MØTEINNKALLING. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 23/13 13/267 REFERATER 2

Transkript

1 SKIPTVET KOMMUNE Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunehuset : Tid: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Etter møtet blir det samling i Vonheim med underholdning og bespisning. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 23/13 13/267 REFERATER 2 24/13 13/163 GLENNETANGEN - SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING MARS /13 13/170 RULLERING AV VEDLIKEHOLDSPLAN KOMMUNAL BYGNINGSMASSE 6 26/13 13/247 TERTIALRAPPORT /13 13/248 BARNEVERNLEDER - ANSETTELSESMYNDIGHET 11 28/13 13/253 UTBYGGING KIRKELUND SKOLE - ENDELIG GODKJENNING 12 29/13 13/266 OPPTAK AV STARTLÅN 14 30/13 13/267 ÅPEN POST 15 Skiptvet, den Svein Olav Agnalt Ordfører Kjell Eivind Solberg rådmann

2 SKIPTVET KOMMUNE Sak 23/13 REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 13/267 Arkiv: 23/13 Kommunestyret /13 Fra Nasjonalforeningen for folkehelsen anmodning om å opprette kommunekomite for TV aksjonen. 20/13 Fra kommunestyret suppleringsvalg februar 2013 avklaring 21/13 Fra kirkevergen orientering om klimavalg /13 Fra Askim kommune reguleringsplan for Follobanen gjennom Ski trekking av innsigelse 23/13 Fra skatteoppkrever skatteinngangen tom mars /13 Fra Østfold Bygdeungdomslag sommerstevne /13 Fra Skiptvet kommune parkering ved nytt sykehus Side 2 av 15

3 SKIPTVET KOMMUNE Sak 24/13 GLENNETANGEN - SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING MARS 2013 Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 13/163 Arkiv: U63 15/13 Hovedutvalg for helse og samhandling /13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Søknad om skjenkebevilling fra Chible Homsy Midlertidig tillatelse til serverings- og skjenkebevilling Uttalelse fra politiet - ettersendes Leieavtale med Chediac Charbel - ettersendes Bakgrunn: Da Glennetangen brant ned bortfalt skjenkebevillingen som var gitt til stedet. I 2012 startet de opp igjen i midlertidige lokaler. Søknaden kom da så sent (juni) at det ikke var tid til politisk behandling. Saken ble drøftet i formannskapet som godkjente at administrasjonen kunne behandle søknaden. Det ble da foretatt en befaring på stedet og gitt midlertidig bevilling for sommersesongen. Også i år kommer søknaden sent og det vises stil foreløpig svar hvor det er gitt midlertidig bevilling inntil søknaden kan behandles politisk. Det søkes om skjenkebevilling for alle alkoholgrupper (øl, vin og sprit) og det søkes om både generell bevilling og bevilling for lukket selskap. Saksutredning: Det er satt opp et mobilt kjøkken og et stort partytelt. I tillegg er det satt opp et toalettanlegg. Fasilitetene egner seg kun for sommersesongen. Eier av stedet er Chibel Homsy. Han står selv som søker av skjenkebevillingen. Styrer for bevillingen er Chediac Charbel og stedfortreder er Chible Homsy. Både styrer og stedfortreder har bestått prøve i alkoholloven. Virksomheten skal drives på samme måte som i 2012 med serveringsområde i partytelt og på overbygd område foran serveringdisken. Juridiske forhold: Bevilling gis til den for hvis regning stedet drives. Det vises til leieavtale mellom eier og driver som er Chediac Charbel. I forhold til alkohollovens krav er det ingen forhold som taler imot at bevillingshaver kan gis bevilling og at styrer og stedfortreder ikke kan godkjennes. I forhold til kommunens ruspolitiske handlingsplan er søknaden mer omfattende enn det handlingsplanen legger opp til. Den sier at den kan gis generell bevilling for alkohol i gruppe Side 3 av 15

