Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, den 14. november 2008, kl i møterommet i 6. etasje ved rådhuset i Narvik. Sakskart Sak 45/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 7. november Sak 46/08 Forvaltningsrevisjon plan for forvaltningsrevisjon perioden Sak 47/08 Sak 48/08 Selskapskontroll plan for gjennomføring av selskapskontroller i perioden Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 9. november 2008 Anne Rabaas Hagesæther Kontrollutvalgets leder Narvik, 9. november 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalgssak 45/08

3 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Komitérommet, (1.etg) 6. november 2008 Fra sak: Til sak: 40/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) (Fratrådt under sak 40 og 41) Per Henrik Mørk (nestleder) Anbalagan Ratnasingam Per Storlien Reidar Stensland IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen (Vara for Anne R. Hagesæther i sak 40 og sak 41) MELDT FORFALL: Tone Merete Viklem Olsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Marion B. Hauan Til sak 42/08 Migmaurveien Herjangen møtte: Svein Lindgren 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Kontrollutvalgets leder Anne Rabaas Hagesæther hadde erklærte seg innhabil og møtte først til behandling av sak 42/08. Reidar Stensland var innkalt som vara og stilte i Hagesæters sted i denne saken. Per Henrik Mørk ble valgt til møteleder i sak 40 og 41. Anne Rabaas Hagesæther var møteleder i de øvrige sakene. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 40/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. oktober Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 9. oktober ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 9. oktober 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 41/08 Gjennomgang av granskningsrapport fra KPMG (Terrasaken) Kontrollutvalget gjennomgikk KPMG-rapporten i forbindelse med sak 37/08 og fattet da vedtak om å invitere ordfører og rådmann til å komme og orientere kontrollutvalget om hva en har foretatt seg i forhold til de konklusjoner og anbefalinger som trekkes i rapporten, samt status i kommunens arbeid med å få dekket deler av tapet. Ordfører fremholdt at KPMG-rapporten var lagt frem og grundig gjennomgått for bystyret, men at den ikke er formelt politisk behandlet. Det ble stilt spørsmål om det er vurdert videre reaksjoner mot de personer som har vært involvert i saken fra Narvik kommunes side. Ordfører orienterte om at det ikke har kommet signaler fra noen av de juridiske rådgiverne kommunen har hatt om slike tiltak. Ordfører understreket at kommunen tvert i mot har vært opptatt av ikke å gjøre enkeltpersoner til syndebukker fordi det er så mange personer som har vært involvert i beslutningsprosessen rundt finansplasseringene. Så langt anslår ordfører at en har fått tilbake i størrelsesordene % av de pengene som var plassert i finansielle instrumenter i forbindelse med Terrasaken. Et viktig moment som har bidratt til dette er at kommunene ble tilkjent separatistrett til midlene i boet etter konkursen i Terra Securities. Det har også vært forsøkt å få dekning gjennom å anlegge sak mot de involverte meglerne i saken, herunder sak om vinningsavståelse. Dette har imidlertid ikke ført frem. De involverte kommunene har gjennom sine rådgivere vurdert ulike alternativer for å få tilbake de tapte midlene. Et alternativ som er under vurdering er å gå til sak mot Depfa Bank i Storbritannia. Oppfølging av forholdet til DnB og eventuelle amerikanske banker er foreløpig usikkert. Ordfører kommenterte også de påstander som er fremsatt om at kommunen i forbindelse med det etterfølgende arbeidet i Terra-saken er i ferd med å gjenta feilen med å knytte seg til kun en rådgiver. Ordfører viser til at en har benyttet flere ulike rådgivere/firmaer, herunder Wassum og Lund & Co, samt medierådgivere og engelske advokater for vurderinger av de forhold som kan Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik doc, sak 35/08 39/08 Side 2 av 5

