Sammen bygger vi ny kommune. - kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker - versjon 2.0

Transkript

1 Sammen bygger vi ny kommune - kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker - versjon 2.0

2 1. Innledning En kommunesammenslåing berører både innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene. Behovet for kommunikasjon og dialog er stort. Intensjonsavtalen mellom Hurum, Røyken og Asker (juni 2016) presiserer betydningen av et helhetlig kommunikasjonsarbeid både i selve sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen. Kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel for å få til det vi ønsker å oppnå. Avtalen fastslår at kommunens kommunikasjon med innbyggere og øvrige samarbeidspartnere skal være preget av åpenhet, respekt, troverdighet og gi rom for medvirkning og involvering. Dette bør derfor også ligge til grunn for kommunikasjonen knyttet til sammenslåingsprosessen. Kommunikasjon er et gjennomgående virkemiddel i kommunesammenslåingen, og må ses i sammenheng med arbeidet som planlegges knyttet til symboler, identitet og kultur. Fellesnemnda legger til rette for et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid gjennom en helhetlig kommunikasjonsplan for sammenslåingsprosessen - både internt og eksternt. Kommunikasjonsstrategien gir overordnede føringer og er samtidig en tiltaksorientert plan for et felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2016 og fram til kommunesammenslåingen i Strategien må ses i sammenheng med og videreutvikles i tråd med styringsdokumentet og milepælsplanen. Kommunikasjonsstrategien skal først og fremst, fra et kommunikasjonsfaglig ståsted, understøtte selve sammenslåingsprosessen. Strategien er et dynamisk dokument, vurderes jevnlig og rullers årlig. Den nye kommunen skal være etablert og stå klar innen Det betyr at noen kommunikasjonsprosjekter bør igangsettes parallelt med gjennomføringen av denne kommunikasjonsplanen. Enkelte av disse er kort behandlet nedenfor. Forberedelser til kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen settes i gang på et egnet tidspunkt i god tid før selve etableringen

3 2. Overordnede mål for kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte er informerte om sammenslåingen har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: Åpen og aktiv kommunikasjon Vi informerer om beslutninger og begrunnelser underveis i sammenslåingsprosessen. Vi praktiserer meroffentlighet og legger til rette for innsyn. Vi legger til rette for samhandling på tvers i organisasjonene og på tvers av opprinnelige kommunegrenser gjennom blant annet sosiale medier. Vi har dialog som prinsipp og tydelige beslutninger.. Samkjørt informasjon Selv om kommunene er tre selvstendige enheter ut 2019, er det nødvendig at det som kommuniseres om sammenslåingsprosessen - både internt og eksternt - er koordinert og samkjørt. Samtidighet bør tilstrebes. Likevel kan det være behov for lokal tilpasning. Gjenbruk av relevant informasjon i ulike kanaler er hensiktsmessig. Tilgjengelig og forståelige budskap for dem det gjelder Første gang et budskap som angår alle tre kommuner formidles, skal det skje gjennom kanaler som er tilgjengelige for alle. Det betyr at vi må ha gode, felles rutiner for når og hva vi kommuniserer. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Dette gjelder også folkevalgte. Tilgjengelighet handler også om at informasjonen er tydelig og gis i et klart og forståelig språk til alle målgrupper. Oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler Vi benytter kanaler som når ut til dem det gjelder. Ofte bør samme budskap formidles i flere kanaler. Digital kommunikasjon er hovedregelen også i sammenslåingsprosessen selv om ikke-digitale formidlingskanaler også benyttes for å nå målgruppene. Fram mot sammenslåing vil kommunenes eksisterende, egne kanaler opprettholdes.

