Instruks til tilbydar

Transkript

1 Odda kommune Instruks til tilbydar Park/ nærmiljøanlegg smelteverkstomta Totalentreprisegrunnlag

2 F-01 24/ Til anskaffelse iteid insek iteid A-01 16/ Til godkjenning internt iteid insek iteid Rev. Dato: Beskrivelse Utarbeidet Fagkontroll Godkjent Dette dokumentet er utarbeidet av Norconsult AS som del av det oppdraget som dokumentet omhandler. Opphavsretten tilhører Norconsult. Dokumentet må bare benyttes til det formål som oppdragsavtalen beskriver, og må ikke kopieres eller gjøres tilgjengelig på annen måte eller i større utstrekning enn formålet tilsier. Norconsult AS Eitrheimsvegen 10, 5750 Odda 2

3 Innhald 1 Innleiing Anskaffinga Konkurransegrunnlaget Alminnelege reglar for gjennomføring av konkurransen kontaktperson hjå oppdragsgjevar Avklaringar i tilbodsperioden Synfaring Tilbodsfrist Innlevering av tilbod Opning Vedståingsfrist Avlysning av konkurransen og totalforkasting Retur av tilbod Kostnader Språk 6 2 Tilbodet Tilbodet si utforming Prising av tilbod Tilbod på deler av oppdraget 7 3 krav til dokumentasjon Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Organisasjon og nøkkelpersonell Underleverandørar Tidsplan 10 4 Avgjerd av konkurransen Tildelingskriteriar Evalueringsmetodikk Komitè for avgjersle 12 3

4 1 Innleiing 1.1 ANSKAFFINGA Denne anskaffinga omhandlar opparbeiding av ny park/ nærmiljøanlegg på smelteverkstomta i Odda kommune. Anskaffinga er organisert som ein open anbudskonkurranse etter del II i Forskrift om offentlige anskaffingar, publisert på DOFFIN den 24/ Prosjektet skal gjennomførast som ein totalentreprise. For nærare orientering om arbeidet, sjå konkurransegrunnlaget Vedlegg B. 1.2 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av følgande dokument: DEL I FØRESPURNAD: Instruks til tilbydar (dette dokument) DEL II VEDLEGG: A - Kontraktsbestemmelsar og utkast til avtaledokument B - Orientering om arbeidet - Tidsplan - Vederlag E - Funksjonsbeskrivelse 1.3 ALMINNELEGE REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffinga er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskrifta ) del I (alminnelige bestemmelsar) og del II (anskaffelsar under EØSterskelverdiane). Anskaffinga vert foretatt i henhold til anskaffelsesprosedyren open anbodskonkurranse. 4

5 1.4 KONTAKTPERSON HJÅ OPPDRAGSGJEVAR Odda kommune er byggherre/tiltakshavar. Postadresse : Odda kommune, Opheimsgata 31, 5750 Odda Kontaktperson : Prosjektleiar Kristian Eide Jensen Telefon : Mobil : E-post : kristian.jensen@odda.kommune.no Norconsult AS er engasjert som byggherren sin rådgjevar når det gjeld utarbeiding av konkurransegrunnlag for totalentreprisa, samt oppfølging i tilbodsfasen. Besøksadresse : Eitrheimsvegen 10, 5750 Odda Kontaktperson : Ivar Tveito Eidnes Telefon : E-post : ivar.eidnes@norconsult.com 1.5 AVKLARINGAR I TILBODSPERIODEN Spørsmål i tilbodsperioden skal rettast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevar sin kontaktperson, jf. pkt. 1.4 over, med kopi til kontaktperson hjå ekstern konsulent, jf. Pkt. 1.3 over. Samtlege spørsmål og svar vil bli distribuert til alle leverandørar som har fått utlevert konkurransegrunnlaget. Spørsmål som vert stilt seinare enn 10 dagar før tilbodsfristen sitt utløp vil normalt ikkje bli besvart. 1.6 SYNFARING Det vil bli synfaring på tomta tysdag 18. august 2015 kl 09:00. Byggherren vil føra referat frå synfaringa som vil bli distribuert til samtlege tilbydarar. 1.7 TILBODSFRIST Frist for å levere tilbod er Fredag 28. august 2015 kl Tilbod må vera oppdragsgjevar i hende innan denne fristen. For seint innkomne tilbod vert avvist. 1.8 INNLEVERING AV TILBOD Tilbodet skal leverast i lukka og merka forsending direkte, eller pr post, til: Norconsult AS Eitrheimsvegen Odda Tilbodet kan i tillegg leverast per e-post til: ivar.eidnes@norconsult.com Forsendinga skal vera tydeleg merka: Tilbod totalentreprise Park/ nærmiljøanlegg smelteverkstomta 5

