Årsmøte 2014 Flåtan velforening

Transkript

1 Årsmøte 2014 i Flåtan velforening 24. mars kl. 20:00 på Høvik skole

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Styrets årsberetning for Styremøter... 3 Gressklipping... 4 Gatebelysning... 4 Brøyting... 4 Lekeplasser... 4 Ballbinge... 4 Trimløype... 5 Lysløype... 5 Dugnad... 5 Arrangementer og arrangementskomité... 5 Profil og nettside med blogg... 6 Informasjon om pliktig kontingent og medlemskap Vedlegg 1: Saker til avstemming... 9 Sak 1: Forslag til vedtektsendring... 9 Sak 2: Investering og bygging av aktivitetsanlegg i Flåtan... 9 Sak 3: Økning av kontingent Vedlegg 2: Valg Valgkomitèens innstilling Vedlegg 3: Regnskap Revisjonsberetning Resultatregnskap Balanse Noter til regnskapet Spesifikasjon til resultatregnskap Spesifikasjon til balanse Vedlegg 4: Budsjett Bygge et lite fond av 19

3 Styrets årsberetning for 2014 Flåtan velforening har registrert ca. 156 gårds- og bruksnummer i boligfelt B4 og B5. Det er ikke medregnet utleieenheter og lignende boenheter i disse tallene. Av de registrerte boenhetene er 73 tilknyttet kommunal vei og 83 tilknyttet privat vei. Styret har brukt en god del ressurser på å lage en adresseoversikt. Oversikten inneholder informasjon om adresse, tomtenummer, Gnr/Bnr, samt om vedkommende bor i kommunal eller privat vei. Sistnevnte avgjør om vedkommende skal betale en eller to obligatoriske avgifter. Felles obligatorisk medlemskap og avgift medfører at alle skal betale en avgift på kr. 500,- NOK for De som bor i privat vei skal i tillegg betale en obligatorisk tilleggsavgift på kr. 1200,- NOK for Styret har etter beste evne informert beboere om styresaker som har vært til behandling ila året. Det har blitt utlevert papirbrev i alle synlige postkasser, det har blitt sendt ut informasjon på epost til de adresser styret har tilgjengelig og det har blitt lagt ut løpende informasjon på blogg på hjemmesidene til Flåtan velforening. Beboere har også hatt mulighet til å oppdatere adressen sin via nettsidene. Styret mener at beboere har hatt god mulighet til å kontakte styret i løpet av Styremøter Det har vært stor aktivitet i 2013 og 2014, og det har ført til at det har blitt avholdt totalt 9 styremøter. Møtene har vært avhold på rundgang hjemme hos de enkelte styremedlemmer. Møtene har vært preget av effektivitet og arbeidsfordelingen synes å ha vært god. I mellom styremøtene har styret avgjort trivielle og hastesaker ved hjelp av epostkorrespondanse. Følgende styremøter er gjennomført i : Styremøte nr 1 gjennomført 18. april 2013 kl. 20:00-21:30 hos Fabienne Styremøte nr 2 gjennomført 5. juni 2013 kl. 20:00-21:30 hos Trond Styremøte nr 3 gjennomført 21. august 2013 kl. 20:00-22:00 befaring lekeplass & hos Jan Styremøte nr 4 gjennomført 23. september 2013 kl. 20:00-22:00 hos Marte Styremøte nr 5 gjennomført 4. november 2013 kl. 20:00-22:00 hos Marte Styremøte nr 6 gjennomført 2. desember 2013 kl. 19:00-23:00 hos Arve Styremøte nr 7 gjennomført 27. januar 2014 kl. 20:00-22:00 hos Jon Robert Styremøte nr 8 gjennomført 10. februar 2014 kl. 20:00-22:00 hos Marte Styremøte nr 9 gjennomført 17. mars kl. 20:00-22:00 hos Fabienne 3 av 19

