Årsrapport ! YATA Bergen! v/ Leder Tina Aimée Saltskår!

Transkript

1 Kvartalsrapport, YATA Bergen Sommer 2014 Årsrapport YATA Bergen v/ Leder Tina Aimée Saltskår 1

2 Kvartalsrapport, YATA Bergen Vår 2014 Navn og kontaktinformasjon... 3 Avtroppende styre... 3 Fratrådte styremedlemmer i perioden... 3 Styret i neste periode Vurdering av perioden... 5 Hovedmål for perioden... 5 Handlingsplan... 5 Vurdering av måloppnåelse... 6 Arrangement i perioden... 7 Medlemsmasse YATA Bergen... 8 Økonomi... 8 Budsjett Økonomi for neste periode... 9 Samlet vurdering av perioden

3 Kvartalsrapport, YATA Bergen Sommer 2014 Navn og kontaktinformasjon Avtroppende styre Posisjon Navn Kontaktinformasjon Daglig virke Leder Tina Aimée Forsvaret Saltskår Nestleder Sunniva Geopolitikk, Skjeggestad UiO og UiB com Kommunikasjons ansvarlig Steffen Rogstad UIB, juridisk fakultet Medlemsansvarlig Martin Cor UIB, Sam.Pol neliussen com Styremedlem Lars Endal Styremedlem Karl Stenehjem UIB, Sam.Pol UiB, Sam.Pol Styremedlem Lasse Fornes Sjøkrigsskolen Styremedlem Styrk Norstrand Adecco Økonomiansvarlig Vakant Fratrådte styremedlemmer i perioden Ole Kristian Berge. Fungerte som økonomiansvarlig før han frasa seg sitt verv i slutten Peter Hatlebakk. av forrige periode. Vi har ikke lykkes med å finne en erstatter for denne posisjonen. Var aldri tilstede på et helhetlig styremøte, og hadde dermed ingen særskilt funksjon i styret. Han utelukker ikke at han ønsker å komme tilbake ved en senere anledning. 3

4 Kvartalsrapport, YATA Bergen Sommer 2014 Vurdering av perioden Hovedmål for perioden 1. Etablere et velfungerende styre 2. Øke interessen for organisasjonen ved å arrangere gode arrangement 3. Øke medlemsmassen 4. Flyt i virksomheten 5. Få inn gode søkere til neste styre Handlingsplan 1. Starte organisasjonen med blanke ark. Søke i eget nettverk for å finne mulige interessenter for verv i styret. Få inn mange nok gode kandidater og gi konkrete arbeidsoppgaver for å øke ansvarsfølelsen. Ved mer ansvarsfølelse følger bedre flyt i organisasjonen. Det gir grobunn for et velfungerende styre og deretter gode arrangement. Dette er årets hovedmål, og må gjennomføres før andre mål kan oppnås. 2. Etter at det er mange nok medlemmer i styret og konkrete arbeidsoppgaver er tildelt hver enkelt, kan man begynne å se på arrangement. Målsetningen er at hvert enkelt styremedlem skal være ansvarlig for et arrangement i løpet av perioden. Dette vil øke interessen for organisasjonen og med det kunne øke medlemsmassen og deretter generere gode søkere til verv i styret for neste periode. 3. Med en god rekrutteringsstrategi på arrangement kan man øke medlemsmassen. Her vil det bli utarbeidet rekrutteringsflyers som deles ut på arrangement og andre steder, i tillegg til at det vil bli annonsert muntlig på hvert arrangement. Ved å ha arrangement med begrenset mengde plasser kun for medlemmer vil det også gi fordeler å være innmeldt i organisasjonen. 4. Økt bruk av facebook som virituelt styremøterom vil minske kvantesprang mellom hvert styremøte, og minske terskelen for å ta opp eller delta i diskusjoner angående YATA spørsmål. Dette vil gi en bedre flyt mellom hvert styremøte og gi leder bedre mulighet for oppfølging. Konkrete, personlige ansvarsoppgaver vil øke ansvarsfølelsen og gi hvert styremedlem bedre oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres. Dette vil også gi hvert styremedlem en bedre mulighet til å bidra med det de kan når de kan. Styret ønsker også å jobbe med å utarbeide klare retningslinjer for drift av organisasjonen slik at det totalt sett blir mindre usikkerhet og hvert styremedlem slipper å finne ut av dette på egenhånd. Dette vil minske arbeidet for hver enkelt ved at man kan belage seg på tidligere erfaringer gjennom dokumentasjon. Forslag til dokumenter er vedtekter, styringsdokument(yata ABC), møterom/ arrangementlokale-oversikt osv. Styret ønsker også å få til bedre erfaringsoverføring fra YATA Oslo og Yata Trondheim. 5. En forutsetning for at YATA skal være en velfungerende organisasjon er at styret brenner for oppgaven. Frem til nå har innsettelse i verv foregått på automatisk vis ved interesse. Dette kan også gi rom for mindre ansvarsfølelse i forhold til vervet, noe som 5

