INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 25.JANUAR 2017 kl STED: Sola menighetsenter, Soltunvn. 6, Sola sentrum TIL: Ræge MR Karim Saffaran (leder) Ræge MR Trine Tjelta Tananger MR Tananger MR Olav Kylland Helga Frøyland Sola MR Harald Velde Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Morten Sandland (sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord:

2 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: FR-sak 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte FR-sak 02/17 Godkjenning av møtebok fra møte FR-sak 03/17 Informasjon, skriv og meldinger FR-sak 04/17 Økonomirapport januar desember 2016 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 05/17 Forslag til driftsbudsjett 2017 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 06/17 Forslag til revisjon av Reglement for Administrasjonsutvalget FR-sak 07/17 Vurdering av mulig filmprosjekt om menighetene i Sola og Sola kirkelige fellesråd FR-sak 08/17 Eventuelt

3 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: FR-sak 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte SAKSINFORMASJON Innkalling og sakliste utsendt på E-post Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg er samme dag lagt ut på Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. FR-sak 02/17 Godkjenning av møtebok fra møte SAKSDOKUMENT Utkast til møtebok fra fellesrådets møte følger vedlagt sammen med innkalling og saksforelegg. Referat / møtebok fra fellesrådets møter legges ut på etter at dokumentet er formelt godkjent i neste møte. Forslag til VEDTAK: Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. FR-sak 03/17 Informasjon, skriv og meldinger a. Nye KA-rundskriv siden forrige møte: 06/16 Lønns- og personalstatistikk pr KAs rundskriv er tilgjengelige på: c. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon d. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg - vedr lekkasjeproblemer Sørnes kirke e. Prosess 2017 vedr ny kirke i Sola sentrum- muntlig orientering v/kirkevergen f. Brev med anmodning til AVINOR, Stavanger lufthavn om rutiner som kan skjerme utendørs begravelsesseremonier på Sola kirkegård og evt Ræge kirkegård g. Nytt hefte fra KA: Kirke og kommune. Samarbeid, ansvar og utfordringer i lokalsamfunnet h. Dialogmøte menighetsråd og fellesråd i Sørnes kirke h. Prostidag for alle kirkelige ansatte medarbeidere i Tungene prosti

4 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 Forslag til VEDTAK: i. Justering av kommunegrense mellom Sandnes kommune og Sola kommune fom i Skadberg / Bærheimområdet. Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 04/17 Økonomirapport januar desember 2016 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Regnskapsrapport per 31. desember SAKSFORELEGG Foreløpig viser regnskapet per 31. desember et merforbruk på kr i forhold til budsjett. Dette er før årsavslutningsføringer som vil medføre en del endringer i det endelige regnskapet. Kirkeadministrasjon: Kirkeadministrasjon har et totalt mindreforbruk på kr i forhold til budsjett. I dette ligger både et mindreforbruk av lønnsreserve og et mindre tilskudd fra kommunen pga at lønnsoppgjøret ble noe lavere enn lønnsreserven. Kirker: Kirker har et mindreforbruk på kr Det er et mindreforbruk på vedlikehold på kr , noe som kommer av at det ble avsatt ekstra midler til vedlikehold i forbindelse med årsoppgjøret for Mindreforbruket på lønn og sosiale utgifter må sees i sammenheng med Andre oppgavepliktige godtgjørelser og Serviceavtaler og reparasjoner. Dette fordi lønn til vaktmester er budsjettert som lønn, mens dette i første halvår ble regnskapsført som kjøp av vaktmestertjenester. I tillegg er det et merforbruk på møtegodtgjørelse som har sammenheng med nye menighetsråd og fellesråd der all møtegodtgjørelse for møter i slutten av 2015 er utbetalt og regnskapsført i Kirkegårder: Kirkegårder har et merforbruk på kr per oktober. Dette kommer av et høyere antall kremasjoner enn det som har vært vanlig, og dermed et høyere antall enn budsjettert. I tillegg er det noe merforbruk på vikartjenester ifm begravelser. Forslag til VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar framlagt foreløpig økonomirapport per for Sola kirkelige fellesråd med kommentarer til orientering.

5 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 FR-sak 05/17 Forslag til driftsbudsjett 2017 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Brev Budsjettrundskriv vedrørende årsbudsjett 2017 og Handlings- og økonomiplan Brev Budsjettskriv MR og FR vedr 2017-budsjettet Brev Budsjettinnspill 2017 fra Sola kirkelige fellesråd innspill til Sola kommunes handlings- og økonomiplan Skriv fra KLP vedr Premiesatser i pensjonsordningen 2017 Rådmannens forslag til Handlings- og økonomiplan Se: Forslag til driftsbudsjett 2017 Sola kirkelige fellesråd (talldel): Totalbudsjett drift Spesifisert personalmatrise pr. jan 2017 Balanseoversikt Epost fra Johansen Pianoteknikk Søknad fra Sørnes menighetsråd vedr. nytt piano Brev fra Sola kommune vedr. VEDTATT BUDSJETT 2017 TIDLIGERE BEHANDLING FR-sak 35/2016: Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune SAKSFORELEGG A. Innledning Sola kirkelige fellesråd vektlegger en forutsigbar og ansvarlig økonomiforvaltning. Fellesrådets lønnsforpliktelser som arbeidsgiver for 13,5 fast tilsatte årsverk legger beslag på om lag 65 % av driftsbudsjettet i Stillingene er knyttet til prioriterte oppgaver knyttet til forordnede gudstjenester i de 4 menighetene i Sola, kirkelige handlinger ellers (vielser, begravelser), konfirmantarbeid, trosopplæringsarbeid (se pkt. B), annet barne- og ungdomsarbeid. Stillingene er etablert og forvaltes av fellesrådet som formell arbeidsgiver og stilles til disposisjon for menighetenes. Stillingene skal først og fremst disponeres til å utføre biskopens forordnede tjenester og for å bidra til så langt som mulig å realisere menighetsrådenes strategi og vedtak. Forslag til driftsbudsjett 2017 framlegges i balanse, men med noe bruk av fondsmidler på totalt kr Det vises til redegjørelse for dette under pkt. S. Det ligger alltid en viss utfordring i budsjettarbeidet at budsjettet fastsettes før regnskapsresultatet for foregående år foreligger. Men budsjettframlegget bygger på faste budsjettforpliktelser (personalrelatert), nær avsluttede regnskapstall for 2016 og erfaringstall ellers. En innser videre at det reelle økonomiske handlingsrommet ikke gir mulighet til nye tiltak, stillinger og aktiviteter. Menighetenes og fellesrådets primære oppgaver skal ha høyest prioritert. Menighetene må i de kommende år påregne at eventuelle nye stillinger må finansieres av menighetene selv med egne, friske midler. Nye tiltak og aktiviteter kan igangsettes i den grad eksisterende ressurser omprioriteres. Fellesrådet mottar klare signaler fra kommunens ledelse om at den vanskelig kan finne mulighet til varig økt rammetilskudd for nye stillinger, og peker på at Sola kirkelige fellesråd må påregne

6 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 samme økonomiske rammebetingelser og begrensninger som kommunens egne avdelinger og virksomheter. B. Driftsbudsjett for trosopplæring Sola-menighetene har mottatt ordinære trosopplæringsmidler siden Disse tildeles formelt fellesrådet fra staten via Stavanger bispedømme etter fastsatt fordelingsnøkkel og sentralt nedfelte kriterier. Tilskuddene har de siste årene blitt noe indeksregulert. Midlene stilles til disposisjon for menighetene. Trosopplæringsregnskapene føres i egne avdelinger og rapporteres direkte til bispedømmekontoret. Erfaringsmessig kommer det formelle, årlige tilsagnsbrevet fra Stavanger bispedømmekontor først medio mars. Budsjettet for disse midlene vil derfor bli lagt fram for behandling og godkjenning i fellesrådets møte etter innspill fra respektive menighetsråd. Kirkevergeadministrasjonen gjør fellesrådet oppmerksom på at det i trosopplæringstilskuddet ikke ligger inne øremerket tilskudd til framtidige pensjonsforpliktelser. Det bør på et tidspunkt gjøres vedtak om å avsette noe av tildelte midler til disse framtidige kostnadene. Administrasjonen er videre godt kjent med at økt aktivitetsnivå de siste 5 årene i menighetene knyttet til trosopplæring har generert noe mer administrative kostnader og ressursbruk. Sola kirkelige fellesråd har så langt valgt å ikke holdt igjen noen andel av tildelte trosopplæringsmidler, slik det er etablert praksis for i en del andre fellesråd (5%). C. Rammetilskudd 2017 fra Sola kommune Kommunens økonomiavdeling har fom 2014 tatt i bruk ny modell for beregning av rammetilskuddet til Sola kirkelige fellesråd. Budsjettskriv mottatt fra Sola kommune gir fellesrådet den endelige tilskuddsrammen som gjengis i det følgende. Kommunestyret i Sola vedtok 15. desember 2016 budsjett 2017 for Sola kirkelige fellesråd med en netto budsjettramme på kr Herav kr i netto tilskudd til Sola kirkelige fellesråd, samt kr i reserve avsatt til lønnsoppgjør 2017 samt reguleringspremie og AFP i Utgangspunktet for budsjettrammen i 2017 er vedtatt budsjett 2016 som besto av følgende elementer: Tekst Beløp Tilskudd til Sola kirkelige fellesråd Lønns- og pensjonsreserve 2016 til dekning av lønnsoppgjør 2016 samt reguleringspremie og AFP 2016 Mva-kompensasjon Sola kirkelige fellesråd Nettosum Tilskudd 2017 blir dermed som følger: Tekst Beløp Videreføring av tilskudd til Sola kirkelige fellesråd Faktisk helårseffekt av lønnsoppgjør 2016 inn i Sum tilskudd 2017 før fradrag mva-kompensasjon Mva-kompensasjon 2017 (indeksregulert) Sum tilskudd til utbetaling i 2016 til Sola kirkelige fellesråd

