Økonomiplan ISK : Beskrivelser av tiltak

Transkript

1 Økonomiplan ISK : Beskrivelser av tiltak Prioriterte tiltak Utvikle samkommunen Relevante tema å utrede og vurdere: Utarbeide en utviklings- og samhandlingsstrategi Koordinere og utvikle ISK-oppgaver Bedre samhandlingen mellom ISK-enheter og med deltakende kommuner - bedre koordinering av tjenester, standardisering av prosedyrer, rutiner og tjenester på tvers av kommunene Årlig evaluering og evt. omstrukturering av ISK-enhetene ut fra vurdering av ansvar og oppgaver tillagt ISK, med fokus på effektiv ressursbruk Utviklingen av samkommunen må skje med fokus på kommunikasjonen og samhandlingen mellom ISK-lederne, og mellom ISK-lederne, administrasjonssjefen og lederne i deltakerkommunene. Dialogseminaret er en viktig arena for kontakt med den politiske ledelsen i deltakerkommunene. Internorganisering av Plan, byggsak, oppmåling og miljø inkl. eiendomsskatt og Landbruk Grensesnitt og sammenfallende interesser for de to enhetene ble utredet våren 2013, med konklusjon at enhetene slås sammen til en enhet. Lederstillingen for den nye enheten er lyst ut, og tilsetting blir i første del av Den videre prosessen etter ledertilsetting vil blant annet innbefatte nytt navn og videre intern organisering. Følge opp evalueringen av sammenføyningen av brann og beredskap Brann og beredskap ble sammenføyd og innlemmet i ISK fra 17. desember Det pågår en evaluering av sammenføyningen som forventes å være ferdig ved utgangen av 2013, og det tas høyde for at denne kan peke på områder som bør følges opp i En nasjonal brannstudie vil også bli lagt frem før jul 2014, og denne kan også gi viktige føringer for videre utvikling av brann- og redningstjenesten. Utarbeide en felles omdømme-/profileringsstrategi for ISK og deltakerkommuner Innherred samkommune og kommunene Levanger og Verdal har blitt tatt opp i utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune». Programmet er et initiativ fra kommunalministeren, KS og arbeidstakerorganisasjonene, til et samarbeid om viktige utfordringsområder i kommunesektoren: sykefraværet, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Deltakelsen i «Saman om ein betre kommune» er en videreføring av kvalitetskommuneprogrammet som både Levanger og Verdal var en del av og som inngår i grunnlaget for å utarbeide en felles profileringssrategi for ISK og deltakerkommunene.

2 2 Deltakelse i programmet innebærer støtte til arbeidet med å få redusert sykefraværet og det uønskede deltidsarbeidet, til å få økt kompetansen og rekrutteringa til de kommunale jobbene og til å bedre omdømmet til kommunen. Følgende prosjekter er igangsatt eller skal settes i gang: Nærværsprosjekt: Pågår i tre enheter, og implementeres kontinuerlig i driften. Prosjektet «Fast, men vikar»: Mål for prosjektet som kjøres i to virksomhetsområder på Verdal og i en enhet på Levanger, er redusert bruk av uønsket deltid i pleie- og omsorg. Tiltak til utprøving er vikarpool og alternative turnuser. Omdømmeprosjekt: Igangsettes i løpet av høsten 2013 med fokus på hvordan kommunene profilerer seg på nett og gjennom sosiale medier. Prosedyrer for rekruttering: Skal igangsettes. Utarbeide felles arbeidsgiverstrategi Bemanning, kompetanse og rekruttering i kommunene og i ISK. Å jobbe fram en helhetlig arbeidsgiverstrategi med en arbeidsgiverpolitikk, vil bidra til at kommunene jobber mer målrettet og koordinert med utvikling av kommunens arbeidsgiverkvaliteter og med omdømmebygging. Arbeidsgiverstrategien skal omhandle målsettingene for arbeidsgiverpolitikken, tiltak og tydelig oppfølgingsansvar. Den bør også omhandle omdømmebygging, med utgangspunkt i arbeidsgiverpolitikkens budskap om hvem kommunene er og hva slags arbeidsgiverkvaliteter som er her. Arbeidsgiverpolitikken forteller hva arbeidsgiver står for og ønsker å ha som kjennetegn. Arbeidsgiverpolitikken kan uttrykke hvilke verdier som skal gjennomsyre organisasjonen i møte med brukere, innbyggere og samarbeidspartnere. Den kan omhandle hva som forventes av medarbeidere og ledere, og hvilken policy som skal gjelde for eksempel for rekruttering, kompetanseutvikling, lønn og belønning, individuell tilpasning, medbestemmelse og medinnflytelse, inkludering og mangfold. Videreutvikle kommunenes kvalitetsarbeid System - Ledelse - Økonomisk internkontroll. Kommunenes kvalitetsarbeid foregår på flere nivå og skjer i spennet mellom styrende strukturer og ansattes møte med den enkelte innbygger. Innenfor dette spennet er ledelse og kompetanseutvikling viktige tema. Kvalitetsarbeid er et tema som det til enhver tid må jobbes med, og det er de siste årene jobbet med flere elementer i kvalitetsarbeidet, som utvikling av plan- og styringssystemet, kvalitetssystemet, utarbeidelse av prosess- og rutinebeskrivelser og lederopplæring/lederprogrammet.

