Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU,

Transkript

1 Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og, Tilstede: Dekanus ved Det medisinske fakultet, Stig A. Slørdahl (leder) Prorektor for forskning og nyskapning, Astrid Lægreid Prodekanus forskning ved Det medisinske fakultet, Olav Haraldseth Prodekanus medisinstudiet ved Det medisinske fakultet, Are Holen Fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord, DMF (vara ) Fagdirektør Daniel Haga Seniorrådgiver Einar Vandvik Adm. direktør St. Olavs Hospital, Gunnar Bovim Leder Regionalt forskningsutvalg, Torstein Hole Seniorrådgiver Nils Arne Bjordal (under sak 11-07) Avdelingsdirektør Divisjon for vitenskap, Mari Nes (observatør) NFR Referent: May Britt Kjelsaas Møtetid: 21. februar, kl Møtested: MTFS på Øya, seminarrom 1, 1. etg. Dato: Signatur : mbk Arkiv: Sak nr Sakstittel Sak Godkjenning av innkalling og referat fra møte Innkalling og referat godkjennes. Side 1 av 6

2 O-saker Orienteringssaker O-sak 1: Status v/ Daniel Haga. Daniel Haga er kst. fagdirektør i samme periode som Jan Eirik Thoresen er kst. adm. direktør ved. arbeider aktivt med omstillingsprosjekter, spesielt ved St. Olav, men også i regionen. I den anledning kan nasjonale funksjoner ved St. Olav bli berørt. Reduksjon i antall senger ved St. Olav vil by på utfordringer mht undervisning, det kan bl.a. bli aktuelt med endringer i uketjenesten. er opptatt av undervisningen og ønsker at St. Olav skiller mellom lokalsykehusfunksjonen og funksjonen som universitetsklinikk O-sak 2: Status v/ Astrid Lægreid har fullført enhetlig ledelse, og tilsatt rektor og to prorektorer. Det er også tilsatt to direktører for henholdsvis økonomi/eiendom og organisasjon/informasjon. Både faglig og strategisk kraft ligger i denne organiseringen. NFR utlyser nå FUGE 2 med 420 mill, og det utlyses også tematiske satsninger. Utlysninger også i EUs 7. RP, hvor det er viktig med samhandling. s styre var tilstede under åpningen av HUNT biobank, og var begeistret over denne nasjonale ressursen som skal utnyttes til det beste for helsevesenet. O-sak 3: Status NFR v/mari Nes Forskningsrådet har delvis nytt hovedstyre, som ledes av Kari Melbye (). Det arbeides med policy for medisinsk og helsefaglig forskning, hvor bl.a. Olav Haraldseth sitter i referansegruppe. Det ble referert til at NFR overfører 1,5 milliard til 2007, men midlene er bundet opp i ulike prosjekter. Djupedal ønsker å bruke noe av midlene til vitenskapelig utstyr, men det er ikke avklart hvordan dette skal skje i praksis. Sak Regnskap for 2006 Nesten alle tall for 2006 er klare og regnskapet for 2006 viser et lite overskudd. Sekretariatet tar eventuelle nye regnskapstall til etterretning og korrigerer regnskapet der det er nødvendig. Samarbeidsorganets regnskap for 2006 godkjennes. Alle over- og underforbruk på det enkelte prosjekt i 2006 overføres til budsjettet for Sak Budsjett for 2007 Oppsettet er endret noe fra 2006 for å gi bedre oversikt. Kontaktutvalget har fått et eget ark 3. Det er behov for en gjennomgang av alle stipendiatprosjektene. Budsjettet ble diskutert, og noen momenter fra diskusjonen var: Helse Midt-Norge ønsker at Samarbeidsorganet holder oversikt over hva som skal rapporteres ved årets slutt, i henhold til oppdragsdokumentet. Det ble referert til spørsmål fra om to poster (3 mill til HUNT 3 og 1 mill til HUNT Biosciences) kan dekkes over Samarbeidsorganets budsjett. Prinsipielt nyttig å samle de fleste poster som gjelder forskning på ett sted. Forskningsrådet var interessert i informasjon om hvor stor andel av budsjettet som er konkurranseutsatt. NFR mente for øvrig at gode databaser kan være en aktuell løsning for å få bedre oversikt, og at Helse Vest har erfaringer med forskningsdatabaser som kan komme andre til gode. St. Olav ønsker bedre oversikt over hvor stor andel som går til psykisk helsevern og rus. Dette bør kommuniseres bedre når stipender og prosjektmidler blir utlyst og tildelt ved å forberede pressemelding i samarbeid med aktuelle kommunikasjonsavdelinger. a) Resultatet på de enkelte prosjekter i 2006 overføres til 2007, jfr. sak b) avklarer spørsmålet om midlene til HUNT, og gir tilbakemelding til sekretariatet. c) Konkurranseutsatte midler utgjør for 2007 til sammen 53 millioner; 46 mill over Samarbeidsorganet og 7 mill over Kontaktutvalget St. Olav - DMF. Side 2 av 6

