Kommunikasjonsstrategi Vestfold fylkeskommune Åpen, aktiv og tydelig

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi Vestfold fylkeskommune Åpen, aktiv og tydelig

2 Innhold Kommunikasjonsstrategi Vestfold fylkeskommune Åpen, aktiv og tydelig... 1 Innledning... 3 Del 1 Overordnede mål og strategier... 4 Verdier og prinsipper... 4 Åpenhet... 4 Medvirkning... 5 Inkludering... 5 Aktiv... 5 Helhet... 6 Linjeprinsippet... 6 Del 2 Intern og ekstern kommunikasjon... 7 Internkommunikasjon... 7 Mål... 7 Roller og ansvar intern kommunikasjon... 7 Eksternkommunikasjon... 8 Mål... 8 Roller og ansvar ekstern kommunikasjon... 8 Om beredskap... 9 Om mediekontakt... 9 Del 3 Handlingsplan Internett Intranett Grafisk profil Kompetanseutvikling Kommunikasjonsplaner Retningslinjer og rutiner Del 4 Plan for implementering av kommunikasjonsstrategien Del 5 Forankring i lover, retningslinjer og dokumenter Side 2 av 14

3 Innledning Sist vedtatte kommunikasjonsstrategi for Vestfold fylkeskommune er fra Både organisasjonen og kravene til kommunikasjon i offentlige virksomheter har endret seg siden den gang. Det er nå også behov for å jobbe mer strategisk med synlighet og omdømme, samt utvikle hensiktsmessige systemer og rutiner for internkommunikasjon. Dette er bakgrunnen for å utarbeide ny kommunikasjonsstrategi. Arbeidet med ny strategi startet i september 2009 med forankring i fylkesrådmannens ledergruppe og i fylkesutvalget. Bred involvering i prosessen og forankring av prosjektet har vært viktig med tanke på eierskap til og implementering av strategien i organisasjonen. Alle virksomheter, seksjoner, ledergrupper og politikerne har bidratt med innspill. Spørringer i organisasjonen, lovverk, statlig kommunikasjonspolitikk og fylkeskommunens arbeidsgiverpolitikk er grunnlagsmateriale for strategien. Del 1 beskriver overordnede mål og strategier for kommunikasjon og hvilke prinsipper og verdier som skal kjennetegne kommunikasjon internt og eksternt i Vestfold fylkeskommune. Del 2 ser mer spesielt på mål for ekstern og intern kommunikasjon, roller og ansvar. Del 3 er handlingsplanen som definerer nødvendige tiltak for å nå målene beskrevet i Del 2. Kommunikasjon og informasjon er virkemidler på lik linje med økonomiske, juridiske og organisatoriske virkemidler for å oppnå mål og løse oppgaver på en effektiv og tilfredsstillende måte. Kommunikasjonsstrategien skal implementeres i hele organisasjonen og er forpliktende for alle deler av den. Den skal være førende for virksomhetenes og seksjonenes egne kommunikasjonsplaner. I møtet med innbyggere, organisasjoner, næringsliv, andre offentlige virksomheter og media skal de fylkeskommunale virksomhetene se sin kommunikasjonspraksis opp mot verdiene, prinsippene og målene i denne strategien. Del 4 Plan for implementering, sier noe om hvordan dette skal gjennomføres. Kommunikasjonsstrategien vil påvirke både praksis og prioriteringer i kommunikasjonsarbeidet, blant annet i forbindelse med saksbehandling, prosjekter, samarbeid og tjenestetilbud. Begrepet kommunikasjon er i denne sammenheng brukt som gjensidig utveksling av informasjon mellom to eller flere parter. Begrepet informasjon betyr her en ensidig formidling av et budskap. Strategi brukes her i betydningen planer og virkemidler for å nå fastsatte mål. Kommunikasjonsstrategien vedtas av Fylkestinget. Side 3 av 14

