SAK NR OVERORDNET IKT STATUS OG UTORDRINGER I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR OVERORDNET IKT STATUS OG UTORDRINGER I SYKEHUSET INNLANDET HF Forslag til VEDTAK: Styret tar saken til orientering. Styret legger til grunn at IKT områdeplan for Sykehuset Innlandet legges frem for vedtak i styremøtet 30. september og at den planlagte revisjon av IKT leveranser presenteres for styret i desember Brumunddal, 17. august 2011 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Roar Halvorsen IKT Sjef

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Adm. direktør vil med dette gi styret en overordnet status og utfordringsbilde på IKT-området i Sykehuset Innlandet. Dette spesielt med bakgrunn i de utfordringer som har vært etter overdragelse av IKT Drift og forvaltning til Sykehuspartner IKT. Sykehuset Innlandet har ikke hatt kritisk IKT svikt slik noen andre HF har opplevd. Men vi har hatt til dels alvorlige driftsavbrudd og flere enkeltepisoder hvor bl.a. det pasientadministrative systemet DIPS, det digitale røntgensystemet PACS, og telefoni ikke har vært tilgjengelig eller ustabilt i bruk. Slike hendelser vurderes som alvorlige og uakseptable. I de konkrete tilfellene har etablerte beredskapsplaner fungert tilfredsstillende. IKT er driftskritisk for Sykehuset Innlandet fordi det meste av pasient- og styringsinformasjonen i dag er digital. IKT bruk er økende. Dette gjør organisasjonen sårbar ved ikke planlagte driftsavbrudd. Til utfordringsbildet hører at Sykehuset Innlandet har store utfordringer med dagens teknologiog systemportefølje. Sykehuset Innlandets grunnleggende IKT teknologisystem ( plattform ) er utdatert, det digitale røntgen systemet PACS likeså. Det er konkrete aktiviteter og prosjekter i gang for å utbedre dette. Utfordringene ovenfor bidrar til en til dels ustabil drift og må prioriteres utbedret før nyutvikling hvis det byr på ressursutfordringer. Ovennevnte forhold vil bli belyst i denne saken, sentrale og kritiske risikoområder vil også bli belyst med risiko, konsekvens og tiltaksvurderinger. Senere i høst vil Sykehuset Innlandet i henhold til revisjonsplan 2011 foreta en revisjon av IKTleveranser. Sluttrapporten fra denne revisjonen vil bli forelagt styret i desember Styret vil i september få til vedtaksbehandling en IKT områdeplan som beskriver Sykehuset Innlandets IKT strategi.. Dette er en plan som er avledet av Helse Sør-Øst sin regionale IKT langtidsplan. Områdeplanen vil gi ledelsen og styret en større forutsigbarhet og mulighet til bedre styring og evaluering av IKT-området i årene fremover. Relevante områder herifra vil også inngå som tiltak og premisser i Strategisk fokus Saksframstilling 1. IKT Status og utfordringer Sykehuset Innlandet Generelt IKT-styring og koordinering i Sykehuset Innlandet er organisert under Fagdirektør i Stab Helse. Avdeling for Ehelse og IKT ble opprettet i september 2009 og skal forestå oppgaven som bestiller, avtaleforvalter og IKT-utvikling i foretaket. Avdelingen ledes av IKT-sjef, med 15 ansatte og har et totalt driftsbudsjett på 158. mill, hvorav ca 140 mill er relatert til en overordnet tjenesteavtale (SLA ) med Sykehuspartner IKT. Side 2 av 10

