Kommunikasjonsstrategi i perioden frem til Vedtatt av fellesnemnda

Transkript

1 Vedtatt av fellesnemnda

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Målsettinger Gjennomgående prinsipper Åpenhet Tilgjengelighet Samspill og dialog Målgrupper Interne Eksterne Informasjonsbehov fordelt på målgrupper Informasjonskanaler Ansvar Kommunikasjonsroller Kommunikasjonsprosjekter for Nye Namsos Kommunikasjonstiltak Kulturbyggende og identitetsskapende tiltak frem mot Kontaktinformasjon Side 2 av 13

3 1 Innledning Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har vedtatt å slå seg sammen til en ny kommune fra Behovet for informasjon og dialog er forventet å være stort både blant innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene fram mot sammenslåingen. Erfaringer fra andre kommunesammenslåinger viser at kommunene må prioritere et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid. Kommunikasjonsstrategien skal være forankret i mål og virkemidler i kommunesammenslåingens intensjonsavtale. Kommunikasjonsstrategien skal gi overordnede føringer og samtidig være tiltaksorientert. Strategien er et dynamisk dokument som må vurderes og videreutvikles underveis mot sammenslåingen. Avgrensning Kommunikasjonsplan for prosjektperioden i etableringen av Nye Namsos skal være klar til behandling og godkjenning i fellesnemndas første møte, og gjelde til sammenslåingen Målsettinger Kommunikasjonsarbeidet skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes best mulig orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater. bidra til å skape oppslutning og tillit til sammenslåingsprosessen og til den nye kommunen. sikre informasjonsutveksling mellom de tre kommunene og koordinere den eksterne kommunikasjonen ut mot innbyggere, andre offentlige myndigheter og samarbeidspartnere. bidra til å skape entusiasme og ønske om deltakelse i prosessene. bidra til å skape felles identitet og kultur på tvers av nåværende kommunegrenser både for innbyggere og ansatte. Side 3 av 13

4 3 Gjennomgående prinsipper Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at innbyggere, ansatte og folkevalgte: er informerte om sammenslåingen har tillit til etableringen av den nye kommunen og trygghet for resultatet har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Kommunikasjonen skal preges av: 3.1 Åpenhet Åpenhet og innsyn styrker innbyggernes og de ansattes tillit. Alle relevante dokumenter skal gjøres tilgjengelig for innbyggere, ansatte og presse. Kommunikasjon om kommunereformen skal samkjøres i de tre kommunene slik at formidlingen skjer med én stemme. Samtidighet bør tilstrebes. Likevel kan det være behov for lokal tilpasning. Gjenbruk av relevant informasjon i ulike kanaler er hensiktsmessig. Det etableres digitale felleskanaler for intern og ekstern informasjon som drives parallelt med kommunenes egne kanaler fram til sammenslåingstidspunktet. Informasjon fra disse felleskanalene kobles opp mot kommunenes egne kanaler. 3.2 Tilgjengelighet Informasjon må være tilgjengelig for alle. Digitale informasjonskanaler skal suppleres med informasjon via media, trykksaker og i direkte møter med innbyggere og ansatte. Det bør vurderes å direkteoverføre (streame) møter i fellesnemda og informasjonsmøter for ansatte og innbyggere. 3.3 Samspill og dialog "Det skal legges vekt på mulighet for toveiskommunikasjon og aktiv deltagelse. Side 4 av 13

