Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU, 28. oktober 2015

Transkript

1 Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og, 28. oktober 2015 Tilstede: Dekan ved Det medisinske fakultet, Björn Gustafsson (leder) Prorektor for forskning, Kari Melby Prodekan forskning ved Det medisinske fakultet, Pål Richard Romundstad Instituttleder ved Psykologisk institutt, magne A. Flaten ( vare for Marit Reitan) Leder Helse, Magnus Steigedal Ass. direktør for helsefag, forskning og utdanning, Henrik A. Sandbu Seniorrådgiver, Øyvind Hope Rådgiver, Lisbeth Andersen Forskningsdirektør St. Olavs, Petter Aadahl Forskningssjef St. Olavs, Siv Mørkved Forskningssjef Helse Nord-Trøndelag, Bodil Landstad Forskningssjef Helse Møre og Romsdal, Berit Kvalsvik Teige Faste medlemmer fra Samarbeidsorganet -høgskolene: Dekan ved Avd. for helse- og sosialfag, Heidi V. Haavardsen Rådgiver St. Olavs Hospital, Ragnhild Brå Vardehaug (vara for Grete Ottersen Samstad) Observatører: Avdelingsdirektør Forskningsrådet, Jannikke Ludt Brukerrepresentant, Snorre Ness Sektorsjef Åfjord kommune, Eli Braseth Fast møtende vara: Seksjonssjef forskningsseksjonen, Rannveig Tellemand Storeng Høgskolen i Molde Forskningsrådet Reg. brukerutvalg KS Inviterte: Dag Sjong, brukerrepresentant Forfall: Prodekan utdanning ved Det medisinske fakultet, Hilde Grimstad Fra: Sekretariatet Gjelder: Møte i Samarbeidsorganet mellom og Møtetid: 28. oktober kl. 10:00 15:00 Møtested: Møterom 30M11, 1930-bygget, St. Olavs Hospital, Trondheim Saksliste: Sak nr. Sakstittel Sak Godkjenning av innkalling og møtereferat Vedtakssak Kort presentasjon av nye medlemmer. Godkjenning av innkalling og referat fra møte i SO september. - Innspill: under orienteringer fra Eli Braseth skal det være kommunene i Sør-Trøndelag. fra, det er tildelt 80 mill. til Biobank Norge. Moser- gruppen har fått tildeling fra Pauline Braathen. SO - godkjenner innkalling og referat fra forrige møte med de innkommende innspill. Side 1 av 8

