunikasjonens kompetanse for en profesjonalisering av kommunikasjonen. sikre tilbakemeldinger fra brukerne for å bedre kommunikasjonen ved å gjennomføre innbyggerundersøkelser bruke et forståelig språk og ha en enhetlig visuell profil motivere til dialog og medvirkning skape realistiske forventninger til kommunens tjenester øke kunnskapen om egen organisasjon for å skape intern stolthet. møte media og andre interessenter åpent, aktivt og planlagt ta i bruk kommunikasjon som virkemiddel i det daglige arbeidet. ha en kommunikasjonsfaglig plan for innføring av nye verktøy øke tilgjengeligheten 2. KOMMUNIKASJONSMÅL Bodø kommunes kommunikasjon skal bygge på åpenhet, respekt og tilgjengelighet.

4 Bodø kommunes informasjon og kommunikasjon skal bidra til å gi borgerne god og forståelig informasjon om og realistiske forventninger til kommunens tjenester å skape et godt omdømme at Bodø kommune oppleves som en serviceinnstilt organisasjon som leverer tjenester av god kvalitet og som lytter til sine omgivelser (dialog) at ansatte oppmuntres til å se helheten i kommunens allsidige virksomhet at kommunen fremstår som en attraktiv arbeidsplass 3 : Bakgrunn, roller og begreper 3.1 Kommunikasjon i kommunen - hvordan og hvorfor Offentlig kommunikasjon må bygge på kunnskap og være systematisk, grundig og planlagt. Alle tiltak bør være forankret i en kommunikasjonsstrategi. For Bodø kommune er kommunikasjon viktigere enn noen gang. Kommunen forvalter ordninger som har stor betydning for folks velferd. Kunnskap om ordningene kan være avgjørende for mange menneskers livskvalitet. Kommunikasjon vil dessuten bidra til bedre og mer effektiv ressursutnyttelse, samt bedre omdømme. For ikke å glemme hvor viktig det er å kommunisere godt med både nåværende og framtidige medarbeidere. I sammenhengen er intern kommunikasjon særs viktig og avgjørende for utviklingen av organisasjonen. Den nye medarbeiderportalen som erstatter nåværende intranett, blir det viktigste virkemiddelet i utviklingen av internkommunikasjonen i Bodø kommune. 3.2 PRINSIPPER FOR KOMMUNIKASJON Prinsipp for medieuttalelser - overordnet prinsipp er nedfelt i Bodø kommunes arbeidsreglement pkt 6 Pressekontakt (se pkt 6) ytringsfrihet omtalt i Bodø kommunes arbeidsreglement pkt 6 Pressekontakt (se pkt 6) varsling - Bodø kommune har egne kanaler for varsling av kritikkverdige forhold, se rutiner for varsling i personalhåndboken, merket intern varsling. 3.3 Hva er informasjon og kommunikasjon I norsk språkbruk brukes ofte begrepene informasjon og kommunikasjon om hverandre. En enkel måte å skille dem på er at kommunikasjon betegner prosessen, mens informasjon er produktet eller budskapet. Informasjon er det som blir formidlet når vi kommuniserer. Informasjon oppfattes dessuten ofte som enveis, mens kommunikasjon brukes mer om toveis dialog.

