Digitaliseringsstrategi Vennesla kommune

Transkript

1 Digitaliseringsstrategi Vennesla kommune

2 1 INNHOLD 2 INNLEDNING SAMMENDRAG BAKGRUNN Stortingsmelding nr Kommunenes sentralforbund STATUS UTFORDRINGER KNYTTET TIL DIGITALISERING TEKNOLOGISKE SETNINGER HOVED EFFEKT PROSJEKTORGANISERING SEKTORIELLE SATSNINGSOMRÅDER OPPVEKST OG UTDANNING HELSE OG OMSORG Dagens situasjon DIGITAL FORVALTNNG Digital dialog innbyggere, næringsliv, ansatte og politikere Arkiv og dokumenthåndtering Plan, bygg og geodata TVERRGÅENDE SATSNINGSOMRÅDER INTERKOMMUNALT SAMARBEID KOMMUNIKASJONSLØSNINGER (Telefoni/samhandling) STRATEGISK LEDELSE OG IKT IKT KOMPETANSE ARKITEKTUR OG STANDARDISERING GJENBRUK AV DATA OG BEDRE UTNYTTELSE IT-TJENESTEN IT-TEKNISKE TILPASNINGER BREDBÅND GRØNN IT DIGITALE POLITIKERE SKY-TJENESTER PERSONVERN, TAUSHETSPLIKT OG INFORMASJONSSIKKERHET INTERNKONTROLL OG AVVIKSHÅNDTERING

3 2 INNLEDNING Digitalisering skal skape gevinster, og denne digitaliseringsstrategien er en felles ramme for hvordan disse gevinstene skal skapes. Gevinster oppnås ikke gjennom investeringer i digitale løsninger alene, men i hovedsak gjennom endringer i arbeidsprosesser. De fleste arbeidsprosesser som utføres i en kommune er ledd i et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv, eller ansatte. Målet er at prosessene i så stor grad som mulig skal automatiseres der det gir en gevinst. Digitaliseringsstrategien er et felles dokument for de handlingsplanene som er utarbeidet innenfor skole, helse og omsorg, digital forvaltning. Digitaliseringsstrategien gir derfor et utdrag av de tiltakene som skal iverksettes innenfor tjenesteområdene. Den skal også være et middel for å øke samarbeidet i kommuneforvaltningen. Digitaliseringsstrategien vil stille krav til robuste og gode tekniske IT-løsninger. Den vil også kreve en organisasjon som er i stand til og drifte- og nyttiggjøre seg av teknologien både innenfor teknisk IT og på fagområdene. Gjennom revideringen av digitaliseringsstrategien har vi prøvd å legge større fokus på utnyttelsen av teknologien enn tidligere, altså at man tar i bruk de mulighetene som teknologien gir oss og ikke fokuserer på selve teknologien. 2.1 SAMMENDRAG Digitaliseringsstrategien skal gjennom økt bruk av teknologi gi Vennesla kommune gevinster Strategien har 4 hovedsatsningsområder. 1. Oppvekst og utdanning Dette området har hovedfokuset i denne utgaven av Digitaliseringsstrategien. Det legges opp til en stor endring i måten å undervise og lære på gjennom innføring av nettbrett til alle elever i skolen. Dette vil gi et stort løft i skolen. I forbindelse med digitalisering av skolen er det også behov for en digital veileder. Dette er en person som vil få ansvar for oppfølgning av de digitale læringsressursene, kompetanseheving, pedagogisk bruk og en kobling mot teknisk IT. 2. Helse og omsorg Ved økt bruk av digitale løsninger vokser også behovet for å ha noen som tar ansvar for og følger opp fagsystem, viderefører velferdsteknologi, driver opplæring og kompetanseheving på de teknologiske løsningene. Dette er et prioritert området. Vi fortsetter også utprøvingen av velferdsteknologi. Det legges også opp til å utvide bruken av allerede eksisterende løsninger. 3. Digital dialog På dette området skal vi innføre og oppgradere løsninger som i hovedsak går mot våre digitale innbyggere og samarbeidspartnere. Det er klare forventninger fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) om at kommunen legger til rette for økt digital dialog med innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. 4. Satsinger på tvers av tjenesteområdene Hovedfokuset på dette området blir på kompetanseheving av ansatte, samt internkontroll og dokumentasjon. Dette er områder vi må prioritere høyere, og som blir viktigere som en følge av økt digitalisering. 2

4 2.2 BAKGRUNN Vennesla kommune utarbeidet sin første 4 årlige IT-strategi i Det ble utarbeidet en ny digitaliseringsstrategi i Den 4 årlige digitaliseringsstrategien er knyttet opp mot kommunens økonomiplan. Strategien revideres etter 2 år og fungerer som et godt styringsdokument for kommunen. 2.3 STORTINGSMELDING NR. 27 KMD kom i 2016 med stortingsmeldingen «Digital agenda for Norge». KS vil bygge sin digitaliseringsstrategi basert på denne. Den vil derfor gi føringer for neste hovedrevisjon av kommunens digitaliseringsstrategi. REGJERINGENS SATSNINGSOMRÅDER Regjeringen har listet opp 5 satsningsområder for den nasjonale IKT-politikken. Brukeren i sentrum Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er vesentlig for innovasjon og produktivitet Næringslivet og samfunnet skal kunne utnytte muligheten som digitalisering gir. Myndighetene skal legge til rette for økt digital innovasjon. Styrket digital kompetanse og deltakelse Gjelder fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Avansert IKT-kompetanse og IKT-forskning er en forutsetning for digitalisering av Norge. Effektiv digitalisering av offentlig sektor Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Markedet skal brukes når det er hensiktsmessig. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet skal ivaretas med utgangspunkt i risikovurderinger basert på trussel og sårbarhetsinformasjon og følges opp gjennom god internkontroll. 2.4 KOMMUNENES SENTRALFORBUND KS har en viktig rolle i digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor. De er viktige i arbeidet med utarbeidelse av felleskomponenter som gjør samhandling på tvers av forvaltningsnivåer enklere. De har også utarbeidet en digitaliseringsstrategi basert på KMD sine føringer, og denne danner grunnlag for vår egen Digitaliseringsstrategi. 3

