Styremedlemmer: Bjørg H Jensen, Geir Nordkil, Kjell Giæver, Terje Jensen. Bodø kommune: Rolf Kåre Jensen, Anna Margrethe Welle, Synne Bjørbæk

Transkript

1 Møteinnkalling Til: Styreleder: Hans Petter Horsgaard Nest styreleder: Kirsten Hasvoll Styremedlemmer: Bjørg H Jensen, Geir Nordkil, Kjell Giæver, Terje Jensen Vara: Espen Rokkan, Helene Kaltenborn Administrasjon: Daglig Leder: Monica Ahyee Avdelingsledere: Inge Frantzen Bodø kommune: Rolf Kåre Jensen, Anna Margrethe Welle, Synne Bjørbæk Salten Kommunerevisjon IKS: Liv Anne Kildal Møtested: Herredshuset, 2 etg. Dato: 18. april 2016 med forbehold om flytting til 19. april Tid: 18: 30 Saksliste: Saksnr. Sakstekst Sak 12/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 13/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. mars 2016 Sak 14/16 Godkjenning av foretakets regnskap, årsmelding/årsberetning og gjennomgang av revisors beretning Sak 15/16 Eventuelt Vi ønsker vel møtt! Monica Ahyee Direktør 1

2 Sak 12/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes Sak 13/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. mars 2016 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 17. mars godkjennes Sak 14/16 Godkjenning av foretakets regnskap, årsmelding/årsberetning og gjennomgang av revisors beretning Forslag til vedtak: 1. Årsregnskap 2015 og årsberetning til Bodø kommunale eiendommer KF godkjennes 2. Revisors beretning tas til orientering 3. Disponering av mindreforbruk 2015 tas i forbindelse med tertialrapport 1. Sammendrag Regnskap og balanse viser et mindreforbruk på ,-. Mindreforbruket skyldes i stor grad fire elementer: underbudsjettering av nye bygg og ekstern utleie i originalbudsjettet (2,6 mill) momskompensasjonen underbudsjettert i original budsjettet overført fra Bodø Kommune (4,7 mill) lavere pensjonsforpliktelser enn opprinnelig antatt (2,3 mill) mindreforbruk på varierte operative driftskostnader (1,4 mill) Konklusjon/Anbefaling: Framlagt årsberetning/årsmelding, regnskap og balanse for år 2015 godkjennes. Disponering av netto driftsresultat på ,- blir behandlet som del av første tertialrapport Se vedlagte dokumenter Sak 15/16 Eventuelt 2

3 Sted: Radisson Blu, Bodø Dato: 17. mars 2016 Tid: 09:00 09:45 Tilstede: Styreleder: Hans Petter Horsgaard Nest styreleder: Kirsten Hasvoll Styremedlemmer: Bjørg H. Jensen, Terje Jensen Vara: Espen Rokkan, Helene Kaltenborn Administrasjon: Direktør: Monica Ahyee Avdelingsledere: Hege Eivik Rasmussen, Roger Jensen, Erik Pedersen, Inge Fransen Bodø kommune: Anna Margrethe Welle 3

4 Styresekretær: Irina Busarina Fravær: Styremedlemmer: Geir Nordkil, Kjell Giæver Avdelingsleder: Odd-Erik Svensen Bodø kommune: Rolf Kåre Jensen, Synne Bjørbæk Saksliste: Saksnr. Sakstekst Sak 8/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 9/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. januar 2016 Sak 10/16 Orienteringssaker Sak 11/16 Eventuelt Sak 8/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes Vedtak: Godkjent Enstemmig Sak 9/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 17. januar 2016 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 17. januar godkjennes Vedtak: Godkjent og signeres 4