5 Kvartalsrapport, YATA Bergen Vår 2014 gjør det vanskelig å skape det største engasjementet. For å få en endring må YATA Bergen markere seg på bergenskartet for å få inn nok søknader, og med søknad for vervet vil man sikre kvalitet på styretes sittende medlemmer. Dette antar avtroppende styre vil være avgjørende for nestes styrets innsatsvilje. Vurdering av måloppnåelse 1. Det tok et halvt år før styret sa seg fornøyd med medlemsmassen. Styret gikk da fra 3 til 10 medlemmer. Det ble avholdt tre styremøter i perioden for å utarbeide retningslinjer for styret gjennom idémyldring. 2. Det andre halvåret av perioden ble det arrangert to egne arrangement, se egen beskrivelse. Vi fikk også til en samarbeidsavtale med Sjømilitære Samfund, noe som bidro til et økt aktivitetsnivå i YATA Bergen. Vi var tildelt et begrenset antall plasser på disse arrangementene, og det det var godt oppmøte fra lokallagets side. Forsvarsminister Ine Marie Søreide, Forsvarssjef Sunde og Hans Wilhelm Steinfeldt var eksempler på foredragsholdere for Sjømilitære Samfund. Det ble sett en klar sammenheng mellom arrangement og økning i medlemsmasse. I løpet av perioden gikk lokallaget fra 22 (antatt lavere tall) til 73 medlemmer. 3. Se pkt Et styringsdokument med klarere retningslinjer vil kunne minske kvantesprangene i organisasjonen ytterligere, selv om det var en klar forbedring underveis i året. Facebook og kvartalsrapporter har vist seg som svært effektive hjelpemidler for å bedre flyt i virksomheten. Facebook for å lette kommunikasjonen mellom styrets medlemmer og kvartalsrapporter for bevisstgjøring av målsetning og måloppnåelse. 5. Det ble lyst ut styreverv før sommeren 2014, og frem til fristens utløp var det kommet inn 7 søknader på styreverv. Dette er mindre enn håpet men dog som forventet, og styret ser seg fornøyd med gode, kvalifiserte søkere. 6

