KOMMUNIKASJONSSTRATEGI NYE LINDESNES

Transkript

1 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI NYE LINDESNES Kommunikasjonsstrategien for nye Lindesnes skal synliggjøre hvilke overordnede retningslinjer kommunen ønsker for sitt kommunikasjonsarbeid.

2 1. Innledning En kommunesammenslåing berører samtlige av de innbyggerne i nye Lindesnes kommune og alle ansatte i de tre kommunene. Åpenhet om prosessen og beslutningene som tas, både til innbyggere og ansatte, er helt nødvendig for å skape tillit til, og engasjement for prosjektet. Denne kommunikasjonsstrategien skal synliggjøre hvilke overordnede retningslinjer nye Lindesnes ønsker for sitt kommunikasjonsarbeid. Strategien skal sikre at vi kommuniserer på en planlagt, og ikke tilfeldig måte. Kommunikasjonsstrategien er forankret i kommunelovens paragraf 4, om å gi informasjon om kommunens virksomhet. Kommuneloven sier at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning». Også arbeidsmiljølovens 4-2 (3) presiserer betydningen av kommunikasjon i en omstillingsprosess: «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø». Intensjonsavtalen mellom Lindesnes, Mandal og Marnardal presiserer at det skal jobbes med demokratiutvikling, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Målet er at kommunen skal være en av landets beste på innbygger- og brukermedvirkning. For å nå det målet, er vi avhengig av en overordnet plan for hvordan vi skal kommuniserer og legger til rette for åpenhet og innsyn i prosessen, og som legger til rette for brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Vi er avhengig av at strategien implementeres og tas i bruk i hele prosjektet. Kommunikasjonsstrategien er et levende dokument som justeres og oppdateres underveis i prosessen. 1

3 2. Overordnede mål for kommunikasjonsarbeidet: - Informere innbyggere, ansatte og folkevalgte om prosessen og beslutninger om som tas i prosjektet nye Lindesnes. - Skape tillit til prosessen gjennom tilstrekkelig informasjon. - Inkludere innbyggerne i prosessen. - Ha godt informerte medarbeidere. - Bidra til at innbyggere, ansatte og folkevalgte har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen. 2.1 Hvordan oppnå målene: Nye Lindesnes skal: Ha en åpen og aktiv kommunikasjon: Vi informerer om møter, beslutninger som tas og begrunnelsen for beslutningene. Vi praktiserer meroffentlighet og legger til rette for innsyn. Vi gjør innkallinger og referater synlige for innbyggerne, slik at det legges til rette for innbyggerinvolvering gjennom møtedeltakelse og med innspill til prosjektet. Vi kommuniserer eller informerer jevnlig og hyppig i digitale kanaler som nettside og på facebook. Vi velger kanalen som når dem det gjelder. Informasjon som gis internt og eksternt er koordinert, samkjørt og lik i de tre kommunene. Informasjonen bør gis samtidig, men det kan være behov for tilpasninger. Kommunikasjonen i nye Lindesnes skal være tydelig. Språket skal være enkelt og lett forståelig. 2

4 3. Målgrupper: Nye Lindesnes skal kommunisere med innbyggerne i dagens kommuner Lindesnes, Mandal og Marnardal. De ansatte og tillitsvalgte i de tre kommunene, og med de folkevalgte. 3.1 Ulike målgrupper, ulikt behov: Hver gang vi kommuniserer er det viktig å definere hvem som er målgruppen og hva slags behov målgruppen har med tanke på kanalvalg. Nye Lindesnes kommuniserer først og fremst muntlig og digitalt. Men det er også viktig å ivareta informasjonsbehovet til ikke-digitale innbyggere. Nye Lindesnes bør derfor ha ikke-digital kommunikasjon som en del av sin langtidsplanlegging for kommunikasjon. 4. Strategier for intern og ekstern kommunikasjon All kommunikasjon i prosjektet nye Lindesnes skal være tilpasset og ta hensyn til mottakeren eller målgruppen. Det er viktig å lytte og vise respekt og forståelse for mottakeren. For å kunne tilpasse kommunikasjonen er det viktig å: Definere målgruppen Hvem er det vi skal nå/kommunisere med. Vurdere kanal for kommunikasjon basert på målgruppens brukermønster Aktuelle kanaler: Nye Lindesnes hjemmeside. Lindesnes, Mandal og Marnardal kommunes hjemmesider. Facebooksidene til nye Lindesnes, eventuelt Lindesnes, Mandal og Marnardal. Månedlige informasjonsmøter for ansatte. Intranett. E-post. 3