3 IKT-styringen i Helse Sør-Øst er i hovedsak organisert i en såkalt Y-modell hvor regionen sammen med foretakene utgjør premissgiverrollen, foretakene bestillerrollen og Sykehuspartner IKT innehar leverandørrollen. Arbeidet med koordinering, styring og planlegging av IKT-utviklingen foregår i hovedsak gjennom regionale fora hvor Sykehuset Innlandet er godt representert. Det er da i større grad opp til HFène å bestille og motta leveranser og sørge for implementering, innovasjon operasjonalisering og gevinstrealisering. Situasjonen siden opprettelsen av IKT styringsmodellen og etableringen av Sykehuspartner IKT har vært preget av etableringer, planlegginger og konsolideringer. Spesielt etablering og organisering av Sykehuspartner IKT har medvirket til dels store utfordringer for Sykehuset Innlandet og de andre foretakene med hensyn på leveranser av IKT tjenester. Nedenfor følger en oversikt over de ulike IKT delområdene og dets status; Pkt Område Status Kommentar 1 Organisering / ressurser IKTavdelingen ( avd.ehelse og IKT) Noen utfordringer i forhold til oppgaver og tilgjengelige IKT-ressurser. 2 Økonomi 2011 Driftsbudsjett vs resultat Nye tjenesteavtale med Sykehuspartner IKT er utfordrende/krevende ift ansvarsog oppgavefordeling og ny tjenestepris. 3 Økonomi 2011 Investeringer Utfordringer med å få midler til noen prioriterte Sykehuset Innlandet spesifikke IKT investeringer. Regionale prosjekter er finansiert over regional IKT investeringsbudsjett 4 IKT Drift og forvaltning Se egen status rapportering vedr. Sykehuspartner. 5 IKT Utvikling (Porteføljestyring / prosjekter ) Sykehuset Innlandet har god kontroll på iverksatte og planlagte prosjekter. Men utfordringer ift ressurser fra Sykehuspartner. Sykehuset Innlandet Porteføljestyre er etablert. 6 Informasjon / Kommunikasjon Forbedringspotensiale i forhold til relevant informasjon til organisasjonen / ledelsen om nye forhold da relatert til Sykehuspartner ny tjenestavtale og tjenestepriser 7 Samarbeid med HSØ / deltakelse i forum iht. IKT styringsmodell Fungerer stort sett tilfredsstillende 8 IKT Område og Langtidsplan (Strategi ) Det vises til kap 4 9 IKT beredskapsplaner Viktig å kontinuerlig utbedre og teste disse planene spesielt med fokus på divisjonsvise operative beredskapsplaner 10 Samarbeidet Sykehuspartner IKT og Sykehuset Innlandet totalt Utfordringer i forhold til drift og leveranser. Se neste kapitel Side 3 av 10

4 Sykehuspartner som IKT Leverandør til Sykehuset Innlandet Sykehuset Innlandet har hatt utfordringer i forhold til de tjenestene som Sykehuspartner leverer. Det er tilbakemeldinger fra organisasjonen på at tjenestene opplevdes som bedre før omorganiseringen. I det siste har vi merket en bedring av leveranser fra Sykehuspartner, spesielt innenfor driftsleveranser. Det er indikasjoner på bedring av brukerstøtte og utviklingsleveranser. Det er fremdeles knyttet utfordringer til for lite ressurser fra Sykehuspartner i forhold til noen oppgaver, spesielt på utviklingssiden. Dette er noe som er felles for alle foretakene i Helse Sør-Øst og forholdene er kjent for ledelsen i Helse Sør-Øst og i HF ene. Det er satt i gang ekstraordinære tiltak på de ulike områdende for å utbedre situasjonen. Det er etablert klare grensesnitt mellom Sykehuspartner og Sykehuset Innlandet både på HR og IKT området. Dette er avtalefestet. De inngåtte tjenesteavtalene er omfattende og krevende å få operasjonalisert.og det er en erfaring at det tar tid å etablere et likeverdig kunde-leverandørforhold. Det er tilbakemeldinger fra flere kilder i Sykehuset Innlandet som peker mot at det har vært vanskelig å nå frem med bestillinger og behov. Et av formålene til etableringen av Sykehuspartner har vært å effektivisere tjenestene på en slik måte at det skal føre ressurser tilbake til pasientbehandlingen. Det er avgjørende for mulighetene til gevinstrealisering at forholdet mellom Sykehuset Innlandet og Sykehuspartner er velfungerende på alle nivå og at Sykehuspartner leverer tjenester av god kvalitet. I motsatt fall risikerer Sykehuset Innlandet å måtte bruke flere ansatte på oppgaver som kunne vært løst på en bedre måte. Side 4 av 10

