: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

Transkript

1 FRØYA KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid : Torsdag 19. oktober 2006 kl Møtested/lokaler : Kommunehuset på Sistranda Kommunestyresalen. Deltagere : Thor Pettersen leder Hans Willy Kvernø nestleder Sten Kristian Røvik Bjørnar Johansen Iren Hårstad Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Thor Pettersen Sted Dato Frøya / Trondheim 11. oktober 2006 Sakliste: Sak 30/2006 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 31/2006 Referatsaker Sak 32/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune Sak 33/2006 Frøya kommune manglende svar på henvendelse i brev Sak 34/2006 Overordnet analyse for Frøya kommune for 2006 Sak 35/2006 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Thor Pettersen leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Frøya kommune kontrollutvalget 1

2 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 30/2006 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Frøya kommune kontrollutvalget 2

3 Sak 30/2006 Godkjenning av protokoll fra møte KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. VEDLEGG 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING Godkjenning av møteprotokoll. Frøya kommune kontrollutvalget 3

4 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 31/2006 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Frøya kommune kontrollutvalget 4

5 Sak 31/2006 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunenes Sentralforbund ber kommunene opprette registre over folkevalgtes styreverv og økonomiske interesser, med rapport fra TNS Gallup: Kartlegging av styreverv blant landets ordførere. ( ). 2. Roller og ansvar i kommunalt eide bedrifter. Artikkel i KS-aktuelt nr 5/2006 av seniorrådgiver / advokat Vibeke Resch-Knudsen, KS Konsulent. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Frøya kommune kontrollutvalget 5

6 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 32/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til henvendelse fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen av og Revisjon Midt-Norge IKS sin gjennomgang av Frøya kommune sin rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. Med bakgrunn i revisors gjennomgang vil kontrollutvalget opprettholde sin konklusjon fra møte den 2. februar 2006 i sak KU-5/2006, om at Frøya kommune opererer med riktig lånesaldo overfor klienten pr Saken viser imidlertid at Frøya kommune bør gjennomgå sine rutiner knyttet til transport av bostøtte, og kontrollutvalget ber om at rådmannen utarbeider skriftlige prosedyrer, eventuelt et eget reglement, for håndtering og transport av bostøtte. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen innen på hva som er gjort for å sikre riktig håndtering og transport av bostøtte i Frøya kommune. Frøya kommune kontrollutvalget 6

7 Sak 32/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til henvendelse fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen av og Revisjon Midt-Norge IKS sin gjennomgang av Frøya kommune sin rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. Med bakgrunn i revisors gjennomgang vil kontrollutvalget opprettholde sin konklusjon fra møte den 2. februar 2006 i sak KU-5/2006, om at Frøya kommune opererer med riktig lånesaldo overfor klienten pr Saken viser imidlertid at Frøya kommune bør gjennomgå sine rutiner knyttet til transport av bostøtte, og kontrollutvalget ber om at rådmannen utarbeider skriftlige prosedyrer, eventuelt et eget reglement, for håndtering og transport av bostøtte. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra rådmannen innen på hva som er gjort for å sikre riktig håndtering og transport av bostøtte i Frøya kommune. VEDLEGG: 1. Brev av fra Revisjon Midt-Norge IKS til Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS vedrøende Frøya kommune Sak fra kontrollutvalget i Frøya kommune. 2. Brev av fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Revisjon Midt- Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 3. Brev av fra Revisjon Midt-Norge IKS til Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 4. Brev av fra Frøya kommune til Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag u/vedlegg). 5. Brev av fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag, (unntatt offentlighet jf. offentlighetslovens 5a jf. forvaltningslovens 13). Frøya kommune kontrollutvalget 7