5 4 Målgrupper 4.1 Interne Ansatte Nye Namsos har ambisjon om å være en attraktiv arbeidsgiver. En god omstillingsprosess skal sikre at ansatte ikke forlater organisasjonen underveis i omstillingen. God og åpen kommunikasjon mellom ledere og ansatte samt ansattes aktive deltakelse i prosessen vil være avgjørende. Alle ansatte blir berørt av sammenslåingen, og kan ha ulike holdninger til endringsprosesser. Det er derfor nødvendig å sette seg inn i den ansattes situasjon og anerkjenne eventuell usikkerhet. Tillitsvalgte skal involveres i alle deler av prosessen for å sikre ansattes rettigheter. Tillitsvalgte/vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet, særlig rettet mot ansatte i alle tre kommuner. Her er det samtidig regel- og avtaleverk som setter formelle rammer for medvirkning, involvering og kommunikasjon. Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor det skal skje og ikke minst hvordan dette berører den enkelte. God og koordinert internkommunikasjon gir ansatte forutsigbarhet, innblikk i prosessen og mulighet til å involvere seg. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler. Internkommunikasjon er et lederansvar. Ledere på alle nivåer har ansvar for at ansatte har tilgang på nødvendig og samkjørt informasjon og må derfor settes i stand til å gi denne informasjonen. Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som gjøres tilgjengelige. Temaer som lokalisering, eventuelle endringer av stillinger/oppgaver, forholdet mellom faste og midlertidige stillinger og eventuelle reforhandlinger av avtaler krever bevisst og god kommunikasjon. Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen direkte, andre mer indirekte. Man må derfor ta hensyn til ulike behov i gjennomføring av kommunikasjonstiltak. Folkevalgte Politiske møter i fellesnemnda i Nye Namsos skal gjøres tilgjengelig på saksbehandlingsprogrammet ephorte med møteinnkalling, saksutredninger og referater som i ordinære politiske fora. De folkevalgte i de tre kommunestyrene skal holdes løpende orientert om prosessen. Side 5 av 13

6 4.2 Eksterne Innbyggere Innbyggerne skal gis løpende informasjon om sammenslåingsprosessen. Det skal legges opp til toveis kommunikasjon der dette er mulig. Det skal initieres identitetsbyggende tiltak - en Nye Namsos identitet. Et viktig budskap blir at det skal bygges en ny kommune - ikke at det er to små som blir innlemmet i en større kommune. Presse Pressen skal holdes løpende orientert om prosessen og stimuleres til å skrive om og formidle nyheter om Nye Namsos. Regionale og nasjonale myndigheter Fylkeskommunen, Fylkesmannen, Distriktssenteret og sentrale myndigheter skal holdes løpende orientert om prosessen. Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Prosessen med etablering av Nye Namsos vil være viktig for nabokommunene. God løpende informasjon skal gis. Interkommunale samarbeid skal forberedes på endringen som kommer med kommunesammenslåingen. Det bør utvikles kontakt med andre kommuner som er i en lignende kommunesammenslåingsprosess gjennom direktekontakt og deltakelse i nasjonale fora. Gjensidig informasjonsutveksling videreføres med Overhalla kommune. Side 6 av 13

7 4.3 Informasjonsbehov fordelt på målgrupper Målgrupper Interne Eksterne Frekvens og eksempler på informasjonsbehov Folkevalgte Hyppig og regelmessig informasjon. Eksempler: Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres (fellesnemnda, kommunestyret, formannskapet)? Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for folkevalgte organer? Hvordan organisere valg i den nye kommunen - Kommune- og fylkestingsvalget 2019 Ansatte Hyppig og regelmessig informasjon. (medarbeidere og ledere - også i Eksempler: Hvilke konsekvenser får sammenslåingen for meg og min arbeidsplass? Hvordan blir min nye interkommunale selskaper o.l) arbeidshverdag? Hvordan holder jeg meg oppdatert om prosessen - hvor finner jeg informasjon? Hvordan kan jeg delta, påvirke og bidra i prosessen? Hvordan kan jeg som leder bidra til god kommunikasjon i prosessen? Hvordan kan jeg som leder håndtere usikkerhet og frustrasjon i prosessen? Tillitsvalgte Hyppig og regelmessig informasjon. Eksempler: Hvordan blir de ansattes rettigheter sikret? Hvordan sikres de tillitsvalgte/ansatte medbestemmelse? Hvordan kan jeg delta, påvirke og bidra i prosessen? Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres (fellesnemnda, kommunestyret, formannskapet)? Innbyggere (ulike målgrupper fordelt på blant annet alder, utdanning, geografi) Frivillige organisasjoner Næringsliv Regionale og nasjonale myndigheter Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Media Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for meg som innbygger? Hvordan blir kommunale tjenester påvirket av sammenslåingen? Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas? Hvordan kan jeg delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmål? Hvordan blir jeg bedre kjent med de to andre kommunene? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for vår organisasjon? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva blir konsekvensene for min bedrift? Hva blir konsekvensene for næringslivet generelt? Hvordan kan vi delta og påvirke den videre prosessen? Hvor kan vi henvende oss for å få svar på spørsmål? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva er generelt nytt om prosessen? Informasjon når noe nytt, ellers kun oppdateringer. Eksempler: Hva er generelt nytt om prosessen? Når skjer hva i prosessen? Hva er interessant for våre lesere/lyttere/seere? Side 7 av 13