2 Sak Vedtakssak Møtedatoer for 2016 Forslag om møtedatoer for neste år er utsendt på e-post. Ut i fra tilbakemeldinger på Doodle og innspill i møtet var 10.februar (fellesmøte er allerede satt til 11.februar), 20. april, 15.juni møtedatoer da de fleste kunne ut ifra hva man vet pr. i dag. Viktig at man er informert om sentrale møtedatoer ved de store institusjonene, før datoene for Samarbeidsorganet legges. Høstens møtedatoer avklares i februarmøte for dette avhenger av hvilken vurderingsprosess vi vedtar for Samarbeidsorganet - vedtar møtedatoer for våren 2016 på følgende datoer: 10. februar, 11.februar fellesmøte med SO-høgskolene, 20. april og 15.juni. Sak / diskusjon Økonomi for Samarbeidsorganet ved Maria Henningsen på bakgrunn av sakspapirer utarbeidet av controller Eva K. Breiland, DMF. Forslag til budsjett og prognose for 2016 ble lagt frem. Man har gått utfra en «flat» årlig bevilgning på 205 mill. I 2015 har vi fortsatt en del forpliktelser, men flere strukturelle tiltak forventes avsluttet til neste år. De ulike postene i budsjettet er beskrevet i vedlagte økonominotat og disse ble gjennomgått i møtet. Samarbeidsorganet gav innspill til de enkelte postene når det gjelder strukturelle tiltak i budsjett: I 2015 er det et overforbruk på ca. 15.mill. Det har den siste tiden vært en opprydningsprosess, samt at det har kommet inn stillinger og søknader i løpet av året, som SO har bevilget. Flere strukturelle tiltak har ingen tidsbegrensning. Disse vil få bevilgning ut 2016, samtidig som den nedsatte arbeidsgruppen innen strukturelle tiltak vil gjøre en evaluering av disse tiltakene. Resultatet vil bli lagt frem for SO på februar møtet. For 2016 er det satt av ca. 7,5 mill. for nye strukturelle og strategiske tiltak. Det er også budsjettert med noe overforbruk i Gjennomgang av vedlagt notat angående finansiering pr strukturelt tiltak i 2016: 4. Samarbeidsorganet høgskolene: Reduseres til 1.mill. Ønsker å se an om fusjonen medfører noen endringer i SO sammensetning. 5. Støtte til EU-søknader: I løpet av 2015 er det kun innvilget kr. Usikkert om dette stemmer. Det må jobbes med å øke søkermassen, men ønsker likevel å redusere til 1. mill. i Vitenskapelige stillinger utenom årlig utlysning: - Forskerstillinger i helseforetakene: disse ligger nå på sitt bord. Ingen av midlene er blitt brukt i 2015 pga. sendrektighet både hos foretakene og universitetet. Ønsker at denne bevilgningen forlenges med minst 1 år. - Rådgiverstilling, global helse: Ikke satt noen sluttdato for denne stillingen. Må avklares i neste møte om den skal videreføres. En mulig finansiering er 50% SO / 50% DMF. RHF har i år fått i oppdrag å drive global helseforskning. Denne stillingen er en viktig resurs for at RHF skal kunne svare ut oppdraget. 8. Regional forskningsbiobank: Øyvind Hope informerte om at det hadde ikke vært kommunisert godt nok hvem som har vært finansiør av forskningsbiobanken. Det har vært bevilget midler både fra RHF og Samarbeidsorganet -, men bevilgningen fra Samarbeidsorganet har ikke vært tatt inn i biobankens budsjett. Midlene fra Samarbeidsorganet til Regional forskningsbiobank for 2014 og 2015 står dermed foreløpig ubrukt, og beløper seg på 7,2 mill. kr. I 2016 vil RHF løfte bevilgningen fra Samarbeidsorganet over i eget budsjett, slik at Regional forskningsbiobank får en total bevilgning på noe over 8 mill. kr, og budsjettet til Samarbeidsorganet reduseres tilsvarende. Øyvind Hope og sekretariatet går i dialog med forskningsbiobanken for å avklare bruk av midlene for 2014 og Side 2 av 8

3 9. Nye K.G. Jebsen senter: Det er sendt inn søknad om to nye sentre, midlene som er avsatt vil dekke egeninnsats for tildeling av ett senter. 11. Enhet for anvendt klinisk forskning (AKF): bevilgning på 8 mill. for 2016 beholdes. AKF vil bli evaluert på linje med andre strukturelle og strategiske tiltak, og det vil bli bedt om en uttalelse fra styringsgruppen. Nivå på videre bevilgning avgjøres når dette foreligger. 12. Helsetjenesteforskning (ISM): Bevilgning for 2016 beholdes. Evalueres i 2016 som grunnlag for beslutning om evt. bevilgning i UNIKARD: Avventer videre finansiering i henhold evaluering i NSG i løpet av NSEP: Uendret bevilgning - 1. mill. Tiltaket evalueres og legges frem på februarmøtet ECRIN: Det ble presisert at ECRIN var et oppdrag som St. Olavs Hospital fikk fra HOD, mens NorCrin har man fått infrastrukturmidler til fra Forskningsrådet. Tiltaket evalueres i 2016 som grunnlag for evt. videre bevilgning. 16. Kjernefasilitetene ved : SO ønsker en rapport på hvor mye kjernefasilitetene brukes. Finansiering videreføres på samme nivå i 2016, og nivå på bevilgning fra 2017 avgjøres etter evaluering. Øyvind Hope informerte om at CIUS (Centre for Innovative Ultrasound Solutions), som er et nytt SFI, har fått tildeling fra Forskningsrådet. RHF har forpliktet seg til en egenandel på 2 mill. kr./årlig i åtte år. Dette tas sannsynligvis inn i Samarbeidsorganets budsjett for Samarbeidsorganet - vedtar budsjett for 2016 i henhold til vedlagte notat, med de innspill som kom i møtet. En rekke strategiske og strukturelle tiltak skal evalueres. Rapport fra denne evalueringen legges frem på møtet i februar. Det tas forbehold om endelig budsjettramme fra Helse Midt-Norge RHF. Sak / diskusjon Samarbeidsorganets finansiering av strukturelle/strategiske tiltak og prosjekter Oppfølging av sak og sak Prodekan for forskning, Pål Romundstad presenterte arbeidsgruppens forslag til utlysning av strukturelle og strategiske tiltak (presentasjonen er vedlagt) - Økonomiske rammer: foreslått ,5mill. per tiltak, med varighet fra 2-5år. - Midlene er ikke tiltenkt vitenskapelige stillinger, men driftsmidler for tiltaket. - Vurderingsprosessen bør være annerledes i forhold til søknader om vitenskapelig stilling/flerårig prosjekt. - Søknadene skal forankres i ledelsen av foretakenes forskningsavdelinger. Formålet med utlysning er å legge til rette for god forskningsinfrastruktur som kommer hele regionen til nytte. Det er tenkt å ha felles søknadsfrist for alle utlysningene i Sekretariatet ønsker å informere forskningsmiljøene om den planlagte utlysningen så raskt som mulig. Samarbeidsorganet ga innspill på hvilket nivå de økonomiske rammene burde ligge på, og hvem som kan søke i utlysningen. Denne diskusjonen tas opp igjen til neste år når utlysningsteksten skal utarbeides. - SO - vedtar utlysning av strukturelle tiltak fra og med Ramme for utlysning av strukturelle midler i 2016 (for 2017) settes til ca. 20 mill., med forbehold om justering etter vedtak om endelig budsjett. - Arbeidsgruppen jobber videre med forslag til utlysningstekst og vurderingskriterier. Alle tiltak som har finansiering på ubestemt tid får videreført bevilgning på dagens nivå i Alle tiltak som har finansiering på ubestemt tid skal evalueres vinteren 2015/2016. Evalueringen vil gi grunnlag for videreføring eller avslutning av det enkelte tiltak f.o.m Sekretariatet sender ut anmodning om rapport til aktuelle tiltak etter møtet. Innsendte rapporter vil gi grunnlag for evaluering av tiltaket. Side 3 av 8