5 Nedenfor beskrives status, utfordringer, risikobildet og tiltak i forhold til IKT-området, HR området er her ikke belyst. 2. Status leveranser og tjenester Sykehuspartner IKT Pkt Område Status Status Kommentar Pr. 1.4 pr Driftsleveranse / forvaltning Status Rødt i Januar/Februar. 2 Oppgraderinger, driftsutvikling og nye versjoner av IKT systemer Utfordringer med å få ressurser/ prioriteringer fra Sykehuspartner. Sykehuset Innlandet må prioritere skarpt sine bestillinger internt i en periode. Noe bedring, tenderer imot Gult 3 Brukerstøtte(Helpdesk ) Noen tilbakemeldinger på at noen brukere ikke får svar / lang respons 4 Brukerstøtte (Lokal støtte, ute på enhetene) Håper på en positiv effekt av omstilling Sykehuspartner IKT Innlandet 5 IKT Utvikling / Nye tjenester og leveranser 6 Omstilling i Sykehuspartner/ Ny organisering Vanskeligheter med å få forutsigbarhet, få effektuert bestillinger og tilgang på Sykehuspartner-ressurser. Sykehuset Innlandet må prioritere skarpt internt en periode. Området tenderer imot gult Utfordringer lokal brukerstøtte og sentrale ressurser drift/utvikling. Noen bedring, men bekymringsfullt at sentrale personer har sluttet. Ny samlokalisering Sykehuspartner IKT i Innlandet påbegynt. Positivt for Sykehuset Innlandet 7 Økonomi drift og utvikling Utfordringer 2011 spesielt vedr. Avskrivninger og nye tjenester iht. ny struktur for tjenesteprising. 8 Driftsinvesteringer Sykehuspartner Havari, reanskaffelser, kapasitetsutvidelser. Uforutsigbart 2011, bedre struktur Mangler tilbakemeldinger fra Sykehuspartner for Generelt og oppsummert Utfordringer med å få tilbakemeldinger på planer, bestillinger, gjennomføring av prosjekter, tilgang på ressurser, manglende leveranser og negative konsekvenser av omstillingen i Sykehuspartner. Side 5 av 10

6 3. Noen løpende utviklingsprosjekter Nedenfor skisseres noen utvalgte IKT utviklingsprosjekter i Sykehuset Innlandet, flere av disse er sentrale for kvaliteten i pasientbehandlingen, for å løse myndighets- og lovkrav og for å bidra til å kunne effektivisere Sykehuset Innlandet organisasjonen og pasienttilbudet. Pkt Område Periode Status Kommentar 1 PACS (Digital Røntgensystem) 2011 Regionalt styrt og finansiert prosjekt. Utfordringer med leveranse fra leverandør, store forsinkelser 2 Meldingsløftet 2011/2012 Regionalt styrt og finansiert prosjekt, Initiale målsettinger er utsatt, Sykehuset Innlandet er iht. plan i forhold til reviderte nasjonale målsettinger Sentralt i forhold til samhandling 3 Ny og utbedret teknologiplattform i Sykehuset Innlandet 4 ADM HR portalen - Teknologisk løsning 5 Nye DIPS moduler og funksjonalitet 2011 / 2012 Regionalt styrt og finansiert prosjekt Sentrale feil i starten av 2011 hos leverandører og utfordringer ift Sykehuset Innlandet IKT plattform. Situasjonen i klar bedring 2011 Lokalt Sykehuset Innlandet prosjekt Utfordringer med leveranser/ressurser Sykehuspartner 6 Nytt Sak / Arkiv 2011/2012 Regionalt styrt og finansiert prosjekt. Forutsetter ny teknologiplattform i Sykehuset Innlandet 8 Ny BUP Datasystem (DIPS) 2012 Regionalt prosjekt 9 Innføring av Digital Diktering 2011 Lokalt Sykehuset Innlandet prosjekt Noen utfordringer med teknologi og ressurser Sykehuspartner. 10 Nytt Fødesystem 2011 Regionalt styrt og finansiert prosjekt. Forprosjektplanlegging i Sykehuset Innlandet. Optimal løsning forutsetter ny teknologiplattform i Sykehuset Innlandet Side 6 av 10