8 5 Informasjonskanaler For å kunne nå alle målgruppene på en hensiktsmessig måte er det nødvendig å benytte ulike kanaler. Digitale kanaler prioriteres. Øvrige kanaler vil benyttes for å lede inn til de prioriterte kanalene og nå enkeltmålgrupper ved behov. Valg av kanal skal alltid være basert på en vurdering av hvordan målgruppen best kan nås på en effektiv og god måte, i tråd med de overordnede målene for kommunikasjonsarbeidet. Informasjonskanal Hjemmeside Trykksaker Facebookside Instagram Andre sosiale kanaler Pressemeldinger og tips til pressen Nyheter på intranett Prosjektområde på Sharepoint Office 365 Informasjonsmøter/ arrangementer Betalt markedsføring Målrettede utsendelser Merknader Nye Namsos får egen hjemmeside med adressen Her publiseres alle dokumenter i prosessen, og nettstedet vil bli navet for informasjon om den nye kommunen og hva som skjer i etableringsprosessen for alle målgrupper. Det lages godt synlige koblinger til siden fra kommunenes egne hjemmesider. Siden vil ha informasjon om Nye Namsos, møter og referater, prosjektorganisasjonen, kommunereformen m.m. Det skal være en egen fane for ansatteinformasjon på nyenamsos.no. Virksomhetsledere som har ansatte som ikke har tilgang på internett må ansvarliggjøres i forhold til å spre informasjon. Papirbasert informasjon til alle husstander kan være et godt supplement til de digitale kanalene, for å sikre at vi når flest mulig - også de som ikke er aktive brukere av internett. Melkrampa (Namdalseid) og Fosnes kommunes informasjonsskriv er relevante i denne sammenhengen. Det er ikke planlagt opprettet en egen Facebookside for Nye Namsos. Eksisterende Facebooksider for Namsos og Namdalseid benyttes når hensiktsmessig. Sidene slås sammen i 2020 og vil gjelde for hele kommunen. Det er opprettet en Instagramkonto for Nye Namsos. Målsettingen er at bilder fra den nye kommunen kan deles og at vi kan skape fellesskap og identitet til den nye kommunen. Det oppfordres til å bruke #nyenamsos. Vurderes underveis. Ordførere, rådmenn, prosjektleder og kommunikasjonsrådgiveren i Namsos har ansvar for kontakt med media. Kun generell opplysning om opprettelse av ansattedel på legges på intranett når er publisert. Dette for å unngå å vedlikeholde informasjon på to steder. Referater, notater og andre dokumenter fra prosjektgrupper og alle arbeidsgrupper legges på eget prosjektområde på Sharepoint Office 365 med innsyn for alle involverte. Politisk og administrativ ledelse skal delta på informasjonsmøter og arrangementer for ansatte, innbyggere og andre etter behov. Annonsering/kunngjøringer/kampanjer på internett, sosiale media og i tradisjonelle media på nett og papir kan bidra til å spre informasjon og til omdømmebygging av den nye kommunen. Aktivt målrettet utsending av spesifikk informasjon til spesifikke målgrupper, enten elektronisk eller fysisk. Side 8 av 13