4 Del 1 Overordnede mål og strategier Vestfold fylkeskommune skal: være synlig og kjent blant innbyggerne som utviklingsaktør, tjenesteleverandør, forvaltningsledd og demokratisk nivå. være en attraktiv samarbeidspartner og viktig utviklingsaktør være kompetent, pålitelig, profesjonell og serviceinnstilt. være en utviklingsorientert arbeidsgiver som ivaretar medbestemmelse/medinnflytelse, representerer trygghet, utvikler fellesskapsfølelse og bevisstgjør på etiske holdninger. sikre innbyggerne og brukerne god og relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhet og tjenestetilbud og om politiske saker som berører dem. ha et godt omdømme Kommunikasjonsstrategien skal: bidra til å sikre innbyggerne og brukerne god og relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhet og tjenestetilbud og om politiske saker som berører dem. bidra til god kommunikasjon mellom innbyggerne og fylkeskommunen. bidra til at kommunikasjon brukes aktivt som styringsverktøy i arbeidet med å nå virksomhetens mål. bidra til bedre og økt samhandling og medinnflytelse. bidra til erfaringsutveksling, kunnskapsdeling og kvalitetssikring internt og eksternt. bidra til positiv omdømmebygging. Verdier og prinsipper I tråd med den statlige kommunikasjonspolitikken vil Vestfold fylkeskommune legge vekt på åpenhet, medvirkning og inkludering og være en fylkeskommune som er aktiv og opptrer helhetlig. Åpenhet Innbyggerne skal møte en åpen og tilgjengelig fylkeskommune som er lyttende, imøtekommende og viser dem respekt. Fylkeskommunens seksjoner/virksomheter skal føre et korrekt, godt og klart språk som kan forstås av alle. Medarbeiderne skal følge gjeldende regler for rettskrivning og målbruk. Fylkeskommunen skal sikre god kommunikasjon også der det er språkbarrierer. Fylkeskommunen skal legge til rette for en åpen og opplyst samfunnsdebatt. Side 4 av 14

5 Fylkeskommunen må legge vekt på god dialog med mediene og sikre dem og innbyggerne innsyn i sin virksomhet. Medvirkning Fylkeskommunen skal legge til rette for innbyggernes medvirkning og medinnflytelse. Fylkeskommunen skal gi berørte innbyggere mulighet til å fremme sine forslag og synspunkter på fysiske og elektroniske møteplasser. Fylkeskommunen skal involvere innbyggerne når ordninger og tjenester skal etableres, drives, evalueres og videreutvikles. For eksempel ved bruk av referansegrupper og høringsrunder. For å skape gode arenaer for medvirkning og involvering må fylkeskommunen aktivt dele sin informasjon med andre i tillegg til å bruke ulike relevante kanaler og virkemidler for å nå de aktuelle gruppene. Det skal tas hensyn til at ikke alle har kompetanse eller tilgang til å bruke digitale kanaler. Inkludering Fylkeskommunen skal etterstrebe å nå alle berørte parter med relevant informasjon. Fylkeskommunen skal gjennom sin informasjonsvirksomhet inkludere alle berørte innbyggere og grupper i samfunnet. Fylkeskommunen skal tilpasse informasjon og kommunikasjon til de ulike målgruppene. I noen sammenhenger er det nok at informasjonen kun gjøres tilgjengelig slik at innbyggerne selv kan gjøre seg kjent med den. I andre sammenhenger kan det være behov for en mer målrettet innsats for å nå de aktuelle målgruppene. Fylkeskommunale virksomheter skal gå foran når det gjelder å inkludere alle, ved å tilpasse sin informasjon og kommunikasjon til mangfoldet i befolkningen. Det må tas hensyn til at personer har ulike behov og forutsetninger for å kunne motta informasjon, med bakgrunn i språk, kultur, funksjonsevne og manglende kompetanse eller tilgang til digitale kanaler. Fylkeskommunen må derfor utforme sin informasjon slik at den er lett å forstå for mottakerne i de ulike målgruppene, og bruke de kanaler og virkemidler som er mest effektive for å nå disse. Dette er spesielt viktig for plikt- og rettighetsinformasjon. Gjeldende regler og normer for universell utforming skal legges til grunn i kommunikasjonsarbeidet. Aktiv Fylkeskommunen skal aktivt, raskt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter. Fylkeskommunen skal til enhver tid gjøre aktuell informasjon tilgjengelig, uten at det må fremmes krav om innsyn. Aktiv informasjon og kommunikasjon om innbyggernes rettigheter, plikter og muligheter er en forutsetning for aktiv demokratisk deltakelse og et velfungerende samfunn. Fylkeskommunen skal aktivt sørge for at informasjon deles, eller kan deles, med andre innenfor gjeldende regler om opphavsrett og personvern. Side 5 av 14

