BYSTYRET VEDTOK AT SAKEN IKKE SKULLE VÆRE UNNTATT OFFENTLIGHET ETTER BEHANDLING. Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: U03 Arkivsaksnr.

Transkript

1 ØFAS ØST-FINNMARK AVFALLSSELSKAP Unntatt off. jfr. Off.loven 13 Unntatt off i hht off.loven 23.4.ledd Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. BYSTYRET VEDTOK AT SAKEN IKKE SKULLE VÆRE UNNTATT OFFENTLIGHET ETTER BEHANDLING. Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: U03 Arkivsaksnr.: 07/2401 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 96/10 Formannskapet /10 Formannskapet /10 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innstiller overfor Vadsø bystyre på følgende: 1. Vadsø kommune utarbeider nye renovasjonsforskrifter/anbudsspesifikasjon (jfr forurensningsloven 30, 2.- og 3. avsnitt) tuftet på vurderinger av egne behov og ønsker om en mer miljøvennlig renovasjonsløsning i Vadsø 2. Vadsø kommunes plikt til å samle inn husholdningsavfall i hht forurensningsloven (frl) 30 og i tråd med ny forskrift/spesifikasjon legges ut på anbud overfor alle aktuelle tilbydere (inkl Øfas ANS) ila 1ste halvår Det tas sikte på at leveranseoppstart i hht dette finner sted senest Vadsø kommune sier skriftlig opp sin deltakelse i Øfas ANS med virkning fra og med og bes om å bli utløst i hht selskapsloven 2-32 pkt 1 Formannskapets behandling den sak 96/10: Forslag fra formannskapet. Saken utsettes til formannskapsmøte Enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak den sak 96/10: Saken utsettes til formannskapsmøte Vedtak fra formannskapsmøte vil bli ettersendt. Side 44 av 50

2 Vedlegg: Bakgrunn: Bystyret har helt fra vedtatt at Øst-Finnmark Avfallsselskap ANS (Øfas ANS) skal omdannes til et aksjeselskap og sist i møte (sak 17/10): Vadsø bystyre opprettholder ønsket om å omdanne Øfas ANS til Øfas AS med virkning senest fra Vadsø bystyre meddeler ordfører fullmakt til å fremforhandle utkast til stiftelsesdokument/vedtekter og aksjonæravtale i tråd med ovenstående saksfremstilling 2. Vadsø bystyre forventer at et fremforhandlet og omforent utkast til stiftelsesdokument og aksjonæravtale vil forelegges bystyret i juni 2010 slik at den ønskede fremdrift opprettholdes. 3.Kommunestyret har forutsatt at stiftelse av ØFAS AS ikke medfører ny tilførsel av kapital fra kommunen. Bystyrets ønske om å ha etablert Øst-Finnmark Avfallsselskap AS (Øfas AS) basert på de fremsatte forutsetninger innen synes ikke å bli innfridd gitt det faktum at Vadsø kommune fortsatt ikke har mottatt noen tilbakemelding i hht ovenstående vedtak. Vurdering: Rådmannen har ingen tilbakemelding eller holdepunkter for at det er igangsatt eller pågår forhandlinger i tråd med de forutsetninger Vadsø kommune har lagt til grunn i saksfremlegg til bystyrets møte (jfr pkt 1 i vedtaket over) og pkt 3 i bystyrets vedtak av samme dato. Sentrale forhold/betingelser for Vadsø kommune I saksfremlegg til bystyrets møte er det spesielt forhold rundt konkurranseutsetting, oppkapitalisering og styring av det tiltenkte aksjeselskapet som er viktige. Basert på det av styret i Øfas ANS fremlagte forslag til aksjonæravtale og vedtekter legges det opp til at kommunenes renovasjonsplikt ikke skal konkurranseutsettes men uprøvd overlates Øfas AS. I fra saksfremlegg til møtet refereres følgende mht dette: Rådmannen er ikke komfortabel med å føre en prosess som primært synes å ta sikte på hvordan man ev kan unngå lovens forutsetninger om konkurranse. Kommunens innsamlingsplikt i hht forurensingsloven er underlagt en selvkostbetraktning som bør oppfattes å inneholde en plikt til mest mulig effektiv Side 45 av 50