5 Noen begrepsavklaringer: Kommunikasjonsstrategi: en overordnet plan for hvordan en organisasjon skal jobbe med kommunikasjon for å nå gitte mål. Kommunikasjonsplan: en enkel plan for å kommunisere om en bestemt sak (for eksempel kulturkvartalet og valget). Planene er forankret i kommunikasjonsstrategien. En kommunikasjonsplan skisserer 1. budskap, 2. målgruppe og 3. kanalvalg. Krisekommunikasjon: kommunikasjonsarbeid i forbindelse med kriser. I Bodø kommune er kriseledelse ivaretatt gjennom planverket CIM til Direktoratet for Sivilt Beredskap og egen plan for Kriseteamet. 3.4 Hva bygger strategien på Strategien tar utgangspunkt i og baserer seg på kommunens verdier og styringsdokumenter. I kommunelovens paragraf 4 slås det fast at kommunene skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette prinsippet er innarbeidet i strategien. Ny offentlighetslov ble innført 1.januar Bakgrunnen for ny lov var et behov for større åpenhet og mer innsyn i forvaltningen. Den nye strategien legger opp til at Bodø skal være en åpen kommune som ønsker deltakelse og engasjement hos innbyggerne. I tillegg tas det hensyn til annet relevant lovverk (se vedlegg). 3.5 Ansvar og organisering av virksomheten Rådmannen har hovedansvaret Hovedansvaret for at kommunikasjonsvirksomheten blir drevet profesjonelt og etisk forsvarlig ligger hos rådmannen. Ordførerens / politisk ledelse sin rolle Ordføreren har ansvaret for å fronte politiske vedtak. Ordføreren har også et særskilt ansvar når det gjelder krisekommunikasjon (dette omtales i egen plan for kriseledelse gjennom planverket CIM). Kommunikasjonen bistår ordføreren i kommunikasjonsspørsmål. Kommunikasjon er et lederansvar Kommunikasjonsarbeidet må være integrert i den daglige oppgaveløsningen til de ulike fagenhetene i kommunen. Ledere har et særskilt ansvar for å følge opp kommunens kommunikasjonsstrategi. Kommunikasjonsenheten fungerer som rådgivere overfor lederne i kommunikasjonsspørsmål. Lederne skal utfra sakens karakter konsultere kommunikasjonsenheten dersom de blir kontaktet av media, slik at enheten er informert og har mulighet til å komme med råd eller iverksette tiltak. Det forutsettes at alle medarbeidere som blir kontaktet av media tar kontakt med sin leder. Kommunikasjonsenheten er fagavdelingen Kommunikasjonssjefen er en del av kommunens strategiske ledergruppe.

6 Kommunikasjonsenheten har det faglige ansvaret for kommunens interne og eksterne kommunikasjonsvirksomhet. Det vil si ansvaret for en rekke tiltak og aktiviteter med sikte på å bedre kommunikasjon med kommunens innbyggere, samarbeidspartnere og kommunens egne ansatte. Kommunikasjonen skal samarbeide tett med de ulike fagavdelingene og servicekontoret i kommunen. Kommunikasjonsenhetens medarbeidere skal ikke fungere som pressetalsmenn/kvinner for Bodø kommune, med mindre noe annet blir bestemt i enkeltsaker. Kommunikasjonsenheten har som en viktig oppgave å gjøre lederne gode på kommunikasjon. Blant annet når det gjelder kontakt med media. Kommunikasjonsenheten har ansvaret for å ivareta helheten i kommunens kommunikasjonsarbeid, og ikke minst sørge for at det er etablert felles verdier og prinsipper for informasjonsarbeidet som følges i hele organisasjonen. Da er det nødvendig med et nært og daglig samarbeid med kommunens toppledelse.

