UTKAST pr. 30. september 2011, revidert 25. oktober 2011

Transkript

1 UTKAST pr. 30. september 2011, revidert 25. oktober 2011 Referat fra møte i Samarbeidsorganet Helse Sør-Øst RHF Universitetet i Oslo Tid: 30. september 2011 kl Sted: Tilstede: Oslo universitetssykehus HF, Ullevål sykehus, Bygning 1, 2. et. Helse Sør-Øst RHF John Torgils Vaage, dir. forskning og innovasjon (møteleder) Jan Eirik Thoresen, konst.adm. dir., Oslo universitetssykehus HF Erlend B. Smeland, dir. forskning, innovasjon og utdanning, Oslo univ.syk. HF Hilde Lurås, forskningssjef, Akershus universitetssykehus HF Heidi Ormstad, forskningsleder, Vestre Viken HF Øystein Krüger, forskningssjef, Helse Sør-Øst RHF Universitetet i Oslo Ole Petter Ottersen, rektor Bjørn Haugstad, forskningsdirektør Frode Vartdal, dekan, Det medisinske fakultet Hilde Nebb, prodekan forskning, Det medisinske fakultet Bjørn Hol, fakultetsdirektør, Det medisinske fakultet Siri Gullestad, Instituttleder, Det samfunnsvitenskapelige fakultet Norges forskningsråd Hilde Jerkø, avdelingsdirektør Samarbeidsorganet mellom høgskolene og Helse Sør-Øst RHF Lise Grindvoll Jensen, førstelektor, Høgskolen i Gjøvik Sekretariatet Mette Sollihagen Hauge, seniorrådgiver, Universitetet i Oslo Randi Vad, spesialrådgiver, Helse Sør-Øst RHF (referent) Inviterte: Wenche Reed, Oslo universitetssykehus HF (sak ) Forfall: Bente Mikkelsen, adm. dir., Helse Sør-Øst RHF Tomm Bernklev, forskningssjef, Sykehuset Telemark HF Side 1 av 9

2 Sak Godkjenning av innkalling og dagsorden. Innkalling og dagsorden for møtet ble godkjent. Møteleder ønsket innledningsvis følgende tre nye representanter fra Helse Sør-Øst velkommen til Samarbeidsorganet: Jan Eirik Thoresen, Hilde Lurås og Heidi Ormstad (vara for Tomm Bernklev). Sak Godkjenning av referat fra møte i Samarbeidsorganet 20. mai Referatet ble godkjent Sak Orienteringssak Oppfølging av tidligere saker i Samarbeidsorganet. Sekretariatet utarbeider til hvert møte en oversikt over saker fra tidligere møter i Samarbeidsorganet hvor det foreligger restanser. Samarbeidsorganet tar saken til orientering. Sak Drøftingssak Sak Ledelse og sekretariat for Samarbeidsorganet Ifølge mandatet for Samarbeidsorganet skal møteledelse og sekretariatsfunksjonen skje på rotasjon, med skifte hvert andre år. Helse Sør-Øst RHF har innehatt disse funksjonene de siste årene, og Universitetet i Oslo skulle derfor etter planen overta fra høsten For å sikre at kompetansen i sekretariatene ivaretas har partene i stedet blitt enige om en ny prøveordning hvor Helse Sør-Øst RHF og UiO leder annet hvert møte. Denne prøveordningen skal gjelde i ett år fra 1. januar 2012, og innebærer at hver part skal forberede og lede to (annen hvert) møter det kommende året. Strategisk samordning mellom Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo Bjørn Haugstad, leder av koordineringsgruppen, gjennomgikk kort anbefalingene fra seks arbeidsgrupper nedsatt i forbindelse med den strategiske samordningen. Universitetet behandlet rapportene i universitetsdirektørens ledergruppe den 30. august og i rektoratet den 29. september Oslo universitetssykehus behandlet dem i sin ledergruppe 15. september 2011 med unntak av rapporten om bibliotektjenester, som er behandlet tidligere. Samarbeidsorganet uttrykte stor tilfredshet med arbeidet som har vært utført i alle arbeidsgruppene. Anskaffelser Arbeidsgruppen har anbefalt at det: Utarbeides rutiner for enkeltanskaffelser Utveksles informasjon og erfaring vedrørende innkjøp Side 2 av 9

