15/180 Utvikling- og vedlikehold av domstolenes saksbehandlingssystemer

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag for konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: 15/180 Utvikling- og vedlikehold av domstolenes saksbehandlingssystemer Denne versjon 1.2 har følgende endringer: I pkt. 4.1 er tabellens pkt 2 endret I pkt. 6.8 er avsnitt om dokumentasjon fra underleverandør/samarbeidspartner tilsvarende det som står i pkt. 6.7 satt inn

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens verdi og innhold Overordnet beskrivelse av saksbehandlingsløsninger for domstolene Kontraktstype Kunngjøring av anskaffelsen Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kontaktperson Språk Fremdriftsplan Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Returnering av kvalifikasjonssøknad Vedståelse Konfidensialitet og offentlighet Taushetsplikt Offentlighet Krav til kvalifikasjonssøknaden Søknadens struktur Søknadsformat Innbinding, pakking og merking Antall kopier Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Avvisning av leverandør Levering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Søknadsregistrering Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskravene Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Egenerklæring om vandel Krav til økonomisk og finansiell stilling Egenerklæring om bekreftelse på oppfyllelse av ILO-konvensjoner Krav til gjennomføringsevne og kapasitet Krav til Leverandørens kompetanse og erfaring Valg av kvalifiserte leverandører Gjennomføring av kvalifiseringen Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Antall tilbud det vil bli forhandlet om Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 2 av 20

3 8 Avslutning av kvalifiseringen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Midlertidig forføyning Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 3 av 20

4 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Domstoladministrasjonen (DA) er den administrative overbygningen for landets domstoler og jordskifteretter; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 66 tingretter, 5 jordskifteoverretter og 34 jordskifteretter. DA har ca. 90 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. DA er domstolenes og jordskifterettenes støttespiller og koordinerende serviceorgan. I tillegg har DA administrativ styringsfunksjon og tilsyn med domstolenes og jordskifterettenes måloppnåelse. DA skal bidra til utvikling av domstolene og jordskifterettene slik at de er best mulig i stand til å møte utfordringene de stilles ovenfor. DA er organisert med følgende fagenheter: rettsenheten enhet for kommunikasjon enhet for økonomi og eiendom enhet for organisasjon og personal enhet for serviceutvikling enhet for IKT enhet for kompetanse IKT-enheten er den største og er organisert i to seksjoner; seksjon for teknologi og seksjon for applikasjoner. DA engasjerer også personell i domstolene som brukerstøtte for fagsystemer. IKT-driftstjenester har siden 2008 blitt levert av CGI (tidl. Logica). DA administrerer også en del råd og utvalg. De viktigste er Innstillingsrådet (IR), Tilsynsutvalget (TU) og Finnmarkskommisjonen (FK). Når DA omtales i dette konkurransegrunnlaget innbefatter det også disse råd og utvalg. Domstolene er lokalisert på 104 forskjellige steder/bygninger i landet, og det er et sted mellom 4 og 200 brukere pr lokasjon. Det arbeider i dag om lag 1000 saksbehandlere, 850 dommere, og 100 ingeniører (jordskifteretten) i domstolene. Informasjon om domstolene og DA finnes også på internett: og Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Domstoladministrasjonen utvikler, vedlikeholder og drifter saksbehandlingsløsninger for domstolene. Disse tjenestene utføres i hovedsak av eksterne leverandører. Formålet med denne anskaffelsen er å inngå en avtale for videreutvikling, utvikling og vedlikehold av saksbehandlingsløsninger for domstolene i Norge Anskaffelsens verdi og innhold Det har vært gjort betydelig utviklingsarbeid på saksbehandlingsløsningene de siste årene. Blant annet er saksbehandlingssystemet for ting- og lagmannsrettene, LOVISA, bygd om for å kunne danne plattform også for jordskiftedomstolenes og Høyesteretts saksbehandlingsløsninger Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 4 av 20