8 Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-27/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune. 2. Sak KU-36/2005 Eventuelt punkt b) Brev vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 3. Brev av med vedlegg fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen til kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag, (unntatt offentlighet jf. offentlighetslovens 5a jf. forvaltningslovens 13). 4. Brev av fra Revisjon Midt-Norge IKS til Frøya kommune vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 5. Brev av fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag utsatt behandling av saken. 6. Brev av fra Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag, (unntatt offentlighet jf. offentlighetslovens 5a jf. forvaltningslovens 13). SAKSUTREDNING På møte den fikk kontrollutvalget seg forelagt et brev med underliggende dokumentasjon fra Retthjelpfirmaet Terje Svendsen der kontrollutvalget, med utgangspunkt i en konkret sak, ble bedt om å se nærmere på kommunens låneforvaltning med særlig vekt på etableringslån på sosialt grunnlag. Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen påstår i sitt brev av at Frøya kommune som lånegiver ikke kan frembringe og dokumentere lånehistorikken for et etableringslån på sosialt grunnlag til hans klient. Svendsen påstår videre at kommunen har gitt ulike opplysninger om utestående saldo på lån til klienten og at kommunens opplysninger ikke stemmer over ens med opplysninger fra Låneservice som administrerer lånet på vegne av kommunen. Svendsen anklager dessuten Svendsen kommunen for å ha en tilfeldig motregningspraksis i bostøtte på disse lånene. Med bakgrunn i den konkrete saken og i de vedlagte dokumentene ba Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen om en gjennomgang av låneforvaltningen i Frøya kommune, og særlig av etableringslån på sosialt grunnlag. Kontrollutvalget behandlet forespørselen under sak KU-36/2005. Utvalget bestemte seg for å undersøke saken nærmere og saken ble oversendt Revisjon Midt-Norge IKS for en gjennomgang. Frøya kommune kontrollutvalget 8

9 Revisjon Midt-Norge IKS sine vurderinger av saken i brev av Revisjon Midt-Norge IKS ga følgende vurderinger på problemstillingene i brev av : Utestående saldo Revisjon Midt-Norge IKS viser i sitt brev til at revisor har innhentet dokumentasjon over utestående saldo pr fra kommunen og fra Låneservice. Ifølge kommunen har Svendsens klient ved utgangen av 2004 en restsaldo på lånet på kr ,-, mens restlånet ifølge Låneservice er kr Det vil si at det er en differanse på kr 13,- mellom kommunens beregninger og Låneservice sine tall. Motregning Når det gjelder motregningen i bostøtte på forfalte avdrag på lånet viser Revisjon Midt-Norge IKS til at avtale om motregning i perioder har vært akseptert av Svendsens klient. Revisor redegjør for at avtale om motregning er forelagt revisor. Av brevet fra Revisjon Midt-Norge IKS fremgår det imidlertid at noe av dokumentasjonen mangler i forhold til motregning. Denne typen dokumentasjon må kommunen sørge for å ha tilgjengelig. Ifølge revisor bruker Frøya kommune vanligvis ikke motregning som virkemiddel for å holde lån à jour, men kun i tilfeller der låntaker misligholder sine lån. Kontrollutvalgets behandling av saken på møte den (Sak KU-5/2006) Kontrollutvalget behandlet saken på møte den 2. februar 2006 som sak KU-5/2006. På bakgrunn av revisors utredning og egne vurderinger fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til henvendelse vedrørende låneforvaltningen i Frøya kommune i brev av fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen. Utvalget har fått en gjennomgang av saken fra Revisjon Midt-Norge IKS, som for en stor del avkrefter påstandene som er fremsatt i saken. Så fremt kontrollutvalget ikke får seg forelagt nye opplysninger, anses saken som avsluttet fra utvalgets side. Møtebok fra kontrollutvalgets behandling av saken med vurderingene fra Revisjon Midt-Norge IKS, oversendes Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som svar på henvendelse i brev av Brev av fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen stiller i sitt brev av spørsmål ved resultatene som er kommet frem i saken så langt kontrollutvalgets konklusjon i sak KU-5/2006. Svendsen stiller seg kritisk til kommunens motregningspraksis og at Frøya kommune ikke kan frembringe og dokumentere sin lånehistorikk. Frøya kommune kontrollutvalget 9