5 Media. Folkemøte/møte innbyggerne der de er. Brosjyrer. Annonsering. Servicetorg. Skoler. Nettmøter. Valg av kanal for kommunikasjonen må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Nettside nye Lindesnes: Nye Lindesnes sin hjemmeside er den viktigste kommunikasjonskanalen mot innbyggere, folkevalgte og ansatte. En aktiv hjemmeside vil kunne bidra til å skape interesse og engasjement for prosessen. Her presenteres fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg. Innkalling til møter og referater ligger lett tilgjengelig under de enkelte kategoriene. Viktige dokumenter i prosjektet som styringsdokument, intensjonsavtale og planprogram ligger synlig og lett tilgjengelig. Her ønsker vi å synliggjøre hvordan prosjektet er bygget opp - med styringsgrupper, delprosjekt og arbeidsgrupper, og hvem som er involvert i arbeidet med å bygge opp den nye kommunen. Det er også viktig å få fram kontaktinformasjon til folkevalgte som er involvert, for å synliggjøre muligheten for medvirkning for innbyggerne. På nettsiden skal innbyggere sikres mulighet for medvirkning. Dette gjøres ved å gi mulighet for å komme med innspill og spørsmål på e-post. har ansvar for å sikre at alle henvendelser rettes til riktige vedkommende, og at innsender får tilbakemelding på at henvendelsen er mottatt. Innbyggerne skal også sikres muligheten til spørsmål og svar på nettsiden. Spørsmål og svar som kan være av allmenn interesse, kan legges i egen kategori slik at alle lesere kan få svar på de mest stilte/relevante spørsmålene. 4

6 Kommunenes nettsider: Kommunenes nettsider består frem til Innkallinger og referater til politiske møter og andre større møter i nye Lindesnes legges ut på kommunenes nettsider frem til sammenslåingstidspunktet. Hver enkelt nyhet som legges ut på nyelindesnes.no vurderes lagt ut på kommunenes nettsider. Facebook: Innkallinger og referater fra politiske møter og andre større møter i nye Lindesnes legges ut på kommunenes facebooksider. Andre nyheter på nyelindesnes.no vurderes lagt ut i hvert enkelt tilfelle. Innkallinger, referater og nyheter fra nyelindesnes.no legges ut på nye Lindesnes facebookside. Digitale løsninger for kommunikasjon gir mange muligheter for å spre informasjon raskt, til mange. Men det er viktig at alle som benytter seg av sosiale medier også er bevisst på svakhetene. Bruk av sosiale medier som en kommunikasjonskanal krever at man følger med i kommentarfelt og luker ut uønskede og usaklige kommentarer. Det er også viktig å være bevisst faren for spredning av rykter og ukorrekt informasjon. Nye Lindesnes skal ha nulltoleranse for mobbing, hets, uthenging, trakassering og rasistiske uttalelser i sine kommentarfelt. Kommentarer av slik karakter skal straks meldes fra til administrator (prosjektleder eller kommunikasjonsrådgiver) som forbeholder seg retten til å slette upassende innlegg og slette personer fra gruppen som ikke følger normal folkeskikk. Nye Lindesnes legger seg ikke opp i diskusjoner i sosiale medier, men besvarer saklige spørsmål. Månedlige informasjonsmøter for ansatte: skal en gang i måneden, på et fast sted og tidspunkt, avholde et kort informasjonsmøte om sammenslåingen hvor ansatte informeres om status i prosjektet. Møtet skal ha særlig fokus på å avklare forhold som berører eller kan berøre ansattes arbeidshverdag for å eliminere usikkerhet blant ansatte. Ansatte gis mulighet til å stille spørsmål og komme med innspill til prosessen. Møtet filmes og legges ut på nye Lindesnes nettside slik at ansatte og andre som ikke har mulighet til å delta, får samme informasjon. Relevante spørsmål og svar legges på nettsiden i egen kategori på nettsiden. Rådmennene i de tre kommunene avholder informasjonsmøter på sine respektive rådhus til samme tid en gang i måneden. Informasjonen som gis baseres på informasjonsskriv fra prosjektleder som formidles på månedlig informasjonsmøte. 5