5 Kontrollutvalget i Narvik vedrøre Storbritannia. Det er således Ordførers klare oppfatning at kommunen får sine råd fra et bredt sammensatt konsulentmiljø. Det ble stilt spørsmål om det er fastsatt noen beløpsgrenser for hvor store kostnader kommunen kan pådra seg i arbeidet med å etterfølge de tapte midlene. Ordfører orienterte om at det ikke er fastsatt noen kostnadsgrenser, men at kommunens mandat for å forfølge saken åpner for å engasjere den eksterne ekspertise en finner nødvendig. Dette har medført at kommunen hittil i år har en overskridelse på ca. 2 millioner i forhold til budsjetterte konsulentkostnader. Ordfører understreker imidlertid at dette ikke alene knytter seg til Terra-saken, men at kommunen også har hatt et par andre saker hvor eksterne konsulenter har vært innleid. Ordfører fremholder at en har sterkt fokus på kostnadene i arbeidet med å forfølge Terra-saken. Etter at kontrollutvalget hadde takket Ordføre for orienteringen, ble rådmann Wiggo Lauritzen ønsket velkommen for å gi sin orientering fra administrasjonens side. Også rådmann ble bedt om å orientere om hva som er gjort i for hold til de konklusjoner og anbefalinger KPMG har kommet til i sin rapport. Det ble spesielt vist til de syv punktene med anbefalinger fra KPMG. Rådmanns konklusjon er at rapporten ikke konkluderer med at finansreglementet er for dårlig eller mangelfullt. Det er derfor ikke gjort noe for å få utarbeidet noe nytt finansreglement. Rapporten peker imidlertid på rutinesvikt og dette har vært fokus for administrasjonen i det etterfølgende arbeidet for å unngå at lignede forhold skal kunne gjenta seg. Dette arbeidet har som hovedfokus å utarbeide en økonomihåndbok. Økonomihåndboken skal gi klarere beskrivelser av oppgaver for å kunne overholde bestemmelsene i både finansreglementet og delegasjonsreglementet. Hovedmålet for økonomihåndboken er å gi klare og detaljerte rutine- og stillingsbeskrivelser. Det har vært diskutert om KomRev NORD skal foreta en gjennomgang av finansreglementet, men dette arbeidet ble stilt i bero i påvente av KPMGs rapport. Arbeidet er ikke fulgt opp etter at rapporten forelå. Som en del av arbeidet med økonomihåndboken jobbes det med å etablere elektroniske systemer for kontroll og kvalitetssikring. Slikt system for automatiske kontroller ventes å kunne være på plass i løpet av første kvartal Et viktig element i arbeidet med kommunens økonomiforvaltning har vært håndteringen av kommunens låneportefølje. Rådmann orienterte at det er foretatt en gjennomgang av denne av Nordea Bank, som er kommunens hovedbankforbindelse. I arbeidet med å forfølge Terra-saken har også administrasjonen hatt sterkt fokus på kostnadene. Det vurderes fortløpende hvilke tiltak en skal føleg opp for å forsøke å få tilbake noe av de tapte midlene. Herunder gjøres det Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik doc, sak 35/08 39/08 Side 3 av 5

6 Kontrollutvalget i Narvik vurderinger i forhold til om det kan være aktuelt å ta ut stevning i England mot Depfa bank. Etter å ha takket rådmann for orienteringen, diskuterte kontrollutvalget den informasjon man hadde fått fra Ordfører og rådmann og konkluderte med følgende VEDTAK Narvik, 9. november Kontrollutvalget fremmer en innstilling til bystyret med anmodning om at KPMG-rapporten om Vurdering av Narvik kommunes beslutningsprosess, vedtak og oppfølging i Terra-saken tas opp til politisk behandling i bystyret. 2. I forbindelse med denne behandlingen oppfordrer kontrollutvalget til at påløpte kostnader brukt i Terra-saken presenteres for bystyret sammen med en prognose over forventede fremtidige kostnader. 3. Kontrollutvalget vil anbefale at bystyret vurderer å pålegge administrasjonen å inngå avtale om ekstern gjennomgang av kommunens finansportefølje. Enstemmig vedtak Per Henrik Mørk Nestleder kontrollutvalget i Narvik Sak 42/08 Migmaurveien Herjangen Brev fra Svein Lindgren Svein Lindgren var innkalt og kontrollutvalget stilte diverse spørsmål om innholdet i brevet. Etter at Lindgren hadde forlatt, diskuterte kontrollutvalget grundig hvorvidt det ville gjøre videre undersøkelser i saken. Det fremkom at en ikke kan se at de problemstillinger som er tatt opp krever kontrollutvalgets gjennomgang nok en gang. Det ble fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget har tatt brev av fra Svein Lindgren til behandling og finner det ikke formålstjenlig å behandle de spørsmål brevet stiller. Dette basert på at forholdet mellom de involverte parter anses avklart og at angjeldende saksforhold ligger langt tilbake i tid. Sekretariatet underretter Svein Lindgren og Anne Lene Lie om vedtaket. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik doc, sak 35/08 39/08 Side 4 av 5