5 2.5 STATUS Vennesla kommune har pr mai brukere i sine administrative systemer fordelt på: o 660 brukere i sikker sone o 160 brukere i åpen sone o 520 brukere i skolen Ca. 350 mobiltelefoner som er koplet opp mot kommunal epost og kalender Ca. 400 nettbrett i bruk Brukere fordelt på ca. 35 lokasjoner Ca elever som bruker skoleløsningene Ca. 50 forskjellige datasystemer er i bruk Ca. 70 servere 3,2 årsverk knyttet til IT, samt en lærling UTFORDRINGER KNYTTET TIL DIGITALISERING Nok kompetanse hos brukerne Strategisk IT kompetanse hos ledere Svært komplekse systemer Bedre prosedyrer knyttet til anskaffelse av nye systemer Sørge for at man jobber og tenker tverrfaglig i alle anskaffelsesprosesser Bedre samhandling mellom systemer Manglende bredbåndsdekning til innbyggere Digitalisering er i liten grad teknikk det handler hovedsakelig om organisasjonsendringer og endringer av arbeidsprosesser. Kravene til digital kompetanse i fagmiljøene vokser i takt med digitaliseringen av tjenestene. Dette stiller krav til digital kompetanse i hele organisasjonen, og da kanskje spesielt på ledernivå hvor man må bli kompetente på hvordan man kan utnytte teknologiens muligheter. På IT teknisk side øker behovet for ressurser til drift og oppfølgning av løsningene. På fagfeltet øker behovet for kompetanse i bruk av løsningene. Digitalisering av tjenester, og kanskje spesielt i skolen gjør at behovet for bredbånd blir avgjørende for om man kan delta i det digitale samfunnet hjemmefra. Det har gjennom flere år vært fokus på bredbåndsdekningen i Vennesla, og flere området er bygd ut ved hjelp av tilskudd fra NKOM (Norsk Kommunikasjonsmyndighet DIFI). Utfordringen med dette er at vi til slutt står igjen med de deler av kommunen som ikke er kommersielt interessante å bygge ut. Kostnadene til IT og digitalisering er økende. Det har over tid foregått en dreining fra kjøp til leie av varer og tjenester i samfunnet. Også på IT området har vi sett denne dreiningen. Tidligere var som oftest investeringskostnaden høy, og driften lav. Dette har også snudd slik at det nå er driftskostnadene som er økende. For oss som kunder blir vi «presset» over fra kjøp av lisenser til leie. Eksempelvis har kommunen tradisjonelt sett kjørt på samme kontorstøttepakke (Microsoft Office) i flere år (gjennomsnittlig 6-8 år) før vi har måtte oppgradere. Dette fordi behovet for ny funksjonalitet ikke har vært til stede, samt at kostnaden ved bytte er høy (ca. 1 mill). I løpet av kort tid vil Microsoft fase ut muligheten for kjøp av disse programmene, og vi blir derfor tvunget over på leie. Dette vil eksempelvis gi en betydelig økt driftskostnad (ca. 1,1 mill årlig). 4

6 2.5.2 TEKNOLOGISKE TRENDER De trendene som kommer til å påvirke Vennesla kommune i en eller annen form de nærmeste årene er: Komplekse løsninger Vennesla kommune drifter i hovedsak sine IT løsninger selv og i eget hus. Dette er en løsning som har fungert godt og er kostnadseffektiv for kommunen. Flere av kommunene i Knutepunkt Sørlandet har satt ut sine IT tjenester til Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste (KR-IKT) som er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Kristiansand, Songdalen, Lillesand, Iveland og Birkenes. Vennesla kommune har i likhet med Søgne kommune foreløpig valgt å stå utenfor dette samarbeidet. I de nærmeste årene må vi imidlertid ha en løpende vurdering av hvordan det er mest hensiktsmessig å organisere kommunens IT-arbeid. Skytjenester Det foregår en dreining mot at flere løsninger bare blir tilgjengelige som en skytjeneste. Dette har både fordeler og ulemper. Fordelene er at løsningene blir mer mobilt tilgjengelige, og kan brukes av både ansatte og innbyggere. Ulempene kan være at man får leverandørbindinger som kan være vanskelige å komme ut av. Skyløsninger er ofte dyrere enn tradisjonelle løsninger gjennom at man leier i stedet for å eie den. Enkelte skyløsninger i hovedsak IT løsninger (ikke fagsystemer), har også den utfordringen at man må leie mer enn man egentlig trenger. Et eksempel på dette kan være leie av kontorstøtteprogrammet Office TEKNOLOGISKE SETNINGER De teknologiske forutsetningene blir ikke oppfylt av seg selv, men krever en langsiktig tankegang og god kjennskap til de prosessene som finnes. Ved gjennomføring av denne digitaliseringsstrategien ligger det også implisitt at teknikken bak løsningene må være tilpasset de løsningene som velges. Integrasjoner mellom løsninger stiller også større krav til at løsningene er i korrekt og oppdatert versjon en tidligere. Frekvensene på oppdatering av systemer vil som en konsekvens av integrering mellom systemer dermed øke. For å kunne opprettholde en stabil drift av de tekniske løsningene inngås det ved anskaffelse av en 5 årlig supportavtale med leverandør på den enkelte enhet. Vi anser 5 års levetid på teknisk utstyr som fornuftig med hensyn til stabilitet og oppetid. 5

7 2.6 ORD OG UTTRYKK Lync - Moderne kommunikasjonsløsning som inneholder tradisjonell telefoni, mulighet for direktemeldinger, videokonferanser samt deling av skjerm og dokumenter. OEP - ID-håndtering - UPS - Korrupte data - Virtualisering - «Follow me print» - Sky tjenester - Offentlig Elektronisk Postjournal er en felles offentlig publiseringstjeneste for offentlige virksomheters postjournaler Et automatisert system for håndtering av IT- brukere. Systemet henter data om ansatte fra lønnssystemet og sikrer at vi alltid har oppdatert informasjon. Batterier som gir strøm til servere i en begrenset periode når strømmen er borte. Datafiler som ikke er lesbare av forskjellige årsaker. Det er å opprette virtuelle utgaver av datamaskinressurser som så fremstår for brukeren som vanlige tilsvarende fysiske ressurser. Hensikten er å utnytte ressurser mer effektivt og/eller skape en uavhengighet til den faktiske fysiske løsningen. Det er mulig å lage flere virtuelle ressurser ut av én fysisk ressurs. I stedet for å skrive ut til en bestemt skriver vil du gjennom «Follow me print» gjøre det mulig å sikre at du står ved skriveren når din utskrift kommer. Dette hindrer at utskrifter kommer på avveie. Man setter driften av enkeltløsninger ut til andre. Noen løsninger tilbys i dag bare i skyen, og man betaler da en leie for bruk av løsningen. 6

8 2.7 Kommunens mål og satsningsområder for digitalisering bygger på statlige føringer, KS sin digitaliseringsstrategi HOVED Vennesla kommune skal ut ifra en kost/nytte vurdering bruke digitale løsninger der publikum, samarbeidspartnere og/eller ansatte er tjent med det EFFEKT Vennesla kommune blir mer åpen og tilgjengelig, slik at det blir enkelt for publikum å nå oss Effektivitet og kvalitet på tjenestene blir bedre Økt bruk av digitale løsninger kan frigjøre ressurser, som igjen kan brukes på andre områder Heving av de ansattes digitale kompetanse Utvikle mer fullautomatiske prosesser 3 PROSJEKTORGANISERING Styringsgruppe Rådmannens lederteam Prosjektgruppe Hans Petter Furuborg Kristin Flåt Viksnes Audhild Linde Røed May Lene Uberg Liv Karin Leland Randi Sofie Hagen Helse og velferd May Lene Uberg Hans Petter Furuborg Elisabeth J. Abusland Anita Aasan Anita Nakkestad Solveig Norvold Oppvekst og utdanning Audhild Linde Røed Hans Petter Furuborg Liv Kari Bjerland Kari Oanh Gjerald Hildegunn Lundevold Anette Vere Digital dialog Liv Karin Leland Hans Petter Furuborg Kristin Flåt Viksnes Daniel Angelstad Geir Knutsen Randi Sofie Hagen 7