3 Sak Økonomiforvaltning i Samarbeidsorganet i 2007 (jfr. sak og 20-06) Prinsippene er tidligere vedtatt i Samarbeidsorganet og saken ble diskutert. a) Når det gjelder flerårige tildelinger, skal eventuelle underskudd i et prosjekt dekkes av prosjektansvarlig institusjon. b) Prosjektkonto opprettes sentralt på. c) Samarbeidsorganet har ikke motforestillinger til at St. Olav fortsatt fører regnskapet for Kontaktutvalget. Om St. Olav ikke ønsker å fortsette med det, vil Kontaktutvalgets andel bli forvaltet ved. Sak Oppdragsdokumentet til Helse Midt-Norge RHF Einar Vandvik orienterte. Forskning er omtalt i pkt 4, s Det ble påpekt at etikk er sentralt, alle HF skal ha etiske retningslinjer for sin forskning. Registrering av forskningsaktivitet i Frida-systemet ble kommentert; kun -ansatte på St.Olav har tilgang i dag. Det skal også rapporteres på ressursbruk. Forskningsrådet viste til at gode prosjektdatabaser vil kunne løse mange av utfordringene knyttet til rapportering. Orienteringen tas til etterretning. Sak Stipendiater som søker om utsettelse av stipendperioden Saken gjelder søknader om utsatt oppstart, utsettelse underveis og diverse permisjoner, med unntak av lov- og avtalefestede permisjoner. Det har vært et økende antall slike søknader den senere tid, og medisinsk spesialisering er typisk begrunnelse for permisjonssøknad. Det vises i utgangspunktet til Samarbeidsorganets vedtak i sak Saken ble diskutert. a) De kandidatene som har søkt utsettelse i denne omgang kommer i en overgangssituasjon. Disse må få ny dato for siste oppstart. I tilfeller der fakultetet tidligere har innvilget permisjon uten lønn, presiseres det at driftsmidler ikke kan benyttes i permisjonstiden. b) Oppstart av stipendperioden skal i utgangspunktet skje innen fastsatt frist, tidlig i kalenderåret. De som ønsker utsettelse må påregne å si fra seg tilbudet om stipend, og søke på nytt året etter. c) Det er tidligere vedtatt at det ikke gis mer enn inntil 50 % permisjon fra forskningen (jfr. sak 60-05). Dette videreføres. Videre skal det som hovedregel ikke gis permisjon uten lønn, eller permisjon til medisinsk spesialisering. d) For kandidater som ønsker å søke permisjon, skal forholdene som ligger til grunn for søknaden ha oppstått etter at kandidaten har startet på sin stipendperiode. Det gjøres generelt oppmerksom på at avgjørelsen av søknader om permisjon ligger til arbeidsgivers styringsrett. e) Vedtatte retningslinjer for permisjoner skal presiseres i kommende utlysninger og ellers formidles der det er relevant. Sak Prioritering av forskerlinjestudenter Saken ble trukket. Side 3 av 6

