INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 Blad 1 INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 30.NOVEMBER 2016 kl STED: Sola menighetsenter, Soltunvn. 6, Sola sentrum TIL: Ræge MR Karim Saffaran (leder) Ræge MR Trine Tjelta Tananger MR Tananger MR Olav Kylland Helga Frøyland Sola MR Harald Velde Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Knut Svindland (fung.sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord: SAKLISTE:

2 Blad 2 FR-sak 47/16 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte FR-sak 48/16 Godkjenning av møtebok fra møte FR-sak 49/16 Informasjon, skriv og meldinger FR-sak 50/16 Økonomirapport januar oktober 2016 for FR-sak 51/16 Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola FR-sak 52/16 Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser FR-sak 53/16 Plan for fellesrådets ressurs og stillingsutvalg sitt arbeid FR-sak 54/16 Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjonsarbeid FR-sak 55/16 Orientering om og vurdering av Kirkepartner IKT AS som mulig framtidig dataleverandør til FR-sak 56/16 Suppleringsvalg: Valg av nytt medlem til Administrasjonsutvalget FR-sak 57/16 Valg av leder og nestleder for 2017 FR-sak 58/16 Møteplan 2017 FR-sak 59/16 Eventuelt SAKLISTE:

3 Blad 3 FR-sak 47/16 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte SAKSINFORMASJON Innkalling og sakliste utsendt på E-post Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg er lagt ut på Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. FR-sak 48/16 Godkjenning av møtebok fra møte SAKSDOKUMENT Utkast til møtebok fra fellesrådets møte følger vedlagt sammen med innkalling og saksforelegg. Referat / møtebok fra fellesrådets møter legges ut på etter at dokumentet er formelt godkjent i neste møte. Forslag til VEDTAK: Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. 49/2016: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv b. 04/16 Tariffrevisjonen pr Det anbefalte forslaget er vedtatt og resultatet kan iverksettes 05/16 OU-trekk november 2016 KAs rundskriv er tilgjengelige på: c. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon d. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg 1.Stadige lekkasjeproblemer Sørnes kirke. E-post fra daglig leder Anmodning om hastemøte med avd. Eiendom, Sola kommune (vedlagt) e. Kontaktmøte mellom og Sola kommune f. Oppstartsmøte av arbeidet med Sola kommune vedr eiendomsoverdragelse av kirkelige eiendommer (oppfølging av Sak 29/15: Igangsetting av prosess vedr overføring av kirkelige eiendommer vedtatt Møte med Stavanger krk fellesråd og Stavanger kommunes repr. i tilsvarende prosess g. Sola menighetsblad: Bytte av distributør fom nr. 01/2017 h. Brev fra Stavanger bispedømmeråd vedr tilsetting sokneprest i Tungenes

4 Blad 4 prosti med Sola sokn som særskilt arbeidsområde: Morten Sandland (beg ) i. IA-avtale inngått mellom og NAV j. «Arbeid på leir» - avtale inngått mellom og arbeidstakerorganisasjonene k. Prosess vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 1. Befaring Tananger kapell med fagdirektør Oddbjørn Sørmoen, KA og møte med stab Tananger kirke 2. Brev til Sola kommune vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 3. Brev fra Sola kommune: Svar vedrørende framtidig forvaltning av Tananger kapell 4. Nytt drøftingsmøte mellom kirkevergen og O. Sørmoen, KA 5. Planlagt møte mellom Tananger MR og kirkevergen om saken l. Under planlegging: Dialogmøte mellom fellesrådet og menighetsrådene torsdag i Sørnes kirke m. Møte om krise/beredskapsarbeid på Statens hus: Beredskapsansvarlige, proster og kirkeverger i Stavanger, Sola og Randaberg kommuner n. Prosess vedr ny kirke i Sola sentrum- muntlig orientering v/kirkevergen: 1. Skriv fra Sola kommune: Melding om politisk vedtak prosjekt Ny kirke Sola sentrum - resultat av arkitektkonkurranse 2. Politisk / budsjettmessige (HØP) prosess i Sola kommune 3. Prosess vedr avklaring av framtidig bruk av nåværende Sola kirke Forslag til VEDTAK: Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 50/16 Økonomirapport januar oktober 2016 for SAKSDOKUMENTER Regnskapsrapport per 31. oktober SAKSFORELEGG Regnskapet per 31. oktober viser et mindreforbruk på kr i forhold til periodisert budsjett. Det er da korrigert for periodisering av lønnsreservendelen av tilskuddet fra kommunen og tilskudd til diakon- og kateketstillinger. Kirkeadministrasjon: Kirkeadministrasjon har et totalt merforbruk på kr i forhold til periodisert budsjett. Dette kommer av et merforbruk på kr på Transport/drift transportmidler på grunn av kostnader ifm stabsturen som er regnskapsført her, mens budsjettet for dette ligger på Opplæring og kurs som har et mindreforbruk på kr Dette vil balanseres ytterligere når vi ved årsavslutningen tar inn fondsmidler som skal dekke deler av utgiftene ved stabsturen. Kirker:

5 Blad 5 Kirker har et mindreforbruk på kr Det er et mindreforbruk på vedlikehold per oktober på kr , noe som kommer av at det ble avsatt ekstra midler til vedlikehold i forbindelse med årsoppgjøret for Merforbruket på totalt kr på lønn og sosiale utgifter må sees i sammenheng med Andre oppgavepliktige godtgjørelser og Serviceavtaler og reparasjoner. Dette fordi lønn til vaktmester er budsjettert som lønn, mens dette i første halvår ble regnskapsført som kjøp av vaktmestertjenester. Når det gjelder lønn, er det et merforbruk per oktober på kr når vaktmesterlønn er holdt utenfor. Dette kommer av at lønnsoppgjøret for 2016 gjeldende fra 1/5 er utbetalt i september/oktober mens kompensasjonen for dette først blir etterbetalt fra kommunen ved utgangen av året. I tillegg er det et merforbruk på møtegodtgjørelse som har sammenheng med nye menighetsråd og fellesråd der all møtegodtgjørelse for møter i slutten av 2015 er utbetalt og regnskapsført i Kirkegårder: Kirkegårder har et merforbruk på kr per oktober. Dette kommer av et høyere antall kremasjoner enn det som har vært vanlig, og dermed et høyere antall enn budsjettert. I tillegg er det noe merforbruk på vikartjenester ifm begravelser. Forslag til VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar framlagt driftsrapport per for med kommentarer til orientering. FR-sak 51/16 Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola SAKSDOKUMENTER Kirkeloven SAKSFORELEGG BAKGRUNN FOR SAKEN Kirkevergen ble i etterkant av FR-møtet av fellesrådets ledelse anmodet om å arbeide fram en sak til behandling i rådet som gir en tydeliggjøring av hva som er fellesrådets ansvar og forpliktelse når det gjelder AV-utstyr (lyd, bilde- og lysanlegg) i kirkene, og hva som bør og må være menighetenes eget ansvar v/menighetsrådet. Behovet for å arbeide fram en god avklaring på dette grunner seg i debatten knyttet til Sak 20/15: Budsjettprosess 2016 innspill til Sola kommune, der fellesrådet i sitt budsjettinnspill til Sola kommune nevner dette konkret: Kommunen har i sitt rammetilskudd fra tidligere år gitt et årlig øremerket tilskudd på kr fra Sola kommune, - den såkalte vedlikeholdsreserven. I forhold til antall bygningsvolum / kvm er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene. For 2015 bruker fellesrådet

6 Blad kr. av regnskapsmessig mindreforbruk 2014 til gode og nødvendige vedlikeholdstiltak, og setter også av nærmere kr til mulige framtidige vedlikeholdsbehov. Rådet vurderer det som god og forebyggende forvaltning av disse midlene. Dagens kirkebygg har avansert installert teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. Dette utstyret i kirkene utrangeres og må skiftes ut, og fellesrådet trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå på disse funksjonene. Fellesrådets budsjettskriv vedr Budsjett 2017 gjentar de samme behovene for vedlikeholdsmidler til lyd, data og AV-utstyr. Det siste avsnittet peker spesifikt på denne saken. Kirkevergen har fra juni 2015 ventet noe på å legge fram denne saken, både fordi det nye fellesrådet som tiltrådte fikk mange og nye saker til behandling, dels av kapasitetsmessige årsaker samt behov for å innhente noe informasjon fra andre fellesråd. På bakgrunn av dette ønsker kirkevergeadministrasjonen overfor fellesrådet inn mot kommende års budsjettprosesser å arbeide fram en tydeliggjøring av hva som er FR sitt ansvar / forpliktelse når det gjelder lydanlegg og lys/bildeanlegg i kirkene. Det må videre være et felles mål for fellesrådet og menighetsrådene å unngå at noen menigheter dekker ting over egne budsjetter, mens andres kostnader dekkes over FR budsjettet. Så langt som mulig bør det være en avklart policy på hvilket nivå på utstyr som en kan forvente dekkes av FR og hva som må forventes å dekkes av egne midler. Saken omhandler i størst grad selve lydanleggene i kirkerommene. Samtidig holder det ikke helt lenger å si at fellesrådet kun har ansvar for talelyd. Vanlig gudstjenester inneholder så mye mer programinnslag og bidragsytere som både krever godt lydanlegg samt gode muligheter til lyd og bilde (f.eks. bilder, illustrasjoner, filminnslag osv.). ANDRE KIRKELIGE FELLESRÅD Kirkevergen har i 2015 og 2016 innhentet informasjon fra flere ulike kirkelige fellesråd på gjeldende praksis. Det har vært kontakt både med større og liknende store kirkelige fellesråd. Det viser seg at ingen av disse har etablert noen fasttømret kostnadspolicy på nyanskaffelse, supplement eller utskift av lydanlegg. Informasjonen som er formidlet gjengis i enkel, muntlig form for å gi et bilde av tilstanden hos andre fellesråd. a. Stavanger Stavanger har de senere år imidlertid hatt en policy hvor de bidrar med mellom , under forutsetning av at kirkevergekontoret er inne i vurderings og anskaffelsesprosessene. Dette går bl.a. også på godkjenning av utseende i kirkerommet. Det er iblant krevende å få til høyttalere som ikke dominerer i rommet. Forutsetningen for fellesrådets bidraget er at det virkelig er behov for noe nytt, dvs. at eksisterende utgått på dato, inkl. talelyd. På den andre siden er lydanlegg noen ganger svært avanserte. Fellesrådet kan ikke dekke alle menighetens ønsker; de må ta en vesentlig del av kostnaden selv. Stavanger dekker ikke kostnadene til sanganlegg med stort antall mikrofoner.

