IMDis nettstrategi MÅL. 2. Legge til rette for erfaringsdeling kommunene imellom for at de skal kunne lære av hverandre.

Transkript

1 IMDis nettstrategi Denne strategien er vedtatt av IMDis ledelse og beskriver hvordan IMDi som helhet skal jobbe med nettkommunikasjon. Den gjelder for IMDi.no og andre nettsteder IMDi eier. Måloppnåelsen skal sikres av den samlede nettporteføljen, ikke nødvendigvis av hvert enkelt nettsted/portal. Nyinorge.no og Mangfoldsportalen er ikke underlagt denne strategien. Nyinorge.no fordi den har mål og målgrupper som ligger utenfor IMDis kjerneområde da den henvender seg til innvandrere direkte. Mangfoldsportalen fordi den ikke er en IMDi-eid portal. MÅL Dette er IMDis tre hovedmål med nettkommunikasjonen: 1. Formidle informasjon om integrering slik at kommuner er bedre i stand til å oppnå resultater, og samtidig gi andre viktige målgrupper den informasjonen de har behov for. 2. Legge til rette for erfaringsdeling kommunene imellom for at de skal kunne lære av hverandre. 3. Effektiv bruk av IMDis ressurser. Mål 1 - Formidle informasjon om integrering Målet er at informasjon skal gis på en måte som gjør kommunene, som er IMDis hovedmålgruppe på nett, tryggere og gir dem bedre mulighet til å lykkes i integreringsarbeidet. Samtidig skal de andre målgruppene finne relevant informasjon som er tilpasset dem, og statens kommunikasjonspolitiske prinsipp om at befolkningen skal ha tilgang til informasjon om statens virksomhet skal ivaretas. Informasjonen skal derfor formidles på flere nivåer: Innholdet skal formidles på en lettfattelig måte slik at en bredere andel av befolkningen kan forstå innholdet, samtidig som brukere som kjenner stoffet kan finne mer utfyllende faginnhold. Innholdet skal være brukerorientert, og målgruppenes behov skal være styrende når innholdet produseres. Viktige virkemidler for å oppnå dette er: fokusere på brukernes behov før egne kommunikasjonsbehov utforme innhold slik at det gir brukerne praktisk, anvendbar informasjon gi brukerne muligheten til å gå i dybden på de enkelte fagtemaene gjennom lett tilgjengelig fagstoff

2 lage brukervennlige forklaringer på regelverk og retningslinjer gi konkrete anbefalinger brukerne kan benytte i sitt daglige arbeid, basert på IMDis kunnskap og forskning bruke et lettfattelig språk og grafikk der det kan gjøre informasjonen mer tilgjengelig prioritere det viktigste innholdet og unngå innhold som ikke er relevant for IMDis målgrupper Spørreundersøkelser hos IMDis målgrupper. Antall visninger av viktige kjernesider. Årlige brukertester. Mål 2 - Dele erfaringer For å utnytte den samlede kompetansen som finnes ute i IMDis hovedmålgruppe som er kommunene, skal IMDi gi dem en mulighet til å lære av hverandre gjennom å dele erfaringer. Målet er å løfte den kompetansen som finnes hos brukerne og gjøre den tilgjengelig for flere. Dette skal være et supplement til den kunnskapen IMDi kan gi dem, og skal også gjøre kontakten mellom IMDi og kommunene bedre. IMDi skal ha en fasilitatorrolle, mens erfaringene og kunnskapen skal hentes fra brukerne selv. Virkemidler for å få til dette: gjøre det enkelt å bidra moderere delingen slik at man sikrer riktig og nyttig læring sette av ressurser til å fasilitere delingen slik at den lever og oppdateres og kvaliteten på tjenesten opprettholdes legge til rette for deling av både praktisk kunnskap og tyngre fagdiskusjoner gjøre deling til en del av rapporteringen fra tilskuddsmottakere Antall aktive og passive deltakere. Hvor mye som blir delt. Hva slags stoff som deles. Mål 3 Effektiv bruk av IMDis ressurser Nettstedet skal bidra til at antall unødvendige eposter og telefoner går ned, gjennom at målgruppene kan betjene seg selv i en så stor grad som mulig. Oppgaver som lettest kan løses via informasjon på nettstedet, skal identifiseres fortløpende. Virkemidler for å få til dette:

3 Lett tilgjengelig og forståelig informasjon om regler, særlig innenfor introprogrammet og norskundervisning Lett tilgjengelig og forståelig informasjon om tilskuddsordninger, søknadsprosesser og kriterier for tildeling Vise tydeligere hvilke temaer vi ikke har informasjon om, og lenke til riktige og mer relevante nettsteder. Interne spørreundersøkelser. Periodevis logging av henvendelser til resepsjon og sentralbord. Antall e-poster til MÅLGRUPPER IMDis strategi har to hovedmålgrupper, kommuner og statlige sektormyndigheter. IMDis nettkommunikasjon har kommunene som hovedmålgruppe, fordi kommunikasjonen med sektormyndigheter gjøres mer effektivt gjennom andre kanaler. I kommunene er disse gruppene prioritert: Saksbehandlere, konsulenter og rådgivere som jobber direkte med integrering/flyktningetjenester til daglig (herunder ansatte i NAV kommune) Saksbehandlere, konsulenter og rådgivere innen øvrige tjenester i kommunen Kommuneledelse rådmenn og ordførere Kommunepolitikere Følgende målgrupper er også viktige for IMDis nettkommunikasjon - enten fordi de er samarbeidspartnere, eller fordi IMDi har et ansvar for å informere dem om vår virksomhet: - Statlige sektormyndigheter - Organisasjoner IMDi samarbeider med - Fylkeskommuner - Media - Rikspolitikere og politikkpåvirkere - Befolkningen Denne prioriteringen av målgrupper skal gi konkrete konsekvenser i utformingen av innholdet på nettstedene. Det skal også være førende for framtidig videreutvikling av IMDis nettsteder og portaler.

