Digitaliseringsstrategi Rakkestad kommune Saksnr. 18/2200 Journalnr /18 Arkiv 060 &26 Dato: FORSLAG

Transkript

1 Digitaliseringsstrategi Rakkestad kommune Saksnr. 18/2200 Journalnr /18 Arkiv 060 &26 Dato: FORSLAG

2 Innhold Bakgrunn... 3 Hvorfor digitalisere... 3 Hvor er vi nå?... 3 Formål... 4 Visjon... 4 Mål med digitaliseringen... 5 Digitalt førstevalg... 5 Informasjonsutveksling... 5 Kompetanse... 5 Vi skaper framtidens lokalsamfunn... 5 Hverdagsmestring... 5 Våre fokusområder... 6 Samarbeidende applikasjoner... 6 Innbyggeren/brukeren i sentrum... 6 Min side... 6 Administrativ forvaltning... 6 Klart språk... 6 Skytjenester... 7 Helse... 7 Velferdsteknologi... 7 Oppvekst... 8 NAV... 8 Teknikk, miljø og landbruk (TML)... 8 Hvordan digitalisere?... 8 Gjenbruk/automatisering/standardisering... 8 Gevinstrealisering... 8 Personvern... 8 Hvordan lykkes?... 9 Toppforankring... 9 Medvirkning... 9 Evaluering... Feil! Bokmerke er ikke definert. Revidering... 9

3 Bakgrunn Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby tjenester som er enkle å bruke, effektive og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Det er en nasjonal målsetting at digitale tjenester skal være førstevalget for innbyggerne i Norge. For å lykkes med dette er vi avhengige av at de digitale løsningene blir benyttet framfor de manuelle løsningene. Digitaliseringsstrategien inneholder noen overordnede mål for Rakkestad kommune, og angir retningen for utviklingen framover utover disse målene. For å lykkes med digitalisering må arbeidet prioriteres og det må avsettes ressurser, både økonomiske og menneskelige. Hvorfor digitalisere Stortingsmelding 27 ( ), «Digital agenda for Norge» angir regjeringens overordnede IKT-politikk. Meldingen beskriver hvordan IKT kan benyttes for å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor og varsler økt innsats på dette området. Den omhandler videre hvordan IKT kan legge til rette for innovasjon og konkurransekraft i næringslivet og presenterer nasjonal plan for elektronisk kommunikasjon. 1 Regjeringen har også publisert et digitaliseringsrundskriv 2, som er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. KS har også laget en digitaliseringsstrategi 3, med visjonen «Gode og tilgjengelige digitale tjenester styrker dialogen med innbyggere og næringsliv og gir gode lokalsamfunn». Hvor er vi nå? Det har allerede blitt gjort et godt arbeid med digitalisering i Rakkestad kommunen, uten at det har vært samordnet, verken internt i kommunen eller med eksterne. «Svar ut» er elektronisk utsendelse av post til mottakers digitale postkasse. Politiske møter (foreløpig kun kommunestyremøtene) vises i sanntid på internett og lagres slik at det kan ses på nytt senere. Elektroniske skjemaer, på Rakkestad kommune sin nettside, har vært brukt i mange år. Direkte oppslag av innringers nummer er en digital tjeneste som er til stor hjelp for servicekontoret. De kan også se status til de ansatte for å enklest mulig kunne hjelpe innringerne. Meråpent bibliotek ble tatt i bruk ila sommeren/høsten Det betyr at låntaker for tilgang til biblioteket utenom bemannet åpningstid, og kan låne og levere bøker i selvbetjent automat. Sikker print er etablert for å redusere utskrifter og øke sikkerheten

