Årsmøte Flåtan velforening

Transkript

1 Årsmøte 2016 i Flåtan velforening 14. mars kl. 19 :00 på Høvik skole 1 av 18

2 1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse 2 Styrets årsberetning for Styret i Flåtan velforening Styrets oppgaver 2.3 Medlemmer 2.4 Informasjon 2.5 Styremøter 2.6 Drift av vellets eiendom Lekeplasser Grøntarealer Fotballbane B5 2.7 Dugnad 2.8 Private veier og gatebelysning 2.9 Lysløype 2.10 Arrangementer Arrangementer 2015 Planlagte arrangementer Trafikk 2.12 Byggeprosjekter på Flåtan 2.13 Rv 23 E18 Lierdiagonalen 2.14 Informasjon om pliktig kontingent og medlemskap Vedlegg 1: Valg Valgkomitéens innstilling 4 Vedlegg 2: Regnskap Revisjonsberetning 4.2 Resultatregnskap 4.3 Balanse 4.4 Noter til regnskapet 4.5 Regnskapsprinsipper 4.6 Spesifikasjon til resultatregnskap 4.7 Spesifikasjon til balanse 5 Vedlegg 3: Budsjett Flåtan velforening regnskap 2015 og budsjett Flåtan velforening regnskap 2015 og budsjett 2016 splittet 2 av 18

3 2 Styrets årsberetning for Styret i Flåtan velforening Styreleder, Kasserer Vararepresentant Vararepresentant Leder arrangementskomité Marte Bøhm Nordahl Jan Oddvar Stolp Fredrik Gravdal Morten Engebretsen Kristian Thorrud Merete Odland Janne Fossum Jon Robert Dohmen Tore Fugelsnes Lise Maren Brock 2.2 Styrets oppgaver Flåtan velforening er en interesseorganisasjon for Flåtans ve og vel, hvor hele nabolaget er medlemmer. Hovedoppgavene er å drifte vellets eiendommer: ni lekeplasser, balløkke og grøntområder. Ekstra pålagte oppgaver er å drifte private veier på vegne av husstander i private veier. På vinter innebærer dette måking og strøing. I tillegg driftes lyktestolper i de private veiene. Styret gjennomfører 5 7 møter hvor aktuelle saker blir drøftet og løsninger vedtatt Det arrangeres årlig dugnad og planlegges/gjennomføres årsmøte. mers ansvarsoppgaver: Økonomi regnskap Oppfølging av kontingentinnbetalinger Oppfølging vinterdrift Oppfølging sommerdrift grøntområder Følge opp e poster og henvendelser Webansvarlig Informere og veilede etter behov Dialog med utbyggere Følge opp innspill og saker som berører beboerne Utover primæroppgavene har styret jobbet med følgende saker: Opparbeidet balløkke med ballfangernett Pådriver for prosjektet oppgradering av tursti på Flåtan 3 av 18

4 Dialog med Lier kommune om veisikkerhet, skogsforvaltning og eventuell overtagelse av private veier Avtaler med entreprenører i områder Ulike arrangement som akedag, fotballturnering/lek, gatefest, Halloweenmarkering m.m. 2.3 Medlemmer Flåtan velforening har per i dag 109 medlemmer som har betalt og det er registrert ca. 157 gårds og bruksnummer i boligfelt B4 og B5. Det er ikke medregnet utleieenheter og lignende boenheter i disse tallene. Av de registrerte boenhetene er 73 tilknyttet kommunal vei, og 83 tilknyttet privat vei. Vi har en oversikt som inneholder informasjon om adresse, tomtenummer, Gnr/Bnr, samt om vedkommende bor i kommunal eller privat vei. Alle kan gå inn og oppdatere sin kontaktinformasjon på URL: og med passord: FlaatanVel8899 Obligatorisk medlemskap og avgift medfører at alle skal betale en avgift på kr. 700, NOK for De som bor i privat vei skal i tillegg betale en obligatorisk tilleggsavgift på kr. 1500, NOK for Informasjon Styret har etter beste evne informert beboere om styresaker som har vært til behandling ila året. Informasjon har løpende blitt lagt ut på vellets hjemmeside og på Facebook. Det har blitt sendt ut informasjon på epost til de adresser styret har tilgjengelig. Beboere har også hatt mulighet til å oppdatere adressen sin via nettsidene. Styret har en egen e postadresse: flaatanstyret@gmail.com Styret mener at beboere har hatt god mulighet til å kontakte styret. Nytt av året er at vi benytter facebook til formidling. Lik siden og motta informasjon på gruppen Flåtan velforening. 2.5 Styremøter Det har vært stor aktivitet i 2015 og 2016, og det har blitt avholdt totalt 7 styremøter. Møtene har vært avholdt på rundgang hjemme hos de enkelte styremedlemmer. Møtene har vært innholdsrike og effektive. I tillegg har to av møtene blitt avsluttet med en hyggelig og sosial samling. Ved behov har også styremedlemmene avgjort trivielle og hastesaker via e postkorrespondanse. Følgende styremøter er gjennomført i : Styremøte nr juni 2015 Styremøte nr august m/sommermat 2015 Styremøte nr oktober 2015 Styremøte nr november 2015 m/julemat (alle styrevervene var invitert) Styremøte nr januar 2016 Ekstraordinært styremøte i forbindelse med veiprosjekt Linnes E18 15.februar 2016 Styremøte nr mars 2016 Årsmøte 23. mars Drift av vellets eiendom Lekeplasser Styret har inngått en avtale om plenklipp for lekeplasser på B4 med Bygg og eiendomsparter AS. 4 av 18