4 Sak 24/13 1 og 2 (øl og vin), men ikke til sprit. Den sier videre at det kan gis bevilling til lukkede selskap for sprit. Kommunens retningslinjer sier at skjenketidene for alkohol gruppe 1 og 2 er kl både for inne og uteservering utenfor sentrum. For alkohol gruppe 3 er skjenketidene både ute og inne utenfor sentrum. Det søkes om følgende skjenketider: Søndag torsdag kl Fredag lørdag kl Økonomiske forhold: Bevillingsgebyr er fastsatt i forskrift til alkoholloven. Minstegebyr for skjenkebevilling er kr. Gebyret avregnes året etter og justeres i tråd med hva som faktisk er solgt om det er høyere enn mistegebyret. Vurdering: Det søkes om skjenkebevilling for sprit og for lukkede selskap. Dette anbefales ikke gitt ut fra de fysiske forholdene på stedet. Skjenkeområdet er å betrakte som en uteservering. I bevillingen anbefales det å ta inn et vilkår om at virksomheten drives uten sjenerende støy siden dette er uteservering og det ligger i nærheten av hytteområde. Det tas forbehold om uttalelse fra lensmannen. INNSTILLING: 1. Chibel Homsy gis skjenkebevilling på Glennetangen for alkoholdig drikk gruppe 1 og 2 (øl og vin). Skjenkeområdet er partytelt og og et område utenfor serveringsskjøkkenet og partyteltet som er inngjerdet. Bevillingen gjelder for perioden og gjelder til Styrer for skjenkebevillingen er Sharbel Chediac og stedfortreder er Shibel Homsy. 3. Skjenketidene er: Søndag torsdag kl Fredag lørdag kl Bevillingsavgiften er kr for 2013 og betales innen Skjenkeområdet er å betrakte som uteservering og det settes som vilkår at servering og skjenking foregår uten sjenerende støy. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for helse og samhandling den sak 15/13 INNSTILLING: 1. Chibel Homsy gis skjenkebevill på Glennetangen for alkoholdig drikk gruppe 1 og 2 (øl og vin). Skjenkeområdet er partytelt og og et område utenfor serveringsskjøkkenet og partyteltet som er inngjerdet. Bevillingen gjelder for perioden og gjelder til Styrer for skjenkebevillingen er Sharbel Chediac og stedfortreder er Shibel Homsy. Side 4 av 15

5 Sak 24/13 3. Skjenketidene er: Søndag torsdag kl Fredag lørdag kl Bevillingsavgiften er kr for 2013 og betales innen Skjenkeområdet er å betrakte som uteservering og det settes som vilkår at servering og skjenking foregår uten sjenerende støy. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 24/13 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: 1. Chibel Homsy gis skjenkebevilling på Glennetangen for alkoholdig drikk gruppe 1 og 2 (øl og vin). Skjenkeområdet er partytelt og og et område utenfor serveringskjøkkenet og partyteltet som er inngjerdet. Bevillingen gjelder for perioden og gjelder til Styrer for skjenkebevillingen er Sharbel Chediac og stedfortreder er Shibel Homsy. 3. Skjenketidene er: Søndag torsdag kl Fredag lørdag kl Bevillingsavgiften er kr for 2013 og betales innen Skjenkeområdet er å betrakte som uteservering og det settes som vilkår at servering og skjenking foregår uten sjenerende støy. Side 5 av 15

