MØTEINNKALLING. Fellesnemnda sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker Dato: Tid: 08:00 SAKSKART

Transkript

1 MØTEINNKALLING Organ: Fellesnemnda sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker Dato: Tid: 08:00 Sted: Asker rådhus SAKSKART Sak Saknr. Innhold 16/11 16/11 Godkjenning av protokollen fra møtet /12 16/12 Kommunikasjonsplan for arbeidet med å bygge nye Asker - versjon /13 16/13 Søknad om vertskap for Tour of Norway /14 16/14 Etablering av felles gruppelederforum - orientering 16/15 16/15 Rekrutering av rådmann i nye Asker kommune - valg av rekrutteringsfirma Orienteringer Orientering av handlingsprogram fra Asker, Røyken og Hurum Orientering om styringsdokumentet Eventuelt Forslag til møteplan for : Felles PSU (08:00 09:00): Kommunikasjonsplan for sammenslåingen Styringsdokument for sammenslåingsprosessen Saksmøte (09:00 11:30): Godkjenning av protokoll fra Sluttbehandling av styringsdokument Sluttbehandling av kommunikasjonsplan Politireformen i nye Asker kommune - orientering Godtgjøringer for møter i andre politiske utvalg Eventuelt Felles gruppelederforum (12:00 14:00) Side 1 av 1

2 Saksframlegg Saksbehandler: Alf Harald Holmboe Saksnr.: 16/11 Behandles av: Fellesnemnda Godkjenning av fellesnemndas møteprotokoll Fellesnemndas leder anbefaler Fellesnemnda å fatte følgende vedtak v e d t a k: 1. Protokollen fra fellesnemndas møte godkjennes slik den foreligger Vedlagt følger protokollen fra møte i Fellesnemnda Lene W. Conradi (sign.) Leder i Fellesnemnda

3 Organ: Fellesnemnda Dato: Tid: 08:00 10:00 Sted: Asker rådhus Under ledelse av: Lene Conradi MØTEPROTOKOLL Tilstede: Forfall: Tilstede: Fellesnemndas medlemmer: Lene Conradi (H), Leif Frode Onarheim (H), Marianne Riis Rasmussen (AP), Håvard Vestgren (H), Børre Pettersen (Ap), Monica Vee Bratlie (H), Ivar Granum (Ap), Heidi Sorknes (H) Rebekka Borsch (V) Ordfører i Røyken Eva Norén Eriksen(H), rådmann i Asker Lars Bjerke, rådmann i Hurum Per Morstad, Rådmann i Hurum Lars Tveit Innkallingen ble godkjent. For eventuelt/spørsmål, se avslutningsvis i protokollen. SAKSKART Sak Saksnr. Innhold 16/04 16/04 Godkjenning av protokollen fra møtet /05 16/05 Fellesnemnda forslag til møteplan /06 16/06 Kommunesammenslåing Budsjett /07 16/07 Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen - versjon /08 16/08 Kommunevåpen, ordførerkjede og evt andre symboler i nye Asker kommune 16/09 16/09 Politisk struktur i ulike kommuner - orientering 16/10 16/10 Forberedelser til kommuneplan og planstrategi for nye Asker Side 1 av 9

4 Eventuelt Forslag til møteplan for : Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen - sluttbehandling Forberedende arbeid med styringsdokument, ROS-analyser, prosjektplan og prosjektorganisering\ v Rachel M. Williksen, Deloitte

5 16/04 Godkjenning av protokollen fra møtet Forslag til v e d t a k: 1. Protokollen fra fellesnemndas møte godkjennes slik den foreligger Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om å rette følgende endringer i protokollen: Ordfører i Røyken føres på som deltager i møtet. I sak 16/01 står det feil partitilhørighet på nestleder i fellesnemnda, Ivar Granum. Dette må rettes fra Høyre til Arbeiderpartiet. Innstillingen med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Protokollen fra fellesnemndas møte godkjennes slik den foreligger, med foreslåtte rettinger. Sak 16/05 Fellesnemnda forslag til møteplan 2017 Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Fellesnemnda vedtar vedlagt møtekalender for 2017, datert Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om følgende endringer i vedlagt møtekalender for 2017: Endre møtedato for FN og GLF fra 13. januar til 20. januar Endre møtedato for FN og PSU fra 11. mars til 10. mars Når fellesnemnda og felles PSU har møter på samme dag, byttes rekkefølgen slik at felles PSU avholdes først og deretter avholdes møte for fellesnemnda Det tas utgangspunkt i møtestedene som er foreslått i planen, men lokasjon kan endres ved behov Vinterferie for Buskerud uke 9 påføres i møtekalenderen Fellesnemndas medlemmer ble enige om å tilføre følgende vedtakspunkt: Side 3 av 9

6 «Fellesnemndas møter avholdes som hovedregel som heldagsmøter fra kl. 08:00 14:00» Innstillingen med forslag til endringer og nytt vedtakspunkt ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Fellesnemnda vedtar vedlagt møtekalender for 2016, datert , med foreslåtte endringer. 2. Fellesnemndas møter avholdes som hovedregel som heldagsmøter fra kl. 08:00 14:00 Sak 16/06 Kommunesammenslåing Budsjett 2017 Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Fellesnemnda godkjenner vedlagt foreløpig budsjettforslag for 2017, datert Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om å utvide navnet på posten «Ekstern konsulentbistand» i budsjettet til «Ekstern bistand/kjøp av konsulenttjenester». Innstillingen ble enstemmig vedtatt, med foreslåtte endringer Vedtak: 1. Fellesnemnda godkjenner vedlagt foreløpig budsjettforslag for 2017, datert , med foreslåtte endringer 16/07 Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen - versjon 1.0 Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Kommunikasjonsplanen versjon 1.0 justeres og legges fram for Fellesnemnda for ny behandling 2. Kommunikasjonsplanen danner grunnlag for prioritering, iverksetting og finansiering av kommunikasjonstiltak i kommunesammenslåingsprosessen Side 4 av 9

7 3. Følgende mål og strategier legges til grunn for kommunikasjons-arbeidet i sammenslåingsprosessen: «Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte - er informerte om sammenslåingen - har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen - har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: - åpen og aktiv kommunikasjon - samkjørt informasjon - tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder - oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler» 4. Kommunikasjonsplanen evalueres og rulleres årlig Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om følgende punkter: kommunikasjonsplanen konsulteres og forankres fortløpende med gruppeledere og tillitsvalgte Det må utarbeides noen særskilte punkter for hvordan man kan nå ut med informasjon og involvering rettet mot de unge i de tre kommunene I kapittel 2 «Overordnede mål for kommunikasjonsarbeid» punkt «Tilgjengelig og forståelige budskap for dem det gjelder», endre formulering «Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt» til «Informasjon som først og fremst angår ansatte og folkevalgte skal alltid kommuniseres internt» I kapittel 8 «kommunikasjon i sammenslåingsprosessen» avsnitt 2, endre formulering «Ansatte har behov for å vite» til «Ansatte og folkevalgte har behov for å vite» Innstillingen med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunikasjonsplanen versjon 1.0 justeres og legges fram for Fellesnemnda for ny behandling 2. Kommunikasjonsplanen danner grunnlag for prioritering, iverksetting og finansiering av kommunikasjonstiltak i kommunesammenslåingsprosessen 3. Følgende mål og strategier legges til grunn for kommunikasjonsarbeidet i sammenslåingsprosessen: «Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og Side 5 av 9

8 folkevalgte - er informerte om sammenslåingen - har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen - har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: - åpen og aktiv kommunikasjon - samkjørt informasjon - tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder - oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler» 4. Kommunikasjonsplanen evalueres og rulleres årlig 16/08 Kommunevåpen, ordførerkjede og evt andre symboler i nye Asker kommune Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Det nedsettes et utvalg bestående av (leder), (nestleder) og som legger frem forslag til nytt kommunevåpen for fellesnemnda 2. Kommunevåpenet utarbeides etter heraldiske prinsipper 3. Det forutsettes en bred medvirkningsprosess basert på intensjonsavtalens bestemmelser 4. Utvalget legger også fram forslag til nytt ordførerkjede og eventuelle andre forslag til symboler for den nye kommunen 5. Det avsettes inntil kr kr til utvalgets arbeid og utarbeidelsen av nytt kommunevåpen og ordførerkjede. Beløpet dekkes av midlene som stilles til rådighet for kommunesammenslåingen 6. Dagens ordførerkjeder henges i monter i den nye kommunens rådhus når det nye ordførerkjedet tas i bruk 7. Det utarbeides et mandat til utvalgets arbeid etter standard prosjektmodell Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om følgende vedtakspunkter: «I henhold til intensjonsavtalen skal det utarbeides et nytt kommunevåpen og symboler for nye Asker. Fellesnemnda vil vektlegge at arbeidet med dette skal bidra til å skape felles identitet» Side 6 av 9