7 Kontrollutvalget i Narvik Sak 43/08 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget gikk gjennom utkast til plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet av sekretariatet basert på diskusjoner i tidligere møter. De ulike forslagene til forvaltningsrevisjonsprosjekter ble grundig diskutert. Etter en meget konstruktiv drøfting fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK Sekretariatet bearbeider utkastet til plan for forvaltningsrevisjonsprosjekter basert kontrollutvalgets diskusjoner og utarbeider endelig plan for forvaltningsrevisjon. Det innkalles til nytt møte i kontrollutvalget den 14. november for endelig behandling av planen. Enstemmig vedtak. Sak 44/08 Eventuelt/ orienteringssaker Brev fra KomRev NORD om oppdragsansvarligs uavhengighet ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK Kontrollutvalget tar oppdragsansvarligs orientering til etterretning. Enstemmig vedtak. Møte ble deretter hevet ca. kl Narvik, 9. november 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik doc, sak 35/08 39/08 Side 5 av 5

8 Kontrollutvalgssak 46/08

9 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 1 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Narvik kommune for perioden Planens tidsperspektiv... 2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 2 Narvik kommunes overordnede mål... 2 Visjon; Til topps med Narvik... 3 Hovedmålene Et hovedmål som omhandler våre fysiske omgivelser; Et hovedmål omhandler de mellommenneskelige forhold... 3 Delmålene Estetikk; «Narvik skal ha tiltalende veier, anlegg og byggverk som er tilpasset landskapet.» Miljø; «Kommunens ressurser skal forvaltes bærekraftig.» Infrastruktur «Narvik skal ha fysisk infrastruktur til beste for innbyggerne og næringslivet.» Kunnskap;»Skole og utdanning skal være et aktivum i Narviksamfunnet.» Kultur; «Kulturaktivitetene i Narvik skal være mangfoldige og en viktig del av Arbeid; «Narvik skal ha tilstrekkelig og attraktive arbeidsplasser.»... 4 Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 2 år... 4 Aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon Kommunens finansreglement Lov om anskaffelser i offentlig sektor herunder bruk av rammeavtaler Leasing av biler Barnehage- og SFO-situasjonen Evaluering av omorganiseringer /nedbemanninger Saksbehandling byggesaker Sentraladministrasjon... 5 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 5 Beskrivelser enkeltprosjekter

10 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Narvik kommune for perioden Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de riktige bestillingene, skal kommunestyret vedta plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Et naturlig utgangspunkt for vurderingene er kommunens egne målsettinger for sin virksomhet. Med henblikk på at forvaltningsrevisjonen skal bidra til økt måloppnåelse må de vedtatte målene være grunnlaget når det skal vurderes hvilke områder det er mest hensiktsmessig å gjennomføre prosjekter på. Planens tidsperspektiv Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Narvik har her valgt å legge frem en indikativ plan som for perioden , men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Dersom det blir aktuelt å gjennomføre andre prosjekter enn det som ligger i denne planen, vil disse bli lagt frem for kommunestyret for behandling. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger. Narvik kommunes overordnede mål Narviks politikere har foreslått at kommuneplanen bør ha en visjon i slagordform. To hovedmål er foreslått og tatt inn i den strategiske delen av Kommuneplanen for Narvik kommune for perioden 2000 til 2010, et med fokus på Narviks fysiske omgivelser og et som omhandler medmenneskelige forhold. Kommuneplanen er en svært overordnet plan der ordlyden og presisjonsnivået i mål - formuleringene skal gjenspeile helhet, overblikk og større sammenhenger i Narvik kommune. Målformuleringene vil derfor bære preg av dette. Det er også viktig at formuleringene i kommuneplanen ikke «beveger seg» ned på plannivåene under (kommunedelplan o.l) 2

