SVV A-Nota (versjon 1.0.4) Brukerdokumentasjon. januar 2006

Transkript

1 SVV A-Nota (versjon 1.0.4) Brukerdokumentasjon januar 2006

2 SVV A-Nota Programsystemet SVV A-Nota eies av Statens Vegvesen: Statens Vegvesen Vegdirektoratet Besøksadresse: Brynsengfaret 6A, 0667 Oslo Postadresse: Postboks 8142 Dep Telefon: Telefaks: Merk! Innholdet i dette dokumentet kan endres uten forutgående varsel.

3 SVV A-Nota Side i Innholdsfortegnelse Installere programmet...3 Distribusjon og nedlastning av A-Nota...3 Installasjon av A-Nota...3 Generelt...4 Starte programmet...4 Deinstallasjon...4 Krav til datamaskinen...4 Dokumentasjon på skjermen...4 Introduksjon...7 Generelt...7 Skjermbilde og vinduer...8 Hovedvinduet...8 Prosjektdata...8 Prosessoversikt...8 Prosessdata...9 Periodeoversikt...9 Menyer...10 Fil...10 Ny 10 Åpne 10 Lukk 10 Eksporter...10 Importer...11 Utskrift...11 Forhåndsvisning...11 Utskriftformat...11 Prosjektliste...11 Avslutt...11 Rediger...12 Angre 12 Omgjør...12 Klipp ut...12 Kopier...12 Lim inn...12 Vis...12 Verktøylinje...12 Status linje...12 Prosesser...12 Rediger mengde...13 Prosess utgår...13 Vindu...13 Overlappende...13 Over og under...13 Side ved side...13 SVV A-Nota (versjon 1.0.4)

4 Side ii SVV A-Nota Ordne ikoner Vindusliste Hjelp Om A-Nota Innhold Hjelp Funksjoner Generelt Nytt prosjekt Åpne eksisterende prosjekt Sett aktiv periode...15 Rediger mengde Prosess utgår Avslutt periode Eksporter A-nota Eksporter Til Excel Importer utførte mengder Importer nye prosesser Prosesser som utgår Importer nye perioder Forhåndsvisning/Utskrift SVV A-Nota (versjon 1.0.4) AS

5 Installere programmet Distribusjon og nedlastning av A-Nota Installasjon av A-Nota Programmet lastes ned fra Statens vegvesen sin egen server på følgende måte: For NT, 2000 eller XP: Trykk på START-knappen og velg kjør. Skriv cmd og trykk enter. 1. Flytt deg til katalogen du ønsker å laste ned fila til (f.eks. cd \temp). 2. Skriv: ftp svvftp.vegvesen.no 3. Brukernavn = anonymous og passord settes til din epost-adresse (f.eks. ola.nordmann@vegvesen.no) Merk at passordet ikke skrives på skjermen. 4. Skriv: cd SVVProgram/A-nota 5. Skriv: bin 6. Skriv: hash 7. Skriv: get Anota104_setup.exe 8. Nedlasting vil begynne. Vent til denne er ferdig. 9. Skriv: bye 10. Skriv: exit Programmet er ferdig nedlastet. A-Nota programmet distribueres/lastes ned som beskrevet overfor til kontraktsparter med Statens Vegvesen i byggekontrakter. Programmet skal kun brukes i forbindelse med utførelse av kontrakter for Statens Vegvesen. Den spesifikke kontraktsfilen for entreprisen fås utlevert/sendt fra kontraktsparten hos Statens vegvesen. Installasjon av SVV A-nota: Start Windows utforsker (filbehandling) og dobbelklikk på Anota104_setup.exe under den katalogen hvor nedlastningen er gjort, for å installere programmet. Installasjonsprogrammet vil deretter hjelpe deg gjennom installasjonen. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 0BInstallere programmet ( 3 )

