Svar fra AFT - HiST2020 Høring

Transkript

1 Notat Vår saksbehandler Elin Cecilie Balstad 1 av 6 Vår dato Vår referanse Til Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling, Johan Børre Melsom Svar fra AFT - HiST2020 Høring Internstruktur og lederstruktur Viser til AFT/AITeL s utredning av internstruktur. SAKS og fusjon av NTNU/HiST/HiÅ/HiG gir endrede forutsetninger i arbeidet med utredning av ny organisering, og HiST2020 blir etter all sannsynlighet en midlertidig løsning. Det vil trolig gå med mye tid til å arbeide med de foreslåtte nye instituttene på HiST, og kostnadene ved omstrukturering internt i HiST er sannsynligvis store og gevinstene usikre og relativt kortvarige. Vi bør bruke mye tid på arbeidet med fusjon, da det er viktig for oss å bli interessante samarbeidspartnere for NTNU. Dette gjør at fortsatt arbeid med og implementering av eventuell ny fakultets- og instituttstruktur internt blir en krevende tilleggsbelastning for ansatte og ledere, og dette bør vurderes nøye i lys av at belastningen bør reduseres til et minimum for organisasjonen. I det videre arbeidet med fusjonen vil det være en fordel i forhandlinger med NTNU at våre profesjonsutdanninger har operative profesjonsledere som kjenner de faglige aktivitetene og de ansatte på sitt fagfelt. Dette kan være avgjørende for et godt resultat. Videre er det svært viktig at daglig drift på grunnenhetene/profesjonsutdanningene blir ivaretatt på en god og forsvarlig måte for å redusere risikoen for alvorlige hendelser. Dersom en implementerer ny instituttstruktur fra vil en måtte ha midlertidige instituttledere. Fakultetsstrukturen i NTNU er nå oppe til vurdering og skal endelig avgjøres ved årsskiftet 2015/16. Videre skal ny instituttstruktur avgjøres i løpet av 2016, og resultatet av denne prosessen kan komme til å stå i motsetning til våre vurderinger og anbefalinger mht ny instituttstruktur i HiST2020. For å ivareta sikker drift i HiST kan det være en stor fordel å utsette gjennomføring av ny instituttstruktur for AFT. På bakgrunn av ovennevnte anbefaler derfor AFTen forskyvning av implementering av ny instituttstruktur. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag Postboks 2320 NO-7004 Trondheim Besøksadresse: E.C. Dahls gt. 2 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

2 Høgskolen i Sør-Trøndelag Notat 2 av 6 Overføring av studieadministrative tjenester Viser i det følgende til «Utredning av administrative tjenester rapport fra arbeidsgruppa.» Kommentar til kap 1 Kommentar til 1.1 Mål og føringer Arbeidsgruppa reduserer målet for utredningen og spisser disse til to fokus; identifisere forskriftendringer, evt midlertidige vedtak og myndighetsavklaringer som må fattes og legge til rette for smidig overføring av ansvaret. Slik AFT har forstått høgskolestyrets vedtak er det allerede besluttet at ansvaret for de utdanningsadministrative oppgavene skal overføres fra studiedirektør til dekan, slik at ytterligere myndighetsavklaringer som arbeidsgruppen har foretatt ikke er nødvendig. Kommentar til kap 2 - Endringer i beslutningsmyndighet 1. januar 2016 går HiST inn i NTNU, og dette er en virksomhetsoverdragelse. NTNU s regler vil da i utg.pkt gjelde for alle de overdragende institusjonene (HiST, HiÅ og HiG). Regelverket må avspeile denne faktiske situasjonen. De særregler som etter dette tidspunkt er uklare etter gjeldende regelverk må ryddes opp i og fastsettes i egen forskrift gjeldende etter Dette vil da være en overgangsordning. På sikt vil det være behov for regelverksendring fase 2, med et gjennomarbeidet rammeverk for den nye organisasjonen. Kommentar til Grunnlaget Kap 2 i utredningen fremstår som uklar og upresis mht grunnlaget for regelendringene og hjemmelsproblematikken. Prinsippet om likebehandling er ett av flere overordnede prinsipper i forvaltningsretten. Andre og like viktige prinsipp er legalitetsprinsippet, grunnleggende prinsipper for en forsvarlig offentlig saksbehandling med tanke på rettssikkerhet, grundighet og upartiskhet, samt prinsipper for utøvelse av et forsvarlig skjønn. Det er derfor ikke studieforskriften ved Høgskolen i Sør-Trøndelag som i all hovedsak er ment å ivareta studentenes rettssikkerhet. Studieforskriften er utledet av hjemmelsgrunnlaget og forskriftens rettskildemessige betydning er derfor underordnet både forvaltningsrettslige prinsipper, forvaltningslov og Universitet- og høgskolelov. Forvaltningsloven stiller ingen krav til stillingsbetegnelse utøver av vedtaksmyndigheten har, såfremt vedkommende følger forvaltningslovens regler om saksbehandling. Det er derfor ikke organisatorisk plassering av vedtaksmyndighet som får betydning for ivaretakelse av likebehandling, men utøverens kompetanse til å utøve nødvendig skjønn der regelverket åpner for dette. Det er således ikke adgang for organisasjonen å vedta et større rom for skjønn enn det som regelverket åpner opp for. Og med regelverket menes i denne sammenheng forvaltningsloven og universitets- og høgskoleloven. Det kan synes som om arbeidsgruppen har misforstått begrepene.