6 SKIPTVET KOMMUNE Sak 25/13 RULLERING AV VEDLIKEHOLDSPLAN KOMMUNAL BYGNINGSMASSE Saksbehandler: Jon Arild Bjercke Arkivsaksnr.: 13/170 Arkiv: 19/13 Hovedutvalg for næring og teknikk /13 Formannskapet /13 Kommunestyret Hovedutvalg for næring og teknikk Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Revidert Vedlikeholdsplan for kommunale bygg. Bakgrunn: Rulleringen av Vedlikeholdsplanen foretas hvert år siden den skal være det overordnede verktøyet i forhold til forventet og fremtidig vedlikehold av den kommunale bygningsmassen i Skiptvet kommune. Den skal i grove trekk vise det løpende vedlikeholds behov som må utføres innenfor en 4-års periode. Behovene kan naturligvis endres og det kan også inntreffe akutte behov som ikke inngår i de ulike budsjettene, men som kan kreve tilleggsbevilgninger utover de fastsatte rammene i budsjett. Saksutredning: Den generelle standarden på den kommunale bygningsmassen er i hovedsak bra. Det er imidlertid et stadig løpende behov for bla. utskifting av teknisk utstyr i flere av de store kommunale byggene. Dette gjelder bla. el-kjeler og tavler, fyringsanlegg og ventilasjonsanlegg hvor dagens krav et vesentlig strengere enn når byggene ble oppført. Dette vil bli vurdert løpende. Skiptvet kommune har i inneværende år vært med i Klima Øst prosjektet for Østfold, hvor energimerkning av offentlige bygg større enn 1000 m2 er lovpålagt gjennomført i løpet av I tillegg har Skiptvet kommune takket ja til å være med på en utvidet analyse av de samme byggene som nevnt i Energimerkingen. Det er her søkt kartleggingsstøtte hos Enova for inntil 50 %, dvs kr for selve kartleggingen. I tillegg kan vi søke støtte for utbedringer i hver enkelt tilfelle. Dette gjelder spesielt for Kirkelund skole, Sollia og Herredshuset, som er de store og tunge kommunale byggene, hvor det løpende vedlikeholdet er stort. Kirkelund skole står ovenfor en utbygging som snart er fastsatt. Dette vil også medføre at enkelte av de viktige oppgavene som bla. gjelder brann, el og ventilasjon, vil bli vurdert utbedret samtidig. Et annet viktig og fremtidig vedlikehold vil være mye gjenstående malerarbeider på de ulike byggene. Dette gjelder spesielt trygdeboligene og Sollia. Trygdeboligene har et sterkt behov, både for ytterligere utvendige oppgraderinger i form av bytting av dører og vinduer, men også mur og ramper ved inngangspartiene. Side 6 av 15

7 Sak 25/13 Herredshuset trenger også sårt utvendig oppgradering, både i form av enøk tiltak som isolering og utskifting av vinduer, men også nytt ventilasjonsanlegg. Renseanlegget i Skiptvet har stor tunge investeringer for 2013 og 2014, hvor det nå er utarbeidet en rehabiliteringsplan som beskriver de forestående utbedringene, som gjelder både sandfangsfilter, slambehandling og ventilasjonsutbedringer. Skiptvet kommune har i løpet av de siste 4 årene gjennomført flere store utbedringer av den kommunale bygningsmassen, både i forhold til statlig krisepakke, ekstra bevilgninger til Kirkelund skole, samt etablering av bl.a flyktningsbolig i E-verksgården og innføringen av Familiens Hus. Dette har medført at de byggene har fått en generell oppgradering i form av nye vinduer, isolering, samt overflatebehandling, som langt på vei tilfredsstiller dagens krav. Juridiske forhold: Det er lov om offentlige anskaffelser som ligger til grunn for enhver kommune i forbindelse med innhenting av pristilbud og kontrahering av entreprenører ved de ulike oppgavene som gjelder. Økonomiske forhold: Det avsettes og bevilges nødvendige beløp både til investering og vedlikehold i.h.h.t vedlikeholdsplanen. Dette gjelder både lovpålagte utbedringer, men også for å opprettholde standarden på den kommunale bygningsmassen. Dette er viktig for å unngå at bygningsmassen forfaller, samt for å unngå store akutte utgifter, grunnet manglende vedlikehold over en lengre periode. Vurdering: Vedlikeholdsplanen som grovt viser det løpende vedlikeholdet på den kommunale bygningsmassen i et 4-årsperspektiv godkjennes. Det må være muligheter for rokkeringer og interne prioriteringer, samt at det sikres beløp for akutte hendelser, som vil kunne medføre ekstra kostnader. INNSTILLING: Vedlikeholdsplanen som følger vedlagt i Excel godkjennes som den foreligger. Næring og teknikk kan foreta interne rokeringer og prioriteringer ved behov. Det vil kunne bli foretatt omrokkeringer, samt at nye oppgaver kan oppstå. Planen skal rulleres årlig i forkant av økonomiplanen. Behandling/vedtak i Hovedutvalg for næring og teknikk den sak 19/13 Øystein Svae stilte spørsmål vedrørende konsesjonssøknad for Langli gnr. 44 m.fl., bnr.2 m.fl. Næringssjefen orienterte. Arnfinn Agnalt stilte spørsmål vedrørende gebyrsakene på Bergsjø og fylkesmannens befaring på Bergsjø/Mørk med partene. Næringssjefen orienterte. Side 7 av 15