6 Generelt Installasjonsprogrammet spør om hvilken katalog SVV A-Nota skal installeres. Standard katalog er "\Programfiler\Statens Vegvesen" Starte programmet Starte fra Oppgavelinjen Klikk på Startknappen Velg A-Nota i gruppen Statens Vegvesen under Programmer Starte fra Snarvei Installasjonsprogrammet lager en Snarvei på skjermen til programmets kjørbare fil.(a-nota.exe) Dobbel- klikk på Snarveien A-Nota Deinstallasjon Start programmet Legg til/fjern programmer fra Kontrollpanelet Velg Legg til / Fjerne programmer Klikk på SVV A-Nota i listen for programmer Velg OK Krav til datamaskinen Maskinkrav SVV A-Nota krever følgende maskinvare: Et grafikk kort som fungerer i Microsoft Windows 98 / NT / 2000 / XP Minst 16 MB internminne. (32 eller mer MB anbefales) Windows kompatibel mus med minst to knapper anbefales. Systemkrav Datamaskinen må ha installert Microsoft Windows 98 / NT / 2000 / XP. Dokumentasjon på skjermen SVV A-Nota inneholder, i tillegg til selve programmet, elektronisk dokumentasjon som brukes direkte på skjermen. Denne dokumentasjonen er innholdsmessig lik brukerveiledningen. Hjelp på skjermen Du kan få hjelp på skjermen på flere måter. Du kan trykke F1 for å få hjelp om det emnet eller stedet i programmet du bruker. ( 4 ) 0BInstallere programmet SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

7 Du kan bruke Hjelp menyen for å få hjelp om alle emner, søke etter hjelp eller få hjelp om hvordan programmet Windows Hjelp brukes. Du kan skrive ut valgte emner fra den elektroniske hjelpen. Denne brukerveiledningen finnes i PDF-format på programmets CD og kan leses med gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. Dette kan lastes ned fra SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 0BInstallere programmet ( 5 )

8

9 Introduksjon Generelt Da Statens Vegvesen innførte bruk av G-PROG ProsjektØkonomi i alle sine utbygningsprosjekter kom samtidige behovet for elektronisk underlag til avdragsnotaer. Dette underlaget må være i NS3459 format for å kunne leses inn til den aktuelle kontrakt i ProsjektØkonomi. Statens Vegvesen har utviklet et program for entreprenører til å kunne produsere elektronisk underlag til avdragsnota for G-PROG ProsjektØkonomi. Programmet eies av Statens vegvesen og "lånes" ut til de kontraktsparter av Statens Vegvesen som ønsker å benytte dette ved levering av A-nota underlag etter prosesskoden. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 1BIntroduksjon ( 7 )

10 Skjermbilde og vinduer Hovedvinduet Hovedvinduet i A-Nota består av 4 deler: Prosjektdata Øverst i hovedvinduet finner du data om prosjektet. Her vises Kontraktsnr. Prosjektnr. Kontrakt, Byggesakspart og Aktiv periode. Alle disse data blir lest inn fra NS 3459 kontraktsfil og kan ikke redigeres. Klikk på aktiv perioden for å velge en annen periode. Prosessoversikt Under prosjektdata vises oversikt over alle prosesser i kontrakten som en liste. Listen kan sorteres stigende eller synkende på hvilken som helst kolonne. Det betyr f.eks. sortert etter Prosess, Sted, Element, pris, enhet osv. ( 8 ) 2BSkjermbilde og vinduer SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

11 Det er kun en kolonne, Periode mengde det skal registreres i. Denne kolonnen er markert med gult. Prosessdata Under prosjektoversikt vises data for den aktive prosess i listen. Prosessnr. Prosesstittel, evnt. sted- og elementkode, enhet, kontrakts mengde og -beløp og akkumulert mengde og -beløp. Periodeoversikt Under prosessdata vises periodeoversikt med alle perioder, og periodemengder for hver periode. Perioder som ikke omfattes av kontrakten er markert med ***. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 2BSkjermbilde og vinduer ( 9 )