5 Det skal inngås avtale med én leverandør som omfatter: Utvikling/videreutvikling og vedlikehold av saksbehandlingsløsningene for alle rettsinstanser. Blant annet vil arbeidet med utvikling av Høyesteretts nye system starte ved årsskiftet 2015/16. Videreutvikling og vedlikehold av mellomvare/enterprise Service Bus (ESB) Domstoladministrasjonen skal selv ha ansvar for 1. linje brukerstøtte med tilhørende problem- og hendelseshåndtering. En ekstern driftsleverandør leverer IKT-driftstjenester til DA, inkludert applikasjonsdrift. Det vil bli gjennomført en ny konkurranse om driftstjenestene i perioden denne avtalen vil gjelde for. Endringer i driftstjenestenes innhold, herunder hvem som skal levere applikasjonsdrift vil kunne endres. Applikasjonene i DA og domstolene er tilgjengelig gjennom terminalserver. DA antar at verdien på kontrakten vil være mellom 100 og 150 MNOK over kontraktens samlede varighet. Fordelingen mellom utvikling og vedlikehold antas å være 50/50. Både omfang og fordeling er beheftet med usikkerhet Overordnet beskrivelse av saksbehandlingsløsninger for domstolene Infrastruktur I det følgende gis en beskrivelse av den infrastruktur med tilhørende systemer som domstolene har i dag. Med infrastruktur menes basiskomponentene som trengs som fundament for å tilby ulike tjenester og applikasjoner til brukeren. Dette er ikke tjenester brukeren selv forholder seg til, men er nødvendige for å kunne tilby disse ut til brukeren på en god og sikker måte. Under er en oversiktsskisse på hvordan dagens nettverksløsning ser ut Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 5 av 20

6 Infrastrukturen er per i dag driftet av en ekstern driftsleverandør. Denne er ansvarlig for at infrastrukturen til enhver tid er tilgjengelig for sluttbrukerne, og har en kvalitet som er i samsvar med inngåtte avtaler. Innenfor infrastrukturområdet nettverk ligger også IP-telefoni, videokonferanse og trådløs tilgang i tillegg til det tradisjonelle nettverket (WAN/LAN). Domstoladministrasjonens brukere er spredt geografisk over hele landet fra Hammerfest i nord til Kristiansand i sør. Det er i overkant av 100 lokasjoner over hele landet, og lokasjonenes størrelse varierer fra 6 brukere til nærmere 400 for Oslo. Lokasjonene er tilknyttet datasentrene med direktekobling slik at det danner et stjerneformet nettverk. Terminalserver Alle domstolbrukere kobler seg opp mot denne løsningene over terminalserver og får tilgang til applikasjoner kun gjennom dette grensesnittet. Dette gjelder også for tilgang via hjemmekontorløsningen nevnt under. Databaseplattform MS SQL-server er valgt som standard databaseplattform. Active directory Active Directory er en katalogtjeneste som brukes for tildeling av rettigheter, samt styring av andre brukerspesifikke attributter for domstolens brukere. Alle autentiserer seg mot denne når de skal inn på domstolenes domene og når de skal gjøre operasjoner Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 6 av 20

7 underveis i dette domenet. Noen av områdene dette gjelder er hvilke rettigheter de skal ha på skrivebord, snarveier som skal etableres, skrivere man skal ha tilgang til, hvilke fellesområder man skal ha og tilsvarende. Noen av reglene er overordnet og gjelder for større brukergrupper på tvers av organisasjonstilhørighet, mens andre styres ned på domstolsnivå. Sikkerhetsarkitektur og -mekanismer Mellom eksternt nettverk og sikret sone hvor sensitive opplysninger behandles vil det være flere sikkerhetsbarrierer. Nettjenester som er rettet mot brukere utenfor Kundens nett skal følge de anbefalinger og krav som standardiseringskatalogen stiller. Konseptuell skisse over Kundens sin IKT-sonemodell Modellen omfatter følgende soner: Ytre sone DMZ sone sone uten brukere, men benyttes av tjenester som trenger tilgang til Internett. Alle (både interne og eksterne) som skal ha adgang til programvare har tilgang. Intern sone - hvor ikke-sensitiv informasjon behandles. Inneholder alle applikasjonsserverene, samt portaler og tjenester for intern brukere. Sikker sone - hvor sensitiv informasjon behandles. Tilsvarende som intern sone, men Database- & datalagringssone for sensitiv Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 7 av 20

