Drøftinger vedr. organisasjonsendringer i Rådmannens stab, Støttetjenesten og Servicekontoret

Transkript

1 Referat Drøftinger vedr. organisasjonsendringer i Rådmannens stab, Støttetjenesten og Servicekontoret Dato: Sted: Rådhuset, Nesgata 11, Kvinesdal Tilstede: Kvinesdal kommune: Camilla Dunsæd (rådmann), Jostein Røyseland (kommunalsjef) og Dag Henriksbø (personalsjef) Fagforbundet: Kathrine Marie E. Moi (HTV) Delta: Erna H. Hauan (HTV) Utdanningsforbundet: Kjell Olaf Halland (HTV) NSF: Renate Løland (HTV) Forfall: FO HVO Kim R. Eik (HTV) Aud Siri Egeland Følgende ble drøftet: 1. Arbeidstakerorganisasjonenes og verneombudets roller Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonenes gjensidige rettigheter og plikter i forbindelse med endring i stilling er regulert i hovedavtalens 3: Tillitsvalgt har rett til å uttale seg om tilsetting, overflytning, opprykk og forfremmelse ( 3-2, pkt. g). Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, orientere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om: ledige og nyopprettede stillinger, prosedyrer ved utlysning og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater ( 3-1, pkt. d). Arbeidsgiver skal som en fast ordning sende søkerliste til tillitsvalgte ( 3-1, pkt. e) Verneombudets oppgaver og rolle framgår av arbeidsmiljølovens 6-2. Herunder skal verneombudet se til at prosessen blir gjennomført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt. 2. Organisasjonsendringenes omfang Bakgrunn for organisasjonsendringene er politisk vedtak om at kommunens driftsramme skal reduseres med 8 mill. I den forbindelse er det igangsatt prosesser i kommunens tjenesteenheter med sikte på å redusere driftskostnadene. I tillegg går personalsjef og enhetslederne for hhv. Støttetjenesten og servicekontoret av med pensjon i løpet av I den forbindelse vurderes om oppgavene kan løses annerledes for å ivareta oppgavene med færre folk, for eksempel klare oss med 2 nyansettelser i stedet for 3. Rådmannens stab, Støttetjenesten og Servicekontoret har påbegynt en felles gjennomgang av nåværende organisering og foreslår for berørte arbeidstakerorganisasjoner organisasjonsendringer som innebærer en bemanningsreduksjon. Det vises til vedlagte forslag til organisasjonskart og bemanningsplaner. Ettersom de foreslåtte organisasjonsendringene omfatter endring av den administrative hovedstrukturen skal vedtak gjøres av kommunestyret. Rådmannen lager sak med forslag til vedtak.

2 I forslaget legges vil det bli lagt til grunn at ingen fast ansatte skal sies opp som en følge av organisasjonsendringene. Samtlige beholder sitt ansettelsesforhold i kommunen og sin nåværende lønnsplassering. 3. Ansettelse Rådmannen har etter delegasjonsreglementets kap. 5 ansvar for ansettelse av alt personell. Ansettelsene er delegert til ansettelsesutvalget og enhetsleder, jfr. ansettelsesreglementet. Forslaget til organisasjonsendringer medfører at flere stillinger blir plassert i ny enhet/avdeling. Det vises til organisasjonskart og bemanningsplaner før og etter organisasjonsendringene. Slik plassering endrer ikke stillingens oppgaver og lønnsplassering. Som følge av de foreslåtte organisasjonsendringene må følgende ansettelser foretas: A. Ansettelse av enhetsleder for ny enhet, som omfatter Servicekontoret og deler av Støttetjenesten. Stillingen lyses ut eksternt. B. Ansettelse av avdelingsleder for Servicekontoret. Stillingen lyses ut blant medarbeiderne i Servicekontoret. Det forutsettes at stillingen blir besatt av en av disse. C. Stillingen som personalsjef er utlyst. Dersom Katja Bøhm blir tilsatt trekkes stillingen som organisasjonsrådgiver inn og ny stilling som konsulent med arbeidsoppgaver innen HMS m.m. (50/80%) opprettes. 4. Informasjon til berørte ansatte /enhetsleder/stabsleder gir informasjon til berørte ansatte om endringsprosessen, herunder status og framdrift. De gis ved henvendelse til enhetsleder anledning til samtale om sitt arbeidsforhold knyttet de forestående endringene. 5. Iverksettelse av organisasjonsendringene Organisasjonsendringene iverksettes sannsynligvis Representantene fra arbeidstakerorganisasjonene sluttet seg til rådmannens forslag til videre prosess og endringer. Referent Dag Henriksbø Personalsjef Vedlegg: 1. Prosess for organisasjonsendringer i Støttetjenesten, Servicekontoret og Rådmannens stab 2. Organisasjons- og bemanningsplan før og etter endringen.