7 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 Reell utbetaling av tilskudd for 2016 er på kr inkludert kr i beregnet tilleggsutbetaling for delårseffekt av lønnsoppgjør 2016 og reguleringspremie 2016, samt fratrukket kr i mva-kompensasjon Sola kirkelige fellesråd vil i tillegg få kompensert reelle utgifter til lønnsoppgjør 2017, samt utgifter til reguleringspremie og AFP i Dette vil bli dekket av avsatt reserve på kr I samlebevilgning formål kirke har kommunestyret i tillegg avsatt følgende investeringsmidler for 2017, relatert til kirkebygg og gravlundsforvaltning: Prosjekt Alterparti og skyvedører Sørnes kirke: kr Prosjekt Nytt gravfelt for andre religioner: kr , kr avsatt i 2018 Prosjekt Kirkegård/gravplass (årsbev.): kr Prosjekt Sola kirkegård, planverk og arkeologisk utgravning: kr , kr avsatt i 2018 Prosjekt Ny kirke Sola sentrum kr inkl. mva. Disse prosjektmidlene forvaltes i tett samarbeid mellom Sola kommunes prosjektledelse og kirkevergeadministrasjonen. Rammetilskuddet fra kommunen har som vanlig innarbeidet årlig kompensasjon for lønns og pensjonsmerutgifter. Lønns- og pensjonsreserven er for 2017 estimert til kr Ordningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet. Det er heller ikke i Sola kommunes rammetilskudd for 2017 innarbeidet kompensasjon for generell prisstigning for driftsbudsjettet. Dette er en del av kommunens pågående innsparingstiltak. Tilskuddet for 2017 er ellers videreført fra D. Andre inntekter Sola kirkelige fellesråds budsjett vil for 2017 ha følgende andre inntektsposter: 1. Statlig tilskudd (via Stavanger BDR) til diakoni og undervisning : kr (2015-tilskudd: kr.) Inntekter fra egenbetaling for eksterne vielser på kr disponeres på eget fond og forvaltes ihht. fellesrådets fastsatte retningslinjer (FR-sak 11/2009). Uttak blir belastet fellesrådets regnskap og gjort opp ifm årsavslutning. 2. Refusjon på kr fra Tananger menighet, som betaling for fellestjenester i Tananger kirke knyttet til menighetens barnehage / SFO, jfr. FR-sak 05/2014. Det er heller ikke i 2016 innført ordning med festeavgifter (graver) i Sola kommune. Ihht. gravferdslovens 21 Vedtekter og avgifter er det den lokale kommune som kan fastsette bl.a. festeavgifter på graver etter forslag fra kirkelig fellesråd. Sola kommune er en av svært få kommuner i Rogaland og ellers i landet som enda ikke har innført festeavgift.

8 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 E. Lønn personalutgifter Fellesrådet har lønnsansvar for 20 medarbeidere i 13,5 årsverk fordelt på 4 menighetsstaber og kirkevergekontoret. Trosopplæringsmedarbeidere og menighetsrådsfinansierte stillinger er ikke med i disse tallene. Lønnsbeløpene i budsjettet synliggjør kjente lønnsforpliktelser pr januar 2017 etter tariffjusteringene i 2016 og inkluderer både sentrale og lokale tariffmessige oppgjør. F. KLP Pensjon Vi viser til vedlagt Skriv fra KLP vedr. Premiesatser i pensjonsordningen Budsjettforslaget har innberegnet anbefalte satser. KLP er den eneste aktøren som leverer pensjonsordning for offentlig sektor. Sola kirkelige fellesråd er som KLP-kunde en del av et stort forsikringsfelleskap sammen med alle andre norske kommuner og kirkelige fellesråd. G. Godtgjørelse for folkevalgte Gjeldende ordning med møtegodtgjørelse og lederhonorar for FR s og MR s ledere, nestledere og øvrige medlemmer ble fastsatt i møte under Sak 15/2016 Ordning med lederhonorar og møtegodtgjørelse for fellesrådet og menighetsrådene. Dette er en videreføring av ordningen som ble opprinnelig vedtatt i Fast ledergodtgjørelse samt møtegodtgjørelse er for 2017 budsjettert til kr Disse kostnadene er regnskapsført med kr i 2015 og kr i Variasjoner i møtefrekvensen både for menighetsrådene og fellesrådet gir noe ulik kostnader fra år til år. H. Vedlikehold bygg og anlegg (kirkene) Fellesrådet forvalter nyere og moderne kirkebygg med avanserte tekniske installasjoner (ventilasjon, varme, alarmsystemer mv.) som krever årlig kvalifisert fagmessig vedlikehold og serviceoppfølging. Disse faste utgiftene legger årlig beslag på en del betydelig del av vedlikeholdsbudsjettet. Det forebyggende vedlikeholdet av kirkebyggene skal alltid være prioritert i vår virksomhet. Dette vil for kommende budsjettår ha en besparende effekt fordi man i stor grad vil kunne unngå større og mer kostbare vedlikeholdsetterslep. Det kommer erfaringsvis årlig opp en del akutte vedlikeholdsbehov av en slik karakter at de må tas umiddelbart. Kirkevergen fikk i 2015 utarbeidet en ekstern kartlegging av Tananger kapell og planlegger tilsvarende kartlegging av mur og steinkirkenes vedlikeholdsbehov for Sola - og Tanangerkirkene i 2017 og Dette vil gi en bedre forutsigbarhet med hensyn til forventede vedlikeholdskostnader og vil være en viktig dokumentasjon i økonomiplanarbeidet overfor Sola kommune. I 2016 fikk fellesrådet en økt bevilgning til vaktmesterressurs på kr , noe som gjorde det mulig å ansette en vaktmester i full stilling. Dette vil etter hvert gjøre det mulig å drive et mer planmessig vedlikehold på kirkene. Det ble i 2016 totalt brukt kr til vedlikehold av kirkebygg. Et mindreforbruk i 2015 gjorde det mulig å sette av kr ekstra til vedlikehold i Det er i framlagt budsjettforslag avsatt totalt kr til ordinært vedlikehold av anlegg og bygg.

9 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 9 I. Vedlikehold av musikkinstrumenter. Orgelet i Sola kirke har behov for rengjøring og reparasjoner. Kirkevergen hadde i mars 2016 møte med Ryde & Berg som har bygget orgelet, og ba da om et kostnadsoverslag for det nødvendige vedlikeholdsarbeidet. Administrasjonen har per dd ikke mottatt noe kostnadsoverslag, men ser det likevel som fornuftig å sette av kr til dette formålet i Det er på det nåværende tidspunkt er usikkert hvor stor denne kostnaden blir, men det er sannsynlig at den vil bli vesentlig større enn kr I forbindelse med stemming av piano i alle kirkene, kom det i høst fram at instrumentene i Sørnes ser ut til å ha fått fukt-skader. Sørnes MR gjorde i sitt møte 6. desember 2016 vedtak om innkjøp av et nytt piano, og søkte samtidig fellesrådet om å få dekket inntil kr av dette. I en epost fra pianostemmeren blir det også pekt på at det gamle flygelet i Tananger kirke kan bli et godt instrument dersom det blir satt i stand. Til disse formålene er det i budsjettet satt av hhv. Kr og kr J. Lydanlegg, Tananger kirke. I Tananger kirke har det i høst blitt arbeidet med mulighetene for å skifte ut eksisterende lydanlegg. Tananger MR har møte 17. januar vedtatt en utskifting til en total kostnadsramme på kr og vil komme med en søknad til Sola kirkelige fellesråd om å dekke deler av dette. Fellesrådet vedtok i sak 51/16 retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola, og har iflg disse retningslinjene ansvar for kostnader til anskaffelse og nødvendig oppgradering av AVanlegg som dekker et basisbehov for lyd ved alle kirkelige handlinger. For å dekke fellesrådets forpliktelser til AV-anlegg, settes det for 2017 av kr til nytt lydanlegg i Tananger kirke. K. Renhold i kirkene Renholdet i kirkene utføres av 3 eksterne tjenesteleverandører. En har gjennom de siste 6-8 årene funnet dette som en tjenlig ordning, fordi det erfaringsmessig var en del gjennomtrekk i de små deltidsstillingene som krevde en god del administrasjon. Sola kirkelige fellesråd har undersøkt og kjøper renholdstjenester kun fra godkjente virksomheter. Administrasjonen har også fra tid til annen vurdert en mulig samordning av én mulig leverandør av rengjøringstjenestene i kirkene. Dette har ikke lyktes så langt. Noe av grunnen er at de eksisterende avtalene bygger på flerårige gode lokale samarbeidsrelasjoner. L. Forsikring av kirkebygg Administrasjonen hadde i desember 2014 en gjennomgang av hele forsikringsporteføljen. I samråd med WACO ble forsikringssummen på eiendeler redusert med 50 % av fullverdi forsikringssum på bygg mot 100% tidligere, da dette ble vurdert som mer enn tilstrekkelig dekning. Egenandel-satsen ble fra og med 2015 redusert fra kr til kr. For kirkebyggforsikring gav det en mindre merkostnad, samtidig som det gav en potensielt betydelig utgiftsreduksjon i forbindelse med eventuelle skadetilfeller. For 2017 er forsikringskostnaden kr , mot kr i For sikret maleri i Sola kirke fra 1600-tallet er det tegnet egen verdisakforsikring.