9 6 Ansvar Fellesnemnda har det formelle ansvaret for kommunikasjonsarbeidet. Administrasjonssjefen har det utøvende ansvaret. Det etableres en arbeidsgruppe for kommunikasjon. Gruppen er kommunikasjonsfaglig rådgiver og bistår administrasjonssjefen med planlegging og gjennomføring av kommunikasjonstiltak innenfor de rammene som settes. Tillitsvalgte og ledergruppene i de tre kommunene har et medansvar i å formidle informasjon til de ansatte og å skape arenaer for direktekontakt med ansatte på arbeidsplassene. Ledere og tillitsvalgte har også et ansvar for å bringe informasjon tilbake til arbeidsgruppen for kommunikasjon rundt sammenslåingen. Det samme har fellesnemnd og administrasjonssjef. De ansvarlige for faktisk kommunikasjon må gjøres godt orienterte slik at de går ut med nødvendig, riktig og koordinert informasjon. 7 Kommunikasjonsroller Hovedprinsipp for medieuttalelser: Fellesnemnda med ordførerne i spissen er talerør for hva Nye Namsos skal bli og beslutningene i fellesnemnda. Administrasjonssjef er talerør for hva som skjer i prosessen. 8 Kommunikasjonsprosjekter for Nye Namsos Kommunikasjonsprosjekter må igangsettes parallelt med gjennomføringen av kommunikasjonsstrategien for sammenslåingsprosjektet. Etablere digital samhandlingsplattform (Office 365) for ansatte i de tre kommunene (2017/2018) Ny hjemmeside for Namsos kommune (oppstart 2018) som publiseres Lage kommunikasjonsstrategi for Namsos gjeldende fra Visuell identitet/grafisk profil/profilhåndbok (oppstart 2017). Medieretningslinjer ferdigstilles i løpet av Språkprofil ferdigstilles i løpet av Kontinuerlig arbeid med informasjon og kommunikasjon. Side 9 av 13

10 9 Kommunikasjonstiltak Forslag på kommunikasjonstiltak for ansatte, innbyggere, frivillighet, næringsliv, media og andre interessenter. Periode Aktivitet Målgruppe Mål Beskrivelse Ansvarlig Vedtatt Ny midlertidig logo Innbyggere, ansatte Midlertidig felles identitet i prosjektperioden Brukes i alle kanaler og ved alle anledninger Arbeidsgruppe kommunikasjon Vedtatt Nettside i prosjektperioden Arbeidsgruppe kommunikasjon Kommunenes egne nettsider Kommunenes Facebooksider Namsos Namdalseid Annonsering Innbyggere, ansatte og andre interesserte. Innbyggere, ansatte og andre interesserte. Innbyggere og andre interesserte Innbyggere/ deltakere på ulike arrangement Nye Namsos får egen hjemmeside med adressen og nettstedet vil bli navet for informasjon om den nye kommunen og hva som skjer i etableringsprosessen for alle målgrupper. Skal ha link til felles nettside nyenamsos.no Rask og effektiv spredning av info. God spredningseffekt til målgruppene i kommunene. Skape oppmerksomhet om milepæler/prosessen Få opp deltakelse på arrangementer. Her publiseres alle dokumenter i prosessen. Siden vil ha informasjon om Nye Namsos, møter og referater, prosjektorganisasjonen, kommunereformen m.m. Det skal være en egen fane for ansatteinfo. på nyenamsos.no. Kommunenes egne nettsider består fram til Benyttes til å formidle informasjon av betydning for innbyggerne i enkeltkommunene. Henviser ellers til informasjon på felles nettside for Nye Namsos: Fra blir det én felles Facebookside for Nye Namsos. Viktig informasjon til innbyggerne (supplement til egne kanaler): større arrangementer, folkemøter o.l. Redaksjon i den enkelte kommune Redaksjon i den enkelte kommune Kommunikasjonsrådgiver og servicetorg i Namsos kommune, servicekontor i Namdalseid og Fosnes kommune Folkemøter Innbyggerne Skape dialog og tillit. Spre kunnskap og bygge identitet. Møter med ulike tema/målgrupper Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Side 10 av 13