4 3. Overordnede budskap Vi skal sammen bygge en ny kommune. 1. januar 2020 skal Nye Asker stå klar. Sammen skal vi utvikle nye, gode og likeverdige velferdstjenester til innbyggerne nær der de bor. Vi skal få til en mer helhetlig samfunnsutvikling med bedre samordnet bolig-, nærings-, areal- og transportutvikling. Vi skal sikre en bærekraftig økonomi og et styrket lokaldemokrati. Vi skal fortsatt skape gode bomiljøer, gode oppvekstsvilkår og trygge lokalsamfunn for og med innbyggerne. Den nye kommunen skal være en attraktiv arbeidsplass med vekt på trivsel, kompetanse, ledelse og medarbeiderskap. Å bygge en ny kommune krever god planlegging, solid innsats og samarbeid fra alle parter både ansatte, folkevalgte og innbyggere. Hvorfor Hva Regjeringen startet kommunereformarbeidet. De ønsket å flytte makt og ansvar til større og mer robuste kommuner for å møte morgendagens utfordringer og stadig økte forventninger fra innbyggerne. Stortinget ga 18. juni 2014 sin tilslutning til å gjennomføre en kommunereform. Alle landets kommuner ble høsten 2014 bedt om å starte prosesser for å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Målene med kommunereformen er: o Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne o Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling o Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner o Styrket lokaldemokrati 1. januar 2020 blir en helt ny kommune etablert. Hurum, Røyken og Asker vedtok i juni 2016 å slå seg sammen. Navnet blir Asker kommune. Den nye kommunen blir, med sine innbyggere og 6000 ansatte, Norges største landkommune. Nye Asker blir en ressurssterk, godt rustet landkommune vakkert innrammet av en lang kystlinje og med nærhet til byene rundt. Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor, og vil kunne utvikle nye, likeverdige og mer helhetlige velferdstjenester til innbyggerne i fremtiden. Den nye kommunen vil kunne få til en mer helhetlig samfunnsutvikling med bedre samordnet bolig-, nærings-, areal- og transportutvikling. Den nye kommunen skal skape gode bomiljøer, gode oppvekstvilkår og trygge lokalsamfunn for innbyggerne. Den nye kommunen skal tilby likeverdig tjenestetilbud så nær innbyggerne som mulig, og sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse innenfor blant annet helse, omsorg, skole og barnehage. Den nye kommunen skal videreutvikle og bygge sterkere fagmiljøer for å sikre kvalitet i tjenestene.

5 Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne. Samtidig ønsker vi at innbyggerne deltar som aktive medspillere i videreutviklingen av kommunen og lokalsamfunnet. Den nye kommunen skal drives og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de nåværende kommunenes unike natur- og kulturkvaliteter, tradisjoner, ressurser og utfordringer. Et levende lokaldemokrati med gode nærdemokratiske ordninger skal ha høy prioritet. Den nye kommunen vil kunne få nye oppgaver og ha en sterkere stemme overfor regionale og nasjonale myndigheter, særlig når det gjelder samordning av arealutnyttelse og transportutvikling. Kommunen vil også kunne oppnå langt bedre og mer helhetlige kollektiv- og samferdselsløsninger. Hvordan Fellesnemnda, sammensatt av tre folkevalgte fra hver kommune, styrer selve sammenslåingsprosessen. Fram til Stortingsvedtak 2017 er fellesnemnda en interimnemnd. Å bygge en ny kommune krever god planlegging, solid innsats og samarbeid fra alle parter både ansatte, folkevalgte og innbyggere. Gjennom en grundig og god prosess med tydelig ansvar og tydelige mandater skal vi få til dette sammen. Vi skal utnytte beste praksis fra hver kommune. Samtidig skal vi søke å finne helt nye, innovative løsninger der det er både ønskelig og nødvendig. Tett samarbeid med tillitsvalgte og vernetjenesten er avgjørende gjennom hele prosessen. Ingen vil miste jobben som del av sammenslåingsprosessen. Men noen vil kunne få endrede oppgaver. En sammenslåingsprosess, som omfatter nesten 6000 ansatte og innbyggere, vil være omfattende og krevende. Omstilling og endring utfordrer alle deler av organisasjonen i de tre kommunene. Noen blir mer berørt enn andre. Dette tar ledelsen på alle nivåer - både politisk og administrativt - på alvor. Fram til 1. januar 2020 må vi anerkjenne utfordringene og finne de beste løsninger for å komme i havn på beste mulig måte.