7 Intranett: Kommunenes intranett skal benyttes aktivt for å holde ansatte orientert om prosessen. Informasjon som gjelder alle skal være samkjørt og lik i alle kommunene. E-post: E-post benyttes i kommunikasjon med folkevalgte, ansatte og samarbeidspartnere når det er nødvendig. Sms kan benyttes i enkelte situasjoner hvor det er viktig å nå mange samtidig med et særskilt viktig budskap. Media: Regionale og lokale medier er viktig for å nå innbyggerne. Lokale og regionale medier skal behandles likeverdig og skal gis samme mulighet til å sette seg inn i aktuelle saker. Mediehåndtering skal foregå i tråd med overordnede mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet. Folkemøte/møte innbyggerne der de er: Nye Lindesnes kan i prosessen vurdere å arrangere folkemøter dersom det er hensiktsmessig. En annen måte å nå og møte innbyggerne på, er å legge til rette for å nå innbyggerne der de er for eksempel ved å stå på torvet og svare på spørsmål/ta imot innspill fra innbyggerne. Brosjyre: Papirbasert informasjon er mer ressurskrevende enn digital informasjon, men er et godt supplement til digitale kanaler for å sikre at vi når flest mulig innbyggere også dem som ikke er digitale. Målet er å gi ut en brosjyre med informasjon om status i prosjektet og alt vi vet om hvordan den nye kommunen blir, våren 2018, og samtidig presentere ny rådmann. Brosjyren vil også ha fokus på omdømmebygging å vise frem positive prosjekter og hva den nye kommunen har å by på. Det bør vurderes å gi ut en slik brosjyre 1-2 ganger årlig. Annonsering: Ulike arrangementer som folkemøter og politiske møter i nye Lindesnes er hensiktsmessig å annonsere i lokal- og regional avis. 6

8 Servicetorg: Servicetorgene spiller en viktig rolle i kommunikasjonen med innbyggerne. Informasjonen på servicekontorene skal være koordinert og lik. Ansatte på servicekontorene skal ha tilgang til aktuell informasjon for å kunne svare på spørsmål, slik at innbyggere som henvender seg dit skal få god service og korrekt informasjon. Skoler: Besøk på ungdomsskoler og/eller videregående skoler kan være en god kanal for å nå ut til ungdom med informasjon, samtidig som det sikrer involvering og medvirkning ved at ungdommene gis mulighet til å komme med innspill. Nettmøte: Nettmøte kan være en fin mulighet til å nå ut til mange med informasjon og besvare spørsmål. Dette kan enten gjøres på nye Lindesnes egen nettside eller ved å få media til å arrangere nettmøte hvor leserne blir oppfordret til å stille spørsmål eller komme med innspill Eksternkommunikasjon Kommunikasjon er et lederansvar. Det er prosjektleder eller leder av fellesnemnda som har det overordnede ansvaret for kommunikasjonen i sammenslåingsprosessen. Det er prosjektleder eller leder av fellesnemnda som uttaler seg utad om prosjektet. For at informasjonen skal være tilgjengelig, er det viktig at kommunikasjonen er tydelig og lett forståelig, slik at alle har forutsetninger for å forstå budskapet. Primært benyttes digitale kanaler som nye Lindesnes nettside, kommunenes nettsider og facebook til jevnlig kommunikasjon med innbyggere. For å nå ikkedigitale innbyggere må informasjon også gis ikke-digitalt, men da noe mer sporadisk. Når digitale medier tas i bruk, er det viktig å bevisst på de negative sidene ved det. Som hets, uthenging, ukorrekt informasjon og ryktespredning basert på feilinformasjon i kommentarfelt. 7