9 «Fellesnemnda nedsetter et utvalg bestående av 3 medlemmer fra hver av kommunene og utarbeider et mandat til utvalgets arbeid etter standard prosjektmodell. Sak om oppnevning og mandat legges frem i januar» Vedtak: 1. I henhold til intensjonsavtalen skal det utarbeides et nytt kommunevåpen og symboler for nye Asker. Fellesnemnda vil vektlegge at arbeidet med dette skal bidra til å skape felles identitet 2. Fellesnemnda nedsetter et utvalg bestående av 3 medlemmer fra hver av kommunene og utarbeider et mandat til utvalgets arbeid etter standard prosjektmodell. Sak om oppnevning og mandat legges frem i januar 16/09 Politisk struktur i ulike kommuner - orientering Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Behandling: Fellesnemndas medlemmer ble enige om å legge til følgende vedtakspunkt: «Rådmennene utarbeider en sak med forslag til overordnet politisk organisering/struktur som legges frem for fellesnemnda i januar. Denne saken med nemndas anbefalinger skal deretter sendes på høring i de tre kommunestyrene og vil danne grunnlag for fellesnemndas vedtak om overordnet politisk organisering og oppnevnelse av arbeidsutvalg som skal jobbe frem forslag til organisering, politisk struktur, reglementer, nærdemokratiske ordninger m.m.» Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. 2. Rådmennene utarbeider en sak med forslag til overordnet politisk organisering/struktur som legges frem for fellesnemnda i januar. Denne saken med nemndas anbefalinger skal deretter sendes på høring i de tre kommunestyrene og vil danne grunnlag for fellesnemndas vedtak om overordnet politisk organisering og oppnevnelse av arbeidsutvalg som skal jobbe frem forslag til Side 7 av 9

10 organisering, politisk struktur, reglementer, nærdemokratiske ordninger m.m. 16/10 Forberedelser til kommuneplan og planstrategi for nye Asker Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Fellesnemnda tar saken til orientering 2. Vedlagt notat om FN bærekraftsmål tas med i utformingen av kommuneplan og planstrategien for nye Asker 3. Vedlagt notat om samferdsel tas med i utformingen av kommuneplan og planstrategi for nye Asker Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Fellesnemnda tar saken til orientering 2. Vedlagt notat om FN bærekraftsmål tas med i utformingen av kommuneplan og planstrategien for nye Asker 3. Vedlagt notat om samferdsel tas med i utformingen av kommuneplan og planstrategi for nye Asker Eventuelt Innkalling til møtene til fellesnemnda: Fellesnemndas medlemmer ble enige om at innkalling til fremtidige møter til fellesnemnda sendes i kopi til ordfører i Røyken, samt alle vara-medlemmene Felles bo- og arbeidsmarkedsregion Fellesnemndas medlemmer ga rådmennene oppdrag å utarbeide et notat om felles bo- og arbeidsmarkedsregion, hvor næringsutvikling og tettstedsutvikling sees i sammenheng. Notatet legges frem for fellesnemnda før utgangen av Prinsipper for hva som skal drøftes i fellesnemnda Side 8 av 9

11 Rådmennene fikk i oppdrag å lage et notat med forslag til prinsipper og føringer for hvilke saker som skal drøftes i fellesnemnda, som legges på høringer i de tre kommunestyrer, jf. intensjonsavtalen punkt 3.5. Politireformen sett i lys av nye Asker Rådmennene ble bedt om å utarbeide et notat med forslag til hvordan man kan jobbe med problemstillingen knyttet til den pågående politireformen og kommunereformen. Notatet legges fram for fellesnemnda innen utgangen av Felles gruppelederforum Fellesnemndas medlemmer ble enige om at det holdes et møte for felles gruppelederforum fredag 16. desember. Valg av leder og nestleder i felles PSU: Følgende ble vedtatt: Leder av felles PSU er Lene W. Conradi (H). Nestleder av felles PSU er Ivar Granum (AP). Møteplan for Fellesnemndas medlemmer var enige om følgende møteplan for fellesnemndas møte : Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen Forberedende arbeid med styringsdokument, ROS-analyser, prosjektplan og prosjektorganisering\ v Rachel M. Williksen, Deloitte Samtaler med rådmennene Rett utskrift: Alf Harald Holmboe Side 9 av 9

12 Saksframlegg Saksbehandler: Jon Bakkerud Saksnr.: 16/12 Behandles av: Fellesnemnda Kommunikasjonsplan for arbeidet med å bygge Nye Asker - versjon 1.5 Rådmannens forslag til v e d t a k: 1. Kommunikasjonsplanen for arbeidet med å bygge Nye Asker versjon 1.5 tas til orientering 2. Kommunikasjonsplanen for arbeidet med å bygge Nye Asker versjon 1.5 behandles i felles PSU før endelig behandling i Fellesnemnda 16/12 1. Sammendrag og konklusjon Kommunikasjonsplanen for arbeidet med å bygge Nye Asker versjon 1.5 er basert på behandling i Fellesnemnda 28/ Innspillene fra møtet er hensyntatt og inkludert i kommunikasjonsplanen. 2. Bakgrunn for saken Kommunene Hurum, Røyken og Asker vedtok i juni 2016 å slå seg sammen. Intensjonsavtalen mellom Hurum, Røyken og Asker (juni 2016) ligger til grunn for arbeidet med kommunesammenslåingen. Avtalen presiserer betydningen av et helhetlig kommunikasjonsarbeid både i selve sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen. Intensjonsavtalen slår fast at det skal etableres en kommunikasjonsplan for prosessen. Fellesnemnda har gitt rådmennene i oppdrag å utarbeide forslag til en kommunikasjonsplan. Forslaget foreligger etter et samarbeid mellom kommunikasjonsenhetene i de tre kommunene, og etter første gangs behandling i Fellesnemnda 28/ Innspillene fra møtet er hensyntatt og inkludert i kommunikasjonsplanen. Kommunikasjonsplanen er orientert om og diskutert i møte med tillitsvalgte 18/ Tidligere behandling Første gangs behandling i Fellesnemnda 28/ Orienteringssak og diskusjon i møte med tillitsvalgte fra de tre kommunene 18/11-16.

13 4. Rådmannens vurderinger Kommunikasjonsplanen for bygging av Nye Asker versjon 1.5 er basert på første gangs behandling i Fellesnemnda 28/ Innspillene fra møtet er hensyntatt og inkludert i kommunikasjonsplanen. Planen er også diskutert og orientert om i felles møte med tillitsvalgte 18/ Innspillene fra dette møtet er også lagt inn i planen. Saken bør også behandles i felles PSU, før endelig behandling av fellesnemnda. Kommunikasjonsplanen for bygging av Nye Asker versjon 1.5 med mål, strategier og tiltak danner grunnlag for prioritering, iverksetting og finansiering av kommunikasjonstiltak i kommunesammenslåingsprosessen. Kommunikasjonsplanen ses i sammenheng med og videreutvikles i tråd med styringsdokumentet og milepælsplanen for sammenslåingsprosessen. Gjennom forslag til budsjetter for sammenslåingsprosessen settes det av tilstrekkelig med ressurser til kommunikasjonsarbeidet i sammenslåingsprosessen. Kommunikasjonsplanen evalueres og rulleres årlig. Lars Bjerke Lars J. Tveit Per Morstad Rådmann i Rådmann i Rådmann i Asker kommune Hurum kommune Røyken kommune Vedlegg: 1. Kommunikasjonsplan for bygging av Nye Asker versjon 1.5 2

14 Sammen bygger vi ny kommune - kommunikasjonsplan for arbeidet med å bygge Nye Asker - versjon 1.5 Til 2. gangs behandling i Fellesnemnda 25. november 2016

15 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Innledning En kommunesammenslåing berører både innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene. Behovet for kommunikasjon og dialog er stort. Intensjonsavtalen mellom Hurum, Røyken og Asker (juni 2016) presiserer betydningen av et helhetlig kommunikasjonsarbeid både i selve sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen. Kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel for å få til det vi ønsker å oppnå. Avtalen fastslår at kommunens kommunikasjon med innbyggere og øvrige samarbeidspartnere skal være preget av åpenhet, respekt, troverdighet og gi rom for medvirkning og involvering. Dette bør derfor også ligge til grunn for kommunikasjonen knyttet til sammenslåingsprosessen. Kommunikasjon er et gjennomgående virkemiddel i kommunesammenslåingen, og må ses i sammenheng med arbeidet som planlegges knyttet til symboler, identitet og kultur. Fellesnemnda legger til rette for et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid gjennom en helhetlig kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen - både internt og eksternt. Kommunikasjonsplanen gir overordnede føringer og er samtidig en tiltaksorientert plan for et felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2016 og fram til kommunesammenslåingen i Planen må ses i sammenheng med og videreutvikles i tråd med styringsdokumentet og milepælsplanen. Kommunikasjonsplanen skal først og fremst, fra et kommunikasjonsfaglig ståsted, understøtte selve sammenslåingsprosessen. Planen er et dynamisk dokument og vurderes jevnlig. Den nye kommunen skal være etablert og stå klar innen Det betyr at noen kommunikasjonsprosjekter bør igangsettes parallelt med gjennomføringen av denne kommunikasjonsplanen. Enkelte av disse er kort behandlet nedenfor. Forberedelser til kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen settes i gang på et egnet tidspunkt i god tid før selve etableringen