3 Nedsettes en arbeidsgruppe som skal vurdere hvordan forskningsprosjekter kan styres best mulig økonomisk sett, og at prosessene rundt overføring av midler mellom to juridiske enheter blir transparente og sporbare. Areal Arbeidsgruppen har foreslått momenter som bør inngå i en samarbeidsavtale mellom UiO og OUS. Det anbefales at en ny arbeidsgruppe utformer et overordnet utkast til samarbeidsavtale. Biostatistikk Arbeidsgruppen har foreslått at det opprettes et felles senter for biostatistikk og epidemiologi, med felles ny leder, gjennom et samarbeid mellom fagmiljøene ved UiO og OUS. OUS sin andel av lederstilling må dekkes innenfor eksisterende budsjettrammer. Internasjonalisering, herunder EU-kontor Arbeidsgruppen anbefaler at det etableres et felles EU-kontor mellom OUS og Det medisinske fakultet, UiO. Det anbefales også her en felles leder, som er ansatt ved begge virksomheter. Det foreligger nå konkrete planer om å opprette et slikt kontor ved Det medisinske fakultet, UiO. Dette vil skje i samarbeid med OUS, som har fått bevilget midler til EU-kontor via den regionale forskningsstøttefunksjonen. Begge parter poengterte også i møtet at sterke forskningsmiljøer har et særskilt ansvar for å søke om eksterne midler fra bl.a. EU. Dette er også i tråd med forskningsstrategien til Helse Sør-Øst hvor det er viktig å øke ekstern finansiering for å nå det langsiktige mål om at ressursbruken til forskning og innovasjon skal utgjøre 5 % av helseregionens driftsbudsjett. Kombinerte stillinger Arbeidsgruppen har foreslått en norm for reservert tid til forskning og undervisning, samt anbefalt ensartet praksis for nivået av driftsmidler for all type forskning. Dette bør nedfelles i en avtale. UiO vil i samarbeid med OUS utforme utkast til endelig avtale. Bibliotektjenester Arbeidsgruppen leverte sin innstilling allerede i januar 2011, og anbefalte da en virksomhetsoverdragelse av OUS sitt medisinske bibliotek til UiO. Partene er nå i gang med å se på de økonomiske forholdene tilknyttet en eventuell virksomhetsoverdragelse.. UiO skal behandle denne saken på nytt internt før den behandles videre overfor OUS. HMS Det er mange som har dobbelt sett med arbeidsgivere ved OUS og UiO, og det er derfor viktig å avklare hvem som har ansvaret for helse og sikkerhet for den enkelte. Arbeidsgruppen har utarbeidet et forslag til samordningsavtale mellom UiO og OUS. Linjeorganisasjonene har gitt innspill til dette utkastet. Side 3 av 9