6 Fylkeskommunen skal også aktivt viderebruke informasjon fra andre offentlige og private virksomheter. I tillegg skal fylkeskommunen ta i bruk de mest effektive kommunikasjonskanalene. Fylkeskommunen skal sørge for at innbyggerne har tilgang til informasjon om den enkelte virksomhets planer og aktiviteter. Helhet Fylkeskommunens kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet. Fylkeskommunen skal samordne sin kommunikasjon internt og eksternt og presentere den slik at den fremstår helhetlig og fylkeskommunen er gjenkjennbar for mottakeren. Den enkelte leder har ansvar for å følge opp dette, på samme måte som for all informasjonsog kommunikasjonsvirksomhet. Saksbehandlere skal ha et helhetssyn på sakene de behandler og planlegge kommunikasjon og informasjon som en integrert del av arbeidsprosessen. Linjeprinsippet Ansvaret for informasjon og kommunikasjon følger saksansvaret, både for ledere og medarbeidere. Ledere har et særskilt ansvar for god kommunikasjon, men ansatte på alle nivåer har også et selvstendig ansvar for å holde seg informert om egen seksjon/virksomhet og dens ansvarsområder, og for å dele informasjon med andre. Alle ansatte har ansvar for å etterleve kommunikasjonsstrategien og følge vedtatte retningslinjer og rutiner for kommunikasjon. En god rettesnor er å informere internt før man informerer eksternt. Side 6 av 14

7 Del 2 Intern og ekstern kommunikasjon Internkommunikasjon Mål Å bidra til at virksomhetens mål nås Vestfold fylkeskommune skal bruke kommunikasjon og informasjon som styringsverktøy og for å nå fylkeskommunens mål. God intern kommunikasjon og fylkeskommunens mål, strategier og prioriteringer er nødvendig for hensiktsmessig prioritering av ressurser og måloppnåelse. Å bidra til å bygge identitet og skape tilhørighet Fylkeskommunen skal bruke intranett, grafisk profil og felles praksis og rutiner for kommunikasjon som virkemidler i å bygge identitet, tilhørighet og fellesskapsfølelse i organisasjonen. Å bidra til god organisasjonsforståelse De ansatte skal ha god organisasjonsforståelse og kjennskap til de ulike delene av fylkeskommunen, og skal kunne se sitt eget arbeidsområde som en del av helheten. Å støtte oppunder Vestfold fylkeskommunes arbeidsgiverpolitikk Kommunikasjon skal bidra til økt og bedre samhandling, kunnskapsdeling og erfaringsutveksling på tvers i fylkeskommunen. Det skal legges til rette for god og hensiktsmessig informasjonshåndtering, informasjonsflyt og kunnskapsorganisering, ved hjelp av hensiktsmessige verktøy for samarbeid og deling, som intranett, prosjektverktøy, og lignende. Fylkeskommunen skal aktivt sørge for at informasjon deles, eller kan deles med andre internt, innenfor gjeldende regler om opphavsrett og personvern mv. Å bidra til kvalitetssikring Kommunikasjon og gode rutiner for informasjonsflyt skal gi bedre kvalitetssikring av arbeidsprosesser og oppnådde resultater. Å bidra til å framstå helhetlig og samordnet utad Gode kommunikasjonsrutiner internt skal hjelpe oss å framstå ryddig, helhetlig og samordnet utad. Roller og ansvar intern kommunikasjon Ledere Ledere har et særskilt ansvar for god kommunikasjon. Side 7 av 14