7 Blad 7 b. Bergen Den overordnede policyen i Bergen kirkelige fellesråd er at fellesrådet skal sørge for at det er et godt taleanlegg i kirkene, (inkludert teleslynge) mens menighetsrådene må bekoste eventuelle ekstrakostnader fordi de vil ha et oppgradert musikkanlegg. Tidligere var det fastsatt en gitt sum som menighetene fikk i tilskudd dersom de kjøpte et stort avansert anlegg denne summen skulle tilsvare det et taleanlegg koster. Siste tilfelle er imidlertid noen år siden. c. Sandnes Sandnes har generelt tatt ansvar for basispakken, så må menighetene selv betale resten. Beløpet og bidragene varierer imidlertid noe fra år til år, litt ut fra aktuell økonomisk situasjon. d. Tønsberg Det er ikke vedtatt noen standard her i Tønsberg hva angår lydanlegg og jeg har heller ikke vært borti det på de andre stedene jeg har vært kirkeverge. Det er jo forskjellige behov i de ulike kirkene. Noen er store og noen er små, så jeg vet ikke hvor lett det er å ha slike standarder. Men grensen går jo ved det vi vil kalle taleanlegg. Sanganlegg er vel over grensen. e. Strand Har ikke nedfelte retningslinjer eller etablerte standarder for lydanlegg. En sliter stadig med å kommer helt i mål overfor forventninger og behov for utskiftning og oppgraderinger i forhold til løpende behov. f. Karmøy Har ikke fastsatte retningslinjer for forvaltning av lydanlegg. Planlegger å få utført en tilstandsrapport for alle kirkene på lydanlegg for å få ønsket / nødvendig oversikt over mulige «kostnadsbomber» og andre ikke forutsatte kommende kostnader. g. Randaberg Har ikke en formelt vedtatt policy på området. Men praksisen er som følger: 1. Fellesrådet har ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av lyd og projektor (inkludert teleslynge og trådløst internett) i kirkene til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. 2. Lydanlegget dekker ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger (og enklere konserter). Projektor og PC er også dekket. 3. Ved oppgradering har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget. SOLA EGEN PRAKSIS

8 Blad 8 yter etter beste budsjett-evne vedlikeholdsmidler til nødvendige utskiftninger og suppleringer og oppgraderinger av lydanlegg. Fellesrådets vedlikeholdsbudsjett dekket eksempelvis i 2015 ca. 2/3 av kostnadene i Sola kirke på kostnadene til nye høyttalere, totalt ca eks mva. Denne oppgraderingen var meldt i MR s budsjettinnspill for det aktuelle budsjettåret. Fellesrådet har ved flere anledninger også i flere av de andre kirkene bidratt med betydelige beløp til oppgraderinger som en sammen med menighetens ledelse har vurdert som nødvendige og relevante. VURDERING AV SAKEN Kirkeloven definerer hvem som har ansvar for 14.Kirkelig fellesråds oppgaver. a) bygging, drift og vedlikehold av kirker, 18.Forvaltning av kirkene og begrensning i rådighet. Forvaltningen av kirkene hører under kirkelig fellesråd, Fellesrådet har et klart ansvar for at det er tilfredsstillende og god lydformidling til forordnede tjenester og andre kirkelige arrangementer i kirkene i Sola. Dagens gudstjenester krever mye mer av tekniske hjelpemidler og installasjoner enn for få tiår siden. I tillegg til det som regnes som standard utrustning i kirkene for taleformidling harde 4 menigheten i Sola engasjerte, frivillige medarbeidere med stor både faglig engasjement for lyd og bildeformidling. Deres bidrag og innsats er av uvurderlig verdi i menighetens liv og drift og bidrar i stor grad til en forbedret og langt på vei profesjonell AV-formidling. Når Tananger kirke (vigslet 2002) og Ræge kirke (vigslet 2009) ble bygget bidrog menighetene selv med til dels betydelige egne midler for å få opp standarden på lydanleggene. Tilsvarende har skjedd også i Sola og Sørnes kirker når menighetene sårt trengte oppgraderinger på lydanleggene. Erfaringsmessig har det vært til dels betydelig spenn mellom mulige økonomiske rammer for fellesrådet og menighetenes faktiske ønsker og behov som har utløst betydelige innslag av innsamlede midler, også fordi fellesrådet har hatt en stram økonomi. I forhold til anskaffelse og bruk av lydanlegg i kirkebyggene er det imidlertid flere ulike roller og interesser som påvirker dette: - fellesrådet som budsjett og forvaltningsansvarlig må sette realistiske og mulige budsjettrammer - menighetsrådene har ulike ønsker og prioriteringer - nødvendig kompetanse hos kirketjenere / staber - frivillige ressurser (høyt kompetente «lyd- og bildefolk» med både reelle og kostbare standardkrav og forventninger) - innslag i vielser og begravelser med stadig økende behov for profesjonelt utstyr Spesielt i forbindelse med brylluper og begravelser erfarer en oftere enn før store forventninger fra familie, pårørende og andre om hva den lokale kirke kan stille med av teknisk utstyr, også på

9 Blad 9 kort varsel. Det kan gjelde både lyd-, bilde- og filminnslag. For stabene og kirkevergekontoret skaper det iblant noen krevende dilemmaer. I og med at menighetene selv har bidratt med betydelige egne midler til avansert teknisk utstyr i kirkerommet, er det menighetenes eiendom. Det er avansert teknisk utstyr som i utgangspunktet kun skal og kan brukes av menighetenes egne kompetente folk, og menighetenes staber og kirkevergekontoret kan ikke bare låne det ut begravelsesbyråer og andre til «fritt bruk». Det er derfor viktig at eksisterende utstyr er forhåndsinnstilt og ikke mulig å omprogrammere eller omstille, fordi det vil ofte føre til svært mye ekstraarbeid for de frivillige i etterkant. Det er videre et viktig poeng å arbeide fram en type retningslinjer som i størst mulig grad kan likebehandle de forskjellige menighetene. Dette betyr ikke nødvendigvis at fellesrådet kan nedfelle et likte budsjettbeløp til hver av kirkebyggene, fordi alle kirkerommene er ulikt utformet og har forskjellige behov. Menighetenes aktiviteter er dessuten også forskjellige og kirkerommene brukes noe forskjellig. KONKLUSJON På bakgrunn av en del års erfaring tror kirkevergen det vil være tjenlig og å nedfelle noen viktige retningslinjer som skal ligge til grunn for menighetsrådene i Sola og når det skal anskaffes / oppgraderes AV-anlegg i kirkene. Dette vil gi en god forutsigbarhet for alle parter og vil totalt sett bidra til en kvalitetsheving i forvaltningen av AV-utstyret i kirkene i Sola. De foreslåtte retningslinjene er som følger: 4. Fellesrådet har ihht. kirkelovens 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirkerommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens 18 4.ledd. 5. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys og bildeutstyr. 6. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak. 7. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i totalentreprisen. 8. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AVanlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget.

10 Blad 10 Forslag til VEDTAK: 9. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger 10. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg. fastsetter følgende retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola: 1. Fellesrådet har ihht. kirkelovens 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirkerommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens 18 4.ledd. 2. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys og bildeutstyr. 3. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak. 4. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i totalentreprisen. 5. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AVanlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget. 6. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger 7. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg.

11 Blad 11 FR-sak 52/16 Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser SAKSDOKUMENTER Kirkeloven: Se: Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravferdsloven): Vedtekter for gravplassene i Sola: TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 47/2005: BRUK AV TANANGER KAPELL FR-sak 13/2006: Bruk av Tananger kapell endring av vedtak FR-sak 54/2008: Utleiesatser kirker i Sola ifm. vielser Informasjon om vielser i Solakirkene: Særavtale om godtgjøring for enkelttjenester (vikaravtalen) SAKSFORELEGG INNLEDNING Det er kirkelig fellesråd som forvalter kirkebyggene på vegne av soknene / menighetene ihht. kirkelovens 18.Forvaltning av kirkene og begrensning i rådighet Forvaltningen av kirkene hører under kirkelig fellesråd, bærer som forvalter alle kostnader knyttet til drift, vedlikehold, renhold mv. for kirkebyggene i Sola. De respektive menighetsrådene har for sine soknekirker fastsatt utleiesatser ifm eksternt utleie. Så langt har disse utleieinntektene i sin helhet tilfalt menighetenes inntekter, uten at fellesrådet har satt som klausul at det skal ha sin andel av inntekter for eksternt utleie til inndekning av løpende utgifter som følge av økt bruk av kirkene. Det er imidlertid behov for å klargjøre og fastsette utleiesatser for kirkelige handlinger som administreres direkte av Sola kirkenes servicetorg / kirkevergekontoret. Saken gjelder derfor vielser og begravelser. I perioden var det i Solakirkene årlig i snitt ca. 84 vielser. Antall jordfestelser på gravplassene i Sola i perioden har vært omlag 100 årlig, hvorav de fleste har vært kirkelige begravelser i kirkene. Det er relevant at fellesrådet må ivar VEDR VIELSER Fellesrådet behandlet satsene for vielser siste gang i 2008, og gjorde følgende vedtak: FR-sak 54/2008: Utleiesatser kirker i Sola ifm. vielser VEDTAK: a. Sola kirkelig fellesråd vedtar følgende satser for eksterne vielser, gjeldende fra : - Leie Sola Ruinkirke og Tananger kapell : kr Leie Sola kirke, Tananger kirke, Ræge kirke og Sørnes kirke : kr b. Satser for interne vielser i Tananger kapell og Ruinkirken beholdes uendret.