4 Biobank Wenche Reed, leder av arbeidsgruppen for biobank, presenterte status for arbeidet i gruppen så langt. Arbeidsgruppen skal ifølge sitt mandat bl.a. foreslå organisering av et regionalt biobanksenter, og utarbeide forslag til en samarbeidsavtale om bruk av biobanker til forskning mellom UiO og OUS. Formålet med avtalen er å legge til rette for at ansatte ved UiO og OUS skal få tilgang til begge parters biologiske materiale til bruk innen forskning. Arbeidsgruppen har ferdigstilt et utkast til en slik overordnet avtale. Vedrørende et regionalt biobanksenter mener arbeidsgruppen at det er mest hensiktsmessig å bygge videre på de regionale lagringsfasilitetene som allerede er etablert på Myren verksted i samarbeid med Folkehelseinstituttet. Samarbeidsorganet så seg fornøyd med arbeidsgruppens forslag så langt. Arbeidsgruppens innstilling skal leveres innen utgangen av oktober Samarbeidsorganet er godt fornøyd med rapportene fra arbeidsgruppene for anskaffelser, areal, bibliotektjenester, biostatistikk, kombinerte stillinger, og internasjonalisering, herunder EU - kontor, og mener rapportene med tilhørende anbefalinger gir et meget godt grunnlag for videre utvikling av strategisk samarbeid mellom helseforetakene i Helse Sør - Øst og UiO. Samarbeidsorganet merker seg at tilrådningene fra arbeidsgruppene er enstemmige. 2. Samarbeidsorganet understreker at praktisk oppfølging må forankres i de respektive linjeorganisasjonene, og ber om å holdes orientert om beslutninger som fattes om videre oppfølging. 3. Arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet bes følge opp fremdriften i arbeidet med den strategiske samordningen. Sak Evaluering av søknads- og vurderingsprosessen Samarbeidsorganet har tidligere vedtatt at søknads- og vurderingsprosessen for forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF skal evalueres (sak ). UiO har utarbeidet et utkast til mandat for den eksterne evalueringen, samt foreslått miljøer som kan gjennomføre evalueringen innenfor en kostnadsramme på kr. Helse Sør-Øst RHF må være formell oppdragsgiver for evalueringen siden kostnadene skal dekkes av det øremerkede tilskuddet til forskning fra Helseog omsorgsdepartementet. 1. Samarbeidsorganet ber arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet revidere mandatet for den eksterne evalueringen i tråd med kommentarene som framkom i møtet, samt igjen vurdere hvilke miljøer Side 4 av 9

5 som skal inviteres til å gjennomføre evalueringen under terskelverdien på kr. Sak Utlysningsprosessen for forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for Samarbeidsorganet tildeler det øremerkede tilskuddet til forskning fra Helseog omsorgsdepartementet, og i tillegg bevilger Helse Sør-Øst RHF nesten like mye midler til forskning fra eget budsjett. Det er viktig at disse midlene benyttes mest mulig optimalt, og medvirker til å utløse ekstern finansiering. Samarbeidsorganet drøftet utlysningsprosessen for Saken skal diskuteres videre i et bredere perspektiv på neste møte. 1. Samarbeidsorganet ber arbeidsutvalget for Samarbeidsorganet utforme et konkret forslag til hvilke søknadskategorier som bør inngå i utlysningsprosessen for forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for 2013 basert på innspill gitt i møtet. Forslaget legges fram på neste møte i Samarbeidsorganet den 2. desember 2011, og oversendes deretter Regionalt forskningsutvalg. Sak Retningslinjer for adressering og kreditering av vitenskapelige publikasjoner På grunnlag av innspill fra Universitets- og høgskolerådet og RHFenes strategigruppe for forskning vedtok Nasjonal samarbeidsgruppe for medisinsk og helsefaglig forskning (NSG) i møte 4. mai 2011 (sak ) generelle retningslinjer for kreditering av vitenskapelige publikasjoner til institusjoner. En arbeidsgruppe nedsatt av Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo har arbeidet videre med utkastet til generelle retningslinjer fra NSG (sak ). RHFenes strategigruppe for forskning ga sin tilslutning til forslaget i møte 26. august 2011 (sak ), og anbefalte da at alle de regionale samarbeidsorganene burde behandle saken før neste møte i NSG. 1. Samarbeidsorganet gir sin tilslutning til arbeidsgruppens forslag til retningslinjer for adressering og kreditering av vitenskapelige publikasjoner: a. En institusjon skal oppgis som forfatteradresse i en publikasjon dersom institusjonen har gitt et nødvendig og vesentlig bidrag til eller grunnlag for forfatterensmedvirkning til det publiserte arbeidet. Dette gjelder uavhengig av forfatterensformelle ansettelsesforhold. b. Forfatteren skal oppgi også andre institusjoner som forfatteradresse dersom disse i hvert enkelt tilfelle også tilfredsstiller kravet i punkt 1. c. Et ansettelsesforhold eller et veiledningsansvar kan regnes som grunnlag for kreditering av en institusjon, hvis kravet i Side 5 av 9