11 Visjon; Til topps med Narvik Visjonen fokuserer på: * Skal få oss i Narvik til å dra lasset ilag. * Få trua på oss sjøl. * Ordspill over at vi er en fjellkommune, alt går oppover mot fjellene. * Håp om opptur gjennom omstillingsarbeid,, Nye Narvik Sykhus osv. Hovedmålene Hovedmålene er todelt; 1. Et hovedmål som omhandler våre fysiske omgivelser; «Narvik skal være et samfunn som ivaretar sine omgivelser på en god måte gjennom fokus på estetikk, miljø og infrastruktur.» 2. Et hovedmål omhandler de mellommenneskelige forhold «Narvik skal være et samfunn med god livskvalitet gjennom fokus på kunnskap, arbeid, kultur og helse.» Dette hovedmålet forteller at ved å løfte fram kunnskap, arbeid og kultur er dette elementer som vi mener er et viktig bidrag til «det gode liv» i Narvik. Videre har en med et sikkerhetsnett med fokus på Helse i vid forstand for å kunne ha den trygghet som skal til for et godt liv. Hovedmålene skal; * Tilkjennegi våre ambisjoner, hva vi vil oppnå fram mot 2010 * Skal få fram ønskelige sammenhenger. Delmålene, * Skal kort formulert spesifisere hovedmålene * Skal enkelt forklare hva Narvik kommune mener med de tema som settes fokus på i hovedmålene Mer inngående om ordlyden i delmålene; 1. Estetikk; «Narvik skal ha tiltalende veier, anlegg og byggverk som er tilpasset landskapet.» Estetikk er læren om det vakre. Vi opplever estetisk kvalitet når vi liker det vi ser, enten det er byggverk i nærmiljøet eller naturen rundt oss. Den estetiske opplevelsen av et byggverk påvirkes også av de omgivelsene og sammenhengene det opptrer i. Med tiltalende menes hva vi i Narvik synes er vakkert, ønskelig, verdifullt osv. 2. Miljø; «Kommunens ressurser skal forvaltes bærekraftig.» Med bærekraftig menes at vi i Narvik skal sikre befolkningens behov idag uten å gå på akkord med kommende generasjoners muligheter til å dekke sine behov. Vi må sette vår ressursbruk inn i et kretsløpperspektiv der naturen- og menneskers tåleevne ikke overskrides. Vårt internasjonale ansvar og forpliktelser i bevaring av det biologiskemangfoldet skal ivaretas. 3

12 3.Infrastruktur «Narvik skal ha fysisk infrastruktur til beste for innbyggerne og næringslivet.» Menneskelige byggverk skal fungere i samsvar med innbyggernes og næringslivets behov. Narvik kommune skal tilrettelegge for tilfredstillende bygninger, tomter, veier, rent vann og avløpsanlegg. 4. Helse; «Narvik skal ha tilrettelagt for aktivitet, deltagelse, trygghet og størst mulig grad av selvhjulpenhet.» Dette er helse i vid forstand (her er også sosial og omsorgsdelen inkludert). Med tilrettelegging menes at kommunens tjenester skal bidra til at færrest mulig blir avhengige av hjelp, og Narvik kommune skal ha fokus på grupper med et særlig behov for bedret helse- og trygghetstilbud. Narviks innbyggerens mulighet til aktivitet, sosial deltagelse, trygghet og selvhjulpenhet anses som sentral for god livkvalitet og et verdig liv. 5. Kunnskap;»Skole og utdanning skal være et aktivum i Narviksamfunnet.» Skolene, herunder også barnehagene skal fungere som kunnskaps- og sosiale møteplasser for hele Narviksamfunnet. Utdanningsmuligheter legges til rette for alle aldersgrupper. 6. Kultur; «Kulturaktivitetene i Narvik skal være mangfoldige og en viktig del av innbyggernes hverdag.» Med viktig menes at det legges til rette for bred kulturdeltagelse og mulighet for kulturopplevelser på en slik måte at de ulike kulturelle ytringsformer og aktiviteter virker tiltrekkende for alle alderstrinn. 7. Arbeid; «Narvik skal ha tilstrekkelig og attraktive arbeidsplasser.» Med tilstrekkelig og attraktive menes at Narvik skal tilstrebe å ha minimalt med arbeidsledighet, arbeidsplassene skal være interessante og utfordrende for de som er her i dag og for de som ønsker seg til kommunen i framtiden. Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 2 år Det er kun gjennomført ett prosjekt innen forvaltningsrevisjon tidligere, nemlig innen området VAR og gjennomgang av selvkostberegninger for beregning av avgifter. Aktuelle fokusområder for forvaltningsrevisjon Kommunens finansreglement. Oppfølging og håndtering. 2. Lov om anskaffelser i offentlig sektor herunder bruk av rammeavtaler Kommunens rutiner for anskaffelser og etterlevelse av regelverket 3. Leasing av biler Rutiner og kontroll 4. Barnehage- og SFO-situasjonen Offentlige vs private ordninger 4