9 4.3 Internkommunikasjon: Alle ansatte har et felles ansvar for å sikre god internkommunikasjon. Ledere har et særskilt ansvar. Arbeidsgiver har ansvar for god opplæring og tilrettelegging, og arbeidstaker har ansvar for å finne informasjon. Ansatte søker råd og kunnskap når det trengs, samtidig som vi kommuniserer aktivt for å drive godt og effektivt I en sammenslåingsprosess vil det oppstå usikkerhet, bekymring og frustrasjon blant ansatte. For å unngå dette i størst mulig grad, er det viktig at ansatte blir informert om hvordan deres arbeid og arbeidshverdag blir berørt av sammenslåingen så snart som mulig, og at ansatte jevnlig får informasjon om hva som skjer i prosjektet. Ansatte står derfor i en særstilling når det gjelder informasjon og kommunikasjon. Systematisk informasjon, og mulighet for kommunikasjon, vil redusere usikkerhet og misnøye. Kommunikasjon til ansatte gjøres muntlig, via intranett eller på e-post. Tilfredse medarbeidere er viktig for omdømmet til prosjektet. Er ansatte informert om prosjektet blir de tryggere og kommuniserer mer positivt om prosjektet. Vi må derfor tilstrebe å holde ansatte godt informert om prosjektet hele veien og ta tak i frustrasjon eller spørsmål som måtte oppstå. 4.4 Hvordan kommunisere internt: Internkommunikasjon er et lederansvar. Det er prosjektleder som har ansvar for internkommunikasjonen i de tre kommunene. kan delegere ansvar for internkommunikasjon til kommunalsjefer eller ledere innenfor et område. Kommunalsjefer og enhetsledere har ansvar for å formidle informasjon om sammenslåingen ned i organisasjonen. Kommunalsjefer og enhetsledere har også, med delegert myndighet og avklaring med prosjektleder, ansvar å holde sine medarbeidere informert om beslutninger som berører deres arbeidssted eller arbeidsforhold. Ledere har også ansvar for å kontakte kommunikasjonsrådgiver dersom det etterlyses informasjon som bør gis til alle ansatte. Det er viktig at informasjon om ansattes arbeidsforhold, eller beslutninger som berører ansattes arbeidsforhold, alltid opplyses om internt før informasjonen offentliggjøres i eksterne kanaler. Informasjon til ansatte i de tre kommunene må være lik og må komme samtidig. Informasjonen kan komme på allmannamøte, epost eller intranett dersom det berører alle ansatte. Dersom kun mindre enheter er berørt, kan enhetene informeres for seg. Her må det gjøres en vurdering i hvert enkelt tilfelle. 8

10 Endring og omstilling kan være utfordrende for berørte. Derfor er det i all kommunikasjon viktig å ta hensyn og vise respekt. Bekymringer skal tas på alvor, og vi skal redusere bekymring og usikkerhet med tilstrekkelig informasjon. Mangel på informasjon vil svekke tilliten til prosjektet og prosjektets omdømme. Dersom det ikke er god nok tilgang til saklig og korrekt informasjon, skapes det rykter og informasjon basert på personlige opplevelser eller følelser. 6. Kommunikasjonsansvar innad i prosjektet har det overordnede ansvaret for kommunikasjonen innad i prosjektet. bistår prosjektleder og har ansvar for at det legges til rette for god kommunikasjon innad, utad og med folkevalgte i prosessen. bistår prosjektet med kommunikasjonsfaglig kompetanse ved behov. kan ikke til enhver tid holde seg orientert om alt som skjer i prosjektet. e/ledere av arbeidsgrupper i nye Lindesnes har derfor ansvar for å holde kommunikasjonsrådgiver orientert om framgang i prosjektet, slik at kommunikasjonsrådgiver kan vurdere om budskapet skal kommuniseres videre, og på hvilken måte. 7. s rolle og myndighet har det overordnede ansvaret for all informasjon og kommunikasjon innad og utad i prosjektet. har ansvar for all informasjon på nye Lindesnes nettside og har delegert myndighet fra prosjektleder til å: kvalitetssikre informasjonen som skal offentliggjøres på nettsiden, beslutte hvilken informasjon som skal publiseres, hvordan det skal presenteres og foreta endringer i informasjonen som skal offentliggjøres. har ansvar for å redigere nettsiden fortløpende. Ingen informasjon skal publiseres på nettsiden uten at det er kontrollsikret av prosjektleder, eventuelt rådmannsgruppen. 9