10 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 10 M. Velferdstiltak og kursmidler Det er i budsjettforslaget lagt inn kr til Kursutgifter samt kr til velferdstiltak for ansatte. Fellesrådet ønsker som arbeidsgiver å legge til rette for god faglig utvikling og generell kompetanseheving for sine medarbeidere. Våren 2015 ble det igangsatt et nytt Daglig leder kursprogram utarbeidet av Stavanger og Sandnes kirkelige fellesråd for , med tilslutning også fra Sola og Randaberg. Kurstilbudet samler om lag 40 deltakere fra hele bispedømmet og alle våre daglige ledere deltar. På vegne av fellesrådet som arbeidsgiver ønsker kirkevergeadministrasjonen å stimulere til en høy bevissthet omkring det å være arbeidstaker i den lokale kirke. Den er en organisasjon med formell struktur og regelverk, men samtidig er det å arbeide i en menighet samtidig å være en del av en organisme der en står i en tjeneste. N. Strøm og energi For 2017 er det foreslått avsatt kr kr. til strøm og gass for kirkene og menighetssenteret, tilsvarende som i Avregning for energiforbruk i 2016 blir klart først i slutten av januar, men foreløpig regnskapstall indikerer lavere kostnad enn budsjettert. Fellesrådets mangeårige avtale med Fjordkraft gjennom KNIF - Kristen Norges Innkjøpsfellesskap videreføres også for 2017 (Se: og har over tid vist seg å være gunstig. Kirkevergen foreslår å videreføre en viss budsjettbuffer mht. økt aktivitet i kirkene samt eventuelle uforutsette strømprisvariasjoner. Totale strømkostnader de siste årene har vært: 2016: kr : kr : kr : kr *) 2012: kr : kr : kr : kr **) *) Ekstrautgifter Tananger kapell pga. manglende måleravlesing **)Ekstra store kostnader pga. feil i varmestyring i Tananger kirke høsten 2008/vinteren 2009 Kirkevergen finner det riktig å informere om at menighetene i nabofellesrådene Stavanger og Sandnes bærer noe av kirkenes årlige strømutgifter, og anbefaler at fellesrådet vurderer å innføre tilsvarende ordning også i Sola kirkelige fellesråd. O. Tilskudd fra fellesrådet til menighetsrådene Ordningen med økonomisk tilskudd fra fellesrådet til menighetsrådene går nærmere 20 år

11 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 11 tilbake i tid. På bakgrunn av dette gjengis fra tilsvarende saksforelegg til fellesrådets møte under FR-sak 16/2016: Forslag til driftsbudsjett 2016 for Sola kirkelige fellesråd (i kursiv): Sola kirkelige fellesråd oppnevner i møte medlemmer til ny arbeidsgruppe Ressurs og stillingsfordeling. I påvente av at dette arbeidet i 2016 videreføres og konkluderes, foreslår kirkevergeadministrasjonen at fordeling av foreslåtte tilskuddsmidler på totalt kr fordeles etter medlemsantallet pr i de respektive sokn. Dette er et rasjonalt fordelingskriterie som et godt stykke på vei speiler menighetenes størrelse. Arbeidsgruppen vil i det videre arbeidet vurdere og vekte flere relevante faktorer og kriterier i framtidig forslag til fordeling av tilskuddsmidler. Framlagt forslag til 2016-fordeling vil gi følgende fordeling: Medlemmer Prosent Mat.fordeling Andel Andel Andel 2014 Andel medl. tilskudd av tilskudd tilskudd Tilskudd Tananger Sørnes Sola Ræge Det er samtidig viktig å presisere at denne tilskuddsmuligheten til menighetene er gjort mulig av tilgjengelige midler innenfor fellesrådets totale økonomi. Det er ingen automatikk eller formell forpliktelse overfor menighetene å yte disse tilskuddene. Kirkevergeadministrasjonen foreslår en videreføring av fjorårets fordeling av tilskudd til menighetene. Det er ytterst små endringer i medlemstall fra 2014 til 2015, og i påvente av at arbeidsgruppen for Ressurs- og stillingsfordeling kommer fram til en endelig konklusjon om hvilke andre kriterier som eventuelt skal vektlegges ved fordeling av ressurser mellom menighetene ser administrasjonen dette som et relevant grunnlag for fordeling av tilskudd. P. Sola menighetsblad Fellesrådets kostnad til produksjon og distribusjon av Sola menighetsblad var i 2016 kr mot kr i Ledermøtet som fungerer som «styre» for menighetsbladet på vegne av menighetene fastsatte for 2015 at ordningen med 5 utgivelser årlig videreføres, men at sideantallet ble redusert til 24 sider i hvert nummer. Frivillige lag og organisasjoner knyttet til bedehusene i Sola har hatt gratis spalteplass og fyller ca. 3 sider/nummer. Det ble fastsatt fra 2015 å innføre betaling for dette med kr / år totalt. Det har de senere årene også tatt gode grep for å øke annonsesalget. Dette har gitt positiv effekter i 2015 og I desember 2016 ble det også skiftet distributør. Schibsted Distribusjon Vest AS har hittil levert ut et nummer av bladet, og Solakirkenes servicetorg har ikke mottatt klager i forbindelse med utleveringen. Servicetorget har også færre blad igjen, noe som viser at det har blitt sendt ut flere blad enn tidligere, og menighetsbladet når nå enda flere enn tidligere. Q. Uttrekk momskompensasjon menigheter

12 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 12 Denne ordningen i forhold til Sola kommune ble etablert fom regnskapsåret Menighetenes regnskap viser at det er variasjoner fra år til år avhengig av mva-belagt innkjøp og aktivitetsnivå. Det er fra kommunens side ihht vedtaket i 2007 en forutsetning at fellesrådet får inndekket 100 % av dette fra menighetsrådenes regnskaper. Måten dette er fastsatt på er nokså enestående på landsplan mellom kirkelige fellesråd og lokal kommune. Etter at denne ordningen har eksistert i nærmere 10 år ser kirkevergeadministrasjonen et behov for å få konsekvensutredet ordningen samt få drøftet dette prinsipielt med Sola kommune. Kirkevergeadministrasjonen har også gjennom årene hatt flere møter med KAs seniorrådgiver T. Nedland om saken. R. Vedrørende MR s budsjettinnspill for 2017 Fellesrådet vurderer årlig menighetsrådenes budsjettinnspill nøye. Rådene gis hver vår anledning til denne type budsjettinnspill, og fellesrådet gjør sine prioriteringer i sine budsjettdrøftinger på forsommeren som munner ut i formelt budsjettskriv til Sola kommune vedr kommende år. Kirkevergeadministrasjonen forsøker å strekke tilgjengelige vedlikeholdsmidler så langt som mulig og å finne rom for mindre kostbare nyanskaffelser og utskiftninger og andre gode tiltak knyttet til kirkebyggene. Det vil alltid måtte gjøres prioriteringer der ønsker og behov iblant må settes opp mot hverandre. I likhet med Sola kommune som har høyt fokus på innsparing og mer effektiv drift må også Sola kirkelige fellesråd være i en kontinuerlig prosess knyttet til tilsvarende arbeid. Fellesrådet og menighetsrådene vil være kjent med at det i svært liten grad vil være mulighet til å opprette nye stillinger. En må i hovedsak forutsette at ønsker om nye stillinger fra menighetenes side kun kan realiseres med egne innsamlede midler eller ifm omprioritering av eksisterende stillingshjemler, jfr arbeidet med ressurs og stillingsfordeling (FR-sak 14/2016). S. Bruk av disposisjonsfond Det er i budsjettforslaget lagt inn kr fra Disposisjonsfond fellesrådet. Innestående pr inkludert avsetning til fondet for 2015 var kr Det er viktig å peke på at fellesrådets budsjettbalanse fra år til år i minst mulig grad skal være avhengig av oppsparte fondsmidler. Det er reservemidler som kun bør brukes til ekstraordinære behov og tiltak. Administrasjonen finner det forsvarlig at foreslåtte disposisjonsfondmidler brukes til spesifiserte formål for regnskapsåret T. Avslutning Kirkevergeadministrasjonen vektlegger en trygg forvaltning og god budsjettdisiplin i forvaltningen for å fortsatt kunne yte gode kirkelige tjenester av god kvalitet til Solas innbyggere. De store budsjettpostene er personalutgifter, energi, tilskudd til menighetene, vedlikehold av anlegg og kirkebygg, renhold samt menighetsblad. Fellesrådets og menighetenes ønsker og velbegrunnede behov vil alltid være større enn tilgjengelige økonomiske rammer. I den grad fellesrådet vil prioritere andre tiltak, stillinger og sat-

13 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 13 singsområder enn det som framkommer i budsjettforslag vil det være nødvendig å redusere tilsvarende på andre budsjettposter eller ta ut større andel av eksisterende disposisjonsfond. Forslag til VEDTAK: a. Framlagt forslag til detaljbudsjett 2017 for Sola kirkelige fellesråd vedtas med en tilskuddramme fra Sola kommune på kr Stipulert samlet tilskudd er inkludert lønns og pensjonsreserve på kr b. Det budsjetteres med bruk av kr fra disposisjonsfond for å dekke spesifiserte formål innen vedlikehold av instrumenter og utskifting av lydanlegg i Tananger. c. Sola kirkelige fellesråd yter for 2017 tilskuddsbeløp til menighetene i Sola som foreslått under pkt. O. Fellesrådet imøteser samtidig videreføring av det viktige arbeidet som Arbeidsgruppe ressurs og stillingsfordeling skal utføre. d. Sola kirkelige fellesråd setter av kr til rengjøring og reparasjon av orgelet i Sola kirke. Beløpet dekkes ved bruk av disposisjonsfond. e. Sola kirkelige fellesråd yter et tilskudd på kr til nytt piano i Sørnes kirke og setter av kr til reparasjon av det gamle flygelet i Tananer kirke. Beløpene dekkes ved bruk av disposisjonsfond. f. Sola kirkelige fellesråd setter av kr til nytt lydanlegg i Tananger kirke. Beløpet dekkes ved bruk av disposisjonsfond. FR-sak 06/17 Forslag til revisjon av Reglement for Administrasjonsutvalget SAKSDOKUMENTER Oppsett med gjeldende instruks og forslag til revidert instruks for Administrasjonsutvalget Hovedavtalen for Kas tariffområde Se: KAs utkast til reglement for adminsitrasjonsutvalg pr. juli 2016 Se: TIDLIGERE BEHANDLING Sak vedr forslag til reglement for administrasjonsutvalget ble behandlet i administrasjonsutvalget FR-sak 31/2011 Revisjon av reglement for Administrasjonsutvalget Sola kirkelige fellesråd ( ) BEHANDLING Framlagt forslag til revisjon av Reglement for Administrasjonsutvalget legges også fram i Administrasjonsutvalget for uttalelse, ihht. gjeldende instruks pkt. 4. Det er Sola kirkelige fellesråd som endelig fastsetter instrukser og reglementer for virksomheten.

