SAKSFRAMLEGG. Saksgang. Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyre

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyre Arkivsaksnr: 2015/1477 Klassering: A30 Saksbehandler: Ellen Samuelsen ETABLERING AV KULTURSKOLEN I SAMFUNNSHUSET Trykte vedlegg: Mulighetsstudie Rådmannens forslag til innstilling: 1. Med utgangspunkt i mulighetsstudien og rådmannens kommentarer, ber Steinkjer kommune Dampsaga Bad og Kulturbygg AS om å tilpasse lokalene i Samfunnshuset til kulturskolen og kommunens øvrige virksomhet i bygget. 2. Det økte husleiekostnadene for kulturskolen innarbeides i årsbudsjett og økonomiplan fra 2016, med helårsvirkning i henhold til framdriftsplan. 3. Det forutsettes at kommunen deltar aktivt i det videre arbeidet i form av deltakelse i planlegging og styring av byggeprosess. Rådmannen oppnevner administrative representanter til dette arbeidet. Torunn Austheim Rådmann Gunvor Aursjø utviklingssjef

2 Saksopplysninger: behandlet kommunestyret sak om Steinkjer billedgalleri Prosjekt Jakob kulturinstitusjonene i sentrum. I vedtaket, som er i sju punkt, heter det blant annet: 1. Steinkjer kommune ønsker en god og langsiktig byutvikling. Dette arbeidet krever at vi ser de muligheter som ligger i bruk av sentrum, både i forhold til aktivitet og opplevelser. I denne sammenheng er det viktig å skape utviklingsrom for kulturinstitusjonene i Steinkjer. Innenfor byutvikling som totalkonsept er det nødvendig å vise ansvarlighet i forhold til det totale kostnadsbildet gjennom å prioritere en nødvendig rehabilitering og revitalisering av Samfunnshuset, byens storstue ved torget, og tilrettelegging for å ta i bruk arealene ved torget. Dette bør over tid kombineres med ny aktivitet i et nybygg i Weidemannskvartalet som sammen med Samfunnshuset kan huse alle kulturinstitusjonene. Samlet er dette viktige grep for Steinkjer som kulturby og for økt aktivitet i sentrum. 2. Steinkjer kommune igangsetter nødvendige arbeider for å realisere Prosjekt Jacob under kommunen sin styring og eierskap i henhold til løsning W3 vist i vedlagte rapport med en samlet utbygging av Weidemannskvartalet og Samfunnshuset. Utbyggingsrekkefølge og omfang vist i rapporten, vurderes nærmere. Ut fra Samfunnshusets betydning og ansvarlighet i forhold til kostnadsbildet prioriteres følgende: a) Som første etappe gjennomføres to operasjoner: etablering av et midlertidig kunstsenter i Samfunnshuset eller alternativt på Dampsaga, og kulturskolen flyttes fra Dampsaga til Samfunnshuset. Dampsaga bad og kulturbygg as bes om å tilpasse lokalene til formålene. Samling av kulturskolen i samme hus som ungdomstjenesten og Huze åpner for nye spennende muligheter for kommunens samlede fritidstilbud til denne aldersgruppen. Investeringskostnaden for det midlertidige kunstsenteret holdes på et minimum. Nasjonalt senter for gjenreisingsarkitektur kan samlokaliseres med kunstsenteret. Konsekvenser for investerings- og driftsbudsjettet innarbeides i budsjettet for 2015 etter nærmere dialog med aksjeselskapet. b) Alle etapper skal endelig besluttes gjennom vedtak i kommunestyret. Det antas at en endelig avklaring av første etappe kan skje i løpet av året. Forut for en slik avklaring skal det gjennomføres en vurdering som gir et tilstrekkelig grunnlag for å kunne sammenligne med et alternativ som innebærer at hele kultursatsingen, herunder etableringen av nye institusjoner og utvikling av framtidsrettede fasiliteter for de eksisterende, gjennomføres på Dampsaga kulturhus. Framtidig oppgraderingsbehov på Samfunnshuset må også være en del av en slik vurdering. 3. Finansieringsløsningene, investeringer og drift, samt bygningsmessige løsninger, bearbeides med hensyn på: a. Investeringstilskudd fra stat og fylkeskommune b. Driftstilskudd under museumsordningen til kunstsenteret c. Driftstilskudd til nasjonalt senter for gjenreisingarkitektur d. Driftstilskudd til litteraturhus Nord-Trøndelag e. Optimalisering av driftsutgifter 4. Det vises til kommunestyrets behandling av sak 14/31 Steinkjer kommune årsmelding og årsregnskap når det gjelder finansiering av prosjektutviklingen og prosjektering av flytting av kulturskolen.