12 Blad 12 c. Nåværende ordning med at betaling for prestenes godtgjørelse fim. eksterne vielser settes inn på fond til bruk for utstyr, studiereiser og andre relevante utgifter knyttet til prestetjenesten, opprettholdes. Administrasjonen av vielser utføres i sin helhet av Solakirkenes servicetorg. Dette er en viktig og stor del av servicetorgets løpende gjøremål, og det er klare og velfungerende rutiner i dette arbeidet. Servicetorget leverer fakturagrunnlag til økonomiavdelingen i Sola kommune, som forestår utsendelsen av fakturaer. Fra saksforelegget til sakens behandling i desember 2008 gjengis følgende: Kirkene i Sola vil selvsagt ha en positiv innstilling til alle som ønsker å legge vielser til kommunen. Betalingssatser må være i samsvar med departementets bestemmelser som gjelder den geistlige betjeningen. Fellesrådet bør ta til etterretning at prestene ønsker videreført etablert ordning med at betaling (presteandel) for eksterne vielser settes på et fond som disponeres til utstyr, studiereiser og andre utgifter relatert til prestetjenesten og som ikke blir dekket av arbeidsgiver(ne). Det er for kirkevergen viktig å også peke på at det er en betydelig administrasjon knyttet til bestilling og planlegging av vielser. Det er et detaljert og møysommelig arbeid, og endringer i bestillinger samt avbestillinger genererer også en del arbeidstid. Stipulert går omkring 35 % av sekretærstillingen på menighetskontoret på Sola til administrasjon av vielser, og det er rimelig at deler av denne stillingen kan finansieres av inntekter fra eksterne vielser. Brudepar som ønsker vielse i en av kirkene i Sola får i dag følgende informasjon om priser: Priser på vielse i Solakirkene Vi skiller mellom interne og eksterne vielser. Interne vielser er for dem som har tilknytning til Sola kommune, det vil si dem som bor her eller har vokst opp her. Pris på intern vielse forutsetter at minst en av brudeparet er medlem i Den norske kirke. Ekstern vielse er for dem som ikke har noen tilknytning til Sola kommune, som verken bor her eller har bodd her. Dersom ingen av brudeparet er medlem i Den norske kirke regnes dette for ekstern vielse. Sola kirke: Intern vielse: kr 0. Ekstern vielse: kr 4000 Ræge kirke: Intern vielse: kr 0. Ekstern vielse: kr 4000 Sørnes kirke: Intern vielse: kr 0. Ekstern vielse: kr 4000 Tananger kirke: Intern vielse: kr 0. Ekstern vielse: kr 4000 Sola ruinkyrkje: Intern vielse: kr Ekstern vielse: kr 5000 Tananger kapell: Intern vielse: kr Ekstern vielse: kr 5000 MERK: Dersom man velger sang og musikk som fører til ekstra øving for organisten, tilkommer det en ekstra kostnad på kr Bakgrunnen for at det er fastsatt «høy sats» for vielser i Tananger kapell er at man bl.a. ønsker å styre flest mulig vielser til kirkebygg som er i daglig bruk, inkludert Sola ruinkirke. Kapellbygget leies ut til en eritreisk ortodoks menighet som har sitt liturgiske utstyr permanent oppmontert. Det er et betydelig arbeid å rigge dette ned og opp når det skal være vielser. Det gamle orgelet i

13 Blad 13 kapellet er ikke vedlikeholdt på mange år, og brudepar informeres tydelig om at det ikke vil gi noen optimal musikalsk opplevelse ifm vielse. Sola ruinkirke er et kommunalt bygg eid av Sola kommune. Ruinkirken ble gjennoppbygd mot slutten av 1990-tallet av kommunen i tett samarbeid med Riksantikvaren. har avtale med kulturkontoret om at Den norske kirke kan benytte bygget til vielser. Ruinkirken er vigslet og godkjent til økumenisk bruk. Kirkevergekontoret og Sola menighet er samstemt i at Ruinkirken ikke skal benyttes til andre kirkelige handlinger, som f.eks. begravelser eller dåpsgudstjenester, fordi bygget ikke ligger til rette for det. Det er mange såkalte eksterne vielser i Ruinkirken, fordi det er et attraktivt sted å bli viet i. Det er årlig om lag 25 vielser, og i 2016 var 15 av disse eksterne. Fellesrådet dekker lønnsutgifter for kantor, kirketjener samt generelt renhold i kirkene. For ca. 4 år siden aksepterte kirkevergekontoret en anmodning fra kulturkontoret, Sola kommune, om å ta «vår» andel av renholdutgiftene i Sola ruinkirke (ca. 25 vielser årlig) (8000 kr/år). Prestenes godtgjørelse for eksterne vielser er for 2016 fastsatt til kr / vielse. Dette er regulert av Særavtale om godtgjøring for enkelttjenester (vikaravtalen). I forhold til denne godtgjørelsen har prestene i Sola for lang tid tilbake etablert sin egen ordning som beskrevet i vedtaket i FR-sak 54 pkt. c. Denne ordningen er også klarert med Rogaland Revisjon. Priseksempler fra nabofellesråd: Vielse Utstein Kloster (kun leie) kr Vielse i Stavanger (ekstern vielse) kr Tillegg for prest vielse i Stavanger kr (ca.) Når kirkevergeadministrasjonen sammen med Solakirkenes servicetorg vurderer gjeldende satser for vielser opp mot et eventuelt behov for å justere disse i forhold til de utgiftene som er knyttet til vielsene, er konklusjonen at satsene bør kunne videreføres uendret. VEDR BEGRAVELSER Kirkevergekontoret har gjennom mange år operert med følgende satser for såkalte utenbygds begravelser, dvs. betaling ifm begravelser i Solakirkene for personer som ikke har vært folkeregisterregistrert i Sola kommune: Utenbygds begravelser kr (herav kr 800 for leie av kirken og kr for åpning av grav) Begravelser i Tananger kpl. kr (pga. Tananger kirke primært bør brukes) Utenbygds urnenedsettelse kr (ny grav) Utenbygds urnenedsettelse kr (gjenbruk grav) Det har imidlertid vist seg vanskelig å klare å spore et formelt vedtak som skulle ligge til grunn for disse satsene. De siste par årene har derfor kirkevergekontoret latt være å sende faktura for disse tjenestene, i påvente av at fellesrådet formelt fastsetter oppdaterte satser.

14 Blad 14 Det er Gravferdslovens 6 som ligger til grunn for fastsettelse av betaling for gravferdstjenester i kommunen. Avdøde personer som ved dødsfallet hadde bopel i Sola kommune har rett til fri grav på gravplass her. For Den norske kirkes del innbefatter det videre at alle som er medlemmer av Den norske kirke i kommunen vil ha rett til fri begravelsesseremoni i det kirkesamfunnet de er medlemmer i ved sin bortgang. Kirkevergekontoret på Sola har imidlertid ingen praksis med å sjekke medlemskap i Den norske kirke når det er ønske om kirkelig begravelsesseremoni for kommunens egne innbyggere. Fellesrådet anmodes imidlertid om å vurdere om den praksisen skal videreføres eller at det skal innføres satser også for kirkelige begravelser / bisettelser for kommunens egne innbyggere som ikke er medlemmer av Den norske kirkes menigheter. Når det gjelder fastsettelse av betaling for begravelse/bisettelse av utenbygds person på en av kirkegårdene i Sola er det Gravferdslovens 6 som gir fellesrådet anledning til å kreve dekning av kostnadene ved gravferd ved slike anledninger: Kirkelig fellesråd kan gi tillatelse til at også personer uten bopel i kommunen gravlegges på gravplass i kommunen. Det kan da kreves dekning av kostnadene ved gravferden og avgift som ved feste av grav. Det er imidlertid et viktig forhold som fellesrådet må presisere i forbindelse med denne saken. I de nylig reviderte «Vedtekter for gravplassene i Sola» presiserer følgende i 3 Tilvisning av grav pkt. 3.2: 3.1 Avdøde personer kan gravlegges på respektive gravplasser i kommunen etter ønske. 3.2 Avdøde personer som på grunn av sykdom eller alderdom har bodd i annen kommune mot slutten av livet, betraktes på samme måte som kommunens innbyggere. 3.3 Personer uten bopel i kommunen, kan etter tillatelse fra gravplassmyndigheten gravlegges på gravplass i kommunen. Det kan da kreves dekning av kostnader ved gravferden, og det tas avgift for feste av grav for hele fredningsperioden på 20 år. *) Bestemmelsen i pkt. 3.2 fordrer noe skjønn men er viktig og imøtekommende overfor Solas egne innbyggere i forbindelse med dødsfall og gravlegging i kommunen. KONKLUSJON I lys av våre erfaringer og nåværende praksis samt tilsvarende vurderinger og fastsatte satser hos nabofellesråd foreslår kirkevergen at fellesrådet fastsetter satser som er så nær våre nabofellesråd som mulig. Følgende betalingssatser foreslås: Vielser Pris Pris Intern vielse Ekstern vielse Sola kirke Ræge kirke Sørnes kirke Tananger kirke Sola ruinkirke Tananger kapell

15 Blad 15 Pris Solainnbyggere Pris utenbygds Begravelser Leie av kirke når seremonien er etter den norske kirkes ordning Leie av kirke når seremonien ikke er etter den norske kirkes ordning Betaling for organist når seremonien ikke er utført etter den norske kirkes ordning Tilrettelegging av kistegrav Tilrettelegging av urnegrav Kremasjonsavgift 0 0 Forslag til VEDTAK: fastsetter fom følgende satser ifm eksterne vielser og utenbygds gravlegginger i Sola: Vielser Pris Pris Intern vielse Ekstern vielse Sola kirke Ræge kirke Sørnes kirke Tananger kirke Sola ruinkirke Tananger kapell Pris Solainnbyggere Pris utenbygds Begravelser Leie av kirke når seremonien er etter den norske kirkes ordning Leie av kirke når seremonien ikke er etter den norske kirkes ordning Betaling for organist når seremonien ikke er utført etter den norske kirkes ordning Tilrettelegging av kistegrav Tilrettelegging av urnegrav Kremasjonsavgift 0 *) *) Dekkes av pårørende eller hjemkommune