13 5. Evaluering av omorganiseringer /nedbemanninger Gir omorganiseringer den ønskede effekten for kommunen og hvordan har dette påvirket kommunens bruk av eksterne konsulenter? 6. Saksbehandling byggesaker Servicenivå og saksbehandlingsrutiner 7. Sentraladministrasjon ressurssituasjon Innfallsvinkel til de ulike områdene er spesifisert nærmere i egne oppsett. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget vil fortløpende rapportere til kommunestyret etter hvert som forvaltningsrevisjonsprosjektene blir gjennomført. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp,jfr. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom en fremleggelse av status for hvordan kommunestyrets vedtak i de enkelte prosjekter er fulgt opp. 5

14 Beskrivelser enkeltprosjekter Prosjektskisse fra kontrollutvalget i Narvik perioden PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Kommunens finansreglement oppfølging og håndtering. Kommunen har utarbeidet finansreglement for håndtering av ulike eksponeringer av kommunens finansielle aktivitet. Det er gjennom Terrasaken avdekket at reglementet ikke var tilstrekkelig til å unngå at kommunen foretok finansielle disposisjoner som i ettertid har vist seg å ha uheldige konsekvenser. Finansreglementet regulerer både plassering av kommunens frie likviditet, men omhandler også kommunens låneopptak og håndteringer av finanskostnader. Prosjektet skal undersøke om de retningslinjer som er nedfelt i finansreglementet etterleves i kommunens løpende virksomhet, herunder om kommunens plasseringer er foretatt på hensiktsmessig måte. Videre skal prosjektet undersøke om kommunens ordninger for håndtering av finansposter er i tråd med finansreglementet og om kommunens valg anses som hensiktsmessige. 1. Følger kommunen de retningslinjer som fremgår av finansreglementet, og således også de lover og forskrifter som regulerer denne delen av kommunens virksomhet. 2. Er de måter kommunen har innrettet sin finansforvaltning på hensiktsmessig eller bør det iverksettes andre tiltak for å oppnå optimal finansforvaltning for Narvik kommune. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 6

15 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Lov om anskaffelser i offentlig sektor herunder bruk av rammeavtaler. Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter stiller strenge krav til hvordan bl.a. kommunene må innrette seg ved inngåelse av innkjøpsavtaler. Anskaffelser til kommunen foretas av flere instanser/avdelinger i kommunen, og gode rutiner er således viktige for å sikre at regelverket for anskaffelser overholdes. Overtredelse av regelverket for offentlige anskaffelser kan ved større avtaleinngåelser medføre betydelige økonomiske konsekvenser for kommunen. Narvik kommune har også fattet vedtak om at kommunen skal være Grønn kommune. Dette bør også gjenspeiles i kommunens innkjøpsordninger. Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side for å overholde reglene i forbindelse med offentlige anskaffelser er hensiktsmessige for å kunne bidra til at brudd på reglene ikke forekommer. Prosjektet skal videre undersøke om kommunen har overholdt gjeldende bestemmelser for offentlige anskaffelser. Dersom det har forekommet brudd på noen bestemmelser, hvordan er dette håndtert. 1. Har kommunen hensiktsmessige rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser. 2. Har kommunen overholdt bestemmelser om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt siste to år (2007 og 2008). 3. Er det betryggende rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser og er disse fulgt ved eventuelle overtredelse siste to år (2007 og 2008). 4. I hvilken grad blir miljøspørsmål hensyntatt i innkjøpsarbeidet. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 7

16 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Leasing av biler rutiner og kontroll Narvik kommune har betydelige kostnader til leasing av biler til bruk i ulike kommunale aktiviteter. Det er mange av kommunens ansatte som har behov for transport for å kunne utøve sine plikter i jobben. Dette krever mange biler for å tilfredsstille de ulike behovene for transport. Prosjektet skal undersøke om kommunens ordninger med utbredt grad av leasing er hensiktsmessig og om dette er den mest effektive måten å innrette kommunens transportbehov på. Videre skal prosjektet undersøke om det er etablert tilfredsstillende rutiner for å sikre at kommunens kjøretøyer kun benyttes i yrkesmessig og ikke i privat sammenheng. Prosjektet skal også forsøke å gi svar på om kommunens biler holder en hensiktsmessig standard. Da kommunen har vedtak på å skulle være en grønn kommune, må det vurderes om det kan være rom for bruk av el-biler. Endelig skal prosjektet undersøke om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for å sikre oppfølging og fornying av avtaler og at dette også omfatter at leasingavtaler inngås i tråd med reglene om offentlige anskaffelser. 1. Er kommunens rutiner for leasing av biler innrettet slik at resursene benyttes på best mulig måte for kommunen, herunder at bilenes standard er tilpasset bruken. 2. Kan deler av kommunens bilpark erstattes av el-biler. 3. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for bruk av kommunens kjøretøyer. 4. Er kommunens leasingavtaler i tråd med bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 8