11 Prioriterte kommunikasjonstiltak: Når Hva Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvar Utført X Ansettelse av kommunikasjonsrådgiver kontinuerlig Etablere nettside for prosjektet. lansert Innbyggere Ansatte Folkevalgte Innbyggere Ansatte Tillitsvalgte Folkevalgte Næringsliv Sikre tilstrekkelig kommunikasjon om prosjektet utad, innad og til folkevalgte. Rask og effektiv spredning av informasjon. Sikre åpenhet om prosjektet. Gi jevnlig informasjon om status i prosjektet. Oversikt over prosjekt/delprosjekt/arbeidsgru pper. Koordinert og i samspill med sosiale medier. Legge til rette for innbyggerinvolvering. Kontinuerlig Facebook Innbyggere Rask og effektiv spredning av informasjon. Spre informasjon videre fra med link til nettsiden. Gi jevnlig informasjon om status i prosjektet. Kontinuerlig Kommunenes nettsider Innbyggere Holde innbyggerne orientert om Ansatte framdriften i prosjektet. Tillitsvalgte Kanalisere lesere inn til ny nettside og Folkevalgte facebookgruppe for nye Lindesnes. Næringsliv ansatt i nye Lindesnes fra 1. november Fokus på fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg. Innkalling til møter og referater ligger lett tilgjengelige under de enkelte kategoriene. Viktige dokumenter i prosjektet som styringsdokument, intensjonsavtale og planprogram ligger synlig og lett tilgjengelig. Legge til rette for innbyggerinvolvering ved mulighet for spørsmål/svar og innspill til prosessen. Jevnlig oppdatering med link til Innkallinger og referater. Kommunenes facebooksider brukes til å kanalisere leserne inn til ny nettside og/eller facebookgruppe. Kommunenes egne nettsider består som vanlig frem til Benyttes som vanlig til å formidle informasjon til innbyggerne. Henviser til informasjon på Mandal kommune DDV Kommunikasjo nsrådgiver X 10

12 Når Hva Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvar Utført Kontinuerlig Intranett Ansatte Sikre korrekt og jevnlig informasjon om omstillingsprosessen og prosjektet til ansatte i kommunene. Nå alle ansatte i de tre kommunene samtidig. Trygge og godt opplyste ansatte. Redusere usikkerhet og bekymring blant ansatte Kontinuerlig Streaming av møter Innbyggere Ansatte Tillitsvalgte Folkevalgte Sikre åpenhet. Samkjørt informasjon. Bevare for ettertiden. Få frem debatten som leder til et vedtak. Viktigste informasjonskanalen mot ansatte som har et særskilt behov for informasjon i prosessen. Bør oppdateres jevnlig etter hvert som avgjørelser blir tatt. Særlig om forhold som berører ansatte. Svært viktig at informasjonen som legges ut i én kommune er koordinert slik at alle ansatte i de tre kommunene får samme informasjon dersom det gjelder alle. Svakheten ved kanalen når kun de som har tilgang til pc i sitt daglige virke. Kan erstattes/suppleres med andre digitale løsninger som for eksempel lukket facebookgruppe. Installere utstyr som gir mulighet for live-overføringer av politiske møter. Benyttes i fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg. Eventuelt også andre møter som felles kommunestyremøter, ordinære kommunestyremøter osv. Link til streamingen på kommunenes facebooksider og nettsider, samt nye Lindesnes nettsider og facebooksider. Eget arkiv på nettsiden. Ved å eie utstyr selv, slipper vi å bruke penger på innleie. Kan også brukes av dagens kommuner. e Kontinuerlig E-post Innbyggere Folkevalgte Media Legge til rette for åpenhet og innsyn i prosessen. Legge til rette for deltakelse og innbyggerinvolvering. Sende ut innkalling og referat fra politiske møter til aktuelle. Prosjektkoordinator 11

13 Når Hva Målgrupper Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Kontinuerlig Produksjon av video Innbyggere Tydeliggjøre hvorfor, hva og hvordan. Vise tjenestene i den nye kommunen. Presentere fellesnemndas mål og visjoner for den nye kommunen. Jevnlig Jevnlig Pressemelding/ Presseinvitasjoner Mediehåndtering Jevnlig Annonsering Innbyggere Åpenhet. Høst 2018 Sporadisk Bli-kjent- Samlinger, etatvis Vurdere bruk av korte videosnutter til nettsiden. Vise den nye kommunens tjenestetilbud. Korte snutter fra fellesnemndas medlemmer om deres visjoner og mål for den nye kommunen. Kort snutt etter hvert møte i fellesnemnda hvor fellesnemndas leder forteller hva som er vedtatt. Media Sikre dekning av prosessen i media. Brukes ved større milepæler. Sikre at lokale og regionale medier er Brukes til omdømmebygging orientert om prosessen underveis. promotere tjenestetilbudet. Sikre at lokale og regionale medier er orientert og dekker større milepæler. Talspersoner Koordinert informasjon ut. Rådgivning og støtte før, under og etter kommunikasjon utad og innad. Brukes for å informere Legge til rette for innbyggerinvolvering. innbyggere om viktige møter og Skape oppmerksomhet om milepæler i arrangementer. prosjektet. Informere om politiske møter i Få opp deltakelse på arrangementer. nye Lindesnes. Ansatte Bygge felles kultur og tilhørighet på tvers av dagens kommunegrenser. Ansatte på felles fagområder blir kjent. Viktig kunnskap deles og spres. Høst 2019 Kickoff for alle ansatte Ansatte Bygge felles kultur og tilhørighet på tvers av dagens kommunegrenser. Ansatte på felles fagområder blir kjent. Viktig kunnskap deles og spres. Felles samling for ledere i de tre kommunene, både faglig og sosialt, for å bli kjent. Arrangere en sosial happening for alle ansatte i de tre kommunene. Prosjektkoordinator Prosjektkoordinator Kommunalsjefer i de tre kommunene Prosjektkoordinator 12