8 Sak 25/13 Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 25/13 Harald Aase foreslo hovedutvalgets vedtak: Investeringstiltak tas ut av vedlikeholdsplanen. Vedlikeholdsplanen som følger vedlagt i Excel godkjennes for øvrig som den foreligger. Næring og teknikk kan foreta interne rokeringer og prioriteringer ved behov. Det vil kunne bli foretatt omrokkeringer, samt at nye oppgaver kan oppstå. Planen skal rulleres årlig i forkant av økonomiplanen. Forslaget fra Harald Aase ble enstemmig vedtatt TILRÅDING: Investeringstiltak tas ut av vedlikeholdsplanen. Vedlikeholdsplanen som følger vedlagt i Excel godkjennes for øvrig som den foreligger. Næring og teknikk kan foreta interne rokeringer og prioriteringer ved behov. Det vil kunne bli foretatt omrokkeringer, samt at nye oppgaver kan oppstå. Planen skal rulleres årlig i forkant av økonomiplanen. Side 8 av 15

9 SKIPTVET KOMMUNE Sak 26/13 TERTIALRAPPORT Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 13/247 Arkiv: 26/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Vedlegg 1: Regnskapsoversikt etter 4 mnd drift Bakgrunn: Forskrift om årsbudsjett for kommuner sier i 10 at administrasjonssjefen skal legge fram rapport for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatt budsjett. Det betyr i praksis en rapport etter 4 mnd drift og en rapport etter 8 mnd drift. Rapporten etter 8 mnd drift sammenfaller med salderingen av budsjettet som gjøres etter sommerferien. I tillegg til tertialrapportene som behandes i formannskap og kommunestyret, lager alle virksomhetene måndedlige rapporter til rådmann og økonomi- og personalsjef som omhandler drift, HMS (helse, miljø og sikkerhet) og økonomi. Saksutredning: Nytt fra 2013 er at det i regnskapssystemet nå lages virksomhetsrapport hver mnd hvor det er en egen kolonne for prognose. Her kan virksomhetene legge inn nye anslag over forventet årsforbruk. Rapporten viser da samlet merforbruk på årsbasis se vedlegg 1. Etter 4 mnd drift viser oversikten følgende på virksomhetsnivå: Anslag merforbruk 2013 Sentraladministrasjonen Kirkelund Vestgård 0 Barnehage Pleie- og omsorg NAV Næring og teknikk 0 Sum anslag merforbruk I Sentraladministrasjonen skyldes økte lønnskostnader etter at budsjettet ble vedtatt samt en underbudsjettering på øvrig lønn som følge av at lokale forhandlinger ikke var kjent ved budsjetteringstidspunktet. På Kirkelund skyldes merforbruket at Skiptvet omsorgssenter ble vedtatt nedlagt under behandlingen av statsbudsjettet for På Kirkelund er det ansatt lærere som ble dekket med statstilskudd. Statstilskuddet opphørte 1. januar Det er iverksatt tiltak for å redusere bemanningen, men full virkning av disse tiltakene kommer først fra høsten Kirkelund kan dekke inn noe av merforbruket med økte inntekter på voksenopplæringen. Side 9 av 15