3 Høgskolen i Sør-Trøndelag Notat 3 av 6 Kommentar til Føringer Den alminnelige forvaltningsrett stiller krav om saklige hensyn ved avgjørelser og likebehandling av studentene, og dette følger ikke av studieforskriften men av forvaltningsretten, jf. kommentarer til pkt Inngripende eller ei - vedtak krever uansett at den som fatter vedtaket har den nødvendige kompetansen til å gjøre dette og følger saksbehandlingsreglene. Studiedirektør er ikke bedre egnet enn dekanene til å ivareta studentenes rettigheter etter AFT s skjønn, og hva arbeidsgruppen mener med «inngripende i studentenes rettsfære» er uklart og gir rom for tolkning. Mener arbeidsgruppen at dekanene ikke er i stand til å ivareta studentenes rettssikkerhet? Det kan også anføres at det kan være ulik oppfatning av hva som er et inngripende vedtak. Om et vedtak er inngripende eller ikke er kanskje derfor ikke det vesentligste her, men derimot at det fattes riktige beslutninger i alle type saker. Uansett har studenter anledning til å påklage vedtak til høgskolens klagenemnd, dersom det fattes vedtak som er feil eller ugyldige. AFT kan derfor ikke se at det skulle være noen grunn til å la studiedirektøren beholde myndighet «til å fatte vedtak som i stor grad er inngripende i studentenes rettsfære». Dette er heller ikke i tråd med høgskolestyrets vedtak. Det gir for øvrig ikke spesielt mye mening å skjele hen til forskriftene ved de andre institusjonene, da vi står overfor en virksomhetsoverdragelse. NTNU s regelverk på et gitt tidspunkt vil gjelde for alle. Vi viser til innledende kommentarer under kap 2. Kommentar til Endringer i studieforskriften I arbeidsgruppens forslag til endringer i studieforskriften utrykkes det bekymring mht at skjønnsmessige uttrykk i forskriften kan medføre ulik behandling av studenter ved overføring av beslutningsmyndighet til dekan. Samtidig presiseres det at det ikke anses for å være noen risiko knyttet til en rettferdig behandling av studenter ved faglig vurdering av innpass i studieløp. Både utøvelse av lovskjønn og forvaltningsskjønn/fagskjønn forutsetter nødvendig kompetanse og lovforståelse. Det vil alltid eksistere en viss risiko for feil lovanvendelse eller usaklig skjønnsutøvelse i forvaltningen. Det er nettopp derfor de forvaltningsrettslige prinsipper har lagt føringer for utøvelsen av lovskjønn og fagskjønn. Den beste måten å ivareta studentenes rettssikkerhet på, er følgelig å sørge for at rettsanvenderen har den kompetanse som er nødvendig, både juridiske og faglig. Skulle det mot formodning skje at det utvikles ulik praksis ved fakultetene, vil Klagenemda ha en viktig justerende og kvalitetssikrende funksjon. 3-1 Studierett «Det er ikke stor risiko for at studenter ikke behandles rettferdig.» Hva legger arbeidsgruppen i dette utsagnet? Har arbeidsgruppen vurdert dekanenes juridiske og faglige forutsetninger? 3-5 Permisjoner «Kan gi utslag av ulik behandling ved ulik tolkning av innhold i andre særskilte grunner.» Likebehandling i forvaltningsrettslig forstand betyr ikke nødvendigvis like løsninger, men fravær av usaklig forskjellsbehandling. Studentene har for øvrig klageadgang og Klagenemda er i så måte sikkerhetsventil.