3 3 Utarbeide oversikt over hva kvalitetsforbedringsarbeidet de kommende år skal omhandle. Planoppgaver i henhold til Planstrategien Omhandler planer som skal utarbeides eller revideres i perioden, og som er felles for kommunene eller skal utarbeides av samkommunen. Kommuneplanen: Kommuneplanens samfunnsdel, revidering i 2014 Kommuneplanens arealdel, revidering 2014: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret. Kommunedelplaner: Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning, revidering i 2014 Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø, ny 2015 Kommunedelplaner areal, påbegynt i 2013: Tromsdalen, avklare utvidelse av kalksteinsbrudd, ny Verdal by, nye utbyggingsbehov sentrumsavgrensing, ny Levanger sentrum Temaplaner: Folkehelsestrategi, påbegynt i 2012 Strategisk IKT-plan: Samkommunen har en rullerende 4-årig IKT-plan, men mangler en strategisk plan med målsettinger og tiltak. Det planlegges utarbeidet en slik plan i løpet av 2014 basert bl.a. på KS sin handbok ekommune Personalpolitiske retningslinjer, påbegynt i 2013 Landbruksplan, ny i 2014 Nye digitale løsninger Innherred samkommune skal innføre mange nye digitale løsninger av stort omfang. Dette vil kreve mye tilrettelegging, opplæring og oppfølging. Samtidig får kommunene mye «gratis» med å ta så mange moduler på en gang. Gevinstene ligger i økt kvalitet, raskere saksbehandling, sporbarhet og at kommunene «nesten» blir papirløse. Utrede muligheten for administrasjonsressurs Innføringen av de digitale løsningene må styres stramt for å lykkes. Dette kan skje ved at det avsettes en administrasjonsressurs som leder arbeidet, tilsvarende 0,5 til 1 årsverk, i en periode på inntil 3 år. Vedkommende som skal inneha dette ansvaret må ha vide fullmakter til gjennomføring. Det er viktig at arbeidet er godt forankret i toppledelsen. Finansiering av en administrasjonsressurs må enten skje eksternt eller ved frigjøring av eksisterende kapasitet. Digitale innkjøpsløsninger Innherred samkommune er i likhet med alle andre kommuner i Nord-Trøndelag og fylkeskommunen, invitert inn i et prosjekt rettet mot innføring av digitale innkjøpsløsninger.