14 Når Hva Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvarlig Utført Høst 2018 Markeds-materiell Innbyggere Helhetlig profilering av prosessen/den nye kommunen. Bevisstgjøre, synliggjøre og bygge identiteten til den nye storkommunen. Vår 2018, vår 2019, høst 2019 Skolebesøk Barn og unge Nå barn og unge med informasjon om sammenslåingen. Sikre involvering av barn og unge. Legge til rette for involvering av barn og unge. Mars 2018 Besøksrunde Ansatte Etablere kontakt mellom ansatte og prosjektleder. Ansatte blir kjent med ny prosjektleder. blir kjent med den nye kommunen og de ansatte. Informere ansatte. Gi ansatte mulighet til å involvere seg og komme med innspill. Vår og høst Møte innbyggerne Innbyggere Bygge omdømme og tillit til prosjektet Informere innbyggere. Besvare spørsmål. Motta innspill fra innbyggerne. Vurderes kontinuerlig. Roll-up og plakater som kan plasseres strategisk i kommunenes lokaler for eksempel tjenestetorgene hvor innbyggerne møter kommunen. og/eller leder av fellesnemnda besøker ungdomsskole/videregående skole og forteller om prosjektet. Ungdom gis mulighet til å stille spørsmål og komme med innspill Ny prosjektleder besøker de ulike tjenesteområdene i den nye kommunen og blir kjent med de ansatte. Ansatte får mulighet til å stille spørsmål og komme med innspill. En måte å nå og møte innbyggerne på, er å legge til rette for å nå innbyggerne der de er for eksempel ved å stå på torvet og svare på spørsmål/ta imot innspill fra innbyggerne. Leder av fellesnemnda Leder av fellesnemnda Månedlig Internkommunikasjon Ansatte Holde ansatte informert. Gi ansatte mulighet til å komme med innspill og påvirke prosessen. Første halvår 2018, første halvår 2019 Brosjyre Innbyggere Holde ikke-digitale innbyggere informert om prosessen og hvordan den nye kommunen vil bli. /rådmenn i kommunene avholder korte informasjonsmøter om status i prosessen. Særlig fokus på å avklare forhold som berører eller kan berøre ansattes arbeidshverdag. Mulighet for spørsmål/svar og innspill til prosessen. Gi ut en brosjyre om status i prosjektet og alt vi vet om hvordan den nye kommunen blir. Fokus på omdømmebygging Vise frem den nye kommunen. Rådmenn Ekstern bistand 13

15 Kommunikasjonsansvar innad i prosjektet: Når Hva Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvar Utført Kontinuerlig Informere folkevalgte Folkevalgte. Holde folkevalgte orientert om prosessen. Unngå tvil og usikkerhet. Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Kommunisere med og orientere rådmenn. Informere om status i prosjektet og besvare spørsmål. Oppsøke informasjon og holde seg oppdatert. Rådmenn i de tre kommunene.. Brukergrupper. Råd. Utvalg. Medlemmer i arbeidsutvalg. Delprosjektledere.. Etablere et godt samarbeid i prosjektledelsen. Sikre god kommunikasjonsflyt mellom kommunene og opp mot prosjektleder. Forankre saker og beslutninger i prosjektet hos rådmennene i de tre kommunene. Unngå tvil og usikkerhet. Sikre involvering av brukere, råd og utvalg. Unngå tvil og usikkerhet i arbeidsgruppene. Sikre framdrift i arbeidsgruppene. har ansvar for å holde folkevalgte orientert om prosessen. informerer om status for prosjektet i kommunestyre/bystyremøte, fellesnemnda og i partssammensatt utvalg. svarer på spørsmål fra folkevalgte. har ansvar for jevnlige møter med rådmennene i de tre kommunene. og rådmenn holder hverandre orientert, diskuterer og blir enige om saker. Ved forespørsel, eller kontinuerlig gjennom prosessen, skal prosjektleder informere om prosessen til ulike brukergrupper, råd og utvalg i de tre kommunene. Det skal samtidig gis mulighet for spørsmål og innspill til prosessen. Delprosjektledere har ansvar for å holde arbeidsgruppene informert om det de trenger å vite for å gå i gang med sitt arbeid, og avklare eventuelle usikkerheter slik at arbeidsgruppene kan ha fokus på sitt mandat. Delprosjektledere skal ha oversikt over status i arbeidsgruppene. Rådmenn Delprosjektledere x x x x 14