6 1.9 OPNING Det vil ikkje bli føretatt offentleg opning av tilboda VEDSTÅINGSFRIST Leverandør er bunden av tilbodet til kl. 24:00 60 dagar etter tilbodsfrist, eventuelt etter siste korrigerte tilbodsfrist AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTING Oppdragsgjevar har rett til å avlysa konkurransen dersom det føreligg sakleg grunn. Som sakleg grunn reknast til dømes dersom det ikkje vert politisk godkjenning av prosjektet eller dersom det ikkje er tilstrekkeleg med midlar til å gjennomføre prosjektet. Eit anna døme er manglande finansiering grunna at totalkostnadene overstig ramma som ligg til grunn for prosjektet. Det kan også vera aktuelt å berre utføre deler av kontrakten grunna finansiering RETUR AV TILBOD Oppdragsgjevar vil ikkje returnera mottekne tilbod KOSTNADER Kostnader som leverandøren pådreg seg i høve synfaring, samt utarbeiding, levering og oppfølging av tilbodet vil ikkje bli refundert av oppdragsgjevar SPRÅK Alle dokument/kommunikasjon som omhandlar denne anskaffinga skal vera/føregå på norsk. 6

7 2 Tilbodet 2.1 TILBODET SI UTFORMING Oppdragsgjevar ynskjer at tilbodet vert organisert/disponert som fylgjer: Tilbodsbrev, signert av person med mynde hjå tilbydar. Dokumentasjon av tildelingskriteriet kvalitet: - Ei enkel skildring av prosjektet, herunder konsept, gjennomføring og organisering - Levert kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav - Referansar frå tilsvarande prosjekt Dokumentasjon av tildelingskriteriet pris: - Vedlegg B Orientering, framdrift, Vederlag, komplett utfylt med leverandøren sine prisar (på papir). Dokumentasjon av tildelingskriteriet framdrift: - Framdriftsplan og skildring av framdrifta i prosjektet. 2.2 PRISING AV TILBOD Tilbydar skal prisa sitt tilbod i samsvar med dei krav som er nedfelt i Vedlegg B kap 5: Vederlag. 2.3 TILBOD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikkje høve til å gje tilbod på deler av oppdraget. 7

8 3 krav til dokumentasjon Dokumentasjon på at totalentreprenøren oppfyller offentlege kvalifikasjonskrav, skal sendast inn saman med tilbodet. Det er viktig at dei same kvalifikasjonskrava gjeld for totalentreprenøren sine underleverandørar i alle ledd, som for totalentreprenøren. Oppdragsgjevar kan be om å få dette dokumentert. Tilbydar må leggje fram relevant dokumentasjon, jfr tabell under. Oppdragsgjevar ber om at dokumentasjonen blir presentert på ein oversiktleg måte, og i den rekkefølgje som er oppgjeven under. 3.1 KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav Tilfredsstillande organisatoriske tilhøve i verksemda Dokumentert ved Firmaattest Tilfredsstillande HMS-arbeid i verksemda. HMS erklæring Leverandør skal vere ajour med innbetaling av skatt. Attest for innbetalt skatt, ikkje eldre enn 6 månader Leverandøren skal vere à jour med innbetaling av meirverdiavgift. Attest for innbetalt MVA, ikkje eldre enn 6 månader Leverandøren skal ha tilfredsstillande økonomisk soliditet Kredittvurdering av leverandøren, ikkje eldre enn 3 månader. Vurderinga skal komme frå uavhengig aktør som leverer kredittvurderinger til vanleg. Resultatet av vurderinga skal komme fram som ein gradert verdi (bokstaver eller tal) mot ein definert skala. Odda kommune tek atterhald om å hente inn slike vurderingar sjølv. 8

9 Leverandøren og hans kontraktsmedhjelparar skal ha solid fagleg og administrativ kompetanse på firmanivå Kortfatta skildring av : - Totalentreprenøren sin organisasjon - Totalentreprenøren sine system for kvalitetssikring, internkontroll og HMS - Dei prosjekteringsfirma som totalentreprenøren vil nytta Liste over relevante referanseprosjekt som søkjaren har gjennomført i totalentreprise. Leverandør må kunne dokumentere å ha gjennomført minst 3 totalentrepriseprosjekt. Leverandøren skal ha tilstrekkeleg kapasitet Skildring av kva kapasitet totalentreprenøren reknar med vil vere naudsynt å for å kunne gjennomføre dette prosjektet med den framdrifta som er skissert. Det må framgå at totalentreprenøren har slik kapasitet til rådvelde for prosjektet. Sentral godkjenning Sentral godkjenning i tiltaksklasse 1 for samtlege relevante roller etter Plan- og bygningslova, for tilbydar eller hans kontraktsmedhjelparar. Alternativt skal det dokumenterast at lokal godkjenning vil bli gjeve for same roller. Godkjent lærlingbedrift Det er eit krav om at tilbydar skal vera tilknytt lærlingordninga og vera ei godkjent lærlingbedrift. 3.2 ORGANISASJON OG NØKKELPERSONELL Oppdragsgjevar ynskjer at tilbydar skildrar korleis gjennomføringa av arbeidet er tenkt organisert og bemanna. Dette kan dokumenterast slik: Eit organisasjonskart som viser alle viktige funksjonar ( nøkkelfunksjonar ), med namn på funksjonane og namn på personane som skal fylle dei ( nøkkelpersoner ). Følgjande funksjonar bør framgå: o o o Leiar i tilbydaren sin faste organisasjon som leiar for oppdraget rapporterer til Leiar for oppdraget, med ansvar for å gjennomføre oppdraget komplett i samsvar med kontrakt Leiar på byggeplass Dersom det er behov for å supplere eller endre samansetninga av nøkkelpersonell, skal dette grunngjevast og dokumenterast. Det vert forutsett i så fall at eventuelt nytt nøkkelpersonell innehar minst same kapasitet og kompetanse som det tidlegare nøkkelpersonellet. 9