5 Øvrig vedlikehold av lekeplassene gjøres på den årlige dugnaden. Grøntarealer Styret har hatt skogforvalter i Lier kommune på befaring i vellets grøntområder med tanke på videre skjøtting av skogsområdene. På hjemmesiden ligger en oppsummering fra møte. Styret har laget et eget skriv om retningslinjer for felling av busker og trær på vellets eiendom. Dette skrivet ligger også ute på hjemmesiden. Fotballbane B5 Balløkka på B5 ble i 2015 oppgradert og det ble satt opp ballfangernett. Banen er nå i god stand og 20. juni var det åpning av banen med fotballek og picknik. Hver fredag kl er det herrefotballtrening og søndag kl er det damefotball. Alle er velkommen! Det er bare å møte opp. Det har kommet innspill om ønske om belysning på banen for at bruken kan økes. Dette blir en sak for styret Dugnad Den 27. april 2015 ble det avholdt dugnad i Flåtan velforening. Styret vil benytte anledningen til å takke alle for innsatsen. Det var veldig bra oppmøte av både store og små, vi fikk fjernet mye søppel og mye kratt! Arrangementskomitéen serverte pølser og saft i finværet. I 2016 blir det dugnad mandag 25. april. kl 17:00 og utover kvelden. Vi ber beboere om å holde av dato og tidspunkt. Informasjon om arbeid som skal gjennomføres, samt fordeling av oppgaver vil bli sendt ut i forkant og lagt ut på hjemmesiden, så følg med og vel møtt! Arrangementskomitéen stiller igjen opp og griller pølser, og det blir satt opp en egen gruppe som tar seg av barna. Styret har mottatt en rapport om snegledugnad. Dette har hatt stor effekt i andre bydeler. Nytt styre kan vurdere om det er aktuelt på Flåtan. 2.8 Private veier og gatebelysning For de private veiene inngikk styret en forlengelse av avtale om brøyting og strøing for sesongen 2015 / 2016 med Lier Graving og Transport AS. I hovedsak innebærer avtalen følgende tjenester: Det brøytes på 5 10 cm snø og før kl. 07:00, hvis det er mulig utfra starttidspunktet for snøværet. Prisen på brøyting er kr 1 400, NOK eks. mva. per gang, og minimum 10 ganger. Strøing skjer etter behov, og prisen på strøing er kr 1 400, NOK eks. mva. pr. gang. Gatebelysningen i private veier driftes av vellet. Velforeningen og beboerne har et ekstra ansvar å passe på infrastrukturen i de private veiene ettersom skader her vil kunne medføre unødig store utgifter for fellesskapet. Lier Entreprenør leies inn til å reparere skader på gatebelysningen. 2.9 Lysløype Kommunen har satt av kr til oppgradering av tursti på Flåtan. Dersom Flåtan velforening bidrar med midler vil Lier kommune løfte prosjektet og søke om spillemidler i Flåtan velforening har søkt om midler av gjensidigestiftelsen, men fikk avslag. Vi har nå søkt sparebanken Øst om tilskudd til prosjektet og venter i spenning. 5 av 18