16 Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Oppsøke informasjon og holde seg oppdatert. Kommunikasjon mellom delprosjekt og arbeidsgrupper. Holde kommunikasjonsrådgiver oppdatert. Informere prosjektet og folkevalgte. Delprosjektledere. Deltakere i arbeidsgrupper. Styringsgrupper. Arbeidsgrupper. Unngå tvil og usikkerhet i arbeidsgruppene. Sikre framdrift i arbeidsgruppene. Sikre en overordnet og målbevisst styring av delprosjekt og arbeidsgrupper.. Sikre at kommunikasjonsrådgiver får tilstrekkelig informasjon til å kunne gjøre kommunikasjonsfaglige vurderinger underveis i prosessen. Deltakere i prosjektet. Folkevalgte. Sikre at folkevalgte og deltakere i prosjektet får innkallinger og referater fra møter. Delprosjektledere skal holde prosjektleder oppdatert på status i prosjektet. Deltakere i arbeidsgrupper eller delprosjekter har selv ansvar for å oppsøke og innhente den informasjonen de trenger for å gjøre sitt arbeid. Styringsgruppene har et overordnet ansvar for å sikre informasjon og samhandling på tvers av delprosjektene. Ansvar for å holde kommunikasjonsrådgiver oppdatert underveis ettersom prosjektet skrider frem, slik at kommunikasjonsrådgiver har tilstrekkelig informasjon til å gjøre kommunikasjonsfaglige vurderinger. Informere om møter og arrangementer. Informere om vedtak som blir gjort i fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg. Deltakere i arbeidsgrupper og delprosjekter. Styringsgrupper.. Rådmenn. Prosjektkoordinator. Delprosjektledere. Ledere av arbeidsgruppene. Prosjektkoordinator. x 15

17 Kommunikasjonsplan for møter og arrangementer i nye Lindesnes Dato Hva Kanal Ansvar 10 dager før møte Sende innkalling til politiske møter, seminarer o.l. til aktuelle mottakere som medlemmer, media osv. 10 dager før møte Publisere møteinnkalling til fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg på: Nyelindesnes.no. Lindesnes kommunes hjemmeside. Mandal kommunes hjemmeside. Marnardal kommunes hjemmeside. 10 dager før møte Publisere møteinnkalling til fellesnemnd, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg på facebooksidene til: Nye Lindesnes. Lindesnes Mandal Marnardal Dagen før møte Påminnelse om møte dagen etter på nye Lindesnes nettside og nye Lindesnes facebookside. Før møte, på møtedagen Legge ut link til streaming av møtet på nettsidene til: Nye Lindesnes. Lindesnes Mandal Marnardal E-post Kommunenes hjemmesider Nyelindesnes.no Facebook Nyelindesnes.no Facebook Nyelindesnes.no Kommunenes nettsider Prosjektkoordinator 16

18 Dato Hva Kanal Ansvar Før møte, på møtedagen Etter møte Etter møte Etter møte Legge ut link til streaming av møtet på facebooksidene til: Nye Lindesnes. Lindesnes Mandal Marnardal Sende referat fra politiske møter, seminarer o.l. til aktuelle mottakere som medlemmer, media osv. Referat fra fellesnemnda, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg publiseres på nettsiden til: Nye Lindesnes. Lindesnes Mandal Marnardal Vedtak fra fellesnemnda, arbeidsutvalg og partssammensatt utvalg publiseres på facebooksiden til: Nye Lindesnes. Lindesnes Mandal Marnardal Facebook E-post Nettsider Facebook Prosjektkoordinator Kommunikasjonsstrategi nye Lindesnes