3 innsamling og håndtering. Da fremstår konkurranse som et nærliggende og effektivt virkemiddel ikke minst i fht å dokumentere effektivitet vs kommunens husholdninger. Det vil også være slik at nødvendigheten av konkurranseutsetting etter rådmannens oppfatning likevel kommer til uttrykk før eller siden. Øfas ANS har i dag tillatelse til videre deponering 1 på Gassanjarga frem til Denne dispensasjonen er utelukkende gitt under forståelse av at man arbeider med et akseptabelt alternativ til deponering, f eks Kirkenes fjernvarmeverk med innslag av andre eiere. Det er vanskelig å se at en eventuell videreformidling av avfall til dette anlegget også kan- eller bør søkes unntatt lov om offentlige anskaffelser så lenge Øfas ANS/Øfas AS skulle betraktes som kommunal egenregi. Rådmannen mener derfor at kommunenes avfallsoppgaver i hht forurensingsloven skal være mulig å konkurranseutsette så får det være Øfas AS utfordring å fremstå som konkurransedyktig. Det gir den enkelte kommune mulighet og myndighet til å både spesifisere oppdraget (sorteringsgrad, innsamlingsfrekvens, sanksjonering etc) samt forvisse og dokumentere kommunens innbyggere om effektivitet i monopolet herunder avvikle eventuell subsidiering over kommunegrensene. Øfas ANS reguleres av bestemmelser i Lov om ansvarlige selskaper og kommendittselskaper (selskapsloven) hvilket betyr at hver av eierne har et solidarisk ansvar for selskapets forpliktelser uavhengig av selskaps kapital etc. Det representerer en sikkerhet for selskapets kreditorer som arter seg vesentlig annerledes enn i et AS hvor ansvaret er begrenset til selskapets aksjekapital. I praksis innebærer det at risiko overføres til selskapets øvrige finansiører (banker) som rimeligvis vil føre til krav om minimum egenkapital for å tilby akseptable lånebetingelser. Videre er det forhold rundt dette med dokumentavgift og skatt som vil kunne representere betydelige transaksjonskostnader. Det er holdepunkter for å påstå at dette vil måtte innebære betydelig tilførsel av ny kapital fra selskapets eiere. I hht mail fra adm dir i Øfas ANS antydes det et omfang i størrelsesorden 6,0-11,0 mill. Rådmannen har ingen holdepunkter for å påstå at alternativet med å f eks realisere deler av selskapets aktiva verken er vurdert eller kan redusere dette kapitalbehovet i betydelig grad. Øfas ANS har vært gjenstand for stort fokus knyttet til selskapets disposisjoner og resultater, bl a i ulike granskingsrapporter. Uten å ta stilling til de ulike rapportenes konklusjoner synes det for rådmannen åpenbart at selskapet har en del utfordringer knyttet til styring og styringsevne. I utkast til aksjonæravtale fra styret i Øfas ANS er en del sentrale styringsparametre beskrevet og rådmannen poengterer følgende i saksfremlegg til bystyrets møte : Pkt 1 omtaler avtalens område. Her fremgår det at aksjefordelingen skal baseres på innbyggertall 1995, tidspunktet da Øfas ANS ble stiftet. Sett i forhold til innbyggertall 2010 gir dette følgende aksjefordeling: 1 Forbud mot deponering av brennbart avfall inntrådte Forbudet er underbygd av en klar oppfatning om at avfall er en ressurs som rent samfunnsmessig bør og må utnyttes annerledes enn å legge det på deponi Side 46 av 50