14 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 14 SAKSFORELEGG Da nåværende Reglement for Administrasjonsutvalget ble fastsatt under FR-sak 31/2011 hadde pkt. 7 Varighet følgende formulering: Dette reglementet gjøres gjeldende fra (FR-sak 31/2011), og evalueres innen utgangen av Dette ble ikke fulgt opp i 2014, delvis fordi det ikke var noen tilbakemelding fra administrasjonsutvalgets medlemmer eller andre på at reglementet ikke fungerte godt nok samt i påvente av KAs arbeid med oppdatert utkast til reglement for. Administrasjonen har nå tatt opp arbeidet med gjennomgang av fellesrådets ulike reglementer og instrukser, og legger med dette fram et forslag til revisjon av Reglement for Administrasjonsutvalget. En enkel evaluering av reglement for fellesrådets administrasjonsutvalg må gjøres med utgangspunkt i utvalgets eget arbeid, samt i forhold til gjeldende avtaleverk som er etablert for kirkelig sektor samt mellom partene i arbeidslivet, jfr. Hovedavtalens 10. Hovedformålet med revisjon av reglementet er etter kirkevergens oppfatning å komme ajour med gjeldende bestemmelser ellers som gjelder for KA-sektoren. Framlagt forslag til Reglement for administrasjonsutvalget er nær identisk med KAs utkast til reglement datert juli 2016, og henter samtidig elementer fra andre kirkelige fellesråds nylig reviderte reglementer. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd godkjenner framlagt forslag til revidert Instruks for Administrasjonsutvalget. FR-sak 07/17 Vurdering av mulig filmprosjekt om menighetene i Sola og Sola kirkelige fellesråd BAKGRUNN Kirkevergen presenterte for Sola kirkelige fellesråd på forrige møte en informasjonsfilm om Den norske kirkes arbeid i Strand; en presentasjonsfilm på ca. 9 minutter og 30 sek. Det er Strand kyrkjelege fellesråd som står bak produksjonen, som er utført av et lokalt mediefirma. Filmen er tilgjengelig på Youtube og på sosiale medier. Filmen gir et godt og informativt bilde av hva den lokale kirke tilbyr og bidrar med i lokalmiljøene, og skaper begeistring i forhold til alt det flotte og positive arbeidet som drives i regi av menighetene i Strand. Se: Fellesrådet ble i forbindelse med forrige møte forespeilt at administrasjonen ønsket å komme tilbake med en vurdering av et mulig filmprosjekt om menighetene i Sola og Sola kirkelige fellesråd.

15 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 15 SAKSFORELEGG Kirkevergen inviterte 2 medarbeidere i Sørnes menighet med journalist og mediefaglig bakgrunn til et ad-hoc drøftingsmøte om saken, der Marit Mælum Nordal, trosopplæringsleder/sekretær, Andreas Veggeland, MR leder Sørnes menighet, assisterende kirkeverge Kai Rune Byberg og kirkeverge Trygve Torgersen deltok. Sola kirkelige fellesråd mottar ihht. kirkeloven et årlig rammetilskudd fra Sola kommune. Disse midlene brukes i stor grad til fag og administrative stillinger i menighetene, til drift av fellesrådets administrasjon samt til drift og vedlikehold av kirkebyggene. Prestestillingene finansieres av Kirkerådet via Stavanger bispedømmeråd. Når kirkebyggene trenger større vedlikeholdstiltak og når det skal bygges nye kirkebygg er det Sola kommune som bevilger midler gjennom de ordinære budsjettvedtakene i formannskap og kommunestyre. Når det skal reises nye kirkebygg både i Sola og andre steder vil menigheten selv alltid måtte forplikte seg til å bidra med egne innsamlede midler inn i kirkebyggprosjektet. Menighetene i Sola er aktive og utadrettede lokalmenigheter med dyktige staber, engasjerte menighetsråd og svært mange dedikerte frivillige medarbeidere. Mange tusen mennesker deltar årlig på en lang rekke tilbud og arrangementer i kirkene, både på ordinære gudstjenester og på de mange ulike tilbud og aktiviteter som foregår på de fleste dagene gjennom året. Nyere og moderne kirkebygg i 3 av menigheter gir gode rammevilkår for menighetenes arbeid for barn, ungdommer, voksne og eldre. Solamenighetene er på mange måter en av de aller største frivillighetsaktørene i Sola menighet, med stort engasjement ikke minst overfor barn og unge. Kirkevergen ser et klart behov for gode måter å presentere det mangfoldige arbeidet og de mange tilbudene som Den norske kirkes menigheter tilbyr og driver i Sola. Menighetene selv har ansvar for aktive nettsider og egne facebook-sider. Vi tror det har stor betydning, både som intern informasjonskanal samt ut til publikum og lokalmiljøene. Et felles filmprosjekt initiert av fellesrådet kan være et ytterligere viktig tiltak for å synliggjøre Den norske kirkes menigheters mange tilbud og mangfoldige aktiviteter enda bredere og overfor enda flere mennesker i Sola, både i lokalmiljøene, overfor allmennheten generelt og også overfor politiske beslutningstakere. Arbeidsgruppen har drøftet en del forhold og perspektiver som vil være svært viktige å vurdere hvis/når en skal gå i gang med et filmprosjekt. Hovedformålet må være å vise fram hva som er det allsidige kirke og menighetslivet i Sola. En oppfatter fra tid til annen at det er en del mennesker som av ulike årsaker ikke vet noe særlig om hva som egentlig skjer fra uke til uke i de 4 menighetene i Sola. Presentasjonen vil være tilgjengelig via sosiale medier, Youtube osv. og vises hvor som helst og til hvem som helst og vil kunne lastes ned et ubegrenset antall ganger. Kirkevergen anbefaler overfor fellesrådet at ad-hoc arbeidsgruppen etablerer en fast prosjektgruppe som arbeider videre med prosjektet i tett samarbeid og involvering med alle 4 menighetene med tanke på utarbeidelse av manus og produksjon av en informasjonsfilm om Solamenighetene og kirkelig fellesråd. Det må være et prosjekt som involverer og engasjerer alle 4 menighetene, og som har store innslag av frivillig innsats og bidrag. Administrasjonen er opptatt av at

16 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 16 et mulig filmprosjekt ikke skal ha høye kostnadsrammer. Dagens lett tilgjengelige og rimelige teknologi gir mange muligheter som ikke fantes for relativt få år siden. En ser for seg at prosjektet kan planlegges og gjennomføres i Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd ber om at kirkevergen etablerer en prosjektgruppe som i samarbeid med menighetenes daglige ledere forbereder et filmprosjekt som presenterer Solamenighetene og Sola kirkelige fellesråd. FR-sak 08/17: Eventuelt Vel møtt! Karim Saffaran (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Onsdag 29.mars 2017 kl i Tananger kirke.

17 Møtebok Blad 1 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 Møtedato Fra kl Til kl Til stede på møtet: Medlemmer Ræge MR Ræge MR Tananger MR Tananger MR Sola MR Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Karim Saffaran (leder) Trine Tjelta Olav Kylland Helga Frøyland Trygve Tjora (nestleder) Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Knut Svindland Varamedlemmer Andre Kirkeverge Assisterende kirkeverge Trygve Torgersen Kai Rune Byberg Behandlede saker Sak 47/16 59/16 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Signatur:

18 Møtebok Blad 2 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 SAKLISTE: FR-sak 47/16 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes med følgende sak til Eventuelt: Henvendelse fra leder I Karmøy kirkelige fellesråd Svein Magnus Munkejord med forslag om å etablere et samarbeidsutvalg / kontaktforum for de kirkelige fellesrådene I bispedømmet. FR-sak 48/16 Godkjenning av møtebok fra møte VEDTAK: Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. 49/2016: Orienteringer, skriv og meldinger a. KA-rundskriv b. 04/16 Tariffrevisjonen pr Det anbefalte forslaget er vedtatt og resultatet kan iverksettes 05/16 OU-trekk november 2016 c. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon d. Status på div. vedlikeholdsprosjekter kirkebygg Stadige lekkasjeproblemer Sørnes kirke. E-post fra daglig leder - Anmodning om hastemøte med avd. Eiendom, Sola kommune vedr lekkasjeutfordringene. e. Kontaktmøte mellom Sola kirkelige fellesråd og Sola kommune f. Oppstartsmøte av arbeidet med Sola kommune vedr eiendomsoverdragelse av kirkelige eiendommer (oppfølging av Sak 29/15: Igangsetting av prosess vedr overføring av kirkelige eiendommer vedtatt Møte med Stavanger kirkelige fellesråd og Stavanger kommunes repr. i tilsvarende prosess g. Sola menighetsblad: Bytte av distributør fom nr. 01/2017 h. Brev fra Stavanger bispedømmeråd vedr tilsetting sokneprest i Tungenes prosti med Sola sokn som særskilt arbeidsområde: Morten Sandland begynner i stillingen i. IA-avtale inngått mellom Sola kirkelige fellesråd og NAV

19 Møtebok Blad 3 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 VEDTAK: j. «Arbeid på leir» - avtale inngått mellom Sola kirkelige fellesråd og arbeidstakerorganisasjonene k. Prosess vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 1. Befaring Tananger kapell med fagdirektør Oddbjørn Sørmoen, KA og møte med stab Tananger kirke 2. Brev til Sola kommune vedr framtidig forvaltning av Tananger kapell 3. Brev fra Sola kommune: Svar vedrørende framtidig forvaltning av Tananger kapell 4. Nytt drøftingsmøte mellom kirkevergen og O. Sørmoen, KA 5. Planlagt møte mellom Tananger MR og kirkevergen om saken l. Under planlegging: Dialogmøte mellom fellesrådet og menighetsrådene torsdag i Sørnes kirke m. Møte om krise/beredskapsarbeid på Statens hus: Beredskapsansvarlige, proster og kirkeverger i Stavanger, Sola og Randaberg kommuner n. Prosess vedr ny kirke i Sola sentrum- muntlig orientering v/kirkevergen: 1. Skriv fra Sola kommune: Melding om politisk vedtak prosjekt Ny kirke Sola sentrum - resultat av arkitektkonkurranse 2. Politisk / budsjettmessige (HØP) prosess i Sola kommune 3. Prosess vedr avklaring av framtidig bruk av nåværende Sola kirke Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 50/16 Økonomirapport januar oktober 2016 for Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar framlagt driftsrapport per for Sola kirkelige fellesråd med kommentarer til orientering.

20 Møtebok Blad 4 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 51/16 Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola VEDTAK: a. Fellesrådet ber om at det utarbeides en oversikt over eksisterende AV-anlegg i kirkene i Sola. b. Sola kirkelige fellesråd fastsetter følgende retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola: 1. Fellesrådet har ihht. kirkelovens 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirkerommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens 18 4.ledd. 2. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys og bildeutstyr. 3. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak. 4. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i totalentreprisen. 5. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AVanlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget. 6. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger 7. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg.