4 4 Prosjektet tar sikte på at alt kommunalt innkjøp/avrop mot rammeavtaler skal skje elektronisk, og samtidig skal all dialog mellom kommunene og leverandører skje elektronisk - dvs. at både bestilling, varemottak, fakturering etc. skal skje elektronisk. DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) har stilt ressurser til disposisjon for både prosjektledelse og til dekning av en del etableringskostnader for kommunene (gjelder ut 2014). Det vil etter hvert være et krav fra sentrale myndigheter at alle kommuner etablerer slike ordninger. Vi bør, for å sikre lokal forankring og etablering på en forsvarlig måte, ha en lokal prosjektleder til å lede prosjektet. Anslagsvis bør en slik ressurs være på om lag 50 %. En prosjektlederstilling kan kombineres med andre digitaliseringsprosjekt som kommunene skal/bør iverksette. Andre digitale løsninger - Program for digital innbyggerdialog: Digipost/svarut - Interne digitale skjema: personalmelding, timelister, ferie og fraværskontroll, ressursstyringsverktøy, reiseregninger, bestilling av tilgangskontroller Innføring av nasjonale digitale system for arbeidsgiverkontroll og skatteoppkreverfunksjonen Skatteetaten har innført et nasjonalt digitalt kontrollstøttesystem, KOSS, som er et verktøy til bruk ved gjennomføring av kontroller hos skatteoppkrever og i skatteetaten. Systemet skal tas i bruk av Kemnerkontoret i 2014 og medfører årlige driftskostnader, samt utgifter til utstyr (skannere etc.) og opplæring. Det er også nasjonalt besluttet å innføre en ny, felles ordning for arbeidsgiveres innrapportering om ansettelses- og inntektsforhold m.m. til Skatteetaten (herunder Skatteoppkreverne), Arbeids- og velferdsetaten (NAV) og Statistisk sentralbyrå (SSB). Ordningen er omtalt som EDAG (Elektronisk dialog med arbeidsgivere). Målet med ordningen er å samkjøre myndighetens informasjonskrav overfor arbeidsgiver i én felles ordning og legge til rette for at arbeidsgiver på en så enkel måte som mulig kan ivareta sin opplysningsplikt. EDAG-prosjektet innfører a-ordning fra 2015, som er en ny rapporteringsordning til Skatteetaten (herunder skatteoppkreverne), NAV og Statistisk sentralbyrå, for arbeidsgivere og andre opplysningspliktige. A-melding erstatter lønns- og trekkoppgaver, terminoppgaver, årsoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift, samt skjemaer fra NAV og SSB. Innføring av a-ordningen vil medføre endringer i Kemnerkontorets oppgavebehandling, og som igjen vil medføre ekstra utgifter til opplæring etc. ved innføring av denne ordningen. Innføring av de to ovennevnte ordningene vil for kemnerkontoret medføre årlige ekstrakostnader på ca. kr ,- som forutsettes dekket innenfor eksisterende driftsramme.