4 Gressklipping Styret har inngått en avtale om plenklipp for lekepalsser på B4 med Bygg og eiendomsparter AS ved Jan Hansen Østli som bor i Flåtansvingen 31. Øvrig vedlikehold av lekeplassene gjøres med dugnadsinnsats. Styret ønsker å takke alle som har sagt seg villig til å klippe gresset på de øvrige lekeplassene. Det er hyggelig at dugnadsinnsatsen gjør det mulig å holde orden på de små lekeplassene. Gatebelysning De private veiene må betale strømavgift for bruk av gatelys. I tillegg må entreprenører, eller privatpersoner som ødelegger/skader lyktestolper, reparere disse for egen regning. Lier Entreprenør kan leies inn til å reparere skadene, men regningen belastes altså den som forvolder skaden. Velforeningen har et ekstra ansvar å passe på infrastrukturen i de private veiene ettersom skader her vil kunne medføre unødig store utgifter for fellesskapet. Brøyting De som bor i private veier må betale for brøyting, mens de kommunale veien blir brøytet av Lier kommune. For de private veiene inngikk styret en avtale 16. oktober om brøyting og strøing for sesongen 2013 / 2014 med Lier Graving og Transport AS. I hovedsak innebærer avtalen følgende tjenester: Det brøytes på 5-10 cm snø og før kl. 07:00, hvis det er mulig utfra starttidspunktet for snøværet. Prisen på brøyting er kr 1 400,- NOK eks. mva. per gang, og minimum 10 ganger. Strøing skjer etter behov, og prisen på strøing er kr 1 400,- NOK eks. mva. pr. gang. Lekeplasser Utbygger har lovet at alle lekeplasser på B5 skal ferdigstilles i løpet av våren Dekket på alle lekeplassene er gress med mindre vi gjør avtaler og bekoster noe annet. Dette skjer i samråd med styret. Det skal lages tre små lekeplasser med sandkasser, og en stor lekeplass med lekeapparater og fotballløkke på B5. Styret har også fått utbygger til å utbedre forholdene på den store lekeplassen på B4 høsten Utbedringene har i hovedsak bestått i arrondere jorden og så nytt gress på nytt. En del tekniske utbedringer er også utført på selve lekeapparatene. Denne utbedringen har bestått i høyere inngjerding av sandkasse, mer sand rundt lekeapparatene ihht forskrifter, nytt trinn i lekeapparat o.l. Det ble utført internkontroll av lekeplassene i 2013 av godkjent inspeksjonsfirma. Ballbinge Det er ytret ønske fra en god del beboere om å investere i en ballbinge på B5. Styret har innhentet spesifisert prisoverslag fra leverandør. Tilbudet og alle vedlegg ligger på hjemmesiden. Prisen ligger på omtrent kr ,- NOK inkl. mva.. Et slikt anlegg er spillemiddelberettiget med inntil 50% av kostnadene. Det trengs dugnadsinnsats fra beboerne på Flåtan hvis vi skal få til en ballbinge. Det kreves også vedlikeholdsbudsjett. Vi ser også på mulighetene for at noe av grunnarbeidet ifm. med en eventuell ballbinge kan kombineres. En eventuell investering i ballbinge krever et vedtak på årsmøtet på grunn av tiltakets størrelse. Se eget forslag til investering. 4 av 19