21 Møtebok Blad 5 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 52/16 Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd fastsetter fom følgende satser ifm. eksterne vielser og utenbygds gravlegginger i Sola: Vielser Pris Pris Intern vielse Ekstern vielse Sola kirke Ræge kirke Sørnes kirke Tananger kirke Sola ruinkirke Tananger kapell Pris Solainnbyggere Pris utenbygds Begravelser Leie av kirke når seremonien er etter den norske kirkes ordning Leie av kirke når seremonien ikke er etter den norske kirkes ordning Betaling for organist når seremonien ikke er utført etter den norske kirkes ordning Tilrettelegging av kistegrav Tilrettelegging av urnegrav Kremasjonsavgift 0 *) *) Dekkes av pårørende eller hjemkommune

22 Møtebok Blad 6 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 53/16 Plan for fellesrådets ressurs og stillingsutvalg sitt arbeid VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd legger følgende tiltak til grunn for ressurs og stillingsutvalgets arbeid i : 1. Forbedring og videreutvikling av fellesrådets personell og fordelingsmatrise for menighetene med utgangspunkt i en definert grunnbemanning i menighetene. 2. årlige oppfølgings og drøftingsmøter mellom ressurs og stillingsutvalget og menighetenes daglige ledere, det ene møtet også sammen med MR-lederne. 3. Solakirkenes servicetorg: Videre overføring av administrative oppgaver fra menighetene og utvikling og optimalisering av tjenestene og bruk av nye digitale løsninger. 4. Ressursutvalget bør overfor fellesrådet vurdere fordelingen av trosopplæringsmidler, også i forhold til stillinger, med tanke på best mulig utnyttelse av ressurser, aktiviteter, kompetanse og økonomiske midler i samarbeid mellom alle menighetene og om nødvendig på tvers av menighetenes tradisjonelle arbeidsmåter. 5. Menighetenes staber utfordres til konkret samarbeid og ressursutnyttelse mellom Solamenighetene på flest mulig fagområder, inkludert trosopplæring; jfr. samtaler om dette ifm stabsturen juni Fellesrådet ønsker å bruke det årlige dialogmøtet / fellesmøtet mellom fellesrådet og menighetsrådene som en viktig og utfordrende arena for både strategisk og praktisk samarbeid.

23 Møtebok Blad 7 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 54/16 Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjonsarbeid VEDTAK: 1. Sola kirkelige fellesråd vedtar følgende målsetting for HMS-arbeidet i virksomheten: Målsetting for HMS-arbeidet Motiverte og engasjerte medarbeidere med god fysisk og psykisk helse er fellesrådets viktigste ressurs. Vårt mål er derfor at hensynet til sikkerhet og arbeidsmiljø blir i varetatt på en best mulig måte, og skal inngå som en naturlig del av arbeidsprosessen. Dette skal skje ved å arbeide mot følgende målsettinger: Et aktivt arbeidsmiljø som utvikler involvering, kreativitet, motivasjon og jobbtilfredsstillelse det er et mål at medarbeiderne opplever arbeidsmiljøet på denne måten. Arbeidet med helse miljø sikkerhet er likestilt med andre lederoppgaver. Det skal legges særlig vekt på tiltak som fremmer samarbeid og trivsel. Det skal ikke forekomme branner eller branntilløp Arbeidsulykker som medfører fysisk skade eller fravær skal ikke skje. Sykefravær skal være på maksimalt 4%. Av dette skal maksimalt 3% være korttidsfravær og arbeidsrelatert sykefravær skal ikke forekomme. Gifter og helsefarlige stoffer skal behandles på en trygg og sikker måte. Avfall skal ikke tømmes, etterlates, oppbevares eller transporteres slik at det kan virke skjemmende eller være til skade eller ulempe for miljøet. (Forurensingsloven 28, første ledd.) Dette skal ligge til grunn for all behandling av spesialavfall og utslipp til jord, luft og vann. Fellesrådet skal ha en miljøforsvarlig behandling av sitt avfall som innebærer kildesortering og levering til resirkulering og gjenbruk der det er mulighet for dette. Avfallsmengden skal reduseres, og mest mulig skal gå til gjenvinning og deponering. Alle relevante HMS-avvik skal innrapporteres og følges opp / løses etter gjeldende regler. Menighetsrådene v/daglig leder har ansvar for at det er framskaffet politiattest for alle frivillige medarbeidere blant barn og ungdom, og at dette oppdateres årlig. Det utarbeides i 2017 ROS-analyse for Sola kirkelige fellesråd. Alle bygg skal være universelt utformet, og arrangement utenfor egne lokaler skal finne sted i lokaler som har universell utforming. 2. Sola kirkelige fellesråd tar den fremlagte statusrapport for arbeidet med HMSdokumentasjon til orientering.

24 Møtebok Blad 8 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 55/16 Orientering om og vurdering av framtidig dataleverandør til Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd tar saken til orientering. FR-sak 56/16 Suppleringsvalg: Valg av nytt medlem til Administrasjonsutvalget VEDTAK: Trine Tjelta velges som nytt medlem til fellesrådets administrasjonsutvalg fra d.d. og ut inneværende valgperiode. FR-sak 57/16 Valg av leder og nestleder for 2017 Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: a. Karim Saffaran velges som leder av fellesrådet for perioden b. Trygve Tjora velges som nestleder av fellesrådet for perioden FR-sak 58/16 Møteplan 2017 VEDTAK: a. Framlagte forslag til møteplan for fellesrådet for 2017 godkjennes med følgende møtedatoer: - Onsdag 25.januar - Onsdag 29.mars (i Tananger kirke) - Mandag 29.mai - Onsdag 06.september (i Sola kirke) - Mandag 04.desember b. Møter i administrasjonsutvalget fastsettes i utgangspunktet til samme datoer som fellesrådets møter og innkalles når det er saker til behandling.

25 Møtebok Blad 9 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Sola menighetssenter 30.november 2016 FR-sak 59/2016: Eventuelt VEDTAK: a. E-posthenvendelse til Sola kirkelige fellesråd vedr forslag om etablering av et samarbeidsutvalg for de kirkelige fellesrådene i Stavanger bispedømme. Oppfølging fra KA-møtet i Stavanger 14.november 2016 a. Sola kirkelige fellesråd ser nytten av at det etableres et samarbeidsutvalg for de kirkelige fellesrådene i Stavanger bispedømme, og finner det tjenlig å delta i dette, hvis og når det etableres. b. Leder i fellesrådet og kirkeverge utformer i fellesskap svar til initiativtaker. Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Onsdag 25.januar 2017 kl på Sola menighetssenter

26 Radetiketter Sum regnskap 2016 Sum budsjett 2016 Avvik Sum regnskap Kirkeadministrasjon Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kalk. utg. komm. tjenesteyting Moms gen. komp.ordning Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn Avskrivninger Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjelalg andeler mv Motpost avskrivninger Kirker Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi

27 185 Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til menighetsråd Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Motpost avskrivninger Kirkegårder Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Avgifter, gebyrer, lisenser mv Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Kjøp fra private Moms gen. komp.ordning Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Motpost avskrivninger Sola menighetsblad Kontormateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Moms gen. komp.ordning Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Vielser Ruinkirken Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Opplæring, kurs Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Forsikringer Inventar og utstyr

28 240 Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til andre Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Kirkens sykevakt Fast lønn Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Godtgj. for reiser, diett, bil mv Betaling fra deltakere Finansieringstransaksjoner Avsetn. til ubundne fond Overf. til inv.regnskapet Regnskapsmessig overskudd Disp. tidl. års netto driftsres Bruk av ubundne fond Bruk av bundne fond Totalsum

29 Sola kommune Avdeling økonomi Kommunalsjefer Fagsjefer Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte Sola Storkjøkken KF Kvithei utbyggingsselskap Sola KF Sola kirkelige fellesråd Vår dato Vår ref Arkivkode Saksnr.: 16/805-1 Saksbehandler Deres ref. Trine Norland BUDSJETTRUNDSKRIV VEDRØRENDE ÅRSBUDSJETT 2017 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN Innledning Arbeidet med årsbudsjett 2017 og Handlings- og økonomiplan (HØP ) settes nå i gang. Dette skrivet gir en oversikt over oppgaver og ansvar i prosessen. Detaljert oversikt over tidsfrister med beskrivelse fremgår i framdriftsplanen som følger som vedlegg til dette skrivet. I følge Kommuneloven skal handlings- og økonomiplan omfatte hele kommunens virksomhet, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Det første året i handlings- og økonomiplanen legger rammene for årsbudsjett, mens de resterende årene gir planleggingsrammer for senere budsjettår. Vedtatt Handlings- og økonomiplan og politiske vedtak er utgangspunktet for utarbeidelse av årsbudsjett 2017 og HØP Kommunestyret har, ved budsjettbehandling desember 2015, vedtatt nye tiltak i driftsbudsjettet tilsvarende kr 33,6 mill. Dette videreføres med helårseffekt av tiltak i 2017 og videre i planperioden. Eventuelle nye tiltak utover dette må som hovedregel finansieres ved omdisponering innenfor egne rammer. Konsekvenser av nye lover, forskrifter, demografiske forhold og politisk vedtak må synliggjøres og kostnadsberegnes. Regnskapsresultatet for 2015 viser et netto driftsresultat på 5,4 %. Gjeldsgrad eksklusive pensjonsforpliktelser, startlån og lån for mellomfinansiering av selvfinansierte prosjekter var på 72,1 %. Dette er høyere enn landet, Stavanger og Sandnes samt Kostra-gruppe 13, og er over vedtatt målsetting. Brutto investeringsutgifter utgjorde kr 355,1 mill. korrigert for avtaler om justeringsrett mva, noe som tilsvarer 20 % av brutto driftsinntekter. Kommunestyret vedtok ved behandling av Handlings- og økonomiplan og årsbudsjett 2016 følgende målsetninger: Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb 99, 4097 SOLA postmottak@sola.kommune.no