9 4 SATSNINGER PÅ TVERS AV TJENESTEOMRÅDENE 4.1 OPPVEKST OG UTDANNING I denne revisjonen har utgangspunktet for arbeidsgruppa vært at utviklingen innen IKT og digitalisering går veldig fort, og det er viktig å være bevisst på hvilke verktøy som til enhver tid gir best muligheter for kommunikasjon og læring. I første utgave av strategien var ikke enhet for Barn- og Familie tatt med under seksjon for oppvekst, og derfor er enheten med i revidert utgave. Enheten har nokså umiddelbare behov for å fornye og oppgradere sine fagsystemer, først og fremst for å heve kvaliteten på sine tjenester overfor brukerne. Tiltak vil være å kjøpe nye eller oppgrader systemer for å kunne sikre informasjonsflyt digitalt, etter godkjente standarder, slik at brukernes personvern og de ansattes krav til dokumentasjon blir bedre ivaretatt. De ansattes arbeidsoppgaver vil følgelig også bli effektivisert med bruk av digitale systemer og digitalt utstyr. I barnehager og skoler er Inkluderende læringsmiljø hovedsatsingsområdet, og erfaringer fra andre kommuner og forskning viser at det er stort potensiale for å lykkes med inkluderende læring ved bruk av digitale hjelpemidler. Målsettingen om dekningsgrad av digitale enheter viser seg fremdeles å være svært ulik i enhetene. Dette skyldes flere forhold, men hovedutfordringen er at driftsbudsjettene ikke har vært økt i samsvar med investeringsbudsjett, og investeringene som gjøres fører dermed i praksis ikke til høyere dekningsgrad. Utradert utstyr skiftes ut med nytt, men det blir likevel ikke flere enheter per elev i skolen. Det anbefales derfor i denne reviderte strategien bl.a. at det så fort som mulig må legges til rette for at skoleelever får tilgang til hver sin digitale enhet, og personale må få kompetanseheving i pedagogisk og metodisk bruk. Vi er i undervisningssektoren inne i et paradigmeskifte der den tradisjonelle kunnskapsformidlingen dreies over mot kunnskapsinnhenting, produksjon og refleksjon. Dette stiller store krav til omstillinger av både læringssyn og metoder, og til strategisk planlegging av investeringer. På barnehage- og skoleområdet har det etter to år vist seg at noen målsettinger og prioriteringer må justeres. For barnehage gjelder dette spesielt to felt: 1. Vi har ikke nådd de konkrete målene om antall nettbrett pr avdeling og bærbare pc-er pr barnehagelærer. Dette fordi vi ikke ser det hensiktsmessig med en stor IKT- park når man ikke har fått opp driftsrammen for å kunne skifte ut utstyret og holde det utstyret vi har vedlike, i tillegg til at behovet for hva vi trenger/ønsker endrer seg raskt innenfor dette fagfeltet. Det kommer nye produkter og løsninger som er mer hensiktsmessige i forhold til godt pedagogisk arbeid med IKT-verktøy. 2. Det er en utfordring og få til kompetanseheving blant ansatte og man ser at det er behov for en digitaliseringsveileder på kommunalt nivå som har ansvar for kompetanseheving, fagutvikling, standardisering og personvern. Disse to områdene har ført til at vi i denne reviderte utgaven har valgt å ordlegge oss mer åpent i forhold til hvilke digitale verktøy hver enkelt barnehage skal investere i. I skolens læreplanverk, Kunnskapsløftet (LK06), er digitale ferdigheter like grunnleggende som lesing, skriving, regning og muntlige ferdigheter. 7. oktober 2016 vedtar Stortinget Meld. St. 28; fag-fordypningforståelse. Bakgrunnen er Ludvigsenutvalget (NOU 2015:8), og her gjøres det rede for behov for fornyelse av fag og kompetanser i skolen. Ferdigheter for livslang læring i det 21. århundret må vektlegges, og vi må legge til rette for på best mulig måte å utdanne framtidens arbeidstakere. Med å ta i bruk potensialet i digitale læremidler, vil lærerens muligheter til tilpasning og oppfølging av den enkelte elev bli nærmest ubegrenset. Pedagogikk og læringssyn må styre utvikling og valg av teknologi, ikke omvendt. Samtidig sier det seg selv at tekniske løsninger og infrastruktur må være på plass for å kunne drive gode digitale læringsprosesser, og starte opp med og drive systematisk kompetanseheving av pedagogisk personale. Det er en kjensgjerning at lærerrollen er i ferd med å endre seg fra å være en tradisjonell formidler til en regissør av produktive læringsprosesser og læringsforløp, med stor vekt på kontinuerlig «framovermeldinger» til elevene. På denne bakgrunn ser vi i Venneslaskolen per i dag to hovedutfordringer: 8

10 Teknisk utstyr dekningsgrad per elev og infrastruktur (internettilgang for alle innbyggere i kommunen): Det tar uforholdsmessig lang tid å nå dekningsgrad pc og nettbrett på mange skoler. Hovedutfordringen ligger i at det hvert år investeres i nytt utstyr i tråd med denne digitaliseringsstrategien, samtidig som gammelt utstyr må utraderes. Driftsbudsjettene økes ikke, og i praksis blir dermed dekningsgraden ikke høyere. Fremdeles mangler tilfredsstillende internettdekning i noen områder i kommunen, dermed har ikke alle skolene lik mulighet til å legge opp læringsløp i f.eks. digital læringsplattform (It s learning) for alle elever. Kompetanseheving av pedagogisk personale: for at skoleeier og skoleledere i samarbeid skal drive kompetanseutvikling, kreves det tett oppfølging av planer og veiledning ute på skolene. Det er også behov for et bindeledd mellom oppvekstseksjon og IT-avdeling. I dag har verken skoleeier eller skolene tilstrekkelig kapasitet til å utføre det arbeidet som er nødvendig for å lykkes med digitalisering av skolen. På denne bakgrunn foreslås det i denne revideringen følgende nye tiltak for skole: Opprette 50 % -stilling som digitaliseringsrådgiver hos oppvekstseksjonen, med hovedvekt på kompetanseutvikling, standardisering, personvern og utvikling Øke dekningsgrad av digital enhet per elev til 1:1, for å gi alle elever like muligheter til læring, uavhengig av hvilken skole de går på. Det må arbeides med en beslutning om hvilke typer digitale enheter skolene skal bruke på aktuelle trinn, og det må standardiseres for hele kommunen. I denne sammenheng tar flere og flere kommuner også i bruk skyløsninger med programvare for produksjon og lagring, som Microsoft Office 365, GAFE (Google Apps for Education) eller Apple-produkter. Det må vurderes om og ev. hvilken løsning som skal tas i bruk. Leasingavtale for drift: for å lette behov på driftssida må det vurderes driftsløsning med operasjonell leasing Utarbeide felles arbeidsinstruks for skolenes IKT-ansvarlige, der arbeidsoppgaver og tid til arbeidet standardiseres etter skolestørrelse. 9