5 Trimløype Styret har innhentet pristilbud på treningsapparater som kan utgjøre en trimløype på de små lekeplassene på B4 og B5 feltet. Prisen ligger på ca ,- NOK inkl. mva.. Et slikt anlegg er også spillemiddelberettiget med inntil 50% av kostnadene. Det kan i tillegg søkes om om midler fra fond og stiftelser. Tiltaket krever dugnadsinnsats fra beboerne hvis det skal gjennomføres. Se eget forslag til investering. Lysløype Styret har mottatt flere henvendelser fra beboere som har kommet med ønske om gruset lysløype fra Flåtanområdet opp til stinettet på Spiralen. Styret er opptatt av at nærmiljøet stimulerer til trivsel, og at sosiale møteplasser kombineres med lek, aktivitetsglede og naturopplevelser. En sti med belysning vil øke tigjengeligheten til marka og senke terskelen for flere brukere. Styret har gitt innspill til Lier kommunes fireårs plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv med ønske om å bygge både aktivitetsanlegg og tursti. Det er et krav at kommunen har dette med i sine planer for at anleggene skal være spillemiddelberettiget. Styret har vært i dialog med Lier kommune som er en viktig samarbeidsaktør i et slikt prosjekt. De er meget positiv til innspillet fra Flåtan velforening. Skal dette være aktuelt må grunneiere godkjenne bruk / endring av grunnen til dette formålet. Det er ikke innhentet konkrete pristilbud, men kostnadene er beregnet til ca ,- NOK inkl. mva.. Se eget forslag til investering. Dugnad På initiativ fra naboer til den store lekeplassen på B4 blitt ryddet for kratt og buskas i høst. Det er også andre steder som er blitt ryddet og vedlikeholdt av beboere. Generelt er styret positiv til dette, og styret ønskes kun å bli informert før igangsettelse. Årsaken til at det bør informeres på forhånd er i tilfelle styret har informasjon som kan være relevant å forholde seg til. Styret har som oppgave å organisere og innkalle til dugnad. Velforeningens første ordinære dugnad blir mandag 28. april. kl utover kvelden. Vi ber beboere om å holde av dato og tidspunkt. Avhengig av vær og ikke minst beboernes engasjement, er det mulig at vi organiserer en enkel grillfest eller pølsefest etter dugnaden. I tillegg vil det bli aktuelt med diverse byggedugnader hvis det vedtas ballbinge, lysløype, trimløype eller lignende. Det er viktig at hver beboer tar dette med i betraktning når det stemmes over tiltak som skal gjennomføres. Arrangementer og arrangementskomité Det er etablert en arrangements- /festkomité som vil ha som ansvar å arrangere sosiale samlingspunkter for medlemmene i velforeningen. Informasjon om slike arrangement vil bli lagt ut på nettsiden, sosiale media og via jungeltelegrafen. Dine initiativ og forslag er velkomne, så vi oppfordrer deg til å ta kontakt med arrangementskomitéen. Komitéen er per i dag ikke fulltallig så hvis er interessert i å bidra som medhjelper er det bare å melde seg. 5 av 19

6 I 2013 ble det arrangert en fest på den store lekeplassen på B4 simpelthen ved at noen bare tok initiativ og gjennomførte det! Styret ønsker å takke for både innitiativ og innsats. Det ble en veldig hyggelig dag for både barn og voksne med grilling og lek. I 2014 har arrangementskomiteen også vært i gang med planlegging av en akedag, men snøen smeltet, og arrangementet ble hverken markedsført eller gjennomført! Det er planlagt en større grillfest i august. Mer informasjon kommer, så følg med på nettsidene. Profil og nettside med blogg Styret reserverte domenet i april 2013, og bruker hovedsaklig nettsiden som informasjonsportal. Vi har valgt en teknisk løsning basert på WordPress med et theme fra Elegant Themes. Jon Robert har også designet en profil med logo for Flåtan velforening benytter. Profilen og logoen er tilgjengelig på nettsidene. Forøvrig blogger vi om viktige saker som styret behandler. Nettsidene inneholder også informasjon om Flåtan velforenings vedtekter, pliktige kontingenter, om styret, møtereferat (passordbeskyttet), adresseliste (passordbeskyttet), og diverse relevante dokumenter. Vi har valgt å passordbeskytte noen dokumenter fordi vi mener at intern saksbehandling ikke angår allmenheten. Vi oppfordrer beboere om å ikke dele ut passordene til uvedkommende. Det jobbes med en løsning som gjør at bloggen blir koblet mot Facebook, Google+ og evt. Twitter, slik at informasjonen fra styret blir mer tilgjengelig, og at beboere lettere kan delta og skape en god dialog på nett. Vi vurderer også å ha litt reklame på nettsiden som inntjening til for eksempel en ballbinge. Reklamen vil kunne inngå i en reklame- pakke til annonsører på ballbingen. Informasjon om pliktig kontingent og medlemskap 2013 Styret har ingen sammenligningsgrunnlag mot tidligere utgifter, og har således basert regnskapet på løpende utgifter. Hovedinntektskilden til velforeningen er pliktige kontingenter, og dette er derfor viet ekstra oppmerksomhet i dette regnskapet. Styret har gjennomgått innkommende betalinger til Flåtan velforening. Dessverre er det fremdeles mange ubetalte kontingenter. Det er flere årsaker til at det er ubetalte kontingenter. En årsak er at entreprenører og meglere ikke ønsker å betale for eiendommene de sitter på selv om det er pliktig medlemskap. Flåtan velforening er avhengig av at disse pengene kommer inn ettersom det skal dekke løpende utgifter til brøyting, vedlikehold og investering. Det er altså to avgifter. En beboer i privat vei betaler mer enn dem som bor i kommunal vei: 1. Pliktig medlemskap ihht. kontrakt og vedtekter på kr. 500,- NOK. Denne avgiften gjelder alle, uansett om du bor i privat eller kommunal vei. Dette er altså kontingent for selve medlemskapet i Flåtan velforening. 2. Pliktig avgift for drift av privat vei f.eks. brøyting og gatelys på kr. 1200,- NOK. Denne avgiften gjelder kun hvis beboer tilhører en privat vei. 6 av 19