8 informasjon. Sonen inneholder alle databaseservere og datalagringsenheter og tjenester som er sikret. Management sone - sone uten brukere, men benyttes av tjenester som trenger tilgang til alle servere i nettverket. Hjemmekontor Dagens hjemmekontorløsning gir ansatte en sikker tilgang via Internett til domstolenes terminalservere. Det være seg så vel hjemmefra som fra en flyplass eller hotell. En Safeword brikke brukes her for tildeling av engangspassord ved pålogging. Løsningen er uavhengig av hvilken pc en bruker. Det eneste som kreves er at brukeren laster ned et lite program som sørger for den sikre kommunikasjonen mot domstolenes systemer. Hjemmekontorløsningen baserer seg på tilgang over internett via pc-er som domstolene sine systemer ikke har kontroll over, noe som stiller høye krav til de underliggende sikkerhetsmekanismene. Portalløsning Alle domstolene har en intranettløsning som består av en lokal og en sentral del. Den lokale delen er tilgjengelig kun for den enkelte domstol og artikler publiseres her av domstolen selv. Den sentrale delen er felles for alle domstoler og artikler publiseres av Domstoladministrasjonen. I tillegg har domstolene en felles side som Domstoladministrasjonen publiserer på ( og Foruten dette har de fleste domstoler også en egen internettside, som i noen tilfeller har et eget toppdomene, men som består av samme løsning. Både intra- og internettløsningen er utviklet på Episerver. Samhandling i sektor (stifinner løsningen) Stifinnerløsningen brukes til oversendelse av tiltalebeslutning (straffesaker) fra politiets saksbehandlingssystem BL til Lovisa og tilbake igjen. (Kopi sendes også til kriminalomsorgens systemer. Gjøres automatisert via SMTP). Mellomvare Domstoladministrasjonen har standardisert på Microsoft BizTalk som mellomvare for samhandling mot eksterne parter. All ekstern kommunikasjon ønskes kjørt gjennom denne. Eksterne tjenester Domstolene har flere økonomi- og personaltjenester levert via DFØ. Disse aksesseres typisk via web Arkitektur DA anvender TOGAF som rammeverk for utvikling og forvaltning av virksomhetsarkitektur. Hensynet til domstolenes uavhengighet, og at beslutninger sikrer domstolene styring og kontroll med egen virksomhet, vil være en grunnleggende forutsetning for utforming av domstolenes framtidige IKT-arkitektur. Det langsiktige formålet med arkitekturarbeidet er å utvikle og forvalte en dokumentert, kjent og omforent virksomhetsarkitektur for domstolene, som grunnlag for videre utvikling av virksomhetsprosessene og systemløsningene Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 8 av 20

9 For å sikre samhandling i straffesakskjeden har delsektorene i justissektoren samarbeidet om arkitekturspørsmål. Dette har blant annet resultert i en omforent overordnet datamodell for justissektoren med fokus på straffesakskjeden. Direktoratet for forvaltning og IKT presenterte i april 2009 overordnede prinsipper for IKT-arkitektur for offentlig sektor. De sju prinsippene er tjenesteorientering, interoperabilitet, tilgjengelighet, sikkerhet, åpenhet, fleksibilitet og skalerbarhet. De overordnede prinsippene utdypes og tilpasses til domstolene der dette er påkrevd. Arbeidet med arkitektur i domstolene bygger dessuten på utviklingsmålene som er nedfelt i IKT-strategien for domstolene. DA samarbeider med sine leverandører om konkret løsningsarkitektur. Dette gjelder både applikasjonsarkitektur, informasjonsarkitektur og teknisk arkitektur Applikasjoner Nedenfor følger en overordnet beskrivelse av de mest sentrale applikasjonene i DAs systemportefølje, som omfattes av eller har grensesnitt mot denne anskaffelsen: Lovisa Tingrettene og lagmannsrettene benytter i dag Lovisa som sin hovedapplikasjon. Lovisa er en tre-lags applikasjon bestående av en java swing klient, et knippe applikasjonsservere (Oracle WebLogic) og en underliggende clustret MS SQL database. Lovisa er utviklet på rammeverket FS.java (FrameSolutions). Løsningen har ca 1500 brukere, og vil utvides til ca 2000 brukere innen Lovisa har direkte kommunikasjon mot en rekke eksterne parter gjennom: Stifinner o Oversendelse av tiltalebeslutning (straffesaker) fra politiets saksbehandlingssystem BL til Lovisa og retur av rettsavgjørelsen til BL med kopi til Kriminalomsorgens system Kompis (automatisert via SMTP). Brønnøysundregistrene o Oversendelse av konkursbegjæring med mer fra BRREG til Lovisa og tilbake. Gjøres via WebServices/BizTalk. Rettsinformasjonstilbydere o Oversendelse av rettsavgjørelser til Lovdata, Gyldendal Rettsdata og DiB Kunnskap gjøres fra Lovisa via Biztalk og deretter til en ftp-tjener hos mottakerne. Div Registre o Oppslag mot foretaksregister via Lovisa (gjøres med WebServices) o Oppslag mot justissektorens kopi av folkeregisteret via Lovisa (gjøres med WebServices) Skattedirektoratet o Oversendelse av skifteattester til Skattedirektoratet gjøres via WebServices/BizTalk. Aktørportalen (pilot) o To veis kommunikasjon med aktører i sivile saker. Gjøres via WebServices/BizTalk Meddommerportalen o Innsending av meddommerlister fra kommunene. Gjøres via WebServices/BizTalk Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 9 av 20