11 4.2 HELSE OG OMSORG Vennesla kommune skal gi helhetlige, effektive og faglig forsvarlige omsorgstjenester til innbyggerne. Befolkningsprognoser viser en stor økning i antallet eldre i årene fremover, samtidig som vi får forholdsvis færre yngre. I tillegg vil det komme nye brukergrupper, og vi må påregne økning og kontinuerlig endring av omsorgstjenesten. Nasjonale føringer og reformer setter krav til fremtidens tjenester ved å integrere digitaliserte løsninger og velferdsteknologi i helse og omsorgstjenestene. Teknologi er også et viktig virkemiddel for å oppnå økt effektivitet og kvalitet i både produksjon og virksomhetsstyring. Vellykket implementering er ikke et spørsmål om teknologiske løsninger alene, men i stor grad hvordan tjenesten innrettes for å nyttiggjøre seg teknologien. Opplæring og kompetanseheving hos ansatte blir derfor avgjørende for suksess. Markedet er i rask utvikling og det dukker stadig opp nye løsninger. Kommunen må investere i produkter som kan kommuniserer med eksisterende systemer og samtidig være framtidsrettet og i tråd med anbefalinger fra Helsedirektoratet til standardiserte løsninger DAGENS SITUASJON Velferdsteknologi Det er ansatt en tekniker i 30 % stilling som finner løsninger og mulighet innen velferdsteknologi. I mai 2015 ble det etablert en 50 % prosjektstilling i to år, med ansvar for utvikling og implementering av velferdsteknologi. Etter endt prosjekt bør denne stillingen inn i drift for å holde videre fokus på velferdsteknologi. Vennesla kommune deltar i ulike nettverk sammen med Agder kommuner. Kommunen er delaktig i prosjektet «Telemedisin på Agder» som er rettet mot kronisk syke. Målet er å gi brukere trygghet og mestring av egen helse, og forebygge innleggelser. Kristiansand kommune har på vegne av Agder kommunene et prosjekt som består i å etablere et kommunalt responssenter og en felles anskaffelse av trygghets og varslingsteknologi. Dette skal være ferdig i løpet av våren Det har vært en økning i antall trygghetsalarmer de siste. Det er lav terskel for å innvilge trygghetsalarm, for at brukere skal føle seg trygge og kan bo lengere hjemme. Det må lages en plan for utskiftning fra analoge til digitale alarmer. Kommunens trygghetssentral må skiftes ut og det må tas stilling om det man skal tilknytte seg det kommunale responssenter i Kristiansand eller andre sentraler. Varslingsteknologi er i bruk på sykehjemmene og hos demente i eget hjem. Dette gir frihet og trygghet for bruker, pårørende og ansatte. Digitalt natt-tilsyn er i bruk i enhet for habilitering. Den eksisterende nattevakten har da kunnet betjene flere brukere, og brukeren selv blir ikke forstyrret. Døralarm og sengealarm er i bruk hos flere. Dette gir trygghet for bruker og pårørende og færre tilsyn for hjemmesykepleien. På Venneslastua er det stilt ut ulike typer velferdsteknologi. I tillegg er det et visnings- toalett med spyl/fønfunksjon som besøkende kan benytte seg av. Det siste året har det vært prøvd ut en behandlingsstol for urolige demente på hvert av sykehjemmene. Effekten har vært god. I 2016 startet det opp et seks måneders prosjekt med elektroniske medisindispensere. Så langt viser erfaringene at brukerne er fornøyde og antall tilsyn fra hjemmetjenesten er blitt redusert. Prosjektet vil bli evaluert i løpet av 2016 og det blir tatt stilling til om det skal fortsette. 10

12 Teknologiske løsninger Den tekniske plattformen/infrastrukturen må oppdateres i forhold til de behov som til enhver tid foreligger. Dette fordi antall brukere øker og fordi den teknologiske utviklingen skjer fort og krever økt kapasitet/ funksjonalitet. De fleste enheter har heldøgns drift og er avhengig av at fagsystemene fungerer til enhver tid. Det er sårbart når man ikke har tilgjengelig it-support hele døgnet. Visma Profil er et av de største fagsystemene i kommunen og benyttes av de aller fleste som jobber innen helse og omsorg. Systemet brukes til elektronisk pasientjournal, administrasjon av tjenestetilbud, saksbehandling, fakturering, elektronisk meldingsutveksling, IPLOS registrering med mer. Det er satt av ca. 20 prosent ressurser til systemansvar i Profil. Å være systemansvarlig for et stort fagsystem krever mer ressurser. Ansvar og oppgaver til systemansvarlig må defineres og fagsystemet i seg selv er ikke godt nok utnyttet. Visma mobil omsorg er tatt i bruk i hjemmetjenesten. Her får ansatte opp arbeidslister og tilgang til pasientjournalen på nettbrett. Ansatte lærer seg på en enkel måte å bruke verktøyet og de opplever det som nyttig å ha journalen med seg ut til brukeren. Det planlegges utvidet bruk til flere enheter. Helsenett er i bruk mellom kommune og sykehus, og mellom kommune og legesenteret. Helsenett er en «sikker» linje for elektronisk kommunikasjon der innholdet er sensitivt. Dette har ført til bedre kvalitet og økt effektivitet ved at kommunikasjonen foregår elektronisk og ikke pr. brev. Det må vurderes utvidet bruk til flere mottakere. Visma Samhandling arkiv er et elektronisk arkivsystem for brukeropplysninger. Dette er en godkjent arkivløsning i sikker sone. Skanning av papirdokumenter til pasientjournalen er ikke støttet i dagens løsning. Dette vil bli bygd inn i løsningen i løpet av Sykepleierhåndboken er et elektronisk oppslagsverk som sikrer oppdaterte kvalitetsrutiner for sykepleiertjenestene. Man arbeider med å få verktøyet også tilgjengelig på mobil og nettbrett. Verktøyet er integrert i fagsystemet Profil, men fungerer ikke optimalt slik det i dag. Veilederen er et juridisk oppslagsverk og e-læringsprogram for ledere, ansatte og vikarer i helse- og omsorgstjenestene. Verktøyet kan brukes for å sikre nødvendig opplæring, juridisk hjelp for ledere og dokumentere kompetanse for både ledere og ansatte. Opplæringsmodulen fungerer ikke på dagens dataløsning, og må dermed oppgraderes. Notus ressursstyring er et turnusprogram som er i bruk i alle enheter. Det er satt av lite ressurser til systemansvar. Ansvar og oppgaver til systemansvarlig må defineres og programmet er i seg selv er ikke godt nok utnyttet. Det vurderes innkjøp av Notus Portal, som er en nettbasert versjon der ansatte kan sette seg opp på ledige vakter hjemmefra. Dette vil muligens frigjøre ressurser i enhetene. Fokusområdene i plan for implementering og utvikling av velferdsteknologi og digitale løsninger er basert på nasjonale og lokale føringer. Kun tiltak som generer direkte kostnader er tatt med. Informasjon, opplæring og holdningsendringer. Infrastruktur drift og arbeidsprosesser Teknologi som virkemiddel Arbeidsformer og tjenestedesign Kunnskapsutvikling og nye løsninger 11