7 4. Risikovurdering Dette kapitlet tar og beskriver utvalgte områder av sentral betydning og vurderer disse oppimot risiko, konsekvens og tiltak. Id Uønsket hendelse 1 Digitalt Røntgensystem (PACS) håndterer ikke store datamengder/økt produksjon 2 Kliniske IKT systemer som DIPS kan falle bort i perioder eller over lengre tid 3 Manglende integrasjoner mellom DIPS og Mikrobiologi og LAB system system 4 Leveranser av IKT utviklingsressurs er og bestillinger fra Sykehuspartner mangelfulle / uteblir / forsinket 5 Calling og kritisk varsling (Intern Telekom/Telefoni ) kan utebli 6 Lokal Brukerstøtte Sykehuspartner til ulike lokasjoner i Sykehuset Innlandet er mangelfull 7 Ny teknologisk plattform i Sykehuset Innlandet blir forsinket eller problemer med leveranser/ressu rser Sykehuspartner 8 Innføring av nytt fødesystem blir ytterligere forsinket Sannsyn -lighet Meget Stor Konsekvens (beskrivelse) Systemet kan falle bort. Radiologer vil ikke kunne utføre adekvat diagnostikk da bildene kun kan være tilgjengelig pr modalitet. Sterkt redusert bildebearbeidingsmuligheter. Klinikere vil ikke ha tilgang til røntgenbilder utenfor de radiologiske avdelinger og da kun på modalitet Kritisk i forhold til pasientbehandling Konsekvens Kritisk Stategi / Tiltak Det er iversatt tiltak både kort og langsiktig for å utbedre situasjonen. Ny PACS løsning er planlagt innført 2.kvartal 2012, dette avhenger av avklaringsprosess imot leverandør Status : Iverksatt mht kortsiktighet, Bedre stabilitet av eksisterende løsning Langsiktig: Lengre perspektiv- ref avklaringsprosesser leverandør Alvorlig i forhold til pasientbehandlingen Kritisk Sykehuspartner IKT har iverksatt tiltak for å forbedre driftsikkerhet og stabilitet på driftsplattformen Status: Iverksatt Meget Stor Meget Stor Alvorlig i forhold til å få nødvendige og aktuell informasjon om og til pasienter Sykehuset Innlandet blir hemmet i en naturlig og nødvendig utvikling av IKT tjenester. Kan gå utover effektivitet og kvalitet i SIs leveranser. Sykehuset Innlandet får ikke gjennomført nødvendige nyanskaffelser, oppgraderinger, eller /endringer i IKTtjenestene. Anskaffelse av nytt utstyr og utskifting av defekt IKT utstyr tar lang tid. Påvirker kvaliteten på leveranser fra SI Kritiske alarmer (hjertestans, sectio,..) når ikke nødvendig personell. Alt av personsøkere på en lokasjon vil feile. Alvorlig i forhold til pasientbehandling/ - administrasjon hvis bistand er forsinket eller uteblir på f.eks. behandlingsrom osv. Sykehuset Innlandet får ikke benyttet seg av regionale fellessystemer/tjenester. Eksisterende teknisk plattform vil begrense mulighetene for innføring av nye moderne systemer, verktøy og tjenester. Lukking av avvik fra fylkeslegen utsettes ytterligere. Utsettelse vil være demotiverende for organisasjonen. Alvorlig Alvorlig Alvorlig Alvorlig Sykehuset Innlandet og Sykehuspartner IKT har iverksatt tiltak for å bedre denne situasjonen. Innen november vil dette forventet å være utbedret Status: Iverksatt Sykehuspartner IKT har iverksatt tiltak for å utbedre situasjonen. Sykehuset Innlandet holder konstant trykk på Sykehuspartner/HSØ. gjennom de kanaler vi har for å forhindre at konsekvensene øker Status: Iverksatt Personsøkeranlegg flere lokasjoner er utdatert og må skiftes ut. Gjennomgang av en del alarmknapper. Etablere feiltolerant system med bl.a. mobiltelefoner og nye rutiner. Oppgradere fasttelefoni støttesystem Status : Tiltak påbegynt Sykehuset Innlandet vil sammen med Sykehuspartner gjennomgå rutiner og personell for denne tjenesten, med formål å få akseptabel personelldekning på alle lokasjoner i.h.t. SLA. Status: Ikke iverksatt HSØ har startet et plattformprogram som skal sørge for at alle HF får ta del i felles-løsninger. Dette innebærer bl.a. oppgradert teknisk plattform for Sykehuset Innlandet. Starter høsten 2011 Status: planarbeid iverksatt Prosjektplanlegging med formål å innføre løsningen i Desember 2011 har restartet. Risik o Kritis k Mode rat Mode rat Side 7 av 10