7 Utdypende informasjon om punktene over: 1. Kontigenten på kr. 500,- NOK er ufravikelig obligatorisk for alle beboere (uavhengig om du bor i privat eller kommunal vei) fordi det er pliktig medlemskap for alle eiere. Pliktig medlemskap fremgår klart av både eiendomskontrakt og vedtektene til velforeningen. Eier du èn eller flere eiendommer eller boenheter må du betale for hver av disse, også egne utleieenheter. Du må også betale uansett hvilket tidspunkt huset er satt opp, eller om tomten din står utbrukt. Dette gjelder også entreprenører og meglere selv om de ikke har solgt, eller utviklet eiendommen ferdig for videre salg. 2. For beboere som har eiendom / boenhet i de private veiene har styret vurdert obligatorisk betaling opp mot brukstidspunktet. Hvis beboer som tilhører en privat vei ikke har begynt å bygge, så har styret tolket det dithen at man heller ikke har belastet eller vært til byrde. Det betyr at hvis beboer begynner å bygge på eiendommen, eller er ferdig å bygge, så må vedkommende betale avgift for bruk av privat vei på kr. 1200,- NOK. Fordi en slik innbetaling av kontingent for dem som bor i privat vei er en sak som ble vedtatt på årsmøtet er det grunnlag for å si at denne tolkningen er rimelig. I grove trekk kan vi si det slik, at de som bor i veier med eget fortau er kommunale veier, mens de veier uten fortau er private veier. Er du usikker på om du tilhører en kommunal eller privat vei, så kontakt styret for å få dette avklart. Generelt regnes følgende som private veier og skal driftes av Flåtan velforening: Stoppenkollen (Fa3 og Fa4) Flåtankroken (Fa2) Flåtanstien (Fa1) Stikkvei (FA5) fra Flåtansvingen ned til lekeplassen (FL9) Stikkvei (FA6) fra Flåtansvingen 11, 13, 15, 17, 19 og 21, dvs. Gnr/Bnr; 36/70, 36/64, 36/57, 36/59, 36/60 Stikkvei (Fa7) fra Flåtansvingen 42 med Gnr/Bnr 36/74 (stikkveien går opp til fellesareal FL7) Generelt regnes følgende som kommunale veier og skal driftes av Lier kommune: Flåtan (VEI1) Flåtansvingen (VEI2) med unntak, se private veier over Øvre Lianvei (tilførselsveien) PS: På noen kart omtales denne nedre delen av Øvre Lianvei (der vi kjører inn til vårt boligfelt) for «Flåtankroken», men vi tror hele veien er Øvre Lianvei (ref. også ifølge skiltene som er satt opp som Øvre Lianvei). Styret estimerer at det er ca. 55 stk utestående betalinger for pliktige medlemskap på kr. 500,-. I sum utgjør dette kr ,- NOK. I tillegg er det flere som ikke har betalt avgiften for tilknytning til privat vei på kr ,- NOK. Det er ca. 24 stk utestående betalinger, men det er ikke alle disse som skal betale fordi de ikke har påbegynt bygging. En sum for disse utgjør kr ,- NOK. 7 av 19