10 Rapportmodulen tilnyttet Lovisa består av predefinerte transcript-sql spørringer mot en replikert rapportdatabase, med Jasper Reports / Play som klient. Lovisa blir kontinuerlig videreutviklet og har minimum 3 hovedleveranser i året, i tillegg til eventuelle patch er av leveransene. Leveransene inneholder både nyutvikling/videreutvikling og feilretting. Det er en ambisjon om å øke antall årlige leveranser. Høyrett Høyesterett benytter Høyrett som sin hovedapplikasjon for all saksbehandling. Det er en to-lags applikasjon med klient på terminalserver og en databaseserver med innebygget applikasjonslogikk. Høyrett er visuelt nærliggende Lovisa og har de samme prinsippene med en oppgaveorientert saksflyt. Applikasjonen ble imidlertid utviklet tidligere enn Lovisa og har derfor en annen underliggende logikk. Høyrett er utviklet på rammeverket Sara98 (FS.smalltalk) med Gemstone database/applikasjonsserver. Høyrett har to hovedleveranser i året, i tillegg til eventuelle patch er. Høyrett planlegges erstattet av en annen løsning og utfaset i løpet av Saksbehandlingsløsning for jordskifterettene Jordskifterettens saksbehandlingsløsning har til nå vært en frittstående løsning utviklet og vedlikeholdt internt hos DA. Fra høsten 2015 vil en ny løsning utviklet i Lovisa bli tatt i bruk for jordskifteretten. Mellomvare/ESB Microsoft BizTalk er domstolenes mellomvare for elektronisk samhandling mellom domstolenes saksbehandlingssystemer og aktører både i offentlig og privat sektor. BizTalk brukes i dag hovedsakelig til asynkron meldingsutveksling med eksterne. BizTalk brukes til køhåndtering, logging, konvertering, signering, kvittering, ftp-dump, m.v. Det eksisterer i dag BizTalk orkestreringer for avgivelse av rettsavgjørelser til Lovdata, Gyldendal rettsdata og DiB Kunnskap, oversendelse av konkursbegjæring til konkursregisteret i Brønnøysund, oversendelse av melding om tvangsavvikling og tvangsoppløsning fra foretaks- og regnskapsregisteret i Brønnøysund, oversendelse av skifteattester til Skattedirektoratet, kommunikasjon med Meddommer- og Aktørportalen, m.v. Høyesteretts saksbehandlingssystem, Høyrett, oversender rettsavgjørelser på linje med de alminnelige domstolene. Jordskifterettenes system oversender lønnsoppgaver til AltInn via Biztalk en gang i året. BizTalk løsningen er delt opp i separate pakker på bakgrunn av område. Eksempler er DA.BT.avgivelse (Lovdata, Rettsdata, DiB), DaIntegrator (BRREG), DA.BT.Arvid (SKD), DaIntegrator.Altinn (JSR) og DA.BT.Akroerportal (framtidig elektronisk samhandling med advokater). Disse kan rulles ut i test og produksjon separat. Plattformen er Microsoft BizTalk Om rammeverket FrameSolutions FrameSolutions er et rammeverk for arbeidsprosessløsninger levert av Computas AS. Løsninger basert på FrameSolutions har i dag mer enn brukere. FrameSolutions rammeverket er foruten hos DA benyttet i løsninger hos eksempelvis NAV og Mattilsynet blant flere Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 10 av 20