12 Menyer Fil Ny Opprett et nytt tomt prosjekt (A-nota prosjekt ). Se Nytt prosjekt side 14. Åpne Åpne et eksisterende prosjekt. (Prosessdatabase). Se Åpne eksisterende prosjekt side 15. Lukk Lukk aktivt prosjekt. Eksporter Eksport til A-Nota. Se Eksporter A-nota side 17. Eksport til Excel. Se Eksporter Til Excel side 17. ( 10 ) 3BMenyer SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

13 Importer Importer Utførte mengder. Importer Nye prosesser. Se Importer nye prosesser side 18. Importer Nye perioder. Utskrift Skriv ut prosesser fra aktivt prosjekt. Se Forhåndsvisning/Utskrift side 18. Forhåndsvisning Forhåndsvise prosesser fra aktivt prosjekt. Se Forhåndsvisning/Utskrift side 18. Utskriftformat Skriver innstillinger. Prosjektliste Oversikt over siste valgte prosjekter. Avslutt Avslutter A-Nota. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 3BMenyer ( 11 )

14 Rediger Angre Angre siste endring. Omgjør Omgjør siste endring. Klipp ut Ikke aktivisert i dette programmet. Kopier Ikke aktivisert i dette programmet. Lim inn Ikke aktivisert i dette programmet. Vis Verktøylinje Vise/Skjule verktøylinjer. Status linje Vise/Skjule status linje nederst i A-Nota hovedvinduet. Prosesser ( 12 ) 3BMenyer SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

15 Rediger mengde Rediger mengden for den aktive prosessen i den aktive perioden. Prosess utgår Markere en prosess som utgått. Det betyr at det ikke blir mulig å legge inn mengder på denne prosessen. Disse prosessene markeres med. Vindu Overlappende Arrangerer vinduene overlappende. Over og under Arrangerer vinduene over og under hverandre. Side ved side Arrangerer vinduene side ved side. Ordne ikoner Ordner minimerte vinduer som en linje nederst til venstre i hovedvinduet. Vindusliste Viser liste over åpne prosjekter. Velg vindu som skal aktiveres. Hjelp Om A-Nota Informasjon om A-Nota versjons nummer. Innhold Hjelp Åpner hjelpefil for A-Nota programmet. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 3BMenyer ( 13 )

16 Funksjoner Generelt De mest brukte funksjoner i programmet er lagt til verktøyknapper som vist nedenfor. Nytt prosjekt Velg Filmenyen Ny eller verktøyknappen. Du får opp denne dialogen. Velg nytt prosjekt for å lage et nytt A-Nota prosjekt. Et nytt prosjekt må opprettet fra NS 3459 versjon 3 fil (XML format). ( 14 ) 4BFunksjoner SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

17 Åpne eksisterende prosjekt Velg NS 3459 fil som du vil lese inn kontrakten fra. Velg Åpne eksisterende prosjekt fra dialogen Nytt prosjekt eller velg verktøyknappen. Sett aktiv periode Velg Åpne prosjekt knappen. Listen viser de sist brukte prosjekter. Klikk "Flere filer" hvis prosjektet ikke finnes i listen. Velg feltet under Aktiv periode. Dialogen viser oversikt over alle perioder i kontrakten med periodenavn, start dato, slutt dato og faktura dato. Faktura dato blir som standard satt lik slutt dato. men kan endres av brukeren. Denne dato brukes på utskriften av rapporten. Perioder som er avsluttet (låst for redigering) blir markert slik: SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 4BFunksjoner ( 15 )