4 Sak Evaluering av utlysning og søknadsprosess Utlysning 2007 Olav Haraldseth orienterte. Det foreslås en prosess som i store trekk er som i fjor, men det er behov for å diskutere bl.a. hvor mye informasjon som skal offentliggjøres og hva slags klageadgang vi vil ha. Noen momenter fra diskusjonen følger: Komiteene må si i fra om de mener en søknad er innenfor eller utenfor en kategori men sikre at alle søknader vurderes i en gruppe. Innstillingskomiteen må også vurdere om søknaden er innenfor et strategisk område. Post.doc søkere må ha levert inn avhandling innen søknadsfristen, og medisinere / masterstudenter må ha avlagt eksamen innen søknadsfristen. Det kan ikke klages på faglig skjønn, kun på feil i saksbehandlingen og lignende. Tilsvarende unntak fra forvaltningsloven som i NFR, og dette skal presiseres i utlysningen. Det gis ikke begrunnelse for avslag, da det følger av faglig skjønn. Karakterer og evt. utfyllende tekst formidles til søker Det blir uryddig om kvaliteten er kjent før strategisk vurdering foretas. Institusjonene bør derfor prioritere uten at kvaliteten er kjent. Instituttene kan prioritere en gruppe om de ønsker det. Institutter, fakulteter, og HF (også St. Olav) er verter. Skal det åpnes for at noen stillinger utlyses som 50 % over 6 år? Må i så fall stå i utlysningsteksten. Saken ble diskutert og det ble gitt tilbakemeldinger i møtet. Olav Haraldseth og May Britt Kjelsaas arbeider videre med evaluering og forberedelse av 2007-utlysningen. Sak Søknad fra AKF (Enhet for anvendt klinisk forskning) Det var lagt fram en ny søknad fra AKF med oversikt over finansieringen i henhold til vedtak i forrige møte. AKF skal yte en tjeneste for de kliniske miljøene og disse tjenestene skal være tilgjengelig for alle sykehus i regionen. Det er viktig å ha et bevisst forhold til nivå og omfang av virksomheten, og AKF må vurdere framtidige og nåværende behov. AKF bør også utfordres til å beskrive de tjenester og den veiledning de gjør (når er det service til andre, når er det medforfatterskap?). Det var enighet om at AKF bør finansieres gjennom en post i Samarbeidsorganet, framfor flere poster i Samarbeidsorganet og i Kontaktutvalget, og at finansiering bør gis for 5 år. Samarbeidsorganet viderefører finansieringen i 2007 med 1,4 mill (prosjekt nr ). Samarbeidsorganet nedsetter en arbeidsgruppe som skal vurdere virksomhetens omfang og det generelle finansieringsbehovet fra og med Gruppen foreslås å bestå av leder RFU, prodekanus forskning DMF, leder for AKF, og forskningsleder St.Olav. Gruppen ledes av prodekanus forskning Olav Haraldseth. Sak Nasjonale Satsninger (NevroNor) Mari Nes orienterte. Denne saken behandles i alle regionale Samarbeidsorgan, og i Bergen har de allerede fattet positivt vedtak. Under gjennomgangen ble det påpekt at sammensetningen av styringsgruppen ikke er optimal, og at det hadde vært ønskelig med representanter for kliniske eller medisinske basalfaglige miljø i Midt-Norge. Samarbeidsorganet ønsker å støtte NevroNor som nasjonal satsning, og stiller seg til rådighet for NSG. Samarbeidsorganet vil foreslå navn på nye personer til styringsgruppen og sende forslag til NSG. Samarbeidsorganet vurderer å ta initiativ til nytt møte i NSG om prosessen trekker ut. Daniel Haga tar med saken til fagdirektørene for orientering og diskusjon. Side 4 av 6