6 punkt 1 er innfridd. d. Universitets- eller høyskoletilsatt i kombinert vitenskapelig stilling med helseforetak/sykehus skal som hovedregel oppgi adresse både til egen akademiskinstitusjon (universitet eller høyskole) og helseforetaket. Dette gjelder uavhengig avstillingsandel ved universitet/høyskole og finansiering av stillingen. 2. De regionale retningslinjene videresendes NSG, som skal behandle saken den 2. november Sak Møteplan for Samarbeidsorganet 2012 Samarbeidsorganet vedtok følgende møteplan for 2012: Fredag 9. mars hos UiO, Blindern Fredag 1. juni hos Helse Sør-Øst Grev Wedels plass 5 Fredag 28. september hos UiO, Blindern Fredag 7. desemberhos Helse Sør-Øst, Grev Wedels plass 5 Alle møtene avholdes fra kl Sak Årsplan for Samarbeidsorganet 1. Samarbeidsorganet tar årsplanen til etterretning. Sak Øvrige orienteringssaker: a. Tildelingsprosessen for forskningsmidler fra Helse Sør-Øst RHF for Randi Vad, spesialrådgiver forskning, Helse Sør-Øst RHF, orienterte kort om tildelingsprosessen fra Helse Sør-Øst RHF for Ved søknadsfristens utløp 9. september 2011 var det innlevert 540 søknader, hvorav 400 fra OUS og 50 fra Akershus universitetssykehus. De fleste av søknadene totalt sett gjaldt doktorgradsstipend. Andelen kvinnelige søkere har steget noe i forhold til tidligere år. Øystein Krüger, forskningssjef, Helse Sør-Øst RHF, orienterte kort om vurderingsprosessen: Det er nedsatt i alt seks vurderingskomiteer med totalt 28 medlemmer. En av komiteene skal utelukkende vurdere søknader innen kategoriene Helse Sør-Øst forskningsgrupper, regionale forskningsnettverk, prosjektbaserte forskningsnettverk og regionale teknologiske kjernefasiliteter. Samtlige av medlemmene i vurderingskomiteen er ansatt utenom Side 6 av 9

7 regionen, hvorav fire er fra henholdsvis Finland, Sverige og Danmark. b. ECRIN og EATRIS - status Erlend B. Smeland, direktør forskning, utdanning og innovasjon, OUS, informerte om status for etableringen av EATRIS og ECRIN i Norge. ECRIN (European Clinical Research Infrastructures Network) og EATRIS (European Advanced Translational Research Infrastructure in Medicine) er to viktige forskningsinfrastrukturtiltak knyttet opp mot ESFRI (European Strategy Forum on Research Infrastructure). ECRIN skal legge til rette for mer omfattende internasjonalt forskningssamarbeid innen klinisk forskning basert på nasjonale nettverk av kliniske utprøvingsenheter. Norge er i ferd med å utarbeide en søknad om opptak i ECRIN-nettverket. Denne søknaden baseres på det norske nettverket, NORCRIN (Norwegian Clinical Research Infrstructures). Helse Midt-Norge/NTNU har det nasjonale ansvaret for ECRIN. Formålet med EATRIS er å fasilitere translasjonsforskning for å sikre en raskere og mer effektiv utvikling av nye og innovative medisinske produkterog tjenester. Det har blitt fremmet et forslag om at det nasjonale ansvaret for dette nettverket overføres fra UiO til OUS. Begge tiltakene har søkt om midler til forskningsinfrastruktur fra Norges forskningsråd. c. Fagevaluering av biologi, medisin og helsefag Hilde Jerkø, avdelingsdirektør, Forskningsrådet, informerte kort om at det skal utarbeides sju panelrapporter, samt en felles overordnet rapport. Rapportene skal behandles i divisjonsstyret i midten av november 2011, og kunngjøres på nettsidene rett etter dette. d. Videreutvikling av fri prosjektstøtte (FRIPRO) fra Norges forskningsråd. Hilde Jerkø, avdelingsdirektør, Forskningsrådet, orienterte om at Forskningsrådet i år har hatt færre komiteer og færre føringer for fri prosjektstøtte (FRIPRO). Forskningsrådet har også forsøkt å øke rammen for denne kategorien gjennom innspill til departementene og fellesløftet. Det såkalte fellesløftet er et felles initiativ fra Forskningsrådet og universitetene der universitetene forplikter seg til å sette av ca. 100 millioner pr år av egne midler til fri prosjektstøtte under forutsetning av at staten øker sin bevilgning til Forskningsrådet med et like stort beløp for dette formålet. Fellesløftet avhenger både av statsbudsjettet for 2012 og at universitetene finner rom for disse midlene i sine budsjetter. For å stimulere til økt internasjonalt samarbeid skal det også bevilges midler fra potten for fri prosjektstøtte til søknader om Starting grants i EU-systemet som kommer til siste runde, men ikke får midler derfra. FRIPRO blir nå evaluert av NIFU. Evalueringen skal etter planen være ferdig Side 7 av 9