10 Motregning Ifølge Revisjon Midt-Norge IKS sitt brev av har Frøya kommune ikke vært i noen konflikt med lånetaker vedrørende motregning i bostøtte, men det mangler noe dokumentasjon som viser at motregning er akseptert. Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen mener det har vært en slik konflikt mellom kommunen og låntaker. Svendsen anklager også kontrollutvalget for ikke å gjøre nok for å få kommunen til å endre praksis. Manglende dokumentasjon av lånehistorikk Revisjon Midt-Norge IKS har i brev av redegjort for at lånesaldo pr i kommunens regnskap stemmer med saldo hos Låneservice. Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen legger i sitt brev av vekt på lånehistorikken, og mener denne ikke er tilfredsstillende dokumentert. Svendsen bygger også på at Låneservice og Frøya kommune til tider har gitt motstridende opplysninger om lånesaldo. For ytterligere å underbygge sine påstander har Svendsen lagt ved et terminvarsel av som viser et restlån på kr under forutsetning av at lånet er ajour. I et notat datert fra en saksbehandler i Frøya kommune fremgår det at klienten er ajour med lånet. Kontrollutvalgets sekretariat vurderte påstandene som fremkom i brevet av 6. mars fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som så vidt alvorlige og viktige for lånetakeren, at sekretariatet i brev av har bedt Revisjon Midt-Norge IKS om en fornyet gjennomgang av saken. Videre undersøkelser i saken Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS av Revisjon Midt-Norge IKS har undersøkt saken videre og har i brev av oppsummert resultatene av en ytterligere gjennomgang av saken. I forhold til motregning konstaterer revisor på at dette har funnet sted og til dels har vært akseptert muntlig fra lånetaker. Revisor peker på at motregning ikke må skje uten samtykke og slår videre fast at Frøya kommune burde innhentet skriftlig samtykke til å motregne i bostøtte. Revisor anbefaler at administrasjonen utarbeider et reglement som sikrer prosedyrer og ivaretar den juridiske siden av transportadgangen med hensyn til bostøtte. Når det gjelder dokumentasjonen av lånehistorikken og uklarheter til lånesaldo, fastholder revisor sine tidligere vurderinger. Basert på dokumentasjon fra Låneservice er restlånet kr ,- pr Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til brevet av fra Revisjon Midt-Norge IKS (vedlagt) for en nærmere og mer detaljert gjennomgang av de berørte forholdene. Frøya kommune kontrollutvalget 10

11 Kontrollutvalgets behandling av saken på møte den (Sak KU-27/2006) Kontrollutvalget behandlet saken på nytt på møte den 7. september 2006 som sak KU- 27/2006. For å sikre at alle sider av saken var belyst valgte utvalget å utsette saken til neste møte og å be revisor undersøke om låntakeren selv hadde fått løpende informasjon om utestående lånesaldo, for eksempel ved årsoppgaver. Kontrollutvalget merket seg også at det var avvik i faktagrunnlaget som hadde versert i saken ved at en påskrift fra klienten som aksepterer motregning av bostøtte ikke fremgikk i et av dokumentene som var tilsendt fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen, mens kommunen hadde en slik påskrift i det som angivelig skal være samme dokument. På bakgrunn av et omforent forslag fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget viser til vedlegg 2 i brev av fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen. Utvalget merker seg at håndskrevet påskrift om tilbaketrekking datert , mangler på anmodningen fra låntaker til Frøya kommune av om at bostøtte skal overføres direkte til låntakers konto. Før saken tas opp til endelig behandling ber kontrollutvalget om at revisor undersøker om låntaker har fått løpende informasjon om lånesaldo, for eksempel ved årsoppgaver. Avsluttende undersøkelser i saken Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS av Ut fra kontrollutvalgets vedtak i sak KU-27/2006 har Revisjon Midt-Norge IKS foretatt noen avsluttende undersøkelser knyttet til hvilken informasjon lånetaker har fått om lånesaldo. Dette bør fremgå av årsoppgaver fra låneservice og den informasjonen som blir innrapport til lånetaker og ligningsmyndighetene som grunnlag for utfylling av selvangivelsen. I brev av redegjør Revisjon Midt-Norge IKS for sine undersøkelser, der revisor har innhentet kopi av klientens årsoppgaver for årene 2003, 2004 og Årsoppgavene er sendt klienten og ligningsmyndighetene i de respektive årene. Lånesaldo pr er ifølge årsoppgavene kr Frøya kommune har i 2004 og 2005 operert med en lånesaldo på kr , siden det ikke er betalt avdrag på lånene i disse årene. Revisor har videre undersøkt hva som ligger i differansen og Låneservice forklarer differansen med forfalte ikke betalte renter, avdrag og gebyrer i 2004 og Frøya kommune kontrollutvalget 11