7 4: Metoder for intern og ekstern kommunikasjon Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige, politiske, økonomiske og praktiske valg også tar hensyn til at beslutningene skal kommuniseres. 4.1 Målgruppe Bodø kommunes kommunikasjon skal være mangfolds- og målgruppeorientert og ta hensyn til mottakeren. Definere og skaffe kunnskap om målgruppene som skal nås Lytte aktivt for å kunne møte målgruppene Måle i hvilke kanaler vi best når ut til de ulike målgruppene Være oppdatert på digitale bruksmønstre hos de ulike målgruppene Sikre gode rutiner for håndtering av henvendelser og tilbakemeldinger i valgte kanaler 4.2 Aktiv og planlagt Bodø kommunes kommunikasjon om tjenestetilbud, rettigheter og viktige politiske beslutninger skal være aktiv, ærlig og planlagt i de rette kanaler. Dette betyr: Bruke kommunikasjon som strategisk virkemiddel Legge til rette for innsyn i forvaltningen Være i forkant - planlegge tiltak i god tid Informasjon fra kommunen skal være oppdatert og relevant Aktivt opplyse om målgruppenes rettigheter, plikter og muligheter Tydelige og relevante beskrivelser av kommunens tjenestetilbud, språklig tilrettelagt og med hensiktsmessig utforming for ulike målgrupper. Presentere kommunens resultater Skape engasjement og bidra til deltakelse omkring beslutningsprosesser Tydeliggjøre lokale behov, resultater og ønsker overfor fylke og stat. Kanalvalg Intranettet Solsia skal være den foretrukne kanalen for intern informasjon Internett skal være den foretrukne kanal for ekstern informasjon Ta i bruk sosiale medier der det er hensiktsmessig. Utnytte teknologiske muligheter som gir ansatte og innbyggere bedre og raskere informasjon Bruke mediene aktivt. Bruke folkemøter som kommunikasjonskanal i større grad enn i dag. 4.3 Roller, ansvar og kompetanse Bodø kommune skal være en tydelig og enhetlig avsender som har et avklart og godt samarbeid internt. Enhetlig visuell profil

8 All informasjon skal tydelig vise hvem avsenderen er Kommunens profil skal brukes konsekvent og korrekt for å sikre gjenkjennelighet Ansvar og organisering Definere kommunikasjonsbehov både knyttet til daglig drift, saksframlegg og til særskilte prosjekter og beredskap - utarbeide planer etter behov. Tydeliggjøre kommunikasjonsansvaret i lederopplæringen Ved opplæring av nye medarbeidere skal kommunikasjonsstrategien gjennomgås. 5. Strategier og tiltak Strategi: Økt samordning av kommunens kommunikasjon Tiltak Ansvar Tid 3 Ledere som får henvendelser fra media skal ut fra sakens karakter, kontakte kommunikasjonen for bistand Alle ledere Kommunikasjonspris til den leder som på et Kommunikasjon Februar 2013 forbilledlig måte har fått presentert og representert kommunen i media. Årshjul 2013 Arne/Geir 15.januar 2013 Gjennomgå kommunens annonsepolicy med Tord Vinter 2013 tanke på forbedringer og besparelser Etablere webredaktørforum i Bodø kommune Børre 2013 som skal øke den samlede kompetansen og koordinere kommunikasjonen. 2 Utvikle digitale tjenester for borgerportalen Børre Gjennomgå kommunens kriseberedskap i samarbeid med kommunens ledelse og beredskapssjef Tord Første halvdel 2013 Strategi: Økt dialog med innbyggerne Tiltak Ansvar Tid Opprette innbyggerportal Børre 15.januar 2013 Utrede grunnlag for egen side på Facebook Tord/Kjersti/Linda Vinter 2013 Dokmo Bistå ved gjennomføring av brukerundersøkelser for å kartlegge kommunens omdømme. Tord/Eirik L/Jon Erik 2013 Standardisering av skilting av kontordører og epostsignatur Tord 2013 Strategi: Økt fokus på kommunikasjon som lederverktøy Tiltak Ansvar Tid