5 Sak Infrastruktur St. Olav (jfr. sak 48-06) Nils Arne Bjordal orienterte om arbeidet og gjennomgikk utsendt dokumentasjon. Arbeidet omhandler blant annet avtaler vedr. infrastruktur og samhandling mellom og. Arbeidsgruppen foreslår flere tiltak, hvorav mange må behandles i RHFs styre eller andre steder. Saken ble diskutert, og Samarbeidsorganet hadde synspunkter på mange av forslagene: 1. Foreslåtte endringer i rammeavtalen mellom og støttes. Utkast til ny rammeavtale sendes Samarbeidsorganet. Arbeidsgruppen må ta høyde for at dette er en avtale som gjelder for alle foretakene, evt. gå inn i lokale avtaler i sitt arbeid. 2. En samarbeidsavtale mellom St. Olav og DMF er av stor betydning da denne vil synliggjøre aktuelle beløp og bruken av disse. Dette er et komplisert område, og både og bør være med slik at det forankres på overordnet nivå i institusjonene. Utkast til avtale sendes via Samarbeidsorganet til ledelsen i de respektive institusjonene. Forslag til arbeidsgruppe er: Seniorrådgiver Nils Arne Bjordal (), Økonomidirektør Jan Morten Søraker (St. Olav), Fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord (DMF) og Økonomidirektør Frank Arntsen (), eventuelt den han utpeker). Frist for arbeidet foreslås satt til 1. april. 3. Samarbeidsavtale med Rusbehandling Midt-Norge HF skal inngås med DMF, på samme måte som eksisterende samarbeidsavtaler med lokale HF. Forslag til avtale legges fram for Samarbeidsorganet. 4. Forslaget om at undervisningsdelen av universitetssykehustilskuddet legges til Samarbeidsorganet ble mottatt med stor forståelse, men første steg er at bruken av disse midlene rapporteres til og diskuteres i Samarbeidsorganet. I dette ligger det at retningslinjer for disponering av undervisningsdelen og rapportering av bruken må utarbeides, og St. Olav er positive til en slik synliggjøring. Rutiner for s deltakelse i s årlig melding til HOD støttes, men St. Olav ønsker en tilsvarende praksis ved at inviterer sykehuset til å bidra i arbeidet med s melding til KD. På denne måten kan det rapporteres til begge departement. 5. Punktet bør være gjensidig; Styret ved skal også ha referat fra s styre. 6. Dette punktet gjelder fysisk planlegging eller utbygging/omgjøring, og det er s ansvar å planlegge samt finne ut hvilke konsekvenser planleggingen får. St. Olav ønsker å bidra i også å bidra, dette skal tas med i punktet og rapportering bør skje begge veier. Til Samarbeidsavtale med HF-ene hadde Samarbeidsorganet følgende synspunkter: Pkt 1: FUE reorganiseres og skal består av en person fra hver institusjon. Man starter med formalisert ledermøte mellom DMF og St. Olav, og Kontaktutvalget legges under dette ledermøtet. Pkt 2: St. Olav og DMF skal utarbeide mandat i samarbeid. Pkt 5: St. Olav legger opp til samme overhead-retningslinjer som. Både St. Olav og DMF skal avklare betingelser som gjelder for eksternt finansierte arbeidstakere. Målet må være å komme frem til mest mulig felles eller harmoniserte retningslinjer. Gruppen anmodes om å ta kontakt med UHR vedr. dette. Samarbeidsorganet hadde ingen kommentarer til pkt 3, 4, og 6. Samarbeidsorganet viser til synspunktene til de ulike punktene og anmoder om at det videre arbeidet skjer i henhold til dette. Side 5 av 6

6 Sak Regional forskningsbiobank Midt-Norge Saken gjelder spørsmål fra Regional forskningsbiobank Midt-Norge og gjelder bevilgningen som ble gitt i Varighet for finansieringen må avklares. Samarbeidsorganet ønsker mer informasjon og bedre vurderingsgrunnlag før vedtak om varighet av finansiering kan fattes. Regional forskningsbiobank Midt-Norge bes derfor om å legge fram relevant informasjon til neste møte i form av årsmelding og regnskap for 2006, planer og budsjett for 2007, FUGE-evalueringen, omfang og lengde på bevilgningen fra FUGE, samt eventuelle planer om å søke om midler i FUGE 2. Sak Budsjett MI-lab Dekanus Stig Slørdahl orienterte om planene for SFIen MI-lab og viste til utsendt budsjett. Budsjettet for SFIen MI-lab tas til orientering. Sak Møtedatoer 2007 Det har oppstått behov for å endre møteplanen i Saken ble diskutert og ny møteplan for 2007 ble satt opp: Onsdag 11. april i Stjørdal Fredag 15. juni i Trondheim Onsdag 19. september i Stjørdal Onsdag 14. november i Trondheim Den reviderte møteplanen tas til etterretning. Neste møte: onsdag 11. april i Stjørdal Side 6 av 6