8 våren Forskningsrådet har samtidig satt i gang et internt utviklingsprosjekt for bl.a. å se på hvordan lignende ordninger organiseres i andre land. e. f. Større pott for investeringer i forskningsinfrastruktur fra Norges forskningsråd. Hilde Jerkø, avdelingsdirektør, Forskningsrådet, informerte om at det kom inn ca. 50 søknader om midler til forskningsinfrastruktur, hvorav 20 gikk til andre runde. Resultatet av årets tildeling offentliggjøres i november. Strateginotat fra Nordisk samarbeidsorgan for medisinsk forskning (NOS-M). Strateginotatet skal diskuteres i NOS-M om kort tid. I notatet framheves det bl.a. at de nordiske landene har spesielt gode forutsetninger for å lykkes innen medisinsk forskning relatert til biobanker og helseregistre. g. Konferanse innen livsvitenskap 11. oktober Konferansen arrangeres i samarbeid mellom Helse Sør-Øst RHF, Universitetet i Oslo og Kunnskapsdepartementet, og avholdes på OUS, Rikshospitalet, tirsdag 11. oktober kl h. NSGs nasjonale satsingsområder innen medisinsk forskning. Kreftforskning Alle de regionale samarbeidsorganene ga sommeren 2011 sin tilslutning til at kreft etableres som en nasjonal forskningssatsing. Helse Sør-Øst RHF har bedt Oslo universitetssykehus om å utpeke en koordinator og koordinerende forskningsmiljø for satsingen. Når dette er på plass skal det etableres et nasjonalt fagråd. Forskning innen muskel- og skjelettlidelser NSG godtok i møte 4. mai 2011 en ny skisse til en nasjonal forskningssatsing innen muskel- og skjelett. Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og UiO har nedsatt en nasjonal skrivegruppe, som ledes av professor Tore K. Kvien. Skrivegruppen skal levere endelig grunnlagsdokument i slutten av oktober. NSG skal så behandle dette på møte 2. november Helsetjenesteforskning Etter at det tidligere prosjektet i regi av Helse Nord havarerte ble fagmiljøene bedt om å ev. fremme et nytt initiativ. Fagmiljøene har nå meldt fra at de vil oversende en ny skisse til en nasjonal forskningssatsing innen helsetjenesteforskning. i. Forskning relatert til terrorangrepet på Utøya og regjeringskvartalene. Øystein Krüger, forskningssjef, Helse Sør-Øst RHF, orienterte om at det har oppstått stor interesse i fagmiljøene for forskning tilknyttet terrorangrepene Side 8 av 9

9 den 22. juli Klinikkledere har derfor etterspurt samarbeid om en mer overordnet struktur for denne forskningen. Som en følge av dette skal det i begynnelsen av oktober avholdes et møte med representanter fra henholdsvis Helse Sør-Øst RHF, Vestre Viken HF Oslo universitetssykehus HF og Helsedirektoratet. OUS koordinerer i tillegg all forskning relatert til terrorangrepene internt. j. Diverse møtereferater: - Regionalt forskningsutvalg 1. juni og 7. september Administrativt forskningsledernettverk 8. juni og 1. september Nasjonal samarbeidsgruppe for medisinsk og helsefaglig forskning 4. mai Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering 6. juni Samarbeidsorganet tar referatene til orientering. Sak Eventuelt. Ingen saker ble meldt inn under eventuelt. Side 9 av 9