17 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Evaluering av omorganiseringer /nedbemanninger og bruk av konsulenter Kommunen har over mange år gjennomgått til dels betydelige omorganiseringer. Over en periode har en gjennom naturlig avgang, omgjøring av stillinger/stillingsbeskrivelser med videre foretatt en omlegging av arbeidet og rutinene i kommunens administrasjon. Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side er hensiktsmessige for å kunne bidra til en bedret organisering av kommunale aktiviteter. Det ønskes vurdert om de tiltak som er satt i verk har bidratt til økt effektivitet og/eller bedret servicetilbud til kommunens innbyggere. Videre skal prosjektet undersøke om bruken av konsulenttjenester i Narvik kommune er økt som følge av omorganiseringene og om konsulentbruken har klare mål og om disse målene blir innfridd. Det ønskes undersøkt om kommunen har en felles skriftlig strategi for bruk av konsulenter og om det utarbeides oppdragsbeskrivelse og avtaledokument for slike anskaffelser. 1. Har omorganisering i kommunen bidratt til økt effektivitet og/eller økt servicetilbud til kommunens innbyggere. 2. Har kommunens omorganisering påvirket kommunens bruk av eksterne konsulentbistand, og i så fall hvordan. 3. Har kommunen en konkret plan for bruk av konsulenter og inngås det skriftlige avtaler for hvert enkelt konsulentoppdrag. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 9

18 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Saksbehandling byggesaker Servicenivå og saksbehandlingsrutiner For mange innbyggere og næringsdrivende i Narvik kommunen, forekommer kontakten med kommunen gjennom behandling av byggesaker av ulike slag. Behandling av slike saker følger et omfattende regelverk og må hensynta flere viktige forhold, så som miljø- og forurensingshensyn, hensyn til eksisterende bebyggelse eller lignende, reguleringsplaner med videre. Kommunens behandling av byggesaker kan påvirke de involverte parter i betydelig grad, og det er derfor viktig at kommunen har gode rutiner for overholdelse av lover og regler på området, samtidig som en søker å gi befolkningen i kommunen god service. Det knytter seg også økonomiske aspekter for kommunens del til behandling av byggesaker, og det er viktig for de involverte at gebyrer og lignende utarbeides på korrekt grunnlag. Det har også forekommet tilfeller der det er blitt stilt spørsmål ved habilitet for saksbehandlere i byggesaker samt at kommunens saksbehandlingstid i slike saker er for lang. Prosjektet skal undersøke om kommunen har etablerte rutiner for å ivareta de krav som stilles til forsvarlig byggesaksbehandling, herunder rutiner for vurdering av habilitetsspørsmål hos saksbehandler. Videre skal prosjektet forsøke å gi svar på om kommunens håndtering av byggesaker er i tråd med brukernes forventninger og om de gebyrer som beregnes i forbindelse med byggesaksbehandlingen er korrekt. Endelig skal prosjektet vurdere om de ressurser som benyttes i forbindelse med behandling av byggesaker er fornuftige, alternativt om det er tilstrekkelige ressurser til denne type saksbehandling. 1. Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for effektiv og korrekt håndtering av byggesaker, herunder rutiner for vurdering av habilitet. 2. Hvilke forventninger har brukerne av tjenesten og blir disse forventningene tilfredsstillende møtt, herunder om saksbehandlingstiden er tilfredsstillende. 3. Er det en hensiktsmessig ressursbruk knyttet til behandling av byggesaker. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 10