16 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Overordnede mål for kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte er informerte om sammenslåingen har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: Åpen og aktiv kommunikasjon Vi informerer om beslutninger og begrunnelser underveis i sammenslåingsprosessen. Vi praktiserer meroffentlighet og legger til rette for innsyn. Vi legger til rette for samhandling på tvers i organisasjonene og på tvers av opprinnelige kommunegrenser gjennom blant annet sosiale medier. Vi har dialog som prinsipp og tydelige beslutninger.. Samkjørt informasjon Selv om kommunene er tre selvstendige enheter ut 2019, er det nødvendig at det som kommuniseres om sammenslåingsprosessen - både internt og eksternt - er koordinert og samkjørt. Samtidighet bør tilstrebes. Likevel kan det være behov for lokal tilpasning. Gjenbruk av relevant informasjon i ulike kanaler er hensiktsmessig. Tilgjengelig og forståelige budskap for dem det gjelder Første gang et budskap som angår alle tre kommuner formidles, skal det skje gjennom kanaler som er tilgjengelige for alle. Det betyr at vi må ha gode, felles rutiner for når og hva vi kommuniserer. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Dette gjelder også folkevalgte. Tilgjengelighet handler også om at informasjonen er tydelig og gis i et klart og forståelig språk til alle målgrupper. Oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler Vi benytter kanaler som når ut til dem det gjelder. Ofte bør samme budskap formidles i flere kanaler. Digital kommunikasjon er hovedregelen også i sammenslåingsprosessen selv om ikke-digitale formidlingskanaler også benyttes for å nå målgruppene. Fram mot sammenslåing vil kommunenes eksisterende, egne kanaler opprettholdes.

17 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Overordnede budskap Vi skal sammen bygge en ny kommune. 1. januar 2020 skal Nye Asker stå klar. Sammen skal vi utvikle nye, gode og likeverdige velferdstjenester til innbyggerne nær der de bor. Vi skal få til en mer helhetlig samfunnsutvikling med bedre samordnet bolig-, nærings-, areal- og transportutvikling. Vi skal sikre en bærekraftig økonomi og et styrket lokaldemokrati. Vi skal fortsatt skape gode bomiljøer, gode oppvekstsvilkår og trygge lokalsamfunn for og med innbyggerne. Den nye kommunen skal være en attraktiv arbeidsplass med vekt på trivsel, kompetanse, ledelse og medarbeiderskap. Å bygge en ny kommune krever god planlegging, solid innsats og samarbeid fra alle parter både ansatte, folkevalgte og innbyggere. Hvorfor Hva Regjeringen startet kommunereformarbeidet. De ønsket å flytte makt og ansvar til større og mer robuste kommuner for å møte morgendagens utfordringer og stadig økte forventninger fra innbyggerne. Stortinget ga 18. juni 2014 sin tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Alle landets kommuner ble høsten 2014 bedt om å starte prosesser for å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Målene med kommunereformen er: o Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne o Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling o Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner o Styrket lokaldemokrati 1. januar 2020 blir en helt ny kommune etablert. Hurum, Røyken og Asker vedtok i juni 2016 å slå seg sammen. Navnet blir Asker kommune. Den nye kommunen blir, med sine innbyggere og 6000 ansatte, Norges største landkommune. Nye Asker blir en ressurssterk, godt rustet landkommune vakkert innrammet av en lang kystlinje og med nærhet til byene rundt. Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor, og vil kunne utvikle nye, likeverdige og mer helhetlige velferdstjenester til innbyggerne i fremtiden. Den nye kommunen vil kunne få til en mer helhetlig samfunnsutvikling med bedre samordnet bolig-, nærings-, areal- og transportutvikling. Den nye kommunen skal skape gode bomiljøer, gode oppvekstvilkår og trygge lokalsamfunn for innbyggerne. Den nye kommunen skal tilby likeverdig tjenestetilbud så nær innbyggerne som mulig, og sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse innenfor blant annet helse, omsorg, skole og barnehage. Den nye kommunen skal videreutvikle og bygge sterkere fagmiljøer for å sikre kvalitet i tjenestene.

18 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne. Samtidig ønsker vi at innbyggerne deltar som aktive medspillere i videreutviklingen av kommunen og lokalsamfunnet. Den nye kommunen skal drives og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kommunenes unike natur- og kulturkvaliteter, tradisjoner, ressurser og utfordringer. Et levende lokaldemokrati med gode nærdemokratiske ordninger skal ha høy prioritet. Den nye kommunen vil kunne få nye oppgaver og ha en sterkere stemme overfor regionale og nasjonale myndigheter, særlig når det gjelder samordning av arealutnyttelse og transportutvikling. Kommunen vil også kunne oppnå langt bedre og mer helhetlige kollektiv- og samferdselsløsninger. Hvordan Fellesnemnda, sammensatt av tre folkevalgte fra hver kommune, styrer selve sammenslåingsprosessen. Fram til Stortingsvedtak 2017 er fellesnemnda en interimnemnd. Å bygge en ny kommune krever god planlegging, solid innsats og samarbeid fra alle parter både ansatte, folkevalgte og innbyggere. Gjennom en grundig og god prosess med tydelig ansvar og tydelige mandater skal vi få til dette sammen. Vi skal utnytte beste praksis fra hver kommune. Samtidig skal vi søke å finne helt nye, innovative løsninger der det er både ønskelig og nødvendig. Tett samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten er avgjørende gjennom hele prosessen. Ingen vil miste jobben som del av sammenslåingsprosessen. Men noen vil kunne få endrede oppgaver. En sammenslåingsprosess, som omfatter nesten 6000 ansatte og innbyggere, vil være omfattende og krevende. Omstilling og endring utfordrer alle deler av organisasjonen i de tre kommunene. Noen blir mer berørt enn andre. Dette tar ledelsen på alle nivåer - både politisk og administrativt - på alvor. Fram til 1. januar 2020 må vi anerkjenne utfordringene og finne de beste løsninger for å komme i havn på beste mulig måte.

19 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Målgrupper Målgrupper (overordnet) Antatt informasjonsbehov - hvilke spørsmål skal/bør besvares? Interne Folkevalgte Behov for hyppig og regelmessig informasjon Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres? (Fellesnemnda, Kommunestyret, Formannskap) Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for folkevalgte organer? Hvordan organisere valg i den nye kommunen - Kommune- og fylkestingsvalget 2019? Eksterne Ansatte (medarbeidere og ledere også i interkommunale selskaper o.l) Tillitsvalgte/ vernetjenesten Innbyggere (består av ulike målgrupper fordelt på blant annet alder, utdanning, geografi) Frivillige organisasjoner Næringsliv Regionale og nasjonale myndigheter Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Behov for hyppig og regelmessig informasjon Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for meg og min arbeidsplass? Hvordan blir min nye arbeidshverdag? Hvordan holder jeg meg oppdatert om prosessen - hvor finner jeg informasjon? Hvordan kan jeg delta og påvirke og bidra i prosessen? Hvordan kan jeg som leder bidra til god kommunikasjon i prosessen? Hvordan kan jeg som leder håndtere usikkerhet og frustrasjon i prosessen? Behov for hyppig og regelmessig informasjon (se også punktene for ansatte over) Hvordan blir de ansattes rettigheter sikret? Hvordan sikres de tillitsvalgte/ansatte medbestemmelse? Hvordan kan jeg delta og påvirke og bidra i prosessen? Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres? (Fellesnemnda, Kommunestyret, Formannskap) Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for folkevalgte organer? Hva blir konsekvensene for meg som innbygger? Hvordan blir tjenestene påvirket av sammenslåingen? Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas? Hvordan kan jeg delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmål? Jeg vil gjerne bli bedre kjent med de to andre kommunene hva bør jeg gjøre? Hva blir konsekvensene for oss i frivillig sektor? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Hva blir konsekvensene for næringslivet? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Behov for oppdatert, generell informasjon om prosessen Behov for oppdatert, generell informasjon om prosessen