16 Blad 16 FR-sak 53/16 Plan for fellesrådets ressurs og stillingsutvalg sitt arbeid TIDLIGERE BEHANDLING - SAKSHISTORIKK FR-sak 43/2001: Evaluering av stillingene i Sola kirkelig fellesråd FR-sak 72/2002: Organisasjonsutvalgets rapport forslag til organisering FR-sak 60/2004: Fordeling av ressurser / stillinger til menighetene FR-sak 08/2007: stillingsfordeling i menighetene med henv. til FR-sak 36/2004 Årsmelding 2003 FR-sak 14/2007: Stillingsfordeling i menighetene jfr. FR-sak 08/2007 FR-sak 38/2009: Forslag til organisering av fellesrådets administrative tjenester kirkelig servicetorg (pkt. e). FR-sak 33/2011 Ressurs- og stillingsfordeling i foreløpig drøftning FR-sak 42/2013 Oppfølging av sak vedr Ressurs og stillingsfordeling i Sola kirkelige fellesråd (FR sak 33/2011) FR-sak 26/2015: Oppfølging: Ressurs og stillingsfordeling i SAKSFORELEGG behandlet oppfølgingssak vedr ressurs og stillingsfordeling sist gang i sitt møte under sak 26/2015, og gjorde følgende vedtak: a. anser arbeidet med ressurs og stillingsfordeling som svært viktig i årene som kommer og vedtar at dette videreføres så fort som mulig i det nye fellesrådet. Det påpekes videre viktigheten av at fellesrådets representanter og administrasjonen arbeider tett sammen med menighetene v/daglige lederne og MRlederne i dette arbeidet. b. Fellesrådet ber kirkevergeadministrasjonen legge til rette for at den avtroppende arbeidsgruppen vedr ressurs og stillingsfordeling (FR-sak 42/2013) møter nytt ressursutvalg når det er oppnevnt for overlevering av status, vurderinger og anbefalinger for det videre arbeidet. UTVALGETS ARBEID I 2016 Stillings og ressursutvalget fra fellesrådets forrige valgperiode møtte det nye utvalget (Karim Saffaran, Petter Rønnevik og kirkevergens stab) i møte for overlevering av status på utvalgets arbeid i forrige periode, vurderinger av fellesrådets nåværende ressurssituasjon samt innspill og anbefalinger for det videre arbeidet i utvalget, med følgende sakliste: 1. Status på arbeidet tom Hvilke vurderinger prioriteres i Møte / prosess med daglige lederne i det videre arbeidet 4. Oppsigelse fra sekretær Sørnes menighet. Drøfting av fellesrådets ressursbruk videre i/overfor Sørnes menighet 5. Orienteringssak: Eventuell kommunesammenslåingsprosess. Naboprat møte i Stavanger Eventuelt

17 Blad 17 Ressurs og stillingsutvalget forberedte og innkalte menighetenes daglige ledere til drøftingsmøte med følgende temaliste: - Målsettingen med fellesrådets ressursarbeid - Sentralisering av administrative stillingsressurser til Solakirkenes servicetorg for å få best mulig ressursutnyttelse. - Fokus på at Solakirkene er én enhet hvordan gjør vi det i praksis? - Fellesrådets budsjettprosess og budsjettbruk hva er menighetenes behov hva skal prioriteres i bevilgningene? - Hva er menighetenes behov? o Hva fungerer bra i dag? o Hva mangler? o Hva kan bli bedre? o Andre innspill - Hva kan 4 menigheter utnytte bedre / samarbeide bedre om i trosopplæringsarbeidet? o Felles stillinger? o Felles tilbud/aktiviteter? - Plan for ressursutvalgets arbeid videre - Eventuelt Dette første møtet mellom daglige lederne og utvalget var en god begynnelse på viktige samtaler som skal føres i virksomheten med tanke på framtidig fordeling og utnyttelse av tilgjengelige stillingshjemler og ressurser ellers i menighetenes og fellesrådets virksomhet. Møtet uttrykte stor enighet om og forventning til det videre arbeidet og vektla betydningen at at de daglige lederne involveres konkret i drøftingene med fellesrådets ressursutvalg. PLAN FOR DET VIDERE ARBEIDET I RESSURS OG STILLINGSUTVALGET Fellesrådet og ressurs og stillingsutvalget peker tydelig på behovet for fortsatt arbeid med god ressursutnyttelse. «Mer kirke for pengene» er et godt der bl.a. flest mulige administrative ressurser legges til Solakirkenes servicetorg. På bakgrunn av drøftinger i utvalget og drøftingsmøtet foreslår kirkevergen at følgende tiltak prioriteres i 2017 og 2018: 1. Forbedring og videreutvikling av fellesrådets personell og fordelingsmatrise for menighetene med utgangspunkt i en definert grunnbemanning i menighetene årlige oppfølgings og drøftingsmøter mellom ressurs og stillingsutvalget og menighetenes daglige ledere, det ene møtet også sammen med MR-lederne. 3. Solakirkenes servicetorg: Videre overføring av administrative oppgaver fra menighetene og utvikling og optimalisering av tjenestene og bruk av nye digitale løsninger. 4. Ressursutvalget bør overfor fellesrådet vurdere fordelingen av trosopplæringsmidler, også i forhold til stillinger, med tanke på best mulig utnyttelse av ressurser,

18 Blad 18 aktiviteter, kompetanse og økonomiske midler i samarbeid mellom alle menighetene og om nødvendig på tvers av menighetenes tradisjonelle arbeidsmåter. 5. Menighetenes staber utfordres til konkret samarbeid og ressursutnyttelse mellom Solamenighetene på flest mulig fagområder, inkludert trosopplæring; jfr. samtaler om dette ifm stabsturen juni Fellesrådet ønsker å bruke det årlige dialogmøtet / fellesmøtet som en viktig og utfordrende arena for både strategisk og praktisk samarbeid. Bakgrunnen for fellesmøtet / dialogmøtet mellom møtet er Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet Fastsatt av Kirkemøtet 15. november 1996 (Rundskriv nr ) Forslag til vedtak: 11. Forholdet mellom kirkelig fellesråd og menighetsrådene 1. Kirkelig fellesråd sørger for best mulig kommunikasjon og informasjon til menighetsrådet. Saker til fellesrådet bør så vidt mulig utsendes medlemmene i så god tid at medlemmene får anledning til å drøfte aktuelle saker i menighetsrådet på forhånd. 2. Fellesrådet innkaller samtlige menighetsråd til et fellesmøte en gang pr. år for å drøfte saker av felles interesse og for å fremme det kristelige arbeidet innen kommunen. I kommuner med flere enn 5 sokn kan fellesrådet bestemme at fellesmøtet får en annen sammensetning. Fellesmøtet kalles forøvrig sammen av kirkelig fellesråd dersom minst 1/3 av menighetsrådene krever det. legger følgende tiltak til grunn for ressurs og stillingsutvalgets arbeid i : 1. Forbedring og videreutvikling av fellesrådets personell og fordelingsmatrise for menighetene med utgangspunkt i en definert grunnbemanning i menighetene årlige oppfølgings og drøftingsmøter mellom ressurs og stillingsutvalget og menighetenes daglige ledere, det ene møtet også sammen med MR-lederne. 3. Solakirkenes servicetorg: Videre overføring av administrative oppgaver fra menighetene og utvikling og optimalisering av tjenestene og bruk av nye digitale løsninger. 4. Ressursutvalget bør overfor fellesrådet vurdere fordelingen av trosopplæringsmidler, også i forhold til stillinger, med tanke på best mulig utnyttelse av ressurser, aktiviteter, kompetanse og økonomiske midler i samarbeid mellom alle menighetene og om nødvendig på tvers av menighetenes tradisjonelle arbeidsmåter.

19 Blad Menighetenes staber utfordres til konkret samarbeid og ressursutnyttelse mellom Solamenighetene på flest mulig fagområder, inkludert trosopplæring; jfr. samtaler om dette ifm stabsturen juni Fellesrådet ønsker å bruke det årlige dialogmøtet / fellesmøtet mellom fellesrådet og menighetsrådene som en viktig og utfordrende arena for både strategisk og praktisk samarbeid. FR-sak 54/16 Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjonsarbeid TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 18/2016: Overordnede HMS-målsettinger for FR-sak 43/2016: Status på og planer for oppdatering av HMS-målsettinger og dokumentasjon. SAKSFORELEGG Kirkevergeadministrasjonen arbeider i samarbeid med daglige ledere i menighetene og verneombud/tillitsvalgte med en samlet fremstilling av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet som gjøres i, jfr. FR-sak 18/2016: Overordnede HMS-målsettinger for og FR-sak 43/2016: Status på og planer for oppdatering av HMSmålsettinger og dokumentasjon. På bakgrunn av dette samarbeidet er det utarbeidet et forslag til målsetting for HMS-arbeidet som skal fastsettes av : Målsetting for HMS-arbeidet Motiverte og engasjerte medarbeidere med god fysisk og psykisk helse er fellesrådets viktigste ressurs. Vårt mål er derfor at hensynet til sikkerhet og arbeidsmiljø blir i varetatt på en best mulig måte, og skal inngå som en naturlig del av arbeidsprosessen. Dette skal skje ved å arbeide mot følgende målsettinger: Et aktivt arbeidsmiljø som utvikler involvering, kreativitet, motivasjon og jobbtilfredsstillelse det er et mål at medarbeiderne opplever arbeidsmiljøet på denne måten. Arbeidet med helse miljø sikkerhet er likestilt med andre lederoppgaver. Det skal legges særlig vekt på tiltak som fremmer samarbeid og trivsel. Det skal ikke forekomme branner eller branntilløp Arbeidsulykker som medfører fysisk skade eller fravær skal ikke skje. Sykefravær skal være på maksimalt 4%. Av dette skal maksimalt 3% være korttidsfravær og arbeidsrelatert sykefravær skal ikke forekomme. Gifter og helsefarlige stoffer skal behandles på en trygg og sikker måte. Avfall skal ikke tømmes, etterlates, oppbevares eller transporteres slik at det kan virke skjemmende eller være til skade eller ulempe for miljøet. (Forurensingsloven 28, første ledd.) Dette skal ligge til grunn for all behandling av spesialavfall og utslipp til jord, luft og vann.