13 INFORMASJON, OPPLÆRING OG HOLDNINGSENDRINGER Innbyggere og medarbeidere i Vennesla kommune benytter digitale løsninger og velferdsteknologi for å fremme trygghet, mestring og aktivitet Opprette en 50% fagstilling med ansvar for system, videreføre velferdsteknologi, opplæring og kompetanseheving Etablere visningsmiljøer for velferdsteknologiske løsninger Ressurser til kompetanseheving ansatte INFRASTRUKTUR DRIFT OG ARBEIDSPROSESSER Infrastruktur ligger til rette for implementering av velferdsteknologi Effektive digitale løsninger som setter innbyggerne i stand til å komme i kontakt med helse og omsorgstjenesten Heldøgn support av digitale løsninger Vurdere ta i bruk Visma Flyt Sampro, individuell plan modulen Utvide mobil omsorg, Psykisk helse Utvide bruk av trådløst nett TEKNOLOGI SOM VIRKEMIDDEL Innbyggere i Vennesla kommune opplever at velferdsteknologi bidrar til selvstendighet i eget liv der de bor. Innkjøp av utstyr til telemedisin/ikt/videokonferanse, psykisk helse Utvide bruk av digitalt natt-tilsyn Videreføre leie av Evondos multidosedispensere 12

14 4.3 DIGITAL FORVALTNNG Regjeringen la i mai 2016 fram Stortingsmelding nr 27 «Digital agenda for Norge» med undertittelen «IKT for en enklere hverdag og økt aktivitet». (Se side 4) I følge KS sin digitaliseringsstrategi ( ) bør en god nettside sette brukerens behov i sentrum og organisere informasjonen ut fra brukerbehovet. Nettsidene skal gi en god oversikt over informasjon og tjenester, og gi mulighet til dialog og innsyn. For å få tilgang til personlige opplysninger og innsyn i egne saker, skal nettsiden tilby sikker pålogging. De tjenestene som innbyggere og næringsliv bruker, bør «huske» de opplysningene som er oppgitt tidligere, så brukeren skal slippe å oppgi dette hver gang. Dette er også i tråd med ett av hovedområdene i «Digital agenda for Norge», Arkivinstitusjoner har bidratt til at stadig mer eldre arkivmateriale blir tilgjengeliggjort i digital form, samtidig som det er forventninger om at det arkivmaterialet vi tar vare på, både eldre arkiv og dagens arkiv, skal bli tilgjengelig på nett. Kommunene skal være en effektiv distributør av geodata med god kvalitet. Samfunnet og den enkelte skal vite hvilke tjenester som forventes, til hvilken pris og med hvilken kvalitet. Ajourhold og kvalitetsheving av geodata blir også stadig viktigere i forbindelse med utvidet bruk av selvbetjente løsninger. Her inngår også digitalisering av gamle reguleringsplaner DIGITAL DIALOG INNBYGGERE, NÆRINGSLIV, ANSATTE OG POLITIKERE DAGENS SITUASJON Hjemmesiden er grensesnittet ut mot innbyggere og næringsliv. Vennesla kommune lanserte sammen med Knutepunkt-kommunene ny hjemmeside i juni Vår nåværende hjemmeside er fremdeles basert på denne løsningen. Ny hjemmeside gir mulighet for en ny, ryddig forside med fokus på snarveier i stedet for menystruktur. Søkefunksjonen blir bedre og mer synlig, og vi får et design som vil fungere godt på alle flater som f.eks. nettbrett og mobiler. I tillegg vil krav om universell utforming fra bedre kunne oppfylles. I november 2015 tok vi i bruk KS Svar Ut for forsendelse av utgående post fra sak/arkiv systemet Public360. Mottaker får da post fra kommunen levert i Altinn eller valgt digital postkasse. Flere av våre systemleverandører har nå klar løsning for oppkobling til Svar Ut slik at post kan sendes digitalt. Det gjelder fra system som benyttes av barnevern, flyktningetjenesten, helse og omsorg. KS FIKS Meldingformidler er en sentralisert løsning som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre kan benytte KS FIKS. Svar Ut benyttes for utgående post, mens Svar Inn benyttes for innkommet post. edialog er kommunikasjon mellom det offentlige og innbygger. Difi lanserte er ny frittstående tjeneste for digital signering. Gjennom denne løsningen kan det offentlige tilby innbyggere/samarbeidspartnere å signere dokument digitalt, ved påføring av digital personsignatur. «Norge vil innføre det som blir verdens mest gjennomsiktige system for borgere og journalister til å sjekke hva som skjer i forvaltningen av en stat», sa statsråd Jan Tore Sanner i desember 2015 om forventningene til ny OEP. Ny OEP skal stå klar januar 2018 og skal fornye, forbedre og forenkle dagens OEP-løsning på 3 hovedområder: 1) bedre infrastruktur, 2) bedre for forvaltningen og 3) bedre for brukerne. Dagens offentlige journal er i PDF-format og er ikke søkbar 13

15 Mer brukervennlig hjemmeside som også er tilpasset mobile enheter og tilfredsstiller krav om universell utforming Utgående/inngående post til digital postkasse fra flere systemer og mer post skal sendes elektronisk fra system som allerede har Svar Ut Ta i bruk KS meldingsformidler Svar Inn Søkbar offentlig journal og fullpublisering av dokumenter i 2018 TimeFlexPlus (Stemplingssystem) har en moderne teknisk plattform som gjør det enklere for den å kommunisere med andre systemer. Ingen tidkrevende rutiner ved månedslutt, bare et trykk på godkjenning av tidsregistrering. TimeFlexPlus gjør de enkelte prosessene enklere og bidrar til mer korrekt data. WebCruiter (Stillingssøknader på nett) har lansert integrasjon mot Visma HRM. Løsningen er å gi en rekrutteringsprosess som oppleves som intuitiv og enkel. Løsningen vil gi en automatisering ved ansettelse. Alle data vil gå inn i HRM systemet (Lønns- og personalsystem) automatisk. Dette vil effektivisere og sikre prosessen ved ansettelse. Dagens HRM løsning er hovedsystem for utbetaling av lønn, datafangst av personalopplysninger, kompetanseoversikt, rapportering til offentlige myndigheter mv. Mange av prosessene ut og inn av systemet er ikke integrert med HRM i dag. Dette gjør at man har risiko for at data forringes eller blir feil. For å kunne bidra til både effektivitet og god kvalitet på datafangst, må det vurderes å innføre flere elektroniske prosesser på de viktigste dataene. Dette er i første rekke personalmeldinger, reiseregninger, timelister. Det er også mindre prosesser og moduler som kan implementeres for at HRM skal bli et fullverdig mastersystem for kommunen. Innføre nye versjon av TimeFlex for bedre kontroll av tidsregistrering og overføring til lønnssystem Få til en sammenhengende integrasjon mellom WebCruiter og HRM Få på plass ny versjon av TimeFlex med integrasjon mot HRM Vurdere løsningen fra WebCruiter gjennom prosjekt og testing med WebCruiter 14