8 Alle ansatte Ansatte på alle nivåer har et selvstendig ansvar for å holde seg informert om organisasjonen i sin helhet og egen seksjon/virksomhet og dens ansvarsområder. Ansatte på alle nivåer i fylkeskommunen har ansvar for å dele relevant informasjon med andre i fylkeskommunen. Kommunikasjonen mellom ledelse, ansatte og deres seksjoner/virksomheter skal være åpen, bygge på tillit og gjensidig respekt. Kommunikasjon skal planlegges som en integrert del av oppgaveløsningen hvor man vurderer hvilke kommunikasjonsbehov som finnes i målgruppene, hvilke kommunikasjonsutfordringer man står overfor og hvordan kommunikasjon kan brukes som virkemiddel. Saksbehandler Saksbehandler har ansvar for at saker kommuniseres til rette målgrupper i de rette kanaler, underveis og til slutt i saksbehandlingsprosessen. Enhver prosjektplan skal ha en kommunikasjonsplan som følges og evalueres. Eksternkommunikasjon Mål Å sikre innbyggerne og brukerne god og relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhet og tjenestetilbud, om rettighetene deres og om politiske saker som berører dem. Å bidra til god kommunikasjon mellom befolkningen og fylkeskommunen, gjennom medvirkning, medinnflytelse og dialog. Å fremme demokrati og debatt. Å bidra til synlighet og godt omdømme. Roller og ansvar ekstern kommunikasjon Ytringsfriheten til den enkelte ses opp mot lojalitetsplikten som er forankret i arbeidsforholdet til fylkeskommunen. Roller og ansvar ekstern kommunikasjon Når det gjelder uttalelser på vegne av fylkeskommunen og fylkeskommunens virksomheter gjelder følgende retningslinjer for roller og ansvar: Fylkeskommunens øverste ledelse Spørsmål som gjelder fylkeskommunens overordnede mål og politikk, policy, budsjettsaker eller polemikk med politiske myndigheter, i media eller andre steder, skal bare håndteres av fylkeskommunens øverste politiske og administrative ledelse, henholdsvis fylkesordføreren og fylkesrådmannen. Direktører og virksomhetsledere Side 8 av 14

9 Direktører og virksomhetsledere kan uttale seg på sine fag- og beslutningsområder der de er gitt anledning til dette av sin leder. Direktører og virksomhetsledere kan uttale seg om forelagte politiske saker inntil fylkesrådmannens endelige innstilling i saken foreligger. Fagpersoner og saksbehandlere Fagpersoner kan uttale seg om faglige spørsmål på eget fagfelt der de er gitt anledning til dette av sin leder. Kommunikasjonssjefen Kommunikasjonssjefen er ansvarlig redaktør for nettsidene til fylkeskommunen og har overordnet ansvar for ekstern kommunikasjon i fylkeskommunen. Kommunikasjonssjefen skal rutinemessig orienteres om henvendelser fra media når sakene er av prinsipiell karakter eller kan få/har fått stor medieoppmerksomhet, eller når ansatte uttaler seg til media som ansatt i fylkeskommunen. Videre skal det rutinemessig orienteres om planlagte medieframstøt og eksterne kommunikasjonsbehov og tiltak. Kommunikasjonssjefen kan, der det er hensiktsmessig og i samråd med fylkeskommunens øverste ledelse, fungere som talsperson. Om beredskap Kommunikasjon i forbindelse med ulykker eller andre større hendelser skal håndteres av ledelsen i samsvar med vedtatte beredskapsplaner. (Se gjeldende beredskapsplaner). Om mediekontakt Vestfold fylkeskommune skal sørge for en åpenhetskultur som bidrar til god tilgjengelighet for mediene. Offentlige virksomheter har et ansvar for å legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale. Offentlige virksomheter kan delta i offentlig debatt i tråd med linjeprinsippet som beskrevet over. Alle medier skal behandles med respekt og imøtekommenhet når de etterspør informasjon. Mediene skal ha lik rett til innsyn. Som hovedregel bør informasjon gjøres tilgjengelig for alle medier samtidig. Fylkeskommunale virksomheter kan henvende seg til bestemte medier først, når det er hensiktsmessig for at flest mulig i målgruppen får informasjonen. Den enkelte seksjon/virksomhet må ha kontrollrutiner som hindrer uønsket publisering av personopplysninger. Informasjon som kan innebære en sikkerhetsrisiko, skal vurderes særskilt. Side 9 av 14