3 Når det gjelder punkt 3 i vedtaket ble det fulgt opp med en utredning som ble behandlet i kommunestyret , og hvor det ble fattet følgende vedtak: 1. Ut fra en samlet vurdering av kostnader, muligheter og begrensinger i innhold og bruk av arealer, hensyntaken til den kulturhistoriske verdi de tidligere industribyggene har, samt sentrumsutvikling anses en oppgradering av Dampsaga kulturhus som alternativ til prosjekt Jakob som ikke aktuelt. De neste etappene i prosjektet beskrevet i kommunestyrets vedtak i sak 14/36 punkt b og c, skal også endelig besluttes gjennom vedtak i kommunestyret. 2. Det settes i gang et arbeid for å se på etterbruk av Dampsaga. Under behandlingen av årsbudsjett for 2015, vedtok kommunestyret i sitt møte også følgende under Drift pkt. b: Kulturskolen skal være et ressurssenter for skolene, kulturlivet og lokalsamfunnet i Steinkjer. Kommunestyret ber om en sak til hovedutvalget som ser på ny organisering, endringer og nye muligheter for synergier som følge av en flytting fra dagens lokaler til Samfunnshuset. Tilbudet til kommunens korps, inkludert den korpsrettede aktiviteten av det som har vært kulturskoletimen på skolene, skal være på samme nivå som i 2014, for å styrke og utvikle musikklivet i kommunen. Dette betyr et reelt omstillingsbehov på kroner for kulturskolen. I tråd med vedtakene av , og etter avklaringen av endelig lokalisering gjennom vedtaket , legger rådmannen med dette fram sak om flytting av kulturskolen til Samfunnshuset. Vi vil ta utgangspunkt i vedlagt mulighetsstudie som Dampsaga Bad og Kulturbygg AS har fått utarbeidet, vurderer rommenes egnethet, muligheter for nye samarbeidskonstellasjoner og synergieffekter mellom kulturskolen, ungdomstjenesten og Aktivitetstjenesten både når det gjelder bruk av lokaler og tilbud til innbyggerne og på de økonomiske konsekvensene av dette. Etablering av midlertidig kunstsenter legges fram som egen sak. Saksvurderinger 1. Fysisk tilpasning Den vedlagte mulighetsstudien viser at det er mulig å tilpasse deler av Samfunnshuset til kulturskolens rombehov, og gir et godt utgangspunkt for videre arbeid. Kulturskolevirksomhet stiller store krav til lydisolering i forhold til akustisk lyd og forsterket lyd, samt i forhold til lydtetthet mellom rom. Det er derfor viktig å sikre at utbyggingen foregår slik at musikkrommene akustisk sett blir velegnet til bruken, og at det ikke blir lydforstyrrelse i andre deler av huset. I den vider arbeidet med prosjektet må kulturskolens behov også ses i sammenheng med de virksomhetene kommunen allerede driver på huset. Vi må sikre at vi finner praktiske løsninger som kan skape nye synergieffekter, og som ikke reduserer brukskvaliteten på de lokalene som kommunen allerede leier men heller gjør forholdene bedre for alle virksomheter. I mulighetsstudien er Store- og Lille festsal foreslått til dansesaler. Arealet til sammen er større enn det kulturskolen har behov for, og i det videre arbeidet må det vurderes å dele Store festsal slik at den kan romme to danseklasser samtidig. Med et slikt grep vil Lille festsal og kjøkkenet fortsatt være tilgjengelig for utleie til frivillige lag og organisasjoner hele uken. Samtidig vil Store festsal unntaksvis kunne leies ut til andre formål i helger og ferier forutsatt at dansegulvet ikke skades. I dansesaler er det krav til gulv, speil og tilstrekkelige lysforhold. I forhold til dagens dansevirksomhet som omfatter drift i alle 5 ukedager på ettermiddag og kveldstid, vil det være liten mulighet for sambruk eller utleie til annen virksomhet i disse lokalene. Gulvenes spesielle utforming vil begrense bruk av stoler og utstyr ved annen bruk i salene.