19 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Sentraladministrasjon - ressurssituasjon Det stilles stadig strengere krav til løpende overordnet kontroll og rapportering. Den økonomiske situasjonen kommunen opplever vil trolig bringe kommunen inn på den såkalte ROBEK-listen. Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunens ressurser er tilpasset de krav sentraladministrasjonen stilles ovenfor hva gjelder kontroll med den kommunale virksomheten og de krav til rapportering som stilles fremover. 1. Er kommunens sentraladministrasjon tilpasset de utfordringer kommunens står ovenfor. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 11

20 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Nedbemanning og bruk av eksterne konsulenter? Kommunen har over mange år gjennomgått til dels betydelige omorganiseringer. Som en del av prosessen er det etablert en personalbank hvor de ansatte som det ikke blir funnet plass til umiddelbart, blir plassert i påvente av at behovet for deres kompetanse blir påkrevd. Formålet med prosjektet er å undersøke om organiseringen og bruken av kommunens personalbank er i hht kommunens forutsetninger og hvordan denne personalbanken har fungert de siste fire årene. 1. Er kommunens bruk av personalbanken i tråd med forutsetningene. 2. Hvordan har bruken av personalbanken fungert de siste fire årene. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 12

21 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: REVISJONSKRITERIER: METODE: Barnehage- og SFO-situasjonen Offentlige vs private ordninger Offentlige/kommunale og private barnehager og skolefritidsordninger mottar direkte eller indirekte tilskudd til driften. Det stilles også krav til kompetanse hos ansatte både i barnehager og i SFO. Regjeringen har gitt uttrykk for en målsetning om full barnehagedekning og om makssatser for betaling av barnehageplasser. Formålet med prosjektet er å undersøke om de kommunale og private barnehagene og SFO ene mottar de tilskuddene de har krav på. Prosjektet skal også forsøke å gi svar på omfanget av bruk av vikarer. Videre skal prosjektet forsøke å gi svar på om de ansatte i barnehager og SFO har tilfredsstillende kompetanse. Undersøkelser av kompetansekravene skal også omfatte vikarer. 1. Er bestemmelser om tilskudd til barnehager og SFO overholdt. 2. Hvor stort er omfanget av bruk av vikarer 3. Innehar barnehage- og SFO-ansatte tilfredsstillende kvalifikasjoner i tråd med lover og regler på området. Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: 13

22 Kontrollutvalgssak 47/08

23 Utkast til plan for selskapskontroll Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Eierskapskontroll Ordinær eierskapskontroll Kontroll ved selskapsetablering og lignende Forvaltningsrevisjon i selskap Prioritering Prioriteringskriterier for selskapskontrollen Selskaper som først og fremst vil kunne være aktuelle for selskapskontroll Planens prioritering Gjennomføring Rapportering Vedlegg Innledning Selskapskontrollen bygger på 77, 5. ledd i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm 13, 2. ledd i forskrift om kontrollutvalg inneholder krav om plan for selskapskontroll: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Formålet med selskapskontrollen er å vurdere om den som utøver kommunens eierskap gjør dette i samsvar med de aktuelle lover, og forvalter kommunens eierinteresser slik de er uttrykt i kommunens vedtak og forutsetninger. For å avklare hvordan kommunens økonomiske interesser i et selskap blir ivaretatt, kan det være aktuelt å gå inn på selskapets status, økonomi og drift generelt. Organisering, ledelse, omstillingsevne og oppnådde resultat vil da ses i forhold til sammenlignbare virksomheter. Selskapskontroll kan deles i en obligatorisk del; eierskapskontrollen, og en valgfri del; forvaltningsrevisjonen. Regelmessig kontroll av forretningsmessige disposisjoner hører ikke med til kontrollen.