12 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Kontrollutvalgets sekretariat vil med henvisning til Revisjon Midt-Norge IKS sin gjennomgang av saken ikke reise tvil om lånesaldo knyttet til klientens lån pr Saken viser imidlertid flere forhold som kan skape usikkerhet med hensyn til størrelsen på lånet. Blant annet er terminforfallene egnet til å skape forvirring ved at de oppgir lånesaldo under forutsetning av at lånet er ajour, og det kan også se ut som om at Frøya kommune har gitt opplysninger som kan ha vært egnet til å skape tvil. Saken viser også at Frøya kommune må være konsekvent på å innhente skriftlig samtykke til motregning i bostøtte og at motregning kun foretas når det er juridisk adgang til dette. Sekretariatet slutter seg til revisors vurdering om at Frøya kommune bør gjennomgå sine rutiner på dette området. Siden dette er en såvidt spesiell del av den kommunale forvaltningen bør det, som revisor anbefaler, lages skriftlige prosedyrer for behandling og transport slik at man unngår at det reises tvil om håndteringen av bostøtte for ettertiden. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekrektariat vil med henvisning til revisors gjennomgang anbefale kontrollutvalget å opprettholde sin tidligere konklusjon om at opererer med riktig lånesaldo overfor klienten pr Frøya kommune bør imidlertid gjennomgå sine rutiner knyttet til transport av bostøtte, og rådmannen bør vurdere å utarbeide skriftlige prosedyrer for håndtering og transport av bostøtte. Frøya kommune kontrollutvalget 12

13 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 33/2006 Frøya kommune manglende svar på henvendelse i brev Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til brev av fra Bjørn Tuvnes til Frøya kommune og vil under henvisning til forvaltningslovens bestemmelser og god forvaltningsskikk understreke at svar på henvendelser til kommunen skal gis uten ugrunnet opphold. Utvalget ber på grunnlag av saken om at rådmannen innskjerper rutinene for svar på henvendelser til Frøya kommune. Kontrollutvalget tar for øvrig saken til etterretning. Frøya kommune kontrollutvalget 13

14 Sak 33/2006 Frøya kommune manglende svar på henvendelse i brev KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til brev av fra Bjørn Tuvnes til Frøya kommune og vil under henvisning til forvaltningslovens bestemmelser og god forvaltningsskikk understreke at svar på henvendelser til kommunen skal gis uten ugrunnet opphold. Utvalget ber på grunnlag av saken om at rådmannen innskjerper rutinene for svar på henvendelser til Frøya kommune. Kontrollutvalget tar for øvrig saken til etterretning. VEDLEGG 1. Brev av fra Kontrollutvalgets sekretariat til Frøya kommune vedrørende Bjørn Tuvnes Ubesvart brev vedrørende utfylling i strandsonen. 2. Brev av fra Kontrollutvalgets sekretariat til Bjørn Tuvnes vedrørende Ubesvart brev vedrørende utfylling i strandsonen. 3. Brev av fra Bjørn Tuvnes til Kontrollutvalges sekretariat vedrørende Ubesvart brev vedrørende utfylling i strandsonen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat har mottatt brev av fra Bjørn Tuvnes vedrørende ulike forhold knyttet til utfylling i strandsonen. Blant annet ble det fra Tuvnes sin side påpekt at et brev til Frøya kommune datert ennå ikke var besvart. Sekretariatet la brevet frem for kontrollutvalget på møte den 7. september 2006 under sak KU-29/2006 Eventuelt der utvalget fattet følgende vedtak: Det ligger utenfor kontrollutvalgets oppgave å gripe inn i saksbehandlingen i Frøya kommune, men utvalget vil påse at kommunen opptrer i samsvar med lov og god forvaltningsskikk. Kontrollutvalget vil ut fra dette be kontrollutvalgets sekretariat undersøke 1. punkt i henvendelsen om hvorfor Frøya kommune ikke har besvart Tuvnes sitt brev av , og utvalget vil påse at svar blir gitt i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Når det gjelder de øvrige problemstillingene som Tuvnes reiser i sitt brev av , vil kontrollutvalget henvise til rådmannen i Frøya kommune. Utvalget ber om å bli orientert om saken på neste møte. Frøya kommune kontrollutvalget 14

