Styremedlemmer: Kirsten Hasvoll, Eirik Eide Haugmo, Judith Olafsen, Terje Jensen

Transkript

1 Møteinnkalling til styremøte Til: Styreleder: Øivind Mathisen Nest styreleder: Cecilie Lekang Styremedlemmer: Kirsten Hasvoll, Eirik Eide Haugmo, Judith Olafsen, Terje Jensen Administrasjon: Daglig Leder: Monica Ahyee Avdelingsledere: Roger Jenssen, Inge Frantzen, Erik Pedersen, Odd-Erik Svensen, Jesper Brodersen Bodø kommune: Rolf Kåre Jensen, Anna Margrethe Welle, Synne Bjørbæk Møtested: Scandic Havet Dato: 14. november 2016 Tid: 09:00 Saksliste: Saksnr. Sakstekst Sak 43/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 44/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. oktober 2016 Sak 45/16 Informasjon fra Daglig Leder Sak 46/16 Fra Foretak til Avdeling under Rådmannen. Oppdatering fra Arbeidsgruppen Sak 47/16 Eventuelt Vi ønsker vel møtt! Monica Ahyee Daglig Leder

2 Sak 43/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes Sak 44/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. oktober 2016 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 19. oktober 2016 godkjennes Sak 45/16 Informasjon fra Daglig Leder Forslag til vedtak: Tas til orientering Informasjonssak 1: sykefravær Foretaket arbeider aktivt med å redusere sykefraværet. Dette medførte en reduksjon på 73.6% fra november 2015 (hvor det lå på 14,4%) til august 2016 (hvor sykefraværet er nå 3.8%). Langtidsfraværet representerte 13% i november i fjor og korttidsfraværet 1.4%. Langtidsfraværet for juli 2016 var redusert til 1.5% (en reduksjon på 88.5%), mens korttidsfraværet økte til 2.3%. Siden august har sykefraværet økt til 7.1%. Dette er mest på grunn av langtidssykefravær hvor vi har sett en økning fra august fra 1.5% til 5.1%. Dette er et resultat av at vi har hatt flere som har fått sykdommer som kreft, eller skal bli operert for kne/mageproblemer/skuldre eller lignende. Vi har også fått personer som har på grunn av stort arbeidspress de siste 9-10 månedene (hvor evalueringen av foretaket og fellesferien gjorde det umulig å rekruttere) har fått problemer med mage/hjerte osv (ca 30% av foretaket er i pensjonsalder, så det er en konstant flyt av ansatte som går av med pensjon). Vi er imidlertid nå midt i ansettelsesprosessen for de vakante stillingene, noe vi håper vil hjelpe situasjonen på sikt. Det blir utrolig viktig at de vakante stillingene fylles så snart så mulig, slik at presset på ansatte kan reduseres, og at vi blir rustet til å utføre de oppgaver vi er satt til å gjennomføre. Avdeling Antall ansatte Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Admin , korttidsfravær , Økonomi og kom. 1 0 Avdelingen korttidsfravær FDVU-Avdelingen 5 14,3 9,1 5,3 14, ,6 12 korttidsfravær 0,8 0,3 0, langtidsfravær 13,5 8,8 5 14, ,6 12 Driftsavdelingen ,8 16,2 14,4 10,2 9,7 10,1 7,5 4,5 7 7,8 Renholdsseksjonen 84 13,8 16,2 14,4 10,2 9,7 10,1 7,5 3,9 6,1 7,2 korttidsfravær 1,4 0,9 2,6 2,2 2,9 1,4 0,6 1,6 1,6 2,4