4 Sak Vedtakssak Innstilling for tildeling av forskningsmidler 2016 ved Pål Richard Romundstad. Det ble for 2016 utlyst midler til ph.d., post doc., forskerstillinger og flerårig prosjekt med en økonomisk ramme på ca. 40 mill. kr. Årets søknader har vært gjennom både kvalitetsvurdering og nyttevurdering. Videre har det kommet føringer fra HOD om å øke omfanget av brukermedvirkning i forskning, og søkerne har derfor blitt bedt om å beskrive grad av brukermedvirkning i sine prosjekt. Gjennom årets prosess har man tilegnet seg noen erfaringer som gjør at man nok vil vurdere å gjøre ting annerledes til neste års utlysning. I Midt- Norge valgte man å ha en egen komite for nyttevurdering, som vurderte nytte etter at kvalitetsvurderingen var gjort. Ca. 60 % av søknadene i hver kategori ble sendt videre til nyttekomiteen, som vurderte 131 søknader Til neste år bør nytte og kvalitet vurderes i samme komite. Innstilling: - 17 ph.d.-stipend, samt 4 ph.d.- stipend med ukjent kandidat, - 7 post doc-stipend, 5 forskerstipend og 6 flerårige forskningsprosjekt. - 3 utenlandsstipend, samt 6 stipend som var inkludert i innstilte søknader om vitenskapelig stillingstillingene (utgjør en kostnad på 2,5 mill. ikke bare 1 mill., som opprinnelig avsatt) I forhold til nytteverdien; det ble satt i utgangspunktet en nytte på 3 og hvor man justert opp til 5 i nytte der det var svært nyttig og 1 der man så lite nytte av forskningsprosjektet for klinikken. Ingen med nytteverdi 1 fikk tildeling. Ved offentliggjøring av tildeling er det viktig at både søkerinstitusjon og samarbeidende institusjon kommer frem. Det er mange som bruker sin adresse i søknadsøyemed, men som har sin hovedstilling på sykehuset. Sekretariatet ser på hvordan statistikken kan forbedres til neste år. Man jobber for at «Det integrerte universitetssykehuset» kan være søkerinstitusjon, hvor spørsmålet om hvor man har hovedstilling ikke har betydning. Det skal ikke ha betydning hvor man er ansatt, så lenge man driver helseforskningen av høy kvalitet. Det ble presisert at ved finansiering fra annen ekstern kilde oppfordrer SO til at man tar imot denne. SO har en ordning for toppfinansiering som gjør at man vil få dekt inntil rundsum som forskningsrådet opererer med. kommenterte at det var få helsetjenesteforskningsprosjekter i år og dette er et prioritert område. Man ønsker at det stimuleres til flere gode søknader inn ved neste års utlysning. Postdoktor søknaden skal sendes inn av søker selv, dette må presiseres ved neste års utlysning. Etter diskusjon i møtet ble man enige om å tildele ytterligere ett utenlandsstipend. Dette er det økonomisk ramme for. Til neste år er det et ønske om å sette av mer midler til utenlandsstipend for å styrke internasjonale forskningsnettverk. Samarbeidsorganet - vedtar innstilling for utlyste forskningsmidler for 2016, og det innvilges ytterligere ett utenlandsstipend. Sekretariatet tar med seg innspill fra Samarbeidsorganet i arbeidet med neste års utlysning. Side 4 av 8