3 1. Prosess for organisasjonsendringer i Støttetjenesten, Servicekontoret og Rådmannens stab (forslag) Nr Aktiviteter Frist Ansvar 1 Behovet for organisasjonsendringer Rådmann - Redusert driftsramme - Naturlig avgang i tre stillinger gir muligheter til endringer - Vurdering av dagens organisasjon og aktuelle endringer 2 Drøfting arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene: Rådmann - Organisasjonsendring/nedbemanning som følge av vedtatt redusert driftsramme og naturlig avgang - Rådmannens forslag til organisasjonsendringer - Nåværende og framtidig organisasjon-/bemanningsplan - Tilsette ny personalsjef iht. utlysningen - Økonomiske besparelser/konsekvenser - Endringene er innenfor arbeidsgivers styringsrett - Framdriftsplan/prosess 3 Behandling i AMU (AML 7-2 (2) d). - Ikke nødvendig med egen sak i AMU, da AMUs medlemmer er innkalt til drøftingsmøtet under pkt Informasjon til berørte ansatte: - Generell informasjon om prosessen 5 Rådmannen lager sak (politisk) forslag til vedtak 6 Uttale fra arbeidstakerorganisasjonene HTV 7 Vedtak om organisasjonsendring Rådmann - Framdriftsplan for organisasjonsendringene 8 Informasjon til berørte ansatte 9 Ansettelser 10 Utarbeidelse av nye arbeidsavtaler 11 Iverksetting av ny organisasjon

4 2. Organisasjons- og bemanningsplan før og etter endringen (forslag). Organisasjonskart før endringen: Rådmann Helse/omsorg Skole/barnehage Samfunnutvikl. Personalsjef Org.rådgiver Sevicekontoret Støttetjenesten - Lønn/personal - Regnskap - Skatt - Post/arkiv - Politisk sekr. Økonomisjef Oppv.koor. Komm.overlege Merk.konsulent Organisasjonskart etter endringen: Rådmann Helse/omsorg Skole/barnehage Oppv.koor. Samfunnsutvikl. Støttetjenesten - Enhetsleder - Jus - IT/DDV - Info - Fakt? - Merk.konsulent - Pol. sekretariat - Post/arkiv - Servicekontoret Personalsjef - Lønn - Personal - Org.rådgiver (100%) el. HMS kons. (50/80%) Økonomisjef - Regnskap - Skatt - Fakt? Komm.overlege