4 Bruk av 1995-tall som fordelingsnøkkel vil tilgodese en rekke mindre aksjonærer samt at det vil ha stor betydning for selskapets styringsevne. Mulighetene for hhv simpelt- og kvalifisert flertall vil endres forholdsvis dramatisk dersom innbyggertall for 2010 legges til grunn. Erfaringer rundt Øfas ANS og styringen av andre samarbeidende selskaper tilsier vel i større grad at man bør søke å styrke styringsevnen gjennom konsentrasjon fremfor fragmentering. Videre vil aksjesits medføre økonomiske forpliktelser i fbm oppkapitaliseringen av AS et samt at det gir forholdsvis rett til løpende resultater. Avhengig av hvordan forholdet til hver enkelt deltakerkommune organiseres vil den foreslåtte aksjefordeling kunne problematiseres ytterligere. Hvis selskapets lønnsomhet forholdsvis skapes av innlevert avfall fra eierkommunene og innsamlings- og viderebehandlingsprisen er lik vil dette gi en fordeling av akkumulerte resultater som fremstår som urimelige. Rådmannen vil anbefale at man heller søker å legge opp til en aksjefordeling basert på innbyggertall for Pkt 2 omtaler selskapets virksomhet. I 3dje avsnitt står det at Øfas skal være et selskap med høy kompetanse innen behandling av avfall og slam fra både husholdning og næring. En ev aktivitet mot næringssegmentet bør imidlertid utelukkende være betinget av lønnsomhetsmuligheter. I neste avsnitt (s 2) spesifiseres selskapets innretning gjennom 4 kulepunkter. Etter rådmannens oppfatning bør man vurdere følgende presiseringer i disse; Drive samfunnsøkonomisk lønnsom behandling av avfall og slam i Øst- Finnnmark regionen Samarbeide etter nærmere avtale med de enkelte kommuner, med den forutsetning at det foreligger en allmenn tvungen renovasjon og slamtømming i alle deltakerkommuner hvor ØFAS med datterselskaper skal benyttes som tjenesteleverandør Gjennom konkurransedyktige løsninger fremstå som den foretrukne leverandør av renovasjon- og slamtømmingstjenester til hhv kommuner og næringsdrivende i regionen Stå for Gjennom miljøriktig gjenvinning, og produksjon og videresalg av resirkulerbare avfallsprodukter, og distribusjon og salg av slike produkter fremstå som et fremtidsrettet ressursselskap Side 47 av 50

5 Pkt 3 omtaler selskapets styre og vedtekter. I hht ovenstående (jfr kommentarer til 5 i vedtektene) bør antallet styremedlemmer være fra 5 til 7. I tillegg bør man her vurdere å innta bestemmelser knyttet til styringen av 100% eide datterselskaper. Dette kan være i form av avtalt enighet om at datterselskapene skal ha fra 3-5 styremedlemmer hvor styremedlemmene utelukkende velges av generalforsamlingen dersom underliggende lov ikke tilsier noe annet. Videre bør man her spesifisere at konsernstyret (styret i Øfas AS) er generalforsamling i 100% eide datterselskaper. Det synes for rådmannen åpenbart at de forutsetninger bystyret har lagt til grunn for omdannelse til Øfas AS med stor sannsynlighet ikke vil bli innfridd. Det synes heller ikke som om selskapets aksjonærer (jfr Tana- og Nesseby kommunes krav om særskilt kompensasjon) og det nåværende styret (jfr forslag til aksjonæravtale og vedtekter) har et tilstrekkelig sammenfallende syn på hva Øfas AS skal være og hvordan det skal styres til at man kan oppnå akseptable fremforhandlede løsninger. Rådmannen legger også til grunn en oppfatning om at Øfas ANS pr i dag forestår en betydelig subsidiering til fordel for husholdningskunder i mindre konsentrerte- og mer perifere kommuner. Interne beregninger i 2010 