4 Rakkestadskolen ligger langt framme. Både digital læringsplattform og Office365 er verktøy de har brukt en del år nå. Kartverket er digitalt og det kommer stadig forbedringer og nye løsninger som forenkler prosesser for administrasjonen og innbyggerne. Direkte registrering på bærbare enheter rett i fagsystemer, av service og oppgaver som er utført eller registrering av oppstått behov, benyttes blant annet av ansatte i TML (Teknikk, miljø og landbruk). Trygghetsalarmene er digitale, gps-teknologi er på plass og digitale nøkler (elås) 4 skal tas i bruk. Det er et samarbeid med Sarpsborg legevakt i forhold til mottak av alarmer. Hjembaserte tjenester bruker LMP-er 5 for å kunne kommunisere med fagsystemet på helse når de er ute hos brukerne. Mye av det som har blitt gjort er bra, og fører oss nærmere målet, men vi har fortsatt et godt stykke igjen for å nå målene til regjeringen. Blant annet skal innbyggerne bare trenge å registrere informasjon en gang. Innbyggerne skal tilbys lovpålagt hjelp uten å måtte spørre om det. Som et eksempel vet kommunen når barn blir født. Da skal et tilbud fra kommunen om tjenester fra helsestasjonen produseres automatisk. Formål Strategien skal sikre at satsninger på dette området er i tråd med alle overordnede planer og målsetninger i kommunen. Den skal videre sikre at innbyggernes, politikernes, næringslivets og de ansattes forventninger til gode digitale tjenester innfris. Visjon Rakkestad kommune skal tilby gode digitale tjenester og yte god digital service. De digitale løsningene skal være førstevalget for Rakkestad kommune. 4 Elås: 5 LMP: Lifecare Mobil Pleie, mobiltelefoner koblet opp mot Gerica, som er fagprogrammet i helse

5 Mål med digitaliseringen Digitalt førstevalg Tjenestene som kommunen yter må være brukervennlige, trygge og universelt utformet. Innbyggerne skal få den hjelpen de trenger for å kunne bruke disse tjenestene. Informasjonsutveksling Tjenesteområdene skal samhandle digitalt, og løsningene skal være koordinert med andre offentlige forvaltningsnivåer. Digitale kanaler skal være tilgjengelige for alle, og kommunen skal ha et bevisst forhold til hvilke kanaler som brukes til hvilket formål. All utvikling skal ta utgangspunkt i innbyggernes behov. Informasjonen fra kommunen må være forståelig (Klart språk), og de digitale tjenestene må være enkle å ta i bruk. Dette skal bidra til økt åpenhet og innsikt i arbeidsprosesser og beslutninger. Kompetanse Digital kompetanse er viktig for utvikling av moderne forvaltning. Bruk av IKT krever rett kompetanse på alle nivåer i kommunen. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. Kompetansen til kommunens medarbeidere er viktig for å levere gode tjenester, jobbe effektivt og imøtekomme innbyggernes forventninger til utviklingen av en moderne digital forvaltning. Kompetansen skal være tilgjengelig for fagenhetene og inngå i utviklings- og digitaliseringsarbeidet. Innovative anskaffelser som stimulerer leverandørene til utvikling av nye og innovative løsninger, enten alene eller i samarbeid med våre nabokommuner, vil bidra til bedre tjenester, høyere produktivitet og mer effektiv ressursbruk. Tjenestene skal være brukervennlige og bidra til enklere arbeidsprosesser og bedre brukerdialog. Det er en forventning om at ansatte i Rakkestad kommune har en positiv holdning til den digitale fremtiden og de må kunne beherske ulike digitale løsninger. Vi skaper framtidens lokalsamfunn Vi ønsker et samfunn hvor kommunikasjon med kommunen i stor grad er automatisert. Informasjon fra kommunen skal sendes automatisk, all informasjon som må gis av innbyggerne skal gjenbrukes, og både innbygger og kommune skal enkelt kunne finne ønsket informasjon. Hverdagsmestring Det er et mål at flest mulig skal mestre våre digitale hjelpemidler. For å få til dette er det viktig at innbyggerne mestrer sine daglige oppgaver i alle livsfaser. Dette vil føre til økt livskvalitet og selvstendighet for den enkelte.