3 langtidsfravær 12,4 15,2 11,8 8 5,8 8,6 6,8 2,3 4,7 4,8 Byggdrift 42 8,6 4,9 8,9 6,4 5,5 8,7 8,9 Kortidsfravær 0 1,5 2,2 5,5 1,9 0,3 2,0 langtidsfravær 0 3,4 6,7 0,9 3,6 8,4 6,9 Admin Kortidsfravær langtidsfravær Prosjektavdelingen 8 0 0,6 5,6 0 1,3 13, korttidsfravær 0 0 0,6 5,6 0 1,3 1, langtidsfravær , Eiendom & Utvikl. Avd , ,2 korttidsfravær , ,2 Foretaket ,6 11,8 9,9 9 6,8 8,8 6,1 3,8 6,5 7,1 korttidsfravær 1,8 0,6 1,9 2,6 2,7 1,9 1,7 2,3 1 2 langtidsfravær 10,8 11,2 8 7,4 4,1 6,9 5,4 1,5 5,6 5,1 Tiltak for å Forebygge sykefravær fortsetter som tidligere: En del tiltak er satt på plass for å teste påvirkning og behov: 1. Obligatorisk ergonomi kurs hvert år for å forebygge skader og belastninger på kroppen. Kurset er utarbeidet i samarbeid med BHT (bedriftshelsetjeneste) 2. Ansatte som sliter spesielt med muskulære plager får tilbud om øyeblikkelig hjelp fra fysioterapeut. Arbeidsgiver bidrar med økonomisk støtte der det ansees nødvendig 3. Arbeidstakere med behov for spesielt utstyr/tøy får økonomisk bidrag 4. Foretaket vurderer å sette i gang «Trening for helse». Trening for helse er et prosjektbasert aktivitetskonsept for mindre grupper (8-15 personer), med utfordringer knyttet egen helse og/eller livsstil. Arbeidsgivers hovedmål er å forebygge og redusere deltakernes sykefravær. Tiltak for å Redusere sykefravær fortsetter: 1. Foretaket har utarbeidet klare rutiner for fraværsoppfølging: Tett oppfølging av både sykemeldte og de som bruker mer enn 3 egenmeldinger i en 12 måneders periode her følger vi Bodø Kommunes nye retningslinjer Tilrettelegging (alle arbeidstakere med langsiktig sykefravær får tilbud om tilrettelegging. Eksempel: 3 renholdere fikk midlertidig arbeid på kontoret som: fakturahåndtering, HMS- arbeid og andre forfallende kontoroppgaver) AMG (arbeidsmiljøgruppen) jobber aktivt og systematisk med å finne flere løsninger for å redusere sykefravær (undersøkelser, møter med sykemeldte osv)

4 Videre har Foretaket med representanter fra ansatte i alle avdelingene, også i samarbeid med NAV utarbeidet en Handlingsplan. Mål med handlingsplanen er bedre arbeidsmiljø, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Informasjonssak B) Økonomistatus 2016 Gjennom september og oktober har foretakets avdelinger gjennomgått kostnadene nøye for å sikre at den økonomiske situasjonen på slutten av året blir i henhold til budsjett. Estimatet totalt for foretaket, slik det regnskapsmessig ser ut ved endt oktober, er et positivt resultat ved årsslutt mellom 2 og 3 MNOK. Dette skyldes i stor grad at det har kommet ekstra inntekter fra variable kilder (eks. tomteleie, eksterne/ekstra tjenesteleveranser, ol.) som ikke var budsjettert for, men som er håndtert med dagens bemanning og kapasitet. Det er også forventet en positiv pensjonsavregning ved årsslutt når endelig pensjonssats er kjent (ref. BKP). Oktober Årsslutt Regnskap Budsjett Avvik Estimat Budsjett Avvik Inntekter Kostnader Resultat Informasjonssak C) Investeringsbudsjett 2017 Investeringsbudsjettet ble gjennomgått i september og resultatet etter salderinger ble følgende: Minske vedlikeholdsetterslep Informasjonssak D) Driftsbudsjett 2017 Driftsbudsjettet ble gjennomgått i RLG i oktober og resultatet etter salderinger ble følgende:

5 Foreslått i Art Kommunale avgifter og renovasjon Forsikring av lokaler Strøm Stadiontunet fellesanlegg Periodisk Vedlikehold Akutt vedlikehold Personal Redusert eksterne renholdskontrakter Sentral ENØK-besparelse Justering av sentral ramme Vedlikeholdskartlegging EPC-hovedprosjekt ENØK-rådgiver Bruk av dsiposisjonsfond Sak 46/16 Fra Foretak til Avdeling under Rådmannen. Oppdatering fra Arbeidsgruppen Forslag til vedtak: Tas til orientering Sak 47/16 Eventuelt