indikerer et potensiale for reduksjoner i husholdningenes renovasjonavgift på ca 25% ved bruk av andre løsninger enn Øfas ANS. Det kan ikke være innbyggere i Vadsø kommunes ansvar for å bidra til avgiftsnivå under selvkost i andre kommuner. Det synes også som om selskapet fører forhandlinger med enkeltkommuner (særskilt kompensasjon til Nesseby kommune) om nye renovasjonsløsninger (miljøstasjon) som i alle fall Nesseby kommune forutsetter skal dekkes av alle husholdninger tilknyttet Øfas ANS. Videre veivalg for Vadsø kommune Gitt at omdannelse til AS basert på de vedtatte forutsetninger i beste fall vil kreve videre tidkrevende forhandlinger (det er 3 år siden bystyret fattet sitt første vedtak om omdannelse til AS) og i verste fall synes umulig, samt de underliggende betraktninger om subsidiering/avgiftsnivå (og dermed gevinst ved ev konkurranseutsetting) blir det et spørsmål om videre veivalg for Vadsø kommune. For rådmannen synes det åpenbart at innsamling og viderebehandling av husholdningsavfall i Vadsø kommune bør legges ut på anbud så snart som mulig. Etter rådmannens syn har kommunen en forpliktelse til å både synliggjøre effektiv bruk av offentlige midler (jfr Lov om offentlige anskaffelser) og ikke minst overfor husholdningene i Vadsø dokumentere at selvkostbetraktningen ikke utnyttes til å påføre dem unødige kostnader. Videre vil slik konkurranseutsetting innebære at kommunen selv kan definere krav til sorteringsgrad, innsamlingshyppighet, lokale miljøstasjoner m/åpningstid etc. I det Vadsø kommune eller andre kommuner tilknyttet Øfas skulle sette dette ut på anbud er det grunn til å vurdere de fremtidige forutsetningene for drift i Øfas ANS/AS. For Vadsø kommune vil Øfas ANS/AS i en slik sammenheng fremstå som en ren finansiell Side 48 av 50

6 investering plassering. Dette er et område som reguleres av kommunelovens (kml) 52. Etter kml 52 pkt 3 pålegges kommunen å forvalte sine midler slik at de gir tilfredsstillende avkastning uten vesentlig finansiell risiko. I hht ny forskrift om kommuners finansforvaltning (9.juni 2009) skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Det er opp til bystyret selv (gjennom eget reglement) å definere et tilfredsstillende avkastningsnivå og hvor stor finansiell risiko kommunen kan ta. Økonomireglementet for Vadsø kommune kpt 11 regulerer kommunens finansforvaltning. Her fremgår det i pkt (i tråd med ny forskrift) at kommunen skal ta minimal kreditt- og likviditetsrisiko. Etter rådmannens syn vil Øfas ANS/AS i dette tilfellet være beheftet med kredittrisiko (risikoen for tap sfa manglende innfrielse av forpliktelser) og vesentlig likviditetsrisiko (risikoen for at eiendeler ikke kan omsettes nær markedsverdi ila rimelig tid). Det er rådmannens oppfatning at en finansiell plassering i Øfas ANS/AS ikke er i tråd med gjeldende lov/forskrift og reglement. Rådmannen vil derfor overfor formannskap og bystyret anbefale følgende: 1. Vadsø kommune utarbeider nye renovasjonsforskrifter/anbudsspesifikasjon (jfr forurensningsloven 30, 2.