5 5 Innføring av nasjonalt digitalt nødnett Digitalt nødnett er under utbygging, og er forventet satt i drift i Midt-Norge i løpet av høsten Dette vil medføre en god del ekstra øvelser og kursing av ansatte for å være klar til driftsstart. Nødnettet vil påføre kommunene betydelig høyere driftskostnader enn det vi har i dag, og ut fra nåværende priskalkyler vil det koste ISK ca årlig. Delta i regionale, nasjonale og internasjonale nettverk For eksempel Trøndelags Europakontor i Brussel, vennskapskommuner, KS-nettverk, «Sunne kommuner», «Byer i Midt-Norge», «Det digitale Trøndelag», «Innherredsprogrammet». Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» Prosjektet er 5-årig og ble startet i Innherred samkommune har vedtatt at man i prosjektperioden skal fokusere på ulovligheter i tilknytning til strandsonen i Åsenfjord. Det forutsettes medfinansiering gjennom skjønnsmidler fra fylkesmannen i Nord-Trøndelag i 3 år. Midlene må søkes for det enkelte år. I 2013 ble det innvilget 0,7 mill. kroner. Utarbeide beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser Kravet til beredskapsplanlegging og risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) er definert i sivilbeskyttelsesloven med forskrift. Kommunen skal utarbeides en overordnet beredskapsplan som samordner og integrerer øvrige beredskapsplaner i kommunen. Som grunnlag for beredskapsplanleggingen skal det vurderes hvilke områder det trengs ROS-analyser for. Det skal gjennomføres en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, med kartlegging, systematisering og vurdering av uønskede hendelser og hvordan de kan påvirke i kommunen. Etablere løsning for oppgaver i miljøretta helsevern Miljøretta helsevern skal fremme folkehelse, bidra til gode miljømessige forhold og hindre at befolkningen påvirkes av faktorer i miljøet med negativ innvirkning på folkehelsa. En egen arbeidsgruppe har kartlagt oppgavene innen miljøretta helsevern og foreslått måter å løse disse på. Oppgavene omhandler miljørettet helsevern i skoler og barnehager, i andre bedrifter hvor særskilt forskrift foreligger, i klagesaker innen miljørettet helsevern og i øvrig miljørettet helsevern. Gruppen foreslår også hvordan organisering av arbeidet kan skje. Det ses som hensiktsmessig og rasjonelt å organisere arbeidet likt i kommunene, og det foreslås at oppgavene legges til en egen stilling i ISK som jobber med saksbehandling i nær tilknytning til kommuneoverlegen og i samarbeid med andre etater. Anslått stillingsbehov ISK er på 80 %, med inndekning gjennom eksisterende drift i deltakerkommunene. Videre forslår kommuneoverlegen at både kommuneoverlegen, miljørettet helsevern, administrasjon av allmennlegetjenester og legevakt legges i egen avdeling for samfunnsmedisin i ISK.

6 6 Utarbeide tilsynsplan for byggesaker Kommunen har i hht plan- og bygningsloven plikt til å føre tilsyn i byggesaker, for å påse at tiltak gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser i loven. Kommunen avgjør i hvilke saker og på hvilke områder det skal føres tilsyn, og tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig. I hht. forskrift om byggesak, skal det utarbeides strategi for tilsynet hvor det tas stilling til målsettinger, rutiner, organisering, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering. Og det skal utvelges og prioriteres fagområder, sakstyper, temaer mv. Det skal også årlig utarbeides en rapport i forhold til strategien. Som følge av dette er det behov for å utarbeide en tilsynsplan. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann og beredskap I følge dimensjoneringsforskriften skal alle mannskaper ha gjennomført yrkesutdanning for brannkonstabel. Utdanningen er viktig for at mannskapene skal være rustet til å takle fremtidens hendelser på en sikker og effektiv måte, både for seg selv og innbyggerne. Hos brann og redning er det per i dag 30 mannskaper som ikke har gjennomført utdanningen. Det legges opp til å gjennomføre kompetansehevingen på 4 år. Gjennomføring forutsetter at det kommer øremerka midler til formålet. Gjennomgang av bemanningskrav brann og redning For å muliggjøre den forskriftsmessige kapasiteten på forebyggende brannvern vil en ta tak i den risiko- og sårbarhetsanalysen som lå til grunn ved dimensjoneringen av beredskapsstyrken og se på om en kan frigjøre ressurser fra beredskap til forebygging. Arbeidet vil starte på slutten av Økt kapasitet kommuneadvokat Til tross for at samkommunen har kommuneadvokat kjøper deltakerkommunenes barnevernstjenester juridisk bistand for svært store summer. Det er gjort beregning på at det vil være lønnsomt å øke egen kapasitet. I tillegg til å spare ressurser vil dette bygge opp kompetanse i egen regi og gi et bedre og mer robust fagmiljø. Tiltak det ikke er funnet rom for Øke det brannforebyggende arbeidet Det er behov for ett nytt årsverk som kan ivareta mer brannforebyggende arbeid, en årlig kostnad på kroner ,- Den ressurs som forebyggende avdeling har, er ikke i henhold til lov og forskrift. Konsekvensen er at viktig brannforebyggende arbeid ikke blir utført fordi det er den tilgjengelige ressursen og ikke den aktuelle risikoen i samfunnet som blir bestemmende for hva som skal prioriteres.