16 4.3.2 ARKIV OG DOKUMENTHÅNDTERING DAGENS SITUASJON Å utvikle fellesløsninger, digitalisere tjenester og prosesser, og å gå over fra analoge til digitale kommunikasjonskanaler er sentrale virkemiddel for å effektivisere offentlig sektor. Et velfungerende saks- og arkivsystem er grunnsteinen i dette arbeidet. Desentralisert arkiv er en stor utfordring for arkivtjenesten. Det å ha oversikt over all informasjon som lagres i ulike fagsystemer er en stor oppgave. Krav til avlevering, oppbevaring, føring, og innsyn er strenge. Kommunen plikter å bevare materiale som dokumenterer at kommunen har fulgt opp sine plikter ovenfor innbyggerne i kommunen. Slike opplysninger kan for eksempel finnes i elevmapper fra grunnskolen, barnevernsmapper og pasientjournaler. I forrige IT-strategi var "felles arkiv" et av tiltakene for å få et fremtidsrettet og sentralisert elektronisk arkiv. Skal arkivet kunne ivareta en god dokumenthåndtering innenfor alle fagområder vil et sentralt arkiv være en forutsetning. For å kunne automatisere prosesser må de respektive fagsystemene i stor grad være integrert med saks- og arkivsystemet. Saks- og arkivsystemet er også inngangsporten til innsyn i kommunens saksbehandling og bidrar til åpenhet i forvaltningen for innbyggere, næringsliv og media. Gjennom åpenhet vil man også legge til rette for økt engasjement blant kommunens innbyggere og næringsliv i kommunale prosesser. Digitalisering av bl. a. byggesaksarkivet vil ved å gjøre dokumentene søkbare øke tilgjengeligheten for ansatte, gjøre saksbehandlingen grundigere, enklere og mer fullstendig. Tilgjengelighet for innbyggerne kan på sikt tvinge seg frem med tanke på at digital kommunikasjon blir hovedregelen. Sentralt dokumentsenter/arkiv Økt bemanning på arkivet evt..ved å samle arkivressurser fra andre enheter Være oppdatert på nødvendig programvare Digitalisere plan- og byggesaksarkivet PLAN, BYGG OG GEODATA Geografisk informasjon spiller en viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tjenester rettet mot næringslivet og innbyggerne. Korrekt og oppdatert informasjon er avgjørende for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tjenester. Kommunene har hovedansvaret for kartlegging, lagring og formidling av geodata i samarbeid med bl.a. Statens kartverk. Kommunens ansvar framgår av Plan- og bygningsloven 5 og 20-1 samt Lov om rett til miljøinformasjon. Tilgang til relevante geodata er også en forutsetning for kommuneplanarbeidet og planer som bygger på denne. Digital plandialog tas i bruk som kommunikasjonsmiddel i planprosesser. Digitalisering av reguleringsplaner Bruk av Byggsøk via Vennesla kommune skal ferdigstilles og igangsettes Installere digital plandialog og etablere rutiner for bruk 15

17 5 TVERRGÅENDE SATSNINGSOMRÅDER En rekke områder i kommuner og fylkeskommuner går på tvers av kommunens tjenesteorienterte, lovpålagte oppgaver. De tverrgående satsningsområdene har som formål å understøtte de lovpålagte oppgavene, yte bedre tjenester til innbyggere og næringsliv samt sørge for at parters rettigheter blir ivaretatt. 5.1 INTERKOMMUNALT SAMARBEID Vennesla kommune har i en årrekke vært en del av Knutepunkt Sørlandet samarbeidet som samarbeider om ulike oppgaver innenfor bl.a. IKT området. Eksempler på samarbeid er anskaffelser av maskiner, utstyr og programvare. Det samarbeides også om utbygging av bredbånd, mobildekning osv. Interkommunalt samarbeid på IKT-området ble vurdert, og det ble gjennomført et grundig forprosjekt på dette. I februar 2011 ble det besluttet og ikke å gå videre med felles drift, men i stedet se på samarbeid om utvikling av kommunale tjenester med IT som verktøy. I 2014 etablerte Kristiansandsregionens kommunale IKT-tjeneste (KR-IKT) er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Kristiansand, Songdalen, Lillesand, Iveland og Birkenes, med til sammen ca innbyggere. Som nevnt tidligere i planen har vi foreløpig valgt å stå utenfor dette samarbeidet. Dette er noe som må vurderes løpende bl.a. i forhold til eventuelle oppgave- og strukturendringer som måtte komme, samt kravene til 24/7 oppetid og mer komplekse IKT løsninger. I de senere årene har Vennesla kommune påtatt seg teknisk drift av flere IKT løsninger for Iveland kommune. Dette gjelder Økonomi, fakturering, HRM, fagsystem for Pleie og Omsorgssektoren, Flyktningetjenesten og Voksenopplæring. For å møte dette og den generelle veksten knyttet mot digitalisering er det foreslått å øke bemanningen på IT med et årsverk i budsjettet for Kompleksiteten i løsningene kombinert med høyere krav til oppetid (24/7) gjør at man bør vurdere om dagens organisering av IT er optimal. 5.2 KOMMUNIKASJONSLØSNINGER (TELEFONI/SAMHANDLING) Telefoniløsningen ble i 2014 oppgradert, og vi gikk samtidig over fra tradisjonell linjebasert telefoni til IPtelefoni. Dette muliggjør en sentralisert telefoniløsning for hele kommunen, med desentraliserte sentralbord. Dette vil gjøre telefoniløsningen mer fleksibel (man kan flytte sentralbord til annet sted ved f.eks. sykdom). Man vil også få betydelig større utbytte av fraværsmarkering i Outlook. En sentralisering av telefonsentralene vil også gjøre at vi utnytter løsninger på en bedre måte gjennom å ta i bruk allerede eksisterende løsninger. Det gir også en gevinst i forhold til færre serviceavtaler (i den grad det finnes serviceavtaler på eksterne sentraler), lavere strømforbruk og behov for færre linjer inn til hver sentral. Lync eller tilsvarende løsninger bør vurderes for hele organisasjonen. All erfaring viser at løsninger som Lync endrer brukernes måte å kommunisere/samhandle på. Dialog blir mer direkte og svar og avklaringer kommer raskere. Man kan dele dokumenter og skjermbilder uten og fysisk være på samme sted og samtaler kan foregå via Chat eller tale. Det er enkelt å lage konferanse med både interne og eksterne deltagere og med web-kamera kan man ha videomøter også. 16