30 Vår dato Vår ref. side Saksnr.: 16/805-1 Handlings- og økonomiplaner innrettes med sikte på reell styring etter følgende økonomiske måltall: For å sikre en bærekraftig kommuneøkonomi skal balansen mellom inntekter og utgifter i driftsbudsjettet tilpasset et netto driftsresultat på minimum 3 % av kommunens brutto driftsinntekter. For å sikre en bærekraftig kommuneøkonomi skal framtidig låneopptak tilpasses en gjeldsgrad lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter som på sikt ikke bør ligge over 60 %. For å kunne oppnå disse målsettingene, samtidig som kommunen skal møte behovene for flere innbyggere/innbyggere med endrede behov, innenfor de økonomiske rammer kommunen har til rådighet, vil det være helt nødvendig med kontinuerlig omstillings- og endringsarbeid i organisasjonen. Forenkling, forbedring og fornying (FFF) er, og vil fortsatt være, vår viktigste strategi for omstilling. Formålet er å sikre velferdstjenester til Solas voksende befolkning, og berede grunnen for robuste brukerrettede tjenester også i fremtiden. Inntektsforutsetningene for 2017 vil i stor grad bli basert på kommuneproposisjonen for 2017 som legges fram 11. mai Det knyttes stor usikkerhet hvordan skatteinntektene vil utvikle seg i løpet av Det skyldes først og fremst økende arbeidsledighet, lavere oljepris og redusert økonomisk vekst og aktivitet i vår region. Per utgangen av mars var arbeidsledighet i Sola på 5 %, mens ledigheten i Rogaland og på landsbasis var på henholdsvis 4,7 % og 3,3 % (kilde NAV helt ledige). Stavanger hadde en ledighet på 5 % mens ledigheten i Sandnes var på 5,7 %. Rogaland har nå høyest ledighet av alle fylkene i landet. Dette sammen med andre forhold gjør at rådmannen må være forsiktig med anslagene for skatteinntektene i kommende planperiode. Regjeringen har sendt ut forslag til nytt inntektssystem ut på høring. Endelig forslag vil bli lagt fram i forbindelse med kommuneproposisjonen i mai Foreløpig beregnet utslag for Sola kommune er mellom kr 1,1 mill. i pluss og kr 2,2 mill. i minus avhengig hvilket alternativ legges til grunn. Regjeringen har tidligere varslet tilbakeføring av deler av selskapsskatt til kommunene. Det er på nåværende tidspunkt ikke avklart hvordan en eventuell tilbakeføring av selskapsskatt vil påvirke kommunens frie inntekter. Regjeringen vil komme tilbake til det sammen med nytt forslag til inntektssystem i forbindelse med kommuneproposisjonen. Rådmannen legger til grunn at virksomhetene i 2016 overholder vedtatte budsjettrammer. 2. Prosess for utarbeidelse av årsbudsjett 2017 og Handlings- og økonomiplan Rådmannens forslag til Handlings- og økonomiplan offentliggjøres onsdag 26. oktober Det legges opp til involvering av folkevalgte i form av en orientering til formannskapet i møtene 31. mai og 27. september. Det vil bli lagt til rette for god dialog mellom rådmannen og hovedtillitsvalgte. Det er ønskelig å styrke involvering av tillitsvalgte i tidlig fase av budsjettarbeidet, og det legges derfor opp til medbestemmelsesmøter med hvert tjenesteområde i forbindelse med prioritering av innspillene. Kommunalsjef er ansvarlig for møtet. I tillegg gjennomfører rådmann og økonomisjef orienteringsmøter med tillitsvalgte på et mer overordnet nivå og i henhold til oppsatt fremdriftsplan. Befolkningsframskriving Oppdatert prognose for befolkningsframskriving skal som utgangspunkt legges til grunn for budsjettarbeidet. Kommuneplanleggerne hos Samfunnsutvikling har ansvar for å utarbeide oppdaterte prognoser så snart grunnlagsdata er tilgjengelig. Oppdaterte prognoser gjøres tilgjengelig for kommunalsjefer, økonomisjef, budsjettleder og økonomirådgivere så snart disse foreligger. Driftsbudsjettet Vedtatt Handlings- og økonomiplan og vedtatt budsjettramme for 2016 per virksomhet/ virksomhetsområde er utgangspunktet for inngangstall Virksomhetsledere og andre budsjettansvarlige melder inn aktuelle tiltak som følge av behovs- og volumendring. Det er viktig å Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb. 99, 4097 SOLA epost@sola.kommune.no

31 Vår dato Vår ref. side Saksnr.: 16/805-1 presisere at alle behovsendringer i forhold til opprinnelig vedtatt ramme 2016 må bli synliggjort. Kompensasjon av økte lønnsutgifter som følge av helårseffekt av lønnsoppgjør 2016 vil bli ivaretatt av rådmannen og skal ikke meldes inn. Rådmannen vil også ta en samlet vurdering av om det er mulig å prioritere kompensasjon for generell prisjustering. Forslag til nye tiltak må begrunnes og kostnadsberegnes. I utgangspunktet må nye tiltak finansieres innenfor eksisterende rammer. I tillegg er det viktig å melde inn tiltak som er avsluttet og hvor budsjettmidler kan trekkes inn. Innspill fra virksomhetsledere meldes in til økonomirådgiver for det enkelte tjenesteområde med kopi til fagsjef/kommunalsjef. Frist for å melde inn tiltak settes til 6. mai Behovsskjema 1 benyttes til dette formålet. Forslagene settes opp i prioritert rekkefølge med begrunnelse og vurdering av konsekvensene dersom tiltaket ikke kan bli prioritert. Økonomirådgivere vil gi nødvendig bistand til virksomhetsledere og andre. Økonomisjef vil etter fristen, sammen med budsjettleder og økonomirådgivere, invitere til egne møter med virksomhetsledere/fagsjefer/kommunalsjefer for gjennomgang av innmeldte tiltak. Dette for å sikre en god dialog og felles forståelse om utfordringer, strategiske prioriteringer og tiltak innenfor det enkelte tjenesteområdet. De høyest prioriterte tiltakene etter denne prosessen vil bli vurdert inntatt i rådmannens forslag til Handlings- og økonomiplan Tiltakene som tas inn skal beskrives i planens tekstdel i kapittel 2. Investeringsbudsjettet Investeringsgruppen som ble opprettet i forbindelse med utarbeidelse av Handlings- og økonomiplan videreføres. Faste medlemmer er økonomisjef, kommunalsjef Samfunnsutvikling, budsjettleder og økonomirådgiver Samfunnsutvikling. I tillegg vil virksomhetsleder Eiendom og seksjonsleder Eiendomsutvikling være faste medlemmer når prosjekter som eies av Eiendom diskuteres. Tilsvarende vil virksomhetsleder Kommunalteknikk være fast medlem når prosjekter som eies av Kommunalteknikk blir diskutert. Kommunalsjefer for Oppvekst og kultur samt Levekår, prosjektledere og økonomirådgivere trekkes inn i gruppen når tiltak for aktuelle tjenesteområder diskuteres. Mandatet til gruppen er å foreta strenge prioriteringer og legge fram et bærekraftig investeringsbudsjett. Økonomirådgiver Samfunnsutvikling har koordineringsansvar, og en egen møteplan vil i utarbeidet i periode fra april til rådmannens framleggelse av Handlings- og økonomiplan. Vedtatt investeringsbudsjett og nye politiske vedtak/føringer er utgangspunktet for budsjettarbeidet. For tidligere vedtatte prosjekt er det nødvendig å vurdere om behovet fortsatt er til stede. I tillegg må beregninger knyttet til prosjektenes totale kostnader og framdrift på prosjektene kvalitetssikres. Dette arbeidet utføres av økonomirådgiver for Samfunnsutvikling i samarbeid med kommunalsjefer, virksomhetsledere Eiendom og Kommunalteknikk samt prosjektledere. Første møte for investeringsgruppen samt prosjektledere Eiendom og Kommunalteknikk er fastsatt til 19. april Tema vil være gjennomgang av allerede vedtatte investeringsprosjekt. For å sikre felles forståelse vil kommunalsjefene for Oppvekst og kultur samt Levekår få tilsendt en oppdatert oversikt over vedtatte investeringsprosjekter på deres områder for vurdering av beløpets størrelse, endret behov og realisme for gjennomføring av prosjektene innenfor planlagte tidsrammer. Innspill og kommentarer sendes tilbake til økonomirådgiver Samfunnsutvikling, Cathrine Ekeberg Gaaseby, før første møte i investeringsgruppen den 19. april For nye investeringsprosjekt bes alle virksomhetsledere og budsjettansvarlige om å sende innspill til økonomirådgiver for Samfunnsutvikling, Cathrine Ekeberg Gaaseby, med kopi til kommunalsjef og økonomirådgiver for det enkelte tjenesteområde. Frist for innsending er satt til 6. mai Behovsskjema 2A benyttes til dette formålet. Investeringsgruppen vil i samråd med kommunalsjef for aktuelt tjenesteområde foreta en prioritering av innmeldt investeringsprosjekt. Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb. 99, 4097 SOLA epost@sola.kommune.no