11 Computas har utlisensiert en rett for andre IT-selskaper til å drive utvikling og forvaltning av løsninger basert på FrameSolutions. DAs intensjon er å stå for en slik lisens/partneravtale på vegne av sine tjenesteleverandører. Rammeverket finnes på tre teknologiplattformer; Java,.NET og Smalltalk. Saksbehandlingsløsningen Lovisa er utviklet på Java-versjonen av rammeverket, mens Høyrett (som planlegges erstattet med ny løsning i løpet av de nærmeste årene) er utviklet på Smalltalk-versjonen av rammeverket. Det vises til kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg 1 for nærmere beskrivelse av FrameSolutions Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør. Det skal forhandles om følgende avtaler: Rammeavtale for utvikling/videreutvikling av systemene med varighet på 4 år (3+1) basert på SSA. Avtale om vedlikehold av systemene med varighet på inntil 8 år (3 år + opsjoner for totalt inntil 5 år som kan utløses i flere omganger) basert på SSA-V (vedlikeholdsavtalen). Aktuelle avtaler er tilgjengelig på Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tender European Daily ( på dato angitt i pkt Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter i tillegg til selve kvalifikasjonsgrunnlaget: Bilag A: HMS-egenerklæring. Bilag B: Egenerklæring om vandel. Bilag C: ILO Konvensjoner Bilag D: Forpliktelseserklæring Bilag E: Egenerklæring taushetsplikt Bilag F: Søknadsbrev Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 11 av 20

12 Vedlegg 1: Beskrivelse av FrameSolutions Vedlegg 2: Leverandørens kapasitet Vedlegg 3: Leverandørens kompetanse og erfaring 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post Kopi til epost: Arve Hamar seniorrådgiver 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne kvalifikasjonen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve kvalifikasjonssøknaden. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Oversendelse til Doffin/TED Fast Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Fast Frist for å levere kvalifikasjonssøknad kl 1200 Fast Evaluering kvalifikasjon Uke 26/27 Estimert Utsending konkurransegrunnlag Estimert Tilbudsfrist Estimert Evaluering/ Forhandlinger sep./okt Estimert Kontrahering Estimert 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen kvalifikasjonsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål av relevans for konkurransen vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av kvalifikasjonsgrunnlaget på Doffin i god tid før kvalifikasjonsfristens utløp. 2.8 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av kvalifikasjonssøknad, tilbud og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 12 av 20

13 Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.9 Returnering av kvalifikasjonssøknad Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes kvalifikasjonssøknader Vedståelse Leverandøren må vedstå seg søknaden til Konfidensialitet og offentlighet 3.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 3.2 nedenfor. 3.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de meiner er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Bilag E. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentleglova Krav til kvalifikasjonssøknaden 4.1 Søknadens struktur Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon nr. 1. Dokumentasjon: Søknadsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til kvalifikasjonsgrunnlagets navn og nummer Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 13 av 20

14 2. leverandøren Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester jf. pkt HMS-egenerklæring, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt Egenerklæring om vandel, jf. pkt Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt Dokumentasjon av overholdelse av ILO-konvensjoner, jf pkt Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 6.7 og Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt. 3.2 og Bilag E. Annen relevant informasjon 4.2 Søknadsformat Innbinding, pakking og merking Kvalifikasjonssøknaden skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Kvalifikasjonssøknaden med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Kvalifikasjonssøknaden skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. kvalifikasjonssøknadens konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o "Kvalifisering 15/180" o Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt Antall kopier Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i 1 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av kvalifikasjonssøknaden på CD/DVD/annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.3 Tilbakekalling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonssøknaden kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av kvalifikasjonssøknaden er å betrakte som en ny søknad. 4.4 Avvisning av leverandør Avvisningsreglene i FOA kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 14 av 20

15 5 Levering av kvalifikasjonssøknaden 5.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kvalifikasjonsfristen angitt i pkt Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innleverte søknader vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Kvalifikasjonssøknaden skal leveres i det formatet som er angitt under pkt Kvalifikasjonssøknader som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Domstoladministrasjonen v/arve Hamar Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Kvalifikasjonssøknader kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl.08:00 15:00) til følgende adresse: Domstoladministrasjonen Dronningensgate Trondheim 5.3 Søknadsregistrering Kvalifikasjonssøknadene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiveren. 6 Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Oppdragsgiver vil blant de som er kvalifisert invitere mellom 3 og 6 leverandører til å levere tilbud. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 15 av 20

16 Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se bilag A. 6.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. 6.4 Egenerklæring om vandel KRAV Leverandøren skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i bilag B er oppfylt. 6.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de tre siste årene. Dersom årsregnskapet for fjoråret ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp for denne konkurransen skal det i tillegg vedlegges foreløpig årsregnskap for fjoråret. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. 6.6 Egenerklæring om bekreftelse på oppfyllelse av ILO-konvensjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 16 av 20