10 3.3 UNDERLEVERANDØRAR Tilbydar skal saman med sitt tilbod legge ved ei liste der det er oppført kva underleverandørar han vil nytte i prosjektet. Dersom det seinare oppstår behov for å endra samansetninga av underleverandørar, skal dette grunngjevast og dokumenterast. Det vert forutsett i så fall at eventuelt nye underleverandørar har minst same kapasitet og kompetanse som dei tidligare underleverandørane. Fag Underentreprenørar: Firma 3.4 TIDSPLAN Tilbydar skal legge ved sin eigen tidsplan for arbeidet. Det er ynskeleg at denne ikkje avvik vesentleg frå den overordna tidsplanen som er vist i Vedlegg C - Tidsplan. Planen skal illustrere varigheten av og avhengigheten mellom dei einskilde aktivitetane. Omforeint framdriftsplan vil inngå som ein del av kontrakten. 10

11 4 Avgjerd av konkurransen 4.1 TILDELINGSKRITERIAR Kontrakten skal tildelast den leverandør som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, basert på følgande kriterier: Kriterium Dokumentasjon Vekting [%] Kvalitet/ referansar/ evne til gjennomføring Materialval med meir. 15 % Pris Inkl opsjonar og verknad av timeprisar og påslagsprosentar. Vedlegg B, kap 5 80% Oppgitt framdriftsplan 5 % 4.2 EVALUERINGSMETODIKK Poengsetting for eit tilbod skjer relativt i høve dei andre tilboda. Det vert nytta ein skala frå 0-10, for tildelingskriteria, og beste tilbod på kvart kriterium får toppscore (10). Poenga vert ganga opp med kriteriet si oppgitte vekting og vert summert opp. Tildelingskriteriet Pris Ved evaluering av pris vil det bli lagt til grunn prosjektkostnad for parkanelgget, pluss opsjonar og teoretiske tilleggsarbeid. Det vert nytta ein skalert poenggjeving. Lågaste tilbudte prosjektkostnad gjev 10 poeng, den lågaste prosjektkostnad x 1,5 gir 0 poeng. Tilbod i dette spennet vert gjeve poeng ved å interpolera. Tilbod utanfor dette spennet får 0 poeng. Tilleggsarbeider kvantifiserast ved at tilbodssum vert tillagt eit teoretisk tenkt timetal (stipulert til 15 timar for administrativt personell / rådgjevarar og 60 timar for utførande), som vert multiplisert med snitt timeprisar som tilbydar har oppgitt i Vedlegg B. Same prosedyre vert nytta for maskintimeprisar og påslagsprosent (basert på ein teoretisk materialkostnad på kr ,-). Dersom utfylling av timeprisar ikkje er komplett, vil oppdragsgjevar i evalueringssamanheng legga til grunn høgaste timepris oppgitt av konkurrentane for samanliknbare personellkategoriar, medan det for kontrakt vil bli lagt til grunn lågaste timepris oppgitt av konkurrentane. Tilsvarande gjeld for maskintimeprisar og påslagsprosentar. 11

12 Tildelingskriteriet framdrift Dersom tilbydar tilbyr ei framdrift som strekk seg ut over dei rammer som er oppgitt i plan for hovedaktivitetar skissert i vedlegg B kap 4., vil dette gje trekk i poeng under evalueringa av tilbodet. Det blir gitt 10 poeng for dei tilbydarane som har ein framdrift som er lik eller betre enn den som er oppgitt i Vedlegg B, kap KOMITÈ FOR AVGJERSLE I evalueringssamanheng kan eventuelt oppdragsgjevar nytta ein komité for avgjersla, samansett av representantar frå: Oppdragsgjevar Rådgjevande firma Oppdragsgjevar står elles fritt til å innhenta relevante synspunkt og vurderingar frå andre faginstansar i høve evalueringa. 12