5 Bemanningsplan nåværende organisasjon Stillinger pr Stillingsbetegnelse St.% Innehaver Støttetjenesten Enhetsleder 100 Anne Lise Gullestad Fagleder pol. sekr. 65 Sissel Pedersen Regnskap Avdelingsleder 100 Bente H. Rafoss Konsulent 80 Tove Lindefjell Konsulent 80 Monica Skjold Konsulent 30 Udisponert Lønn/personal Avdelingsleder 80 Gry L. Hansen Konsulent 100 Ingebjørg Hompland Konsulent 80 Tone. N. Heiland Konsulent 80 Laila Vatland Skatt/arbg.kontroll Avdelingsleder 100 Ingunn Omland Konsulent 80 Mona Netland Konsulent 80 Kristin Bjelland Konsulent 100 Anita Orte Konsulent 90 Åshild Skog Konsulent 100 Kjell P. Nedland Konsulent 80 Linn Iversen Kvinge Post/Arkiv Avdelingsleder 100 Olaug Sindland Konsulent 100 Monica Dugan Konsulent 60 Marianne Orthe Konsulent 100 Janne Hersvik Konsulent 50 Solfrid Galdal Konsulent 100 Ruth Meland Konsulent 100 Sandra Treland Sekretær 20 Lillian Kvinlaug Servicekontoret Enhetsleder 100 Mari Unhammer Konsulent 90 Kari Bruli Konsulent 100 Daila Hansen Konsulent 80 Tordis Egeland Konsulent 35 Linda Galdal Konsulent 90 Karin Eftestøl Konsulent 60 Betty Knibestøl Rådmannens stab Økonomisjef 100 Ove Ege Personalsjef 100 Dag Henriksbø Organisasjonsrådgiver 100 Katja Bøhm Merkantil konsulent 35 Sissel Pedersen Kommuneoverlege 50 Johan Unhammer Oppvekstkoordinator 100 Finn Kydland

6 Bemanningsplan framtidig organisasjon Stillinger pr Stillingsbetegnelse St.% Innehaver Endring Rådmannen:, Samfunnsutvikling 100 Jostein Røyseland, Helse/omsorg 100 Anne B. Å. Hansen, Skole/barnehage 100 Geir Bruli Personalsjef 100 (Dag Henriksbø) Tiltredelse ny personalsjef avklares. Økonomisjef 100 Ove Ege Kommuneoverlege 50 Johan Unhammer, Samfunnsutvikling: Enhetsleder Støttetjenesten 100 Ubesatt Anne L. Gullestad slutter høsten 2016, Skole/barnehage: Oppvekstkoordinator 100 Finn Kydland Fra Rådmannens stab Personal: Personalsjef 100 Dag Henriksbø Tiltredelsesdato til ny personalsjef avklares. Avdelingsleder (Lønn/personal) 80 Gry L. Hansen Konsulent 100 Ingebjørg Hompland Konsulent 80 Tone. N. Heiland Konsulent 80 Laila Vatland Organisasjonsrådgiver (Konsulent (HMS) /80 Katja Bøhm?) Stillingen bortfaller dersom Katja Bøhm tilsettes som personalsjef, og erstattes av HMS konsulent (50/80%) Økonomi: Økonomisjef 100 Ove Ege Avdelingsleder (Regnskap) 100 Bente H. Rafoss Konsulent 80 Tove Lindefjell Konsulent 80 Monica Skjold Konsulent 30 Ubesatt Avdelingsleder (Skatt/arbg.kontroll) 100 Ingunn Omland Konsulent 80 Mona Netland Konsulent 80 Kristin Bjelland Konsulent 100 Anita Orte Konsulent 90 Åshild Skog Konsulent 100 Kjell P. Nedland Konsulent 80 Linn Iversen Kvinge Støttetjenesten: Enhetsleder 100 Ubesatt Blir utlyst eksternt Fagleder politisk sekretariat 65 Sissel Pedersen Merkantil konsulent 35 Sissel Pedersen Fra Rådmannens stab Avdelingsleder Post/Arkiv 100 Olaug Sindland Konsulent 100 Monica Dugan Konsulent 60 Marianne Orthe Konsulent 100 Janne Hersvik Konsulent 50 Solfrid Galdal Konsulent 100 Ruth Meland Konsulent 100 Sandra Treland Sekretær 20 Lillian Kvinlaug Avdelingsleder Servicekontoret 0 Ubesatt En av konsulentene Konsulent 90 Kari Bruli Konsulent 100 Daila Hansen Konsulent 80 Tordis Egeland Konsulent 35 Linda Galdal Konsulent 90 Karin Eftestøl Konsulent 60 Betty Knibestøl Konsulent 50 Ubesatt Mari Unhammer slutter sommeren % stillingsressurs tilføres.

7