32 Vår dato Vår ref. side Saksnr.: 16/805-1 Parallelt er det viktig å fange opp driftskonsekvenser av investeringsprosjekter slik at disse kan innarbeides i driftsbudsjettet. Dette gjelder både økt behov knyttet til drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse, økt bemanning og tilhørende driftsutgifter i tjenesteproduksjonen. For dette benyttes behovsskjema 2B, og innspillene sendes til økonomirådgiver for det enkelte tjenesteområde. Pris- og lønnsforutsetninger Rådmannen legger opp til at virksomhetene får kompensert merutgifter som følge av lønnsoppgjørene. Foreløpig legges det ikke opp til priskompensasjon, men dette vil sammen med andre tiltak være gjenstand for vurdering i løpet av budsjettprosessen. 3. Avgifter, gebyrer og egenbetalinger Avgifter, gebyrer og egenbetalinger for 2017 vedtas som en del av budsjettet i forbindelse med kommunestyrets budsjettbehandling, og med virkning fra 1. januar i budsjettåret. Nivå på avgifter, gebyrer og egenbetalinger må vurderes innenfor alle områder som grunnlag for å opprettholde et samlet godt tjenestetilbud. VAR-sektoren og andre selvkostområder må vurderes særskilt ut fra forutsetningene om økonomisk balanse og vedtatt avgiftsnivå for Fagavdelingene utarbeider forslag til gebyrene for sine respektive tjenesteområder og sendes til budsjettleder innen 1. september En samlet oversikt over avgifter, gebyrer og egenbetalinger vil bli trykt opp sammen med HØP og behandles av kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen. Bruk mal/oppsett fra vedtatt HØP Forventede merinntekter som følge av økte avgifter, gebyrer og egenbetalinger må melde inn av fagavdelingene som tiltak til HØP. 4. Presentasjonsform Handlings- og økonomiplan vil bli presentert i ett dokument tilsvarende HØP Rådmannen har som målsetting å få enda tettere kobling mellom kommuneplanen og handlings- og økonomiplanen. Disposisjon for dokumentet sendes til alle skribenter innen utgangen av juni Frist for innlevering av tekstbidrag til økonomiavdelingen for alle tjenestekapitlene settes til 16. september Tekstbidragene skal være godkjent av kommunalsjefer før innsending. Interne frister innen de respektive tjenesteområdene vil bli sendt ut av kommunalsjef/økonomirådgiver. 5. Foretakene og Sola kirkelige fellesråd Sola Storkjøkken KF og Kvithei utbyggingsselskap Sola KF må legge opp til en prosess som sikrer at foretakenes budsjettforslag blir styrebehandlet i god tid før rådmannens budsjettforslag legges fram. Det presiseres at budsjettforslagene skal være fireårig både for drifts- og investeringsdelen. Foretakenes budsjettforslag trykkes med rådmannens kommentarer sammen med kommunens handlings- og økonomiplan. Foretakenes forslag til budsjett 2017 og HØP sendes til økonomisjef innen 1. september Forslag fra Sola kirkelige fellesråd sendes til økonomisjef innen 10. juni Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb. 99, 4097 SOLA epost@sola.kommune.no

33 Vår dato Vår ref. side Saksnr.: 16/ Kortversjon av framdriftsplan Dato/Frist Handling 6. mai Innmelding av nye tiltak i drift og investering 11. mai Kommuneproposisjonen 2017 og RNB mai Orienteringsmøte formannskapet foreløpige rammebetingelser 14. juni kl Orienteringsmøte med tillitsvalgte 1. september Budsjettforslag fra foretakene 16. september Frist for innlevering av tekstbidrag 27. september kl Orienteringsmøte med tillitsvalgte 27. september Orientering formannskapet 6. oktober Statsbudsjett oktober Rådmannens forslag til HØP offentliggjøres 27. oktober Rådmannens forslag til HØP Gjennomgang med virksomhetsledere november Formannskapet behandler HØP desember Kommunestyret behandler HØP Med hilsen Ingrid Nordbø Rådmann Sabina Leto Økonomisjef Vedlegg: Framdriftsplan HØP Behovsskjema drift HØP skjema 1 og 2B Behovsskjema investering HØP skjema 2A Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb. 99, 4097 SOLA epost@sola.kommune.no

34 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Menighetsrådene i Sola v/leder og daglig leder Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: 13/ KRB 112 Sola BUDSJETTPROSESSEN 2017 FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD Sola kirkelige fellesråd skal behandle innspill til Sola kommunes budsjettprosess 2017 i sitt møte 22. juni. Fellesrådet ønsker i denne prosessen å være kjent med og oppdatert på menighetenes og kirkebyggenes behov. Formelt budsjettskriv innleveres rådmann så fort som mulig etter fellesrådets møte i juni. Fellesrådet gir sine innspill til kommunens egen budsjettprosess med utgangspunkt i Kirkelovens 15 Kommunens økonomiske ansvar. Kommunens rammetilskudd til kirkelig fellesråd fastsettes årlig i kommunestyrets møte i desember. Menighetsrådene og kirkelig fellesråd er likestilte råd med hver sine ansvarsområder og adskilte økonomier. Kirkebyggene er soknenes eiendom (KL 17) og forvaltes og vedlikeholdes av fellesrådet på vegne av soknene, og fellesrådet står også for faste personalrelaterte utgifter, noe som utgjør ca. 70 % av det totale årsbudsjettet. Erfaringsmessig er vi kjent med at fellesrådet sjelden har fått varig økt rammetilskudd fra kommunen. Det er allikevel viktig at vi melder og synliggjør reelle behov i menighetene og i kirkebyggene overfor kommunens ledelse med tanke på kommende års budsjettprosesser. Menighetsrådenes innspill skal føres på vedlagte budsjettskjema for å gi god oversikt i fellesrådets budsjettarbeid. Skjemaet for 2017-budsjettet er uendret i forhold til i fjor. Pkt. 4 gir en mulighet til innspill og ønskede prioriteringer på fellesrådets interne budsjettprosess og er tenkt å inneholde tiltak som menighetsrådene er spesielt opptatt av blir prioritert når 2017-budsjettet skal fastsettes, men som ikke nødvendigvis krever økte tilskudd fra kommunen. Kirkevergekontoret trenger innspillene fra menighetene i hende innen fredag 20.mai for å forberede saken til fellesrådets møte 22.juni. Vennlig hilsen Kai Rune Byberg Ass. kirkeverge Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: post@sola.kirken.no SOLA

35 Sola kommune Rådhusvegen SOLA E-post: Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: 16/805-1 Rådmann Økonomisjef Budsjettleder 13/ TT 112 Sola BUDSJETTINNSPILL 2017 FRA SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD - INNSPILL TIL SOLA KOMMUNES HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN Innledning Kirkelig fellesråd har i sitt møte under FR-sak 35/2016: Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune drøftet kommende års budsjettsituasjon, budsjettbehov og har gjort følgende enstemmige vedtak: a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2016 framskrives for 2017 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2016 og videre: 1. Drift: - Økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr til kr Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde (kr ) 2. Investering: - Fornyelse og oppgradering av utstyr og inventar til Solakirkene samt vedlikehold og oppgradering av teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr i kirkene (kr ) - Resterende reparasjon murarbeider Sørnes kirke (kr ) c. På bakgrunn av utarbeidet tilstandsrapport for Tananger kapell igangsetter Sola kirkelige fellesråd en prosess i tett samarbeid med Tananger menighet og Sola kommune for å utrede framtidig forvaltning av kapellbygget med tanke på videre drift eller eventuell godkjenning fra Riksantikvaren til riving av kapellbygget. d. Fellesrådet gir administrasjonen sammen med økonomiutvalget fullmakt til å utforme endelig budsjettskriv til kommunen. Sola kirkelige fellesråd fastsetter kommende års driftsbudsjett i etterkant av Sola kommunestyres budsjettvedtak i desember, jfr. Kirkelovens 15 Kommunens økonomiske ansvar. 1

36 Budsjettert rammetilskudd fra Sola kommune for 2016 er kr , inkludert lønns og pensjonsreserve. 2 Viktige kommentarer til driftsramme for 2017 Sola kirkelige fellesråd ber Sola kommune om at tilsvarende beregning av rammetilskuddet videresføres for 2017 som for Nærmere 70 % av fellesrådets driftsbudsjett brukes årlig til personalkostnader i faste stillinger. Fellesrådet sammen med menighetsrådene i Solakirkene er opptatt av å kunne videreføre nåværende tilbud og aktivitetsnivå i de 4 menighetene. Solakirkenes servicetorg har nå vært i drift i 6 år. Felles sentralbord og fellesadministrative tjenester knyttet til kirkelige handlinger har gitt mer rasjonelle og effektive tjenester. Hovedformålene med etableringen er å ha et høyt servicenivå overfor alle henvendelser samt å kunne frigjøre ressurser lokalt i menighetene til utadrettet virksomhet. Gudstjenestene i kirkene er forordnet av Stavanger biskop. Det avholdes årlig langt over 200 gudstjenester med om lag frammøtte. Sola kirkelige fellesråd er arbeidsgiver for den kirkelige betjeningen, utenom sokneprestene, som har Stavanger bispedømmeråd som sin arbeidsgiver. Det er i gjennomsnitt ca. 80 vielser og vel 100 begravelser årlig i Sola-kirkene. Den norske kirkes menigheter er preget av høy aktivitet med mange ukentlige tilbud til barn, ungdommer, konfirmanter, voksne og eldre. Menighetene har et stort frivillig nettverk omkring aktivitetene i kirkene med omlag 1000 frivillige medarbeidere totalt. Sola kirkelige fellesråd prioriterer stramt når rådet henvender seg til Sola kommune om økt økonomisk rammetilskudd for De 4 menighetsrådene signaliserer årlig mange behov og ønsker som fellesrådet gjerne skulle støttet med midler, men som det ikke klarer å imøtekomme. Sola kommune vil være kjent med at flere av de konkrete behovene for ekstra ressurser har vært presentert for kommunen gjennom en del år, og fellesrådet bekrefter med dette sine prioriteringer. 3 Konkrete budsjettinnspill A. DRIFT 1. Årlig økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr til kr Sola kirkelige fellesråd forvalter totalt 5 kirkebygg: Tananger kirke (2002), Ræge kirke (2009), Sørnes kirke (1977) - rehabilitert og påbygget i (2012), Sola kirke (1955) samt Tananger kapell (1879). Kapellet er svært lite i kirkelig bruk og leies ut til en eritreisk ortodoks menighet på søndagene. Fellesrådet har et ansvar for å ta vare på og vedlikeholde kirkebyggene på en god og forebyggende måte. Som forvalter av kirkebyggene erfarer kirkevergeadministrasjonen at det årlig blir mer og mer krevende å håndtere nødvendige kostnader knyttet til avanserte tekniske installasjoner som må ha jevnlig service og vedlikehold. Det legger mye større beslag på vedlikeholdsbudsjettet enn tidligere år. Det er også større krav til høyere faglig kompetanse enn før. Etter at Sola kommune fom 2016 har økt sitt rammetilskudd noe er det svært verdifullt at fellesrådet nå har fått etablert en felles ambulerende vaktmesterfunksjon i 100 % for Solakirkene som både skal forestå daglig forvaltning 2