8 9 Manglende og ikke testede IKT Beredskapsplane r Alvorlig i forhold til pasientbehandling og sikkerhet. Dårlig styring/koordinering Sykehuspartner/Sykehuset Innlandet ved iverksetting av beredskapsplan. Alvorlig Nytt planverk er under utvikling og delvis iverksatt av Sykehuspartner og Sykehuset Innlandet. Sykehuspartner/Sykehuset Innlandet utarbeider plan for testing av varslingsrutiner. Status: Delvis iverksatt Risikomatrise Matrisen viser de ulike risikoområdene som beskrevet ovenfor sin status pr. dato. På de fleste områdene er det iverksatt tiltak som det skal følges tett opp, og det er tro på at de fleste områdende innen kort tid vil få en lavere sannsynlighet og da risiko. Konsekvens Sannsynlighet Ubetydelig Lav Alvorlig Kritisk Meget stor Lav Side 8 av 10

9 5. Regional IKT Langtidsplan og HF/ Områdeplan IKT Regional IKT Langtidsplan Spesialisthelsetjenesten blir stadig mer avhengig av IKT for å nå sine mål i omstilling og modernisering av helsevesenet. Helse Sør-Øst har med bakgrunn i dette utviklet Langtidsplan IKT med strategiske føringer er utviklet med utgangspunkt i bestilling fra styret i HSØ, jfr. styresak Regional Langtidsplan IKT med strategiske føringer er utviklet med utgangspunkt i nasjonale føringer, og i tett samhandling med helseforetakene og Sykehuspartner. Langtidsplan IKT vil være et sentralt verktøy for å sikre gjennomføring av prioriterte IKT-løsninger for understøttelse av nasjonale målsettinger, virksomhetenes drift og regional omstilling. Planens perspektiv er avstemt med regional økonomisk langtidsplan og vil bli rullert hvert år for også å kunne understøtte budsjettprosessene. I styresak HSØ ble Langtidsplan IKT behandlet og vedtatt. Styret i HSØ ber her administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT å gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer, se neste side. Den regionale planen skal i år rulleres og gjelde frem til IKT Områdeplan for Sykehuset Innlandet Områdeplanen for Sykehuset Innlandet skal koordinere innfasing av regionale aktiviteter og igangsetting av lokale aktiviteter for å sikre forutsigbarhet mht innfasing av de ulike løsningene i den kommende fireårsperioden. Dette er viktig både mht økonomi (investeringer og driftskostnader) og for fagmiljøene, samt at det vil bidra til en mer kvalitativ- og kostnadseffektiv innføringsprosess. Sykehuset Innlandets lokale områdeplan skal også så langt som mulig understøtte lokal strategisk utviklingsplan for Sykehuset Innlandet for 2011 til 2015 (Strategisk Fokus ). Denne områdeplanen skal også synliggjøre de totale kostnader drift/investeringer for gjeldende for Sykehuset Innlandet. Dette arbeidet er sentralt i forbindelse med Økonomisk langtidsplan (ØLP) og IKT kostnader i ØLP-perioden. Områdeplanen skal iht plan styrebehandles i Sykehuset Innlandet 30. September Side 9 av 10

10 Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktørs totale vurdering i forhold til status, utfordringer og risiko er at situasjonen er bekymringsfull og det vil være tett oppfølging av utviklingen og de tiltak som skal gjennomføres fremover. Administrerende direktørs vurdering er at IKT området i Sykehuset Innlandet er organisert og ledet slik at Sykehuset Innlandet sammen med Sykehuspartner IKT vil håndtere og bedre situasjonen. IKT er av vesentlig betydning for klinisk forsvarlig drift på sykehusene og det vil også fremover bli mer fokus på operative beredskapsplaner. Gode og velfungerende IKT-løsninger er også en forutsetning for at Sykehuset Innlandet kan fortsette å ha og videreutvikle dagens distribuerte organisasjon. Samtidig utgjør den distribuerte organisasjonen til dels store utfordringer mht enhetlig forståelse og bruk av de IKT-løsningene vi har og skal innføre. Side 10 av 10