10 Sak 26/13 På barnehageområdet er det avregning av tilskudd til private barnehager for 2012 som medfører en ekstra utbetaling på 250 tusen kr som ikke er budsjettert. På den andre siden er det etter barnehageopptaket fra høsten ledige plasser og det må vurderes reduksjon i bemanningen. I Pleie- og omsorg skyldes merforbruket økt bemanning på natt samt større utgifter til omsorgslønn enn budsjettert. Per i dag går driften uten ekstra nattevakt. Videre er det ledige institusjonsplasser som det vil bli forsøkt å leie ut til andre kommuner. I NAV er det barnevern som har et stort merforbruk. Merforbruket skyldes to forhold. Den ordinære driften/tiltakene er dyrere enn budsjettert og det har kommet en ny stor sak som alene medfører en utgift på om lag 2 mill kr og hvor det er behov for å øke bemanningen med 2 årsverk. Det er behov for å gå grundigere inn i situasjonen for å se på tiltak både for å redusere utgifter og for å øke inntekter. Økonomiske forhold: Reservekontoen er på 2,8 mill kr. Den er i hovedsak tiltenkt lønnsoppgjøret som blir kjent i mai/juni. Uansett er de varslede merutgiftene høyere enn hva som kan dekkes opp av reservekontoen og det må sees på tiltak for å få driften i balanse innenfor de inntektsrammene kommunen har. Denne situasjonen må også tas med i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplanen med tanke på situasjonen framover. Vurdering: Når anslag på merforbruk er så stort, må alle virksomhetene vurderes under ett for å finne inndekning. Det haster med å gjennomføre tiltak og det foreslås at administrasjonen fremmer en sak til politisk behandling før ferien med tiltak for å få budsjettet i balanse. INNSTILLING: 1. Tertialrapport 1 tas til etterretning. 2. Administrasjonen bes fremme en sak til politisk behandling før ferien med forslag til tiltak for inndekning av merforbruket. 3. Det opprettes 2 årsverk for assistenter i barnevernet. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 26/13 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: 1. Tertialrapport 1 tas til etterretning. 2. Administrasjonen bes fremme en sak til politisk behandling før ferien med forslag til tiltak for inndekning av merforbruket. 3. Det opprettes 2 årsverk for assistenter i barnevernet. Side 10 av 15

11 SKIPTVET KOMMUNE Sak 27/13 BARNEVERNLEDER - ANSETTELSESMYNDIGHET Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 13/248 Arkiv: 27/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Bakgrunn: Barnevernleder i Skiptvet er sykemeldt. Ved konstituering av barnevernsleder oppdager vi at delegasjonsreglementet vårt ikke omfatter ansettelse av barnevernleder. I delegasjonsreglementret står følgende:. Øvrige særlovsaker som avgjøres av kommunestyret. Lov om barneverntjenesten: Oppnevne administrativ leder av barnevernet. Saksutredning: Lov om barnevern har spesielle bestemmelser om barnevrnsleder i kommunen.. I hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter denne loven. Administrasjonen skal utføre det daglige løpende arbeid, herunder : A gi råd og veiledning B treffe vedtak i henhold til loven eventuelt innstille til vedtak, jf tredje ledd, C forberede saker for behandling i fylkesnemda D iverksette og følge opp tiltak. INNSTILLING: Rådmannen delegeres myndighet til å ansette barnevernleder på vanlig måte. Delegasjonsreglementet endres i samsvar med dette. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 27/13 Enstemmig som innstillingen TILRÅDING: Rådmannen delegeres myndighet til å ansette barnevernleder på vanlig måte. Delegasjonsreglementet endres i samsvar med dette. Side 11 av 15