20 Blad 20 Fellesrådet skal ha en miljøforsvarlig behandling av sitt avfall som innebærer kildesortering og levering til resirkulering og gjenbruk der det er mulighet for dette. Avfallsmengden skal reduseres, og mest mulig skal gå til gjenvinning og deponering. Det skal innrapporteres minimum 20 HMS-avvik årlig. Alle bygg skal være universelt utformet, og arrangement utenfor egne lokaler skal finne sted i lokaler som har universell utforming. I arbeidet inngår også en avklaring av ansvarsforhold, og en oppdatert oversikt over lover, forskrifter og andre regler som gjelder på området og dokumentasjon av alle rutiner som inngår i det totale HMS-arbeidet. Administrasjonen ønsker at målsetting sammen med dokumentasjon skal kunne finnes i et samlet HMS-system som også håndterer avviksrapportering og andre meldinger vedr. helse, miljø og sikkerhet. Til dette formålet har hittil hatt et samarbeid med Stamina og brukt systemet Stamina Interaktiv. Dette systemet har bare et fåtall av de ansatte hatt tilgang til pga kostnader ved lisenser, noe administrasjonen finner lite tjenlig for et velfungerende HMSsystem. KA har per i dag utviklet et HMS-system basert på Infotjenester sin plattform, og oversikt over gjeldende regelverk og sentrale rutiner for Den norske kirke skal være tilgjengelig for alle våre ansatte via kirkens intranettsider Kirkebakken. På grunn av tekniske utfordringer fungerer dette per i dag ikke, noe KA og Kirkepartner jobber med å rette opp. I denne løsningen ligger også et fullstendig HMS-system som vi kan kjøpe tilgang til for å legge inn egne dokumenter og bruke i forbindelse med avvikshåndtering. Dette kan når det fungerer som forutsatt være et alternativ til dagens Staminasystem. I arbeidet med et helhetlig HMS-dokument inngår også arbeidet med en arbeidsmiljøundersøkelse, og i den forbindelse er det inngått et samarbeid med International SOS. International SOS består i Norge bl. a. av tidligere Stavanger BHT, og selskapet har godt kjennskap til kirkelig virksomhet gjennom andre kunder. Selve arbeidsmiljøundersøkelsen er planlagt i februar 2017, og vil foregå som en nettbasert spørreundersøkelse der International SOS vil analysere de innkomne data og presentere resultatene for fellesrådets administrasjon og de ansatte. Etter hvert som dette arbeidet med en helhetlig dokumentasjon av HMS-arbeidet har gått frem innser administrasjonen at arbeidet er mer omfattende og arbeidskrevende enn først antatt. Ønsker om å håndtere dette så komplett som mulig når en nå har tatt fatt i saken gjør også at arbeidet tar lenger tid enn først forutsatt, men Kirkevergen tar sikte på at fellesrådet skal få hele dokumentet til endelig behandling i første halvår Forslag til VEDTAK: 1. vedtar følgende målsetting for HMS-arbeidet i virksomheten: Målsetting for HMS-arbeidet

21 Blad 21 Motiverte og engasjerte medarbeidere med god fysisk og psykisk helse er fellesrådets viktigste ressurs. Vårt mål er derfor at hensynet til sikkerhet og arbeidsmiljø blir i varetatt på en best mulig måte, og skal inngå som en naturlig del av arbeidsprosessen. Dette skal skje ved å arbeide mot følgende målsettinger: Et aktivt arbeidsmiljø som utvikler involvering, kreativitet, motivasjon og jobbtilfredsstillelse det er et mål at medarbeiderne opplever arbeidsmiljøet på denne måten. Arbeidet med helse miljø sikkerhet er likestilt med andre lederoppgaver. Det skal legges særlig vekt på tiltak som fremmer samarbeid og trivsel. Det skal ikke forekomme branner eller branntilløp Arbeidsulykker som medfører fysisk skade eller fravær skal ikke skje. Sykefravær skal være på maksimalt 4%. Av dette skal maksimalt 3% være korttidsfravær og arbeidsrelatert sykefravær skal ikke forekomme. Gifter og helsefarlige stoffer skal behandles på en trygg og sikker måte. Avfall skal ikke tømmes, etterlates, oppbevares eller transporteres slik at det kan virke skjemmende eller være til skade eller ulempe for miljøet. (Forurensingsloven 28, første ledd.) Dette skal ligge til grunn for all behandling av spesialavfall og utslipp til jord, luft og vann. Fellesrådet skal ha en miljøforsvarlig behandling av sitt avfall som innebærer kildesortering og levering til resirkulering og gjenbruk der det er mulighet for dette. Avfallsmengden skal reduseres, og mest mulig skal gå til gjenvinning og deponering. Det skal innrapporteres minimum 20 HMS-avvik årlig. Alle bygg skal være universelt utformet, og arrangement utenfor egne lokaler skal finne sted i lokaler som har universell utforming. 2. tar den fremlagte statusrapport for arbeidet med HMS-dokumentasjon til orientering. FR-sak 55/16 Orientering om og vurdering av framtidig dataleverandør til Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Kirkepartner IKT: Brosjyre Agrando: Nå leverer Agrando også drift Kirkedata: Informasjon fra Kirkedata TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 40/56, pkt. l: Kort orientering om og fellesrådets kommende vurdering av Kirkepartner IKT AS som mulig framtidig dataleverandør til SAKSFORELEGG Den norske kirke er i endring, både organisatorisk og teknologisk. I 2015 lanserte KA og Kirkerådet kirkens felles intranett; Kirkebakken - et arbeidsverktøy som kan skreddersys til vår

22 Blad 22 egen arbeidshverdag. Kirkebakken tilbys enheter i Den norske kirke som hovedkanal for internkommunikasjon, ressursdokumenter og samhandling på tvers av enheter og geografi. Kirkebakken blir levert av Den norske kirkes egen IKT-leverandør, Kirkepartner IKT ( Ettersom et intranett ikke når sitt fulle potensiale før tilnærmet alle er på, har Kirkerådet nå gitt alle ansatte en brukertilgang til Kirkebakken i ett år. Vi har meldt Sola kirkelige fellesråd på denne ordningen med en intensjon om å inngå en framtidig avtale med Kirkepartner AS. Dette har imidlertid en betydelig kostnad, og fellesrådet må sammen med kirkevergeadministrasjonen grundig vurdere om dette er den rette løsningen. Kirkepartner IKT tilbyr i tillegg til Kirkebakken både basisløsninger og felles fagsystemer som for eksempel sak-arkiv- møteløsning og publiseringsløsning laget for å dekke behov for menighet, fellesråd, bispedømme og kirken samlet. Fellesløsninger og informasjonsdeling mellom enheter i Den norske kirke, er viktige forutsetninger for bedre service til medlemmene, bedre arbeidsmuligheter for de ansatte, videre organisasjonsutvikling og effektivisering. Løsningene for sak-arkiv-møte og intranett inkluderer folkevalgte og frivillige som brukere, og legger også til rette for å lunne sende ut sakspapirer digitalt, f.eks. til nettbrett. Ved en vurdering av fremtidig leverandør, må det legges vekt på de langsiktige gevinster. I denne vurderingen blir det viktig å se konsekvensene av videreføring av dagens driftsmodell og tjenestenivå og hva vi eventuelt kan oppnå gjennom overgangen til ny plattform og modell. Vi må da se på konsekvens for økonomi, kvalitet, effektivisering og måloppnåelse. Et vesentlig element i en fremtidig IKT-løsning vil være en Noark5-godkjent sak-, arkiv- og møteløsning. Ved å ta i bruk dette, vil fellesrådet kunne gå over til digital informasjonsforvaltning, og alle arkivverdige dokument vil bli lagret digitalt på en sikker måte. Dette vil være en betydelig oppgradering av administrasjonens arkivfunksjon og sikre at vi for fremtiden har et fullstendig arkiv som oppfyller lovens krav. Fram til oktober i år var Kirkepartner IKT eneste leverandør som kunne tilby en Noark5-godkjent arkivløsning. Men de siste ukene har både Agrando ( og vår nåværende driftsleverandør Kirkedata ( kommet med nye tilbud som inkluderer både drift og Noark5-arkivløsninger. har et kundeforhold til begge disse leverandørene fra før. De ser ut til å tilby tilsvarende løsninger som Kirkepartner og mener å kunne levere til vesentlig lavere priser. Dette er en del av bildet vi også må ta hensyn til, og tilbud fra disse må leverandørene må også innhentes og vurderes sammen med tilbudet fra Kirkepartner. Kirkevergen vil i løpet av vinteren gå i dialog med og innhente tilbud fra både Agrando og Kirkedata for å ha fullstendige og sammenlignbare pristilbud på drifts- og arkivløsninger. Det tas sikte på å legge fram en sak om dette for fellesrådet for å ta en avgjørelse på framtidig dataleverandør i løpet av 2017 med tanke på effektuering fra og med Forslag til VEDTAK: tar saken til orientering.

23 Blad 23 FR-sak 56/16 Suppleringsvalg: Valg av nytt medlem til Administrasjonsutvalget SAKSDOKUMENTER Møtebok for Ræge menighetsråd SAKSFORELEGG Under behandling av FR-sak 06/2016 Oppnevning av medlemmer til fellesrådets råd og utvalg i konstituerende møte gjorde fellesrådet følgende vedtak: Torleif Oftedal velges som leder av administrasjonsutvalget for perioden med Petter Rønnevik som vararepresentant. a) Olav Kylland velges som nestleder av administrasjonsutvalget for perioden med Helga Frøyland som vararepresentant. c) Harald Velde velges som medlem av administrasjonsutvalget for perioden med Trygve Tjora som vararepresentant. d) Geir Frafjord Syversen velges som medlem av administrasjonsutvalget for perioden med Karim Saffaran som vararepresentant. Administrasjonsutvalget ble valgt for hele valgperioden, dvs. fram om Geir Frafjord Syvertsen har av Ræge menighetsråd i møte under MR-sak 31/16 Valg av ny leder og nestleder blitt valgt som ny leder av Ræge menighetsråd, da tidligere leder er flyttet til utlandet. I menighetsrådets vedtak i samme sak ble Trine Tjelta valgt som Ræge menighetsråds nye representant i fellesrådet med Jon Georg Sundvoll som vara for Trine Tjelta. må derfor velge nytt medlem til fellesrådets administrasjonsutvalg fra d.d. og ut inneværende valgperiode. Forslag til VEDTAK:.. velges som nytt medlem til fellesrådets administrasjonsutvalg fra d.d. og ut inneværende valgperiode.