6 Turstiprosjekt uten tilskudd fra velforeningen Turstiprosjekt fase 1 med tilskudd fra velforeningen Drenering av sti Oppgradering, drenering og grusing del 1 Lier kommune gjennomfører tiltak ihht budsjett. Totalt kr , Lier kommune kr Flåtan vel kr Spillemidler (50%) kr Total verdi kr Mulig oppdeling av stiprosjektet: Del 1: Oppgradering, drenering og grusing 1km av totalt 2 km sti opp til Spiralen totalt kr , Del 2: Oppgradering, drenering og grusing av den resterende 1km av totalt 2 km sti opp til Spiralen totalt kr , Del 3: Belysning av tursti 2km ca 1,5 mill Ønsker du å bidra til oppgradering av turstien på Flåtan? Gi et bidrag til prosjektet inn på konto: Tusen takk til alle bidragsytere! 2.10 Arrangementer Arrangementskomiteen tilrettelegger for sosiale samlingspunkter for medlemmene i velforeningen. Informasjon om slike arrangement vil bli lagt ut på nettsiden, sosiale media og via jungeltelegrafen. Dine initiativ og forslag er velkomne, så vi oppfordrer alle til å ta kontakt med arrangementskomitéen hvis man har bidrag eller forslag. Arrangementer 2015 Grillet pølser på dugnad 27.april Fotballturnering i forbindelse med feiring av ball nett på lekeplassen 20.juni. Halloween fest på lekeplassen i oktober. Voksen fest på Spiraltoppen i november. Bistått Sparebanken Øst med å invitere beboere til å delta på julegløgg og quiz (før jul) og akebakke grilling og quiz (etter jul) Planlagte arrangementer 2016 Grillet pølser på dugnad 27.april Gatefest på sensommeren Voksenfest på høsten Julegrantenning i desember Akedag Følg med på facebook og nettsiden! 2.11 Trafikk Flåtan velforening er opptatt av sikkerhet. Varsomhet i trafikken er viktig, og vi vil benytte 6 av 18

7 anledningen til å minne alle om å overhode fartsgrensen på 30km/t. Flåtanstyret har jobbet med mulig kommunal overtagelse av vei. Det er søkt VIVA om driftsmidler til drift av private veier. Flåtanstyret har hatt befaring med VIVA om sikring i fjellskråningen i Øvre Lianvei. Glipper under gjerdet skulle utbedres og det skulle vurderes behov for tiltak for steinras. I 2014 bevilget Lier kommune NOK til trafikktiltak på Flåtan/Hasselbakken. Det ble vedtatt at det skulle lages en skiltplan, og penger skulle brukes på skilt, fartshumper og gangfelt i Nedre og Øvre Lianvei m/ sidegater og Hasselbakken. Implementeringen lar vente på seg på tross av gjentatte purringer. Det har vært stillstand i Byggeprosjekter på Flåtan Styret har utarbeidet et eget standard skriv til alle utbyggere på Flåtan. Vi ber om at det informeres om byggeprosessene fortløpende, at det vises hensyn og at sikkerhet ivaretas. Brevet ligger på velforeningens hjemmeside. Styret jobber med å få lagt ut informasjon om hva beboere kan gjøre dersom de oppdager HMS avvik, ødeleggelser eller andre avvik de ønsker å melde inn til rett innstans. Styret inngikk i 2015 en avtale med Solid om utleie av lekeplass under utbygging. Solid har tilbakeført lekeplassen, satt opp ekstra lekeapparat og benker og ryddet grøntområdet for røtter og kratt slik at det blir bedre tilgjengelighet og med åpent område ved den store lekeplassen på B4. Det er satt opp et gjerde på grøntområde i overkant av Flåtanstien for å ivareta sikkerheten. Det er behov for å beplante området for at massene skal sette seg Rv 23 E18 Lierdiagonalen Det er opprettet en interessegruppe med representanter fra ulike foreninger/grupper tilknyttet Høvik skolekrets og omegn. De skal jobber med innspill og samarbeid med Statens Vegvesen og Lier kommune i denne prosessen for å ivareta gode levevilkår og en bærekraftig utvikling i området. Styret i Flåtan velforening har valgt en representant, og kan ved behov velge en vararepresentant, for å delta i arbeidsmøter som omhandler utbyggingen av "Rv23 E18 Lierdiagonalen. Representanten skal ivareta velforeningens interesser, og skal rapportere regelmessig om arbeidsgruppens framgang, møtevirksomhet og resultater. Hvis det er ulike interesser eller meninger mellom de ulike interessentene i arbeidsmøtene, så skal representanten informere styret om dette for om mulig å avklare et standpunkt. Forøvrig er det ønskelig at representanten sørger for å følge en policy der følgende tematikk skal ivaretas: Gode oppvekstvilkår for barn og ungdom det betyr f.eks. å ivareta forhold omkring barnehage, skole og fritid & fritidsområder m.v.. Ivareta støyproblematikk det betyr f.eks. og ivareta og fremheve støydempende tiltak for eventuelt ferdigutbygd vei; miljøtunnel, landskapsarrondering etc.. Bevare god lokal veitilførsel det betyr f.eks. å ivareta våre lokale veinett som gir adgang til infrastruktur og eiendom o.l.. Bevare grøntarealer og friarealer det betyr at vi er lojale overfor vårt, Lier kommunes og bøndenes motto; "Grønne Lier" 7 av 18