37 av kirkebyggene, selv foreta enklere og forefallende vedlikehold samt ivareta nødvendig FDVarbeid. (forvaltning, drift og vedlikehold) og annen dokumentasjon. Sola kommune hadde tidligere år i sitt rammetilskudd til Sola kirkelige fellesråd et årlig øremerket tilskudd på kr den såkalte vedlikeholdsreserven. I forhold til kirkebyggenes arealer og særegne konstruksjoner er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene. For 2016 har fellesrådet avsatt kr av ordinære budsjettmidler samt av regnskapsmessig mindreforbruk 2015 til nødvendige og forebyggende vedlikeholdstiltak, og har også avsatt av nærmere kr til p.t. ukjente, framtidige vedlikeholdsbehov. Rådet vurderer det som god og forebyggende forvaltning av disse midlene. Dagens moderne kirkebygg har installert avansert teknisk utstyr for lyd, data som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. En del av dette utstyret er også finansiert og anskaffet av menighetene selv. Dette utstyret i kirkene utrangeres og må skiftes ut, og fellesrådet trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå på disse funksjonene. Årlig kostnad økning av vedlikeholdsreserve til kr : kr Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde. Menighetenes representanter i kirkelig fellesråd har gjennom flere år meldt behovet for for et utadrettet tilbud om tiltak blant barn og ungdom i Sola. De nye utbyggingsområdene på Skadberg og Jåsund er konkrete satsingsområder. Fellesrådet ser et behov for å kunne planlegge, tilrettelegge og gjennomføre felles tilbud og aktiviteter for ungdommer i typiske utbyggingsområder, både lavterskeltilbud og aktiviteter for organisert ungdom. Menighetene i Sola har høy kompetanse på og mye erfaringer med barne og ungdomsarbeid og ønsker å bidra i lokalmiljøene, gjerne i tilknytning til eksisterende positive nettverks og ungdomsarbeid i de lokale menighetene. Av erfaring vil fellesrådet også hevde at denne type medarbeider vil løse ut betydelig frivillig innsats. Profilen på tilbudet skal være nytenkende og proaktiv i forhold til akutte behov og utfordringer som oppstår. Det må være et nært samarbeid med kommunens øvrige etater og tilbud på feltet som SLT team, utekontakten, idrettslag etc. Dette ønsket var også tema i kontakten mellom Stavanger biskop og kommunens ledelse ifm bispevisitasen i november Årlig kostnad ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon: kr

38 B. INVESTERING Sola kirkelige fellesråd forutsetter at kirkelige prosjekter vedtatt i Handlings- og økonomiplan for Sola kommune videreføres som vedtatt. 1. Fornyelse og oppgradering av utstyr og inventar til Solakirkene De 4 menighetsrådene peker i årets budsjettprosess med rette på en del konkrete og vel begrunnede behov for utskiftning og oppgradering av inventar i kirkene. Tananger kirke har behov for utskift av bord og stoler i kirkestue. Der er det også sterkt behov for montering av blendingsgardiner for bedre tilrettelegging som undervisningsrom. Kirkerommet i den samme kirken bør oppgraderes for å imøtekomme moderne krav til god kommunikasjon ifm konserter og store gudstjenester ifm jul og kofirmasjon. Sørnes kirke har behov for varmepumpe i kjellerlokalene (ungdomsarbeid) og bak i kirkerommet. Dette vil gi et mer stabilt inneklima og vil gi energisparende. Ræge kirke har behov for oppgradering av kjøkkenutstyr og trenger stoler til underetasjen. 2. Vedlikehold og oppgradering avteknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr i kirkene Fellesrådet vil avslutningsvis peke på at måten å drive menighetsarbeid har de 10 siste årene forandret seg mye mht profil og formidlingsmåte. Dagens kirkebygg har i løpet av de siste 10 årene fått installert teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. Dette utstyret i kirkene blir gammelt og utrangert og må fra tid til annen oppgraderes ellerskiftes ut. Fellesrådet sammen med menighetene trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå også på disse funksjonene. Eksempelvis er den nye salmeboken tatt i bruk fom 2014, og menighetene i Sola bruker i stor grad projektor ifm salmesangen. Dette utstyret må derfor ha høy og stabil kvalitet. Et viktig aspekt i dette er at menighetene selv i flere av kirkene har bidratt med betydelige egne midler ifm anskaffelse av anlegg som er av en høyere kvalitet og standard enn fellesrådet har hatt mulighet til å bidra med økonomisk. Stipulert kostnad pkt. 1. og 2. i 2016: kr Tananger kapell framtidig forvaltning Tananger kapell er et tradisjonelt Linstow - kirkebygg fra 1879 som etter 2002 ikke har hatt funksjon som soknekirke. Den er listeført hos Riksantikvaren. Det betyr at alle endringer og større vedlikehold må godkjennes hos denne instansen. Kapellbygget gikk ut av ordinær kirkelig bruk i 2002 da det nye, flotte kirkebygget ble vigslet og tatt i bruk. Det brukes kun sporadisk til enkelte vielser og ved sjeldne anledninger til begravelser. Tananger menighet bruker ikke kapellet til sine arrangementer ellers, men kapellbygget har de siste 6-7 årene vært utleid til en eritreisk-ortodoks menighet. Det har siden 2002 ikke har vært mulig å prioritere vedlikeholdsmidler for Tananger kapell. Som hastetiltak våren 2015 ble det montert skiferfangere på begge sider av hovedtaket fordi det ved flere anledninger hadde sklidd ned takskifer, til stor fare for besøkende på Tananger kirkegård. Kirkevergen fikk utarbeidet en ekstern tilstandsrapport høsten Denne dokumenterer en estimert kostnad for nødvendige reparasjons og rehabiliteringsarbeid på om lag kr. 3,0 mill.kr 4

39 (2015). Erfaringsmessig fører de aller fleste rehabiliteringsprosjekter på kirkebygg og andre offentlige bygg til betydelige merkostnader. Følgende utdrag fra tilstandsrapporten gjengis: Den 137 år gamle bygningen lider litt av manglende vedlikehold. Et snarlig løft på vedlikehold vil hindre at mer alvorlige råteskader vil opptre. Nord- og vestveggen i tårnet har råteskader. Disse bør utbedres snart for å hindre at reisverket får skader. I løpet av en 4-6 års periode bør en bruke 3,0 mill. kr inkl. mva på kapellet. Dette kan deles opp i flere mindre tiltak som ikke nødvendigvis henger sammen. De to store postene er reparasjon av tårn (0,9 mill.) og omtekking av skifertakene (1,0 mill.) Tårnets vestvegg haster mest. Sola kirkelige fellesråd har i sitt møte hatt en foreløpig drøfting av framtidig forvaltning av Tananger kapell. Bygget vil i all framtid ha behov fort jevnlige vedlikeholdsmidler (stipulert til kr/år) som kirkelig fellesråd vil måtte be Sola kommune om tilskudd til. I lys av at det i Sola kommune i løpet av få år vil være bygget det 4. nye kirkebygget siden 1977 (Sørnes; Tananger (2002), Ræge (2009) og Sola (byggestart 2019) vurderer fellesrådet tjenligheten ved å ta vare på et gammelt kirkebygg som i praksis ikke er i bruk. Tananger kapell er et såkalt listeført kirkebygg hos Riksantikvaren. Det er ikke mulig å på egenhånd fatte vedtak om riving. Rådet har hatt en foreløpig drøftning og er innstilt på å igangsette en prosess i tett samarbeid med Tananger menighet og Sola kommune for å utrede muligheten for å eventuelt rive Tananger kapell. På bakgrunn av disse pågående vurderingene søker ikke Sola kirkelige fellesråd om spesifikke midler til Tananger kapell for 2017, men signaliserer at rådet vil komme tilbake til framtiden for Tananger kapell i neste års budsjettprosess. 3. Resterende reparasjon murarbeider Sørnes kirke A. Mangel - / reklamasjonssaker på rehabiliteringsarbeidene i Sørnes kirke (bygget 1977) Kirkevergen holder kontakt med Sola kommune avd. eiendom ang. rehabiliteringsprosjektet på Sørnes kirke og de mangel-/reklamasjonssakene som Sola kommune har overfor firmaet som hadde hovedentreprisen på rehabiliterings og påbyggingsarbeidene i Fellesrådet har et sterkt ønske om å få avslutte disse arbeidene og bli ferdig for alltid med bl.a. de endeløse lekkasjeproblemene, som dessverre ikke ble eliminert ifm de store tilbyggs og rehabiliteringsarbeidene. Det er krevende for kirkens brukere og staben å stadig måtte forholde seg til utsatte bøtter og kar, også på nye steder som skal fange opp vann som lekker inn. B. Midler til resterende ytre murarbeider Sola kirkelige fellesråd er godt kjent med at det fremdeles gjenstår noe arbeider på mursteinveggene på Sørnes kirke. Dette gjelder først og fremst fugeslitasje på vestveggen ut mot parkeringsplassen som er det gjenstående viktige vedlikeholdsarbeidet. Armeringsjern i fugene har rustet og presser fugene ut. Det vil også være nødvendig å impregnere mursteinsveggen mot vest. Stipulert reparasjonskostnad: kr

40 4. Avsluttende budsjettkommentarer Sola kirkelige fellesråd vektlegger en god og profesjonell økonomiforvaltning av de årlige tilskuddsmidlene fra Sola kommune. Midler til nøkkelstillinger i menighetene, trosopplæring, diakoni, undervisning samt effektiv og nødvendig administrasjon skal sammen med godt vedlikehold av kirkene alltid være prioritert. De fleste stillinger er knyttet til faste og nødvendige funksjoner som biskopens forordnede gudstjenester i de fire kirkene, kirkelige handlinger (dåp, vielser, begravelser), et stort konfirmantarbeid, barne og ungdomsarbeid m.v. Kirkenes staber er i stor grad minimumsbemannet og er sårbare overfor uforutsette endringer. Menighetsrådene sammen med mange frivillige krefter driver etter beste evne mange og varierte lokale kirkelige tilbud til en stor og ung befolkning i vekstkommunen Sola. Fellesrådet verdsetter den store og frivillige innsatsen i menighetene som bidrar med egne lønnsmidler til vel 3 årsverk samt tusenvis av dugnadstimer. Den norske kirkes menigheter i Sola står i en sterk tusenårig tradisjon og engasjerer svært mange mennesker. Viktige deler av menighetenes virksomhet bæres oppe av tilsammen noen hundre unike frivillige medarbeidere, og mange av disse tilbudene er rettet mot barn og ungdom i Sola. Med vennlig hilsen for Sola kirkelige fellesråd Karim Saffaran Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen Kirkeverge 6