6 Våre fokusområder Mange offentlige tjenester forutsetter et utstrakt samarbeid mellom statlig og kommunal sektor. Når det gjelder oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, vil regjeringen at de statlige virksomhetene skal ta et større ansvar for at det utvikles helhetlige, digitale løsninger som også kan benyttes av kommuner og fylkeskommuner, og som dekker behovene i kommunal sektor. I tillegg skal statlige virksomheter ta mer hensyn til kommuner og fylkeskommuner i sitt digitaliseringsarbeid. KS spiller en sentral rolle når det gjelder å samle kommunal sektor i digitaliseringsarbeidet og representere sektorens behov overfor staten. En felles finansieringsordning skal sikre at nye felles løsninger gjennomføres raskere, blir mer fremdriftsrettede, brukervennlige og relevante. Rakkeetad kommune har som mål å være en del av dette arbeidet. Samarbeidende applikasjoner For å kunne utnytte digitale løsninger forutsettes det at applikasjoner «snakker sammen», der hvor taushetsplikt eller annen lov ikke er til hinder for dette. Det skal være et krav ved enhver anskaffelse/endring at statlige og kommunale felleskomponenter skal brukes. Innbyggeren/brukeren i sentrum For å forbedre og utvikle digitale løsninger må behovene til brukerne av løsningene ligge til grunn. Brukerne må derfor involveres i utviklingen av tjenestene. Gjennom informasjon på nett, digital dialog, direkte kontakt og betjening ved personlig frammøte gis innbyggerne veiledning til å benytte våre digitale tjenester. Min side Innbyggerne skal vite hva kommunen har lagret om dem og status på pågående saker mellom innbygger og kommune. Dette skal presenteres i en nettside «min side», hvor all informasjon på tvers av kommunens tjenesteområder er lagret. Søknader, vedtak, avtaler og dokumentasjon vil ligge her. Samtykke fra innbygger gir kontroll over bruken av personopplysningene. Administrativ forvaltning Klart språk En av tre forstår ikke innholdet i offentlig informasjon viser Statens innbyggerundersøkelse for Dette er et demokratisk og et økonomisk problem. KS har derfor opprettet et program for klart språk som varer fram til KS har lansert en verktøykasse for å forbedre språket i kommuner og fylkeskommuner. Metodene vil kunne kartlegge forbedringspotensialet i kommunens tekster, legge til rette for at innbyggerne kan gi innspill og måle effekten av klarspråksarbeidet. Rakkestad kommune skal være en del av dette prosjektet.

7 Skytjenester Skytjenester er fleksible og skalerbare tjenester som leveres over Internett. De kan dermed virke kostnadseffektivt. Digitaliseringsrundskrivet sier følgende: «Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester. Spesielle hindringer kan for eksempel være særlige krav til sikkerhet og sårbarhet, eller eksisterende systemer og infrastruktur som gjør at bruk av skytjenester ikke vil være kostnadseffektivt.» Skytjenester skal benyttes der det er risikomessig forsvarlig, økonomisk og kvalitetsmessig formålstjenlig. Helse «E-helse er en forutsetning for å løse store utfordringer i et fragmentert helse-norge. Målbildet for Meld. St. 9 Én innbygger én journal er førende for å få en effektiv, bærekraftig og papirløs helse- og omsorgstjeneste. Størstedelen av helse- og omsorgstjenestens ressurser brukes på personer med sammensatte og komplekse behov. Samtidig øker andelen eldre i Norge. Noen vil leve lengre med god helse, mens andre vil leve lengre med redusert funksjonsnivå, kroniske og sammensatte sykdommer. Behovet for helsehjelp vil øke betraktelig. Helsetjenesten er underveis i sin reise fra papirbaserte til digitale arbeidsprosesser. Selv om det er gjort store fremskritt de siste årene, gjenstår det mye. Grunnutfordringen er at organiseringen av helse- og omsorgstjenesten er fragmentert. Som en følge av stramme juridiske rammer har det tidligere heller ikke vært mulig å gi tilgang til helseopplysninger på tvers av virksomheter. Dagens IKT-systemer begrenser god utnyttelse av helse- og omsorgstjenestens ressurser. Tungvinte, mangelfulle og begrensende arbeidsverktøy gir dobbeltarbeid og lavere utnyttelse av kompetanse enn nødvendig. Den elektroniske samhandlingen i sektoren er fortsatt ikke fullt utbredt og gevinstene av digitaliseringen blir i mange tilfeller ikke utnyttet.» sier Direktoratet for E-helse, noe som fører til følgende nasjonale målsetninger: - Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasient- og brukeropplysninger - Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester - Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning Innenfor helse er det også slik at det som kan løses nasjonalt skal løses nasjonalt. Velferdsteknologi «Teknologi som kan bidra til økt trygghet, sikkerhet, sosial deltakelse, mobilitet og fysisk og kulturell aktivitet, og styrker den enkeltes evne til å klare seg selv i hverdagen til tross for sykdom og sosial, psykisk eller fysisk nedsatt funksjonsevne. Velferdsteknologi kan også fungere som teknologisk støtte til pårørende og ellers bidra til å forbedre tilgjengelighet, ressursutnyttelse og kvalitet på tjenestetilbudet. Velferdsteknologiske løsninger kan i mange tilfeller forebygge behov for tjenester eller innleggelse i institusjon.» (NOU 2011:11 "Innovasjon i omsorg")