11 Oppstart januar 2018 Etablere hjemmeside for den nye kommunen Publiseres Innbyggere Ansatte Folkevalgte Andre interesserte Informasjon og dialog Info om alle tjenester i den nye kommunen, Arbeidsgruppe A1 digitale innbyggertjenester, høringsmodul, Kommunikasjon planportal, elektroniske skjema, chat, andre aktuelle tjenester 2018 Informasjonsbrosjyre Innbyggere Nå alle innbyggere Sikre at beslutninger blir kjent når det er gjort vedtak som får særlig betydning for innbyggerne Kortfattet og lett forståelig tekst forteller innbyggerne hvordan den nye kommunen vil se ut. Har hovedvekt på hva som vil være nytt for innbyggerne. Sendes ut til alle husstander i de tre kommunene. Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Oppstart høst 2017 *Visuell identitet (grafisk profil) Alle Den nye kommunen skal fremstå helhetlig, profesjonell og gjenkjennbar på nett, trykk og andre flater. Utforme visuell identitet for den nye kommunen (grafisk profil/profilhåndbok) Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Oppstart januar 2018 Lage kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen, gjeldende fra Markedsmateriell Alle Effektiv kommunikasjon Informasjonskanaler, medieretningslinjer, profiler m.m. Alle Helhetlig profilering av prosessen frem mot ny kommune Vurderes kontinuerlig Bidrar til å bevisstgjøre, synliggjøre og bygge identitet i den nye kommunen Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Arbeidsgruppe P2 Identitet, symboler og felles kultur Språkprofil Alle Nye Namsos skal satse på klart språk som et viktig virkemiddel i dialogen vi har med omverdenen. Dvs. at vi skal uttrykke oss på en måte som gjør at mottakeren forstår budskapet, uansett hvem mottakeren er. Språkprofilen skal gi alle ansatte i den nye kommunen en felles forståelse av hvordan vi skal kommunisere skriftlig. Retningslinjene skal bygge på Språkrådets regler. Arbeidsgruppe A1 Kommunikasjon Tillitsvalgte Ansatte Tilgang til relevant Eget område på hjemmesiden Fellesnemnda Side 11 av 13

12 organer/ vernetjenesten Folkevalgte organer Alle informasjon for ansatte. Viktig å bidra til at tillitsvalgte har kommunikasjonsverktøy Kommunestyrene bør ha et fast punkt med informasjon om Nye Namsos på agendaen i hvert møte. Alle folkevalgte bør oppleve å få tilstrekkelig info om hva som skjer i prosessen. Ledere Tillitsvalgte De folkevalgte spiller en svært viktig rolle og Arbeidsgruppe P2 må være godt orientert om prosessen. Identitet, symboler og felles kultur * Ønsket tidslinje grafisk profil: Kravspesifikasjon og utforming av anbudskriterier. Oppstart Anbudsdokument publiseres senest Frist for valg av tilbyder Ferdig grafisk profil fra firma Implementeringsperiode (hjemmeside, dokumentmaler, profilering osv) Grafisk profil ferdig implementert Kulturbyggende og identitetsskapende tiltak frem mot 2020 Det utarbeides tiltaksplan som rulleres årlig i forbindelse med budsjettprosessen. 11 Kontaktinformasjon Side 12 av 13

13 Har du spørsmål om kommunikasjonsstrategien for Nye Namsos? Vi hører gjerne fra deg. Fosnes kommune Telefon: , Namdalseid kommune Telefon: , Namsos kommune Telefon: , Hjemmeside Nye Namsos: Side 13 av 13