20 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Kanalstrategiske vurderinger For å kunne nå alle målgruppene på en hensiktsmessig måte, er det nødvendig å benytte ulike kanaler. Valg av kanal skal alltid være basert på en vurdering av hvordan målgruppen best kan nås på en effektiv og god måte i tråd med de overordnede målene for kommunikasjonsarbeidet. Kost- nytte bør vurderes før tiltak og kanal blir valgt. Intensjonsavtalen slår fast at digitale kanaler bør prioriteres i kommunens kommunikasjonsarbeid. 87 % av befolkningen har tilgang til internett, 70 % benytter Facebook og 82 % benytter smarttelefon daglig. (Kilde: SSB og TNS Gallup 2015) Vi ser at folks medievaner er i endring og stadig flere velger bort tradisjonelle medier og går over på digitale flater. De digitale kanalene, særlig felles nettside, er derfor høyest prioritert i dette arbeidet fordi de blant annet bidrar til å nå alle målgruppene i de tre kommunene samtidig. Øvrige kanaler vil benyttes for å lede inn til de prioriterte kanalene og nå enkeltmålgrupper ved behov. Digitale kanaler o Nettsider - Nye Asker Nettsidene er i dag kommunenes prioriterte informasjonskanal. Intensjonsavtalen slår fast at digitale kanaler skal være prioritert i den nye kommunen. Informasjon til eksterne målgrupper som gis i andre kanaler, skal også være tilgjengelig på nettsidene. Nesten hele befolkningen (87 %) har tilgang på internett. Det bør derfor legges til rette for streaming av politiske møter (Fellesnemnda, felles kommunestyremøter/seminarer og kommunestyremøter i de tre kommunene). o Sosiale medier Sosiale medier (SoMe) møter innbyggerne «der de er», og gir rom for aktiv informasjon og tilbakemeldinger/innspill. SoMe benyttes i stor grad for å forsterke og spre ulike budskap som skal nå mange. SoMe egner seg også til å skape engasjement om en sak eller å skape oppmerksomhet rundt ulike arrangementer. SoMe er egnet til også å nå ungdom og de yngre deler av befolkningen. SoMe bør videreutvikles. o Intranett Kommunenes ulike intranettløsninger er viktige kanaler for ansatte og bør benyttes aktivt for å nå den enkelte ansatte i hver kommune. Informasjon som gjelder alle skal være koordinert slik at alle ansatte i de tre kommuner får samme informasjon. Det bør legges til rette for en kanal (SoMe) for samarbeid, erfaringsutveksling og kommunikasjon mellom ansatte på tvers av og i kommunene gjennom hele sammenslåingsprosessen. Det bør legges til rette for at informasjonsmøter for ansatte streames.

21 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ o Folkevalgtkanal Eksisterende politikerportal (i de ulike kommunene) er en kanal for de folkevalgte i sitt arbeid. Denne bør benyttes aktivt i prosjektet dersom dette er ønskelig for å nå de folkevalgte direkte. o E-post/ sms E-post bør benyttes i direkte kommunikasjon til både folkevalgte, ansatte og samarbeidspartnere når det er nødvendig. Man kan også vurdere om informasjon i e-post kan publiseres i andre digitale kanaler - dersom det gjelder generell informasjon. Sms kan også benyttes aktivt for raskt å nå mange for å minne om informasjon(lenke) som er lagt ut på nett. Møter mellom mennesker o Folkevalgtorganer Både kommunestyremøter, formannskapsmøter og komité-møter er viktige arenaer for informasjonsutveksling om prosessen med å bygge ny kommune. Status kommunesammenslåing bør være fast punkt på hvert møte. o Ledelse Kommunikasjon i kommunene er et lederansvar. Primærkanalen for interninformasjon til ansatte er gjennom lederne på ulike nivåer. Det er viktig at alle ledere er tilgjengelige for de ansatte og settes i stand til å holde ansatte orientert om prosessen underveis. o Tillitsvalgtorganer/vernetjenesten Tillitsvalgte spiller en spesielt viktig rolle i en slik sammenslåingsprosess og er en viktig informasjonskanal for ansatte - både om selve prosessen og om sine rettigheter og plikter. o Arrangementer/møter Ulike arrangementer er effektive og hensiktsmessige kanaler for å nå folk direkte samt for å legge til rette for deltakelse og innspill i endringsprosessen. Dette gjelder både for eksterne og interne målgrupper. Eksempler på dette kan være folkemøter, kulturarrangementer, informasjonsmøter, workshops og allmøter.

22 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Papirbaserte kanaler o Husstandsinformasjon Papirbasert informasjon til alle husstander (magasin, avis) kan være et godt supplement til de digitale kanalene, for å sikre at vi når flest mulig - også de som ikke er aktive i digitale kanaler. Dette kan være mer ressurskrevende enn digitale kanaler. Vurdere bruk av digital post direkte til innbygger når det er tilstrekkelig utbygd. o Trykksaker - nyhetsbrev Ulike trykksaker (brosjyrer, flyers, plakater o.l.) kan være egnet i enkelte situasjoner og i forbindelse med ulike arrangementer. Kost-nytte bør alltid vurderes. Nyhetsbrev er primært en kanal for å nå alle ansatte også de vi ikke når digitalt. Nyhetsbrev kan også benyttes/sendes digitalt. Når «Digitalt førstevalg - Svar ut» innføres/ er innført i tilstrekkelig grad bør dette også vurderes som en direkte digital kanal til hver innbygger. Betalt markedsføring Annonsering/kunngjøringer kan bidra til å spre viktig informasjon og tydeliggjøre bestemte budskap. Det bør alltid vurderes kost-nytte ved valg av betalt markedsføring. Media Både lokale, regionale og nasjonale medier er svært viktige kanaler for å nå innbyggerne. Lokalmediene skal behandles likeverdig og skal gis rimelig mulighet til å sette seg inn i aktuelle saker. Mediehåndtering skal foregå i tråd med overordnede mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet. Andre kanaler Kommunene har ulike andre kanaler som kan spille en svært viktig rolle i det helhetlige kommunikasjonsarbeidet - blant annet Servicetorg, Innbyggertorg, bibliotek. Informasjon på disse stedene skal være koordinert. De som betjener Servicetorg og innbyggertorg skal ha tilgang på aktuell informasjon slik at brukere som henvender seg dit opplever god service og får korrekt og oppdatert informasjon. Skolen er en særs god arena for å nå ungdom. 6. Faser for kommunikasjonsarbeidet Godt kommunikasjonsarbeid kjennetegnes blant annet av rett budskap til rett målgruppe til rett tid i riktig kanal. Fasene under er koordinert med definerte faser i styringsdokumentet. Detaljerte tiltak knyttet til de ulike fasene ligger i vedlegg 1 og må videreutvikles underveis i tråd med strategien.

23 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase 1 Planlegging: Fram til kongelig resolusjon (høst vår 2017): o Prioritert målgruppe: ansatte, tillitsvalgte/ vernetjeneste og folkevalgte o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, kommunestyremøter, nyhetsbrev til målgruppen, møter/ arrangementer, skole/ undervisning o Hovedtiltak: videreutvikle digitale kanaler (felles nettside, samhandlingsplattform, SoMe), utvikle innbyggerrettet brosjyre, husstandsinformasjon, ungdomsrettede tiltak for medvirkning og informasjon (skole/undervisning). Tilpasses for øvrig milepælsplan. - Fase 2 Gjennomføring del 1: Fra kongelig resolusjon til sommer 2018 o Prioritert målgruppe: ansatte, folkevalgte, tillitsvalgte/ vernetjeneste, innbyggere, samarbeidspartnere/iks/selskaper o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: videreutvikle og bruk av digitale kanaler (felles nettside, samhandlingsplattform, SoMe), husstandsinformasjon, ungdomsrettede tiltak for medvirkning og informasjon (skole/undervisning). Tilpasses for øvrig milepælsplan. - Fase 3 Gjennomføring del 2: Produksjons- og leveransefase for prosjektet (sommer 2018 sommer 2019) o Prioritert målgruppe: ansatte, innbygger, folkevalgte, tillitsvalgte/ vernetjeneste, samarbeidspartnere/iks/selskaper o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: tilpasses fasen og milepælsplan. - Fase 4 Avslutning: Overgangen fra tre kommuner til én (høst ): o Prioritert målgruppe: innbyggere/brukere, samarbeidspartnere, ansatte, tillitsvalgte/ vernetjeneste og folkevalgte

24 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ o Prioriterte kanaler: «linja», digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: tilpasses fasen og milepælsplan. 7. Intern kommunikasjon i sammenslåingsprosessen Kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel i endringsprosesser. De folkevalgte har et særlig ansvar for kommunikasjon med innbyggerne. Derfor er det viktig å sikre at de folkevalgte vet hva som skal skje, når det skal skje og hvorfor det skal skje. God og koordinert kommunikasjon til de folkevalgte setter dem i stand til å ivareta sitt kommunikasjonsansvar. Ansatte har som regel ulike holdninger til endringsprosesser. Det er nødvendig å sette seg inn i den ansattes situasjon og anerkjenne eventuell usikkerhet. Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor det skal skje og ikke minst hvordan dette berører den enkelte. God og koordinert internkommunikasjon gir ansatte både innblikk i og mulighet til å følge med og involvere seg i prosessen på ulikt vis. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Forutsigbarhet, riktig informasjon til rett tid i riktig kanal er avgjørende. Temaer som lokalisering, eventuelle endringer av stillinger/oppgaver, forholdet mellom faste og midlertidige stillinger, eventuell reforhandling av avtaler krever bevisst og god kommunikasjon. Internkommunikasjon er et lederansvar. Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at ansatte har tilgang på nødvendig informasjon til riktig tid på rett sted. Alle ledere på alle nivåer må settes i stand til å gi god og samkjørt informasjon til sine ansatte. Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som opprettes. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen mer direkte, andre indirekte og man bør ta hensyn til de ulike behov i gjennomføring av kommunikasjonstiltak. Tillitsvalgte/ vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet, særlig rettet mot ansatte i alle tre kommuner. Her er det samtidig regel- og avtaleverk som setter formelle rammer for formell medvirkning, involvering og kommunikasjon.