10 Del 3 Handlingsplan Internett Helhetsprinsippet krever at man ser på internett for hele organisasjonen med tanke på hensiktsmessig organisering og presentasjon av innhold, i tråd med prinsippene i kommunikasjonsstrategien. Det er behov for nye internettsider med universell utforming og funksjonalitet som gir enkel tilgang til informasjon om tjenestetilbud, ansvarsområder og politiske saker. Det skal tilrettelegges for kontakt og dialog med innbyggerne. Intranett Det er behov for oppgradering av verktøy, struktur og brukerflate for intranett i fylkeskommunen. Tiltaket krever en gjennomgang av ulike kontaktflater og verktøy som brukes i organisasjonen i dag. Tiltaket har stort potensial for besparelser i form av effektivisering av en del arbeidsprosesser, for eksempel tid brukt på søk og gjenfinning av informasjon og økt grad av samarbeid og deling av erfaringer og kunnskap i organisasjonen. Nytt intranett skal forenkle tilgangen til relevante elektroniske arbeidsverktøy og systemer for hver enkelt. En portal som både ivaretar behovet for individuell tilpasning og til fellesskapet i fylkeskommunen for hver enkelt ansatt. Nytt intranett skal legge til rette for informasjonsflyt og samarbeid. Valg av systemer og tilrettelegging må skje med stor grad av brukermedvirkning og brukerundersøkelser. Grafisk profil Grafisk profil er det viktigste virkemiddelet i arbeidet med å være synlig og gjenkjennbar for innbyggerne og framstå samordnet og helhetlig. Grafisk profil bygger identitet og tilhørighet til fylkeskommunen og egen virksomhet for de ansatte. Den er et sentralt verktøy i omdømmebygging. Det er behov for en gjennomgang av fylkeskommunens grafiske uttrykk, som i dag er fragmentert og uten felles retningslinjer for hvordan man skal framstå. Det finnes i dag et vell av grafiske profiler og logoer som brukes alene eller i kombinasjon med fylkeskommunens logo. Dette betyr at fylkeskommunen i mange sammenhenger er usynlig eller lite gjenkjennbar der fylkeskommunen er eier, utvikler, driver eller leverandør. Det skal utarbeides en ny grafisk profil som i størst mulig grad ivaretar organisasjonens ulike behov for synlighet og profilering. Det er nødvendig å utarbeide maler for inter- og intranettsider, ulike produkter som brev, notat, e-post, e-postsignaturer, rapport, utredning, presentasjoner samt annet materiell og retningslinjer for bruk av grafisk profil i disse sammenhengene. Side 10 av 14

11 Kompetanseutvikling Ansatte i fylkeskommunen skal ha kompetanse som setter dem i stand til å etterleve prinsippene for kommunikasjon i fylkeskommunen, sine roller og sitt ansvar. Med dette som utgangspunkt er det definert en rekke kompetansetiltak. De fleste tiltakene vil preges av regelmessighet i forhold til at det er kunnskaper og ferdigheter som må trenes, holdes ved like og oppdateres, eller ved at det er utskiftninger av ansatte. Kompetansetiltakene ses i sammenheng med personalutvikling i fylkeskommunen og den enkeltes ansvarsområde og arbeidsoppgaver. Kompetanseområder: Kunnskap om kommunikasjonsstrategien plan for implementering. Digital kompetanse digitale verktøy og systemer Informasjonskompetanse - informasjonsgjenfinning, kildekritikk og opphavsrett. Skrive for nettet. For nettredaktører og andre som skal publisere på fylkeskommunens nettsider. Bruk av verktøy for publisering på nettet. For nettredaktører. Presentasjonsteknikk. Bruk av presentasjonsverktøy og framføring. Mediehåndtering - medietrening for ulike ansattegrupper, relasjonsbygging til media for aktuelle nøkkelpersoner. Kanaler og målgrupper - kunnskap om kanaler og målgrupper for aktivt å kunne formidle et budskap. Gjennomføres i hovedsak med interne krefter. Kommunikasjonsplaner Som en del av implementeringen av strategien vil det være behov for at virksomhetene/ seksjonene utarbeider egne kommunikasjonsplaner i tråd med den overordnede strategien for fylkeskommunen. Retningslinjer og rutiner Det vil være behov for å lage retningslinjer for å sikre enhetlig og samordnet praksis for en rekke områder. Tiltaket innebærer en gjennomgang av eksisterende retningslinjer og utvikling av nye der det er behov for det. Berørte parter og relevante instanser involveres i arbeidet. Det kan gjelde retningslinjer som ikke er en del av andre overordnede tiltak, som utforming, utsending og journalføring av pressemeldinger, bruk av ulike systemer for lagring, arkivering og deling, kommunikasjon i ulike kanaler og så videre. Side 11 av 14