24 Blad 24 FR-sak 57/16 Valg av leder og nestleder for 2017 TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 02/2016 Konstituering: Valg av leder og nestleder for Stavanger biskops oppnevning av geistlig representant i kirkelig fellesråd SAKSDOKUMENTER Kirkeloven 12 Sammensetningen av kirkelig fellesråd Håndbok for menighetsråd og kirkelig fellesråd veiledninger/haandbok_2015_webutgave.pdf pkt. 2.2 Kyrkjeleg fellesråd ansvar og oppgåver s. 20 pkt. 8.2 Konstituering og val av leiar s avsnitt pkt. 9.1 Leiar og nestleiar s. 135 Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet med veiledning s. 196 ff. Se også: Valg av kirkelig fellesråd er beskrevet i Reglar for val av kyrkjeleg fellesråd fastsatt av Kirkemøtet Se: Søknad fra Ræge MR til Stavanger biskop om tillatelse til fortsatt verv i Ræge MR for Karim Saffaran SAKSFORELEGG Det er lovfestet i Kirkeloven at i alle norske kommuner med mer enn ett sokn skal det være et kirkelig fellesråd. I omlag 2/3 av alle norske kommuner er det slik. I de resterende kommuner, såkalte ettsognskommuner, har menighetsrådet samtidig formell funksjon som kirkelig fellesråd. Kirkelig fellesråd er et felles organ for menighetsrådene med positivt begrenset ansvarsområde ihht. kirkelovens 14. Kirkelovens 12 fastsetter sammensetningen av kirkelig fellesråd. Det er ikke direkte valg til kirkelig fellesråd. Det er tallet på menighetsråd i en kommune som avgjør fellesrådet størrelse. Er det fra to til fire menighetsråd, skal det velges 2 representanter fra hvert MR. Er det fem eller flere, skal det velges 1 medlem. Valg av leder og nestleder for kirkelig fellesråd er videre regulert i Rundskriv fra Kirkerådet. Det vises til Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet er fastsatt av Kirkemøtet (KM 19A/96) 1 pkt. 3: Menighetsrådet/kirkelig fellesråd velger i det konstituerende møte og senere hvert år blant sine medlemmer, leder og nestleder. Valget foregår skriftlig. Den som ett år har vært leder, kan unnslå seg valg for det følgende år. Det er videre fastsatt at prosten eller annen prest oppnevnt av biskopen er medlem av fellesrådet for bl.a. av samordningen mellom rådet og prestetjenesten i fellesrådets område, jfr. tjenesteordning for prost 3 og 6.

25 Blad 25 Sola kommunestyre har ihht. kirkelovens 12 pkt. b) for inneværende periode oppnevnt ett medlem til kirkelig fellesråd, med vararepresentant. Funksjonstiden for disse følger gjeldende kommestyreperiode. Fast representant er Ole Andreas Gundersen (H) med Siv Helen Strandskog (Ap) som vararepresentant. Representant fra Stavanger biskop er presten med sete i Sola menighet med presten med sete i Sørnes menighet som fast vararepresentant. Det vises ellers til kirkelovens 30 Møte og stemmeplikt: Den som er valgt som medlem av et lovbestemt kirkelig organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i lovbestemt kirkelig organ eller utvalg oppnevnt av slikt organ. Medlem som er til stede i et lovbestemt kirkelig organ når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet 1 Konstituering pkt 3 sier følgende mht. ledervalg: Menighetsråd/kirkelig fellesråd velger i det konstituerende møtet og senere hvert år blant sine medlemmer, leder og nestleder. Valget foregår skriftlig. Den som ett år har vært leder, kan unnslå seg valg for det følgende år. På fellesrådets konstituerende møte ble Karim Saffaran valgt som leder og Trygve Tjora valgt som nestleder fram til velger blant sine medlemmer leder og nestleder ihht. til Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet) 1 pkt. 3. Ræge MR søkte Stavanger biskop om tillatelse til fortsatt verv i Ræge MR for Karim Saffaran, som høsten 2016 har flyttet fra menigheten. Det foreligger pr.- 23/11 ikke svar på søknaden. Forslag til VEDTAK: a... velges som leder av fellesrådet for perioden b... velges som nestleder av fellesrådet for perioden

26 Blad 26 FR-sak 58/16 Møteplan 2017 SAKSDOKUMENT Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i den norske kirke Se: SAKSFORELEGG har gjennom årene etablert seg med en møtefrekvens på 5-6 møter og behandler om lag 50 saker i året. Fast møtedag og - tidspunkt har gjennom mange år vært fastsatt til onsdag kl , og tidsrammen pleier å være 2 2,5 timer. De fleste møter er lagt til møterommet i Sola menighetssenter, Soltunveien 6, hvor kirkevergekontoret har lokaliteter sammen med Sola menighet sin stab. Rådet og administrasjonen har gode erfaringer med denne ordningen. Det nye rådet må imidlertid selv vurdere tjenlig møtedag og tidspunkt. Også for 2017 foreslås det å besøke kirkene/menighetene på noen møter med innlagt kontaktmøte og informasjon fra menighetens MR-ledere og daglige ledere. Det er viktig og nødvendig at fellesrådet er godt kjent med kirkebyggene, menighetenes virksomhet og ledelse. For å gi fellesrådets medlemmer og andre nødvendig forutsigbarhet fastsetter fellesrådet sin møteplan for hele kalenderåret. Fra Forskrift om økonomiforvaltning 4-2.Årsbudsjettet 2.avsnitt gjengis følgende: Kirkelig fellesråd, og menighetsråd i ettsoknskommuner, skal vedta årsbudsjettet innen årets begynnelse, eller senest innen 1 måned etter at kommunens bevilgning er kjent. Sola kommunestyre fastsetter sitt endelige driftsbudsjett for kommende år 2017 på årets siste møte 14.desember. Da fastsettes også rammetilskudd til. Dette tidspunktet vurderes så tett opp til julehøytiden at fellesrådets budsjettvedtak foreslås lagt til januar-møtet. Ved å legge opp til endelig budsjettbehandling i januar vil administrasjonen også kunne legge fram en mer endelig driftsresultat for Dette har også vært vanlig praksis gjennom en del år, og revisor har heller ikke avgitt noen innvendinger til denne praksisen. Ved å utsette endelig budsjettbehandling til januar vil administrasjonen kunne ha et bedre regnskapsmessig bilde av driftsåret Det har også vært den vanligste praksisen gjennom en del år å utsette budsjettbehandling til starten av det nye budsjettåret. Ifm rådmannens budsjettrundskriv for budsjettprosessen 2017 var fellesrådets frist for innsendelse av budsjettskriv 2017 satt til 10.juni, dvs noen dager før fellesrådets planlagte møte før sommeren. Vi fikk heldigvis innvilget utsettelse i forhold til denne fristen, men må for kommende år sørge for å planlegge fellesrådets budsjettdrøftingsmøte i god tid før forventet innsendingsfrist. Det møtet foreslås derfor lagt til 31.mai. følgende møtedatoer FORESLÅS med behandling av følgende årlige saker:

27 Blad 27 Møtedato: Kjente saker til behandling: Sted: 1 25.januar Fastsettelse av driftsbudsjett 2017 Menighetssenteret 2 Godkjenning av Årsrapport 2016 Tananger kirke 29.mars Foreløpig godkjenning av regnskap Endelig godkjenning av regnskap 2016 Menighetssenteret 31.mai Budsjettdrøftinger 2018 fastsettelse av budsjettinnspill til Sola kommune 4 06.september Sola kirke 5 06.desember Menighetssenteret For Administrasjonsutvalget vil fast møtetidspunkt i utgangspunktet være kl samme dag, om ikke annet blir angitt. Forslag til VEDTAK: a. Framlagte forslag til møteplan for fellesrådet for 2017 godkjennes med følgende møtedatoer: - Onsdag 25.januar - Onsdag 29.mars - Onsdag 31.mai - Onsdag 06.september - Onsdag 06.desember b. Møter i administrasjonsutvalget fastsettes i utgangspunktet til samme datoer som fellesrådets møter og innkalles når det er saker til behandling. Foreslåtte møtedatoer fastsetter samtidig møtedatoer for Administrasjonsutvalget (kl.18.00), under forutsetning av at det er saker til behandling. FR-sak 59/2016: Eventuelt Vel møtt! Karim Saffaran (sign.) Leder Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge

28 Blad 28 Neste ordinære møte i : Onsdag 25.januars 2017 kl

29 Møtebok Blad 1 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Ræge kirke 31.august 2016 Møtedato Fra kl Til kl Til stede på møtet: Medlemmer Ræge MR Tananger MR Tananger MR Sola MR Sola MR Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Karim Saffaran (leder) Olav Kylland Helga Frøyland Trygve Tjora (nestleder) Harald VElde Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Knut Svindland Varamedlemmer Andre Kirkeverge Assisterende kirkeverge Trygve Torgersen Kai Rune Byberg Behandlede saker Sak 37/16 46/16 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Signatur:

30 Møtebok Blad 2 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Ræge kirke 31.august 2016 SAKLISTE: 37/2016: Presentasjon av Ræge menighet og Ræge kirke VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar informasjonen om Ræge menighet og Ræge kirke til orientering. 38/16 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. 39/2016 Godkjenning av møtebok fra møte VEDTAK: Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. 40/2016: Orienteringer, skriv og meldinger VEDTAK: Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. 41/16 Rapport fra stabstur juni 2016 til Castelldefels v/barcelona VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar framlagt evaluering av stabsturen til orientering. 42/16 Økonomirapport januar juli 2016 for VEDTAK: Fremlagte driftsrapport per for med kommentarer tas til orientering.