8 Styret har i dag ikke komplett oversikt, men rimelig kontroll. Styret mener det vil ta noen år før innbetaling av alle kontingenter er under absolutt kontroll. Mars 2014 Styret i Flåtan velforening Styreleder Kasserer Styremedlem Fabienne Kornmo Jan Oddvar Stolp Kristian Holmås Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Arve Jøndahl Trond Karlsen Marte Bøhm Nordahl Jon Robert Dohmen 8 av 19

9 Vedlegg 1: Saker til avstemming Sak 1: Forslag til vedtektsendring Bakgrunn: For å tilpasse, forenkle og modernisere styrets informasjonsplikter ønsker styret å gjøre en formell vedtektsendring slik at elektronisk / digital publisering av informasjon er tilstrekkelig. Dagens vedtekt pkt. 7.1: Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars måned. Tid og sted bestemmes av styret og bekjentgjøres med minst 4 ukers varsel. I varselet skal det også angis innen hvilken frist forslag til saker som ønskes behandlet på årsmøte, skal være innsendt til styret. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet, og skal være tilgjengelig for medlemmene minst én uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. Forslag til vedtak: Pkt. 7.1 er foreslått endret til: Velforeningens øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars måned. Tid og sted bestemmes av styret og bekjentgjøres med minst 4 ukers varsel. Frist for innmelding av saker til behandling er fire uker før årsmøtet. Det er tilstrekkelig med kunngjøring i digitalt medium. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles på årsmøtet, og skal være tilgjengelig for medlemmene minst én uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare fatte vedtak i de saker som er satt opp på innkallingen. Sak 2: Investering og bygging av aktivitetsanlegg i Flåtan Bakgrunn: Styret foreslår at Flåtan velforening prioriterer tre aktivitetsanlegg: 1. Lysløype Estimert kostnad ca. kr ,- NOK inkl. mva. for sti og lys. 2. Ballbinge på B5 Estimert kostnad ca. kr ,- NOK inkl. mva. komplett. 3. Trimløype Estimert kostnad ca. kr ,- NOK inkl. mva. for ett apparat til hver av de 9 lekeplassene. Styret har lagt opp til at alle prosjektene finansieres på følgende måte: Flåtan velforening bruker dugnad og egeninnsats som innskudd i egenkapital- delen av prosjektene. Flåtan velforening søker som spillemidler og fond. Flåtan velforening tillater reklameinntekter på ballbinge, webside og evt. trykking av papir/rekvisita som inntektskilde til egenkapitalen. Flåtan velforening kan ikke mellomfinansiere spillemidler, og må derfor vente med å realisere 9 av 19