4 Dersom målgrupper som ikke er nevnt her skal prioriteres skal dette forankres i IMDis ledelse, og det skal foreligge en plan for hvilke andre målgrupper som skal prioriteres ned. SOSIALE MEDIER IMDis mål med tilstedeværelse i sosiale medier er å formidle informasjon om integreringsspørsmål til målgruppene våre, og dermed bidra med fakta inn i samfunnsdebatten rundt disse spørsmålene. For å sørge for at IMDi har en omforent og tydelig stemme i sosiale medier har kommunikasjonsseksjonen ansvar for å koordinere tilstedeværelsen, og for å kvalitetssikre det som publiseres. Av samme grunn skal IMDi skal også ha egne retningslinjer for ansattes deltakelse i sosiale medier. Dette gjøres også for at ansatte skal være trygge på egen rolle. Alle henvendelser som kommer til IMDis kontoer i sosiale medier skal besvares. Det medfører at det må gjøres en fortløpende vurdering av hvor mange og hvilke sosiale medier IMDi har ressurser til å være til stede i. For at kommunikasjonen på sosiale medier skal lykkes, skal det skal være klart definerte kommunikasjonsoppgaver vi vil løse der, og tydelige avgrensninger i hvem vi ønsker å nå. Hvilke sosiale medier det er hensiktsmessig for IMDi å være til stede i, avgjøres fortløpende og skal være tydelig fundert i nettstrategiens mål og målgrupper. PORTALER OG ANDRE NETTSTEDER I hovedregelen skal så mye som mulig av nettkommunikasjonen gjøres gjennom hovedsiden IMDi.no. Dette er for at det skal bli enkelt for brukeren å finne all relevant informasjon på ett sted, og for å gjøre det enklere for IMDi å knytte relevant informasjon sammen. Hvis den samlede nettrafikken til IMDi fragmenteres, vil det bli vanskeligere for IMDi å gi brukerne et helhetlig bilde. Dersom det skal opprettes nettsteder/portaler utenfor imdi.no, skal disse fortsatt støtte opp under denne strategiens mål og målsetting. Dette for å sikre at IMDi bruker ressursene i tråd med de strategiske valgene organisasjonen har tatt. I tillegg skal følgende kriterier være oppfylt: - Å skille innholdet ut i en egen portal øker brukervennligheten. - Innholdet skiller seg ut fra innholdsprofilen på imdi.no på en slik måte at det ikke kan dekkes på en adekvat måte av imdi.no. - Nettstedet/portalen svarer på et spesifikt og dokumentert brukerbehov, og opprettelsen av en portal er den beste måten å løse dette behovet på. - Det er satt av tilstrekkelige ressurser som sørger for at nettstedet/portalen opprettholder kvalitet over tid, det vil si personell til å administrere siden og oppdatere den, og budsjett til kontinuerlig videreutvikling. Dersom ett av følgende kriterier er oppfylt, kan det også vurderes å opprette et eget nettsted:

5 - Innholdet er så på siden av innholdet på imdi.no at det ikke vil være behov for å koble det opp mot annet relevant innhold på imdi.no. - Innholdet har kortvarig verdi og nettsiden har en klar sluttdato for når den skal bort (kampanjesider). MANDAT OG ROLLER For å kunne jobbe målrettet og ivareta kvaliteten på nettstedene, er det viktig med tydelig redaksjonelt ansvar. IMDis direktør er ansvarlig redaktør, som delegerer redaktøransvaret og ansvaret for den daglige driften gjennom linjen ned til webredaktør. Det redaksjonelle ansvaret for imdi.no ligger hos webredaktør. Portalene skal ha egne fagredaktører, mens webredaktør har et overordnet redaksjonelt ansvar for hele nettporteføljen, og for at denne er koordinert slik at helheten i IMDis nettsatsing blir ivaretatt. Koordineringen skjer gjennom et felles redaksjonsråd ledet av Webredaktør. Imdi.no: Ansvaret for publisering på imdi.no ligger hos webredaktør, og innholdsproduksjonen skjer i samarbeid med fagavdelingene. Kontorene og seksjonene har ansvar for å informere webredaktør om potensielt nytt innhold, endringer som fører til behov for oppdateringer av eksisterende innhold, og komme med innspill til informasjon som er viktig å kommunisere ut. Webredaktør har ansvar for utformingen av innholdet og hvordan det skal publiseres, og skal sørge for at alt faglig innhold til en hver tid er kvalitetssikret av fagpersoner på de enkelte temaene. I tillegg til at kontorene og seksjonene melder inn nytt innhold og nødvendige oppdateringer, skal kommunikasjonsseksjonen/ webredaktør også selv ha et totaloverblikk og hente inn stoff hos kontorene og seksjonene der man mener det mangler. Webredaktør har det endelige ansvaret for at alt innhold er oppdatert. Portalene: For portalene er det portalredaktørene som har det daglige redaksjonelle ansvaret. Portalredaktørene står for den daglige publiseringen, og har ansvar for at innholdet er oppdatert og kvalitetssikret av fagpersoner på det temaet portalen handler om. Det er ut over det opp til den enkelte portalredaktør hvordan samarbeidet med relevante kontorer og seksjoner skal foregå.