25 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Noen prioriterte eksterne kommunikasjonstiltak Felles nettside - hovedkanalen En felles nettside for kommunesammenslåingen ble etablert 22/ umiddelbart etter vedtakene om sammenslåing i de tre kommunene. Denne nettsiden videreutvikles og vil være hovedkanalen for kommunikasjon i det videre arbeidet. Fellesnemndas møter Fellesnemndas møter gjøres kjent på nettsidene og gjennom invitasjon til pressen. I etterkant av fellesnemndas møter lages nettsak(er) som dekker de viktigste vedtakene fra møtet. En egen tiltaksplan (vedlagt) er laget for denne type møter. Streaming benyttes. Tiltak rettet mot yngre innbyggere Ungdomsrettede kommunikasjonstiltak «nå dem der de er» - planlegges i løpet av tidlig fase 1 for oppfølging i de påfølgende fasene. Mulige tiltak er i samarbeid med ungdomsskoler og videregående skoler å legge til rette for at denne målgruppen får anledning til å delta, bli hørt og påvirke i ulike deler av prosessen. Videreutvikling av og utvidet bruk av blant annet sosiale medier for å nå denne gruppen, blir nødvendig. Aktiv bruk av arenaer som De unges Kommunestyre, kommunalt elevråd og liknende bør vurderes. Ungdommen bør selv trekkes med i arbeidet med å definere hvilke arenaer/kanaler de foretrekker å få informasjon og hva de trenger informasjon om. Når konkrete kommunikasjonstiltak skal utvikles, anbefales det å bygge videre på det som kom fram gjennom manifestene fra Ungdomskonferansen 2016 overlevert de tre ordførerne der ungdommen selv beskrev hva som er viktig for ungdommen i Asker, Røyken og Hurum. Andre tiltak Underveis i prosessen vil det bli etablert flere og hensiktsmessige produkter og kanaler for best mulig å kunne tilrettelegge for kommunikasjon rettet mot de ulike målgruppene. Enkelte produksjoner her kan være brosjyre, husstandsmagasin/ avis. I vedlegg 1 er en oversikt over faser, ulike tiltak og kanaler med målgrupper, mål og ansvar.

26 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Suksesskriterier involvering og kommunikasjon Følgende suksesskriterier for involvering og kommunikasjon ligger til grunn for sammenslåingen, og bør benyttes ved underveisvurdering av arbeidet: Kommunikasjonen er preget av åpenhet, respekt og troverdighet Likeverd og balanse i involveringen av alle tre kommuner Rett mengde kommunikasjon til rett tid til ulike målgrupper Innbyggermedvirkning i de delene av sammenslåingsprosessen hvor det er nødvendig eller naturlig Etablert en «vi-følelse» blant innbyggerne i Nye Asker 10. Kort om ressurser og organisering Kommunikasjonsarbeidet organiseres, samordnes og bemannes på en måte som sikrer tilstrekkelig med ressurser, tilstrekkelig koordinering og god kommunikasjonsstøtte i sammenslåingsprosessen både for politisk og administrativt nivå. Kommunenes daglige kommunikasjonsarbeid skal pågå samtidig. Det er avgjørende å tilpasse forventninger til forholdet mellom prosjekt og drift. Det er avgjørende å finne gode, praktiske løsninger på dette. Kommunikasjonsressurser Det er avgjørende å sikre tilstrekkelig med kommunikasjonsressurser både økonomiske og personellmessige. De tre kommunene har per oktober 2016 hver sine kommunikasjonsressurser avsatt til, og dimensjonert for, det løpende kommunikasjonsarbeidet (normal drift) i hver av de tre kommunene: Asker: 5 årsverk i Kommunikasjonsenheten (inkl. kommunikasjonssjef, rådgivere, nettredaksjon)

27 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Røyken Hurum: 1 årsverk redaktør Askerposten (strategi og samfunn) 1 årsverk taleskriver (politisk sekretariat) Ca. 60 % stilling kommunikasjonsrådgiver (kommunalteknisk) Ca. 1 årsverk kommunikasjonsrådgiver (Kulturhuset) 1 årsverk kommunikasjonssjef Ca. 20 % årsverk til publisering nettsiden og på Facebook. 1 årsverk kommunikasjonsrådgiver Ca. 50 % årsverk til publisering nettsiden og på Facebook. Organisering Rådmannen i hver kommune har ansvar for kommunikasjonsressursene slik de er organisert i dag, og forvalter dette i tråd med kommunikasjonsstrategien og i samråd med fellesnemnda og rådmannsgruppen. Kommunikasjonsarbeidet kan organiseres som delprosjekt i sammenslåingsprosessen. Delprosjektet vil kunne planlegge, og gjennomføre, kommunikasjonsoppgaver i sammenslåingsprosessen for å sikre god kommunikasjon med målgruppene. Ulike informasjonskanaler skal benyttes og arbeidet bør evalueres underveis for å sikre at kommunikasjonen når målgruppene på en hensiktsmessig måte. Kommunikasjonsenheten i hver kommune er samkjørt, allerede involvert i felles kommunikasjonsarbeid og utgjør en kommunikasjonsgruppe. Kommunikasjonsenhetene i de tre kommunene vil i utgangspunktet utgjøre stammen i delprosjektet, bistå fellesnemnda, sekretariatet og rådmannsgruppa med kommunikasjonsfaglig rådgivning innenfor de rammene som settes. Organiseringen vurderes etter hvert. Det er ønskelig å involvere hovedtillitsvalgt i kommunikasjonsarbeidet i faste møter for å sikre at tillitsmannsapparatet kommer med innspill og er orientert om arbeidet. Organisering av kommunikasjonsenheten i den nye kommunen ( ) vurderes og planlegges gjennom eget delprosjekt for utarbeidelse av den nye kommunens kommunikasjonsstrategi.

28 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Kommunikasjonsprosjekter for Nye Asker Den nye kommunen skal være etablert og stå klar innen Det betyr at en rekke kommunikasjonsprosjekter må igangsettes parallelt med gjennomføringen av kommunikasjonsplanen for sammenslåingsprosjektet. Gjennom styringsdokumentet etableres det et kommunikasjonsprosjekt hvor kommunikasjonsplanen er grunnlagsdokument og følgende delprosjekter skal gjennomføres: Planlegging og gjennomføring av konkrete kommunikasjonsaktiviteter for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interessenter identifisert i kommunikasjonsplanen Etablere digital samhandlingsplattform for ansatte i de tre kommunene (2017/2018) Etablere nettsider for nye Asker (oppstart 2018) informasjon om alle tjenester i den nye kommunen, innspills-/høringsmulighet, digitale innbyggertjenester/ tjenestedesign Vurdere etablering av intranettløsning for nye Asker ses i sammenheng med digital samhandlingsplattform (oppstart 2018) Lage kommunikasjonsstrategi for nye Asker m/ kanalstrategi, verktøykasse med ulike verktøy: grafisk profil/profilhåndbok (oppstart 2018), medieretningslinjer o.a. (2019) Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon.