17 Leverandøren skal bekrefte at han oppfyller de åtte grunnleggende ILOkonvensjonene Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at punkter i bilag D er oppfylt. 6.7 Krav til gjennomføringsevne og kapasitet KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. DOKUMENTASJONSKRAV Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Forpliktelseserklæring (Bilag D), samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Det kreves at Leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre den etterspurte leveransen. Leverandøren skal oppgi hvor mange ansatte selskapet har med relevant kompetanse for denne anskaffelsen. Tabellene i vedlegg 2 til kvalifikasjonsgrunnlaget skal Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 17 av 20

18 fylles ut. Det skal ikke leveres dokumentasjon utover dette (CV-er og annen dokumentasjon knyttet til konsulenter vil bli etterspurt gjennom konkurransegrunnlaget overfor de leverandører som blir kvalifisert). Domstoladministrasjonen ønsker kapasiteten angitt på to nivåer: 1. Leverandørens totale relevante kapasitet 2. Leverandøren kapasitet fordelt på kompetanse-/fagområder relevant for denne anskaffelsen. 6.8 Krav til Leverandørens kompetanse og erfaring KRAV Leverandøren skal ha god kompetanse og erfaring fra lignende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV DA vil vurdere Leverandørens synliggjorte relevante kompetanse og erfaring i forhold til anskaffelsens art og omfang. DA vil også blant annet gjennom henvendelser til referanser søke å verifisere og kartlegge Leverandørens relevante erfaring. DA vil vurdere Leverandørens dokumenterte generelle prosesser og rutiner for vedlikehold og videreutvikling av systemer og systemintegrasjon, herunder generelle prosesser og rutiner for test. DA vil videre vurdere Leverandørenes rutiner for ITsikkerhet. I tillegg vil det søkes kartlagt og verifisert erfaring med håndtering av systemer som inneholder personsensitive data. Det er særlig viktig at Leverandøren dokumenterer god erfaring og kompetanse med utvikling, implementering, videreutvikling og vedlikehold av tilgjengelighetskritiske saksbehandlingssystemer på sammenlignbare arkitekturer, og av løsninger som i stor grad benytter sammenlignbar mellomvare/esb i elektronisk samhandling mellom applikasjoner og mellom ulike aktører, jf. beskrivelser i kapittel Leverandøren skal fylle ut tabellen i vedlegg 3 til kvalifikasjonsgrunnlaget med de viktigste og mest relevante referanseleveransene (tjenesteleveransene) for denne anskaffelsen. Referanseleveransene skal beskrive oppdragets art, Leverandørens rolle, varighet og verdi (timer og/eller beløp). Under kolonnen Beskrivelse av tjenesteleveransen skal det også beskrives på hvilke områder det ble vunnet erfaring som er relevant for denne anskaffelsen. Av tabellen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden med Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 18 av 20

19 telefonnummer og e-post som denne kan kontaktes på. Referansekundenes kontaktperson skal være informert om at de kan bli kontaktet av Kunden. Det skal oppgis minimum 3 og maksimalt 5 leveranser. Krav til dokumentasjon: Dokumentasjon av leverandørens generelle prosesser og rutiner for vedlikehold og videreutvikling av systemer og systemintegrasjon, herunder generelle prosesser og rutiner for test. Leverandørenes rutiner for IT-sikkerhet Tabellen i vedlegg 3 til kvalifikasjonsgrunnlaget skal fylles ut i samsvar med instruksene over. Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal leverandøren vedlegge følgende: Forpliktelseserklæring (Bilag D), samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 19 av 20

20 tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. 7 Valg av kvalifiserte leverandører 7.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Oppdragsgiver vil evaluere innsendte kvalifikasjonssøknader opp mot kvalifikasjonskravene som er gitt i pkt Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil begrense antall tilbydere som blir invitert til å gi tilbud. Såfremt det foreligger et tilstrekkelig antall søkere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil antall søkere som inviteres til å gi tilbud bli begrenset til maksimalt 6. Utvelgelsen blant de kvalifiserte søknadene vil skje ut fra deres relative score på kvalifikasjonskravene 6.7 og 6.8, hvor 6.7 veier 30% og 6.8 veier 70%. 7.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA Avslutning av kvalifiseringen 8.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen,dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig dersom deres kvalifikasjonssøknad blir avvist eller ikke blir funnet godt nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, evt. hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsrunden. 8.3 Midlertidig forføyning Dersom en forespørsel om kvalifisering blir avvist eller forkastet settes en frist for å framsette midlertidig forføyning på 15 dager iht. FOA Kvalifikasjonsgrunnlag v1.2 Side 20 av 20