6 Kvartalsrapport, YATA Bergen Sommer 2014 Arrangement i perioden Arrangement Ansvarlig Kommentar Robert Mood, Syria Sunniva Det akademiske kvarter. Veldig bra gjennomført. Over 100 oppmøtte, og 14 nye innmeldte medlemmer i løpet av de to første påfølgende dagene. Etter arrangementet har det vært en jevn økning av medlemsmasse. Kjemiske våpen, en introduksjon v/ Stig Grønvold, fagansvarlig CBRN Sjøforsvaret. Debatt ungdomspartier og Soldater Lars og Karl Sunniva og Lasse Muntlig, Studentsenteret. Kansellert første gang pga foredragsholdere. Antatt høy interesse. Gjennomført noen uker senere, lavt oppmøte med kun 10 deltagere. Årsaken kan være at det krasjet med to GFer, men likevel beste dato for gjennomføring før eksamensrushet i mai. Intimt, men veldig bra og gode tilbakemeldinger. Kansellert. Krig i 1814 Peter Ikke iverksatt planlegging. Tråden kan bli tatt Nasjonal Beredskap Martin Corneliussen opp igjen til høsten Kansellert. Arrangementet ble planlagt av Martin og Tina. Beredskapssjef i Bergen kommune, Sjef HV-09 bekreftet. NK Mjk, beredskapssjef i Statoil/ Mongstad, Hordaland Politidistrikt og Fylkesmannen var positive men kunne ikke delta. TV2 sendte ikke noe svar. Plakater ble printet ut av Valkyrien ved Sjøkrigsskolen. Ergo hadde arrangementet null utgifter. Møterom på kvarteret ble booket. Arrangementet ble avlyst i siste liten, da verken Martin eller Tina hadde mulighet til å stille som debattleder. Det ble også ytret ønske om å vente til politiet og MJK hadde mulighet til å delta, da disse var ansett som hovedaktører. 7

7 Kvartalsrapport, YATA Bergen Vår 2014 Medlemsmasse YATA Bergen Medlemmer: 73 (22) Det har vært en stor økning i medlemstallet i YATA Bergen det siste året. Antall medlemmer anses proporsjonal med aktiviteten. Det har vært en jevn strøm av innmeldinger, og alle indikasjoner tyder på at vi nå har satt YATA Bergen på kartet. I dag har vi en total medlemsmasse på 73 medlemmer, fra periodens start på 22 medlemmer. Vi anser at denne perioden har gitt en god grobunn for et aktivt og engasjert sikkerhetspolitisk miljø i Bergen. Økonomi Grunnet vakant økonomiansvarligverv, manglende ressurser og tildels manglende behov har det ikke blitt søkt om noen egne midler direkte til YATA Bergen i perioden. YATA Bergen har frem til nå ikke hatt noen egen økonomi å håndtere, og har ikke en egen bankkonto for egne midler. YATA Bergen har som en følge av dette ikke hatt noen egen økonomi i perioden. Budsjett Inntekter Søkte egne inntekter Kr. 0 Inntekter budsjettert fra YATA Norway Kr Egne midler Roll-up Banner 1 stk Takkegave - kopp 3 stk Driftsutgifter (faste) Aministrasjon / kontor Kr. 0 Lønnsutgifter Kr. 0 Markerdsføring utenom arrangement Kr. 0 Reiseutgifter Kr. 0 Prosjektutgifter (arrangement o.l) 8

8 Kvartalsrapport, YATA Bergen Sommer 2014 Robert Mood «Kjemiske våpen, en innføring» V/ Grønvold og Eilertsen 1050 kr 790 kr promotering (plakater og flyers) 60 kr forpleining (suppe til foredragsholder) 200 kr takkegave (veldedig formål av foredragsholders eget ønske) kopp 1/6 60 kr 60 kr forpleining (kaffe til foredragsholder) kopp 2+3 / 6 Balanse kr 0 Økonomi for neste periode Økt aktivitetesnivå vil gi proporsjonalt behov for midler til promotering, takkegaver og andre nødvendige utgifter i følge med arrangement. Det kan søkes om midler fra blant annet kulturstyret(sib), og med dette vil det være behov for en egen bankkonto for kontroll over egne midler. Sentralstyret vil bli kontaktet for assistanse ved behov, da krav for søknad til kulturstyret blant annet er en høy prosentandel medlemmer fra UiB, lokallagets egne driftsmidler og krav om Brønnøysundregistrering. Samlet vurdering av perioden YATA Bergen har oppnådd deler av sin hovedmålsetning for perioden. Styret håper et nytt styre vil gi YATA Bergen det løftet det trenger i et velfungerende samarbeid med sentralstyret. 9