29 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Vedlegg 1: Mulige kommunikasjonstiltak Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 1 Etablert juni 2016 Kontinuerli g og ved milepæler Videreutvikle felles nettside: Nye Asker asker.kommu ne.no/nyeaskerkommune/ Ansatte Ungdom Folkevalgte Innbyggere Frivillige Næringsliv Regionale og nasjonale myndigheter Andre kommuner God, entydig og samkjørt informasjon Rask og effektiv spredning av informasjon Koordinert og i samspill med sosiale medier En felles nettside som alle tre kommunene benytter, er etablert juni 2016: - Hovedkilden til all informasjon om sammenslåingen, både internt og eksternt. - Bygges opp slik at ansatte og innbyggere enkelt kan finne den informasjonen de søker. - Skal være oppdatert til enhver tid. - Legge til rette for optimal tilgjengelighet samtididig som vi praktiserer full åpenhet. - Det henvises til felles nettside fra de tre kommunenes egne nettsider. KG (kommunikasj ons-gruppa) Alle faser Kont. Fase 1,2,3,4 Kommunenes egne nettsider Kommunens egne innbyggere Sikre god inngang til felles nettside Intranett Ansatte - God, nyttig, jevnlig og korrekt informasjon til ansatte - Kommunenes egne nettsider består fram til Benyttes som vanlig til å formidle informasjon av betydning for innbyggerne i denne kommunen - Henviser til informasjon på felles nettside for nye Asker. - Kommunenes intranettløsninger er viktige kanaler for de ansatte og bør benyttes aktivt for å nå den enkelte ansatte i hver kommune. Redaksjon i den enkelte kommune - -

30 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 1 Kartlegging av interne kanaler Ansatte Nå ansatte gjennom riktig kanal til rett tid - Svakhet ved kanalen - her når vi kun de ansatte som har tilgang til pc i sitt daglige virke. - Kan erstattes med andre digitale løsninger som f.eks. FB@work for å nå alle. - Svært viktig at informasjon som legges ut i én kommune i stor grad bør være koordinert slik at alle ansatte i alle tre kommuner får samme informasjon - dersom det gjelder alle. - Kartlegge hvilke kanaler de tre kommunene benytter i ulike deler av organisasjonen - Eks: skolen fronter, itslearning, helse og omsorg? - Slik at vi benytter riktige kanaler til riktig målgruppe KG Fase 1 Kont. Digital/ sosial samhandlings plattform Ansatte (folkevalgte) Nå alle ansatte i alle de tre kommunene samtidig og umiddelbart. Skape dialog og engasjement Bygge ny identitet på fremtidig arbeidsplass. - Workplace by Facebook (Fb@work) eller liknende vurderes etablert som felles samhandlings- og kulturbyggingskanal for alle ansatte i prosessen og Nye Asker kommune. - Viktig med lav terskel for å sikre at flest mulig tar et slikt verktøy i bruk raskest mulig KG Fase 1 Streaming av møter og arrange- Ansatte Innbyggere - Åpenhet - Samkjørt informasjon - Benyttes ved politiske møter, informasjonsmøter til ulike målgrupper KG -

31 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført menter Fase 1 Kont. Kommunenes overordnede Facebooksider Innbyggere - Tilgjengelig informasjon for alle - God spredningseffekt til målgruppene i de tre kommunene til sammen gjennom blant annet målrettet annonsering - Alle de tre kommunene har etablerte sider på Facebook. Hurum har per 5. okt følgere, Røyken 5091 og Asker følgere (Asker er landets 4. største kommune på FB i antall følgere). - Følgerne kan være noe overlappende KG - - Kommunenes allerede etablerte kanaler brukes til å evt kanalisere innbyggerne inn til ny felles nettside og eventuelle ny åpen Facebook-gruppe - etterhvert. Fase 1,2 Kont. Fase 1,2 Fase 1 Ny Facebookside: «Bli kjent i Nye Asker» «Ut på tur i Nye Asker» - turtips m bilder og kart Planlegge for ungdomsrette de tiltak - skoleopplegg Innbyggere - Spre nyttig kunnskap - Skape entusiasme Bygge felles identitet og kultur - Innbyggere blir kjent med ulike deler av den nye kommunen - Ut på tur Ungdom - Nå ungdommen der de er - Inkludere det i det de ellers gjør - Innbyggerne kan inviteres til å legge ut bilder og beskrivelser av steder, historiske personer, informasjon om arrangementer og andre ting som innbyggerne i den nye kommunen bør kjenne til. - Brosjyre i postkasser (digitalt?) - Kart, bilder, tekst, historie - Jobbe opp mot skolene og sammen med ungdommen, rektor, faglærere, elevråd, DUK Fellesnemnda /KG Fase 1 Kont. Fase1- etablering Produksjon av film/ video Egen YouTube- Innbyggere/ ansatte Innbyggere Ansatte - Tydeliggjøre hvorfor, hva og hvordan - Nå alle med film og video om og fra prosessen - Vurdere bruk av levende bilder - Film som bidrar til felles forståelse - Benyttes i ulike kanaler - Streaming av aktuelle møter/ arrangementer KG - Eksterne ressurser KG -

32 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 2,3,4 kanal Fase 1 Etableres Fase 1 Vår 2017 Fase 1 Etableres 2017 Jevnlig Fase 1,2,3,4 Fase 1,2,3,4 Kont. Nyhetsbrev Husstandsmagasin/ avis E-post SMS Informasjonsbrosjyre Presseinvitasjoner/ pressemeldinger Ansatte, folkevalgte - Jevnlig god informasjon til ansatte - Jevnlig god informasjon til folkevalgte - Få fram viktigste saker på riktig tidspunkt til alle det gjelder Innbyggere - God og relevant informasjon i alle postkasser på definerte tidspunkter Innbyggere - Nå alle innbyggere - Sikre at beslutninger blir kjent Når det er fattet beslutninger som får betydning for innbyggerne - Folkevalgte, Ansatte, Prosjektet - Nå ansatte og folkevalgte med riktig informasjon Medier - Jevnlig dekning av prosessen i lokalmediene - Sikre at lokale, regionale og nasjonale redaksjoner er orientert om prosessen og aktiviteter underveis - Vurderes - Nyhetsbrevet gir mulighet til å fremheve saker så de blir mer synlige. - Ved behov, ca. 1x per mnd - Vurderes i sammenslåingsprosessen til alle husstander i H+R+A på egnet tidspunkt - Etableres vår x pr år - Vurderes: Kortfattet og lett forståelig tekst forteller innbyggerne hvordan den nye kommunen vil se ut. - Har hovedvekt på hva som vil være nytt for innbyggerne. - Alle husstander i de tre kommunene. - Bør ses i sammenheng med evt infoavis. - Tidlig i prosessen + - Møtereferater og nyhetsbrev - Før og etter møter - Sms m lenker til nettsaker - Større milepæler - Viktigste saker fra fellesnemndmøtene - Nettsaker i etterkant av møtene om viktigste beslutninger KG - basert på informasjon fra sekretariat Redaksjonen KG KG - basert på info fra sekretariat Politisk sekretariat/ ledere/ prosjektorg. KG KG

33 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 1,2,3,4 Kont. Mediehåndter ing/ rådgivning Ansatte/ talspersoner - Åpenhet - Koordinert informasjon ut Rådgivning og støtte før, under, etter. KG Fase 1,2,3,4 Fase 1,2 Fase 1,2 Fase 1,2,3,4 Annonsering Markedsmateriell Bli-kjentsamlinger etatvis Innbyggere Deltakere på møter/ arrangemen ter Innbyggere Ansatte - Skape oppmerksomhet om milepæler/prosessen - Få opp deltakelse på arrangementer - Helhetlig profilering av prosessen/ den nye kommunen Ansatte - Ansatte blir bedre kjent på tvers av kommunene - Ansatte på felles fagområder blir kjent - Viktig kunnskap deles og spres Ledelsen Ansatte - God interninformasjon - Ansatte er inkludert i prosessen - Ansatte opplever at de får informasjon om hva som foregår - Vurderes. - Viktig informasjon til innbyggerne (supplement til egne kanaler): større arrangementer, folkemøter eller lignende. - Annonsering på Facebook er kostnadseffektivt og hensiktsmessig. - Vurderes kontinuerlig - Roll-up og plakater kan plasseres strategisk i kommunenes egne lokaler og rundt i lokalsamfunnet, for eksempel på innbyggertorgene. - Bidrar til å bevisstgjøre, synliggjøre og bygge identiteten til nye Asker. - Ledere i de ulike virksomhetsområdene på «studietur» til hverandre. - Kontinuerlig - God lederkommunikasjon er avgjørende i endringsprosesser. - Rigge ledere til å være samkjørte - Videreformidle informasjon til enhver tid til sine ansatte - Infopakke til ledere: Felles overordnede presentasjoner - KG - KG - Virk.ledere/ko mmunal-sjefer i de tre kommunene Ledere - -

34 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 1,2,3,4 Fase 1,2,3,4, Folkevalgteorganer Tillitsvalgte organer/ vernetjenesten Folkevalgte Fast punkt på agendaen i hvert kommunestyre-møte i alle tre kommunene gjennom hele prosessen Alle folkevalgte opplever tilstrekkelig informasjon om hva som skjer i prosessen Møtekalender og referater på nett etter hvert møte - også komiteer og utvalg Ansatte Tilgang til relevant informasjon - lederinformasjon/ infopakker Tillitsvalgte en post på programmet ved infomøter for ansatte Egen knapp på felles nettsidene: - "Fra de tillitsvalgte" budskap i ppt Kommunikasjonstema på ledersamlinger lederens eget ansvar for å holde sine ansatte godt informert Bruk av film: ny rådmann/ de tre rådmennene? Nyhetsbrev til ledere De folkevalgte spiller en svært viktig rolle og må være godt orientert om prosessen Inkludert temakomiteer og utvalg Gruppeledermøter Felles kommunestyremøte for de tre kommunene Bidra til at tillitsvalgte har kommunikasjonsverktøy Koordinerte budskap Fellesnemnda / sekretariat Fellesnemnda Ledere Tillitsvalgte Fase 2 Ny rådmann på tur til Ansatte/ tillitsvalgte - Skape forhold mellom ansatte og ny rådmann - Ny rådmann reiser rundt til virksomhetene i den nye kommunen og Rådmann -