4 I inngangspartiet i 1. etg. midtfløy er det det foreslått å etablere et venterom/myldreareal for kulturskolen. Erfaringsmessig er det en del elever som kommer tidlig til kulturskoletimene og bruker ventetida til lekselesing. Foreldre som følger sine barn har også behov for et venterom. Siden det arealet som er foreslått også fungerer som gjennomgang til etasjene over og under, bør en i det videre arbeidet se på muligheten av å utvide ventearealet til å omfatte det tilstøtende kontorarealet i midtfløya. Det kan være hensiktsmessig at alle virksomhetene i Samfunnshuset bruker dette inngangspartiet som hovedinngang. Det vil kunne skape tettere bånd mellom kulturskole og ungdomstjenesten som til dels har samme brukere, samtidig som ungdomstjenesten vil kunne utnytte foajeen til den gamle kinosalen på en bedre måte (se avsnitt om synergieffekter under). Kinoinngangen vil da kunne bli en "festinngang" som brukes når det er arrangement i kinosalen. Brukere av aktivitetssenteret vil fortsatt ha tilgang på heis med denne løsningen, alternativt benytte trappa eller inngangen fra Rismelen. Pauserom og kontor bør utredes i felleskap for all aktivitet i huset for å gi optimale synergieffekter. Den gamle kinosalen i samfunnshuset med scene slik den framstår i dag, vil ikke være like godt egnet til kulturskolens virksomhet som sal og scene på Dampsaga. Scenen er noe liten/trang og gulvkvaliteten begrenser danse-aktivitet og mulighet for fremføring. Da salen gikk ut av bruk for drøyt 20 år siden, ble en del av lyd- og lysutstyr tatt ned, og det er ikke gjort vesentlige investeringer siden. Scenen samt utstyr som stoler, bord, lysarmaturer og gulv trenger en oppgradering. Nytt lyd- og lysanlegg vil også kunne benyttes i trinn to av "Prosjekt Jakob". Det må i det videre arbeidet sees på evt tilpassninger midlertidig i salene for å svare til kulturskolens behov på Samfunnshuset. Dampsaga Bad og kulturbygg AS har, i følge oppdraget, sett på tilpasning av kulturskolen i Samfunnshuset. I det videre arbeidet vil det være ønskelig å se på bruken av alle kommunens leide arealer i Samfunnshuset i en sammenheng, for å få gode synergieffekter. Dette gjelder blant annet kontorløsninger både for kulturskolen og ungdomstjenesten muligens også for aktivitetstjenesten og det går på felles bruk av en del av lokalene. Dette kan fore eksempel gjelde bruk av den gamle kinosalen, bruk av lagerrom, bruk av aktivitetssenteret osv. 2. Synergieffekter På Dampsaga samarbeider Kulturskolen tett med kulturarrangement om oppsetninger og bruk av lokaler, og med biblioteket om elevproduksjoner/forestillinger. Biblioteket og foajeen fungerer som venterom og leksearbeidsrom for foreldre og elever. Med en flytting til Samfunnshuset er det viktig å ta vare på dette samarbeidet. Det kan for eksempel gjelde større oppsetninger hvor Dampsaga Scene er best egnet, og det gjeler samarbeidet med biblioteket for å trekke litteratur inn i kunst/dans/musikktilbudet som kulturskolen tilbyr. Flytting av kulturskolen sannsynlig medføre at kulturskoleelevenes bruk av biblioteket som bibliotek blir redusert. Flyttingen av kulturskolen til samfunnshuset vil i første omgang føre til at skolen mister tilgangen til en scene av noe høyere kvalitet enn scene på Samfunnshuset. Kulturskolen vil midlertidig måtte benytte scenen i Dampsaga kulturhus til større forestillinger i påvente av at ny scene etableres på Samfunnshuset. Dette vil by på noen praktiske utfordringer for kulturskolen, knyttet til bl.a. flytting av utstyr mellom Samfunnshuset og Dampsaga med behov for transport, logistikk og begrensninger på kapasitet på bakrom/garderober/utpakkingsrom ved større forestillinger, samt praktisk billettsalg gjennom kulturhusets billettluke. For å få gode synergieffekter med andre leietakere i Samfunnshuset er det viktig at alle virksomhetene beholder sin egenart samtidig som de finner gode løsninger for felles bruk av arealer, felles prosjekter og felles administrative løsninger. I utgangspunktet ser kulturskolerektor og ungdomsleder for seg følgende samarbeidspunkter:

5 Kulturskolen og ungdomstjenesten må beholde egen profil bemanningen må opprettholdes ved begge enhetene. Jevnlig idemyldringsmøter, for eksempel i forbindelse med halvårsplaner Utnytte lydutstyr og annet utstyr. Økt tilgjengelighet for elever, ungdom og publikum Lage gode arenaer for venting, lekser, aktiviteter. Felles pausetid, plantid på dagtid og kveld Huze som møteplass må ha sin profil Musikkbinge felles utnyttelse. Konsertsal/scene: Felles utnyttelse og bruk med fast utstyr. Fleksibel bruk. Lokalene vil gi mulighet for sambruk av o utstyr og rom (lydutstyr og bandrom) o musikkbinge felles utnyttelse, o gode arenaer for venting, leksearbeid og andre aktiviteter Konsertsal/scene til felles utnyttelse og bruk med fast utstyr og fleksibel bruk. Tilgjengeligheten for barn og ungdom til konsentrerte kultur-aktiviteter vil øke. (Det er de samme barna vi jobber for.) Kontorfellesskap med felles administrasjon kulturskole og ungdomstjeneste samt felles spise/pauserom, vil gi synergieffekter for: o Felles pausetid, plantid på dagtid og kveld o Administrativt samarbeid o Større bredde i aktivitet og tilbud for å utvikle nye tilbud. o Bedre og systematisk planlegging av aktivitet o Felles kompetanseutveksling Felles er for hele virksomheten er at Huze som møteplass må opprettholde sitt tilbud og sin profil. Aktivitets-senteret: Mulige ekstra lokaler tilgjengelig. Kan være en styrke for frivilligheten og samarbeidet opp mot kor og korps. Kulturskolen kan tilby konserter og forestillinger til aktivitetssentrets brukere. Kunst-senter: Faglige synergier, inspirasjon for elever/lærere, pedagogiske opplegg i samarbeid. Kulturskole som ressurssenter: Møtested for enslige mindreårige flyktninger. Etablere aktivitet/tilbud for målgruppen. Utendørsscene torget med konserter og visninger. Lyd behov. Ressurssenter overfor frivilligheten med konserter og aktivitet i aktivitetssenteret. Faglige synergier: Konsentrert aktivitetsområde for barn og ungdom Det er de samme barna vi jobber for å gi gode læring- og aktivitetstilbud til Større bredde i aktivitet og tilbud utvikle nye tilbud. Det må også nevnes at i arbeidet med organisasjonstilpasning, er ett av forslagene at Ungdomstjenesten skal samorganiseres med kulturskolen. Det blir da særlig viktig å se på felles utnyttelse av arealer og personell og planlegging av aktiviteter. Det understrekes igjen at ungdomstjenesten må beholde sitt særpreg. Ungdomstjenesten gir barn og unge muligheten for å oppleve og å utøve et mangfold av kulturuttrykk, den er gratis, og den dekker et stort behov hos ungdom som ikke ønsker å delta i annen organisert aktivitet. Andre mulige samarbeidspartnere

6 Steinkjer kommune har fått to henvendelser om utstillings/formidlingslokaler som også kan bli en del av prosjekt Jakob, lokalisert i Samfunnshuset eller i planlagt nybygg. Det ene er "Steinkaret" en audiovisuell fortelling om Steinkjers historie etter forslag av Jon Pål Inderberg. Det andre er samarbeid med SNK avdeling Egge som har lansert nye planer for å løse deres behov for et formidlingsbygg. Her skal kommunen delta i en arbeidsgruppe som starter sitt arbeid i mai/juni Det er for tidlig å si noe konkret om hvilke synergieffekter dette vil ha for kulturskolen og ungdomstjenesten, men det er åpenbart at det ligger et potensiale her 3. Husleie/driftskostnader I følge DBK AS må en ombygging for å tilrettelegge for nye lokaler for k-skolen (jf. i deres utredning) finansieres ved låneopptak. De uttaler at låneopptaket vil være helt avhengig av en kommunal garanti. Utredningen viser en kostnad på 23 mill. med kostnadsnivå pr februar 2015 når kulturskolen skal leie lokaler som skissert i utredninga inklusive salene dvs. 845 kvm. Det er i beregningen IKKE lagt inn fortjeneste på utleier første utleieår. Ved en sammenligning