4 Høgskolen i Sør-Trøndelag Notat 4 av Det er ingen grunn til at myndighet til å fatte vedtak vedrørende eksamensadgang ikke skal overføres dekan i tråd med høgskolestyrets beslutning. Viser til tidligere kommentarer vedrørende saksbehandlingsregler og forvaltningsrettslige prinsipper. Når det gjelder vedtak av «særlig inngripende karakter», er legalitetsprinsippet ment å beskytte studentene. For øvrig gjelder vanlige saksbehandlingsregler og prinsipper også ved denne typen avgjørelser. AFT anser i denne sammenheng dekan like kompetent til å fatte denne typen vedtak som studiedirektør. Høgskolestyrets vedtak av september 2014 vedrørende overføring av utdanningsadministrative oppgaver som geografisk er plassert ved avdelingene fra seksjonsdirektøren for SKB til dekanene, gjelder alle forhold rundt studentene. Vi kan ikke se at Høgskolestyret har tatt noen forbehold i sitt vedtak. Kommentar til Andre dokument Det er litt uklart hva som menes med behovet for å gjennomgå underliggende retningslinjer til studieforskriften. Slik vi ser det går endringene i hovedsak ut på å endre ordlyd i studieforskriften fra «studiedirektør» til «dekan» på alle områder som omfattes av Høgskolestyrevedtaket, øvrige endringer kan med fordel utsettes i påvente av ny forskrift for det «nye» NTNU. Gjeldende retningslinjer for HiST vil da utgå. Hvilke øvrige store konsekvenser som følger av endring vedrørende beslutningstaker, kan vi ikke se. Kommentar til 2.2 Delegasjoner Det er ikke nødvendig å avklare hvordan myndighet som i dag delegeres fra studiedirektør til studiekoordinator blir delegert i ny organisasjon. Dette avgjør ny organisasjon og dekan med den begrunnelse at det er innehaver av myndigheten som kan delegere. Man kan derimot foreslå en løsning som myndighetsinnehaver kan velge å følge eller avslå. Kommentar til 2.3 Normering, systemforvaltning, informasjon og rapportering Det er fvl og uhl som i utgangspunktet er normerende for institusjonens virksomhet. AFT forstår det slik at dette punktet omhandler forhold som ikke er regulert i lov og forskrift. Overskriften er svært vidtrekkende og lite klargjørende. En organisasjonsendring medfører ikke automatisk et økende behov for normering i juridisk forstand. Hva man mener med dette punktet er svært uklart. Kravet fra det omkringliggende samfunn om gjennomsiktighet, ryddighet, dokumenterbarhet og sporbarhet i beslutninger, følger av forvaltningslov og offentlighetslov. Dette kravet gjelder all offentlig virksomhet gjennom kravet til kontradiksjon og offentlig innsyn, og er ikke «økende» men snarere konstant og sammen med kontradiksjon et av de bærende prinsipp i vår rettsstat. Klagenemnda vil fortsatt være klageinstans og gi retningslinjer for tolkning og praksis(være normerende).