18 Velg periode for å vise eller legge inn mengder i denne perioden. Rediger mengde Velg Verktøyknappen mengde. eller høyreklikk i Prosessoversikten for å redigere Fyll inn mengde for prosessen. Programmet kontrollerer at akkumulert mengde ikke er større enn kontraktsmengde. Hvis du prøver å legge inn en større mengde får du meldingen. Det er tillatt å ha en akkumulert mengde > kontraktsmengde siden de fleste prosesskontrakter har regulerbare mengder. Programmet varsler likevel om dette slik at man får en påminnelse om dette. Dette gir også en akkumulert % over 100, og disse markeres med rødt i Akk % kolonnen. Merk at mengder angis med inntil 2 desimaler. Prøver du å skrive inn flere får du denne meldingen. Programmet vil alltid lagre mengden med 2 desimaler. ( 16 ) 4BFunksjoner SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

19 Prosess utgår Velg Verktøyknappen prosess til utgått. eller høyreklikk i Prosessoversikten for å sette en Når prosessen er markert som utgått er den låst, slik at det ikke kan legges inn mengder for denne prosessen. Prosessen kan "låses opp" Avslutt periode For å kunne redigere mengder i en ny periode må tidligere perioder avsluttes. Perioden avsluttes når du begynner og legge inn mengder i neste periode. Da får du denne dialogen/advarselen: Eksporter A-nota Velg Ja for å låse tidligere ulåste perioder, eller tykk Nei hvis du ikke vil låse tidligere perioder. Når mengder for en periode er lagt inn slik at underlag for A-nota er klart må det lages en eksportfil i NS 3459 format som skal sendes Statens Vegvesen som underlag til selve avdragsnotaen (fakturaen). Velg Fil-> Eksporter-> A-Nota. Eksporter Til Excel Her velger du hvilken periode som skal eksporteres, og hvilken faktura dato som skal brukes. Trykk OK. Programmet foreslår filnavn <prosjektnr.> <kontraktsnr><periode>.xml. Lagre filen med dette navnet eller gi ett nytt navn. A-Nota underlag for en periode kan også eksporteres til Excel via en komma separert tekstfil. Denne tekstfilen åpnes i Excel og konverteres til XLS format. Velg Fil -> Eksporter-> Excel. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 4BFunksjoner ( 17 )

20 Importer utførte mengder Importer nye prosesser Velg periode du ønsker å eksportere. Programmet foreslår filnavn <prosjektnavn> <periodenavn>.txt. Lagre filen med dette navnet eller gi ett nytt navn. A-Nota programmet kan importere utførte mengder fra andre programmer f.eks fra G-PROG ProsjektØkonomi, eller fra eksportfil fra A-nota. Hvis det kommer nye prosesser i tillegg til kontrakten må SVV's byggeleder/prosjektleder sende ny fil til entreprenøren. Denne leses inn slik: Bare nye prosesser leses inn. Programmet sier fra om hvor mange nye prosess som ble importert og disse merkes med foran prosessen. Prosesser som utgår Importer nye perioder Når nye prosesser importeres fører det ofte til at noen prosesser i den opprinnelige kontrakten utgår. Disse må markes som utgår av entreprenøren. Bruk knappen eller høyreklikk i prosesslisten og velg "Marker Prosess utgått". Prosessen får da endret ikon foran prosessen, samtidig som prosessen låses for innlegging av periodemengder. Hvis kontraktperioden utvides eller innskrenkes må SVV's byggeleder/prosjektleder sende ny fil til entreprenøren hvor de nye start/slutt dato for prosjektet er lagt inn. Denne leses inn slik: Forhåndsvisning/Utskrift Velg Fil->Forhåndsvisning eller for å se rapporten for aktiv periode. ( 18 ) 4BFunksjoner SVV A-Nota Brukerdokumentasjon

21 Rapporten er i liggende format. Prosesser som har utført mengde i perioden vises med sort skrift, øvrige perioder med gråtonet skrift. Rapporten summerer kontraktsbeløp, periodebeløp og akkumulert beløp. SVV A-Nota Brukerdokumentasjon 4BFunksjoner ( 19 )