12 Del 4 Plan for implementering av kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien skal gjøres kjent og implementeres i hele organisasjonen og er forpliktende for alle deler av den. Den vil innvirke på saksbehandling, prosjektgjennomføring, samarbeid og tjenestetilbud, og på hva slags kommunikasjonskultur organisasjonen har. Kommunikasjonsstrategien må ses i sammenheng med organisasjonsutvikling, personalpolitikk og kompetanseutvikling. Den skal være førende for virksomhetenes og seksjonenes egne kommunikasjonsplaner. I møte med innbyggere, organisasjoner, næringsliv, andre offentlige virksomheter og media skal de fylkeskommunale virksomhetene se sin kommunikasjonspraksis opp mot verdiene, prinsippene og målene i denne strategien. Kommunikasjonssjefen vil sørge for møter med den enkelte seksjon/virksomhet for å presentere strategien og diskutere hvilke konsekvenser den får for den enkelte seksjon/virksomhets kommunikasjonspraksis, kommunikasjonsplaner og strategier der det foreligger. Det vil lages avtaler med og planer for hver seksjon/ virksomhet for hvordan kommunikasjonsstrategien implementeres i seksjonen/virksomheten. Seksjonene/virksomhetene vil oppfordres til å sette av tid for å arbeide med egne planer og tiltak i løpet av høsten 2010 med en sluttfrist Seksjons- og virksomhetsledere og sektordirektører har spesielt ansvar for at kommunikasjonsstrategien implementeres og etterleves. Side 12 av 14

13 Del 5 Forankring i lover, retningslinjer og dokumenter Grunnloven - Offentlighetsprinsippet er et Grunnlovsfestet demokratisk prinsipp. Offentlighetsloven (offentleglova) med forskrift. Hovedreglen i Offentleglova av 19. juni 2006 sier at alle dokumenter er åpne for allment innsyn om det ikke strider mot annen lov. Arkivloven og arkivforskriften eforvaltningsforskriften med veiledning Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Etiske retningslinjer for statstjenesten Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Statens kommunikasjonspolitikk Arbeidsgiverpolitikk i Vestfold fylkeskommune (krever innloggin) Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) Side 13 av 14

14 Plan- og bygningsloven 14 juni 1985 nr 77 inneholder en bestemmelse om aktiv offentlighet i 16. Bestemmelsen pålegger planleggingsmyndighetene i stat og kommune å drive aktivt og organisert opplysningsarbeid overfor offentligheten fra et tidlig tidspunkt i all planleggingsvirksomhet etter loven. Mer aktiv informasjon til allmennheten skal sikre økt innflytelse for den enkelte over utviklingen i nærmiljø og lokalsamfunn. Silvilombudsmannen om ytringsfrihet for offentlig ansatte. Lojalitetsplikten er forankret i arbeidsforholdet, og innebærer bl.a. en plikt for den ansatte til å unngå å ytre seg på en illojal måte som skader arbeidsgivers legitime og saklige interesser. Lojalitetsplikten er knyttet til arbeidsgivers styringsrett. Side 14 av 14