5 Høgskolen i Sør-Trøndelag Notat 5 av 6 Kommentar til kap 3 - Ansettelsesforhold som må håndteres spesielt Studieadministrative tjenester Avdelingen ser positivt på overføringen av de studieadministrative tjenestene fra SKB avdelingstjenester til avdeling. For å sikre en så god overføring som mulig og i tillegg også sørge for så sikker drift som mulig, mener vi det er avgjørende at det tas umiddelbare beslutninger etter høringsfristen vedrørende det som rapporten beskriver som "ansettelsesforhold som må avklares". Det er per i dag fem personer ved dagens SKB avdelingstjenester SKB AFT/AITeL som har uavklarte stillinger: Dette gjelder: Sentralbordtjeneste Ansatte ved SKB avdelingstjenester på MTFS (to personer) Delt stilling knyttet til eksamen mellom AFT og AITeL Studiekoordinator Kommentar til 3.1 Avdelingen støtter arbeidsgruppens forslag når det gjelder overføring av ressurser tilsvarende en halv stilling fra SKB avdelingstjenester på Kalvskinnet til AHS i forbindelse med at AHS overtar de studieadministrative oppgavene knyttet til dette studieprogrammet fra 1.8. Vi ser i den forbindelse det som naturlig at personellet som i dag er stasjonert ved MTFS (Medisinsk teknisk forskningssenter) flyttes geografisk fra MTFS slik at de blir samlokalisert med de øvrige studieadministrative tjenestene på Kalvskinnet. Det er for øvrig å påpeke at servicesenter-tilbudet bør tas opp til diskusjon slik at en får avklart hvordan studentene med studiested Øya ved de ulike fremtidige fakultetene skal betjenes i forhold til de ulike servicenterfunksjonene. Kommentar til 3.2 Delte stillinger innenfor dagens avdelingstjenester. Avdelingen mener det vil være uproblematisk å opprettholde den delte stillingen som per i dag er plassert på AFT/ALT. Kommentar til 3.3 SKB avdelingstjenester Kalvskinnet og tjenester for to avdelinger. Avdelingen støtter arbeidsgruppas forslag om at SKB-avdelingstjenester på Kalvskinnet beholdes under en og samme styringslinje. Dette er en forutsetning for sikker drift og optimal utnyttelse av ressursene som i dag ligger på SKB Avdelingstjenester. Dekanene ved AFT og AITeL er enige om at dette er en riktig løsning. Kommentar til 3.4 Sentralbordtjenesten til HiST. Avdelingen støtter arbeidsgruppas forslag om at sentralbordtjenesten videreføres som del av studieadministrative avdelingstjenester på Kalvskinnet, og derved legges inn i linjen til dekan ved AFT. Personalressursene knyttet til sentralbordtjenesten er i dag knyttet til de studieadministrative tjenestene på Kalvskinnet, og er en del av arbeidsmiljøet her. Det vil være uhensiktsmessig å koble

6 Høgskolen i Sør-Trøndelag Notat 6 av 6 denne tjenesten bort fra de studieadministrative avdelingstjenestene på Kalvskinnet, og det vil også være lite formålstjenlig for den berørte ansatte. Dekanene på AFT og AITeL er enige om at dette er den beste løsningen. Kommentar til 4 - Tiltak for likebehandling Det å sikre rett til likebehandling er ikke det samme som å sikre tjenestekvalitet og likhet i tjenestetilbudet, fordi forvaltningsretten gir føringer for den ene (se tidl kommentarer) og HiST som organisasjon for det andre (studietilbud, hjelpetjenester, bruk av ulike fora for diskusjon etc). AFT støtter at HiST kan videreføre dagens ulike fora for å ivareta dialog om tjenestekvalitet og tilbud som før. Vi støtter også forslaget om at myndigheten til å vedta enhetlige rutiner og praksis løftes fra studiedirektør til rektor etter Kommentar til 5 - Kommunikasjon-, informasjons- og avklaringsbehov I tillegg til kommentarene over, ser vi det som særs viktig at dagens studiekoordinatorrolle blir avklart så snart som overhodet mulig. Studiekoordinator ved AFT/AITeL har i dag lederansvar og personalsansvar for 12 personer. For å sikre en god videreføring av dagens studieadministrative tjenester er det etter avdelingens syn en forutsetning at studiekoordinatorrollen opprettholdes med det ansvar og den myndighet funksjonen innehar i dag, inklusiv det personalmessige ansvaret. For å kunne opprettholde sikker drift ved avdelingen etter overføring av de studieadministrative tjenestene, er det nødvending at den kompetansen som er knyttet til studieadministrative tjenester og daglig drift videreføres gjennom studiekoordinatorrollen. Det er i dag en stor stab som er underlagt studiekoordinator, og som best kan følges opp videre ved at studiekoordinatorrollen videreføres. Med hilsen Elin Cecilie Balstad Einar Hjorthol Avdeling for teknologi