6

7 5. Kanalstrategiske vurderinger For å kunne nå alle målgruppene på en hensiktsmessig måte, er det nødvendig å benytte ulike kanaler. Valg av kanal skal alltid være basert på en vurdering av hvordan målgruppen best kan nås på en effektiv og god måte i tråd med de overordnede målene for kommunikasjonsarbeidet. Kost- nytte bør vurderes før tiltak og kanal blir valgt. Intensjonsavtalen slår fast at digitale kanaler bør prioriteres i kommunens kommunikasjonsarbeid. 87 % av befolkningen har tilgang til internett, 70 % benytter Facebook og 82 % benytter smarttelefon daglig. (Kilde: SSB og TNS Gallup 2015) Vi ser at folks medievaner er i endring og stadig flere velger bort tradisjonelle medier og går over på digitale flater. De digitale kanalene, særlig felles nettside, er derfor høyest prioritert i dette arbeidet fordi de blant annet bidrar til å nå alle målgruppene i de tre kommunene samtidig. Øvrige kanaler vil benyttes for å lede inn til de prioriterte kanalene og nå enkeltmålgrupper ved behov. Digitale kanaler o Nettsider - Nye Asker Nettsidene er i dag kommunenes prioriterte informasjonskanal. Intensjonsavtalen slår fast at digitale kanaler skal være prioritert i den nye kommunen. Informasjon til eksterne målgrupper som gis i andre kanaler, skal også være tilgjengelig på nettsidene. Nesten hele befolkningen (87 %) har tilgang på internett. Det bør derfor legges til rette for streaming av politiske møter (Fellesnemnda, felles kommunestyremøter/seminarer og kommunestyremøter i de tre kommunene). o Sosiale medier Sosiale medier (SoMe) møter innbyggerne «der de er», og gir rom for aktiv informasjon og tilbakemeldinger/innspill. SoMe benyttes i stor grad for å forsterke og spre ulike budskap som skal nå mange. SoMe egner seg også til å skape engasjement om en sak eller å skape oppmerksomhet rundt ulike arrangementer. SoMe er egnet til også å nå ungdom og de yngre deler av befolkningen. SoMe bør videreutvikles. o Intranett Kommunenes ulike intranettløsninger er viktige kanaler for ansatte og bør benyttes aktivt for å nå den enkelte ansatte i hver kommune. Informasjon som gjelder alle skal være koordinert slik at alle ansatte i de tre kommuner får samme informasjon. Det bør legges til rette for en kanal (SoMe) for samarbeid, erfaringsutveksling og kommunikasjon mellom ansatte på tvers av og i kommunene gjennom hele sammenslåingsprosessen. Det bør legges til rette for at informasjonsmøter for ansatte streames.

8 o Folkevalgtkanal Eksisterende politikerportal (i de ulike kommunene) er en kanal for de folkevalgte i sitt arbeid. Denne bør benyttes aktivt i prosjektet dersom dette er ønskelig for å nå de folkevalgte direkte. o E-post/ sms E-post bør benyttes i direkte kommunikasjon til både folkevalgte, ansatte og samarbeidspartnere når det er nødvendig. Man kan også vurdere om informasjon i e-post kan publiseres i andre digitale kanaler - dersom det gjelder generell informasjon. Sms kan også benyttes aktivt for raskt å nå mange for å minne om informasjon(lenke) som er lagt ut på nett. Møter mellom mennesker o Folkevalgtorganer Både kommunestyremøter, formannskapsmøter og komité-møter er viktige arenaer for informasjonsutveksling om prosessen med å bygge ny kommune. Status kommunesammenslåing bør være fast punkt på hvert møte. o Ledelse Kommunikasjon i kommunene er et lederansvar. Primærkanalen for interninformasjon til ansatte er gjennom lederne på ulike nivåer. Det er viktig at alle ledere er tilgjengelige for de ansatte og settes i stand til å holde ansatte orientert om prosessen underveis. o Tillitsvalgtorganer/vernetjenesten Tillitsvalgte spiller en spesielt viktig rolle i en slik sammenslåingsprosess og er en viktig informasjonskanal for ansatte - både om selve prosessen og om sine rettigheter og plikter. o Arrangementer/møter Ulike arrangementer er effektive og hensiktsmessige kanaler for å nå folk direkte samt for å legge til rette for deltakelse og innspill i endringsprosessen. Dette gjelder både for eksterne og interne målgrupper. Eksempler på dette kan være folkemøter, kulturarrangementer, informasjonsmøter, workshops og allmøter.