35 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 2,3,4 Fase 3 og 4 Fase 3,4 Fase 3,4 virksomhetene Møter/ samlinger på kommune/ seksjons- og avdelingsnivå Nettmøter på FB eller i lokalavisen Ledergruppe, avdelings- og seksjonsledere Bli-kjentsamling hele org. Diverse «Bli kjent i nye Asker»- arrangement Ansatte - Bli kjent - Dele erfaringer og kunnskap - Informasjon til alle Innbyggere Ansatte Nå ut med informasjon til innbyggere i alle tre kommunene Skape rom for dialog Ansatte - Bygge lagånd og fellesskap - Legge til rette for at flest mulig deltar - kanskje på ulike steder Innbyggere - bli bedre kjent på tvers av kommunegrensene - en rekke tiltak/arrangement presenterer seg og prosessen videre innen de ulike områdene blir kjent med kommunens ulike virksomheter og de ansatte møter den nye rådmannen - Mange beslutninger har større konsekvenser for enkelte grupper enn for andre. Det er avgjørende at disse blir fulgt opp lokalt i de virksomheter som faktisk blir berørt. - Det vil derfor være behov for ulike møter - fra allmøter for alle i kommunen til samlinger med ansatte som jobber i en enkelt avdeling. - Kan være nyttig på ulike tidspunkter i prosjektet for å sikre dialog og kommunikasjon i prosessen. - Hva, når og hvor dette skal være er ikke bestemt. - Møtet anbefales streamet slik at det kan ses av ansatte som ikke får vært tilstede fysisk og i opptak senere. - I løpet av 2019 bør det legges opp til en fellessamling/stormønstring for alle ansatte i de tre kommunene. Det viktigste formålet med et slikt arrangement er å bygge lagånd og fellesskap blant ansatte på tvers av kommunegrensene - Vurdere å etablere egen «Bli-kjentkomite» hvor de folkevalgte har ansvar (jfr erfaringer fra SAS-kommunene). - Kulturarrangementer, tur- og Fellesnemda Ny rådmann Egen arbeidsgruppe, ledet av x Felles-nemnda

36 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Fase 3,4 Fase 3,4 Folkemøter/ informasjonsmøter Etablere nettsider for nye Asker (oppstart 2018) Innbyggere - Skape dialog og tillit - Spre kunnskap - Bygge identitet Innbyggere Ansatte Folkevalgte idrettsarrangementer dette bør ligge under kultur, idrett og frivillighet, men det er viktig at det tenkes kommunikasjon rundt disse arrangementene og at kommunikasjonsenhetene kobles på og orienteres om disse - Forslag: Kulturbuss/båt - Disse tiltakene defineres kanskje ikke som kommunikasjonstiltak, men utgjør like fullt en viktig del av vår totalkommunikasjon ut mot innbyggerne. - Markering for innbyggerne. Her vil de få vite «alt» om hvordan den nye kommunen vil se ut og hva de kan forvente seg av nye Asker. Høy kulturell profil med innslag fra alle tre kommuner. - Det vurderes om samlingen kjøres felles ett sted, en gang - eller om det legges opp til en «turné» med en samling i hver kommune. - Et godt tiltak for å formidle og ha dialog med innbyggerne. o informasjon om alle tjenester i den nye kommunen, innspills- /høringsmulighet, digitale - innbyggertjenester/ tjenestedesign Fellesnemnda - KG - Fase 3,4 Vurdere etablering av intranettløsning for Ansatte - Ses i sammenheng med digital samhandlingsplattform (oppstart 2018) KG -

37 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Fase Aktivitet Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført nye Asker Fase 3,4 Lage kommunikasjonsstrategi for nye Asker Hele kommunen - m/ kanalstrategi, verktøykasse med ulike verktøy: grafisk profil/profilhåndbok (oppstart 2018), medieretningslinjer o.a. KG -

38 Kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen Hurum, Røyken, Asker Fellesnemnda 25/ Vedlegg 2: Kommunikasjonsplan for møter og arrangementer bl.a. fellesnemnda, PSU, felles K- seminar etc. Dato Tiltak Kanal Ansvar (fordeles i prosjektet) xx Sende presseinvitasjon e-post xx Publisere møteinnkalling på nye-asker-kommune.no Nettsidene xx Publisere sider under nye-asker-kommune.no om fellesnemnda Nettsidene Før møtet Publisere likelydende nettnyhet om møtet i fellesnemnda på nettsidene til Nettsider Nye Asker kommune Røyken kommune Hurum kommune Asker kommune Etter møtet Publisere likelydende nettnyhet om vedtak i fellesnemnda på nettsidene til Nettsider Nye Asker kommune Røyken kommune Hurum kommune Asker kommune xx Nyheter/ vedtak fra fellesnemnden deles på Facebook Facebook Røyken kommune Hurum kommune Asker kommune xx Nyhetssak på intranett i de tre kommunene om vedtak i fellesnemd og PSU Intranett Uka etter møtet Publisere møtereferat (når klart og vedtatt) Nettsider

39 Saksframlegg Saksbehandler: Ragnar Sand Fuglum Saksnr.: 16/13 Behandles av: Fellesnemnda Søknad om vertskap for Tour of Norway 2017 Rådmennenes forslag til v e d t a k: 1. Det inngås en samarbeidsavtale om vertskap for innkomst for 1.etappe for Tour of Norway 17. mai Det ytes et tilskudd til gjennomføring av arrangementet med: Asker kommune : Kr Fellesnemda : Kr Tilskuddet søkes inndekket i forbindelse med 1.tertial Sammendrag og konklusjon Asker er aktuell som vertskommune for innkomst på 1.etappe for sykkelrittet Tour of Norway i Tidligere arrangerte ritt har hatt karakter av folkefest og gitt stor oppmerksomhet til vertskommunene (se vedlegg). Innkomst er tenkt 17.mai på ettermiddagen. Dette kan passe godt inn i bygdas 17. mai-program og er i liten grad i konkurranse med andre arrangementer. Den aktuelle etappen starter på Hønefoss, passerer gjennom Sylling og Lier, før den går rundt hele Hurumhalvøya og har innkomst på Risenga i Asker. Før endelig målgang kjøres to runder lokalt i Asker. Dette vil være en god anledning til å skape positiv oppmerksomhet og engasjement gjennom et stort idrettsarrangement. Rittet vil gå langs hele vår kystlinje gjennom tettstedene med muligheter for lokale markeringer underveis, som kan engasjerer innbyggerne på en positiv måte. Intensjonsavtalen beskriver viktigheten av å bygge en ny kommune, skape en felles identitet og kultur gjennom arbeidet med visjon, verdier og symboler, men også ulike tiltak i form av arrangementer som kan involvere og engasjere innbyggerne i kommunene på en positiv måte. På grunn av eksponeringen av områder i hele nye Asker anbefaler rådmennene at saken også forelegges fellesnemnda, slik at støtten kan deles likt mellom Asker kommune og fellesnemnda.

40 2. Bakgrunn for saken/saksopplysninger Tour of Norway er et av landets største idrettsarrangementer, og arrangeres hvert år i mai måned. Rittet er godkjent av det internasjonale sykkelforbundet (UCI) som sykkelritt på nest øverste nivå internasjonalt. Rittet er rett under nivået til blant annet Tour de France. Rittet har deltakelse fra flere av de største lagene i verden, og sendes direkte på TV2 sin hovedkanal i Norge, og distribueres gjennom Eurosport-nettverket internasjonalt. For 2017 er de planlagte arrangementsdatoene mai. Etappene for neste år er i ferd med å bli lagt, og for 2017 er det ønskelig å legge målgangen og avsluttende runder på den første etappen, onsdag 17. mai, til Asker. Arrangøren av rittet har søkt Asker kommune om et tilskudd på kr til arrangementet i I tillegg til tilskuddsbeløpet søkes det om bistand fra kommunen i form av tekniske tjenester til trafikkskilting og sperringer i forkant av arrangementet, og på selve arrangementsdagen. Omfang av dette må avtales nærmere og kan innenfor en ramme av kr dekkes av tilskuddsmidlene til kulturtiltak. For vertskommunene kan dette bety en flott folkefest, og kommunene vil bli presentert gjennom TV-sendingene i inn og utland. Kommunene vil også bli profilert som rittets samarbeidspartnere i rittets trykksaker, nettsider og på nærmere avtalte flater på rittets arena, blant annet målportal. 3. Tidligere behandling Saken er ikke behandlet tidligere. Leder for fellesnemnda har referert til innkommet søknad i hhv fellesnemnda og formannskapet i Asker. 4. Rådmennenes vurderinger Rådmennenes anbefaler at Asker er vertskap for innkomsten på 1.etappe på Tour of Norway i 2017 og å yte et tilskudd til gjennomføring av arrangementet. Saken legges også fram for fellesnemnda, da dette er et arrangement som eksponerer alle de tre kommunene i Nye Asker. Tilskuddet anbefales delt likt mellom Asker kommune og fellesnemnda med kr på hver av de to partene. Lars Bjerke Rådmann i Asker kommune Lars J. Tveit Rådmann i Hurum kommune Per Morstad Rådmann i Røyken Kommune Vedlegg: 1. Søknad 2. Presentasjon av Tour of Norway 2