31 Møtebok Blad 3 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Møtested Ræge kirke 31.august /16 Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjon tar saken til orientering med kommentarer i møtet vedr viktigheten av praktiske brannøvelser, brannverninformasjon ifm store arrangementer samt drilling av kirkestabene. 44/16 Forslag om IA-avtale med NAV for VEDTAK: gir sin tilslutning til inngåelse av IA-avtale mellom Sola kirkelige fellesråd og NAV. FR-sak 45/16: Personalsituasjonen i Sørnes menighet VEDTAK: a. fastsetter at Sørnes menighet beholder inntil 20 % av sekretærressursen videre. I tråd med signalene fra Sørnes menighet og i samsvar med gjeldende bestemmelser i AML foreslås det at denne stillingsressursen snarest mulig lyses ut internt i. b. stiller de resterende inntil 20 % stillingsressurs for Sørnes menighetsråd til inndekning av menighetens lønnsmidler til eksisterende stillinger som menighetspedagog i Sørnes menighet med tanke på å lette menighetens egne lønnsforpliktelser noe. FR-sak 46/16 Godkjenning av økonomireglement for Sola menighet og Tananger menighet Merknad til behandling av saken: Fellesrådet fikk i møtet også framlagt Økonomireglement for Tananger menighet med forslag fra administrasjonen om godkjenning av også dette dokumentet. VEDTAK: godkjenner Økonomireglement for Sola menighetsråd og Tananger menighetsråd og imøteser det kommende arbeidet med å utarbeide et felles økonomireglement for menighetene og fellesrådet.

32

33

34 DEN NORSKE KIRKE Stavanger bispedømmeråd Sola menighetsråd Avisene Dato: Vår ref: 16/ SBA (16/33802) Deres ref: Tilsetting sokneprest i Tungenes prosti med Sola sokn som særskilt arbeidsområde Stavanger bispedømmeråd har tilsatt Morten Sandland som sokneprest i Tungenes prosti med Sola sokn som særskilt arbeidsområde. Den tilsatte har skriftlig bekreftet at han tar imot stillingen. Med vennlig hilsen Jorunn Kraft Vistnes e.f. stiftsdirektør Solveig Bjørheim Andreassen førstekonsulent Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Stavanger bispedømmeråd E-post: stavanger.bdr@kirken.no Telefon: Saksbehandler Lagårdsveien 44 Web: Telefaks: Solveig Bjørheim Andreassen 4010 STAVANGER Org. nr.: Bankkontonr:

35 Mottakere: Sola menighetsråd Postboks

36

37

38

39 Sola kommune Rådhusvegen SOLA E-post: Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: FR-sak 35/2016 TT 410 Sola VEDR FRAMTIDIG FORVALTNING AV TANANGER KAPELL fikk til sitt møte ifm behandling av FR-sak 35/2016: Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune innspill på framtidig forvaltning av Tananger kapell (tidl. Tananger kirke) fra Det er 2 særskilte grunner til at kirkevergen overfor fellesrådet setter fokus på Tananger kapell: a. Sterkt behov for en betydelig og kostbar ytre rehabilitering av kapellbygget. b. Kapellbygget fyller i praksis nær ingen kirkelig funksjon for Tananger menighet lenger etter at menigheten fikk nytt kirkebygg i Kirkevergen fikk høsten 2015 utarbeidet en ekstern faglig tilstandsrapport for Tananger kapell, etter at skifertaket våren 2015 måtte akuttsikres pga. nedfall av skiferstein. Det er nødvendig ihht Kirkelovens 14 pkt. a) og 15 pkt. a) å utrede og søke Sola kommune om finansiering av et rehabiliteringsarbeid som er estimert til ca 3,0 mill. kr. (2015-priser). Erfaringsmessig blir ofte denne type rehabiliteringstiltak betydelig mer kostbare enn estimert i utgangspunktet, fordi skjulte skader kan bli avdekket underveis i arbeidet. Fellesrådet har i årene etter 2002 ikke funnet mulighet til å stille større vedlikeholdsmidler til disposisjon til kapellbygget, og har prioritert kun det mest nødvendige vedlikeholdet. Når fellesrådet i sitt møte fikk innspill vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell var det tenkt som en foreløpig drøfting av saken. forvalter kirkebyggene og bærer alle utgifter knyttet til drift og vedlikehold (jfr kirkelovens 14. Det er samtidig soknet (Tananger menighet) som eier kirkebyggene (Tananger kirke og kapell) (jfr. kirkelovens 17). Saken vedkommer derfor Tananger menighet. Tananger kapell har de siste 6-7 årene vært utleidd til en lokal eritreisk ortodoks menighet til bruk på søndagene. Det er noen ganske få vielser årlig (1-2) i regi av Den norske kirke. Kirkevergen frarår at kapellet brukes ifm begravelser blant annet pga. dårlig tilstand på orgelet. Det er ellers ingen andre aktiviteter i kapellbygget. Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: post@sola.kirken.no SOLA

40 Kirkevergens innspill til 22.juni var første kontakt med og behandling av denne saken, og det var ikke lagt opp til at fellesrådet skulle ta endelig stilling til saken på dette møtet. Det enstemmige vedtaket i FR-sak 35/2016: Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune ble som følger: c. På bakgrunn av utarbeidet tilstandsrapport for Tananger kapell igangsetter Sola kirkelige fellesråd en prosess i tett samarbeid med Tananger menighet og Sola kommune for å utrede framtidig forvaltning av kapellbygget med tanke på videre drift eller eventuell godkjenning fra Riksantikvaren til riving av kapellbygget. På bakgrunn av dette vedtaket har fellesrådet i sitt budsjettskriv 2017 til Sola kommune levert ikke tatt med ønske og behov for midler til rehabilitering av Tananger kapell i Dette vedtaket vedr Tananger kapell igangsetter en prosess vedr kapellbygget der det fra fellesrådets side er uttrykt at Sola kommune skal være tett involvert. Tenkningen bak den formuleringen er at også lokalsamfunnets engasjement og forholdet til kapellbygget både nå og historisk ivaretas i prosessen. Det er kirkevergens vurdering at det i denne saken må «ile sakte». Alle forstår og har respekt for at en sak som omhandler framtiden for et gammelt kirkebygg i et lokalsamfunn kan være både utfordrende og krevende, også følelsesmessig. Kirkevergen har opprettet kontakt med og søkt råd hos KA (Kirkelig arbeidsgiver og interesseorganisasjon) i denne saken, og dyktige fagfolk er interessert i å følge oss og bidra i denne prosessen. Med vennlig hilsen for Trygve Torgersen Kirkeverge Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: post@sola.kirken.no SOLA

41

42

43

44 Regnskap hiå Budsjett hiå Diff Årsbudsjett Regnskap Kirkeadministrasjon Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kalk. utg. komm. tjenesteyting Moms gen. komp.ordning Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn Avskrivninger Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjelalg andeler mv Motpost avskrivninger Kirker Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer

45 Regnskap hiå Budsjett hiå Diff Årsbudsjett Regnskap Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til menighetsråd Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Motpost avskrivninger Kirkegårder Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Avgifter, gebyrer, lisenser mv Vedlikehold, byggetjenester nybygg Kjøp fra private Moms gen. komp.ordning Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Motpost avskrivninger Sola menighetsblad Kontormateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Moms gen. komp.ordning Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Vielser Ruinkirken Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Opplæring, kurs Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Forsikringer Inventar og utstyr

46 Regnskap hiå Budsjett hiå Diff Årsbudsjett Regnskap Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til andre Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Kirkens sykevakt Fast lønn Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Godtgj. for reiser, diett, bil mv Betaling fra deltakere Finansieringstransaksjoner Avsetn. til ubundne fond Overf. til inv.regnskapet Regnskapsmessig overskudd Disp. tidl. års netto driftsres Bruk av ubundne fond Bruk av bundne fond Totalsum

47

48 Kirkepartner IKT Kirkens egen leverandør Foto: Kirkepartner IKT Den norske kirke har fått sin egen leverandør av IKT-tjenester. Kirkepartner IKT AS skal samle enhetene i Den norske kirke til ett IKT-rike, med felles verktøy for alle medarbeidere, og likt servicenivå til alle, der kirkens brukere er i sentrum. Kirkepartner IKT AS Fred Olsens gate OSLO Tlf: E-post: post@kirkepartner.no