av dagens kostnader og de nye kostnadene med et låneopptak på 30 år får vi følgende regnestykke: Årlige utgifter Husleie Drift SUM Kulturskolen - nåværende lokaler på Dampsaga nåværende lokaler Dampsaga - bibl. 3. etg nåværende lokaler Dampsaga - Høveln nåværende lokaler Samfunnshuset inkl. mva Kulturskolen - nye lokaler i Samfunnshuset 1) ) Forutsetninger: Kostnadsoverslag ombygging Samfunnshuset Utarbeide4lse av anbudsdokumenter mv Uforutsette utgifter 10 % Prisstigning fram til oppstart av ombygging dvs. samlet lånesum som forutsetter kommunal lånegaranti fra kommunestyret med påfølgende godkjenning av fylkesmannen Lånet på 27 mill. kroner som tas opp av Dampsaga Bad og Kulturbygg AS (DBK AS) har en løpetid på 30 år / rente 3 % p.a. Dersom det blir behov for kommunal lånegaranti må det behandles som egen sak etter søknad når endelig låneramme er avklart. De samlede merutgifter for kulturskolen ved flytting fra Dampsaga til Samfunnshuset er beregnet til

7 om lag 0,5 mill. kroner. Driftsdelen av ny husleie i Samfunnshuset er inkl. mva. Dampsaga Bad og Kulturbygg AS (DBK AS) som et heleid kommunalt selskap er eier av Samfunnshuset. Den delen av bygget som er aktuell som nye lokaler på kulturskolen har så langt vært utleid til næringsliv og LO. Nåværende leietakerne har flyttet ut og DBK AS må skaffe nye leietakere. Markedet for utleie av kontorlokaler i Steinkjer er krevende, det er flere aktører som tilbyr ledige sentrumsnære lokaler. Utleie av de ledige lokalene i Samfunnshuset til kommunen gir en sikker og stabil leieinntekt for DBK AS over flere år. Anslått husleie inkl. drift dekker de utgifter DBK AS påtar seg gjennom ombygging og drift av lokalene i Samfunnshuset. Det er ikke lagt inn en fortjenestemargin for utleier (DBK AS) første driftsår. Rådmannen har i beregningene forutsatt at slik margin heller ikke blir å kreve for andre driftsår og videre framover. Beregningene ovenfor viser kommunens merutgifter (ca. 0,5 mill. kroner) ved flytting av kulturskolen til Samfunnshuset. De økte leieutgifter må finansieres ut over det som allerede ligger i budsjettet for kulturskolen for Det hører med til det samlede bildet at dagens lokaler for kulturskolen på Dampsaga/Samfunnshuset ikke tilfredsstiller dagens/fremtidige behovet. Det vises i den forbindelse bla til at kulturskolens danseaktiviteter i dag foregår både på Dampsaga og i Samfunnshuset. Dette betyr at uavhengig av et nytt leieforhold på Samfunnshuset er det behov for oppgradering/utvidelse av dagens leieareal for kulturskolen, og dermed økte leiekostnader som følge av dette. Merutgiftene som følge av flytting av kulturskolen til Samfunnshuset må ses i lys av dette. 4. Framdrift - organisering av det videre arbeidet Med utgangspunkt i mulighetsstudien og de forholdene som er påpekt over, kan videre framdrift innebære at Steinkjer kommune ber DBKB as om å gå videre med å tilpasse lokaler i Samfunnshuset. Det er viktig at en i det videre arbeidet ser på synergieffekter mellom alle de kommunale virksomhetene i Samfunnshuset. Dette gjelder både tilpasning av lokaler og faglige synergieffekter. Samtidig må kulturskolen og kulturenhetene som blir igjen på Dampsaga finne samarbeidsformer for å videreføre det faglige samarbeidet som allerede er etablert. Kostnadsrammen for tilpasning av lokalene er beregnet til 27 mill. De økte leiekostnadene for kulturskolen må innarbeides i økonomiplanen og i budsjettet for 2016, med helårsvirkning i tråd med framdriftsplan. Siden den planlagte ombyggingen er en bestilling fra Steinkjer kommune, vil dette i stor grad være et samarbeidsprosjekt mellom huseier og leietakere. Dessuten er dette byggetrinnet første trinn i "Prosjekt Jakob" som omfatter flytting av kulturinstitusjonene til sentrum. Som framtidig leietaker er det nødvendig at kommunen deltar i byggeprosessen for å ivareta de faglige sidene av prosjektet både for kulturskolen/øvrige kulturenheter og for "Prosjekt Jakob".