41 Asker Kommune Postboks Asker Høvik, 4. November 2016 Tour of Norway 2017 internasjonalt etapperitt på sykkel søknad om økonomisk tilskudd Tour of Norway er et av landets største idrettsarrangement, og arrangeres hvert år i mai måned. Rittet har vært en stor suksess de siste årene, og tusenvis av mennesker har fulgt etappene langs løypa. På TV-skjermen har også rittet appellert til mange seere. Rittet har igjen blitt godkjent av det internasjonale sykkelforbundet(uci) som sykkelritt på nest øverste nivå internasjonalt (Kategori UCI 2HC). Rittet er rett under nivået til blant annet Tour de France. Rittet har deltakelse fra flere av de aller største lagene i verden, og sendes direkte på TV 2 sin hovedkanal i Norge, og distribueres gjennom Eurosport-nettverket internasjonalt. For 2017 blir arrangementsdatoene Mai. Etappene for neste år er i ferd med å bli lagt, og vi ønsker i 2017 å legge målgangen og avsluttende runder på den første etappen, onsdag 17. Mai, til Asker. Vi viser til hyggelige møter 26. September og 4. November hvor arrangementskonseptet og planene har blitt presentert. En rekke internasjonale stjerner og lag vil igjen delta i rittet, og planleggingen er godt i rute. Vi tillater oss med dette å søke Asker kommune om et tilskudd stort kr til arrangementet i I tillegg til tilskuddsbeløpet søkes det om bistand fra kommunen i form av tekniske tjenester til trafikkskilting og sperringer i forkant av arrangementet, og på selve arrangementsdagen. Omfang etter nærmere avtale. Som motytelse vil vi legge til rette for en flott folkefest i Asker, og kommunen vil bli presentert gjennom TV-sendingene i inn og utland. Kommunen vil også bli profilert som en av rittets samarbeidspartnere i rittets trykksaker, nettsider og på nærmere avtalte flater på rittets arena, blant annet målportal. Med vennlig hilsen Anders Eia Linnestad Interspons AS Interspons AS, Fjordveien 3, 1363 Høvik, Tlf.: anders@interspons.no

42

43 Bakgrunn - Interspons Interspons ble etablert i 2002, og vi har vårt virke innen sponsing, events og mediaformidling. Vi er en betydelig aktør innen norsk sykkelsport med egne arrangementer, eget profesjonelt sykkellag og management for norske profesjonelle syklister. Vi samarbeider også med Sykkel-VM i Bergen

44 Bakgrunn Tour of Norway Steder og tidligere vinnere Rittet arrangeres på nest øverste nivå på den internasjonale kalenderen, rett under Tour de France og de andre store tre-ukers-rittene. Rittet har over 40 års historie, og har siden 2012 hatt mange av de aller største lagene i verden til start. Rittet arrangeres hvert år i midten av mai måned. Datoen bestemmes av det internasjonale sykkelforbundet Tønsberg Larvik Skien Drammen Sarpsborg Halden Jessheim Hamar Hamar Lillestrøm 2012 Sandefjord Tønsberg Oslo Drammen Lillestrøm Elverum Hamar Lillehammer Gjøvik Hønefoss 2013 Fredrikstad Sarpsborg Kongsberg Skien Tønsberg Drammen Brumunddal Lillehammer Gjøvik Hønefoss

45 Bakgrunn Tour of Norway Steder og tidligere vinnere 2014 Larvik Larvik Drøbak Sarpsborg Årnes Budor Brumunddal Lillehammer Gjøvik Eggemoen 2015 Årnes Sarpsborg Drammen Langesund Skien Rjukan Rjukan Geilo Flå Eggemoen 2016 Drammen Langesund Kragerø Rjukan Rjukan Geilo Flå Eggemoen Drøbak Sarpsborg

46 Bakgrunn Tour of Norway Sykkelritt med samme konsept som Tour de France Et av Norges største idrettsarrangement Folkefest Verdensstjerner Verdens beste sykkellag Fem dager, fem etapper Direktesending på TV 2 og Eurosport hver dag Stor interesse fra nasjonal og internasjonal presse Profesjonelle arenaer

47

48

49

50

51

52

53 15 timer TV-produksjon med gode seertall Tour of Norway produseres med internasjonal ekspertise, og produksjonen holder et meget godt internasjonalt nivå. Hver etappe sendes direkte i tre til fire timer på TV 2 sin hovedkanal i Norge. Samarbeidet med Eurosport sikrer overføring til millioner av TV-seere i 67 land i verden. Rittet dekkes også med fyldige reportasjer i sportssendingene på både NRK og TV 2 hver kveld. Rittet har i alle sine år generert meget gode seertall hos TV 2, og er helt på høyde med kanalens Tour de France-sendinger.

54

55 Markedsføring Tung markedsføring på P4 (radiospotter og redaksjonelt) Forhåndspromo på TV 2 Forhåndspromo på Eurosport Tung annonsering i alle regions og lokalavisene Tung satsing i sosiale medier Mediepartnere:

56 Eksempelannonse lokalaviser: Helsides lokalannonse, Sarpsborg arbeiderblad: Eksempelannonse quiz i lokalaviser:

57 Profesjonelle arenaer Samme leverandør som Tour de France på spesialutstyr Spesialgjerder og skilt Tilpasset arenareklame Profesjonell scene Storskjermproduksjon VIP/gjesteområde med trailer

58

59 Expo-område Eget område for samarbeidspartnere for salg, promo eller sampling

60

61 Norges største sykkelritt til Asker?

62 Aktuelle steder mai 1. etappe, 17. mai: Hønefoss Kongsberg Hønefoss Drammen Hønefoss Asker 2. etappe, 18. mai: Svelvik Horten Eidsvoll Brumunddal 4. etappe, 20. mai: Hamar Lillehammer Lillestrøm Sarpsborg 5. etappe, 21. mai: Moss Fredrikstad Lillestrøm Sarpsborg Moss Oslo 3. etappe, 19. mai: Hamar Lillehammer Eidsvoll Brumunddal

63 Planer for Asker-etappe Rittets dato mai 1. etappe til Asker 17. mai? Avsluttende runder tett på sentrum Målområde ved Askerhallen (Bleikerveien) Rundløype via sentrum -> Hvalstad Holmen Vettre 2 avsluttende runder

64 Utkast rundløype: 11,4 km Høydeforskjell: 174 m Link webkart

65 Utkast rundløype: 11,4 km Høydeforskjell: 174 m

66 Utkast rundløype: 11,4 km Høydeforskjell: 174 m

67 Arenaskisse - utkast Høydeforskjell: 174 m

68 Infotavler i alle løyper minimum 1 uke i forkant

69 Hvorfor Tour of Norway til Asker? Synliggjøre Asker som destinasjon nasjonalt og internasjonalt Synliggjøre Asker som et fint sted å bo Sette fokus på sykkel og sykkelbruk i et miljøperspektiv Positiv aktivitet i sentrum. Gratis for publikum langs hele løypa! Fokus på velodromprosjektet Sykkelsporten i medvind VM i Bergen 2017 ekstra sykkelfokus over hele landet

70 Synliggjøring av kommunen Meget god synliggjøring av kommunen gjennom TV-produksjonen Helikopterbilder av områdene rittet beveger seg gjennom Kommentatorene mates med mye bakgrunnsstoff Kommunene blir for alltid knyttet til en rytters suksess på den aktuelle etappen Profileres som en av rittets samarbeidspartnere på utvalgte flater Bl.a målportal og scene Egne sider i rittmanual og nettsider med presentasjon av kommunene Felles aktiviteter i sosiale medier

71

72 Økonomi Tour of Norway finansieres 100% av sponsorinntekter og offentlige tilskudd. Sykkelsporten har ingen billettinntekter eller TV-avtaler som genererer inntekter. Arrangøren må bære svært store kostnader til blant annet: Startpenger og reisekostnader alle lag Hotellovernatting for alle lag og arrangør. Ca. 600 personer på full pensjon i 6 døgn TV-produksjonen: Dekkes helt av arrangør. Sikkerhet: Store kostnader til Politi og andre sikkerhetsmannskaper Krevende og omfattende logistikk med ti forskjellige arenaer på fem dager Premiering Annet Ekstra kostnadsdrivende med målgang og runder i tettbebygde strøk Krevende planlegging Krevende gjennomføring