18 STATUS Arbeidet med å redusere antall sentraler på eksterne bygg pågår. Dette øker også utnyttelsen av eksisterende løsninger gjennom færre serviceavtaler, færre linjer som må leies av telefonleverandører, samt bedre utnyttelse av allerede eksisterende utstyr. Innføring av nye kommunikasjonsløsninger (Samhandlingsløsninger / Skype) utsettes til neste hovedrevisjon av strategien fordi etterspørselen etter slike løsninger ikke er stor. Minske antall småsentraler på eksterne bygg Bedre utnyttelse av eksisterende løsninger Avvikle telefonsentraler på eksterne bygg og integrere telefonene i sentral løsning på Herredshuset når sentralene allikevel skal byttes ut eller utvides Utvide linjekapasiteten på Herredshuset i takt med nedlegging av sentraler på eksterne bygg GJENNOMFØRT Høsten 2016 ble Vennesla Ungdomsskole koplet over på sentral telefoniløsning på Herredshuset. 5.3 STRATEGISK LEDELSE OG IKT IKT har blitt sentralt i alle arbeidsprosesser som utføres. Det stiller krav til strategisk IKT kompetanse på ledernivå i kommunen. For å kunne oppnå gevinster av IKT-satsingen er det avgjørende at ledere på alle nivåer har kunnskap om de muligheter teknologi kan gi for effektivisering og bedre tjenester. Behovet for nye løsninger må være forankret i reelle behov som støtter opp om strategiske virksomhetsmål satt i kommuneplanen. Gjennomføring av endringsprosesser må være forankret i ledelsen. Gevinster av IKT-investeringer kan som regel ikke tas fullt ut før det er gjennomført organisatoriske endringer og kompetanseheving. Gevinstene kan også lett bli usynliggjort fordi frigjorte ressurser, som i stor grad vil være personalressurser, umiddelbart blir overført til nye, andre oppgaver eller til kvalitetsheving av eksisterende tjenester. Økt kunnskap om effektene av IKT-investeringer er nødvendig for å sikre gode prosesser ved gjennomføring av IKT-prosjekter. Strategisk IKT-planlegging gjør det enklere å foreta de riktige strategiske valgene. STATUS Arbeidet med å løfte kompetanse er en kontinuerlig prosess. Lederutvikling knyttet opp mot digitalisering bør få større fokus. Det gjenstår en del før vi kan si at vi er digitalt kompetente på alle områder. Ha ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologi og bruker dette til tjenesteutvikling og effektivisering Ha en strategisk IKT plan som er knyttet til kommunens overordnede planer inkludert økonomi Gjennomføre opplæring i «Strategisk IKT ledelse» for lederteam og enhetsledere Større IKT-prosjekter skal ha prosjektledelse og prosjekteier skal være enhetene Ta i bruk e-læringsverktøy GJENNOMFØRT 17

19 Vi har hatt foredrag knyttet opp mot strategisk ledelse og IKT med både interne og eksterne foredragsholdere. 5.4 IKT KOMPETANSE For å kunne utvikle en moderne digital forvaltning er man avhengig av å ha digitalt kompetente brukere. Dette er en av utfordringene kommunen har i dag. I takt med de digitale løftene kommunen gjør må de ansatte også gjøres digitalt kompetente. Ved nyansettelser bør det settes minstekrav til IT-kompetanse, og i særlig grad hos ledere. Innenfor skole er bruk av digitale verktøy er en av fem grunnleggende ferdigheter i Kunnskapsløftet. For at elever skal lykkes i bruk av digitale verktøy i alle fag og på alle trinn, må organisatorisk, pedagogisk og teknologisk utvikling sees i sammenheng. Oppfølgende ledelse, god planlegging, inkludering av ansatte og avsatt tid til kompetanseutvikling er en forutsetning for å lykkes med IT satsingen. Alle ansatte har et ansvar for å vedlikeholde egen IKT kompetanse. Ledere og systemansvarlige er i fellesskap ansvarlige for å henholdsvis legge til rette for og gjennomføre opplæring i bruk av IT løsninger. Alle ansatte har behov for å vedlikeholde kompetansen. Det er en rivende teknologisk utvikling og den gjør at kravet til kompetanse hos brukerne og innbyggerne er økende. For å kunne gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene kreves det ansatte som mestrer og forstår de aktuelle IKT løsningene. STATUS Det er anskaffet e-læringsverktøy (Nanolearning). E-læringsverktøyet har ikke gitt de ønskede resultater. Dette skyldes i hovedsak mangel på ressurser til å utarbeide og publisere kurs. Det jobbes med å tydeliggjøre ansvarsområder for systemansvarlige i kommunen. Opplæring av brukere er et område som de systemansvarlige vil få ansvar for. Bedre utnyttelse av fagsystemene er et område hvor det kontinuerlig jobbes i tillegg til å se på tverrfaglig bruk av løsninger. Brukere som mestrer den digitale hverdagen Bedre utnyttelse av eksisterende løsninger Alle ansatte skal ha tilbud om opplæring innenfor IKT området Tydeliggjøre ansvarsområder for systemansvarlige i både skole og administrasjon GJENNOMFØRT E-læringsverktøyet «Nanolearning» er anskaffet. 5.5 ARKITEKTUR OG STANDARDISERING Vennesla kommune skal ha en IT-arkitektur som er skalerbar og fleksibel, basert på åpne standarder som gjør utveksling av data mellom systemer enkelt. Dette er avgjørende for samarbeid på tvers av sektorer og for å gi innbyggere og næringsliv en bedre digital tjeneste. Det er utviklet nasjonale fellesløsninger (felleskomponenter) som legger til rette for gode sammenhengende digitale tjenester på tvers av virksomhetsgrenser i offentlig sektor. Eksempel på slike er folkeregisteret, 18