8 2.14 Informasjon om pliktig kontingent og medlemskap 2015 Hovedinntektskilden til velforeningen er pliktige kontingenter. Styret har gjennomgått innkommende betalinger til Flåtan velforening. Det er en del ubetalte kontingenter. Flåtan velforening er avhengig av at disse pengene kommer inn ettersom det skal dekke løpende utgifter til brøyting, vedlikehold og investering. På sikt har styret vurdert å gjøre regnskapet webbasert, slik at f.eks. kontingenter kan innkreves elektronisk, og at betalingsvarsel og inkasso blir håndtert effektivt. Vi oppfordrer alle til å betale årets kontingent innen april, slik at unødvendig frivillig arbeid og eventuelle dyre oppfølgingstiltak behøves. Det er to avgifter: 1. Pliktig medlemskap ihht. kontrakt og vedtekter på kr. 700, NOK. Denne avgiften gjelder alle, uansett om du bor i privat eller kommunal vei. Dette er altså kontingent for selve medlemskapet i Flåtan velforening. 2. Pliktig avgift for drift av privat vei f.eks. brøyting og gatelys på kr. 1200, NOK. Denne avgiften gjelder kun hvis beboer tilhører en privat vei. I grove trekk kan vi si det slik, at de som bor i veier med eget fortau er kommunale veier, mens de veier uten fortau er private veier. Er du usikker på om du tilhører en kommunal eller privat vei, så kontakt styret for å få dette avklart. Generelt regnes følgende som private veier og skal driftes av Flåtan velforening: Stoppenkollen (Fa3 og Fa4) Flåtankroken (Fa2) Flåtanstien (Fa1) Stikkvei (FA5) fra Flåtansvingen ned til lekeplassen (FL9) Stikkvei (FA6) fra Flåtansvingen 11, 13, 15, 17, 19 og 21, dvs. Gnr/Bnr; 36/70, 36/64, 36/57, 36/59, 36/60 Stikkvei (Fa7) fra Flåtansvingen 42 med Gnr/Bnr 36/74 (stikkveien går opp til fellesareal FL7) Generelt regnes følgende som kommunale veier og skal driftes av Lier kommune: Flåtan (VEI1) Flåtansvingen (VEI2) med unntak, se private veier over Øvre Lianvei (tilførselsveien) PS: På noen kart omtales denne nedre delen av Øvre Lianvei (der vi kjører inn til vårt boligfelt) for «Flåtankroken», men vi tror hele veien er Øvre Lianvei (ref. også ifølge skiltene som er satt opp som Øvre Lianvei). Styret, 10. februar av 18

9 3 Vedlegg 1: Valg Valgkomitéens innstilling Valgkomitéen har en foreløpig innstilling av kandidater for 2015 som lyder slik: Verv (valgkomiten presenterer kandidater på årsmøtet) Styreleder Marte Bøhm Nordahl, Kasserer Vararepresentant Vararepresentant Leder festkomité Revisor Revisor Valgkomité Valgkomité Valgkomité Jan Oddvar Stolp Fredrik Gravdal Morten Engebretsen Janne Fossum Merete Odland Kristian Thorrud Jon Robert Dohmen Tore Fugelsnes Lise Maren Brock Anette Arvesen Granaas Hege Nystrøm Trygve Aanstad Roar Borge Arne Jakob Misund 9 av 18

10 4 Vedlegg 2: Regnskap Revisjonsberetning 10 av 18

11 4.2 Resultatregnskap 11 av 18

12 4.3 Balanse 12 av 18

13 4.4 Noter til regnskapet 13 av 18

14 4.5 Regnskapsprinsipper 14 av 18

15 4.6 Spesifikasjon til resultatregnskap 15 av 18

16 4.7 Spesifikasjon til balanse 16 av 18

17 5 Vedlegg 3: Budsjett Flåtan velforening regnskap 2015 og budsjett av 18

18 5.2 Flåtan velforening regnskap 2015 og budsjett 2016 splittet 18 av 18