9 Papirbaserte kanaler o Husstandsinformasjon Papirbasert informasjon til alle husstander (magasin, avis) kan være et godt supplement til de digitale kanalene, for å sikre at vi når flest mulig - også de som ikke er aktive i digitale kanaler. Dette kan være mer ressurskrevende enn digitale kanaler. Vurdere bruk av digital post direkte til innbygger når det er tilstrekkelig utbygd. o Trykksaker - nyhetsbrev Ulike trykksaker (brosjyrer, flyers, plakater o.l.) kan være egnet i enkelte situasjoner og i forbindelse med ulike arrangementer. Kost-nytte bør alltid vurderes. Nyhetsbrev er primært en kanal for å nå alle ansatte også de vi ikke når digitalt. Nyhetsbrev kan også benyttes/sendes digitalt. Når «Digitalt førstevalg - Svar ut» innføres/ er innført i tilstrekkelig grad bør dette også vurderes som en direkte digital kanal til hver innbygger. Betalt markedsføring Annonsering/kunngjøringer kan bidra til å spre viktig informasjon og tydeliggjøre bestemte budskap. Det bør alltid vurderes kost-nytte ved valg av betalt markedsføring. Media Både lokale, regionale og nasjonale medier er svært viktige kanaler for å nå innbyggerne. Lokalmediene skal behandles likeverdig og skal gis rimelig mulighet til å sette seg inn i aktuelle saker. Mediehåndtering skal foregå i tråd med overordnede mål og prinsipper for kommunikasjonsarbeidet. Andre kanaler Kommunene har ulike andre kanaler som kan spille en svært viktig rolle i det helhetlige kommunikasjonsarbeidet - blant annet Servicetorg, Innbyggertorg, bibliotek. Informasjon på disse stedene skal være koordinert. De som betjener Servicetorg og innbyggertorg skal ha tilgang på aktuell informasjon slik at brukere som henvender seg dit opplever god service og får korrekt og oppdatert informasjon. Skolen er en særs god arena for å nå ungdom. 6. Faser for kommunikasjonsarbeidet Godt kommunikasjonsarbeid kjennetegnes blant annet av rett budskap til rett målgruppe til rett tid i riktig kanal. Fasene under er koordinert med definerte faser i styringsdokumentet. Detaljerte tiltak knyttet til de ulike fasene ligger i vedlegg 1 og må videreutvikles underveis i tråd med strategien.

10 - Fase 1 Planlegging: Fram til kongelig resolusjon (høst vår 2017): o Prioritert målgruppe: ansatte, tillitsvalgte/ vernetjeneste og folkevalgte o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, kommunestyremøter, nyhetsbrev til målgruppen, møter/ arrangementer, skole/ undervisning o Hovedtiltak: videreutvikle digitale kanaler (felles nettside, samhandlingsplattform, SoMe), utvikle innbyggerrettet brosjyre, husstandsinformasjon, ungdomsrettede tiltak for medvirkning og informasjon (skole/undervisning). Tilpasses for øvrig milepælsplan. - Fase 2 Gjennomføring del 1: Fra kongelig resolusjon til sommer 2018 o Prioritert målgruppe: ansatte, folkevalgte, tillitsvalgte/ vernetjeneste, innbyggere, samarbeidspartnere/iks/selskaper o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: videreutvikle og bruk av digitale kanaler (felles nettside, samhandlingsplattform, SoMe), husstandsinformasjon, ungdomsrettede tiltak for medvirkning og informasjon (skole/undervisning). Tilpasses for øvrig milepælsplan. - Fase 3 Gjennomføring del 2: Produksjons- og leveransefase for prosjektet (sommer 2018 sommer 2019) o Prioritert målgruppe: ansatte, innbygger, folkevalgte, tillitsvalgte/ vernetjeneste, samarbeidspartnere/iks/selskaper o Prioriterte kanaler: digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), ledelse, folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: tilpasses fasen og milepælsplan. - Fase 4 Avslutning: Overgangen fra tre kommuner til én (høst ): o Prioritert målgruppe: innbyggere/brukere, samarbeidspartnere, ansatte, tillitsvalgte/ vernetjeneste og folkevalgte