49 Foto: Bård Ek Foto: Shutterstock Den norske kirke realiserer nå sin IKT-strategi: Vi vil samle kirken og brukerne til ett IKT-rike. Brukernes behov skal stå i sentrum, med et likt servicenivå til alle. Dette realiseres gjennom Kirkepartner IKT. HELHETLIGE IKT-LØSNINGER Felles IKT-løsninger gjør det mulig for Dnk både lokalt og sentralt å forbedre samhandling og utnytte hverandres ressurser og erfaring. Løsningene fra Kirkepartner IKT er med på å skape effektiv kommunikasjon og samarbeid i tillegg til rask informasjonsdeling, eksempelvis på kirkens intranett, Kirkebakken. Med en tidsriktig, fleksibel og sikker plattform for intern samhandling, gir vi alle kirkens brukere tilgang til nødvendige IKT-løsninger. Felles tjenestemodell sikrer en effektiv videreutvikling av løsningene, som tilpasses kirkens behov over tid. Informasjonsbehandling i tråd med offentlige krav og Dnks egne retningslinjer for personvern og informasjonssikkerhet er også viktig. KOMPETANSE PÅ KIRKENS BRUKSOMRÅDER OG LØSNINGER Som kirkens egen leverandør av IKT-tjenester, bygger Kirkepartner IKT kompetanse for kirken. I tillegg til god teknisk kompetanse på de aktuelle løsningene, er kunnskapen om kirkens arbeidsprosesser og funksjonsområder viktig. Et solid fagmiljø for anskaffelse, drift og utvikling av nye løsninger er et annet pluss. Samarbeidet med KA som en sentral representant for fellesrådenes interesser, har også stor betydning. FELLES RAMMEAVTALER EN FORDEL FOR KIRKEN Kirkepartner IKTs rammeavtaler for anskaffelser gir kirkens brukere lokalt og sentralt enkel tilgang til konkurransedyktige avtaler, både på pris, service, vedlikehold og utvikling. Eksempelvis har Kirkepartner rammeavtaler med flere leverandører på fagsystemer for kirkeog gravplassadministrasjon. Offentlig anskaffelse er gjennomført slik at fellesrådene slipper å gjøre det selv. Samtidig sikres oppfølging fra kirkens side gjennom en profesjonell avtalepart. Dette vil redusere kostnader og ressursbruk knyttet til anskaffelser og oppfølging av IKT for fellesrådene og andre enheter som deltar i samarbeidet. EN REKKE FELLESRÅD ER ALLEREDE MED I SAMARBEIDET! Landets største fellesråd, Oslo, var en av initiativtakerne til etableringen av Kirkepartner. Siden oppstarten i 2013 har Kirkepartner IKT ivaretatt Oslos IT-drift. Trondheim kirkelige fellesråd har benyttet en ekstern tjenesteleverandør for å ivareta driften for sine 210 brukere fordelt over 19 steder i byen. Dette blir videreført når Kirkepartner IKT overtar driften av fellesrådets løsninger i november Sammen med medarbeidere i fellesrådet sikres en vellykket omlegging. Løsningene i tjenestemodellen dekker behovene både for store og små fellesråd. Siden i fjor høst har bl.a. fellesrådene i Bodø, Røst, Gjøvik, Vestre og Østre Toten i tillegg til Oslo tatt i bruk den nye tekniske IKT-plattformen. I tillegg kjører Ovf, Kirkerådet og Bispedømmerådene sine IKT-løsninger hos Kirkepartner IKT. Inkludert Trondheim vil antallet brukere på den nye IKT-plattformen bli rundt 1500 ved utgangen av FELLES TJENESTEMODELL FAGSYSTEMER KP BASIS MEDLEMS- REGISTER E-KIRKE- BOK VALG- MODUL REGISTRE KIRKENETT ARKIV MED MØTELØSNING EPOST KALENDER ADRESSEBOK SKATTE- FRIE GAVER KIRKEBYGG DATABASEN ENERGI- STYRING KIRKEBYGG INTRANETT KIRKELIGE HANDLINGER FDV PUBLISERINGSLØSNING TEKSTBEHANDLING REGNEARK PRESENTASJON GUDSTJENESTE- PLANEGGING LOKALE FAGSYSTEMER KONTORSTØTTEPROGRAMVARE ANDRE SYSTEMER INNEN ADMINISTRASJON, ØKONOMI PERSONAL / HR TROSOPPLÆRING GRAVPLASS- FORVALTNING SANNTIDSMELDING SKJERMDELING EKSTERNT SKRIVEBORD ( LAGRING, OPPDATERINGER, OG BESKYTTELSE MOT ONDSINNET PROGRAMVARE ) LEVERES I DAG 3. PARTSLØSNINGER IKKE PÅ RAMMEAVTALE I DAG (2015) BRUKERSTØTTE SIKKERHET: PÅLOGGING, IDENTITETSSTYRING, BACKUP MM ANSKAFFELSER INNKJØP, LEVERANDØROPPFØLGING

50 Nå leverer Agrando også drift... Kai Rune Byberg Nå leverer Agrando også drift... Agrando AS fr :54 Til:Kai Rune Byberg Nå leverer Agrando også drift og Noark5 arkiv Agrando leverer nå også drift og kontorstøtteprogram. På den måten kan våre kunder få samlet det meste av sine IKT tjenester hos en og samme leverandør. Agrando leverer allerede fagsystemer til nær 80% av norske menigheter og fellesråd. Mange kunder har over tid utfordret oss på å også ivareta behovet for driftstjenester. Kostnadsreduksjon på nær 50% Vi kan tilby Agrando drift til opp mot 50% av prisen til sammenlignbare leverandører. Agrando Basis er en komplett kontorstøtteløsning for ansatte i Den norske kirke: E post (også Web tilgang) Standard kontorstøtte (Microsoft Office) Fillagring med daglig backup Drift av fagprogrammer Sikkerhet Ved å benytte en leverandør av driftstjenester som har lang fartstid innen oljeindustrien, kan vi levere en løsning med robust og testet sikkerhet. Alle data er også beskyttet i henhold til norsk lov da leverandøren er lokalisert i Norge. Godkjent Noark5 arkiv Som en del av løsningen kan Agrando også levere Noark5 godkjent arkiv til svært fordelaktige priser. Dette gjøres i samarbeid med Documaster. LabOra saksbehandler og Agrando s øvrige systemer vil dermed tilfredsstille alle krav for helelektronisk arkiv. Kvinesdal kirkelige fellesråd er første kunde på driftsløsning fra Agrando. Kirkeverge Per Øistein Rogstad sier de velger Agrando som driftsleverandør fordi: De har samarbeidet med Agrando i mer enn 17 år som bruker av Labora programmer. Agrando har en god og konkurransedyktig pris som inkluderer arkivløsning med NOARK standard. De får kun et selskap å forholde seg til både som drifts og programleverandør. Agrando har vært programleverandør til Kirkenorge i mer enn 20 år, og de er trygge på at Agrando leverer produkt som er gode. Ta kontakt for ytterlige informasjon og tilbud 1/2

51 Nå leverer Agrando også drift... Kai Rune Byberg Copyright 2016 Agrando AS, All rights reserved. Want to change how you receive these s? You can update your preferences or unsubscribe from this list 2/2

52 Informasjon fra Kirkedata NOARK 5, Kardinal/Gravlund Ap... Kai Rune Byberg Informasjon fra Kirkedata NOARK 5, Kardinal/Gravlund App, nye moduler med mer. Ikke svar ikke svar på denne e posten <ikkesvar@kirkedata.no> ma :07 Innhold Utvidet dri savtale med NOARK 5 arkivsystem MinKirkeApp Nyheter Kardinal Utvidet dri sløsning med NOARK 5 godkjent arkivsystem Vil har nå gleden av å kunne ᙀlby en utvidet dri savtale som inkludere NOARK 5 godkjent arkivsystem. Vi ᙀlpasser nå integrasjon av de 和 e i alle våre programpakker, og vil ha de 和 e klart ᙀl bruk innen første kvartal De 和 e gjør at alle våre programmer vil ᙀlfredssᙀlle kravene ᙀl et digitalt arkiv, og de 和 e ᙀl en pris som ligger langt under sammenlignbare konkurrenter. Vi har i alle år ᙀlbud dri stjenester ᙀl en pris svært gunsᙀg pris. De 和 e vil vi fortse 和 e med, og vår nye dri sløsning har en pris som ligger % under våre konkurrenter sin pris. De 和 e er vi stolt av! Kirkedata har nå ᙀlbudt dri stjenester ᙀl kirkekontor i Norge i mer enn 13 år, og 50% av alle ansa 和 e i kirken i Norge er på våre servere. Skulle de 和 e være av interesse, be om ᙀlbud på våre nye dri sløsning. MinKirkeApp I løpet av kort ᙀd så blir vår nye mobil app ᙀlgjengelig for både Android og iphone. Den har nå for utvalgte kunder vært ᙀl tesᙀng for Android i flere måneder, og ᙀlbakemeldingene er gode. Vi kjører nå også slu 和 est for ios/iphone, slik at denne snart vil være ᙀlgjengelig på AppStore. De 和 e er den mest omfa 和 ende app en som i dag er ᙀlgjengelig for kirkekontor, og omfa 和 er mange ny 鏇 ge bruksområder både i Kardinal og Gravlund. Medarbeider Akᙀviteter. Her kan man sende SMS/epost ᙀl alle eller utvalgte medlemmer samt registrere fremmøte ᙀl akᙀviteten. Adressering. Her kan man sende SMS/epost ᙀl alle eller utvalgte ᙀl en adresseliste. Kalender/Timedagboken. Her får du med deg hele kalenderen for de ressursene du har ᙀlgang ᙀl. De 和 e gjelder både personer og bygg/rom. Kirkelige handlinger Gudstjeneste: Du får her opp hele programmet inkl. søndagens salmer. Du får også muligheten ᙀl å registrere inn opplysningene ᙀl dagsregisteret vedrørende fremmøte og offer. Gravferd: Her får du opp kommende gravferder med opplysninger om pårørende, byrå. Konfirmasjon: Registrer inn fremmøte ved å skanne en QR kode eller velg konfirmanten fra listen. Du kan også ᙀlskrive alle eller en gruppe konfirmanter. Vielser: Her får du opp kommende vielser. Gravlund Her kan du søke gjennom hele gravarkivet e 和 er gravlagte, samt se informasjon om fester. Du kan også registrere inn notater og legge inn statuser på egendefinerte opplysninger. Du kan også ta bilde og få de 和 e registrert direkte inn på graven. Ved å legge inn GPS koordinater ᙀl feltet så vil programmet beregne koordinatene ᙀl gravene. Mobilen vil da automaᙀsk vise gravene rundt der du står. Ordre: Her får du opp oversikten over alle ordrene som er registrert. Når du har fullført en ordre så kvi 和 erer du den som u 叵 ørt og den ligger klar ᙀl fakturering i Gravlund. Bygg Bygg er et ny 和 produkt som vi kommer med i løpet av første kvartal 2017 for planlegging av vedlikehold på bygg. Appen er allerede på plass. Dokumenter direkte fra mobilen vedlikeholdsbehov med bilde og tekst. Tidspunkt og GPS koordinat lagres sammen med jobben. Få opp en liste over godkjente vedlikeholdsjobber og kvi 和 er disse som ferdig. 1/4

53 Informasjon fra Kirkedata NOARK 5, Kardinal/Gravlund Ap... Kai Rune Byberg Nyheter Kardinal Vi jobber konᙀnuerlig med å forberede Kardinal, og har nå gleden av å kunne presentere flere nyheter. Bruken av de nye funksjonene finner man i den nye dokumentasjonen som ligger ᙀlgjengelig i Kardinal. Konfirman 叵 remmøte/ Ministranter Kardinal inneholder nå et eget planleggingsverktøy, hvor man kan se 和 e opp hvilke oppgaver ministrantene har i konfirmasjonsᙀden. 2/4

54 Informasjon fra Kirkedata NOARK 5, Kardinal/Gravlund Ap... Kai Rune Byberg Besøkstjeneste Planlegg besøkstjeneste. Hent ut jubilanter direkte fra medlemsregisteret, legg ᙀl enkeltpersoner og planlegg besøk av disse ved å dra/slipp fra frivillige registeret. Du ser i listen over frivillige hvor mange besøk som er planlagt på hver enkelt. Send epost ᙀl de frivillige med bilde og kart. 3/4