8 Oppvekst Regjeringen har laget en egen digitaliseringsstrategi for skole og opplæring. Denne inneholder krav om teknologi i skolen, og selv om disse har kommet langt i digitaliseringen er det viktig at det lages en omforent plan for hvordan IKT og digitalisering skal gjøres i Rakkestad, fra barnehagen, via 1. trinn og opp til og med 10. trinn. NAV Alle brukere skal kunne kommunisere med NAV digitalt, uavhengig om de mottar statlige eller kommunale tjenester. Avhengig av finansiering er det også planer om å lage tjenester for innsyn i egen sak og elektronisk dialog (spørsmål og svar) på Ditt NAV. Teknikk, miljø og landbruk (TML) TML har i dag en rekke applikasjoner på sine ulike ansvarsområder. I tillegg er det flere områder hvor det i liten grad er digitalisert. Det skal i perioden gjøres en gjennomgang av alle prosesser for å finne ut om de egner seg for digitalisering, og i hvilken grad applikasjonene innen TML og ellers i organisasjonen kan samkjøres. Hvordan digitalisere? Gjenbruk/automatisering/standardisering Digitale tjenester skal være universelt utformet og lette å bruke. Løsningene må fungere uten spesielle krav til utstyret. Offentlige registre, som folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen benyttes. Statlige fellestjenestene, som sikker digital post og Altinn, i tillegg til ID-porten og tilsvarende løsninger benyttes. Samarbeid med andre kommuner og gjenbruk av deres løsninger om mulig. Det er utviklet en nasjonal katalog for digitale fellesløsninger, som Rakkestad er en del av. Se under for liste over pågående prosjekter 6 Alle nye anskaffelser skal bruke standardiserte IT-systemer. Gevinstrealisering Gevinst realiseres når den er opptjent. For å kunne realisere gevinst forutsettes det at nye arbeidsprosesser er utviklet, organisasjonen er utviklet og ansatte, publikum og næringslivet kan håndtere de digitale løsningene på en enkel måte. KS Gevinstkokebok benyttes i alle digitaliseringsprosjekter, for å sikre og måle gevinst. Gevinst handler ikke bare om besparelse, men også om økt læringsutbytte, økt bruk og endring av måten man arbeider og kommuniserer. Personvern Åpenhet, både internt og mot publikum og næringsliv er en hovedmålsetting. Rakkestad kommune behandler store mengder personopplysninger, og mange tjenesteområder behandler 6 digifin/prosjekter/

9 sensitive personopplysninger. Rakkestad kommune behandler disse dataene i henhold til personvernforordningen (GDPR) 7. Informasjonssikkerhet er ivaretakelse av konfidensialitet, tilgjengelig, integritet og kvalitet ved elektronisk behandling av personopplysninger. God informasjonssikkerhet og internkontroll vil bidra til at disse opplysningene behandles lovlig, sikkert og forsvarlig. Hvordan lykkes? Toppforankring Kommunestyret vedtar strategien, som skal rulleres hvert fjerde år. Rådmannen har ansvar for å utvikle og gjennomføre strategien, og rapporterer til kommunestyret årlig. Rådmannen skal sikre helhetlige prioriteringer, og tiltak konkretiseres i handlings- og økonomiplanen. Hvert enkelt fagområde har ansvar for å ta i bruk og aktivt bidra i utviklingen av mulighetene som finnes innen eget tjenesteområde. Nye prosjekter samordnes med andre relevante prosjekter. Det må lages gode rutiner som sikrer at alle berørte parter blir involvert. All utvikling skal gjøres i samarbeid med IT, som har ansvaret for å videreutvikle teknisk infrastruktur og å være kontaktpunkt mot skyleverandør. IT-enheten skal bidra med faglig kompetanse, rådgivning, teknisk tilrettelegging og drift. Medvirkning Det er viktig med medvirkning på alle nivå. Alle ansatte og tillitsvalgte i kommunen må medvirke i digitaliseringsprosjektet for å få god effekt, dette gjelder også medvirkning fra eksterne aktører, som for eksempel innbyggere og næringsliv. Revidering Digitaliseringsstrategien skal revideres i takt med vesentlige endringer i de ytre rammebetingelsene, og minimum hvert andre år. Det utarbeides egen handlingsplan som rulleres årlig, som grunnlag for budsjett. 7

10