- og 3. avsnitt) tuftet på vurderinger av egne behov og ønsker om en mer miljøvennlig renovasjonsløsning i Vadsø (jfr Energi og klimaplan) 2. Beslutter at kommunens plikt til å samle inn husholdningsavfall i hht forurensningsloven (frl) 30 og i tråd med ny forskrift/spesifikasjon legges ut på anbud overfor alle aktuelle tilbydere (inkl Øfas ANS) 3. Vadsø kommune sier skriftlig opp sin deltakelse i Øfas ANS og bes om å bli utløst i hht selskapsloven 2-32 pkt 1 Ad pkt 1 Ny renovasjonsforskrift I utkast til ny renovasjonsforskrift inntas bestemmelser om sorteringsgrad, tømmehyppighet, lokale innsamlings-/miljøstasjon med åpningstider etc. Når det gjelder kildesorteringsgrad har papp/papir i dag positiv verdi. Videre vil utskillelse av matavfall kunne være regningssvarende. Infrastruktur (dvs nødvendige oppsamlingsenheter) overlates gjerne til kontraktør slik at man står fritt ved senere valg. Tømmehyppighet kan være som i dag med unntak av ev utskilt matavfall som bør samles inn ukentlig. Krav til etablering og drift av lokal miljøstasjon er svært vanlig. Her kan man også kreve bestemte og kanskje mer brukervennlige åpningstider. Ad pkt 2 anbudsprosess Beslutter bystyret å konkurranseutsette innsamlingen imedio november 2010 er det sannsynlig å se for seg at anbudet er avklart senest innen utgangen av 1ste halvår Side 49 av 50

7 Tillater man at leverandør gis noe tid på å fremskaffe og etablere nødvendig infrastruktur er sannsynlig leveranseoppstart Vadsø kommune har tilgang til innkjøpskompetanse i regi av Finnut som ved flere anledninger har arbeidet med tilsvarende prosesser. Ad 3 Oppsigelse og utløsing av Øfas ANS Sak 47/10 Oppsigelse og utløsing reguleres utelukkende av selskapslovens bestemmelser selv om vedtektene til Øfas ANS ( 1) betegner selskapet som et interkommunalt selskap og da angivelig skulle reguleres etter Lov om interkommunale selskaper (IKS). Det innebærer at selskapslovens bestemmelser om oppsigelse og utløsing ( 2-32) gjøres gjeldende dersom ikke annet er avtalt mellom eierne. Vadsø kommune vil i hht selskapsloven være fri for deltakelsesansvar 6 mnd etter skriftlig oppsigelse foreligger. Eierne forutsettes imidlertid enstemmig å ha vedtatt gjeldende selskapsavtale hvor det angis en frist på min 1 år etter avholdt representantskapsmøte (normalt i mai mnd). Det kan oppfattes som en avtalemessig disposisjon eierne i mellom slik selskapsloven gir anledning til. Deltakelsen og krav om utløsing må skriftlig sies opp. Utløsingssummen vil fastsettes til det Vadsø kommunes eierandel er verd ved utløpet av oppsiingsfristen. Vadsø kommune står oppført med en eierandel på 21%. Konsernets bokførte kapital pr var i hht årsmeldingen 11,8 mill. Selskapets markedsverdi var i hht Dun & Bradstreet vurdert til 39,5 mill pr mai Denne verdivurderingen er basert på en fremskrivning av historiske inntekts- og kostnadsforhold som i denne sammenheng må ansees som lite relevante. Det er derfor ingen grunn til å forvente at utløsingssummen vil representere en størrelse utover andel av egenkapital. En oppsigelse og utløsing av deltakelse vil innebære at Vadsø kommune er fri for ansvar relatert til Øfas ANS. Det betyr at så lenge Øfas ANS eksisterer vil ikke ansvar knyttet til dette selskapets videre drift og disposisjoner kunne gjøres gjeldende overfor Vadsø kommune. Vadsø kommune kan imidlertid bli forholdsmessig solidarisk ansvarlig for forhold oppstått før utløsingstidspunktet dersom regler om foreldelse ikke tilsier annet. Rådmannen legger også til grunn at en oppsigelse fra Vadsø kommunes side vil kunne forstås dit hen at den også fritar Øfas ANS for forpliktelser fra utløsingstidspunktet. Rådmannen foreslår derfor at oppsigelsesprosessen rent tidsmessig koordineres med anbudsprosessen og utarbeidelsen av nye renovasjonsforskrifter. Jens R. Betsi Rådmann Side 50 av 50