5 Sak Ny spesialistutdanning for leger (LIS) Oppfølging av sak (sak 30-15). Henrik Sandbu orienterte om at det var ikke satt av noen midler til spesialistutdanningen på statsbudsjettet. Det er en forventning om at det skal etableres et utdanningssenter mellom RHF og Universitetet. Helse Sør-Øst har allerede satt i gang et prosjekt sammen med universitet i Oslo. En ser at man har en annen type samhandling i Midt-Norge og usikker på om prosjektet i Oslo vil være aktuelt i forhold til hvordan vi arbeider i Midt-Norge. Henrik Sandbu opplyste om at det må gjøres noen avklaringer i Helse Midt-Norge, før vi setter i gang med en utredningsgruppe. Samarbeidsorganet - tar orienteringen til etterretning. Sak / diskusjon Evaluering av årets utlysning og vurderingsprosess Samarbeidsorganet gav innspill til årets utlysning- og vurderingsprosess, med særskilt vekt på brukermedvirkning, nyttevurdering og kvalitetsvurdering. Dag Sjong, brukerrepresentant i komité for nyttevurdering presenterer sine erfaringer fra dette arbeidet. Han mente det hadde vært en god og grundig prosess i år, men likevel bør nyttevurderingen gjøres av kvalitetsvurderingskomiteen. Det blir vanskelig å «fristille» nytten fra kvalitet. Det skal uansett være en strategi- og innstillingskomité. Pål R. Romundstad holdt et innlegg hvor erfaringene fra årets vurderingsprosess ble oppsummert: - Det er ønskelig at nyttevurderingen gjøres av fagfolkene i kvalitetsvurderingskomiteen - Hvis mulig bør man vurdere å gå for komiteer som er inndelt etter fagområde i stedet før søknadskategori.. Dette vil imidlertid skape nye utfordringer i forhold til sammenligning av karakter før tildeling av stillinger. - Brukermedvirkning er viktig. Det er et felles styrevedtak i alle RHF og et pålegg fra HOD om å ta hensyn til brukermedvirkning. Her må det lages veiledere og rutiner for alle som er involvert. Dette er ganske nytt og uoversiktlig, men desto viktigere å ta grep om. Mye handler om opplæring. Må bearbeides mer til neste års utlysning. - Ledelsesforankring i helseforetak. Hvordan kan vi gjøre dette enda tydeligere? Det er hver enkelt søker som har ansvar for at forankringen er i orden, når søknaden sendes videre til kvalitetsvurdering. Samarbeidet med helseforetaket skal være tydelig beskrevet! - Populærvitenskapelig sammendrag. Dette må være tilstede på alle søknader og det bør tydeliggjøres hvor dette skal legges inn. Innspill fra Forskningsrådet: Helseforskningsprogrammene i NFR har de samme føringene angående nytteverdi og brukermedvirkning. De har en egen skala for brukermedvirkning som skal skåres. Det skal beskrives hvordan brukerne skal være med- eller involvert i hele forskningsprosessen. Alle de regionale Samarbeidsorganene har vært gjennom denne prosessen og sekretariatet vil se til deres erfaringer med nyttevurdering og brukermedvirkning i år. Vurderingskomiteene ønsket en mer detaljert beskrivelse av hvordan man bruker skalaen ved skåring. Ph.d.-komiteen har hatt dette tidligere, men gått bort fra det. Henrik A. Sandbu orienterte om det nasjonale arbeidet om nyttevurdering, hvor det er satt ned en nasjonal arbeidsgruppe som skal se på felles kriterier for nytte. Side 5 av 8