10 hvert anlegg til midlene er tildelt, eller det er funnet en annen løsning på dette. Styret har delvis prosjektskisser og kostnadsoverslag på de tre prosjektene, men det mangler finansiering, grunneieravtaler og plan for drift. Dersom det er aktuelt med en spillemiddelsøknad for 2015, må det dokumentasjonen på plass innen oktober Det er et etterslep på tildeling av spillemidlene på ca. 3 år i Lier kommune. De tre prosjektene lysløype, ballbinge og trimløype krever følgende dokumentasjon på plass: 1. Prosjektbeskrivelse og forhåndsgodkjenning Lier kommune 2. Kostnadsoverslag med pristilbud 3. Finansieringsplan med dokumentasjon 4. Plan for drift og vedlikehold 5. Grunneieravtaler Forslag til vedtak: Flåtan velforening får anledning til å jobbe for å få realisert de tre prosjektene i et 6- års perspektiv basert på prinsippene beskrevet over i følgende prioritert rekkefølge: 1. Lysløype 2. Ballbinge på B5 3. Trimløype Sak 3: Økning av kontingent Bakgrunn: Kontingenten er i dag på kr 500,- Det er brukt mye ressurser på å purre på innbetalingene. Vi oppfordrer alle til å betale snarlig, så vi kan bruke frivilligheten på utvikling og trivsel. Kontingenten dekker i dag skjøtsel av friarealer og lekeplasser, honorarer og arrangement. For å sikre at styret har spillerom til å investeringer, vedlikehold og trivselsskapende arbeid ønsker styret å øke medlemskontingenten (gjelder alle husstander) fra kr. 500,- NOK til kr. 700,- NOK pr år fra og med Forslag til vedtak: Øke medlemskontingenten fra kr. 500,- NOK til kr. 700,- NOK pr. år for av 19

11 Vedlegg 2: Valg 2014 Valgkomitèens innstilling Valgkomitèen har en foreløpig innstilling av kandidater for 2014 som lyder slik: Verv valg Styreleder Fabienne Kornmo Styremedlem (1 år), Kasserer Jan Oddvar Stolp Jan Oddvar Stolp Styremedlem (1 år) Kristian Holmås Fredrik Gravdal Styremedlem (1 år) Arve Jøndahl Morten Engebretsen Styremedlem (2 år) Trond Karlsen (Valgt for 2 år) Styremedlem (2 år) Marte Bøhm Nordahl (Valgt for 2 år) Styremedlem (2 år) Jon Robert Dohmen (Valgt for 2 år) Vararepresentant (1 år) Ola Novak Ødegaard Fredrik Gravdal Vararepresentant (1 år), Leder festkomité Hanne Fugelsnes Hanne Fugelsnes Revisor Anette Arvesen Granaas Anette Arvesen Granaas Revisor Hege Nystrøm Hege Nystrøm Valgkomité Fredrik Gravdal Trygve Aanstad Valgkomité Roar Borge Roar Borge 11 av 19

12 Vedlegg 3: Regnskap 2013 Revisjonsberetning 12 av 19

13 Resultatregnskap 13 av 19

14 Balanse 14 av 19

15 15 av 19

16 Noter til regnskapet Note 1 Inntekter Dette er innbetaling av kontingenter fra beboerne og fordeler seg som følger: Kontingenter, ordinært medlemsskap 52, Kontingenter, privat vei 71, Utestående kontingent 2, Sum 126, Note 2 Andre driftskostnader Kostnadene til velforeningen fordeler seg i hovedsak som følger: Brøyting 22,063 Vedlikehold, herunder gatelys 18,761 Honorarer 8,000 Øvrige kostnader 4,079 Sum 52,903 Note 3 Fordringer Dette er utestående kontingent fra beboere. Det er knyttet usikkerhet til hvorvidt disse fordringene vil bli betalt ettersom dette er kontingent som knytter seg til beboere i hus og leiligheter som er under uybygging. Fordringen settes derfor av forsiktighetshensyn til kr 2000 i årets regnskap. Ettersom medlemsskap i velforeningen er pliktig vil det på sikt være riktig å sette opp ubetalte kontingenter som fordring i regnskapet. Note 4 Annen kortsiktig gjeld Dette er kostnader som er påløpt i 2013, men ikke betalt. Posten består i hovedsak av kostnader til vedlikehold lekeplasser samt honorar til styret. Note 5 Egenkapital Annen egenkapital Egenkapital Årets resultat 73,917 Egenkapital , av 19

17 Spesifikasjon til resultatregnskap 17 av 19

18 Spesifikasjon til balanse 18 av 19

19 Vedlegg 4: Budsjett 2014 Bygge et lite fond Det er et ønske fra styret at det settes opp et lite fond på neste års budsjett som skal brukes til skader på lysmaster og vei etc. Se egne vedlegg fra kasserer om budsjett for av 19