9 Gjøre kommunikasjon til eget punkt under Ledelse og styring. Gjennomføre planmessig opplæring i kommunikasjon for alle med lederansvar. Kommunikasjonssjef skal delta på ledersamlinger Tord Tord RKD Kontinuerlig Kontinuerlig Tiltakslisten skal rulleres en gang i året. 6. Reglement og lover Arbeidsreglement for Bodø kommune pkt 6 Pressekontakt. a) Bodø kommune skal utøve åpenhet og aktivt informere gjennom media saker som er av interesse for befolkningen i Bodø og offentligheten forøvrig. b) Det skal i alle saker tilstrebes meroffentlighet, i tråd med intensjonene i offentlighetslovgivningen. c) Det øverste informasjonsansvaret ligger hos ordfører og rådmann. d) Ordfører og rådmann uttaler seg til media på vegne av Bodø kommune i politiske saker. Rådmannen eller den han bemyndiger uttaler seg på vegne av administrasjonen angående administrasjonens vurderinger og kommentarer i enkeltsaker av prinsipiell eller strategisk karakter. Ansatte som også er politisk valgte representanter kan uttale seg om politiske saker etter eget partis presseregler. e) Virksomhetsledere har rett og plikt til å gi ut faktaopplysninger som ikke skal unntas offentlighet innenfor sin virksomhets område. Virksomhetsledere gir faglige vurderinger på vegne av sin virksomhet. f) Alle ansatte i kommunen har full ytringsfrihet som privatpersoner. Den enkelte har selv et ansvar for å presisere at man uttaler seg som privatperson i saker innenfor Bodø kommunes arbeidsområde. Kritikk som gjelder eget fagområde og egen arbeidsplass skal søkes løst tjenestevei. Ansatte skal opptre lojalt ovenfor politiske og administrative vedtak. g) Tillitsvalgte har selv ansvar for å klargjøre ovenfor mediene at de uttaler seg som representant for en fagforening. Rollene som tillitsvalgt og enkeltstående ansatt må holdes adskilt. h) Personalsaker skal ikke kommenteres i media. Kommuneloven

10 Kommunelovens 4 sier: Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkes- kommunale forvaltningen. Åpenhet og informasjon skal sikre et bredt engasjement fra allmennheten. Offentleglova Formålet med offentleglova er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktelig. Hovedprinsippet er at forvaltningens dokumenter er offentlige så langt annet ikke følger av lov eller forskift. Forvaltningsloven Forvaltningsloven inneholder regler for forvaltningens saksbehandling. Loven skal blant annet sikre at forvaltningens saksbehandling foregår slik at avgjørelsene blir riktigst mulig og at bestemte hensyn og interesser ivaretas under saksbehandlingsprosessen. Viktige prinsipper her er rettssikkerhet, partsoffentlighet, taushetsplikt og habilitet. Loven definerer hva som er et enkeltvedtak og gir bestemte regler for klageadgang. Forvaltningsloven påpeker også forvaltningsorganenes veiledningsplikt. Kommunehelsetjenesteloven og Sosialtjenesteloven Kommunehelsetjenesteloven og Sosialtjenesteloven påpeker også helse- og sosialtjenestens oppgaver med å gi opplysning, råd og veiledning. Plan- og bygningsloven Plan- og bygningsloven gir tydelige føringer for informasjons/ offentliggjøringsplikter i planprosesser. Ny Plan- og bygningslov trer i kraft 1. juli 2009 og har klare regler for medvirkning, konsekvensbeskrivelser og planprosesser. Gjennom medvirkning har innbyggerne rett til å kunne delta og påvirke beslutningsprosesser. Grunnloven Grunnlovens 100 sier: Trykkefrihed bør finde Sted. Videre heter det at Frimodige ytringer, om Stadsstyrelsen og hvilkemsomhelst anden Gjenstand ere Enhver tilladte. Personopplysningsloven Personopplysningsloven gir regler for hvordan en behandler, oppbevarer, sikrer og eventuelt gir innsyn i personopplysninger. Loven stiller krav til informasjonssikkerhet. Den gjelder for all privat og all offentlig virksomhet. Arkivloven Formålet med Arkivloven er å sikre arkiv som enten har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig dokumentasjon, slik at dette blir tatt vare på for ettertiden. Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen har bestemmelser om hvordan partene i arbeidslivet informerer hverandre.

11 Miljøinformasjonsloven Miljøinformasjonsloven gir innbyggerne rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet. Øvrig lovforståelse