24 2. Eierskapskontroll 2.1 Ordinær eierskapskontroll Denne kontrollen vurderer om selskapets virksomhet gjennom en periode på noen år har foregått på forsvarlig måte økonomisk og driftsmessig, i tråd med lover og vedtekter og innenfor kommunens forutsetninger. Eierrepresentantenes rolle og rapportering til kommunen belyses også. Eierskapskontroll i selskap bør koordineres med eventuelle andre eiere. 2.2 Kontroll ved selskapsetablering og lignende Ved etablering eller avvikling av selskap, og ved ulike former for overføring av formuesgoder, skjer det transaksjoner og prosesser som i stor grad er lovregulert og krever vedtak på eiermøte. Slike engangskontroller vil særlig se på kommunestyrets forutsetninger/ vedtak og lovregulering av prosesser, f.eks. knyttet til verdifastsettelser. 3. Forvaltningsrevisjon i selskap Forvaltningsrevisjon i selskap skal som hovedregel innrettes mot å vurdere virkningene av offentlige tiltak. Søkelyset skal derfor i første rekke rettes mot kommunens styring og selskapets ivaretakelse av en (pålagt) samfunnsoppgave. Forvaltningsrevisjon skal gi relevant informasjon til kommunestyret om iverksetting og virkninger av offentlige tiltak. Målsettingen vil være å gi kommunestyret et bedre grunnlag til å fatte vedtak, eventuelt endre eller evaluere tidligere vedtak, og dermed medvirke til en bedre måloppnåelse samt at målene blir nådd med minst mulig ressursbruk. Utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskap skal underlegges de samme vesentlighets- og risikovurderinger som gjelder forvaltningen for øvrig. Det vil også være nødvendig å koordinere eventuelle forvaltningsrevisjonsprosjekt med eventuelle andre eiere. For å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon i et selskap må kontrollutvalget og kommunens forvaltningsrevisor ha full innsynsrett i selskapet. Kommunelovens 80 hjemler kontrollorganenes innsynsrett i interkommunale selskap, aksjeselskap der kommune(r)/fylkeskommune(r) eier alle aksjer og i heleide datterselskap til slike selskap. I andre selskap må en slik eventuell innsynsrett enten være hjemlet i tilskuddstilsagn og lignende, eller i avtale med selskapenes øvrige aksjonærer. 4. Prioritering 4.1 Prioriteringskriterier for selskapskontrollen 1. Selskap som peker seg ut pga. tidligere kontroller og annen risikokunnskap om selskapet 2. Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere 3. Selskap som har et samfunnsmessig ansvar 4. Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen 5. Selskap som er heleid av kommunen 6. Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen Kriteriene er fastsatt ut fra to hensyn: Fokus på brukerperspektivet og fokus på økonomiske interesser. Disse hensynene er i samsvar med kommunaldepartementets merknader. Vedlagt følger en fullstendig oversikt over selskap som kommunen har eierskap i.

25 Kontrollutvalget gis myndighet til å avgjøre hvor mange selskapskontroller som skal gjennomføres i planperioden, samt å foreta endringer og omprioriteringer. 4.2 Selskaper som først og fremst vil kunne være aktuelle for selskapskontroll Aksjeselskaper der kommunen selv eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjene Interkommunale selskaper opprettet iht. lov om interkommunale selskap Selskaper der kommunen har aksjer men der øvrige aksjeeiere er private Selskaper der kommunen har gitt tilskudd eller lign. næringsstøtte 4.3 Planens prioritering Med bakgrunn i ovenstående prinsipper for prioritering av selskapskontroll gjøres følgende prioritering: Selskap Prioritet i plan Kriterium Kontroll år Type kontroll 5. Gjennomføring Selskapskontrollen gjennomføres av KomRev NORD IKS eller den kontrollutvalget måtte bestemme. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontrollen gjennomføres av KomRev NORD IKS. Kontrollhandlingene skal utføres i samsvar med faglig etablerte og anerkjente standarder. Kontrollutvalget avgjør selv hvordan og hvor ofte det blir rapportert til utvalget om framdrift og resultater av pågående selskapskontroller. Det er en forutsetning at kontrollutvalget holder seg orientert. 6. Rapportering Resultatene av selskapskontrollen skal rapporteres årlig til kommunestyret. Forhold av særlig betydning for kommunestyret skal rapporteres omgående. Et selskap som er omfattet av selskapskontroll, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å uttrykke sitt syn på de forholdene som blir omtalt i rapporten. Eventuelle kommentarer skal framgå av rapporten. 7. Vedlegg Forslag til prioriteringsliste for selskapskontroll i Narvik kommune Selskap Prioritet i plan Kriterium Kontroll år Type kontroll Narvik Havn Narvik VAR KF Agenda AS Narvikgården AS

26 Narvikhallen AS Hålogalandsbrua AS Hålogalands Ressursselskap IKS Futurum AS Narvik Energi AS Hurtigruten Group ASA KomRev Nord IKS Forskningsparken i Narvik AS Skjomen Golfpark AS Narvik Kapital AS Rallarn barnehage AS Boligstiftelsen Nordnorsk Lederutvikling Fredssenteret Sjømannskirka Vinterfestuka OfotsamvirketDA

27 Kontrollutvalgssak 48/08 Ingen saksdokumenter