15 Kontrollutvalgets sekretariat skrev brev datert til rådmannen for å gjøre oppmerksom på forholdet og ba samtidig om at Frøya kommune sørget for å gi et svar på Tuvnes sin henvendelse. I henhold til reglene i forvaltningsloven skal en henvendelse besvares og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det gis et foreløpig svar. Videre skal det redegjøres for årsaken til at henvendelsen ikke kan besvares tidligere og om mulig skal det angis når et endelig svar kan forventes. Kontrollutvalgets sekretariat har senere vært i kontakt med rådmannen som har gitt uttrykk for at forholdet skal bringes i orden. Kontrollutvalgets sekretariat er lovet gjenpart av Frøya kommunes svar til Bjørn Tuvnes, og sekretariatet tar sikte på å legge frem dette for utvalget i møtet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Etter kontrollutvalgssekretariatets sin oppfatning er det svært viktig at Frøya kommune som et offentlig forvaltningsorgan er nøye med å følge reglene knyttet til å besvare henvendelser fra publikum. I tillegg til god forvaltningsskikk er dette også nedfelt i lov for å sikre publikum god service fra myndighetenes side. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å peke på betydningen av dette overfor Frøya kommune og understreke at svar på henvendelser til kommunen skal gis uten ugrunnet opphold. Utvalget bør ut fra dette be rådmannen innskjerpe rutinene for svar på henvendelser til Frøya kommune. Frøya kommune kontrollutvalget 15

16 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 34/2006 Overordnet analyse for Frøya kommune for 2006 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Frøya kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt møte i november foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2007, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Frøya kommune kontrollutvalget 16

17 Sak 34/2006 Overordnet analyse for Frøya kommune for 2006 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Frøya kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt møte i november foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2007, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. VEDLEGG 1. Frøya overordnet analyse for SAKSUTREDNING I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Kontrollutvalget utarbeidet i 2005 en plan for forvaltningsrevisjon for Planen ble fremmet for kommunestyret og følgende prosjekter ble prioritert i 2006: 1. Skoleutbygging på Sistranda 2. Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid. 3. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) 4. Omorganiseringen i Frøya kommune 5. Eiendomsforvaltningen i Frøya kommune 6. Hjemmebasert omsorg i Frøya kommune 7. Psykisk helsevern i Frøya kommune 8. Fremtidens skole og skolebygg. 9. Overordnet styring og planlegging i Frøya kommune Av disse er prosjekt nr 1 og 3 bestilt. Prosjekt nr 1 om skoleutbyggingen på Sistranda har blitt avventet inntil kommunestyret har fattet endelig vedtak om byggestart. Frøya kommune kontrollutvalget 17

18 Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger, først og fremst gjennom kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget et verktøy for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en oppdatert overordnet analyse for Frøya kommune, som hjelp for kontrollutvalget til å finne aktuelle prosjekter for kommende år når planen for forvaltningsrevisjon nå skal rulleres. Det er viktig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen, og sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før planen endelig legges frem for kommunestyret. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i møtet vil sekretariatet på neste møte som er i november, legge frem forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for Denne planen vedtas av kontrollutvalget som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig overordnet analyse av Frøya kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets møte i november med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon i Frøya kommune for Frøya kommune kontrollutvalget 18

19 FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 35/2006 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Frøya kommune kontrollutvalget 19

20 Sak 35/2006 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Frøya kommune kontrollutvalget 20