5 Enstemmig Sak 10/16 Orienteringssaker Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Vedtak: Styret tar saken til orientering Enstemmig Vedlegg 1: Notat fra orienteringssaker Sak 11/16 Eventuelt Foretaket fremlegger sak om opprettelse av foretakets nettside på neste styremøte Foretaket kaller inn til ekstraordinært styremøte etter påske Foretaket ettersender Årsberetning til styret i god tid før styremøte Foretaket bidrag til Bodø kommunes Årsmelding sendes til styret for gjennomlesning senest mandag 23. mars 2016 Hans Petter Horsgaard Kirsten Hasvoll Monica Ahyee Bjørg Jensen Terje Jensen Vedlegg 1 Notat fra orienteringssaker Informasjonssak 1 Gjennomgang av foretakets organisasjonskartet: 5

6 Foretaket har vært igjennom en prosess med tanke på å legge til rette for optimal organisering. Det er dog stillinger som ikke er besatt (grunnet ansatte har gått av med pensjon eller flyttet), og vi har 2 stillingsannonser i markedet nå som er viktige å fylle: a) Leder FDVU avdelingen en veldig viktig stilling som skal bygge opp en fremtidsrettet og effektiv FDVU avdeling. b) Prosjektleder FDVU avdelingen en profesjonell prosjektleder som kan samle og lede ulike vedlikeholdsprosjekter ut fra effektive prosjektbaserte prinsipp. Informasjonssak 2: BK Eiendommer KF har stor fokus på HMS (helsemiljø- sikkerhet) arbeid a) Vaktmestere: I løpet av 2015 engasjerte foretaket bedriftshelsetjenesten for å gjennomføre risikokartlegging på alle bygg, og for all driftspersonell. Vaktmesterne rapporterte tidligere til virksomhetsledere på byggene. Dette medførte ulike rutiner, sikkerhetsfokus og tilrettelegging av arbeidsdagen. Det har ikke vært foretatt en så omfattende risikokartlegging på disse byggene tidligere. Det var viktig for oss å sørge for like rutiner og sikkerhetsfokus for alle og vi har i løpet av 2016 satt på plass følgende: Tilgang til sikkerhetsmessig arbeidstøy Tilgang til godkjent personlig verneutstyr både med hensyn på el, smitte osv. Sikkerhetsmessig verktøy/utstyr (som godkjente trapper, stiger og annet utstyr) BA4 Kurs (et lovpålagt kurs for elektriske installasjoner, el-tavler) De vaktmestrene som har basseng hadde ikke gjennomført sikkerhetsmessige kurs i bassengdrift. Her ble det bestilt og gjennomført kurs De som arbeidet i høyden hadde manglende tilgang på sikringsutstyr. Er nå gjort tilgjengelig Standardiserte og gode rutiner for utførelse av oppgaver Foretaket har i forbindelse med anskaffelser fokusert på arbeidsverktøy som er moderne og utstyr som gjør jobben lettere. 6

7 a) Renholdere: Foretaket engasjerte bedriftshelsetjenesten i januar 2016 for å gjennomføre risikokartlegging for alle renholdere. Dette arbeidet er nå godt i gang. Informasjonssak 3: Sykefravær Foretaket har arbeidet aktivt med å redusere sykefraværet. Dette har medført en reduksjon på 18% fra november 2015 (14,4%) til februar i 2016 ( 11.8%). Langtidsfraværet representerte 13% i november i fjor og korttidsfraværet 1.4%. Dette er nå redusert til (februar 2016): a) Langtidsfravær 11.2% (en reduksjon på 14%) b) Korttidsfraværet 0,6% (en reduksjon på 57%) Tiltak for å forebygge sykefravær: Igangsatte tiltak for å redusere sykefraværet: 1. Alle renholdere har fått tilbud om ergonomi kurs for å forebygge skader og belastninger på kroppen. Kurset er utarbeidet i samarbeid med BHT (bedriftshelsetjeneste) 2. Ansatte som sliter spesielt med muskulære plager får tilbud om øyeblikkelig hjelp hos fysioterapeut. Arbeidsgiver bidrar med økonomisk støtte der det ansees nødvendig 3. Arbeidstakere med behov for spesielt utstyr/tøy som sko får økonomisk støtte. 4. Foretaket vurderer å sette i gang «Trening for helse». Trening for helse er et prosjektbasert aktivitetskonsept for mindre grupper (8-15 personer), med utfordringer knyttet egen helse og/eller livsstil. Arbeidsgivers hovedmål er å forebygge og redusere deltakernes sykefravær. Tiltak for å redusere sykefravær: 1. Foretaket har utarbeidet klare rutiner for fraværsoppfølging: Tett oppfølging av sykemeldte her følger vi Bodø Kommunes nye retningslinjer Tilrettelegging (alle arbeidstakere med langsiktig sykefravær får tilbud om tilrettelegging. Eksempel: 3 renholdere fikk midlertidig arbeid på kontoret som: fakturahåndtering, HMS- arbeid og andre forfallende kontoroppgaver) 7