12 SKIPTVET KOMMUNE Sak 28/13 UTBYGGING KIRKELUND SKOLE - ENDELIG GODKJENNING Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 13/253 Arkiv: 31/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Tabell 1, byggekomiteens kostnadsoversikt basert på innkomne anbud, sammenlignet med tidligere vedtatt budsjett. K.sak 57/12 Utbygging av Kirkelund skole revidert forslag. Bakgrunn: Byggekomiteen for Kirkelund har innhentet anbud på det byggeprosjektet som kommunestyret vedtok i sak 57/12. Byggekomitten behandlet anbudene i sitt møte 29. april. Saksutredning: I sak 57/12 ba kommunestyret om at utbyggingen legges fram for kommunestyret til endelig godkjenning. Byggekomiteen ber om endelig godkjenning av byggeprosjektet og godkjenning av økonomisk ramme for utbyggingen. Juridiske forhold: Ingen spesielle juridiske forhold. Økonomiske forhold: Byggekomiteen har holt seg til de utbyggingsplanene som kommunestyret godkjente i sak 57/12. Byggekomiteens budsjettforslag til dette er kr Byggekomiteen ønsker å utvide prosjeket med tilleggsisolere fasader og solavskjerming for kr slik at utbyggingen i alt vil koste kr. Det er 1,4 mill kr mer enn den rammen kommunestyret satte i sak 57/12. Jeg foreslår at rammen nå settes til kr 37 mill kr. Innenfor den rammen har byggekomiteen 2 mill kr til reserve og 1 mill kr til sikkerhetsmargin. Det er bevilget 1 mill kr i 2011 til prosjektet. I 2013 er det bevilget å låne 22 mill kr til prosjektet. Resten, 14 mill kr, tas inn i budsjettet for Budsjettforskriftene krever at årlig bevilgningen samsvarer med forventet forbruk i året. Side 12 av 15

13 Sak 28/13 Vurdering: Dersom kommunestyret godkjenner utbyggingen og kostnadsrammen kan utbyggingen starte 20. juni og antas å være ferdig til skolestart høsten INNSTILLING: Utbyggingen på Kirkelund godkjennes i samsvar med vedtaket i K.sak 57/12 pluss byggekomiteens forslag til tilleggsisolering og solavskjerming. Kostnadsrammen for utbyggingen settes endelig til 37 mill kr inklusiv forprosjektering. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 31/13 Harald Aase foreslo at byggekomiteen redegjør for prosjektet i neste kommunestyremøte. Innstillingen med tilleggsforslaget fra Harald Aase ble enstemmig vedtatt TILRÅDING: Utbyggingen på Kirkelund godkjennes i samsvar med vedtaket i K.sak 57/12 pluss byggekomiteens forslag til tilleggsisolering og solavskjerming. Kostnadsrammen for utbyggingen settes endelig til 37 mill kr inklusiv forprosjektering. Byggekomiteen redegjør for prosjektet i kommunestyremøte. Side 13 av 15

14 SKIPTVET KOMMUNE Sak 29/13 OPPTAK AV STARTLÅN Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 13/266 Arkiv: 32/13 Formannskapet /13 Kommunestyret Vedlegg: Ingen Saksutredning: I forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2013 ble det fattet vedtak om at kommunen kan ta opp inntil 1 mill kr i Startlån. Det var på det tidspunktet mye penger igjen fra forrige låneopptak og det ble vurdert som tilstrekkelig med nytt låneopptak på 1 mill kr. I vinter har det vært flere lånesøknader som er innvilget og det gjenstår nå ca kr som er ledig til videreutlån samt at kommunen har ikke tatt opp det nye lånet på 1 mill kr. Per i dag ligger det 4 lånesøknader til behandling og det nye lånet på 1 mill kr kan se ut til å bli for lite i løpet av året. Det foreslås derfor at opptak av nytt Startlån i Husbanken økes fra 1 mill kr til 3 mill kr. INNSTILLING: Det kan tas opp inntil 3 mill kr i Startlån i Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 32/13 Enstemmig som innstillingen. TILRÅDING: Det kan tas opp inntil 3 mill kr i Startlån i Side 14 av 15

15 SKIPTVET KOMMUNE Sak 30/13 ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 13/267 Arkiv: 30/13 Kommunestyret Side 15 av 15