11 o Prioriterte kanaler: «linja», digitale kanaler (intranett, nettsider, sosiale medier), folkevalgtorganer, møter/ felles arrangementer, husstandsinformasjon, skole/undervisning o Hovedtiltak: tilpasses fasen og milepælsplan. 7. Intern kommunikasjon i sammenslåingsprosessen Kommunikasjon er et nødvendig virkemiddel i endringsprosesser. De folkevalgte har et særlig ansvar for kommunikasjon med innbyggerne. Derfor er det viktig å sikre at de folkevalgte vet hva som skal skje, når det skal skje og hvorfor det skal skje. God og koordinert kommunikasjon til de folkevalgte setter dem i stand til å ivareta sitt kommunikasjonsansvar. Ansatte har som regel ulike holdninger til endringsprosesser. Det er nødvendig å sette seg inn i den ansattes situasjon og anerkjenne eventuell usikkerhet. Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor det skal skje og ikke minst hvordan dette berører den enkelte. God og koordinert internkommunikasjon gir ansatte både innblikk i og mulighet til å følge med og involvere seg i prosessen på ulikt vis. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Forutsigbarhet, riktig informasjon til rett tid i riktig kanal er avgjørende. Temaer som lokalisering, eventuelle endringer av stillinger/oppgaver, forholdet mellom faste og midlertidige stillinger, eventuell reforhandling av avtaler krever bevisst og god kommunikasjon. Internkommunikasjon er et lederansvar. Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at ansatte har tilgang på nødvendig informasjon til riktig tid på rett sted. Alle ledere på alle nivåer må settes i stand til å gi god og samkjørt informasjon til sine ansatte. Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som opprettes. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen mer direkte, andre indirekte og man bør ta hensyn til de ulike behov i gjennomføring av kommunikasjonstiltak. Tillitsvalgte/ vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet, særlig rettet mot ansatte i alle tre kommuner. Her er det samtidig regel- og avtaleverk som setter formelle rammer for formell medvirkning, involvering og kommunikasjon.

12 8. Noen prioriterte eksterne kommunikasjonstiltak Felles nettside - hovedkanalen En felles nettside for kommunesammenslåingen ble etablert 22/ umiddelbart etter vedtakene om sammenslåing i de tre kommunene. Denne nettsiden videreutvikles og vil være hovedkanalen for kommunikasjon i det videre arbeidet. Fellesnemndas møter Fellesnemndas møter gjøres kjent på nettsidene og gjennom invitasjon til pressen. I etterkant av fellesnemndas møter lages nettsak(er) som dekker de viktigste vedtakene fra møtet. En egen tiltaksplan (vedlagt) er laget for denne type møter. Streaming benyttes. Tiltak rettet mot yngre innbyggere Ungdomsrettede kommunikasjonstiltak «nå dem der de er» - planlegges i løpet av tidlig fase 1 for oppfølging i de påfølgende fasene. Mulige tiltak er i samarbeid med ungdomsskoler og videregående skoler å legge til rette for at denne målgruppen får anledning til å delta, bli hørt og påvirke i ulike deler av prosessen. Videreutvikling av og utvidet bruk av blant annet sosiale medier for å nå denne gruppen, blir nødvendig. Aktiv bruk av arenaer som De unges Kommunestyre, kommunalt elevråd og liknende bør vurderes. Ungdommen bør selv trekkes med i arbeidet med å definere hvilke arenaer/kanaler de foretrekker å få informasjon og hva de trenger informasjon om. Når konkrete kommunikasjonstiltak skal utvikles, anbefales det å bygge videre på det som kom fram gjennom manifestene fra Ungdomskonferansen 2016 overlevert de tre ordførerne der ungdommen selv beskrev hva som er viktig for ungdommen i Asker, Røyken og Hurum. Andre tiltak Underveis i prosessen vil det bli etablert flere og hensiktsmessige produkter og kanaler for best mulig å kunne tilrettelegge for kommunikasjon rettet mot de ulike målgruppene. Enkelte produksjoner her kan være brosjyre, husstandsmagasin/ avis. I vedlegg 1 er en oversikt over faser, ulike tiltak og kanaler med målgrupper, mål og ansvar.