20 enhetsregisteret, Altinn, Matrikkelen (Norsk register over fast eiendom), ID-porten og Svar Ut. Løsningene våre integreres mot disse felleskomponentene etter behov. Det må stilles krav til at leverandørene leverer løsninger basert på kjente felles komponenter og standarder. Difi sin referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor skal benyttes ved alle anskaffelser. Referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor skal legge grunnlaget for en velfungerende ITsamhandling i offentlig sektor. Elektronisk samhandling internt i en offentlig virksomhet, mellom offentlige virksomheter eller med innbyggere og næringsliv, forutsetter IKT-løsninger som kan «snakke sammen». Bruk av åpne IT-standarder angitt i referansekatalogen som definerer grensesnittene mellom systemene sikrer dette. For å få en optimal og rimelig drift av IKT er vi avhengig av å standardisere i størst mulig grad. Dette gjelder både PCer, servere, nettverksutstyr, programvare osv. Ved innkjøp av nye større systemer bør disse være like med de løsninger som er valgt av øvrige kommuner i Knutepunkt Sørlandet dersom det er praktisk mulig og økonomisk forsvarlig. Gjennom innkjøpssamarbeid i Knutepunkt Sørlandet har vi i dag felles innkjøpsavtaler. Dette forenkler standardisering. STATUS Arbeidet med standardiseringen av maskinparken har kommet langt. Investeringsmidler gjennom denne strategien har gjort at skolene kan gjøre større felles innkjøp og dermed få en større grad av standardisering enn tidligere. Dette har også gitt gevinster i form av tidsbesparende og standardiserte oppsett av maskinene. Etablere en IT arkitektur basert på kjente felleskomponenter og standarder Tydelige kravspesifikasjoner basert på nasjonale standarder og felleskomponenter Standardisert maskinpark Mest mulig effektiv drift Sørge for at det i alle anbud knyttet til innkjøp av IKT-løsninger stilles krav til at felles kommunale standarder benyttes GJENNOMFØRT Vi har tatt i bruk flere felleskomponenter. Eksempelvis Svar-UT, Altinn og Matrikkelen. 5.6 GJENBRUK AV DATA OG BEDRE UTNYTTELSE I de kommunale og andre offentlige digitale systemer finnes det til sammen store mengder data om enkeltpersoner, organisasjoner, næringsliv, eiendommer osv. Likevel er det slik at innbyggerne og næringslivet i kontakt med kommunen må oppgi data som kommunen allerede besitter. En av hovedårsakene til dette er systemer som ikke «snakker sammen». Det kan skyldes at man ikke har utnyttet systemenes muligheter, at mulighetene ikke finnes i systemene i dag, at infrastrukturen systemene går på ikke er bygd for å kunne utveksle data eller det kan skyldes tolkning av lover og regler. Manglende gjenbruk av data kan av brukerne oppleves som frustrerende og at organisasjonen er treg. I tillegg er det også en økt risiko for feil når samme data må lastes inn på nytt i forskjellige systemer. Et optimalt gjenbruk av allerede eksisterende data i kommunale systemer og om mulig mot statlige systemer bør tilstrebes. Data om ansatte finnes f.eks. i mange forskjellige systemer og kvaliteten på dataene er av svært variabel kvalitet. Alle registre må oppdateres enkeltvis og ingen snakker sammen. Dette er utfordrende i forhold til sikkerhet og kvalitet på dataene. Det umuliggjør utveksling og gjenbruk av data mellom systemer. Et 19

21 ID håndteringssystem er helt nødvendig for å få kontroll med rettigheter til data, oppdaterte registre i HRM, tilganger til datasystemer, telefonkatalog osv. Det å utnytte eksisterende systemer og bruke disse som verktøy til effektivisering, vil gi kvalitetsheving og tilfredse ansatte. Grunninvesteringen er den samme enten det er 10 eller 100 brukere. STATUS System for ID-håndtering er innført i skole, og det jobbes nå med å få det på plass for alle brukere i administrasjonen. Dette gir bedre datakvalitet på ansattdata, økt sikkerhet og mulighet for å gjenbruke disse dataene. Bedre utnyttelse av eksisterende systemer og gjenbruk av data Øke datakvaliteten Redusere dobbeltarbeid Øke utnyttelsesgraden i eksisterende systemer bedre GJENNOMFØRT ID-håndtering innføres i løpet av oktober IT-TJENESTEN De tiltakene som ligger i denne digitaliseringsstrategien vil på flere områder berøre teknisk IT drift. Det vil kunne ha konsekvenser for bemanning, økonomi og systemenes arkitektur. Sommeren 2014 gjennomførte Atea AS en evaluering av kommunens IT-løsninger og tjenester. Hensikt med denne evalueringen var å belyse detaljer angående dagens IKT løsninger og struktur, samt gi anbefalinger for hvordan skape en mer kostnadseffektiv og kontrollerbar forvaltning. Flere av anbefalingene i rapporten er tatt med i denne strategien. STATUS Supportsystemet har gitt oss en bedre struktur på brukerstøtten. Løsningen gir oss også en nyttig kunnskapsdatabase. Verktøy til å håndtere klientmaskiner har vi bestemt oss for ikke å innføre nå, løsningen krever for mye ressurser av den daglige driften og er derfor utsatt inntil videre. Bedre utnyttelse av skrivere er utfordrende å få gjennomført. Dette fordi det er behov for samarbeid på tvers av enheter på den måten at behov i en enhet vil kunne belaste en annen enhet økonomisk. Bedre utnyttelse av skrivere få ned antall enheter mer standardisering økt sikkerhet rundt utskrift Det skal utarbeides en handlingsplan for teknisk IKT som støtter opp om tiltakene vedtatt i digitaliseringsstrategien GJENNOMFØRT Supportsystemet «Pureservice» er innført. 20

22 5.8 IT-TEKNISKE TILPASNINGER Som et ledd i en mer og mer kompleks IT løsning, og høyere krav til oppetid og sikkerhet i løsningene vil det være nødvendig å gjøre tilpasninger av teknisk art i bakenforliggende systemer. Vi har i dag utfordringer knyttet til strømstanser gjennom for liten batterikapasitet. Sentrale servere blir ikke stoppet på en forsvarlig måte ved bortfall av strøm. En oppgradering av strømforsyning og batteribackup kan også gjøre at enkelte systemer kan kjøre en periode under strømstans. Mobilitet og tverrfaglig samarbeid krever fleksible IKT løsninger. STATUS Det er anskaffet UPS løsning som gir oss en oppetid på ca. 1,5 timer ved utfall av strøm. Dette gir oss muligheter til å ta ned løsningene på en forsvarlig måte. Sikre opptid på sentrale systemer Beskyttelse mot korrupte data Få mer fleksible løsninger for mobile ansatte Få på plass en løsning som sikrer tilgjengelighet til dokumenter fra alle steder (intern Dropbox). Omlegging av sikker sone til ny løsning GJENNOMFØRT Vi har oppgradert nettverket til 1Gb hastighet fra datarommet og et stykke ut i nettverket. Backupløsning med lengre historikk er også satt i drift. 5.9 BREDBÅND Vi leier i dag bredbånd til ca. 35 lokasjoner rundt i kommunen. I hovedsak er det fiber basert bredbånd. Det er også lagt noe egen infrastruktur. Dette gjelder i sentrumsnære områder. De trekkerørene som er lagt de senere årene er ikke i nødvendig grad tegnet/målt inn på våre kartsystemer. Det vil være avgjørende at dette blir gjort før vi kan legge fiber i rørene. Ved manglende inntegning av kabler med dybder/ kummer osv. vil det ikke være mulig å sikre høy nok oppetid Når kommunen legger egen fiber tar man også risikoen ved brudd på fiberkabelen. STATUS Det legges trekkerør i hovedsakelig alle kommunale grøfter som graves. Senke kostnadene knyttet til IT-infrastruktur Legge ned trekkerør i alle grøfter som graves i kommunen Ansvarlig person for inntegning av alle trekkerør på digitale kart med angitt dybde, kummer og føringsveier må på plass. IT utarbeider retningslinjer for hva som skal registreres i kartene. 21