8 AMG (arbeidsmiljøgruppen) jobber aktivt og systematisk med å finne flere løsninger for å redusere sykefravær (undersøkelser, møter med sykemeldte osv) Videre har Foretaket med representanter fra ansatte i alle avdelingene i samarbeid med NAV utarbeidet en Handlingsplan. Mål med handlingsplanen er bedre arbeidsmiljø, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Informasjonssak 4: Foretaket har satt på plass personalrutiner, som bidrar til bedre kommunikasjon mellom ledelsen og arbeidstakerne og skaper bedre arbeidsmiljø: 1. Medarbeidersamtaler minimum en gang i året mål 2 ganger i året (dette hadde ikke vært gjort tidligere) 2. 1:1 samtaler - minimum hver måned 3. Tett oppfølging og støtte av nyansatte 4. Fokus på kompetanse heving. Eksempel: Her har vi også - i samarbeid med karrieresenteret i Bodø - diskutert muligheten for tilrettelegging av fagbreveksamen for utenlandske arbeidstakere som har lese og skrive vansker (ved å etablere mulighet til å ha muntlig eksamen for renholdsoperatør fagbrev). Videre har foretaket 1. Etablert regelmessige AMU (arbeidsmiljøutvalg), AMG (arbeidsmiljøgruppe) og Samarbeidsmøter med arbeidstakerorganisasjonene 5. Valgt hovedverneombud, plasstillitsvalgte, samt verneombud for alle arbeidsgrupper i foretaket Informasjonssak 5: Foretaket er opptatt av integrasjonspolitikk og tar samfunnsansvar. Vi har tatt imot 2 somaliske damer som skal få språk og yrkesopplæring hos oss fra 16. mars til og med 17. juni. 8

9 En har fått praksisplass på Hunstad barneskole, og en på Østbyen skole. De skal være på jobb fra kl 8 til 15:30 fire dager per uke. De har fått faddere som skal følge dem opp og skal gi opplæring i renholds yrket. Foretaket har vært i kontakt med Voksenopplæringen og er på tilbudssiden med tanke på å ta imot flere elever. Informasjonssak 6: Foretakets økonomi 2015 Resultat: Foretaket har, selv med stor fokus på å få organisasjonen på plass (rutiner, prosesser og systemer, samt et godt arbeidsmiljø og samhold internt i foretaket), klart å fokusere og levere alle daglige driftsoppgaver i henhold til plan viser et positivt resultat på kr 11.1millioner. Grunnen til resultatet er: a) Ca kr 5.5mill i økte inntekter (inkl av økt MVA refusjon på ca kr 5mill) b) Ca kr 5.5mill i reduserte utgifter (hvor ca 3mill er mindre forbruk på personalkostnader grunnet økt refusjon fra NAV, redusert vikarbruk, samt i påvente av nyansettelser, og ca kr 2mill er reduksjon i operative kostnader grunnet tidsperspektiv på periodiske vedlikeholdsprosjekter) Resultat februar 2016: Her viser regnskapet at vi er kr 1.5mill under kostnadsbudsjettet. Dette på grunn av etterslep på registreringen av periodiske vedlikehold fakturering og vil rettes opp over de neste 2 månedene. Direktør Monica Ahyee 9