13 9. Suksesskriterier involvering og kommunikasjon Følgende suksesskriterier for involvering og kommunikasjon ligger til grunn for sammenslåingen, og bør benyttes ved underveisvurdering av arbeidet: Kommunikasjonen er preget av åpenhet, respekt og troverdighet Likeverd og balanse i involveringen av alle tre kommuner Rett mengde kommunikasjon til rett tid til ulike målgrupper Innbyggermedvirkning i de delene av sammenslåingsprosessen hvor det er nødvendig eller naturlig Etablert en «vi-følelse» blant innbyggerne i Nye Asker 10. Kort om ressurser og organisering Kommunikasjonsarbeidet organiseres, samordnes og bemannes på en måte som sikrer tilstrekkelig med ressurser, tilstrekkelig koordinering og god kommunikasjonsstøtte i sammenslåingsprosessen både for politisk og administrativt nivå. Kommunenes daglige kommunikasjonsarbeid skal pågå samtidig. Det er avgjørende å tilpasse forventninger til forholdet mellom prosjekt og drift. Det er avgjørende å finne gode, praktiske løsninger på dette. Kommunikasjonsressurser Det er avgjørende å sikre tilstrekkelig med kommunikasjonsressurser både økonomiske og personellmessige. De tre kommunene har per oktober 2016 hver sine kommunikasjonsressurser avsatt til, og dimensjonert for, det løpende kommunikasjonsarbeidet (normal drift) i hver av de tre kommunene: Asker: 5 årsverk i Kommunikasjonsenheten (inkl. kommunikasjonssjef, rådgivere, nettredaksjon)

14 Røyken Hurum: 1 årsverk redaktør Askerposten (strategi og samfunn) 1 årsverk taleskriver (politisk sekretariat) Ca. 60 % stilling kommunikasjonsrådgiver (kommunalteknisk) Ca. 1 årsverk kommunikasjonsrådgiver (Kulturhuset) 1 årsverk kommunikasjonssjef Ca. 20 % årsverk til publisering nettsiden og på Facebook. 1 årsverk kommunikasjonsrådgiver Ca. 50 % årsverk til publisering nettsiden og på Facebook. Organisering Rådmannen i hver kommune har ansvar for kommunikasjonsressursene slik de er organisert i dag, og forvalter dette i tråd med kommunikasjonsstrategien og i samråd med fellesnemnda og rådmannsgruppen. Kommunikasjonsarbeidet kan organiseres som delprosjekt i sammenslåingsprosessen. Delprosjektet vil kunne planlegge, og gjennomføre, kommunikasjonsoppgaver i sammenslåingsprosessen for å sikre god kommunikasjon med målgruppene. Ulike informasjonskanaler skal benyttes og arbeidet bør evalueres underveis for å sikre at kommunikasjonen når målgruppene på en hensiktsmessig måte. Kommunikasjonsenheten i hver kommune er samkjørt, allerede involvert i felles kommunikasjonsarbeid og utgjør en kommunikasjonsgruppe. Kommunikasjonsenhetene i de tre kommunene vil i utgangspunktet utgjøre stammen i delprosjektet, bistå fellesnemnda, sekretariatet og rådmannsgruppa med kommunikasjonsfaglig rådgivning innenfor de rammene som settes. Organiseringen vurderes etter hvert. Det er ønskelig å involvere hovedtillitsvalgt i kommunikasjonsarbeidet i faste møter for å sikre at tillitsmannsapparatet kommer med innspill og er orientert om arbeidet. Organisering av kommunikasjonsenheten i den nye kommunen ( ) vurderes og planlegges gjennom eget delprosjekt for utarbeidelse av den nye kommunens kommunikasjonsstrategi.

15 11. Kommunikasjonsprosjekter for Nye Asker Den nye kommunen skal være etablert og stå klar innen Det betyr at en rekke kommunikasjonsprosjekter må igangsettes parallelt med gjennomføringen av kommunikasjonsstrategien for sammenslåingsprosjektet. Gjennom styringsdokumentet etableres det et kommunikasjonsprosjekt hvor kommunikasjonsstrategien er grunnlagsdokument og følgende delprosjekter skal gjennomføres: Planlegging og gjennomføring av konkrete kommunikasjonsaktiviteter for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interessenter identifisert i kommunikasjonsplanen Etablere digital samhandlingsplattform for ansatte i de tre kommunene (2017/2018) Etablere nettsider for nye Asker (oppstart 2018) informasjon om alle tjenester i den nye kommunen, innspills-/høringsmulighet, digitale innbyggertjenester/ tjenestedesign Vurdere etablering av intranettløsning for nye Asker ses i sammenheng med digital samhandlingsplattform (oppstart 2018) Lage kommunikasjonsstrategi for nye Asker m/ kanalstrategi, verktøykasse med ulike verktøy: grafisk profil/profilhåndbok (oppstart 2018), medieretningslinjer o.a. (2019) Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon.

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25