6 Sak fortsetter Sak Vedtakssak Det ble også trukket frem at sekretariatet har gjort en meget god jobb i denne tildelingsprosessen. Innspill til utlysnings- og vurderingsprosess tas med i forberedelsene til neste års utlysning av forskningsmidler, og til det nasjonale arbeidet med felles retningslinjer for nyttevurdering. Det er enighet om at både kvalitets- og nyttevurdering bør utføres samlet av ekstern komité ved neste års utlysning. Saker til fellesmøtet mellom Samarbeidsorganene 11. februar 2016 Samarbeidsorganet - foreslår saker til fellesmøte mellom Samarbeidsorganene 11.februar Fusjonens konsekvenser for sammensetningen i de regionale samarbeidsorganene. - Tettere integrasjon mellom HF og Universitet, særlig med tanke på høgskolene som ikke blir med i fusjonen. Rollen til det integrerte universitetssykehuset. Samarbeidsorganet - oppfordrer medlemmene til å melde inn saker til felles møte til sekretariatet så fort som mulig. Side 6 av 8

7 Sak Sak fortsetter fra institusjonene Status : Helse Midt-Norge RHF: - Styresaker om innovasjon og forskningsstrategier, ny strategiprosess 2020, IKT prosjektet St. Olavs Hospital HF: - Unimed Innovation eies av fondsstiftelsen St. Olavs, som også ivaretar de andre helseforetakene. Ny daglig leder Astrid Egeland. - Ortopediingeniørutdanningen; dette ligger litt på vent for tiden. Ortopedene er interessert, men klinikksjef ved ortopedisk klinikk skal kartlegge om det er behov i miljøet for denne utdanningen. Det har vært et møte mellom HIST,, St. Olavs, de to utdanningene skal se om det er behov eller interesse i egne miljøer. HIST vil avvente fusjonen, har kontaktet Jorunn Helbostad. Det er 14 studieplasser hvert år i Oslo og dette er en kostnadskrevende utdanning. bør ha en diskusjon med miljøet i Oslo. Spenstig forslag på bordet med utdanning innen velferdsteknologi der ortopediske ingeniør er et spor. Helse Møre og Romsdal HF - Samtaler med St. Olavs om felles personvernombud for de tre HF-ene. - Klar med neste kull til «protokollskolen». Helse Nord-Trøndelag HF - ISO-sertifisering - SØK-kurs - Protokollskolen fortsetter. Resulterer i andre typer samarbeid på forskning mellom helseforetakene. - Publiseringsworkshop i neste uke sammen med HINT for å få opp kvaliteten på artiklene. Status - Statsbudsjettet: det er bevilget 10 nye studieplasser til psykologi og 15 nye til medisinstudiet. - Representanter fra DMF og reiser for å besøke samarbeidspartner i Nepal i slutten av oktober/tidlig november. - Mye handler om fusjonsprosessen - administrativ organisering skal nå ut på høring. Dette må samkjøres med faglig organisering. 1.nov kommer det siste forslaget til faglig organisering som skal ut på høring. Ser ut som to hovedmodeller skisseres 1) stort helsefakultet som omfatter både helse- og sosialfagene (ikke psykologi) el. 2) rent helsefakultet der sosialfag ligger på SVT. - Det er også et mål at klinikk og institutt skal ha så lik struktur som mulig som ledd i integrasjonsprosessen mellom DMF og St Olavs. Status Forskningsrådet - Jannikke Ludt informerte. NFR forvalter ca. 1,5 milliarder og ca. 1/3 blir tildelt frie forskningsprosjekter. 1/3 går gjennom helseforskningsprogrammene - NFR har gjort endringer og samlet helseprogrammene i 3 store program. - Har fått mer midler til «fripro søknader». Skal ha «vide» søknader, men man vil også se på noen enkelte få programmer hvor man har fokus på enkelte områder. - Det er satt av 110 mill. som skal utlyses innen kliniske intervensjonsstudier. Status RBU - Snorre Næss informerte. RBU skal være med i sluttfasen av strategiene til RHF i forhold til forskning og innovasjon. Jobber også med å få på plass en veileder for brukermedvirkning. Skal være et «kick-off» på dette i midten av november. Det skal nå settes ned et nytt brukerutvalg. Det settes sammen av organisasjonene som fremmer kandidater til som nedsetter en innstilling på kandidater. Status høgskolene - Heidi Haavardsen informerte. Refererte fra møte i SO-høgskolene; tema var forskningsbasert praksis. Lederskifte i SO- høgskolene, nå er det helseforetakene som skal bli enige om leder. Side 7 av 8

8 Referatsaker RHF-enes strategigruppe 22.oktober - muntlig orientering v/henrik Sandbu. Eventuelt UNIKARD: det skal velges en ny leder for fagrådet forslaget fra fagrådet godkjennes av SO. Henrik A. Sandbu, RHF, overtar ledelsen av Samarbeidsorganet i Side 8 av 8